Dokument navn: Human Resource Human Resource Dok.nr.: PR-3.3 Rev.: 13 Godk. dato:

Transkript

1 Dokument navn: Human Resource Human Resource Dok.nr.: PR-3.3 Rev.: 13 Godk. dato: Ejer: Forfatter: Godkender: Status: Side Keld Adelsbøll Anne-Marie Schroll Keld Adelsbøll Godkendt 1 af 4 Human Resource Formål: Formålet med denne procedure er at sikre ensartet introduktion og oplæring af nye medarbejdere samt videreudvikling af nuværende medarbejdere. Det skal sikre at alle har de nødvendige kompetencer for at opfylde deres funktion i højst mulige kvalitet. Yderligere har proceduren til formål at sikre vedligeholdelse af Human Ressource modulet i IMPROVE. Ansvar og gyldighedsområder: Factory Manager er ansvarlig for at holde alle produktionsmedarbejdernes kompetencer opdateret i IMPROVE s modul for Human Resources. QHSE Manageren er generelt ansvarlig for vedligeholdelsen af denne procedure. Proceduren gælder for alle medarbejdere i KAMF. Fremgangsmåde Nedenstående flow diagram viser processen for Human Ressource. Hver boks er yderligere beskrevet efterfølgende.

2 Dokument navn: Human Resource Human Resource Dok.nr.: PR-3.3 Rev.: 13 Godk. dato: Ejer: Forfatter: Godkender: Status: Side Keld Adelsbøll Anne-Marie Schroll Keld Adelsbøll Godkendt 2 af 4 Samtale med potential ny medarbejder Er kandidaten en mulig ny KAMF er? Ja Registrering af ansættelsesaftale, beviser mm. Oplæring for ny medarbejder af mentor Uddel ansættelsesaftale og personalehåndborg Introduktionskursus til KAMF Efteruddannelse, kurser, mm. Nej Afslag Samtale med potential medarbejder Her lægges vægt på hvilke kompetencer medarbejderen har. Se evt. i Human Resource modulet hvilke kompetencer medarbejderne i samme funktion besidder. Er kandidaten en mulig ny KAMF er? Det vurderes om kandidaten har de nødvendige kompetencer og vil passe ind i det eksisterende team.

3 Dokument navn: Human Resource Human Resource Dok.nr.: PR-3.3 Rev.: 13 Godk. dato: Ejer: Forfatter: Godkender: Status: Side Keld Adelsbøll Anne-Marie Schroll Keld Adelsbøll Godkendt 3 af 4 Uddel ansættelsesaftale og personalehåndborg Besluttes det at ansætte kandidaten, skal ansættelsesaftalen og en kopi af personalehåndbogen uddeles til den nye medarbejder. Den nye medarbejder gøres desuden opmærksom på at eksamensbeviser, kursusbeviser mm. skal afleveres sammen med den underskrevne ansættelsesaftale. Registrering af ansættelsesaftale, beviser, mm. Når den underskrevet ansættelsesaftale, eksamensbeviser, kursus beviser mm. modtages af KAMF skal det lægges ind i IMPROVE s modul for Human Ressource. Her skal medarbejderen oprettes og følgende faneblade skal udfyldes: Placering i organisationen, Kompetencer og Pårørende og medicin. Derudover skal kontaktlisten opdateres. BL:3081. Oplæring for ny medarbejder af mentor Den første arbejdsdag tildeles den nye medarbejder en mentor. Under faneblades kompetencer i Human Ressource modulet fremgår det hvilke medarbejdere som har kompetencer til at være mentor. Definitionen af mentor og hvad mentor skal lære den nye medarbejder er beskrevet i instruktionen til mentor, IN-3030 (Se under henvisninger). Introduktionskursus til KAMF I løbet af den første måned skal alle nye medarbejder igennem et introduktionskursus til KAMF. Her vil medarbejderen: - Få en præsentation af KAMF og historien bag. - Få gennemgået personalehåndbogen. - Instruktion og oplæring i OneSystem og IMPROVE. Factory Manager er ansvarlig for at afholde dette kursus.

4 Dokument navn: Human Resource Human Resource Dok.nr.: PR-3.3 Rev.: 13 Godk. dato: Ejer: Forfatter: Godkender: Status: Side Keld Adelsbøll Anne-Marie Schroll Keld Adelsbøll Godkendt 4 af 4 Efteruddannelse, kurser mm. Når medarbejder har været på efteruddannelse eller kurser, indtastes deres nye kompetencer i IMPROVE og beviserne scannes ind og linkes til medarbejderens profil. Henvisninger: Alle medarbejderne er registreret i modulet for Human Ressource i IMPROVE. Her findes oversigt over deres funktioner, kompetencer, uddannelse og kursus beviser, mm. Kontaktlisten: BL-3081 Personale håndbogen Instruktion til mentor: IN-3030

5 Dokumentnavn: Varemodtagelse af råvare Dok.nr.: PR Rev.: 22 Godk. dato: Ejer: Forfatter: Godkender: Status: Side Keld Adelsbøll Kurt Larsen Keld Adelsbøll Godkendt 1 af 4 Varemodtagelse af råvarer Formål Formålet med proceduren er at give klare ensartede retningsligner for modtagelse og lagring af råvare. Proceduren beskriver således hvordan kvaliteten af råvare tjekkes ved modtagelse, samt hvordan råvaren er markeret og lagret således at det altid er nemt at genkende råvaren igen. Gyldighedsområde og ansvar Proceduren efterleves af medarbejder på råvarelageret, samt af alle andre der måtte tage imod råvarer eller henter råvarer fra råvarelageret. Definition Råvarer er alle varer som skal saves inden de kan indgå i produktionen. De består som regel af lange stænger og kan derfor også blive omtalt som stangmateriale. Proces beskrivelse: Varemodtagelse Indgangskontrol Kontrol OK Ja Varen lægges fysisk på lager Nej Reklamation til leverandør

