Føre tilsyn syn og omsyn

Transkript

1 Proces: Føre syn og omsyn Formål Trafikstyrelsens skal medvirke til at sikre en ensartet synskvalitet i henhold til gældende bestemmelser. Processen Føre sikrer, at gennemføres i overensstemmelse med god praksis på det niveau, som er afstemt med interessenternes forventninger. Tilsynsinspektørerne viser vejen til god adfærd i synshallen/omsynsstedet Alle punkter på srapporten kontrolleres ved de ordinære. Imellem de ordinære udføres periodiske hos synsstederne, hvor fokus er rettet mod synsgennemførelsen. Kritiske punkter kontrolleres yderligere ved målrettet. Der gives vejledning undervejs. sker på baggrund af risikoanalyse, baseret på bilag 1, som fører til, at: De, som ikke begår fejl, vil opleve, at sinspektørerne gennemfører ordinære 1 gang om året, samt hos synshallerne periodiske 2-5 gange om året. De, som begår fejl, vil opleve at Trafikstyrelsen gennemfører som beskrevet ovenfor, samt hyppige målrettede kontroller, indtil adressen efterlever lovkravene. De adresser, som til stadighed ikke opfylder lovkravene, vil opleve, at der går kort tid fra misligholdelse til tilbagekaldelse af tilladelse. Afgrænsning Processen starter, når udarbejdelse af skalender starter. Processen slutter, når det konkrete og sprocessen er blevet evalueret og eventuelt forbedret. 1. Udarbejde skalender 2. Udvælge syns- /omsynsadresser 3. Planlægge sbesøg 4. Gennemføre 5. Afrapportere og træffe afgørelse 6. Evaluere og forbedre Hold CTRL-tasten nede og klik med musen på den aktivitet du vil frem til Ad 1 Udarbejde skalender Tilsynskalenderen udarbejdes hver måned og er klar senest 1 uge før månedens begyndelse. Planen sikrer, at: den enkelte medarbejder ved hvilket område, man skal køre på en given dag. Alle inspektører kommer rundt i hele landet. Inspektørerne kører lejlighedsvis sammen to og to for at kalibrere. a. Opsamle ønsker b. Indskrive vejkant, interne møder & kontor c. Fordele områder d. Godkende ønsker e. Godkende plan f. Finjustere splan Ad a Ad b Ad c Ad d Ad e Ad f Inspektørernes ønsker til ferie, afspadsering m.m. opsamles af planlæggeren. Vejkantkontroller, interne møder og kontordage tilføjes i kalenderen. Herved haves det fulde overblik over tilgængelige inspektørressourcer pr. dag for den kommende periode. Områderne fordeles på de forskellige inspektører, så de nødvendige kørselsdage pr. område så vidt muligt er dækkede. Der skal være mulighed for samkørsel indimellem. Der køres desuden uden for normal arbejdstid i forhold til antal gennemførte syn udført uden for normal arbejdstid. Inspektørernes ønsker konfirmeres. Den færdige splan gennemgås af alle inspektører inden godkendelse af chefen, hvorefter planen låses og gemmes. Kalenderen kan eventuelt finjusteres efterfølgende, primært ved at flytte lidt rundt på områderne, for dermed at sikre, at bliver jævnt fordelt, og at perioderne dermed bliver optimeret. Den faktisk gennemførte splan gemmes efter udløb for dokumentation. S:\Tilsyn\Tilsynskalender Ad 2 Udvælge syns-/omsynsadresser Områdelisten, der angiver mulige sadresser for den aktuelle dag, gennemgås af den enkelte inspektør. Ud fra listen planlægges dagens kørsel. Her prioriteres målrettet og skærpet, hvor det er passende at besøge adressen igen, samt de i samme område, der er åbne. Her skal ligeledes Processen er godkendt af: Theo Rabenberg Side: 1/7

2 tages hensyn til, om der er nyoprettede adresser. Første ordinære for en nyoprettet adresse skal foretages indenfor den første måned efter opstart. Ordinært Det ordinære omfatter en kontrol med samtlige punkter på srapporten. Der er valgt en struktur som sikrer, at der gennemføres mindst 1 årligt ordinært pr. omsynsadresse samt pr. synsadresse pr. tilladelse. De ordinære fordeles tilfældigt ud over hele året. Der kan dermed for en syns/omsynsadresse i teorien gå alt mellem dage mellem disse ordinære. Periodisk Udover de ordinære, foretages der periodiske hos synsvirksomhederne, hvor punkt 1 på srapporten udelades. De resterende punkter prioriteres på følgende måde: 1. Kontrolsyn af et køretøj efter syn. 2. Kontrolsyn af et køretøj under syn. 3. Gennemgang af tidligere syn. Fordeling af ovenstående foretages i perioder. Disse perioders længde kan variere. Ved en periodes start vil alle synsadresser og deres tilladelser være tilgængelige. Alle adresser vil blive besøgt 1 gang pr. tilladelse pr. periode. Når stort set alle adresser er besøgt, vil perioden slutte og en ny vil starte. 