E-handel Version 1b. Region Hovedstaden. E-handel. Aftale om E-handel ved OIOUBL-indkøbsordre mv.

Transkript

1 E-handel Version 1b Region Hovedstaden E-handel Aftale om E-handel ved OIOUBL-indkøbsordre mv. Sagsnr. Kontraktnr. Dato [Sagsnr.] [Kontraktnr.] [Dato]

2 Indhold 1. Parterne Formål Definitioner og krav Systemunderstøttelse Elektronisk udveksling af dokumenter Mærkning E-handel rabat E-handel kan ikke aftales under verserende udbud Undtagelser til rabat Beregning af pris med E-handel rabat Prioritering af leverandører, der ønsker overgang til OIOUBL-indkøbsordre Frister og ansvar Ikrafttrædelse af OIOUBL-indkøbsordre mv Dokumentation for indlæsning af leveringsadresser Begrænsning af andre bestillingsformer Fortrolighed Misligholdelse Købers misligholdelse Sælgers misligholdelse Ændringer og udvidelse af NEMhandelsstandarden Ophør Rabatten ophører med varekontrakten Ophør af E-handel for samhandlen generelt Underskrifter... 9 Bilagsoversigt Bilag 1 Quick-guide Bilag 2 Beregning af E-handels rabat Bilag 3 Kontrakter, der fratrækkes E-handels rabat Bilag 4 Sælgers dokumentation for indlæsning af leveringsadresser 2/9

3 1. Parterne 1. Parterne Region Hovedstaden v/center for Økonomi - Indkøb Blok C, 1. sal Kongens Vænge 2 DK 3400 Hillerød CVR-nr indkoeb@regionh.dk Kontaktperson: Tlf. 38 6x xx xx Teknisk kontaktperson/kontaktpunkt: Region Hovedstaden SAP Kompetencecenter Tlf tast 5 cok-sap@regionh.dk Benævnt Køber. [Indsæt Sælgers kontaktinfo inkl. teknisk kontaktpersoner] Benævnt Sælger 2. Formål Parterne implementerer E-handel ved OIOUBL-indkøbsordre mv. for al samhandel indtil Aftalens ophør. Af Region Hovedstadens Indkøbspolitik, pkt følger, at Regionen, i samarbejde med leverandørerne, bl.a. skal - udvikle administrative processer og leveringsrutiner - indgå i anden faglig sparring med henblik på omkostningsreduktion hos begge parter 3/9

4 3. Definitioner og krav E-handel er tilgængelig for alle Region Hovedstadens leverandører i forbindelse med generel administrativ og logistisk optimering med henblik på omkostningsreduktion hos begge parter. E-handel bygger på NEMhandelstandarden, 3. Definitioner og krav Implementering forudsætter, at såvel samhandel på eksisterende og kommende kontrakter sker efter systemkrav og vilkår defineret nedenfor, inkl. ordrebekræftelse og ordrenummer som stregkode. 3.1 Systemunderstøttelse Med E-handel forstås i denne aftale både ordre- og faktureringsprocesser, med afsendelse og modtagelse af OIOUBL dokumenter via NemHandel. Kravene til systemunderstøttelse ved modtagelse af OIOUBL-indkøbsordre er: Understøtte NEMhandel Overholde NEMhandelsstandarderne (OIOUBL og OIORASP) Registrering i NEMhandelsregistret med teknisk endpoint og profil: Procurement- OrdSim-BilSim Elektronisk udveksling af dokumenter Parterne anvender allerede faktura- og kreditnotadelen af ovenstående løsning. Aftalen omhandler desuden: a) Afsendelse af OIOUBL ordre af Køber samt modtagelse af OIOUBL ordre af Sælger, b) Afsendelse af OIOUBL hasteordre af Køber samt modtagelse af OIOUBL hasteordre af Sælger, c) Afsendelse af OIOUBL konsignationslagerordre af Køber samt modtagelse af OIOUBL konsignationslagerordre af Sælger, På konsignationslagerordrer vil Køber for de forbrugte materialer angive batchnr. og/eller serie-nr. ud for hver enkelt vareposition. d) Afsendelse af simpel ordrebekræftelse af Sælger samt modtagelse af simpel ordrebekræftelse af Køber, 4/9