6 Dokumentnavn: Varemodtagelse af råvare Dok.nr.: PR Rev.: 22 Godk. dato: Ejer: Forfatter: Godkender: Status: Side Keld Adelsbøll Kurt Larsen Keld Adelsbøll Godkendt 2 af 4 Varemodtagelse Råvarer modtages på råvarelageret ved port 1. Indgangskontrol Ved indgangskontrol tjekkes at der er tale om den korrekte råvare, og mængde (oftest antal meter) og det tjekkes op imod indkøbslinjen. Den medfølgende følgeseddel gemmes i mapper på lagrene i min. 1 måned. Kontrol OK? Afhængig af resultatet af indgangskontrollen vil der efterfølgende ske enten en registrering af varen i OneSystem, eller en reklamation til den eksterne leverandør. Er der tale om en forkert vare, eller er der andre fejl ved varen, påsættes et Stop-kort direkte på varen, således at denne ikke fejlagtigt videreføres til produktionen. Reklamation til leverandør Reklamation til leverandør foretages af indkøb efter henvendelse fra varemodtagelsen. Indkøb dokumenter desuden reklamationen i IMPROVE s modul for Leverandørafvigelser. Varen lægges fysisk på lager Råvare placeres på hylder hvor der er plads. Så vidt muligt på hylder med tilsvarende råvare. Vare der er svære at adskille markeres med en farvekode. Billedet nedenfor viser en oversigt over farvekoderne.

7 Dokumentnavn: Varemodtagelse af råvare Dok.nr.: PR Rev.: 22 Godk. dato: Ejer: Forfatter: Godkender: Status: Side Keld Adelsbøll Kurt Larsen Keld Adelsbøll Godkendt 3 af 4 Farvekoder råmaterialer KAMF A/S Farvekode W-kode AISI EN Rustfri stål Automatstål Grøn Rustfri Blå Syrefast Rød Rustfri Hvid Rustfri Brun L Aluminium Grå EN 2007 Aluminium 6060 (Cobham) (Cobham reol) Grå 6060 Comprimeret stål Blå Automatstål Rød SMN Pb30+c Messing Gul MS58 Rundstål Almindelig C45 Lilla Centerless slebet magnetisk Lilla Plastmateriale er markeret med type. Eksempelvis kan en type være: POM. Afhænge af diameteren skrives type enten i enden på plaststængerne eller på siden. Se billeder nedenfor:

8 Dokumentnavn: Varemodtagelse af råvare Dok.nr.: PR Rev.: 22 Godk. dato: Ejer: Forfatter: Godkender: Status: Side Keld Adelsbøll Kurt Larsen Keld Adelsbøll Godkendt 4 af 4 Råvare som ikke er markeret er: - Flad blank - Fladstål Henvisninger: Instruktion til køreplaner Stop-kort

9 Dokumentnavn: Kemiske produkter Dok.nr.: PR Rev.: 5 Godk. dato: Ejer: Forfatter: Godkender: Status: Side Keld Adelsbøll Anne-Marie Schroll Keld Adelsbøll Godkendt 1 af 2 Kemiske produkter Formål: Proceduren skal sikre at alle kemiske produkter er registreret i IMPROVE og at KAMF har de nyeste sikkerhedsdatablade i såvel IMPROVE som ophængt ved kemi skabet. Dette er særdeles vigtig i tilfælde af uheld med produkterne. Gyldighedsområde og ansvar: Proceduren dækker over håndtering af alle kemiske produkter som indgår i produktionen. Alle medarbejdere har mulighed for at genbestille kemiske produkter som allerede er godkendt af KAMF og derfor allerede findes i IMPROVE (Modulet for Arbejdspladsbrugsanvisninger). Bestilling af kemiske produkter som ikke findes på KAMF og ikke er registreret i IMPROVE skal godkendes af arbejdsmiljøorganisationen inden bestilling. Arbejdsmiljøreorganisationen er hovedansvarlig for at kemiske produkter bliver håndteret i henhold til procedure. Varemodtagelsen er ansvarlig for at alle Sikkerhedsdatablade der medfølger kemiske produkter bliver videresendt til QHSE-Manager. QHSE- Manager er ansvarlig for at alle kemiske produkter som indgår i produktionen er registreret og opdateret i IMPROVE under modulet Arbejdspladsbrugsanvisninger samt fremgår i dokumentstyring. Handling/procesbeskrivelse: Modtagelse af kemiske produkter til produktionen 1. Alle kemiske produkter modtages ved Port 4. Hvis de har et varenummer registreres de som varemodtagelse i OneSystem. 2. Det tjekkes i IMPROVE om det kemiske produkt allerede er registreret i modulet Arbejdspladsbrugsanvisninger. Hvis det ikke er registreret skal der påsættes et STOP-kort og det kemiske produkt må ikke sendes ud i produktionen før at STOP-kortet er fjernet af en repræsentant fra arbejdsmiljøorganisationen.

