Organisationsbestyrelsesmøde den 12. februar 2013, kl KAB, Billedsalen, Studiestræde 38, 3., København K

Transkript

1 Referat Organisationsbestyrelsesmøde den 12. februar 2013, kl KAB, Billedsalen, Studiestræde 38, 3., København K Bestyrelsen Bjørn Petersen, Karen Levin Nielsen, Uni Søgaard, Jette Bergenholz Bautrup, Rasmus Riley og Daniel A. Mangold Administrationen Forretningsfører Elly Borg Afbud Marie-Luise Sand, Henning Andersen Indholdsfortegnelse 1. Protokollat fra møde den 27. november Revisionsprotokol Meddelelser Afdeling 1030, Bellahøj Budget Afdeling 1041, Øbrohus Køkkenudskiftning Godkendelse af projekt, budget og finansiering Afdeling 1041, Øbrohus Godkendelse af forundersøgelse af nyt antenneanlæg med billigere TV, hurtigere internet og individuelle TV-pakker Afdeling 1041, Øbrohus Ansøgning om helhedsplan Afdeling 1048, Lundtoftegade Den fysiske helhedsplan status Afdeling 1051, Sjælør Boulevard - Helhedsplan Afdeling 1066, Nørrebro Vænge Godkendelse af visitationsret til 10 boliger Fremtidig plan for Nørrebro Vænge generelt /20

2 11. Afdeling 1066, Nørrebrovænge og 0946, Ejerforeningen Nørrebro Vænge Ændring af langtidsplan Afdeling 1072, Grøndalsvænge Orientering om håndtering af lugtgener Fordgrunden - Nybyggeri Følager Lovforslag om, at boligorganisationen afholder udgifter til tab ved fraflytning i tilhørende afdelinger Indkøbspolitik og standardleverandørbetingelser for KAB-fællesskabet Gældsrådgivning ved køkkenbordet nu i alle kommuner Grundkapitalen nedsat fra 14 til 10 procent Overenskomst for ejendomsfunktionærer Tilkøb af proceskonsulent til masterplan samt til udviklingen af organisationsbestyrelsens arbejde Plan for organisationsbestyrelsens arbejde Mødekalender Bilag 1: KAB s indkøbspolitik Bilag 2: KAB s standardleverandørbetingelser Bilag 3: Tilbud fra Claus Ingemann Bilag 4: Plan for organisationsbestyrelsens arbejde samt masterplanen for /20

3 1. Protokollat fra møde den 27. november 2012 Protokollat fra møde den 27. november 2012 blev godkendt uden bemærkninger. 2. Revisionsprotokol Der var ikke foretaget indføjelser siden seneste møde. 3. Meddelelser Personale Driftschef Kahrinn Stens Danielsen er fra den 29. januar 2013 ikke længere ansat i KAB. Vi arbejder på hurtigst muligt at få genbesat stillingen og håber, at dette kan falde på plads senest pr. 1. maj I den mellemliggende periode vil de afdelinger, Kahrinn Stens Danielsen fungerede som driftschef for, blive varetaget af de øvrige 3 driftschefer i forvaltningsområdet i samarbejde med kundechefen. Afdeling 1067, Guldbergs Have Indsigelse mod fjernelse af skulpturen Dansende piger Vi er blevet bekendt med, at Københavns Kommune ønsker at flytte skulpturen Dansende Piger fra dens nuværende placering i Guldbergs Have til en nyanlagt park i kommunen, hvilket beboerne i Guldbergs Have er meget kede af. Organisationsbestyrelsen har derfor den 18. februar 2013 gjort indsigelse over for kommunen og bedt dem genoverveje flytning af skulpturen. Fængselsprojekt Formanden, Bjørn Petersen havde fra organisationen Det lærende fængsel modtaget en ansøgning om et sponsorat fra til deres kampagne Tour de Fængsel Organisationen ønsker at udvikle menneskelige kompetencer, især fra en gruppe, der er dømt ude, og være med til at skabe mere fokus på socialøkonomiske virksomheders værdi. Det er organisationens håb at finde 10 sponsorater à kr. Bestyrelsen drøftede ansøgningen, men besluttede ikke at støtte projektet. 3/20

