Business case for projekt Fælleskommunalt Geodatasamarbejde

Transkript

1 Business case for projekt Fælleskommunalt Geodatasamarbejde 1. Ledelsesresumé Projektet har til formål at udarbejde og implementere en fælles datamodel for kommunale geodata. Udbud og datamodel skal styrke udbredelse og anvendelse af geodata som grundlag for forvaltning på stadig flere områder. Samtidig skabes mulighed for større fællesskab om drift og udvikling og dermed større omkostningseffektivitet. Projektet er forankret i bestyrelsen for Fællekommunalt Geodatasamarbejde (FKG). Bestyrelsen har i samarbejde med KL, påtaget sig ansvaret for implementering af geodataprojektet i handlingsplanen for den fælleskommunale digitaliseringsstrategi. Endvidere er det i projektet aftalt, at kommunerne disponerer ressourcer svarende til 20 timer pr indbyggere pr. år i 3 år til projektet, ligesom der er ansat en implementeringskoordinator. FKG projektet markerer en spændende ny fælleskommunal udvikling, hvor det at samarbejde bliver dagsordensættende. Projektet har som sekundært formål at vise om kommunerne er i stand til at gennemføre fælles initiativer, der forøger funktionaliteten af deres it-systemer og reducerer omkostningerne. Den 5. oktober 2012 Jnr Ø90 Sagsid Weidekampsgade 10 Postboks København S Tlf Fax /6 Sammenlagt forventes, at de samlede kommunale årlige omkostninger til geodataområdet, som i 2012 ved en benchmark blev målt til 280 mio. kr./år, reduceres med ca. 60 mio. kr. årligt fra 2015 og frem sammenlagt for alle kommuner. 2. Løsningsbeskrivelse Formålet med projektet er en standardisering på geodataområdet for så vidt angår de kommunale geodata, der ikke ligger i fællesoffentlige portaler.

2 En benchmark af det kommunale geodataområde, som blev gennemført i 2010, viser, at kommunerne på dette område har indrettet sig på forskellige måder. Den viste også, at samarbejde på tværs af kommuner og med andre myndigheder med anvendelse af geodata ofte er nødvendigt og hensigtsmæssigt. En fælles datamodel er grundstenen i, at samarbejdet vil kunne realiseres. På de parametre, som benchmarken målte på, blev det i 2012 beregnet, at de samlede kommunale årlige udgifter til geodataområdet var ca. 280 mio. kr. Implementeringsprojektet har som mål, at disse samlede kommunale omkostninger reduceres med ca. 60 mio. kr. årligt fra 2015 og frem. Elementerne i denne omkostningsreduktion er bl.a. overgang fra systemer, der baserer sig på programmer på den enkelte medarbejders PC, til billigere web-baserede løsninger, nedlæggelse af lokale geodatabaser og overgang til fælles drift eventuelt med anvendelse af Cloud-løsninger. Der indgår også tidsmæssig reduktion, idet såvel fælles drift som standardisering af datamodelarbejdet bliver mindre pr kommune. Endelig giver fælles datamodel også et bedre grundlag for fælles udvikling af it-systemer på området. Det er væsentligt at fremhæve, at effektiviseringsresultatet i 2015 skal søges målt på eksakt de samme parametre, som indgik i benchmarken fra Dertil kommer at man må forvente, at geodataområdet vil være i betydelig udvikling i hele det indeværende årti, og som følge heraf skal der også peges på en række indirekte effekter forbundet med projektet. Geodataområdet forventes med stor positiv effekt at kunne indgå i stort set alle fagområder indenfor den kommunale forvaltning. Ligeledes vil geodata i betydeligt omfang kunne virke som en let indgang til mange borgervendte løsninger. Det er derfor af stor væsentlighed, at området håndteres med henblik på størst mulig effektivitet.det må forventes, at der vil kunne opnås gevinster på disse andre områder, som målingen ikke berører. 3. Konsekvenser 3.1 Omkostninger Der er forud for projektet afholdt omkostninger til udvikling af en fælles datamodel samt til indgåelse af rammekontrakter om levering af webbaserede GIS-systemer med leverandører, som kommunerne kan indgå i miniudbud på baggrund af. 2

3 Der er i projektet afsat 10 mio. kr./år til udvikling og indkøb af disse webbaserede GIS-systemer, således at de fortsat kan videreudvikles. Implementering i den enkelte kommune kræver koordinerende ressourcer, en række fælles tiltag samt en række aktiviteter, herunder primært arbejde med konvertering af geodata. Det er i projektet aftalt, at kommunerne disponerer ressourcer svarende til 20 timer pr indbyggere pr. år i 3 år til implementeringsprojektet. Dette svarer til ca. 20 årsværk i alt i projektperioden på kommuneniveau. Endvidere kan der i den enkelte kommune opstå behov for resurser såvel økonomiske som medarbejdermæssige i forbindelse med udvikling og tilpasning af it-systemer, der er tilpasset den ny datamodel. Disse resurser vurderes dog for den 3-årige periode ikke væsentligt at overstige, hvad der i forvejen anvendes på området. Ligesom disse resurser vil kunne afvikles sideløbende med, at effekten af projekterne viser sig i de første år. 3.2 Potentiale Potentialet forstået som de direkte økonomiske gevinster i projektet forventes primært at falde indenfor følgende fire områder: 1. Overgang til web-baserede systemer og massiv udfasning af de geodatasystemer, der tidligere var udbredt, og som krævede, at programmer lå på den enkelte PC. Disse systemer er pr. bruger væsentligt dyrere end de webbaserede systemer. 2. Reduktion af lokal kompleksitet samt lokale server installationer. Fælles datamodel gør det muligt at samle driften eksternt i forhold til kommunen enten hos leverandører eller i kommunale fællesskaber. 3. Reduktion i samlet antal af spatiale databaser. Fælles datamodel og fælles drift kan reducere antal af (dyre) spatiale databaser i kommunerne. 4. Reduktion i form af timer til driftsopgaver i kommuner som følge af ovenstående pkt. 2 og 3, samt som følge af fælles udvikling af selve datamodellen frem for individuel udvikling Der skønnes på sigt også et potentiale i reducerede omkostninger til konsulenter, idet den fælles datamodel kan danne grundlag for fælles udviklinger, der medfører færre omkostninger pr. kommune end den hidtidige udvikling, der primært er sket kommunevis. Disse reducerede omkostninger falder dog ofte indenfor andre fagområder Følgende effekter er estimeret for projektet på kommuneniveau: 3