10 Dokumentnavn: Kemiske produkter Dok.nr.: PR Rev.: 5 Godk. dato: Ejer: Forfatter: Godkender: Status: Side Keld Adelsbøll Anne-Marie Schroll Keld Adelsbøll Godkendt 2 af 2 3. Varemodtagelsen videregiver alle sikkerhedsdatablade til QHSE-Manager og gør desuden QHSE Manager opmærksom hvis varelagert modtager kemiske produkter uden sikkerhedsdatablade. 4. QHSE-Manager tjekker om sikkerhedsdatabladet s revision nummer stemmer overens med allerede eksisterende sikkerhedsdatablade i IMPROVE (Modulet for Arbejdspladsbrugsanvisninger). 5. Hvis der er kommet nyt revisionsnummer for sikkerhedsdatabladet skal det nye sikkerhedsdatablad lægges ind i IMPROVE. Ydermere er QHSE-Manager forpligtede til at gennemgå ændringerne og tage stilling til om det kemiske produkt forsat kan anvendes i produktionen og på hidtidige vilkår. 6. Hvis det er et nyt kemisk produkt er QHSE-Manager ligeledes ansvarlig for at det bliver registreret i modulet Arbejdspladsbrugsanvisninger og uploadet i dokumentstyring i IMPROVE. 7. QHSE-Manager er endvidere ansvarlig for at sikkerhedsdatablad bliver hængt op ved kemi skabet sammen med de andre kemiske produkters sikkerhedsdatablade. Opdatering af sikkerhedsdatablade QHSE-Manager er ansvarlig for løbende at tjekke om alle sikkerhedsdatablade i IMPROVE er opdateret til den nyeste eksisterende version. Dette gøres ved at QHSE-Manager hver halve år gennemgår alle sikkerhedsdatablades revisionsnummer i IMPROVE og samligner dem med leverandørens sikkerhedsdatablades revisionsnummer fra deres hjemmeside. Hvis der er revisionsnummer som ikke stemmer overens, downloades den nyeste version og ligges ind i IMPROVE(Modulet, Arbejdspladsbrugsanvisninger og uplade til dokumentstyring). Yderligere udskrives den nye version og hænges op ved kemi skabet. Til at sikre at QHSE-Manager holder sikkerhedsdatabladene opdateret, er der udarbejdet en handlingsplan som halvårligt påminder QHSE-Manager om opgaven. I handlingsplanen indgår desuden en opgave om at generer en ny handlingsplan med dato for næste gennemgang sikkerhedsdatabladene et halvt år ud i fremtiden. Henvisninger Alle produkterne er dokumenteret i modulet Arbejdspladsbrugsanvisninger i IMPROVE. Her er desuden linket til tilhørende sikkerhedsdatablade. Yderligere er alle sikkerhedsdatablade hængt op i produktionen ved kemi skabet, således at de er let tilgængelige for alle i tilfælde af en ulykke.

11 Dokumentnavn: Mentor beskrivelse Dok.nr.: IN-3030 Rev.: 3 Godk. dato: Ejer: Forfatter: Godkender: Status: Side Keld Adelsbøll Anne-Marie Schroll Keld Adelsbøll Godkendt 1 af 2 Instruktion til mentor Som mentor på KAMF er du ansvarlig for at introducere, oplære og vejlede den nye medarbejder. Dette gælder både det faglige såvel som det praktiske. Du er som mentor forgangsmand for, at hjælpe den nye medarbejder til at kommer godt i gang samt at sikre at medarbejderen kan udføre sine opgaver korrekt. Det er vigtigt at du er til rådighed for den nye medarbejder og at han/hun føler de kan komme til dig med alle spørgsmål. Den første arbejdsdag Når den nye medarbejder starter den første dag er du som mentor ansvarlig for at: 1. Introducere den nye medarbejder til alle ansatte på KAMF ved at tage en runde fra morgenstunden hvor i hilser på alle ansatte. 2. Instruere i at stemple ind og ud i tidssystemet 3. Sikre at der er tildelt et skab i opklædningen. 4. Sikre at den nye medarbejder bærer sikkerhedssko. Herud forventes det at du som mentor sørger for at følges med den nye medarbejde til pauser. Løbende oplæring Udover at du som mentor den første dag er ansvarlig for ovenstående skal du som mentor også sørge for den løbende oplæring og vejledning af den nye medarbejder. Du har ansvar for at: Introducerer den nye medarbejder til arbejdsmiljørepræsentant, arbejdsmiljøleder og vedligeholdelses repræsentant og forklare hvad de har ansvar for på KAMF. Instruerer i brug af måleværktøj og procedure for kalibrering. Gennemgå og diskuter personalehåndbogen med særlig fokus på Brand og evakuering Instruerer i håndtering af kemiske produkter. Forklar forskellen mellem arbejdspladsbrugsanvisning og sikkerhedsdatablad samt hvor dokumenterne findes fysisk og elektronisk. Informer omkring mærkning af råvare og hvordan mærkning med farvekoderne fungerer. Gå gerne ned på råvarelageret og vis det i praktisk. Sikre at medarbejderen i løbet af den første måned kommer på sit 4 timers introduktionskursus (Se procedure for Human Ressource).

12 Dokumentnavn: Mentor beskrivelse Dok.nr.: IN-3030 Rev.: 3 Godk. dato: Ejer: Forfatter: Godkender: Status: Side Keld Adelsbøll Anne-Marie Schroll Keld Adelsbøll Godkendt 2 af 2 Følge op på og yderligere oplære den nye medarbejder i brug af OneSystem og IMPROVE. Oplære medarbejderen i brug af forbedringstavlerne og vigtigheden i at finde forbedringsmuligheder. Specielt nye medarbejdere kan nemmere undre sig over arbejdsgange og metoder, så opmuntre den nye medarbejder til at stille spørgsmål til arbejdsmetoder mm. At der fagligt arbejdes i henhold til procedure for relevante arbejdsområder. Være behjælpelig med alle spørgsmål den nye medarbejder måtte have.