4 Særlig pulje til støtte af miljøtiltag Der er på nuværende tidspunkt indkommet ca kr. til puljen til miljøtiltag, der er oprette i forbindelse med AKB, Københavns 100 års jubilæum. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning og besluttede ikke at imødekomme ansøgningen om støtte til kampagnen Tour de Fængsel Afdeling 1030, Bellahøj Budget 2013 Forinden afdelingsmødet den 25. september 2012 i afdeling 1030, Bellahøj fremsendtes 2 budgetudkast - administrationens budget med en stigning på 5,61 % og afdelingsbestyrelsens forslag til budget med 0 % i stigning. På afdelingsmødet blev afdelingsbestyrelsens udkast med 0 % i stigning vedtaget. Organisationsbestyrelsen kunne ikke godkende dette. KAB s budgetudkast blev derfor fremsendt til tilsynet i Københavns Kommune. Københavns Kommune har den 25. januar 2013 meddelt godkendelse af administrationens budget med en stigning på 5,61 %. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Taget til efterretning. 5. Afdeling 1041, Øbrohus Køkkenudskiftning Godkendelse af projekt, budget og finansiering Øbrohus har igennem flere gange foretaget køkkenrenovering. I forlængelse af sammenlægningen ønsker Tåsingegade også nye køkkener. Samtlige køkkenelementer, bordplader, vask og armaturer udskiftes. Endvidere monteres der nye køleskabe og komfurer. 4/20

5 Budget Håndværkerudgifter Rådgiverhonorar Omkostninger Anlægsudgift i alt kr kr kr kr. Finansiering Afdelingens egen trækningsret 5 år frem kr. 20-årigt realkreditlån kr. I alt kr. Årlig ydelse på realkreditlån er kr. Huslejekonsekvens Ved den tidligere køkkenudskiftning pålignedes de boliger, der fik nyt køkken, en månedlig huslejestigning på 100 kr., og den resterende del fordeltes på alle boliger. 42 boliger betaler 100 kr. pr. måned, svarende til pr. år kr. Restydelse pr. år til fordeling på hele afdelingen kr. Ydelse pr. m² pr. år 4,65 kr. Afdelingsmødet har godkendt projekt, budget og finansiering på møde den 12. april Den årlige ydelse på realkreditlån bliver indregnet i afdelingens budget fra år Det indstilles, at bestyrelsen godkender projekt, budget og finansiering, herunder anvendelse af afdelingens egen trækningsret 5 år frem, samt at ansøgning om godkendelse fremsendes til kommunen. Godkendt. 6. Afdeling 1041, Øbrohus Godkendelse af forundersøgelse af nyt antenneanlæg med billigere TV, hurtigere internet og individuelle TV-pakker Beboerne har igennem mange år haft YouSee som kabel-tv leverandør og kun haft mulighed for at vælge den store tv-pakke. 5/20

6 Den fri konkurrence har gjort, at der efterhånden er mange flere og langt billigere udbydere af samlede TV-, Internet- og fastnet telefoni-løsninger på markedet, og derfor ønsker afdelingen at se på, hvad andre kan tilbyde til billigere penge. På beboermødet den 28. november 2012 godkendte Øbrohus, at der må bruges et rammebeløb på max ,00 kr., for at antenneudvalget kan arbejde videre mod deres mål - en bedre og billigere antenneløsning. Beløbet skal bruges til at betale for rådgivning samt udarbejdelse af licitationsmateriale, der skal bruges til at indhente tilbud på et nyt antenneanlæg. Når tilbuddene er modtaget, fremlægges det billigste til afstemning på et afdelingsmøde, hvor beboerne stemmer om der skal laves nyt antenneanlæg eller ej. Bliver et nyt antenneanlæg ikke godkendt, afskrives rammebeløbet i afdelingen. Det indstilles, at bestyrelsen godkender, at der anvendes max kr. til forundersøgelse af nyt antenneanlæg. Godkendt. Bestyrelsen pointerede, at der ikke kan påregnes godkendelse af anvendelse af egen trækningsret fra fællesfond til projektet. 7. Afdeling 1041, Øbrohus Ansøgning om helhedsplan På vegne af de netop sammenlagte afdelinger Øbrohus og Tåsingegade ansøges om godkendelse af udarbejdelse af helhedsplan for den nye afdeling Øbrohus. Afdelingen Afdeling Øbrohus er opført i 1960 og 1962 med 270 lejemål fordelt på 1- og 2-rums boliger. Afdelingen består af et 10-etagers højhus med 209 boliger, der er disponeret omkring 10 elevatorkerner med en 1 rums- og en 2-rums bolig på hver etage, samt et altangangshus med 61 boliger. Alle boliger har altan. Desuden er 2 lave bygninger udlejet i 7 erhvervslejemål. Højhuset i Øbrohus er præmieret af Københavns Kommune for sin arkitektur i 1963, og er et flot eksempel på periodens arkitektoniske byggestil. Projektet Afdelingen præges af en meget engageret og driftig afdelingsbestyrelse, som de seneste år med assistance fra en række arkitektrådgivere har lagt planer for, hvordan afdelingen kan øge sin attraktionsværdi. Herunder kan nævnes opførelse af en tagterrasse og indretning af et beboerlokale samt fælles gæsterum til afdelingens små boliger. Der er også udarbejdet planer 6/20

