Omslag/Tør vi satse digitalt A4 23/06/03 11:06 Side 1 Mod nye digitale mål H.C. Andersens Boulevard København V Tlf

Transkript

1 Mod nye digitale mål

2 Kolofon Dansk Industri og Erhvervs- og Selskabsstyrelsen har i foråret 2003 gennemført en spørgeskemaundersøgelse blandt DI s medlemsvirksomheder. 628 virksomheder har svaret på spørgeskemaet. Undersøgelsen er repræsentativ i forhold til DI s medlemskreds. Pjecen indeholder de første resultater fra undersøgelsen. Undersøgelsen vil blive offentliggjort i sin helhed medio august. Pjecen og undersøgelsen er støttet af Industriens Realkreditfond. Redaktion: Dansk Industri Sune Jensen Erhvervs- og Selskabsstyrelsen Pelle Øby Andersen Neel Gammelgård Jørgensen

3 Behov for nye digitale mål Der er i dag et stort og stadigt voksende behov for øget produktivitet i den offentlige sektor. Hvis velfærden skal bevares med flere ældre og færre på arbejdsmarkedet, skal færre hænder løse flere opgaver. Det er derfor afgørende, at der sker en effektivisering af den offentlige sektor. Samtidig er det vigtigt, at den tid, virksomhederne bruger på administrative krav fra det offentlige, bliver mindre. Det giver mere tid til at drive forretning. Begge mål kan nås på en gang, men det kræver, at den nye teknologi i højere grad bliver tænkt ind i forvaltningen. Det betyder nye arbejdsgange og tilpassede organisationer. Kort sagt: Digital forvaltning. Flere myndigheder er allerede godt i gang, og der er udviklet en række digitale forvaltningsløsninger. Men det er stadig ikke nok til, at resultaterne for alvor er slået igennem. Dansk Industri (DI) og Økonomiog Erhvervsministeriet (ØEM) mener derfor, at det er nødvendigt med en debat om, hvordan vi i fremtiden udvikler og udnytter digital forvaltning på den bedst mulige måde. En stor undersøgelse viser desuden, at Danmark er langt fremme målt med en international målestok 1. Det er positivt. Men undersøgelsen viser også, at vi nu er nået til et punkt, hvor der er behov for at tænke nyt og sætte nye mål, hvis vi skal komme videre. Dansk Industri og Økonomiog Erhvervsministeriet er enige om, at det kræver en bred debat mellem offentlige myndigheder og med direkte inddragelse af virksomhederne. Det er den debat, vi gerne vil starte med dette oplæg. For at sætte gang i debatten har vi i fællesskab gennemført en undersøgelse af, hvilke krav og forventninger erhvervslivet har til digitale services fra det offentlige. Spørgsmålene er mange: Hvad er status i dag? Hvornår er digitale services en hjælp for virksomhederne? Er der væsentlige barrierer for digital forvaltning? Svarene på disse og en lang række andre spørgsmål er afgørende, hvis vi skal sætte erhvervslivets behov i centrum for den fremtidige udvikling. Vi har gjort status på området og spurgt ind til, hvad der skal til for at gøre fremtidens løsninger til en succes. En del af svarene er allerede nu klar. Dem præsenterer vi kort nedenfor. 1 Accenture (2003): egovernment Leadership: Engaging the Customer.