13 Auditrapport Beskrivelse Audit nr. Reg. dato Reg. af Planlagt dato Afholdt dato Lokation Afdeling Leverandør Audittype Kravstandard Auditleder Auditorer Indkaldte Ansv. for auditeret afd. Fordeling Status Lukket Lukket dato Konklusion Anbefalinger Bemærkninger Auditeredes underskrift: Dato: Underskrift: Auditleders underskrift: Dato: Underskrift: Side 1 af 1

14 Ledelsessystemer ISO DS EN 1

15 Auditforståelse i en produktionsvirksomhed Velkommen Præsentationsrunde Praktiske forhold Formål og indhold Forventninger 2

16 Auditforståelse i en produktionsvirksomhed Beskrivelse: Du lærer om de grundlæggende principper for auditering af ledelsessystemer (ISO 19011) og kan medvirke ved opfølgning på en intern audit inden for kvalitet, miljø og arbejdsmiljø. 3

17 Auditforståelse i en produktionsvirksomhed Målgruppe Produktionsmedarbejdere der har eller søger arbejde inden for fremstillingsindustri. Det anbefales, at deltageren har et kendskab til kvalitets og miljøstyring i produktionsvirksomheder. 4

18 Auditforståelse i en produktionsvirksomhed Mål Deltageren har viden om og forståelse for de grundlæggende principper i standarden for auditering af ledelsessystemer (ISO 19011) og kan forstå egen og auditors rolle ved implementering, vedligeholdelse og udvikling af ledelsessystemer. Deltageren kan på den baggrund medvirke til opfølgning på en intern audit ved at efterprøve, vedligeholde og udvikle retningslinjer og procedurer i relation til en produktionsvirksomheds ledelsessystemer inden for kvalitet (ISO 9001), miljø (ISO 14001) og arbejdsmiljø (OHSAS 18001). 5

19 Opgave Hvilke forventninger har du til kurset

20 Opgave afrapportering Opgave afrapportering på kurset vil eksempelvis veksle imellem: Samtaler i klassen: Hvor man deltager som enkeltperson med udgangspunkt i egne noter Hvor man afrapporterer på Flipover i grupper med 2 3 måske 4 deltagere Hvor man afrapporterer på en fælles Flipover, hvor på alle har haft mulighed for at bidrage

21 Ledelsessystemer ISO ISO/TS ISO ISO 9001 Ledelsessystemer Eksempler ISO ISO ISO

22 Hvad kræver et ledelsessystem Ledelsessystemer stiller krav om, at virksomhedens ledelse vurderer behovet for styring på en lang række områder: F.eks. underleverandører, fejlhåndtering, arbejdsinstruktioner, test og inspektionsplaner osv. Ledelsens vurdering af behovet for styring vil naturligvis variere fra virksomhed til virksomhed. 9

23 ISO 9001 Et kvalitetsledelsessystem skaber overblik over virksomhedens arbejds og forretningsgange. Det er et effektivt styringsinstrument til at overvåge og korrigere virksomhedens handlinger. 10

24 ISO EMAS Miljøledelse handler om at sætte sit miljøarbejde i system. Det er en fortløbende proces, som bl.a. indebærer, at virksomheden skal udarbejde en miljøpolitik, kortlægge sine miljøforhold, sætte mål og udarbejde/gennemføre handlingsplaner. EMAS (Eco Management and Audit Scheme) er en frivillig ordning. Og her arbejder man på at reducere virksomhedens direkte og indirekte miljøpåvirkninger. 11

25 ISO Ved at indføre et arbejdsmiljøledelssystem opnår du og din virksomhed mulighed for systematisk at arbejde med arbejdsmiljøet og derigennem leve op til arbejdsmiljøloven. I får også mulighed for at deltage i den danske smiley ordning. 12

26 ISO DS Det overordnede mål med CSR er bæredygtighed CSR (integrere sociale og miljømæssige hensyn i deres forretningsaktiviteter) skal maksimere en organisations bidrag til bæredygtig udvikling. For at en organisation kan kalde sig samfundsmæssigt ansvarlig i henhold til den nye internationale standard, er det nødvendigt, at der gøres en indsats inden for følgende syv hovedområder: God ledelse Menneskerettigheder Arbejdsforhold Miljøforhold God forretningsskik Forbrugerforhold Lokal samfundsudvikling og involvering. 13

27 ISO Energiledelse handler om ledelse, systematik og et konstant fokus på at forbedre klima og energiarbejdet i organisationen. Arbejdet giver forøget indsigt, synliggørelse af indsatser samt forøgede kompetencer og fremdrift i forhold til at optimere og reducere energiforbruget. 14

28 ISO Audit standarden giver vejledning om: ledelse af et audit program, der kan understøtte implementeringen, vedligeholdelsen og udviklingen af virksomheders ledelsessystemer Planlægning af en audit Gennemførsel af en audit Kompetencer og bedømmelse af auditor og audit team 15

29 ISO/TS 16949? ISO/TS er en udvidelse af ISO Ved at opfylde ISO/TS opfyldes samtidig ISO De primære tilføjelser i ISO/TS er ekstra krav inden for følgende områder: Produktfrembringelse Indkøb Produktion Måleudstyr Dokumentstyring Afvigende produkter 16

30 Opgave Hvilke ledelsessystemer/iso har du erfaringer med? Kvalitetsledelse Miljøledelse Arbejdsmiljøledelse Andre?

31 Eksempler på områder der ønskes beskrevet i en virksomhed Tilbud og kontrakter Styring af lagre Leverandørstyring Varemodtagelse Før produktions processer Ordre modtagelse Planlægning og logistik Indkøb 18

32 Eksempler på områder der ønskes beskrevet i en virksomhed Produkt frigivelse Forsendelse Affaldshåndtering Når Produktion igangsat Fakturering Styring af mellem og færdigvarelagre Service 19

33 Eksempler på områder der ønskes beskrevet i en virksomhed Dokument og datastyring Eksternintern kommunikation Styring af registrering Dokumentation af system Kalibrering Medarbejder uddannelse og træning Vedligeholdelse af anlæg og udstyr 20