7 for gårdrummet samt for, hvorledes boliger i højhuset successivt kan sammenlægges omkring elevatorkernerne og indrettes til familieboliger på ca. 107 m 2. Kun ganske få boliger er indtil videre sammenlagt, og det er ikke afdelingens målsætning at forcere sammenlægninger. Man ønsker fortsat også at kunne tilbyde små boliger. Afdelingen er udfordret ved små og meget ensartede boliger. De boliger, der ligger i højhuset, er relativt mørke på grund af en lukket facade med små åbninger og dybe altaner. Mange beboere døjer med kolde boliger og træk, så sikring af klimaskærmen og øget dagslysindfald er projektets hovedelementer. Afdelingen ønsker, at projektet skal indeholde bæredygtige tiltag, og specielt solceller er højt prioriteret. Afdelingen vil med udvidelsen af Metroen i 2018 få en meget attraktiv og central placering, og det bør derfor, som en del af en diskussion om fremtidssikring, overvejes om højhusets underetage skal aktiveres til yderligere erhverv. Arbejdet med KAB s fremtidssikringsrapport for afdelingen har været stoppet, men færdiggøres i januar er På et ekstraordinært afdelingsmøde den 25. november 2010 vedtog beboerne at afsætte en økonomisk ramme på i alt kr. til forundersøgelser på 4 projekter: Etablering af solceller og grønne tage samt renovering af facader og indgangspartier. På et ekstraordinært afdelingsmøde den 16. maj 2012 vedtog beboerne at afsætte yderligere en økonomisk ramme på kr. inkl. moms til færdiggørelse af en Helhedsplansansøgning til Landsbyggefonden med Rubow arkitekter som rådgiver. Projektets status Arbejdet med Helhedsplansansøgningen pågår fra oktober 2012 med bistand fra KAB s byggeprojektafdeling og den byggetekniske redegørelse på projektet er afleveret medio januar 2013 til kommentering. Dertil kommer, at Rubow arkitekter har lagt et stort stykke arbejde i dialog med Center for Bydesign og stadsarkitekten i København, for at fremkomme med et forslag til en fremtidssikret renovering af den præmierede facade, som kommunen tilkendegiver at kunne udstede byggetilladelse til. KAB bistår med ydelser iht. Ydelsesbeskrivelse for støttet renovering, jf. fremsendt byggeforretningsføreraftale af den 17. december Ansøgningen om en Helhedsplan forventes færdiggjort til indsendelse af Skema A i maj Tidsplan Med indsendelse af ansøgning om Helhedsplan i maj 2013, og forventet ventetid på besigtigelse inden behandling af ansøgning på cirka 1 år, forventes projektering af opgaverne i Øbrohus tidligst opstartet i sommeren 2014 og udførelsen påbegyndt tidligst i Forventet byggetid er 1 år. 7/20

8 Aktivitet Periode Proces godkendt på afdelingsmøde Maj 2012 Udarbejdelse af foreløbig Helhedsplan og ansøgning til LBF Juni 2012 marts 2013 Godkendelse af foreløbig Helhedsplan på afdelingsmøde April 2013 Besigtigelse og behandling i LBF April 2013 april 2014 Godkendelse af endelig helhedsplan på afdelingsmøde Maj 2014 Udbud af totalrådgivning Juni 2014 Projektering Juni 2014 januar 2015 Udbud Januar marts 2015 Godkendelse af økonomi på afdelingsmøde April 2015 Behandling af Skema B April 2015 Udførelse Maj 2015 november 2016 Aflevering November 2016 Budget Da Helhedsplansansøgningen endnu ikke er færdig, er budgettet ikke fastlagt. Budget fremsendes til organisationsbestyrelsen på førstkommende ordinære møde den 20. marts Det indstilles, at bestyrelsen godkender, at afdelingen færdiggør udarbejdelsen af den igangsatte Helhedsplansansøgning med den angivne finansiering og rådgiver, samt at KAB s byggeprojektafdeling bistår i udarbejdelsen af materialet. Formandskabet har på møde den 19. januar 2013 godkendt ovenstående indstilling. Bestyrelsen bekræftede formandskabets godkendelse af 19. januar Afdeling 1048, Lundtoftegade Den fysiske helhedsplan status Baggrund På baggrund af den fysiske helhedsplan har afdelingen siden 2010 fået gennemført mange af de planlagte forbedringer i afdelingen, der omfatter: - Etablering af nye boldbaner - Indbrudssikring af døre, vinduer m.m. i hele afdelingen - Indbrudssikring og brandsikring af pulterrum - Sammenlægning af alle boligerne i afdelingens blok D til attraktive familieboliger - Ændring af adgangsforholdene og facadeudtrykket ud mod Lundtoftegade i blok D og F - Etablering af nyt beboerkontor 8/20

