Fra papir til internet. Digital indberetning i små og mellemstore virksomheder

Transkript

1 Fra papir til internet Digital indberetning i små og mellemstore virksomheder

2 Fra papir til internet Digital indberetning i små og mellemstore virksomheder

3 Forord Forord Håndværksrådet og Erhvervs- og Selskabsstyrelsen er gået sammen om at undersøge små og mellemstore virksomheders erfaring med IT og deres holdning til at indberette til det offentlige ved hjælp af digitale løsninger i stedet for på papir. Formålet med undersøgelsen er at få overblik over, i hvilket omfang små og mellemstore virksomheder er parate til at klare flere administrative opgaver digitalt ved at indberette og indbetale over internettet og hvordan virksomhederne forholder sig, hvis muligheden for at indberette på papir ikke længere eksisterer. Det er meget positivt at kunne konstatere på baggrund af undersøgelsens resultater at langt de fleste små og mellemstore virksomheder er parate til mere digital forvaltning og allerede har erfaring med at anvende IT og digitale indberetningsløsninger. Undersøgelsen er foretaget på baggrund af to fokusgruppeinterviews og en spørgeskemaundersøgelse blandt Håndværksrådets medlemsvirksomheder. Projektgruppen vil gerne takke alle virksomheder, der har medvirket i undersøgelsen. Fra papir til internet - Digital indberetning i små og mellemstore virksomheder Redaktion Jane Aunstrup Nielsen, Erhvervs- og Selskabsstyrelsen Mads Bielefeldt Stjernø, Erhvervs- og Selskabsstyrelsen Søren Nicolaisen, Håndværksrådet Erik Nørgaard, Håndværksrådet Design e-types A/S Resultaterne af undersøgelsen skal bidrage til den videre udvikling og digitalisering af den offentlige forvaltning og det private erhvervsliv, så det kan foregå på en måde, der giver både det offentlige og virksomhederne de størst mulige fordele. Juni 2005 Illustrationer Lise Uhrskov Tryk Centertryk A/S Oplag stk. Betina Hagerup Vicedirektør Erhvervs- og Selskabsstyrelsen Ane Buch Vicedirektør Håndværksrådet Udgivet Juni 2005 ISBN

4 Indholdsfortegnelse Kapitlets titel Indholdsfortegnelse Kapitlets titel Indholdsfortegnelse Resume... 6 Indledning Danmarks digitale potentiale De økonomiske gevinster ved øget digitalisering Den samfundsøkonomiske besparelse ved digitalisering Virksomhederne sparer tid ved at bruge digitale løsninger Nye muligheder med digitale indberetninger Digitale kompetencer i små og mellemstore virksomheder Virksomhedernes brug af internettet Langt de fleste virksomheder har adgang til internettet Mange virksomheder anvender IT-systemer De fleste virksomheder bruger internettet i deres arbejde De største virksomheder bruger internettet mest Der er digitale kompetencer inden for alle brancher Alder har en betydning for brug af internettet Fire grupper af virksomheder IT-stærke virksomheder IT-parate virksomheder IT-tøvende virksomheder Ikke-digitale virksomheder De fire grupper på tværs De fleste er parate til digital indberetning Virksomhedernes holdning til digital indberetning Ønske om flere digitale indberetninger Virksomheder med IT-erfaring er meget positive Virksomheder med få digitale kompetencer er usikre Virksomhedernes opfattelse af egen teknologi og kompetence Digitale løsninger skal gøre det lettere at indberette Digitale indberetninger skal være intelligente Virksomhederne vil spare tid Hvorfor tøver nogle virksomheder? De mindre digitale vil helst gøre, som de plejer Det kan ikke betale sig at bruge penge på IT-udstyr Omstillingstiden er en barriere Virksomhederne antager, at sikkerheden er i orden Hvis papiret forsvinder Typen af indberetninger afgør virksomhedernes valg Virksomheden vil fortsætte med at indberette moms digitalt Virksomhederne vil selv indberette sygedagpenge digitalt Digital indberetning af årsregnskabet vil fortsat blive outsourcet Digital erfaring afgør virksomhedens reaktion Virksomhederne vil kunne håndtere situationen De mindre digitale vil outsource opgaverne Vejen fra papir til digital indberetning Virksomhedernes omstilling til digital indberetning Hvad ønsker virksomhederne? De mest digitale: primært telefonisk hotline og anden vejledning De mindre digitale: telefonisk hotline og tilskud men en vis usikkerhed Telefonisk hotline og hjælpefunktioner kan afhjælpe bredt Valget for de mindst digitale: digitalisere eller outsource Digitalisering kræver en stor indsats over for de mindst digitale Outsourcing et alternativ til de ikke-digitale Konklusion Syv konklusioner Anbefalinger Metode... 74