34 Eksempler på områder der ønskes beskrevet i en virksomhed Behandling af afvigelser Ledelsens evaluering Behandling af klager/ reklamation Forbedringer af system Målinger af kundetilfredshed Indsamling/ rapportering af data Eksternintern audit 21

35 Udførelse af audit ISO

36 Hovedpunkter i et auditforløb Igangsætning af audit Forberedelse af audit Gennemførelse af audit Distribution, opfølgning og afslutning af audit 23

37 Igangsætning af audit Generelt Første kontakt Fastlæggelse af audit 24

38 Forberedelse af audit Gennemgang af relevante dokumenter Udarbejdelse af auditplan Fordeling af opgaver i auditteam Udarbejdelse af hjælpeskemaer/arbejdspapir 25

39 Auditplan Skema for forår Funktion Januar Februar Marts April Salg Martin Indkøb Helle Råvare lager Per Afskæring Søren & Leif Bearbejdning Jan & Kurt Male afdeling Kevin Montage John & Keld 26

40 Gennemførelse af audit Afholdelse af indledende møde Gennemgang af audit relevante dokumenter Kommunikation under audit Fordeling af roller og ansvar til team Fortsættes side 29 27

41 Auditplan eks. Skema for en dag Auditor Forberedelse, udvælge områder og fordele opgaver Auditor Forberede møde med ledelse og andre, som er med på dagen Møde med de involverede Aftaler for tidsplan og indhold Audit i de udvalgte områder Audit i de udvalgte områder Beskrive resultater Resultater og ajourføring Frokost Frokost Audit i de udvalgte områder Audit i de udvalgte områder Beskrive resultater Og udveksle indtryk fra dagen Afrapportering til ledelse Afrapportering til ledelse 28

42 Gennemførelse af audit Indsamling og verifikation af information Tilvejebringelse af auditresultater Udarbejdelse af konklusioner Afholdelse af afsluttende møde 29

43 Spørgeskema eks. Henvisning til standard Område for audit samt spørgsmål til Kontrol af udstyr: Er udstyr korrekt afmærket? Er udstyr korrekt opbevaret? Opbevaring af kemi: Findes der fakta blade på de opbevarede produkter? Er der værnemidler til de pågældende produkter? Uddannelse af medarbejder: Har medarbejderen de fornødne certifikater/beviser? Bemærkninger og iagttagelser 30

44 Spørgeskema eks. Henvisning til standard Område for audit samt spørgsmål til Bemærkninger og iagttagelser

45 Distribution, opfølgning og afslutning af audit Udarbejdelse af auditrapport Distribution af auditrapport Opfølgning på auditrapport Afslutning af audit 32

46 Auditrapport eks. Auditrapport nr. Funktion/afdeling/personer, der er auditeret: Områder og procedurer, der er gennemgået: Bemærkninger: Konklusion: Underskrift: Områdeansvarlig: 33

47 Auditrapport eks. Auditrapport nr. Anbefalinger/nødvendig korrigerende handling : Nr. på korrigerende/forebyggende handling: Ansvarlig for korrigerende handling: Audit gennemført af: Dato: Næste audit: 34

48 35

49 Opgave Rundtur i afsnit 6 standarden DS/EN ISO (klassesæt) Fordel punkterne i afsnit 6 i standarden DS/EN ISO mellem jer og find afsnittets vigtige stikord

50 Procedure opbygning Beskrivelser 37

51 Ledelsessystem opbygning Niveau 1 Beskrivelse af virksomhedens mål, politikker og ledelsens ansvar og beføjelser Niveau 2 Generelle beskrivelser af ansvar og beføjelser Niveau 3 Instruktioner og Tjeklister: detaljeret beskrivelse for gennemførelse 38

52 Dokumenteret procedure skal: Fastlægges Dokumenteres Implementeres Vedligeholdes 39

53 Proceduren giver svar på: Hvorfor aktiviteter skal gennemføres Hvilke afgrænsninger, der er i procedurens anvendelse Hvem der er ansvarlig for procedurens indhold og vedligehold Hvilke instruktioner og blanketter, proceduren anvender Hvordan aktiviteten gennemføres, herunder input fra anden funktion og henvisninger til andre relevante procedurer 40

54 Typisk opbygning af procedurestruktur Formål med aktiviteten Generel uddybning af formål eller afgrænsning af aktiviteten Ansvar hvem der er ansvarlig for indhold og vedligehold 41

55 Typisk opbygning af procedurestruktur Reference henvisning til procedurer, instruktioner, blanketter m.v. Fremgangsmåde overordnet beskrivelse af fremgangsmåde evt. ved brug af flow diagram og henvisninger til underliggende instruktioner m.v. Arkivering her beskrives eksempelvis: stedet, måden og perioden 42

56 Opgave Hvilke procedurer støder du på i din arbejdsdag

57 Overskrifter med sidehoved Emne: Udarbejdet af: Godkendt af: 1 Formål Gyldig: Erstatter: KH nr: Side 1/1 2 Gyldighedsområde 3 Ansvar 4 Reference 5 Fremgangsmåde 44

58 Beskrivelser sproglighed Vær præcis Entydig Enkel Objektiv Tag udgangspunkt i virksomhedens sprog og betegnelser 45

59 Opgave Udarbejd en procedure for vedligeholdelse af en alm. cykel 46

60 Beskrivelser sproglighed Vær præcis Entydig Enkel Objektiv Tag udgangspunkt i virksomhedens sprog og betegnelser 47

61 Auditforståelse Gennemgang af auditforløb 48

62 Auditforståelse Rollen som auditor Hensigtsmæssig adfærd Kommunikation og interviewteknik Observationer objektiv vidnesbyrd 49