9 - Ændring af trappeopgangene højhusene til glasfacader Den 26. juli 2011 godkendte organisationsbestyrelsen yderligere at omdanne Akutinstitutionen under København Kommune til 6 nye boliger til afdelingen, hvor organisationsbestyrelsen godkendte anvendelse af trækningsretsmidler på i alt 4. mio. kr. Københavns Kommune godkendte omdannelsen samt den tilhørende finansiering den 6. december Status Omdannelsen af akutinstitutionen er nu afsluttet og beboere er flyttet ind. Det endelige byggeregnskab er under udarbejdelse. De øvrige arbejder i den fysiske helhedsplan er afsluttet, men afdelingen har stadig problemer med de nye sikkerhedsdøre til boligerne, hvor låsesystemet fra Ruko giver store problemer for afdelingen. Ruko har nu accepteret at skifte alle låse ud i hele Lundtoftegade. Som noget nyt har Landsbyggefonden godkendt, at afdelingen anvender reguleringskontomidler til at etablere et dørtelefonsystem i hele Lundtoftegade. Økonomi Administrationen har udarbejdet udkast til byggeregnskab for den fysiske helhedsplan og er ved at udarbejde oplæg til regnskab for projektet som forventes fremlagt hurtigst muligt. Det indstilles, at bestyrelsen tager orientering til efterretning. Taget til efterretning. 9. Afdeling 1051, Sjælør Boulevard - Helhedsplan Generelle oplysninger Ekstraordinært beboermøde blev afholdt 29. november 2012, og helhedsplanen blev vedtaget på mødet med overvældende flertal. Første regulære byggeudvalgsmøde blev afholdt 7. januar Lige nu gennemføres udbud af totalrådgivningen, vinder af dette udbud forventes at foreligge i løbet af uge 5, indstilling behandles på byggeudvalgsmøde 29. januar 2013 Der forventes afholdt opstarts- og orienteringsmøde m. Københavns Kommune i uge 6. 9/20

10 Økonomi / finansiering På mødet 27. november 2012 godkendte bestyrelsen brug af organisationens trækningsretsmidler på i alt kr. Kort inden jul fremsendte Landsbyggefonden de endelige tilsagn for støtte, og fondens forudsætning er ændret i forhold til det foreløbige støttetilsagn der forelå til mødet 27. november Fonden har forudsat kapitaltilførsel på kr. (1/5 ordning), hvoraf organisationens andel udgør kr. Fonden har ligeledes forudsat et egetbidrag til huslejestøtte på kr. om året i årene med aftrapning til 0 i årene 2017 til I sidste halvdel af januar 2013 blev gennemført miniudbud af totalrådgivningen for Sjælør Helhedsplan. Alle 7 rammeaftaleparter afgav tilbud, og efter grundig gennemgang af tilbuddene med byggeudvalget mandag den 28. januar 2013, var der enighed om, at tilbuddet fra White Arkitekter med Orbicon og Landskabsarkitekterne Roskilde som underrådgivere var samlet vindende bud. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning, samt godkender planens behov for kapitaltilførsel og huslejestøtte ud over tidligere godkendt trækningsret. Godkendt. 10. Afdeling 1066, Nørrebro Vænge Godkendelse af visitationsret til 10 boliger Fremtidig plan for Nørrebro Vænge generelt På mødet den 25. april 2012 gav bestyrelsen administrationen bemyndigelse til at afholde møde med Københavns Kommune vedrørende yderligere visitationsret til boliger i Nørrebro Vænge. Mødet har nu været afholdt, og kommunen anmoder om visitationsret til 10 boliger i Nørrebro Vænge 3 og 5. Boligerne skal fungere som udslusningsboliger og ommærkes til familieboliger i en periode på 3 år. Med mindre andet aftales, ommærkes boligerne igen til ældreboliger efter de 3 år, eller hvis beboeren i boperioden får en højere indkomst. Den pågældende beboer indgår så på lige vilkår med de øvrige beboere i Nørrebro Vænge. Københavns Kommune afholder udgifter til tomgangsleje og istandsættelse ved fraflytning. 10/20