5 Resume Side 6 Resume Side 7 Resume Denne rapport, Fra papir til internet, undersøger små og mellemstore virksomheders kompetencer og holdninger i forhold til at indberette digitalt til det offentlige inklusiv den mulighed at nogle indberetninger i fremtiden kun kan foretages digitalt. På baggrund af undersøgelsens resultater fremsætter rapporten en række konkrete anbefalinger til, hvordan en øget digitalisering af den offentlige sektor kan foregå, så både virksomhederne og den offentlige sektor får mulighed for at hente de potentielle gevinster ved digitaliseringen. Anbefalingerne lægger desuden op til, at en række forhold skal være opfyldt, hvis muligheden for at indberette på papir fjernes og nogle indberetninger i fremtiden kun kan foretages digitalt. Rapportens kapitel 1, Danmarks digitale potentiale, gennemgår først de potentielle besparelser for samfundet og virksomhederne ved at indføre mere digital forvaltning. Besparelsespotentialet for den offentlige sektor ved at indføre mere digital forvaltning vil være størst, hvis omstillingen er 100 pct. Først da vil det være muligt at fjerne sagsgangen på papir og derved undgå at opretholde to typer sagsbehandling en papirbaseret og en digital. To typer sagsbehandling kræver to slags beredskab med personale, viden og systemer til at håndtere sagerne. Desuden vil strukturen i en digital sagsgang være nødt til at følge den eksisterende struktur, og derfor kan processerne ikke omlægges radikalt, og effektiviseringspotentialet udnyttes således ikke fuldt ud. For virksomhederne er der tid og penge at spare ved at anvende de digitale indberetningsløsninger. Virksomhederne kan fx helt undgå at skulle foretage visse indberetninger, der kan gøres overflødige, hvis data fra én indberetning automatisk genbruges i andre. I kapitel 2, Digitale kompetencer i små og mellemstore virksomheder, kortlægges virksomhedernes anvendelse af IT og internet. Undersøgelsen viser, at langt de fleste små og mellemstore virksomheder har både kompetencerne og teknologien til at indberette digitalt til det offentlige. De fleste af virksomhederne har desuden erfaring med digitale løsninger, fx netbank, og mange har prøvet at indberette til det offentlige. Der er imidlertid en mindre gruppe af virksomhederne 6 pct. der har ingen eller få digitale kompetencer, og nogle virksomheder anvender slet ikke en computer. Der er således meget stor forskel på virksomhedernes kendskab til IT og deres erfaringer med digitale løsninger. På den baggrund inddeles virksomhederne i fire grupper: IT-stærke, IT-parate, IT-tøvende og ikke-digitale virksomheder. Inddelingen gør det nemmere at identificere virksomhedernes forskellige holdninger til digitale indberetninger og deres behov og ønsker i forbindelse med en mere digital offentlig forvaltning. I kapitel 3, Virksomhedernes holdning til digital indberetning, er budskabet, at flertallet af virksomhederne ønsker, at det offentlige skal tilbyde flere muligheder for at indberette digitalt. Jo mere erfaring, virksomhederne har med at indberette digitalt, jo mere positive er de over for mere digitalisering af den offentlige sektor. Knap 2/3 af virksomhederne hovedsageligt virksomheder, der har prøvet at indberette digitalt siger desuden, at fordelene ved at indberette digitalt er større end ved at indberette på papir. 2/3 af virksomhederne tilkendegiver også, at de hurtigst muligt vil anvende en ny digital løsning, hvis det kan spare dem tid. De mindst digitale virksomheder er ikke imod mere digitalisering, de er snarere usikre på, hvad det indebærer. Usikkerheden viser, at der er behov for mere information om perspektiverne for digital forvaltning og om virksomhedernes muligheder og fordele ved at indberette digitalt. Hvis virksomheder ikke har kendskab til de digitale løsninger, så har de ikke noget grundlag for at vurdere, om de selv vil klare digitale indberetninger i fremtiden, hvis muligheden for at indberette på papir ikke længere eksisterer. De fleste virksomheder er altså klar til mere digital forvaltning, men de stiller samtidig klare krav til, hvad nye digitale løsninger skal kunne. Virksomhedernes incitamenter til at anvende digitale løsninger er først og fremmest, at løsningerne giver virksomhederne administrative lettelser, og at de sparer tid. Digitale løsninger skal være intelligente og udnytte de muligheder, der findes i digitale systemer, som gør det lettere og hurtigere at indberette. Virksomhederne efterspørger løsninger, der udfylder oplysninger på forhånd, automatisk påpeger fejl og giver brugeren en kvittering. Ikke mindst skal digital indberetning give kortere sagsbehandlingstid. Netop tiden er vigtig for virksomhederne, og virksomhedernes største omstillingsbarriere i forhold til digital indberetning er, at de skal afse tid til at lære en ny måde at indberette. Skal denne barriere imødekommes, skal det offentlige altså udvikle digitale løsninger, der er lette at anvende og hurtige at sætte sig ind i, så den tid, virksomhederne skal bruge på at lære at indberette digitalt, hurtigt indhentes igen. Kapitel 4, Hvis papiret forsvinder, viser, at de fleste virksomheder uden besvær selv vil kunne indberette digitalt til det offentlige, hvis muligheden for at indberette på papir fjernes. Mange af de mindst digitale virksomheder vil dog vælge at outsource opgaven til en ekstern leverandør, fx revisor eller lønservicebureau. Kapitlet gennemgår desuden, hvad virksomhederne vil gøre, hvis fx moms, sygedagpenge og oplysninger om årsregnskabet ikke længere kan indberettes på papir, men kun digitalt.

6 Resume Resume Side 8 Resume Resume Side 9 Undersøgelsen viser, at to ting afgør, om virksomhederne selv vil indberette digitalt eller lade en ekstern leverandør indberette for sig: virksomhedernes erfaring med digital indberetning og typen af indberetning. Virksomhederne vil vælge forskellige måder at klare digitale indberetninger i fremtiden. For at lette virksomhedernes omstilling til digital indberetning, skal de have tilbud i forhold til deres forskellige behov. I kapitel 5, Vejen fra papir til digital indberetning, opstilles virksomhedernes prioritering af en række tilbud til at lette deres omstilling. Det mest efterspurgte tilbud blandt alle virksomhederne er en telefonisk hotline, som de kan ringe til, hvis de har problemer med at indberette. De mindst digitale virksomheder prioriterer at få tilskud til at outsource opgaven, eller de ønsker vejledning fra en IT-konsulent, der kan gøre virksomheden i stand til fremover selv at foretage digitale indberetninger. De mest digitale virksomheder ønsker først og fremmest en telefonisk hotline og online hjælpefunktioner, der leder brugeren gennem indberetningsløsningen. Rapporten afsluttes med kapitel 6, Konklusion, hvor rapportens vigtigste pointer og budskaber opsummeres. De er i korte træk, at: De fleste virksomheder har teknologien og kompetencerne til at indberette digitalt. En mindre del af virksomhederne har ingen eller få digitale kompetencer. Det skal være lettere og hurtigere at indberette til det offentlige. Virksomhederne vil have flere muligheder for at indberette digitalt. Fjernes papirblanketterne, har virksomhederne behov for råd og vejledning til omstillingen. De mindst digitale virksomheder har behov for særlige tilbud, fx mulighed for at outsource opgaven til en ekstern leverandør. Telefonisk hotline er virksomhedernes mest efterspurgte tilbud til at lette omstillingen. Typen af indberetning afgør, om virksomhederne selv vil klare opgaven i fremtiden. Konklusionerne er samlet i en række anbefalinger til den videre udvikling mod mere digitalisering af den offentlige forvaltning og af virksomhederne. Rapportens overordnede anbefaling er, at offentlige myndigheder og det private erhvervsliv bør satse mere på digitale løsninger, så alle indberetninger og indbetalinger fra virksomheder til det offentlige skal kunne foregå digitalt i løbet af få år. anvender flere digitale løsninger. Alle offentlige digitale løsninger til erhvervslivet skal samles på Virk.dk. At nye digitale løsninger bliver brugervenlige og lette at anvende, samt at systemet bygger på intelligente løsninger, der bl.a. automatisk opdager fejl, beregner for virksomheden samt hurtigt giver virksomheden svar på og en kvittering for deres indberetning. At det er hurtigere for virksomhederne at anvende den digitale løsning. At alle berørte virksomheder automatisk får tilsendt deres første digitale identifikation. Skal visse indberetninger i fremtiden kun kunne foretages digitalt, kræver det blandt andet, at følgende forudsætninger er opfyldt for at lette virksomhedernes omstilling: Der er begrænset besvær for virksomhederne ved at omstille sig til den digitale løsning. Der etableres en generel telefonisk hotline til offentlige indberetningsløsninger. Der etableres målrettet konsulenthjælp til virksomheder med ingen eller lille digital erfaring. I tilfælde hvor den telefoniske hotline ikke er tilstrækkelig, kan en IT-konsulent komme ud i virksomheden og sikre, at virksomheden fremover selv vil kunne foretage indberetninger via internettet. Der tages initiativ til en målrettet informationsindsats over for de mindre digitale virksomheder, om hvilke fordele der er ved digitalisering, og hvordan de håndterer det. Der findes et privat marked af revisorer, konsulenter og lign., som kan indberette digitalt for virksomheder, der vælger at outsource opgaven. Der etableres en kompensationsordning til de ikke-digitale virksomheders omstilling, som de kan gøre brug af, hvis de ikke ønsker at benytte konsulenthjælp. Ordningen skal give disse virksomheder mulighed for selv at vælge, hvordan de lettest kan overgå til digital indberetning. Med disse anbefalinger ønsker Håndværksrådet og Erhvervs- og Selskabsstyrelsen at bidrage til, at den fremtidige udvikling og digitalisering af den offentlige forvaltning og det private erhvervsliv foregår på en måde, så både det offentlige og virksomhederne får de størst mulige fordele. I den sammenhæng fremlægger rapporten blandt andre følgende anbefalinger: At der udarbejdes en samlet handlingsplan for, hvordan alle offentlige myndigheders krav om indberetninger kan digitaliseres, og hvordan det kan ske efter en fælles skabelon, så virksomhederne oplever genkendelsens fordele, når de