4 Status På erhvervsområdet skal digital forvaltning give administrative lettelser og bedre offentlig service til virksomhederne samt besparelser og effektiviseringer i den offentlige sektor. Det kræver digitale løsninger, som virksomhederne både kan og vil bruge. Ellers bliver opgaverne ikke løst mere effektivt. Hverken hos myndighederne eller i virksomhederne. Den bedste måde at sikre dette er at sætte kundernes behov i centrum ved udviklingen af den digitale forvaltning. Sker det, betvivler hverken Dansk Industri eller Økonomi- og Erhvervsministeriet, at der er et stort potentiale på området. It kan gøre processer hurtigere og billigere Potentialet ses bl.a. af, at det på enkelte områder er lykkedes at bruge digital forvaltning til at gøre sagsbehandlingen både meget hurtigere og billigere. For eksempel ved selskabsregistrering, hvor produktiviteten i sagsbehandlingen er steget kraftigt, mens den gennemsnitlige sagsbehandlingstid for alle sager er faldet fra ca. to måneder til under 10 dage. Produktiviteten er steget, mens sagsbehandlingstiden er reduceret kraftigt 2,8 2,6 2,4 2,2 2,0 1,8 1,6 1,4 1,2 1, Antal stiftelser pr. time Kilde: Erhvervs- og Selskabsstyrelsen Sagsbehandlingstid på selskabsregistrering/dage Fordele for erhvervslivet For virksomhederne ligger en meget væsentlig fordel ved digital forvaltning i, at alle virksomhedernes kontakter til det offentlige vedrørende administrative opgaver kan samles ét sted. Og det endda på en måde, hvor den enkelte virksomhed samtidig bliver præsenteret for den information, der er relevant i den givne situation. De digitale løsninger vil være tilrettet virksomhedernes arbejdsprocesser. Forvaltningen bliver samtidig døgnåben og langt mere fleksibel overfor virksomhederne. Én indberetning ét sted og kun én gang Det bliver desuden nemmere for myndighederne at genbruge data, som virksomhederne allerede har indberettet en gang til det offentlige, så virksomhederne slipper for dobbeltindberetning til forskellige myndigheder. Med genbrug af data er det muligt at sikre, at virksomhederne kun indberetter ét sted én gang.

5 Genbrug af data stiller dog ikke kun krav om digital forvaltning, men også krav om regelforenkling, standardisering af definitioner og tilpasning af arbejdsgange mv. Endvidere er det nødvendigt at tage udgangspunkt i virksomhedens behov og tænke på tværs af de eksisterende statslige, amtslige og kommunale myndighedsgrænser. Undersøgelsen viser, at 85 pct. af virksomhederne i høj eller nogen grad er interesserede i, at det offentlige udvikler en digital løsning, hvor virksomhederne kan indberette ét sted og kun én gang. Digital forvaltning er vigtig for moderniseringen af den offentlige sektor Digital forvaltning er til gavn for alle Digital forvaltning er dog ikke et vidundermiddel, der løser alle problemer. Men det er et væsentligt element i den nødvendige modernisering af den offentlige sektor, hvor også regelforenkling og en omlægning af offentlige opgaver bidrager til en lettelse af byrderne for virksomhederne samt en mere kompetent og effektiv offentlig sektor. Resultatet skal blive en stærk, men slankere offentlig sektor, der skaber rum for skattelettelser og bedre service til både borgere og virksomheder. Skal gevinsterne høstes, skal de digitale løsninger være af høj kvalitet og opfylde brugernes konkrete behov for at sikre, at de udviklede løsninger også vil blive brugt. Potentialet ved digital forvaltning høstes dog kun, hvis it bliver tænkt ind i samtlige arbejdsgange, og organisationen bag bliver tilpasset. Vores holdning til digital forvaltning er derfor: Begejstring med omtanke. Danmark i front med udbredelsen af it Behov for nyt fokus Fra it-nation til e-nation Danmark klarer sig generelt godt i internationale sammenligninger, når det gælder udbredelsen af informationsteknologi. Vi tilhører bl.a. førertroppen inden for EU, når det gælder udbredelsen af informationsteknologi, som det fremgår af rapporten fra Accenture samt de statistiske opgørelser fra EUROSTAT og OECD. Det er dog ikke nok, at Danmark er en af de nationer, hvor it er mest udbredt. Hvis vi skal drage fuld fordel af de teknologiske muligheder, skal Danmark fremover være en af de førende e-nationer. Hidtil har fokus hovedsageligt været rettet mod udbredelsen af informationsteknologi. Det mål har vi langt hen ad vejen nået. Nu er det i stedet for nødvendigt at fokusere på integrationen af teknologien i arbejdsgangene. For det er først gennem omfattende og avanceret brug af it, at de virkelige fordele af informationsteknologien kan høstes. Indførslen af digital forvaltning er et vigtigt skridt i den retning.