11 Administrationen har på mødet anmodet kommunen om en samlet plan for Nørrebro Vænge, og de har oplyst, at de senere ud over de nuværende 10 boliger muligvis ønsker visitationsret til yderligere 10 boliger. Det indstilles, at bestyrelsen drøfter sagen og tager stilling til, om Københavns Kommune kan få visitationsret til 10 boliger i Nørrebro Vænge 3 og 5, og at disse ommærkes til familieboliger i en periode på maksimalt 3 år. Bestyrelsen godkendte, at Københavns Kommune kan få visitationsret til 10 boliger i Nørrebro Vænge 3 og 5, og at disse ommærkes til familieboliger i en periode på maksimalt 3 år. 11. Afdeling 1066, Nørrebrovænge og 0946, Ejerforeningen Nørrebro Vænge Ændring af langtidsplan Udskiftning af ventilationsanlæg Afdelingen har i 2012 afsat kr. til udskiftning og renovering af et eksisterende ventilationsanlæg. Arbejdet er ikke blevet udført i 2012, da der opstod tekniske problemer med at kunne etablere et anlæg, der kunne leve op til lovens krav om varmegenvinding. Den tekniske løsning kommer derfor til at tage længere tid at få etableret end forventet. Derfor vil det være formålstjenligt, at det afsatte beløb i 2012 flyttes til 2013 til et samlet beløb på kr. Konto Udskiftning af ventilationsanlæg kr. fjernes fra langtidsplanen 2012 og overflyttes til Ændringen giver ingen bygnings- eller likviditetsmæssige problemer. Afdelingsbestyrelsen har godkendt den ændrede langtidsplan. Ændringen forventes godkendt på afdelingsmødet til maj Udskiftning af ABA anlæg I 2012 var der i afdelingen afsat kr. til at udskifte ABA anlægget (almindelig brandalarmerings anlæg). Afdelingen i Nørrebro Vænge 16 har fået etableret en kommunal institution. Dette har betydet, at der er blevet etableret et sprinkleranlæg, der går på ABA anlægget. Det har derfor været nødvendigt at sikre, at dette sprinkleranlæg kørte stabilt, før ABA anlægget blev udskiftet. 11/20

12 Det anbefales derfor, at det afsatte beløb i 2012 flyttes til 2013 med et samlet beløb på kr. Konto Udskiftning af ABA anlæg kr. fjernes fra langtidsplanen 2012 og overflyttes til Ændringen giver ingen bygnings- eller likviditetsmæssige problemer. Afdelingsbestyrelsen har godkendt den ændrede langtidsplan. Ændringen forventes godkendt på afdelingsmødet til maj Det indstilles til organisationsbestyrelsen, at ændringen i langtidsplanen for afdeling 0946, Ejerforeningen Nørrebro Vænge og 1066, Nørrebro Vænge godkendes. Godkendt. 12. Afdeling 1072, Grøndalsvænge Orientering om håndtering af lugtgener På bestyrelsesmødet den 27. november 2012 blev det oplyst, at der var konstateret lugtgener i en række familieboliger i Grøndalsvænge i løbet af sommeren. På byggeudvalgs- og fremtidssikringsmøde den 6. februar 2013 gav administrationen en mundtlig status på sagen. På daværende tidspunkt var et krav til sikkerhedsstiller - og til totalentreprenøren Kodumaja - ved at blive fremsendt, da Kodumaja på trods af adskilige muligheder ikke ville levere den ønskede og nødvendige løsning. Den øjeblikkelige status er, at Kodumaja nu indvilger i at levere den krævede løsning på problemerne med lugtgener. Løsningen implementeres ifølge Kodumaja for alle boliger i uge 9 i Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Taget til efterretning. 12/20

13 13. Fordgrunden - Nybyggeri Baggrund Den 6. juni 2012 afgav administrationen på vegne af tilbud om opførelse af en blandet almen boligbebyggelse på Fordgrunden, bestående af 14 Boliger til udenlandske Ph.d.-stipendiater, 50 almene plejeboliger med særlige behov, Udredningscenter for Københavns Kommune samt 35 familieboliger, AlmenBolig+. Den samlede anlægssum for projektet er på 261,4 mio. kr. Den 15. november 2012 gav Københavns Kommune afslag på opførelsen af bebyggelsen på Fordgrunden. Status projekt På baggrund af kommunens afslag har grundsælger fra MT Højgaard selvstændigt arbejdet videre med projektudvikling af grunden for at imødekomme kommunens ønsker. I slutningen af marts 2013 er det forventningen, at de har et projekt, som de kan præsentere for KAB/AKB. Københavns Kommune er stadig interesseret i opførelse af ca. 50 plejeboliger på grunden, hvis projektet kan realiseres. Der indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning og afventer udspil fra grundsælger i marts måned og herfra tager stilling til, om man ønsker at engagere sig. Taget til efterretning. 14. Følager Generelle oplysninger Vi har i et stykke tid arbejdet med en udviklingsidé om opførelse af et specialplejecenter for blinde i Valby-området, bestående af 100 plejeboliger med tilhørende servicearealer, 30 ældreboliger og et større dagcenter, i alt op til ca m². Hen over sommeren 2012 har vi fået en særdeles konstruktiv og positiv dialog i gang med Københavns Kommunes Sundheds- og Omsorgsforvaltning om projektet. Det samme er tilfældet med den selvejende institution Solterrasserne i Valby, den institution der i givet fald skal flytte til Følager. Parallelt med dialogen med SUF, har vi haft dialog grundejer for Følager (Freja Ejendomme), for at undersøge muligheden for indgåelse af betinget grundkøbsaftale for en byggeret på ejendommen (et område mellem Gl. Køge Landevej og Ny Ellebjerg Station) 13/20