63 Auditforståelse Ekstern audit 3 part Auditering udført på baggrund af myndigheds/lovkrav/ certificering Kaldes også tredjepartsaudit Auditering udført af en kunde Kaldes også andenpartsaudit Ekstern audit 2 part Auditering udført af virksomhedens medarbejdere Kaldes også førstepartsaudit Intern audit 1 part 50

64 Auditforståelse Målet med intern audit Verificere det beskrevne systems overensstemmelse med de handlinger og den adfærd, der udleves i praksis Forberede organisationen på ekstern audit Løbende vedligeholde/tilpasse og udvikle systemet, således systemet er tidssvarende og nyttigt for virksomheden 51

65 Har du selv deltaget i en audit? eller er du selv blevet auditeret? Hvordan oplevede du det? Opgave

66 Auditforståelse Det sagte Sammenhæng mellem Det beskrevne Det udførte 53

67 Auditforståelse Hensigtsmæssig adfærd Hvad er hensigtsmæssig adfærd for en auditor? Handlemåde Optræden Sprog Beklædning 54

68 Hvad er hensigtsmæssig adfærd for en auditor? Opgave Handlemåde Optræden Sprog? Kom selv med flere eksempler og uddyb jeres holdninger og erfaringer 55

69 Adfærd Selvtillidsbetonet adfærd Involvere sig Ærlig direkte Styre mod mål Åben rolig Overtalende Ansvarlig Modtagende adfærd Forstående varm Adfærd tilpasses Aktivt lyttende Katalysator oprigtig Spørgende Aktiv Aggressiv adfærd Passiv Ikke selvtillidsbetonet adfærd Krænkende Selvhævdende Dominerende Angribende Dømmende Egocentreret Ydmygende Ikke Ansvarlig Selvfornægtende Undskyldende Tilbageholdende Vendekåbe, usikker Dæmpende 56

70 Auditforståelse Som auditor er man gæst Man er observatør ikke professor i andres job Man har tavshedspligt/ansvar for de oplysninger, man kommer i forbindelse med Man tager ikke billeder/optager lyd/film, medmindre det er aftalt Man tilintetgør/makulerer lister og lign. Efter brug i forbindelse med personlige oplysninger Vi er alle lige men ikke ens 57

71 Auditforståelse Benyt den anerkendende tilgang: Vær spørgende Vær ærlig Åben og rolig Aktivt lyttende Involverende og forstående Respektfuld Gå i dialog Skab tryghed 58

72 Auditforståelse Objektiv vidnesbyrd: Observationen skal være så objektiv som muligt Vi har alle noget med i rygsækken! Hvad ser vi Hvad forventer vi Hvad ønsker vi Har vi fokus et sted, forsvinder fokus fra et andet Hjernen vil prøve at udfylde de tomme huller Bekræft det fundne på stedet og få accept af den/de involverede 59

73 Auditforståelse Kommunikation: Møde personerne, der hvor de er Lytte og prøve at forstå, hvad der bliver sagt Gå i dialog med de involverede og være åben for de indtryk, der bliver sat fokus på Stil åbne spørgsmål 60

74 Auditforståelse Verbal kommunikation: Vi opfatter det sagte gennem vor egen erfaring/kultur/normer/viden Ord kan have mange betydninger giv eksempler på ord/ordspil fra dagligdagen 61

75 Auditforståelse Nonverbal kommunikation: Kropssprog/holdning Mimik og udtryk Betoning og pauser Beklædning og udstyr 62

76 Auditforståelse Det vellykkede interview: Lad den auditerede tale, således der er mulighed for at skabe en atmosfære af tryghed Undgå at afbryde og vær oprigtigt interesseret Lad den auditerede vise eksempler og spørg efter fakta 63

77 Auditforståelse Brug åbne spørgsmål for at få den auditerede til at tale: Hvad er det du Hvordan gør du Vil du vise mig Hvis nu 64

78 Auditforståelse Du kan også benytte lukkede spørgsmål, som er gode til at få bekræftelse: Hvem gør Hvor mange skal Kan jeg forstå det således Hvilke dokumenter 65

79 Auditforståelse Hypotiske spørgsmål er gode til at åbne for muligheder Eksempler: Hvis vi forestiller os Hvis nu vi antager Hvis du ikke er tilstede 66

80 Auditforståelse Borende spørgsmål Velegnede til at fastholde og øge forståelsen Eksempler: Er det i alle situationer Kan du fortælle mere Vil du uddybe Hvor mange må Hvem har rettighed til 67

81 Auditforståelse Forberedelse Konkludere Spørge Resumere Lytte 68

82 Introduktion til profilværktøjer 69

83 Baggrund for anvendelse Vi antager, at alle mennesker har værdifulde ressourcer Vi øger den enkeltes bevidsthed omkring egne styrker, udfordringer og potentiale gennem dialog om egen profil Vi øger lederes og medarbejderes potentiale, når vi kender vores egne og hinandens ressourcer Organisationer virker bedre, når lederes og medarbejderes potentiale afdækkes og udfoldes 70

84 Det uudnyttede potentiale ( september 2011) 71

85 Værd at vide om profilværktøjer Alle persontræk har styrker og udfordringer kommer an på situationen Man er ikke rigtig eller forkert, men er mere eller mindre af noget Profilen siger noget om ens præferencer (det vi foretrækker) Profilen siger IKKE noget om kompetencer (det vi er gode til) Vi er ofte gode til det, vi foretrækker, men ikke nødvendigvis Vi kan udvikle kompetencer på vores ikke-foretrukne områder Vi kan gøre det, vi ikke foretrækker, fordi vi er nødt til det! 72