7 Indledning Indledning Side 11 Hvis man vil drive virksomhed i dag, så skal man både kunne bruge sine hænder og kunne finde ud af IT Tømrermester Indledning Med den stadigt stigende digitalisering og øget anvendelse af IT blandt danske virksomheder, må det forventes, at også den offentlige sektor udnytter de teknologiske muligheder i arbejdet for skabe en mere effektiv forvaltning og bedre service for borgere og virksomheder. Det kunne blandt andet betyde, at muligheden for at indberette til det offentlige på papirblanketter i fremtiden ikke længere eksisterer, så udvalgte indberetninger kun vil kunne foretages digitalt. Digital forvaltning handler om virksomhedernes mulighed for at kommunikere digitalt med det offentlige, og om hvordan det offentlige udnytter den digitale teknologi i forvaltningen. For virksomhederne indebærer digital forvaltning blandt andet, at de kan indberette og indbetale digitalt til det offentlige over internettet. Der findes i dag en række muligheder for at indberette digitalt til offentlige myndigheder, fx er der på erhvervsportalen Virk.dk samlet digitale løsninger fra mange erhvervsrettede myndigheder. For den offentlige forvaltning handler digital forvaltning om at udnytte den digitale teknologi til at effektivisere arbejdsgangene og dermed opnå hurtigere sagsbehandling og mulighed for at benytte ressourcerne på andre områder. I dag udnyttes mulighederne ved digital forvaltning ikke fuldt ud. Det skyldes blandt andet, at det i de fleste tilfælde kun er dele af et sagsforløb, der digitaliseres. Typisk digitaliseres indberetningen af oplysninger fra virksomhederne, mens mulighederne for at tilbyde automatisk sagsbehandling ikke udnyttes i samme grad. Som regel er systemerne heller ikke integreret på en måde, hvor oplysninger genbruges i forskellige indberetninger, så virksomhederne kan undgå at indberette de samme informationer flere gange. En bedre udnyttelse af digital forvaltning handler også om muligheden for helt at fjerne indberetning på papirblanketter, så visse indberetninger på sigt kun kan foretages digitalt. Fokus for denne rapport er de små og mellemstore virksomheders anvendelse af IT og deres holdning til yderligere digitalisering af indberetninger til det offentlige. Det er i denne gruppe, at potentialet for øget anvendelse af IT er størst, og det er derfor her, der er størst potentiale for effektiviseringer og besparelser for både det offentlige og for virksomhederne. Der er stor forskel på de digitale kompetencer og erfaringer blandt de små og mellemstore virksomheder nogle virksomheder har stor erfaring med IT, mens andre

8 Indledning Indledning Side Kapitel Danmarks digitale potentiale Side 13 slet ikke anvender IT i det administrative arbejde. Forskellene har betydning, når virksomhederne skal vurdere nytten af nye digitale løsninger fra det offentlige, og de har betydning i forhold til virksomhedernes holdning til, at der indføres mere digital forvaltning. I denne rapport er forskellene i virksomhedernes digitale kompetencer og erfaringer udgangspunktet for en inddeling af virksomhederne i fire grupper: IT-stærke virksomheder, IT-parate virksomheder, IT-tøvende virksomheder og ikke-digitale virksomheder. Inddelingen gør det muligt at fokusere på de behov, ønsker og krav til offentlige digitale løsninger, der findes i hver af de fire grupper. Det skal bemærkes, at størrelsen på de fire grupper er meget forskellig. Blandt de små og mellemstore virksomheder udgør de IT-stærke 41 pct., de IT-parate 39 pct., de IT-tøvende 15 pct. og de ikke-digitale virksomheder 6 pct. Det vil sige, at de to mest digitale grupper udgør 80 pct. af de små og mellemstore virksomheder i undersøgelsen. 01 Danmarks digitale potentiale Hvis nogle indberetninger i fremtiden kun skal kunne foretages digitalt, så stiller det krav til, hvordan omstillingen kan foregå, og der er en række betingelser, der skal være opfyldt, før det kan blive en realitet. I undersøgelsen er virksomhederne blevet spurgt om deres holdning til den situation, at de ikke længere kan indberette på papir. Rapporten giver nogle bud på, hvordan digitaliseringen kan gribes an, så der tages de nødvendige hensyn til virksomhedernes omstilling.

9 01. Kapitel Danmarks digitale potentiale Side 15 Virksomheder der ikke bruger IT det må da være slut med vores generation Gartneriejer Danmarks digitale potentiale Kapitel 01 Danmark er det land i Europa, der har den største udbredelse og den bedste service inden for digital forvaltning. Det viser konsulentfirmaet Accentures seneste undersøgelse af niveauet for digital forvaltning blandt 22 lande. 1 På verdensplan er Danmark overgået af USA og Canada, når det gælder modenhed inden for digital forvaltning. Øget anvendelse af IT i virksomhederne kan bidrage til at fremme produktivitet, indtjening og innovation. Da de største virksomheder er bedst til at udnytte IT og digitale muligheder, er det i de små og mellemstore virksomheder, der ligger et uudnyttet potentiale. I lande vi typisk sammenligner os med, Sverige, Norge, Finland og Holland, er det samme tilfældet, og disse lande har sat målrettede aktiviteter i gang for at fremme IT-anvendelsen i små og mellemstore virksomheder. Hvis Danmark skal holde sig i front, når det gælder digital forvaltning, og opnå en fordel i forhold til den internationale konkurrence, bør små og mellemstore virksomheder blive bedre til at udnytte de teknologiske muligheder. Digitale indberetninger til det offentlige kan i den sammenhæng fungere som løftestang for virksomhederne, så de i højere grad bliver i stand til at udnytte digitale muligheder på andre områder. For kan virksomheder kommunikere digitalt med det offentlige, kan de også kommunikere med kunder, leverandører og andre væsentlige aktører for virksomheden. Et generelt digitalt løft vil således bidrage til at forbedre virksomhedernes indtjening og gøre danske virksomheder mere konkurrencedygtige. De økonomiske gevinster ved øget digitalisering Der er besparelser at hente for både den offentlige sektor og for virksomhederne ved at der gøres mere brug af mulighederne ved digital forvaltning. Generelt svarer virksomhedernes brug af de eksisterende digitale indberetningsløsninger ikke til den positive holdning, de tilkendegiver over for digital indberetning i denne undersøgelse. Der er altså et uudnyttet potentiale, og de potentielle besparelser i det offentlige kan ikke indfries fuldt ud, så længe der opretholdes både en digital og en papirbaseret sagsgang. For i højere grad at udnytte potentialet må det offentlige udvikle digitale løsninger, som virksomhederne vil bruge. Samtidig er det vigtigt, at virksomhederne rent faktisk begynder at anvende de offentlige digitale løsninger, så de offentlige myndigheder får incitament til løbende at udvikle nye og bedre løsninger, fordi de ved, at virksomhederne benytter dem. 1 The Government Executive Series: Leadership in Customer Service. New Expectations, New Experiences. Accenture, 2005.