14 I forbindelse med Københavns Kommunes udbud af grundkapital i 2012 vandt Domea med et projekt beliggende på samme område som specialplejecentret, og der foregår lige nu dialog med Domea, Freja Ejendomme og SUF om koordinering mellem de 2 projekter. Der er således behov for ekstern rådgiverassistance i form af volumenstudier, vi har tilknyttet Tegnestuen Vandkunsten til dette, og i den forbindelse ansøges der hermed om midler til dækning af eksterne omkostninger på i alt kr. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning, samt bevilger kr. til eksterne rådgivere (volumenstudier m.v.). Bestyrelsen bevilgede max kr. til eksterne rådgivere. Bestyrelsen ønskede nærmere redegørelse for, hvad beløbet skal anvendes til. 15. Lovforslag om, at boligorganisationen afholder udgifter til tab ved fraflytning i tilhørende afdelinger Bestyrelsen er tidligere orienteret om, at der var udsendt lovforslag i høring, der blandt andet omhandlede dækning af udgifter til tab ved fraflytning. Lovforslaget er endnu ikke vedtaget. I det oprindelige lovforslag skulle tab ved fraflytning i afdelingerne dækkes af boligorganisationen. Efter høring er teksten ændret, så denne nu er som følger: En afdelings udgifter til tab som følge af lejeledighed og uforholdsmæssigt store tab som følge af fraflyttede lejers manglende huslejebetaling eller manglende opfyldelse af istandsættelsesforpligtigelsen dækkes af dispositionsfonden. Det er således uforholdsmæssigt store tab, der foreslås dækket af dispositionsfonden. Der skal endvidere fastsættes beløb for, hvornår dispositionsfonden skal dække udgiften. Samtidig åbnes op for mulighed for at opkræve større beløb til dispositionsfonden. 14/20

15 Endelig forventes det, at der vil være mulighed for at ansøge om dispensation for forpligtigelsen på samme måde som fritagelsen for organisationens dækning af udgifter til afdelingernes lejetab. Når loven er vedtaget, vil bestyrelsen blive orienteret yderligere, herunder om de øvrige ændringer i loven. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Taget til efterretning. 16. Indkøbspolitik og standardleverandørbetingelser for KAB-fællesskabet Om indkøbspolitikken KAB s bestyrelse har den 23. oktober 2012 godkendt den indkøbspolitik, som er vedlagt som bilag. Den overordnede indkøbspolitik dækker alle typer af indkøb af varer og tjenesteydelser i KAB-fællesskabet og vil altid blive anvendt ved fremtidige aftaler, der forhandles af KAB s indkøbsafdeling. Politikken gælder dog ikke ved indkøb af bygge- og anlægsydelser. Formålet med den overordnede indkøbspolitik er at sikre de bedst mulige indkøbsaftaler, der opfylder gældende regler m.v. og god indkøbsetik. Der er tale om en frivillig ordning, men det er KAB s vurdering, at det i de fleste tilfælde kan betale sig for boligorganisationen/ afdelingen at indgå i et fællesindkøb. Det har erfaringerne fra tidligere indkøb vist. Hvis ejendomskontoret selv køber ind, har boligorganisationen ansvaret for, at annonceringsog udbudsregler overholdes. Benyttes KAB s indkøbsafdeling og -aftaler, vil KAB sørge for, at afdelingen inddrages i indkøbet. Om standardleverandørbetingelserne De mere konkrete forhold ved indkøb af varer og tjenesteydelser er formuleret i KAB s standardleverandørbetingelser. Disse standardleverandørbetingelser dækker fremover alle leverancer af varer og tjenesteydelser inden for KAB-fællesskabet, som indkøbes via KAB s rekvisitionssystem. Leverandørbetingelserne er en ajourføring af gældende regler og skal sikre, at alle medarbejdere, der arbejder i KAB og lokalt på et ejendomskontor, indkøber efter gældende regler og normer. Betingelserne sikrer blandt andet ensartede indkøbsbetingelser ved indkøb med rekvisitioner 15/20