86 Profilanvendelse hvorfor? Det er helt afgørende, at vi ved, hvad vores medarbejdere kan og vil. Ikke kun for deres skyld, men i allerhøjeste grad også for vores[ ] Samtalerne og People Review-processen er et centralt redskab til at finde ud af, hvilke ressourcer vi har i huset, og til at sikre, at nye talenter ikke bliver overset. (Åge Høy Pedersen, HR-chef i ISS, JP Human Resource, februar 2010) Det er ledere, som kender de dybere lag i sig selv, og som tør bruge dem. De er ikke nødvendigvis klogere end andre, men de kender sig selv, og det er en enorm styrke for dem. (Otto Scharmer, Lederne, nr. 1, 2011) 73

87 Profilanvendelse hvorfor? Årsag til sygefravær Udbrændthed Lav arbejdsglæde Socialt forhold til kollegaer Ringe mulighed for at unytte evner i praksis Konstateret sygefravær 2,5 gange højere end for ansatte med lav grad af udbrændthed 4,8 gange højere end for ansatte, der er glade for at gå på arbejde 4,8 gange højere end for ansatte, der har et godt socialt forhold 3,4 gange højere end for ansatte med gode muligheder (Landsorganisationen i Danmark (LO), Arbejdsmiljø set med virksomhedsøkonomiske briller, Rapport, November 2010) 74

88 Opgave Hvordan kommer din personlighed til udtryk i et samarbejde? Sæt kryds der, hvor du genkender dig, og forventer at andre genkender dig 75

89 Faktorer i Samarbejdsprofilen 76

90 Hvordan du henter og anvender din energi Ekstrovert Nyder at tale med andre Vil gerne tale med andre om en opgave før man tænker alene over den Introvert Arbejder gerne alene Vil gerne tænke alene over en opgave før man taler med andre om den Kan opleves som Hurtig på aftrækkeren Påtrængende/anmasende Kan opleves som Langsommelig Usynlig/tilbagetrukket 77

91 Hvordan du oplever verden Intuitiv Fornemmer stemninger Blik for det mellem linjerne Spiller efter gehør Fakta Arbejder med en realistisk opfattelse af tid, sted og begivenheder Er omhyggelig med facts Spiller efter noder Kan opleves som Flyvsk i sin forklaringer Manglende fokus på detaljerne og facts Kan opleves som Begrænset abstraktion Ser ikke altid meningen bag ordene 78

92 Hvordan du træffer beslutninger Emotionel Træffer beslutninger på følelser Rigtigt/forkert lyst/ulyst Rationel Træffer beslutninger på objektive data Arbejder sig frem til logiske og objektive beslutninger Kan opleves Mangle objektivitet Ulogisk i sin argumentation Kan opleves som Ufølsom og kølig Begrænset spontanitet 79

93 Hvordan bearbejder du oplevelser Robust Vedholdende Kontrollerer sin adfærd og lader sig ikke påvirke af kritik Ser modstand som en udfordring Følsom Oplever stemninger mennesker imellem Lader sig påvirke af kritik Opmærksom på andres behov, ønsker og følelser Kan opleves Mindre opmærksom på andres behov og følelser Stædig og ufølsom Kan opleves Forsvarpræget Sårbar og ængstelig 80

94 Hvordan du møder andre mennesker Tillid Omsorgsfuld Hjælpsom og imødekommende Kan lide at have andre tæt på Forbehold Fremtræder vurderende og reserveret God til at vurdere Ikke let at narre Kan opleves som Nem at manipulere Naiv/godtroende Kan opleves Reserveret Skeptisk Udviser kulde 81

95 Hvordan er din arbejdsstil / dit fokus Resultat Præstationsorienteret og målrettet Forventer en større indsats fra alle parter Ønsker resultater frem for diskussioner Person Orienteret mod det menneskelige samspil Fokus på miljø og trivsel Kan opleves Utålmodig Uopmærksom på det menneskelige samspil Kan opleves Tilbageholde med egne meninger Kompromissøgende 82

96 Eksempel 83

97 Opgave Find sammen to og to Præsentér dig selv for din makker. Faktor for faktor: Jeg er. Det genkender jeg i følgende situationer på jobbet. Det overrasker mig, at. 12 ½ minut til hver! 84

98 Kaffebrygning Procedure for brygning af kaffe 85

99 Procedure for brygning af kaffe 5.1 Påfyldning af vand: Åbn låget på vandbeholderen, fyld beholderen med den ønskede mængde vand og sæt låget på igen. 86

100 Procedure for brygning af kaffe 5.2 Indsætning af kaffefilteret: Sving filtertragten ud og sæt et kaffefilter i størrelse 4 i, idet filterets perforerede sider først foldes ned. 87

101 Procedure for brygning af kaffe 5.3 Påfyldning af kaffe: For hver kop (125ml), beregnes et mål på ca.6 g (= 1 2 teskeer) af fint malet kaffe. Luk tragten bagefter. 88

102 Procedure for brygning af kaffe 5.4 Klargøring af glaskanden: Sæt aroma låget på glaskanden, og placer derefter kanden i kaffemaskinen. Hvis ikke låget er placeret korrekt, vil det forhindre dråbestopperen i filterholderen i at fungere under kaffebrygningen. 89

103 Procedure for brygning af kaffe 5.5 Starte kaffebrygning: Sæt stikket i en passende stikkontakt og brug tænd/sluk knappen til at tænde for kaffemaskinen. Bryggeperioden starter og vandet løber gennem filteret. 90

104 Procedure for brygning af kaffe 5.6 Udtagning af glaskanden: Vent med at tage kanden ud af kaffemaskinen indtil alt vandet er passeret gennem filteret. 91

105 Procedure for brygning af kaffe 5.7 Slukke kaffemaskinen: Kaffen kan holdes varm i kanden ved lade den blive stående på den varme plade. Pladen forbliver varm, indtil kaffemaskinen slukkes. Sørg altid for at slukke for kaffemaskinen efter brug og tag stikket ud. 92