12 måneder 5 måneder 3½ måneder 5 måneder 4, hvoraf 1 er med samtlige punkter på srapporten Figur 1. Eksempel på hvordan kan fordele sig for en given synsadresse/tilladelse Et målrettet omfatter en kontrol af de utilfredsstillende forhold, som er identificeret. Det gennemføres et antal gange afhængig af, hvilke utilfredsstillende forhold, der er fundet (se bilag 1). De målrettede identificeres ud fra tre hovedgrupper af hændelser: Udvalgt på baggrund af ordinært eller periodisk Under et er der fundet et eller flere forhold, der skal følges op på. Fokusområderne kontrolleres ved et målrettet det antal gange, som er nødvendigt for at kunne dokumentere, at forholdene er bragt i orden. Oversigten over fokusområder og antal målrettede sbesøg fremgår af bilag 1, tabel A. Ordinært A B Figur 2. I det første tilfælde A er der fundet 2 forhold under et ordinært, som medfører 2 målrettede. De gennemføres og ved de målrettede er forholdene i orden. I tilfælde B er der fundet 1 forhold. Det medfører 3 målrettede. Ved 3. målrettede er forholdene i orden. Processen er godkendt af: Theo Rabenberg Side: 2/7

3 Udvalgt på baggrund af det administrative Hvert kvartal kontrolleres synsadressernes synsresultater i forhold til landsgennemsnittet, jf. bilag 1, tabel B. Hvis der svares bekræftende til et af punkterne i tabel B, tildeles adresserne det nævnte antal målrettede. Ordinært Adm. Figur 3. Findes der ikke noget unormalt efter det i bilag 1 tabel B nævnte antal målrettede, overgår syns- /omsynsadressen igen til periodisk. Findes der noget unormalt, gennemføres det videre forløb som målrettet udvalgt på baggrund af ordinært eller periodisk (se ovenfor). Af andre administrative kan nævnes stikprøvekontrol af vandel samt gæld til det offentlige, som også kan medføre administrativt hos virksomheden, såfremt der findes forhold der ønskes forklaret. Denne proces er beskrevet særskilt. Udvalgt på baggrund af kritiske hændelser Mangelfuld afrapportering til, anmeldelser, kundeklager over syns-/omsynsadressen, hvor klageren får medhold, udgør den tredje gruppe af hændelser, der udløser målrettede. Se bilag 1, tabel C. Kritisk hændelse Figur 4. Findes der ikke noget unormalt efter de fastlagte antal målrettede, overgår syns-/omsynsadressen igen til ordinært. Findes der noget unormalt, gennemføres det videre forløb som målrettet udvalgt på baggrund af ordinært eller periodisk (se ovenfor) Der registreres på områdelisterne de syns-/omsynsadresser, der skal have målrettet. For hver sadresse haves der udførlig information om, hvad de kritiske forhold er, og hvor mange besøg der skal gennemføres. Skærpet Skærpet vil indgå i en advarselsperiode. En advarsel tildeles på baggrund af forskellige hændelser, se bilag 1 for nærmere specifikation. Når en syns-/omsynsadresse er under skærpet, vil inspektørerne komme på besøg hyppigt på adressen. Her vil indholdet af et være afhængig af hvad det er muligt at kontrollere. Der er ikke krav om, at alle punkter på srapporten skal gennemgås, ej heller er det et specifikt punkt, der undersøges. Det er besøg, der skal sikre, at virksomheden udfører (om)synsvirksomhed på en forsvarlig måde. Ad 3 Planlægge sbesøg Den daglige planlægning af sbesøg for den enkelte inspektør skal opfylde den målsætning, at der skal opnås det størst mulige antal kontrolsyn efter et syn/omsyn. Den obligatoriske forberedelse omfatter: Check hvilke sadresser der bør have første prioritet. : Få overblik over de kritiske punkter, som skal kontrolleres og se udvikling i tidligere sresultater. Skærpet : Se udvikling i tidligere sresultater. Ordinært samt periodisk : Se udvikling i tidligere sresultater. S://sområde (slisterne) Kvartalsstatistik Captia e-syn Processen er godkendt af: Theo Rabenberg Side: 3/7