10 01. Kapitel Danmarks digitale potentiale Side Kapitel Danmarks digitale potentiale Side 17 Mere digital forvaltning kan give virksomhederne en fordel ved, at de på sigt kan klare alle indberetninger digitalt, så de undgår at skulle bruge både digitale indberetninger og papirblanketter. Virksomhederne giver ofte udtryk for, at de i forvejen bruger meget tid på administrative opgaver at skulle løse dem på to forskellige måder gør det ikke bedre. Den samfundsøkonomiske besparelse ved digitalisering Mere digital forvaltning giver ikke i sig selv besparelser. For at opnå besparelser kræver det blandt andet, at digital forvaltning medfører øget effektivisering af den offentlige sektor. Digital forvaltning skal være med til at fjerne arbejdsbyrder af betydeligt omfang, fx en indberetning, der foretages af mange virksomheder, eller indberetninger, der kræver omfattende sagsbehandling. Når en stor arbejdsbyrde forsvinder fra forvaltningen, kan ressourcerne i stedet anvendes til andre formål. Besparelsespotentialet ved at indføre mere digital forvaltning er størst, hvis omstillingen er 100 pct. Undersøgelser i forbindelse med indberetning af indkomstoplysninger har vist, at det offentlige kan spare et trecifret millionbeløb hvert år, hvis indberetningen sker fuldt digitalt. Først ved 100 pct. tilslutning vil det være muligt at fjerne sagsgangen på papir og derved undgå at opretholde de to typer sagsbehandling på papir og digital. To typer sagsbehandling kræver to slags beredskab med personale, viden og systemer til at håndtere sagerne. Så længe der opretholdes en papirbaseret sagsgang, vil en digital sagsgang desuden skulle lægge sig op ad den eksisterende struktur, og det vil derfor ikke være muligt at omlægge sagsgangen radikalt og dermed udnytte det fulde potentiale for effektiviseringer. Erfaringen viser også, at det tager tid at få virksomhederne til ad frivillighedens vej at omstille sig fra indberetning på papir til digital indberetning. I stedet for en langsom hjemtagning af gevinsten over flere år, vil det være muligt at hjemtage den fulde gevinst med det samme, hvis indberetninger, der digitaliseres, udelukkende kan indberettes digitalt fra start. Omfanget af besparelsespotentialet afhænger også af, hvilke dele af et sagsbehandlingsforløb, der digitaliseres. Ofte digitaliseres selve indberetningen af sagen, så oplysningerne sendes direkte til myndighedernes IT-systemer, og myndighederne undgår at skulle indtaste oplysninger indberettet på papir. Effektiviseringspotentialet kan forøges yderligere, hvis flere dele af processen digitaliseres. Når en indberetning er modtaget, kunne systemet fx udføre selve sagsbehandlingen fuldt digitalt og, hvis det er relevant, give virksomheden besked om afgørelsen i løbet af meget kort tid, i mange tilfælde med det samme. Besparelser kan også opnås ved at udnytte mulighederne for genbrug af data fra forskellige indberetninger. Revisionsvirksomheden KPMG har gennemført en analyse af besparelsespotentialet ved at genbruge data fra LetLøn (virksomhedernes indberetning af lønoplysninger til offentlige myndigheder). Nogle af de data, som virksomhederne indberetter til LetLøn, fx CPR-numre for de ansatte, A-skat og AM-bidrag, indgår i en række andre indberetninger til offentlige myndigheder. Ved at genbruge de oplyste data fra LetLøn i andre indberetninger, vil tre af disse andre indberetninger kunne overflødiggøres. Det giver en potentiel samlet besparelse på 16 mio. kr. om året for det offentlige. For virksomhederne ville der kunne opnås en samlet besparelse på 143 mio. kr. om året. Mange af de oplysninger, virksomhederne indberetter i dag, vil således kunne genbruges i andre indberetninger. Genbrug af data vil derfor kunne gennemføres på mange andre områder, og vil kunne øge det samlede besparelsespotentiale. Mere digital forvaltning giver også mulighed for at integrere systemer og indberetninger på tværs af myndigheder. Det kræver færre investeringer i nyt udstyr og systemudvikling, hvis myndigheder i højere grad arbejder sammen, deler systemer med hinanden, bruger samme principper for systemudvikling og i øvrigt koordinerer indsatsen i forhold til fælles behov i sagsbehandlingen. Virksomhederne sparer tid ved at bruge digitale løsninger De små og mellemstore virksomheder kommunikerer allerede i dag digitalt med det offentlige i en vis udstrækning. Denne undersøgelse viser fx, at ca. halvdelen af små og mellemstore virksomheder mindst en gang om måneden indberetter digitalt til det offentlige, og 69 pct. af virksomhederne anvender netbank hver dag. For mange virksomheder viser det sig også, at det kan betale sig for dem at anvende digitale løsninger frem for papirblanketter. Det er bl.a. undersøgt, hvad virksomheder sparer ved at indberette sygedagpenge over internettet. Det er i dag muligt i 10 udvalgte kommuner, der har en digital løsning, hvor virksomheden kan indberette en sygedagpengesag uden medarbejderens underskrift. En stor del af de danske virksomheder foretager en eller flere sygedagpengeindberetninger i løbet af et år, og en beregning af tidsbesparelsen ved indberetning af sygedagpenge giver derfor et godt billede af besparelsen hos danske virksomheder ved brug af digitale løsninger frem for papirblanketter. Blandt de virksomheder, der har prøvet at anvende den digitale indberetningsløsning for sygedagpenge, siger knap 2/3 af de adspurgte, at det er nemmere at indberette digitalt end på papir. Virksomhederne både de store og de små sparer desuden tid ved at indberette digitalt. Virksomhederne bruger gennemsnitligt en tredjedel

11 01. Kapitel Danmarks digitale potentiale Side Kapitel Danmarks digitale potentiale Side 19 mindre tid, når de indberetter digitalt og de store virksomheder bruger kun halv så lang tid, når de indberetter digitalt i forhold til at indberette på papirblanketter. For en administrativ medarbejder med en timeløn på 308 kr. i timen 2 svarer tidsbesparelsen til ca. 30 kr. pr. indberetning i gennemsnit for alle virksomheder. Virksomhederne indsender hvert år omkring en mio. sager om sygedagpenge til det offentlige. Med de estimerede tidsbesparelser pr. indberetning resulterer det i en samlet millionbesparelse for virksomhederne. Denne beregning dækker kun indberetninger vedr. sygedagpenge, men vil med justeringer kunne overføres på andre typer af indberetninger. de nye digitale løsninger. Skal virksomhederne i fremtiden kunne indberette digitalt, skal de have en digital identifikation, som giver adgang til at anvende alle offentlige indberetningsløsninger, så de ikke skal bruge flere forskellige systemer. I en større sammenhæng giver digital forvaltning også mulighed for, at myndighederne kan hente informationer fra hinanden, så virksomhederne kun behøver at indberette informationer én gang. Det betyder som minimum, at nogle oplysninger i indberetningerne vil være udfyldt på forhånd, og i yderste konsekvens at nogle indberetninger vil blive gjort overflødige. Nye muligheder med digitale indberetninger Det økonomiske besparelsespotentiale for virksomhederne hænger sammen med de muligheder for hjælp og hurtigere udfyldelse, der er indbygget i digitale løsninger. Nogle af disse intelligente funktioner er gennemgået i det følgende. Digitale indberetningsløsninger kan fx udfylde visse oplysninger om virksomheden på forhånd, med informationer der allerede er registreret i det offentlige. På den måde skal virksomheden udfylde færre oplysninger og undgår at skulle skrive de samme oplysninger igen og igen. Løsningerne kan også udføre beregninger ud fra tal, man opgiver i indberetningen. Så behøver virksomheden ikke selv at skulle foretage komplicerede beregninger, og virksomheden kan være sikker på, at beregningerne er korrekte. Digitale løsninger kan også automatisk finde ud af, om virksomheden mangler at afgive nogle oplysninger, eller om der er skrevet forkert. På den måde vil den, der indberetter, automatisk få besked om fejl og mangler, hvilket mindsker risikoen for, at man skal indberette igen for at rette fejlene. Desuden giver digitale løsninger mulighed for at få hjælp til at udfylde indberetningen, både før man går i gang, og mens man er i gang med at udfylde den. De digitale løsninger kan indeholde online hjælp med overskuelige og enkle eksempler, der viser, hvordan man udfylder og indsender indberetningen. Den enkelte digitale indberetningsløsning har altså nogle indbyggede muligheder, som ikke findes på papirblanketterne. De nye muligheder i de digitale løsninger bidrager til at gøre det nemmere og hurtigere at udfylde de digitale indberetninger frem for papirblanketterne. Digital indberetning kræver, at virksomhederne kan identificere sig digitalt. Den digitale signatur, der i dag anvendes som identifikation, er således en forudsætning for at anven- 2 Beregning af timelønnen er inklusiv fællesudgifter og er baseret på Danmarks Statistiks lønindeks for den private sektor LON05, se