16 at alle regler vedrørende arbejdsmiljø- og ansættelsesforhold overholdes af leverandørerne. Der stilles blandt andet krav til salgs- og leveringsbetingelser, fakturering, reklamationsret samt krav om godkendelse af brug af underleverandører, arbejdsmiljø og CSR (Corporate Social Responsibility). Endelig har disse betingelser forrang for leverandørens salgsbetingelser. Standardleverandørbetingelserne kan findes på KAB s hjemmeside. Det er KAB s vurdering, at den nye fælles indkøbspolitik sammen med Standardleverandørbetingelserne styrker vores indsats for høj kvalitet, gode priser m.v. i forbindelse med leverancer. Standardleverandørbetingelserne vedlægges som bilag og kan også læses på KAB s hjemmeside: under: Om KAB/Nyheder og Presse/Annoncering af udbud. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen om KAB s indkøbspolitik til efterretning. Det indstilles endvidere, at organisationsbestyrelsen beslutter, at den vil tiltræde KAB s indkøbspolitik med den konsekvens, at politikken også gælder ved indkøb lokalt. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen om standardleverandørbetingelserne til efterretning. Bestyrelsen ønskede en nærmere redegørelse for indstillingen for at få oplyst, om en tiltrædelse af KAB s indkøbspolitik betyder, at afdelingen altid er forpligtet til at benytte indkøbsaftalen. Behandlingen af punktet blev derfor udsat til næste møde. Bilag 1: KAB s indkøbspolitik Bilag 2: KAB s standardleverandørbetingelser 17. Gældsrådgivning ved køkkenbordet nu i alle kommuner Projektet Gældsrådgivning ved køkkenbordet har været i gang i Københavns og Furesø Kommune siden slutningen af Projektet finansieres af Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikter med en bevilling på ca. 4 mio. kr. I efteråret 2012 bevilgede ministeriet yderli- 16/20

17 gere 4,28 mio. kr. til en udvidelse af projektet, så det fra 1. januar 2013 dækker alle KABadministrerede afdelinger. Formålet med gældsrådgivningen er 1. at forhindre en udsættelse nu og her. 2. at skabe en positiv og varig ændring af beboernes økonomiske situation og i nogle tilfælde personlige situation, så en udsættelse kan undgås på længere sigt. Projektet har fra 1. februar 3 gældsrådgivere tilknyttet, som kontakter beboere, som er i restance, og tilbyder rådgivning og bistand. Det kan for eksempel dreje sig om hjælp til: at få opstillet et budget og oprettet PBS aftaler. at undersøge, om husstanden er berettiget til sociale ydelser, de ikke modtager og ansøge kommunen. at kontakte SKAT og/eller kommunen med henblik på nedsættelse af tilbagebetaling på gæld. KAB har et samarbejde med advokatfirmaet LETT og revisionsfirmaet Ernst & Young, som begge stiller gratis timer til rådighed til de mest komplicerede sager. Projektet har i det forløbne år opnået gode resultater. I løbet af det første år hvor der var én gældsrådgiver ansat havde rådgiveren kontakt til ca. 380 husstande. Nogle ønskede ikke hjælp, men ca. 180 beboere fik rådgivning. I de allerfleste tilfælde hvor beboerne ønsker hjælp lykkes det at hjælpe husstanden til en stabil økonomisk situation. Husstandene kontaktes normalt allerede ved rykkerskrivelsen, så gælden ikke når at vokse for meget. Det betyder til gengæld, at det ikke med sikkerhed kan siges, hvor mange af restancerne, som ville være endt i en udsættelse. I 22 sager er det dog mere sikkert. Her har været en fogedsag i gang, som er blevet stoppet i forbindelse med rådgivningen. Projektet tager kontakt til alle kommunerne om samarbejde. Enkelte kommuner og boligorganisationer vil blive inviteret med i projektets følgegruppe. Der forventes afholdt en konference i foråret 2013 om projektet. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Taget til efterretning. 17/20