4 Ad 4 Gennemføre På vej til syns-/omsynsadressen kan der indkomme information om flådesyn eller omsyn efter 5 minutters reglen. Flådesyn og derefter omsyn efter 5 minutters reglen prioriteres forud for øvrige, så vidt det er praktisk muligt. Forud for ankomst til syns-/omsynsadressen tjekkes så vidt muligt, hvad der har været (om)synet på adressen den pågældende dag. a. Få overblik og indtryk af syns-/omsynsadressen og brug intuition (Eks.: ny medarbejder, fremstilleren syner/omsyner køretøjet, biler står adskilt, kontrolpunkter fravalg, defekte måleinstrumenter, uafsluttede syn, nødsynsrapporter uden afvigelsesrapporter, specielle køretøjer). Hvis adressen ikke kan besøges, fordi der er lukket eller lignende, registreres kørslen som Z, forgæves kørsel, og der fortsættes til en anden adresse. b. Få kontakt til en synsmedarbejder. Sørg for at få kontakt med en medarbejder og gør opmærksom på, at der nu udføres et. Skriv starttidspunktet på srapporten, samt navnet på kontaktpersonen på stedet. c. Få fat i et køretøj, som netop er færdig(om)synet eller tæt på at blive afsluttet. d. Informér fremstiller om, at køretøjet er udtaget til kontrol (blanket til fremstiller findes på S-drevet) og få syns-/omsynsrapporten udleveret fra virksomhedens medarbejder. Gennemfør kontrolsyn. Findes der ikke et færdigt køretøj, vælges der alternativt et køretøj, som man kan gå med på (tjek: gør de som de plejer og giv vejledning). e. Tjek fokusområder fra planlægning. Ordinære : Alle punkter i srapporten. Periodisk : Som beskrevet under periodisk. : De udvalgte punkter. Skærpet : Relevante punkter. Der anvendes eventuelt kamera til at dokumentere særlige fejl eller forhold. f. Såfremt det målrettede vedrører kontrol af et køretøj efter syn, og der ikke er en bil tilstede, når inspektøren ankommer til adressen, kan inspektøren vente i et stykke tid. Kommer der ikke en bil til syn indenfor en overskuelig tidsramme, kan kørslen registreres som MZ, forgæves kørsel, eller der fortsættes til en anden adresse. g. Udfyld srapporten med sresultat på stedet, i overensstemmelse med bilag 1. h. Gennemgå rapport med syns-/omsynsmedarbejder, og tilføj sluttidspunkt for et. i. Kopier og udlever srapport til syns-/omsynsvirksomheden. j. Afslut besøg. Følgende elementer kan ligeledes indgå i et: Besvare spørgsmål og vejlede. Gennemgå toldsyn- og toldsynsrapporter. Checke uddannelsescertifikat, kørekort og/eller kendskab til udstyr/kvalitetssystem hos medarbejder. en. Skabelon skal trækkes fra VejBanen. Blanket til bilejer. Skal trækkes fra VejBanen. Ad 5 Afrapportere og træffe afgørelse a. Opdatere sliste b. Oprette sag i Captia c. Tilknytte dokumentation d. Er resultatet et C? Ja Nej e. Lukke sag i Captia f. Udarbejde sbrev g. Registrere C brev i Captia h. Udsende C1 brev i. Udsende C2/C3 brev j. Gennemføre partshøring k. Modtage svar l. Træf afgørelse m. Meddel afgørelse Ad a Opdatere slisten jf. vejledningen til udfyldelse af sområdelisterne. Ad b Sagen oprettes jf. vejledning til oprettelse af 407-sager i Captia. Ad c og relevante dokumenter og billeder scannes ind og tilknyttes sagen. Ad d Det kontrolleres, om der er fundet kritiske fejl (C-sager). Ad e Sagen lukkes i Captia. Ad f I tilfælde af C-sag (kategori 1, 2 eller 3) udarbejdes sbrev med endelig afgørelse, som godkendes af relevant chef. Ad g C-brev registreres (husk erindring i Captia ved C2 og C3). Ad h Send C1-brev til syns-/omsynsvirksomhed og kopi til orientering til inspektørkredsen. Ad i Send C2/C3-brev til syns-/omsynsvirksomhed og kopi til orientering til inspektørkredsen. Processen er godkendt af: Theo Rabenberg Side: 4/7