12 02. Kapitel Digitale kompetencer i små og mellemstore virksomheder Side 21 Som frisør er der ikke så meget at indberette, derfor har mange frisører ikke IT vi synes jo ikke, vi har noget at bruge det til 02 Digitale kompetencer i små og mellemstore virksomheder Frisørmester

13 02. Kapitel Digitale kompetencer i små og mellemstore virksomheder Side Kapitel Digitale kompetencer i små og mellemstore virksomheder Side 23 Digitale kompetencer i små og mellemstore virksomheder i korte træk Langt de fleste virksomheder har teknologien og kompetencerne til at indberette digitalt En mindre del af virksomhederne har ingen eller få digitale kompetencer 90 pct. af virksomhederne har adgang til internettet 80 pct. af virksomhederne anvender internettet i arbejdsmæssig sammenhæng 60 pct. af virksomhederne indberetter digitalt til det offentlige Jo flere ansatte, jo bedre forudsætninger har virksomheden for at indberette digitalt og jo flere virksomheder er allerede i gang IT-kompetencer og IT-anvendelse er næsten ens inden for de forskellige brancheområder det er dog blandt butikkerne, der er flest virksomheder uden internetforbindelse Alder betyder en smule i forhold til internetanvendelse personer over 65 år er mindst digitale Kapitel 02 For at sikre, at nye digitale løsninger passer til virksomhedernes behov, kræver det et kendskab til virksomhedernes grundlæggende muligheder for at gøre brug af de digitale indberetninger. I særdeleshed er virksomhedernes adgang til og brug af internettet en vigtig faktor. Det gælder ikke mindst, hvis man fra det offentliges side på nogle områder ønsker at afskaffe muligheden for at indberette på papir, så visse indberetninger kun kan foretages digitalt. I dette kapitel redegøres for IT-kompetencerne i små og mellemstore virksomheder med særligt henblik på anvendelsen af internettet. Hvad kan og gør virksomhederne i dag i forhold til IT, internettet og digital indberetning? Undersøgelsen viser, at en meget stor del af virksomhederne er teknisk modne til at kunne anvende digitale løsninger. Det er dog ikke alle virksomheder, der i dag gør brug af internettet i arbejdsmæssig sammenhæng. En mindre gruppe virksomheder anvender slet ikke IT-systemer og har ikke adgang til internettet. Beregninger foretaget på baggrund af undersøgelsens resultater viser, at der findes ca ikke-digitale virksomheder blandt virksomheder med under 50 ansatte inden for byggeri, mindre industri samt håndværksprægede butiksfag og serviceområder. 3 Virksomhedernes brug af internettet Langt de fleste virksomheder har adgang til internettet Adgang til en internetopkobling er den primære forudsætning for at kunne indberette digitalt. 90 pct. af virksomhederne opfylder denne forudsætning, hvilket viser, at der er et stort potentiale for, at indberetninger til det offentlige kan ske digitalt (figur 2.1). Hastigheden på internetforbindelsen er ikke afgørende for, om virksomhederne kan anvende digitale løsninger. Dog kan det tage lidt længere tid at komme på internettet og at sende data frem og tilbage, hvis man har en modem- eller ISDN-forbindelse, end det er tilfældet med en hurtig forbindelse. De hurtige forbindelser vinder hastigt frem 63 pct. af virksomhederne har en højhastighedsforbindelse. Mange virksomheder anvender IT-systemer Brug af IT-systemer i virksomhedens administration er en anden indikator for, om virksomheden har erfaring med at bruge computer til arbejdsmæssige opgaver og dermed har nogle grundlæggende kompetencer i forhold til at anvende digitale indberetninger. 3 En beregning foretaget af konsulentfirmaet KPMG viser, at der er ca ikke-digitale virksomheder herhjemme. Blandt disse outsourcer ca virksomheder deres indberetningsopgaver og omkring 3000 klarer selv deres indberetninger uden brug af IT.

14 02. Kapitel Digitale kompetencer i små og mellemstore virksomheder Side Kapitel Digitale kompetencer i små og mellemstore virksomheder Side 25 Figur 2.1 Internetforbindelse i små og mellemstore virksomheder 2% 28% 7% 63% Kabel/Bredbånd/ADSL Modem/ISDN Ingen internetforbindelse Ved ikke Figur 2.2 Andel af virksomhederne, der anvender internet til forskellige arbejdsrelaterede formål Pct Netbank Informationssøgning Indberetning til det offentlige Vedligeholdelse af egen hjemmeside Selv om mange virksomheder outsourcer regnskabs- og lønopgaver til revisorer eller lønservicebureauer, så anvender hovedparten (71 pct.) af små og mellemstore virksomheder et IT-system til løn- og/eller økonomistyring. Det gælder for næsten alle virksomheder med ansatte og for 58 pct. af virksomheder uden ansatte. De fleste virksomheder bruger internettet i deres arbejde Hele 4 ud af 5 virksomheder benytter internettet til opgaver i forbindelse med arbejdet. 64 pct. anvender internettet til arbejdsformål fra arbejdspladsen, mens 15 pct. udelukkende benytter internetadgang fra hjemmet eller andre steder. Blandt de virksomheder, der bruger internettet i arbejdsmæssig sammenhæng, foretager omkring 2 ud af 3 digital indberetning til det offentlige (se figur 2.2). Det svarer til knap 60 pct. af alle de adspurgte virksomheder. De virksomheder, der indberetter digitalt, gør det typisk en gang om måneden eller sjældnere. Der er en klar sammenhæng mellem virksomhedens størrelse, og hvor ofte den indberetter til det offentlige: Jo større virksomhed, jo flere indberetninger. Virksomhederne bruger internettet til mange forskellige arbejdsrelaterede formål, og deres kompetencer dækker derfor bredt. Langt de fleste virksomheder anvender netbank eller søger informationer på nettet. Knap halvdelen bruger nettet til at opdatere egen hjemmeside med. De største virksomheder bruger internettet mest Antallet af ansatte spiller en stor rolle for, om virksomheden har adgang til internettet. Det fremgår af figur 2.3. Samtlige virksomheder med 10 eller flere ansatte har adgang til internettet. Og jo flere ansatte, desto større er sandsynligheden for, at virksomheden har en hurtig forbindelse. Også hos virksomheder med ingen eller få ansatte har langt hovedparten internetforbindelse og der er flere hurtige end langsomme forbindelser. Den store udbredelse af hurtige forbindelser blandt virksomhederne betyder, at de har den hurtigst mulige adgang til at indberette digitalt, og tidsbesparelsen bliver dermed større. Figur 2.3 Internetforbindelse fordelt efter antal ansatte Pct Ingen ansatte 1-4 ansatte 5-9 ansatte 10 eller flere ansatte Modem/ISDN Kabel/Bredbånd/ADSL Ingen internetforbindelse Alle virksomheder Virksomhedens størrelse har også indflydelse, når det gælder arbejdsrelateret anvendelse af internettet, og ikke mindst anvendelsen af digitale indberetningsløsninger. Virksomheder med ansatte har en markant stærkere tendens til at anvende digitale indberetningsløsninger, og jo flere ansatte, jo tydeligere er tendensen (figur 2.4).