6 Virksomhederne er teknisk parate Resultaterne fra undersøgelsen viser, at der i dag eksisterer et kæmpe potentiale for digital forvaltning, der bare venter på at blive udnyttet. Virksomhederne er i høj grad parate, og allerede nu efterspørger de mere digital forvaltning i form af en række helt konkrete services. Efterspørgslen påvirkes af it-kapacitet og villighed I praksis bliver efterspørgslen efter nye services påvirket af to forhold. For det første er virksomhedernes generelle it-kapacitet - i form af adgang til internettet, nye computere mv. vigtig for efterspørgslen. Uden det nødvendige udstyr, ingen digital forvaltning. For det andet spiller virksomhedernes villighed til at udforske og afprøve de digitale muligheder en vigtig rolle. Her spiller erfaringerne med de eksisterende digitale løsninger ind. Er man først kommet i gang med at bruge nettet til at løse administrative opgaver, oplever man færre barrierer, når man skal i gang med den næste nye service. Øvelse gør mester. Også når det gælder digital forvaltning. Virksomhederne har taget informationsteknologien til sig 100% 94% 80% 79% 60% 56% 40% 20% 0% Virksomheden har et økonomisystem Virksomheden har et lønsystem * Virksomheden har et produktions-/lagersystem * ) Renset for de virksomheder, der benytter ekstern lønleverandør (n=307) Kilde: Egen undersøgelse It er en del af virksomhedernes dagligdag I næsten alle virksomheder, har medarbejderne i administrationen daglig adgang til internettet eller . Undersøgelse viser desuden, at mange virksomheder allerede i dag gør brug af sofistikerede it-systemer, når de skal løse de administrative opgaver, der er forbundet med den daglige drift. Virksomhederne er altså parate til at gøre brug af den digitale forvaltning. Og direkte adspurgt, svarer de, at de er meget interesserede i en række nye konkrete løsninger.

7 Virksomhederne efterspørger løsninger, der vil lette hverdagen Stor efterspørgsel efter nye services Sygedagpengerefusion uden medarbejderunderskrift Virksomhedernes interesse for mulige løsninger inden for digital forvaltninger 0% 20% 40% 60% 80% 100% 79% 4% 18% Lønrefusion og tilskud i forbindelse med revalidering samt flexog skånejob 71% 5% 24% Miljøgodkendelse og indberetning til miljøforvaltning 50% 7% 43% Kilde: Egen undersøgelse Ja Nej Ved ikke I denne undersøgelse har vi målt virksomhedernes e-parathed, der dækker over virksomhedernes reelle it-niveau. Det vil sige både deres konkrete brug af it samt deres vilje til at udforske og afprøve de digitale muligheder. Tallene viser, at virksomhederne er parate. Stort set alle virksomheder er på nettet, og de bruger det ved kontakt til eksterne parter. Der er således stort set ingen virksomheder, der ikke som minimum bruger it. Men mange er nået endnu videre, så de kan betegnes som enten superbrugere eller eksperter på området. I disse grupper er der et meget klart ønske om, at der skal satses digitalt. Virksomhederne vil fx gerne udveksle oplysninger med det offentlige over nettet, og de efterspørger i høj grad flere digitale forvaltningsløsninger. Både de mindre og de store virksomheder er e-parate 4 "Eksperter" 3 10% 11% 33% 43% "Superbrugere" 2 43% 59% 60% 53% "Brugere" 1 46% 31% 7% 4% 0 0 0, , , , ,5 5 Antal ansatte n=576 Note: Virksomhederne er på baggrund af deres brug af it og holdninger til it blevet inddelt i tre grupper: Brugere 21 pct., superbrugere 56 pct. og eksperter 23 pct. Den sidste gruppe præsenterer, der er langt fremme i brugen af it, og som generelt har en progressiv holdning til it. Kilde: Egen undersøgelse