5 Ad j Ifølge forvaltningsloven skal der gennemføres partshøring, hvor syns-/omsynsvirksomheden får mulighed for at udtale sig om sagens forhold. Ad k Svar modtages fra syns-/omsynsvirksomheden. Ad l Baseret på svaret fra syns-/omsynsvirksomheden træffes afgørelse om næste skridt. Ad m Meddel afgørelse til syns-/omsynsvirksomheden. Ad e Sagen lukkes i Captia. Beskrivelse af A, B, C-skala, se bilag 1. Captia Tilsynsområdelisterne, findes på S-drevet under. Vejledning til oprettelse af 407-sager i Captia. Findes på VejBanen Vejledning til korrekt opdatering af excel arkene sområder. Findes på VejBanen Ad 6 Evaluere og forbedre Eventuelle forslag til procesforbedringer sendes pr. mail til den procesansvarlige. Forbedringstiltag drøftes på inspektørmøder og vil efterfølgende fremgå af mødereferatet og eventuelt i nærværende procesbeskrivelse. Beslutningsreferater fra inspektørmøderne, findes på S-drevet. Målepunkter Der er opstillet målepunkter, for at sikre at processen til stadighed følges, og for hurtigt at kunne korrigere ved afvigelser. Disse kan ses i kvalitetsrapporten. Kvalitetsrapporten aflægges en gang pr. måned og vil blive arkiveret som kvalitetsdokumentation. Den procesansvarlige har ansvaret for rapporteringen. Kvalitetsdokumentation, findes på S-drevet. Definitioner Tilsynsområdeliste Excel-ark over syns-/omsynsadresserne og deres shistorik, som bruges af inspektørerne. Ordinært Periodisk Skærpet Det ordinære omfatter en kontrol på alle syns-/omsynsadresser 1 gang om året, med samtlige punkter på srapporten. Registreres på srapporten som Ordinært. Tilsyn på synsadresserne, hvor punkt 1 på srapporten udelades, så der udelukkende fokuseres på, om synet er udført eller udføres korrekt. Her foretages enten kontrolsyn efter syn, kontrolsyn under syn eller gennemgang af tidligere syn, prioriteret i nævnte rækkefølge. Registreres på srapporten som Periodisk. Omfatter 1-3 sbesøg, hvor de punkter, der har ført til, at syns-/omsynsadressen er blevet overført til målrettet, bliver kontrolleret. Registreres på srapporten som. Tilsyn i forbindelse med tildelt advarsel (se bilag 1), hvor et kan omfatte et eller flere punkter på srapporten. Disse tildeles i en advarselsperiode, der fremgår af brevet som syns- /omsynsvirksomheden modtager. Såvel i perioden som efter periodens udløb vurderes sresultater og øvrige forhold i virksomheden for at konkludere, om syns-/omsynsadressen kan fortsætte, om advarslen skal forlænges, eller om syns-/omsynsadressen skal lukkes. Registreres på srapporten som Skærpet. Vejledning om syn af køretøjer ligger på om køretøjer Bekendtgørelse om syns- og omsynsvirksomheder ligger på Procesansvarlig / Procesejer Leif Lorenzen / Theo Rabenberg Revision Processen revideres minimum en gang om året. Processen er godkendt af: Theo Rabenberg Side: 5/7

6 Bilag 1 Tabel A: Områder identificeret på baggrund af Punkt på srapport Resultat udløst ved fejl. Antal målrettet ved fejl* 1.0 Tilladelse anbragt synligt for kunderne B Elektronisk kommunikationsudstyr er til rådighed C Udstyr der skal være til rådighed jf. bekendtgørelsen C Ajourført samling af relevante forskrifter etc. til rådighed C De anførte fejl og synsresultater stemmer overens B Synsstedets tilladelser og de synede køretøjer stemmer overens C3-3.5 Er synet gennemført korrekt? Overset fejl/uberettiget krav, der giver betinget godkendt B Overset fejl/uberettiget krav, der giver omsyn C Obligatoriske kontrolpunkter er ikke gennemført (identitet, bremsetest på rullefelt, prøvekørsel, miljø, test af sikkerhedssele (M1) samt spejltest C3 - (N2/N3) Ved omsyn af en bil, er fejlpunkterne fra synsrapporten ikke kontrolleret eller fejlagtigt godkendt. C Utilstrækkeligt synsgrundlag C1 1** Anden dokumenthåndtering / administrative rutiner C minutters regel ikke overholdt ved flådesyn og omsyn. C2 - Tabel. Overblik over sområder, fejlkategori og konsekvens for målrettet * Er fejlen endnu ikke udbedret efter det tildelte antal målrettede, medfører det et C3 brev jf. nedenstående beskrivelse. ** Hvis det ved er konstateret, at synsgrundlaget har været