15 02. Kapitel Digitale kompetencer i små og mellemstore virksomheder Side Kapitel Digitale kompetencer i små og mellemstore virksomheder Side 27 Figur 2.4 Andel af virksomhederne, der anvender netbank og digital indberetning fordelt efter antal ansatte Figur 2.5 Virksomheder der anvender internettet til arbejdsrelaterede opgaver fordelt efter svarpersoners alder Pct. Pct Ingen ansatte 1-4 ansatte 5-9 ansatte ansatte ansatte Over 50 ansatte Under 35 år år år Over 65 år Alle virksomheder Netbank Indberetning til det offentlige Anvender internet arbejdsmæssigt Anvender ikke internet arbejdsmæssigt En nærliggende forklaring er, at mange af de digitale løsninger primært henvender sig til virksomheder med ansatte og visse indberetninger er kun pligtige, hvis man har mindst 10 eller 20 ansatte. Men tendensen gør sig også gældende for de indberetninger, der skal foretages af alle virksomheder, særligt momsangivelsen. Jo flere ansatte, jo bedre forudsætninger har virksomhederne for at indberette digitalt og jo flere gør det allerede. Det er hos virksomheder uden ansatte, der er størst tilbageholdenhed med at foretage digital indberetning, også når det gælder momsangivelsen, som er den digitale indberetningsløsning, der er mest udbredt blandt virksomhederne. Der er digitale kompetencer inden for alle brancher I undersøgelsen indgår virksomheder fra fire overordnede brancheområder i Håndværksrådets medlemskreds. De fire områder er: Byggeri Mindre industrivirksomheder Butikker Servicevirksomheder Som det fremgår ovenfor, har de fleste virksomheder adgang til internettet og i de fleste tilfælde med hurtige forbindelser. Fordelt på de enkelte brancheområder er forudsætningerne for anvendelse af IT dog forskellige. Butikkerne er det brancheområde, hvor flest virksomheder ikke har en internetforbindelse. Det drejer sig om 15 pct. af virksomhederne. En indsats for at gøre virksomhederne mere digitale bør dække alle typer brancher. Der vil dog inden for de enkelte brancheområder være grupper med særligt gode forudsætninger. Indsatsen skal således målrettes inden for de enkelte brancher. Alder har en betydning for brug af internettet Svarpersonerne i undersøgelsen er de folk i virksomheden, som normalt står for virksomhedens indberetninger til det offentlige. Alder har størst betydning for anvendelsen af internettet i relation til virksomhedens arbejde, hvis svarpersonen er 65 år eller mere (figur 2.5). Blandt svarpersoner under 65 år benytter mellem 77 og 87 pct. af virksomhederne internettet til arbejdsrelaterede opgaver. For gruppen over 65 år er det 47 pct. Derudover er der blandt personer under 35 år 10 pct., der ikke anvender internettet til arbejdsrelaterede opgaver. Der er altså inden for alle aldersgrupper personer, der ikke anvender internettet til arbejdsrelaterede opgaver. Så hvis nogle indberetninger i fremtiden kun kan foretages digitalt, kan indsatsen for, at flere virksomheder bliver digitale, altså ikke kun være målrettet en bestemt aldersgruppe, selv om der er flest blandt dem over 65 år. Fire grupper af virksomheder Der er stor forskel på de digitale kompetencer og erfaringer blandt de små og mellemstore virksomheder nogle virksomheder er meget digitale, mens andre slet ikke anvender IT i det administrative arbejde.

16 02. Kapitel Digitale kompetencer i små og mellemstore virksomheder Side Kapitel Digitale kompetencer i små og mellemstore virksomheder Side 29 Disse forskelle har betydning, når virksomhederne skal vurdere nytten af nye digitale løsninger fra det offentlige, og i forhold til deres holdning til at indberette digitalt. Forskellene har også betydning i forhold til den indsats, der skal til for at lette virksomhedernes omstilling til at blive mere digitale. IT-parate virksomheder IT-parate 39% Gruppen består af virksomheder der har adgang til internettet benytter internettet til arbejdsrelaterede opgaver i begrænset omfang Da adgang til og anvendelse af internettet er afgørende for at indberette digitalt, er forskellene inden for disse områder udgangspunkt for en inddeling af virksomhederne i fire grupper: IT-stærke virksomheder IT-parate virksomheder IT-tøvende virksomheder Ikke-digitale virksomheder Inddelingen gør det muligt at fokusere på de behov, ønsker og krav til offentlige digitale løsninger, der findes i hver af de fire grupper. De karakteristiske træk ved de fire grupper gennemgås i det følgende. IT-stærke virksomheder IT-stærke 41% Gruppen består af virksomheder der har adgang til internettet dagligt benytter internettet til flere forskellige arbejdsrelaterede opgaver foretager digital indberetning til det offentlige Mange af de små og mellemstore virksomheder har stor erfaring med at bruge de digitale tilbud på internettet i forbindelse med deres arbejde. Gruppen af IT-stærke virksomheder udgør 41 pct. af de små og mellemstore virksomheder, der medvirker i undersøgelsen. De IT-stærke virksomheder indberetter allerede digitalt, og 91 pct. benytter netbank dagligt. De har således ingen kompetencemæssige problemer med at benytte digitale løsninger på internettet, og vil også uden tekniske vanskeligheder kunne indberette digitalt frem for på papir. Mere end 9 ud af 10 af de IT-stærke virksomheder anvender den digitale momsløsning. I forhold til ændringer i virksomhedsregistrering bliver 41 pct. indberettet digitalt. Digital indberetning af A-skat benyttes af 43 pct. af de IT-stærke virksomheder, mens 46 pct. har valgt at outsource opgaven til en ekstern leverandør (kun 4 pct. benytter papir til indberetning af A-skat). Gruppen af IT-parate virksomheder udgør 39 pct. af virksomhederne. Gruppen opfylder de tekniske forudsætninger for at indberette digitalt, men de gør dog ikke nødvendigvis brug af denne mulighed. Deres IT-anvendelse er generelt set ikke helt så stor som de IT-stærke. Også denne gruppe har altså forudsætninger for at bruge digitale løsninger på internettet, ligesom de teknisk vil have mulighed for at gå fra papirindberetning til digital indberetning. Næsten 90 pct. bruger netbank minimum hver uge. Knap 60 pct. indberetter digitalt til det offentlige. Momsløsningen anvendes af flertallet af de IT-parate virksomheder. A-skat er for over halvdelens vedkommende outsourcet til en ekstern leverandør. De IT-parate udgør sammen med de IT-stærke virksomheder 80 pct. af de adspurgte virksomheder. Det betyder, at langt størstedelen af små og mellemstore virksomheder har teknologien og kompetencerne og derfor må antages at være parate til at anvende flere digitale indberetninger. IT-tøvende virksomheder IT-tøvende 15% Gruppen består af virksomheder der ikke benytter internettet til arbejdsrelaterede opgaver har adgang til internettet eller benytter IT til økonomieller lønadministration De virksomheder, der er tøvende over for anvendelse af IT i arbejdsmæssig sammenhæng, udgør knap 15 pct. af de små og mellemstore virksomheder i undersøgelsen. Gruppen anvender enten IT til administration eller har adgang til internettet, men bruger ikke internetforbindelsen til arbejdsmæssige opgaver.