106 Audit på processen Hvad skal vi være opmærksomme på? Når vi ser med: Opgave Kvalitetsbriller Miljøbriller Arbejdsmiljøbriller 93

107 Spørgeskema Henvisning til standard Område for audit samt spørgsmål til Bemærkninger og iagttagelser 94

108 Opgave Udarbejde en procedure for afkalkning af en kaffemaskine. Gennemfør en audit i en af de andre grupper efter deres udgave af proceduren 95

109 Procedure giver svar på: Hvorfor aktiviteter skal gennemføres Hvilke afgrænsninger, der er i procedurens anvendelse Hvem der er ansvarlig for procedurens indhold og vedligehold Hvilke instruktioner og blanketter, proceduren anvender Hvordan aktiviteten gennemføres, herunder input fra anden funktion og henvisninger andre relevante procedurer 96

110 Typisk opbygning af procedurestruktur Formål med aktiviteten Generel/Gyldighedsområde uddybning af formål eller afgrænsning af aktiviteten Ansvar hvem der er ansvarlig for indhold og vedligehold Reference henvisning til procedurer, instruktioner, blanketter m.v. Fremgangsmåde overordnet beskrivelse af fremgangsmåde evt. ved brug af flow diagram og henvisninger til underliggende instruktioner m.v. Arkivering her beskrives eksempelvis: stedet, måden og perioden 97

111 Opgave Gå på opdagelse i en af de 3 KAMF procedurer: Hvad vil du vælge at se nærmere på i proceduren? Hvilke spørgsmål giver det anledning til at stille? 98

112 99

113 100

114 101

115 102

116 103

117 104

118 105

119 106

120 107

121 108

122 109

123 110

124 Opgave Afslutning Hvordan kan du benytte audit erfaringerne fra disse dage i din hverdag

125 Opgave Afslutning Hvordan levede kurset op til dine forventninger

126 Lektionsplan

127 Emne: Hvordan: Varighed: Slide nr. Velkommen Ledelsessystemer Udførelse af audit Procedure opbygning Auditforståelse Intro til profilværktøj Procedure for kaffebrygning Procedure eks. Fra KAMF Afslutning 1 time 1 time 3 timer 2½ time 2 timer 2 timer 1½ time 1 time 1 time

128 Emne: Hvordan: Varighed: Slide nr. Velkommen Introduktion til Auditkursus Velkomst og præsentation Praktiske forhold Formål og indhold Forventninger 1 time 1 7 Opg. slide 6 Ledelsessystemer Procedure opbygning Udførelse af audit Procedure opbygning Auditforståelse Intro til profilværktøj Procedure for kaffebrygning Procedure eks. Fra KAMF

129 Emne: Hvordan: Varighed: Slide nr. Velkommen Ledelsessystemer Procedure opbygning Udførelse af audit Procedure opbygning Auditforståelse Intro til profilværktøj Procedure for kaffebrygning Procedure eks. Fra KAMF Gennemgang af ledelsessystemer Hvad kræver de Hvad hedder de Hvor benyttes de Hvad kan de bruges til Hvilke erfaringer har kursisterne med ISO Områder 1 time 8 21 Opg. slide 17

130 Emne: Hvordan: Varighed: Slide nr. Velkommen Ledelsessystemer Udførelse af audit Procedure opbygning Hovedpunkter i auditforløb Igangsætning Forberedelse Gennemførelse Distribution, opfølgning og afslutning 3 timer Opg. Slide 36 max Auditforståelse Intro til profilværktøj Procedure for kaffebrygning Procedure eks. Fra KAMF

131 Emne: Hvordan: Varighed: Slide nr. Velkommen Ledelsessystemer Udførelse af audit Procedure opbygning Auditforståelse Intro til profilværktøj Procedure for kaffebrygning Procedure eks. Fra KAMF Arbejde med: Hvorfor, hvilke, hvem, hvilke papirer, hvordan Udarbejde en selv 2½ time Opg. Slide 46

132 Emne: Hvordan: Varighed: Slide nr. Velkommen Ledelsessystemer Udførelse af audit Procedure opbygning Auditforståelse Intro til profilværktøj Procedure for kaffebrygning Procedure eks. Fra KAMF Adfærd Kommunikation Sprog, betoning Objektiv vidnesbyrd Spørgsmålstyper 2timer Opg. Slide 52+55

133 Emne: Hvordan: Varighed: Slide nr. Velkommen Ledelsessystemer Udførelse af audit Procedure opbygning Auditforståelse Intro til profilværktøj Procedure for kaffebrygning Procedure eks. Fra KAMF Samarbejdsprofil Den enkeltes bevidsthed om egne styrker og potentiale 2 time Opg. Slide 75+84

134 Emne: Hvordan: Varighed: Slide nr. Velkommen Ledelsessystemer Udførelse af audit Procedure opbygning Auditforståelse Intro til profilværktøj Procedure for kaffebrygning Procedure eks. Fra KAMF Simpel procedurer til øvelse og gennemgang med udgangspunkt i kvalitet, miljø og arbejdsmiljø briller. Hvorefter kursisterne selv kan forsøge med en lignende for afkalkning 1½ time Opg

135 Emne: Hvordan: Varighed: Slide nr. Velkommen Ledelsessystemer Udførelse af audit Procedure opbygning Auditforståelse Intro til profilværktøj Procedure for kaffebrygning Procedure eks. Fra KAMF Gå på opdagelse i de 3 KAMF procedurer Find nøgle ord i proceduren og stil de frække spørgsmål, samt sammenlign med andres 1 time Opg. Slide 98 Afslutning Evaluering og afslutning Benytte erfaringerne i hverdagen Kurset sat i forhold til forventninger mm 1 time Opg