4 Effektiviseringskilde Estimeret årlig effektiviseringsgevinst Vurdering medio 2012 Udfasning af DTP GIS Reduktion af lokal drift Reduktion af antal spatiale databaser Personalereduktion som følge af reducerede driftsopgaver 11,1 mio.kr Gevinsten er formentlig under-estimeret, da årlige omkst til DTP GIS er sat lavt. 7,5 mio.kr Gevinsten er formentlig under-estimeret 10,0 mio.kr. Svært at vurdere. Benchmark 2010 overvurderer måske antallet af spatiale databaser i kommunerne 29,4 mio.kr Driftsopgaverne formentlig større end kortlagt i benchmarken. Men geodataområdet er i generel vækst. I alt i 2015 og fremefter 58 mio. kr. Effekterne realiseres i 2015 og frem. 3.3 Tidsplan Det forventes, at ultimo 2012 er der gennemført ca. 20 % af konverteringen (svarende til at 10 kommuner har implementeret 80 % af FKG-datamodellen og 70 kommuner har implementeret 15 % af FKGdatamodellen) ultimo 2013 er der gennemført ca. 70 % af konverteringen (svarende til at 55 kommuner har implementeret 80 % af FKG-datamodellen og 50 kommuner har implementeret 15 % af FKGdatamodellen) ultimo 2014 er FKG-datamodellen implementeret og anvendes i alle kommuner der primo 2015 kan konstateres en effektiviseringsgevinst på 60 mio. kr. årligt set i forhold til det omkostningsniveau for geodataområdet, der blev konstateret i benchmark fra De forventede potentialer vil således først vise sig ved afslutning af projektet dvs. fra 2015, idet der i forlængelse af implementering af datamodellen skal indgås samarbejder og ske tilretning af systemer, inden potentialerne viser sig i fuldt omfang. 3.4 Risici Følgende risici kan oplistes i forhold til projektets gevinstrealisering 4

5 At kommunerne allerede har høstet de gevinster, som er angivet i projektet og derfor ikke ser anledning til yderligere tiltag At ikke alle kommuner vil deltage At kommunerne kun vil bruge modellen delvis At udefrakommende forhold stiller sig hindrende i vejen for driftsfællesskaber mellem kommunerne. Det kunne f.eks. være en strengere lovgivning omkring persondata, som i vid udstrækning anvendes indenfor dette felt At kommunerne ikke afsætter resurser til at gennemføre projektet At it-udgifter stiger mere end forudsat At projektet møder modstand fra leverandører og kommuner. Der arbejdes for at imødekomme disse risici i projektet. 4. Implementering og opfølgning Da projektet er forankret i bestyrelsen for Fællekommunalt Geodatasamarbejde (FKG) har der såvel i opstartsfasen som nu, hvor projektet er i gennemførelsesfasen et stort kommunalt engagement i projektet. Projektet har opnået delvis finansiering fra digitaliseringspuljen således, at der har kunnet ansættes en implementeringskoordinator, som kan bistå kommunerne med den praktiske implementering og opnåelse af potentialerne. Ligeledes er de regionale geodatasamarbejder i vid udstrækning inddraget i såvel planlægning som den praktiske gennemførelse af implementeringen i de enkelte kommuner. For at følge kommunernes anvendelse af de resurser, der er forudsat i form af timeantal til projektet, etableres i samarbejde med regionale geodatasamarbejder et opfølgningssystem, hvortil der løbende indberettes anvendelse af timer og til hvilket formål. Der søges tillige indsamlet oplysninger om resultater, der kan ses som en følge af projektets gennemførelse. I 2013 er det forudsat i projektplanen, at alle kommuners aflægges et besøg af en implementeringskoordinator. Samlet potentialevurdering fremgår af efterfølgende tabel, hvor der er medtaget såvel omkostninger som gevinster på kommuneniveau: 5

6 Omkostninger, mio. kr Engangsomkostninger, fx: Implementeringskoordinator via digitaliseringspulje Implementering af datamodel 4,75 4,75 4,75 Total 4,75 4,75 4, Gentagne omkostninger, mio. kr., fx: Udvikling og implementering af WebGIS Total Omkostninger total, mio. kr 14,8 14,8 14, Med minimumsforudsætninger Gevinster mio. kr, herunder: Engangsfordele, fx: Total, mio. kr Gentagne fordele, fx: Mindre personaleforbrug til driftsopgaver,mio. kr. Udfasning af desktop-klienter, mio. kr. Reduktion i drift af lokale serverinstallationer, mio. kr Reduktion i drift af lokale databaseinstallationer, mio. kr 29,4 29,4 29,4 29,4 29,4 29,4 21,1 21,1 21,1 21,1 21,1 21,1 7,5 7,5 7,5 7,5 7,5 7, Total Gevinster total Nettoøkonomisk potentiale total, mio. kr ,8 14,8 14,