8 Høj it-kapacitet ikke lig mange brugere af offentlige services Stort potentiale hvis de rigtige løsninger udvikles Trods virksomhedernes generelt høje it-niveau og e-parathed benytter virksomhederne i flere tilfælde kun i mindre grad de løsninger, som det offentlige allerede har udviklet inden for digital forvaltning. Virksomhederne er altså teknisk klar til at anvende de offentlige løsninger, og tilsyneladende fejler viljen heller ikke noget. Alligevel er brugergraden - som det fremgår nedenfor - langt fra så høj, som fx på netbankerne. Bankernes succes med deres netbankløsninger er den målestok, som de offentlige digitale løsninger skal måles efter. Den markante forskel mellem brugergraden hos netbankerne og de offentlige løsninger viser, at der er noget, som de offentlige løsninger endnu ikke kan. Men samtidig viser forskellen også, at hvis først de rigtige løsninger bliver udviklet, så er potentialet stort. Virksomhederne benytter netbank, men ikke de eksisterende tilbud inden for digital forvaltning 0% 20% 40% 60% 80% 100% Told&Skat - indberetning af moms 54% Told&Skat - indberetning af A-skat * 45% Indberetning.dk 11% Publi.Com 8% LetLøn * 6% Netbank 85% * ) Renset for de virksomheder, der benytter ekstern lønleverandør (n=307) Kilde: Egen undersøgelse Denne nuværende situation er naturligvis ikke tilfredsstillende for nogen af parterne. Fremdrift er i alles interesse Hvis udviklingen for alvor skal accelereres, er det helt afgørende, at den fremtidige udvikling sker med udgangspunkt i virksomhedernes behov. Det kræver bedre samarbejde på tværs af myndighederne i det offentlige om deling af data, ensartede og forståelige brugergrænseflader og en sammenhængende digital infrastruktur baseret på de samme standarder. Potentialet er der, virksomhederne kan og det offentlige vil. Spørgsmålet er nu, hvordan vi får udnyttet potentialet og høstet gevinsterne. Dansk Industri og Økonomi- og Erhvervsministeriet inviterer derfor til en debat om, hvordan det skal gøres. Alle har et ansvar for at bidrage konstruktivt til en debat om, hvordan vi i praksis bedst muligt skubber på den nødvendige udvikling. Både blandt myndigheder, organisationer og virksomheder.

9 Vigtigt at fremme udbredelsen af gode løsninger Samtidig er det vigtigt aktivt at fremme udbredelsen af de gode løsninger til så mange virksomheder som muligt. Ellers bliver besparelserne for små både hos myndighederne og i virksomhederne. Det offentliges økonomiske incitament til at investere i nye løsninger bliver dermed forringet. En af de bedste måder at udbrede brugen af gode eksisterende og nye løsninger er ved at informere bedre om de konkrete muligheder. På det område, tager det offentlige og erhvervslivets organisationer allerede i dag en stor del af ansvaret. Det er virksomhederne tilfredse med. Men undersøgelsen viser samtidig, at efterspørgslen efter information fra myndigheder og organisationer er endnu større. Denne opgave vil både Dansk Industri og Økonomi- og Erhvervsministeriet også fremover forsøge at løse bedst muligt. Selvom information er et vigtigt redskab, når virksomhederne skal gøre tingene på en ny måde, er det vigtigste dog, at de nye muligheder, der skal skabes over de kommende år, har en så høj kvalitet, at de giver reel værdi til erhvervslivet. En højere kvalitet på udbudssiden er nemlig formentlig den bedste måde at øge efterspørgslen. Derfor har det været et vigtigt mål for undersøgelsen at få klarlagt virksomhedernes krav og forventninger til de nye løsninger. Anbefalinger Undersøgelsens resultater gør det allerede på nuværende tidspunkt muligt at komme med tre konkrete anbefalinger, der kan tænkes ind i den fremtidige udvikling af digitale forvaltningsløsninger. Tidsbesparelse er afgørende Det afgørende for virksomhederne er, at de sparer tid. Tid der kan omsættes til kroner og øre i virksomheden, ved at der bliver mere plads til produktionen. Oplever virksomhederne ikke en tidsbesparelse, vil de nye løsninger formentlig ikke blive brugt af ret mange. Økonomiske belønning har lav interesse Til gengæld er virksomhederne ikke videre interesserede i, at det offentlige prøver at trække flere brugere til ved at give dem økonomiske belønninger, når de bruger de digitale løsninger. Behov for én indgang til det offentlige For det andet skal der kun være ét sted, hvor virksomhederne møder det offentlige digitalt. I dag er mulighederne uoverskuelige og spredt ud på mange hjemmesider, hvilket gør det sværere for virksomhederne at komme i gang. En fælles offentlig portal én samlet indgang til den offentlige sektor - hvor alle relevante informationer, services og indberetningsløsninger kan findes, er derfor et klart ønske fra virksomhederne. Én indberetning ét sted Visionen med portalen er, at virksomhederne via portalen får én indgang til det offentlige, og her skal de kun indberette de samme oplysninger én gang og ét sted.