17 02. Kapitel Digitale kompetencer i små og mellemstore virksomheder Side Kapitel Digitale kompetencer i små og mellemstore virksomheder Side 31 Alligevel har de adgang til en computer enten hjemme eller i virksomheden. De fleste har også en vis erfaring med internettet og dermed et minimumskendskab til den teknologi, der kræves for at kunne indberette digitalt. Denne gruppe opfylder den helt basale forudsætning for umiddelbart at kunne bruge digitale løsninger på internettet, nemlig IT-erfaring. De bruger dog ikke computer i det daglige arbejde, og hver femte virksomhed i gruppen af IT-tøvende angiver, at virksomheden ikke har en computer, og at dette er grunden til, at de ikke anvender internettet i arbejdsmæssig sammenhæng. Mere end 40 pct. af de IT-tøvende angiver som årsag, at virksomheden ikke råder over medarbejdere, der er fortrolige med computere eller internettet. Selv om en stor del af de IT-tøvende virksomheder i princippet kunne indberette digitalt, vil der være et behov for at fokusere på de digitale kompetencer hos disse virksomheder, hvis det offentlige indfører mere digital forvaltning og dermed flere digitale indberetninger. Ikke-digitale virksomheder Ikke-digitale 6% Gruppen består af virksomheder der ikke benytter IT til økonomi- eller lønadministration ikke benytter internettet til arbejdsrelaterede opgaver ikke har adgang til internettet, hverken fra arbejdspladsen eller andre steder De ikke-digitale virksomheder, dvs. virksomheder der slet ikke gør brug af IT, udgør den mindste gruppe af de adspurgte, nemlig 6 pct. af virksomhederne. De ikke-digitale virksomheder har generelt hverken teknologien eller kompetencerne til at anvende internettet. Næsten alle de ikke-digitale virksomheder angiver, at årsagen til, at virksomheden ikke anvender internettet, er at virksomheden ikke har en computer. Omkring en tredjedel af gruppen angiver som årsag, at virksomheden ikke har kompetencerne, eller at virksomheden ikke har noget at bruge internettet til. Det sidste kan hænge sammen med, at indberetningsopgaver ofte overlades til en ekstern leverandør. Ser man på momsangivelsen, har 39 pct. af de ikke-digitale outsourcet opgaven. Det er langt over gennemsnittet på 11 pct. Ingen af virksomhederne i gruppen har mere end fire ansatte, hvilket bekræfter, at de mindst digitale virksomheder skal findes blandt de små virksomheder. Gruppen har en større andel af virksomheder inden for butiks- og servicefagene end gennemsnitligt. 39 pct. af svarpersonerne blandt de ikke-digitale angiver, at antallet af år, de har tilbage i virksomheden, er afgørende for, at deres virksomhed ikke anvender internettet. De mener ikke, det kan betale sig at investere i den nødvendige teknologi. At dette argument fylder meget i denne gruppe, skyldes formentlig, at 72 pct. af svarpersonerne er over 50 år. Det er således heller ikke overraskende, at det er blandt de ikke-digitale virksomheder, vi finder den største andel af svarpersoner over 65 år. Det er mere overraskende, at næsten 30 pct. af svarpersonerne i den ikke-digitale gruppe er under 50 år (dog ingen under 35). Det svarer til knap 2 pct. af samtlige virksomheder i undersøgelsen. Der er altså virksomheder, hvor de medarbejdere, der skal indberette til det offentlige, stadig har mange år tilbage i virksomheden. Dvs. at aldersbarrieren over for at indberette digitalt ikke løser sig selv inden for få år. De fire grupper på tværs Som vist tidligere, er der en klar sammenhæng mellem antallet af ansatte i virksomhederne og virksomhedens digitale kompetencer. Jo flere ansatte, der er i virksomheden, jo mere IT-erfaring har virksomhederne. I samtlige grupper findes virksomheder inden for alle de undersøgte brancher. De tre grupper, der har kendskab til IT (de IT-stærke, de IT-parate og de IT-tøvende virksomheder), er fordelt næsten ens på de fire brancheområder. Kun blandt de virksomheder, der slet ikke anvender IT, er der en væsentlig højere andel af personer over 65 år. Det er også kun blandt de ikke-digitale, at virksomhedernes fordeling på brancher skiller sig væsentligt ud fra gennemsnittet, idet over halvdelen tilhører serviceerhvervene, og mere end en tredjedel tilhører butiksbranchen. Der er tendens til, at jo større IT-kompetence der findes i virksomheden, jo yngre er svarpersonen, dvs. den person, der beslutter, hvordan virksomheden skal indberette. Der er imidlertid stadig folk under 50 år blandt de ikke-digitale virksomheder, og der vil være en udfordring i forhold til digitalisering af de mindre digitale virksomheder i mange år fremover. De fleste er parate til digital indberetning Samlet set falder 80 pct. af virksomhederne i de to mest digitale grupper, de IT-stærke og de IT-parate. Disse grupper har ingen forudsætningsmæssige problemer med at skulle indberette digitalt.

18 02. Kapitel Digitale kompetencer i små og mellemstore virksomheder Side Kapitel Virksomhedernes holdning til digital indberetning Side 33 Figur 2.6 Fordelingen af de fire grupper 15% 6% 39% 41% Fire grupper af virksomheder IT-stærke IT-parate IT-tøvende Ikke-digitale 03 Virksomhedernes holdning til digital indberetning Afrundede tal Det er dog væsentligt ikke at glemme den sidste femtedel, de IT-tøvende og de ikke-digitale virksomheder. I forhold til disse grupper, kan man ikke påvise, at virksomhederne i alle tilfælde har de nødvendige forudsætninger for at indberette digitalt. Mange af de IT-tøvende virksomheder har et vist teknologikendskab og vil formentlig, med en solid og målrettet informationsindsats, kunne opmuntres til at gøre forsøget med digitale indberetningsløsninger. Især i forhold til de ikke-digitale virksomheder er der imidlertid et behov for, at det offentlige gør en indsats for at skabe de nødvendige rammer, så disse virksomheder kan håndtere en situation, hvor en række indberetninger udelukkende kan foregå digitalt. I kapitel 5 behandler rapporten en række tiltag, der kan bidrage til at lette virksomhedernes omstilling til digital indberetning, hvis de i langt højere grad eller udelukkende skal benytte sig af digitale løsninger i stedet for papirblanketter.