18 18. Grundkapitalen nedsat fra 14 til 10 procent Folketinget har nu vedtaget en nedsættelse af den kommunale grundkapital fra 14 til 10 procent for almene boliger. Loven træder i kraft 1. december 2012 og gælder for støttetilsagn til almene boliger, der er givet eller gives i perioden 1. juli 2012 til og med 31. december Kommunerne og regeringen indgik i juni 2012 den årlige aftale. Kommunerne og regeringen blev her enige om at understøtte kommunernes muligheder for at føre en aktiv boligpolitik. Landsbyggefonden forestår udlån af grundkapitallån til offentligt støttet byggeri, hvor almene boligorganisationer er bygherrer. Den lavere grundkapital kan gøre det lettere at bygge i disse år, hvor der er lavkonjunktur, for da er byggeomkostninger og grundpriser lavere. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Taget til efterretning. 19. Overenskomst for ejendomsfunktionærer BL og ESL har indgået en overenskomstaftale for ejendomsfunktionærer. Aftalen er 2-årig og dækker perioden Aftalen dækker alle ejendomsfunktionærer i boligorganisationerne. Det samlede overenskomstresultat for perioden giver en samlet lønstigning på 2,9 %, som fordeler sig således: Emne I alt Lønregulering 1,40 % 1,40 % 2,80 % Øvrige forhold - 0,10 % 0,10 % I alt 1,40 % 1,50 % 2,9 % Forklaring til tabellen: Øvrige forhold dækker regulering af lærlingelønnen, ændring af alder for indtrædelse i arbejdsmarkedspensionen, regulering af indbetaling til Udviklingsfonden (tidligere FIU) samt et årligt tilskud til de faglige klubber. Bemærk, at der ikke afsættes midler til decentrale lønmidler i overenskomstperioden KAB vil efterfølgende udarbejde lokaloverenskomst. 18/20

19 Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Taget til efterretning. 20. Tilkøb af proceskonsulent til masterplan samt til udviklingen af organisationsbestyrelsens arbejde I forbindelse med implementeringen af masterplan for 2013, herunder de kommende strategidage, samt det kommende arbejde med både udvikling af bestyrelsens arbejdsform og de enkelte bestyrelsesmedlemmers roller og ansvar heri, anbefales det, at bestyrelsen fortsætter sit arbejde med konsulent Claus Ingemann. Der er forud for mødet udsendt tilbud fra Claus Ingemann på henholdsvis arbejdet med processerne omkring masterplanen, samt processen omkring udviklingen af organisationsbestyrelsens arbejde. Det indstilles, at bestyrelsen godkender tilbuddet fra Claus Ingemann. Bestyrelsen godkendte tilbuddet fra Claus Ingemann og besluttede, at ordningen evalueres efter ca. 3 måneder. Bilag 3: Tilbud fra Claus Ingemann. 21. Plan for organisationsbestyrelsens arbejde 2013 Som besluttet på organisationsbestyrelsesmødet den 19. januar 2013 skal der på mødet den 12. februar tages stilling til planen for organisationsbestyrelsens arbejde for 2013 samt besluttes, hvem der fra organisationsbestyrelsen skal være ejer af det enkelte indsatsområde/den enkelte leverance. Vedlagt er planen for organisationsbestyrelsens arbejde med de rettelser der blev foretaget på bestyrelsesmødet den 19. januar 2013, samt masterplanen for /20

20 Det indstilles, at bestyrelsen godkender planen for organisationsbestyrelsens arbejde, samt beslutter en ejer for hver leverance/indsatsområde i masterplanen for Bestyrelsen besluttede at udsætte punktet til næste møde. Bilag 4: Plan for organisationsbestyrelsens arbejde samt masterplanen for Mødekalender 2013 Der er aftalt følgende møder for den resterende del af 2013: Organisationsbestyrelsesmøde onsdag den 20. marts 2013 kl Organisationsbestyrelsesmøde tirsdag den 23. april 2013 kl Organistionsbestyrelsesmøde mandag den 27. maj 2013 kl Repræsentantskabsmøde mandag den 27. maj 2013 kl Bestyrelsesseminar fredag den 14. juni 2013 kl lørdag den 15. juni 2013 kl Organisationsbestyrelsesmøde mandag den 23. september 2013 kl Organisationsbestyrelsesmøde onsdag den 9. oktober 2013 kl Organisationsbestyrelsesmøde mandag den 2. december 2013 kl Bestyrelsen ønskede organisationsbestyrelsesmødet den 9. oktober 2013 flyttet til slutningen af oktober eller starten af november Det foreslås, at mødet flyttes til 4. november Mødeplanen for 2013 vil herefter se således ud: Organisationsbestyrelsesmøde onsdag den 20. marts 2013 kl Organisationsbestyrelsesmøde tirsdag den 23. april 2013 kl Organistionsbestyrelsesmøde mandag den 27. maj 2013 kl Repræsentantskabsmøde mandag den 27. maj 2013 kl Bestyrelsesseminar fredag den 14. juni 2013 kl lørdag den 15. juni 2013 kl Organisationsbestyrelsesmøde mandag den 23. september 2013 kl Organisationsbestyrelsesmøde mandag den 4. november 2013 kl Organisationsbestyrelsesmøde mandag den 2. december 2013 kl /20