10 Det stiller store krav til myndighederne, der skal arbejde tæt sammen om at integrere deres systemer på tværs af alle dele af den offentlige sektor - stat, amter og kommuner. Lykkes det, vil det give store fordele for virksomhederne. Data kan genbruges og trækkes af flere myndigheder fra samme sted, så virksomhederne slipper for at indberette mere end én gang. Samtidig er det en løsning på informationsproblemet, da der kan gøres en samlet indsats for at synliggøre denne ene indgang for virksomhederne. Ved virksomhederne først, at de kan finde alt, hvad der er relevant på et sted, er det ikke et problem, at de ikke selv har fundet viden om de enkelte løsninger. Løsningerne præsenteres sorteret for virksomheden, der ikke behøver at bekymre sig over, om der er noget, den har overset. Behov for en række konkrete løsninger Den sidste konklusion er, at virksomhederne efterspørger en række konkrete løsninger til mere effektiv administration af: sygedagpengeordningen løntilskud og lønrefusion i forbindelse med revalidering, skåneog flexjobs miljøgodkendelser og indberetninger af ændret produktion til miljøforvaltningen Vi har i undersøgelsen kun spurgt direkte ind til disse konkrete løsninger, men den meget store interesse tyder på, at de tre løsninger kun udgør en lille del af isbjerget. Model til gode løsninger Når udviklingen af disse løsninger sættes i gang, er det vigtigt, at de nye løsninger opbygges rigtigt. Succesfuld og effektiv digital forvaltning er nemlig kendetegnet ved tre forhold, der er indbyrdes sammenhængende: Få administrative byrder Fordele for alle Høj anvendelsesgrad Fuld digital løsning af opgaverne Høj anvendelsesgrad og mange brugere er en forudsætning for, at det kan betale sig for det offentlige at udvikle de nye løsninger. Uden høj efterspørgsel har myndighederne ikke et klart økonomisk incitament til at skabe et bedre udbud, og for få virksomheder får fordel af de nye muligheder.

11 Lettelser af de administrative byrder er vigtigt for virksomhedernes hverdag, og det er samtidig en nøgleforudsætning for at skaffe mange brugere til de konkrete løsninger. For bliver det reelt lettere, skal virksomhederne nok komme. Endelig er det som regel en forudsætning for at skabe reelle lettelser, at virksomhederne kan løse hele opgaven digitalt. Skal man alligevel til at printe og finde frimærker frem, er det ofte ikke en reel lettelse for virksomheden. Og så kommer der ikke mange brugere. Det samme gælder i det offentlige. Skal sagen først behandles manuelt, bliver besparelsen langt mindre, end hvis det hele kan klares uden menneskelig indblanding. De tre forhold griber således ind i hinanden, og det er derfor svært at sige, at det ene er vigtigere end de andre. Derfor skal alle tre tænkes med, når fremtidens løsninger designes.