19 03. Kapitel Virksomhedernes holdning til digital indberetning Side Kapitel Virksomhedernes holdning til digital indberetning Side 35 Virksomhedernes holdning til digital indberetning i korte træk Flertallet af virksomhederne ønsker flere muligheder for at indberette digitalt til det offentlige Jo mere erfaring virksomhederne har med digitale indberetninger, jo mere positive er de over for øget digitalisering Langt de fleste virksomheder, der har prøvet at indberette digitalt, mener, at der er større fordele ved at indberette digitalt end på papir Virksomheder med ingen eller få digitale kompetencer er mere usikre, end de er skeptiske, over for at indberette digitalt Virksomhederne er især positive over for at anvende digitale løsninger, når de sparer tid, og når digitale løsninger er lette og hurtige at udfylde Kapitel 03 Mange offentlige myndigheder giver i dag virksomhederne mulighed for at indberette digitalt til myndigheden. De digitale indberetningsløsninger eksisterer sideløbende med den traditionelle indberetningsmetode på papirblanketter. Papirindberetninger opretholdes, fordi de digitale løsninger i dag bruges i begrænset omfang af virksomhederne. Som beskrevet tidligere vil det offentlige imidlertid kunne opnå den største besparelse, når muligheden for at indberette på papir fjernes, og alle virksomheder indberetter digitalt. Dette kapitel handler om virksomhedernes holdninger til at indberette flere oplysninger digitalt. Først giver virksomhederne deres egen vurdering af, hvor parate de er til at kunne indberette digitalt, dvs. om de har teknologien og kompetencerne i virksomheden til det. Dernæst bliver deres holdning til at skulle anvende nye digitale indberetninger beskrevet. Til sidst bliver virksomhedernes krav til digitale indberetningsløsninger belyst. I den sammenhæng beskrives det også, hvad der holder virksomhederne tilbage fra at begynde at anvende digitale indberetninger. Ønske om flere digitale indberetninger De små og mellemstore virksomheders holdning til, om det offentlige skal satse mere på digital forvaltning, er generelt meget positiv. Et stort flertal af virksomhederne vil gerne foretage flere indberetninger digitalt. Over halvdelen af virksomhederne mener, at det offentlige bør tilbyde flere muligheder for at indberette digitalt. Mindre end hver tiende virksomhed er imod. Derimod er virksomhederne usikre hver tredje er i tvivl, om det offentlige bør tilbyde flere muligheder for at indberette digitalt. Figur 3.1 Virksomhederne er positive over for digitale indberetninger Pct. 80 Virksomhederne er især tilbageholdende over for at begynde at anvende digitale løsninger, fordi de skal afse tid til at lære nye måder at indberette og løbende skal investere i ny teknologi Det offentlige bør tilbyde flere muligheder for at indberette digitalt Jeg vil hurtigst muligt anvende en ny digital løsning i min virksomhed Fordelene ved digitale indberetninger er større end ved papirblanketer Enig Uenig Ved ikke

20 03. Kapitel Virksomhedernes holdning til digital indberetning Side Kapitel Virksomhedernes holdning til digital indberetning Side 37 Hvis det offentlige tilbød en ny digital indberetning, der umiddelbart ville spare virksomhederne tid, ville to ud af tre virksomheder hurtigst muligt begynde at anvende den. Igen er den sidste tredjedel ikke afvisende, men hovedsageligt usikre. Det kan hænge sammen med, at de har svært ved at forestille sig, hvordan en digital løsning fungerer og derfor ikke ved, om de vil bruge den. Mere digital forvaltning og flere digitale løsninger er ikke i sig selv en gevinst. Det er først en gevinst, når virksomhederne rent faktisk benytter løsningerne. Derfor er det vigtigt, når 2/3 af virksomhederne tilkendegiver, at de hurtigst muligt vil benytte digitale indberetninger, hvis de kan spare tid ved det. Knap 2 ud af 3 virksomheder mener, at fordelene ved at indberette digitalt er større end ved at indberette på papir. Det er hovedsageligt virksomheder, der har erfaring med digital indberetning. Noget tyder altså på, at gode erfaringer er vigtige for en positiv indstilling til digital indberetning. Virksomheder med IT-erfaring er meget positive Virksomhedernes holdninger til flere digitale indberetninger følger i høj grad deres IT-erfaring. Figur 3.2 og 3.3 viser, at virksomheder med mest IT-erfaring er meget positive, mens virksomheder med ingen eller lille IT-erfaring er meget usikre. Kun få virksomheder er decideret uenige i, at det offentlige bør tilbyde flere muligheder for at indberette digitalt. Af figur 3.2 fremgår det, at langt de fleste IT-stærke og IT-parate virksomheder, der alle har erfaring med at indberette digitalt, ønsker, at det offentlige tilbyder flere muligheder for at indberette digitalt. Næsten ingen virksomheder i de to grupper er uenige i, at det offentlige bør tilbyde flere løsninger. Det indikerer, at har virksom- hederne først fået erfaring med digitale løsninger, stiger deres efterspørgsel efter flere muligheder for at indberette digitalt. Den stigende efterspørgsel styrkes af, at disse virksomheder mener, at der er flere fordele ved digitale end ved papirbaserede indberetninger (figur 3.3). Virksomheder med få digitale kompetencer er usikre De ikke-digitale virksomheder er tilbageholdende med at ville afprøve en ny digital løsning. Det viser, at jo mindre erfaring virksomhederne har med at indberette digitalt, jo mere usikre er de. De kender ikke de digitale løsninger, og de udtrykker ikke noget ønske om at begynde på det. De ikke-digitale og de IT-tøvende virksomheder har generelt svært ved at tage stilling til spørgsmål, der handler om digitalisering af den offentlige sektor, og dermed er det også vanskeligt for dem at vurdere nytten ved at indberette digitalt. Det er karakteristisk, at de er mere usikre end skeptiske. Blandt de ikke-digitale virksomheder svarer flertallet således ved ikke til spørgsmålet, om det offentlige skal tilbyde flere muligheder for at indberette digitalt, og om der er flere fordele ved digitale indberetninger end indberetninger på papir. De er også usikre på, om de vil benytte en ny digital indberetningsløsning, selv om den sparer dem tid. Den samme usikkerhed gør sig gældende for hver tredje virksomhed blandt de IT-parate virksomheder, selv om de har nogen erfaring med digitale indberetninger. På trods af deres digitale erfaring, har de altså svært ved at tage stilling til spørgsmål vedrørende digital forvaltning, formodentlig fordi de fleste kun har prøvet det i begrænset omfang. Figur 3.2 Det offentlige bør tilbyde flere muligheder for indberetninger og indbetalinger via internettet Figur 3.3 Fordelene ved digitale indberetninger er større end ved papirblanketter Pct. 100 Pct IT-stærke IT-parate IT-tøvende Ikke-digitale Alle 0 IT-stærke IT-parate IT-tøvende Ikke-digitale Alle Enig Uenig Ved ikke Enig Uenig Ved ikke