utilstrækkeligt, tildeles et målrettet. Trafikstyrelsen fastsætter nærmere retningslinjer for, hvordan det målrettede skal gennemføres. Eksempelvis kan kopier af registreringsgrundlaget for et antal køretøjer kræves indsendt til styrelsen i kopi, eller kræves opbevaret. Afgørelsen meddeles synsvirksomheden skriftligt. Samlet bedømmelse på srapport Resultat A Ingen bemærkninger ingen fejl fundet under et. Svarer til godkendt for en bil til syn. Resultat B Anmærkninger mindre væsentlige fejl er bemærket. (Fx overset defekt lygte, tilladelse ikke hængt op synligt, mindre procedurefejl). Svarer til den betingede godkendelse af en bil til syn, hvor ejeren skal have udbedret fejlene, men bilen skal ikke til omsyn. Resultat C Ikke tilfredsstillende en eller flere væsentlige fejl er fundet og påtalt. Svarer til kan godkendes efter omsyn for en bil til syn. Resultat C bliver yderligere opdelt i 5 kategorier: CO en obligatorisk kontrol er ikke gennemført ved syn eller omsyn CF en mekanisk eller elektrisk fejl er overset ved syn eller omsyn CM en fejl af miljømæssig betydning er overset ved syn eller omsyn CU der er stillet et uberettiget krav mod køretøjets fremstiller CA der er fundet fejl i administrative rutiner eller ved det tekniske udstyr en kan indeholde flere ikke-tilfredsstillende resultater på samme tid. Virksomheden bedømmes efter det væsentligste forhold. Resultat Z Ingen kontrol eller pga. udefra kommende forhold, som f.eks. ferie, sygdom, ombygning eller ingen kontrolsyn muligt. Forgæves kørsel. Resultat M. Ikke et selvstændigt resultat. Beskrivelse af videre behandling afhængig af resultat udløst ved fejl. Se desuden side 4, ad 5 afrapportere og træffe afgørelse. B Ingen videre behandling. C1 Brev sendes til syns-/omsynsvirksomheden med oplysning om resultatet og en påtale. C2 Brev sendes til syns-/omsynsvirksomheden med oplysning om resultatet, samt anmodning om svar/redegørelse fra syns-/omsynsvirksomhed. C3 Brev sendes til syns-/omsynsvirksomheden med oplysning om resultatet, anmodning om redegørelse (partshøring), samt oplysning om agtet advarsel med dertil hørende skærpet (evt. agtet politianmeldelse i særlig grove tilfælde). Processen er godkendt af: Theo Rabenberg Side: 6/7

7 Tabel B: Områder identificeret på baggrund af administrativt Emne Udløser antal målrettet Nedenstående udløser 1 målrettet, der omhandler kontrolsyn på biler, eller gennemgang af synsrapporter, for dermed at kunne vurdere, om syn gennemføres korrekt. Små køretøjer Omsynsprocenten afviger mere end +/-10 % fra landsgennemsnittet 1 Fejlprocenten afviger mere end +/- 50 % fra landsgennemsnittet 1 Store køretøjer Omsynsprocenten afviger mere end +/-8 % fra landsgennemsnittet 1 Fejlprocenten afviger mere end +/- 40 % fra landsgennemsnittet 1 Tabel C: Områder identificeret på baggrund af kritisk hændelse Emne Udløser antal målrettet * Der er kritiske afvigelser i afvigelsesrapporterne fra eksterne audits. 2 Der er givet uacceptabelt svar fra synsvirksomheden på administrativt eller vi har selv fundet noget. Her skal det vurderes om praktisk 2 kan anvendes til at afhjælpe dette Der er indkommet anmeldelser fra borgere, myndigheder eller virksomheder (herunder andre syns-/omsynsvirksomheder). Her skal det 1 vurderes, om praktisk kan anvendes til at afhjælpe dette. Kundeklage, hvor klageren får medhold. Baseret på Tabel A Der er i forbindelse med vejkantkontrol, på køretøjer synet inden for 2 måneder, fundet alvorlige fejl jf. Vejledning om syn af køretøjer, afsnit , som må antages at have eksisteret på synstidspunktet (eksempelvis færdselssikkerhed, miljø, dyr). Særligt for omsyn: Omsynsvirksomheden er i reparationskontrolrapporten vurderet Baseret på Tabel A utilfredsstillende Se pkt 1.2, hvis det er udstyr, og pkt 3.2.2, hvis det er omsyn af biler, der er foretaget forkert. * Er fejlen ikke udbedret efter det tildelte antal målrettede, medfører det et C3 brev jf. ovenstående beskrivelse. Processen er godkendt af: Theo Rabenberg Side: 7/7