5 4. E-handel rabat 3.3 Mærkning Der er fortsat krav om mærkning af forsendelser med ordrenummer på logistisk label. Desuden skal ordrenummeret tilføjes som GS1-128 stregkode ifølge SSCC AI(00) og AI (400), jf. Quick Guide, bilag 1. For yderlig vejledning eller kontakt GS1 Denmark på tlf Den logistiske label skal indeholde følgende oplysninger: o o o o o o Leveringsadresse Aftagervirksomhed Aftagerafdeling på virksomhed Adressenummer Bestilt af/ordreafgiver person Ordrenummer i stregkode og tal Den logistiske label, Jf. Quick Guide bilag 1, skal påføres yderste emballeringsniveau for den enkelte ordre. Hvis den fysiske forsendelse af den enkelte ordre kan pakkes på mindre end en palle, og derfor leveres på en mix-palle, skal pakker tilhørende samme ordre pakkes på samme palle. Hver pakke på mix-pallen skal påføres en logistisk label indeholdende en SSCC. Desuden skal de ordrenumre, der leveres på mix-pallen angives på en ekstra følgeseddel, der skal følge mixpallen. Mix-pallen skal også mærkes med en SSCC. 4. E-handel rabat Det er et vilkår, for at Regionen Hovedstaden indgår i samarbejdet om overgang til OIOUBLindkøbsordre mv., at processen resulterer i en rabat svarende til halvdelen af Sælgers effektiviseringsgevinst for håndtering af Region Hovedstadens leverancer (benævnt E-handel rabat). Rabatten gælder for kommende køb på de kontrakter, der er indgået inden Aftalens underskrift, jf. bilag 3. Sælger forpligter sig til ikke at opsige løbende prisaftaler 1 år fra Aftalens indgåelse. Se bilag 2 for parametre i Region Hovedstadens forhandlingsoplæg for effektiviseringsgevinst og rabat. Parterne har aftalt E-handel rabat på (udfyldes af parterne) %. Rabatten træder i kraft for ordrer afgivet efter Implementering af OIOUBL-indkøbsordre, jf. Frister, pkt. 7, stk. 3. litra b. Se desuden punkt 10 ved misligholdelse af Aftalen. Rabatsatsen er fast og kan kun ændres ved skriftlig aftale mellem parterne. Af bilag 3 fremgår en liste over indgåede kontrakter, der fratrækkes E-handels rabat. 5/9

6 5. Beregning af pris med E-handel rabat 4.1 E-handel kan ikke aftales under verserende udbud En leverandør kan først indgå aftale om E-handel med Regionen efter kontrakterne er tildelt. E-handel kan ikke forhandles eller accepteres som tilbudsgiverforbehold eller rabat under udbud. Det er for kommende udbud uvedkommende, om tilbudsgiver ønsker eller har truffet aftale om E-handel ved beregning af evalueringssummen mv. Se dog pkt. 11 vedr. ændringer i E-handel ved kommende udbud. 4.2 Undtagelser til rabat E-handel gælder alle ordrer, der skal foretages gennem Købers indkøbssystem: Prisaftaler, kontrakter indgået på baggrund af udbud samt rammeaftaler mv. E-handel-rabatten gælder ikke: a) [Indsæt efter behov kontrakter med lavfrekvente køb/anskaffelser/medico] b) ordre på de kontrakter, der indgås efter Aftalen er underskrevet 5. Beregning af pris med E-handel rabat For hver ordre fratrækkes E-handelsrabatten fra ordrens samlede værdi, når der købes på de omfattede kontrakter. Hvor en ordre indeholder både køb med og uden E-handelsrabat, trækkes E-handelsrabatten på varelinjeniveau efter evt. rabat, der knytter sig til forsyningsprofil (lager, cross-dock), er fratrukket. 6. Prioritering af leverandører, der ønsker overgang til OIOUBLindkøbsordre Overgang til E-handel ved OIOUBL-indkøbsordre er mulig for alle leverandører. Af hensyn til regionens administrative og tekniske ressourcer er følgende prioritering besluttet, hvor flere leverandører kontakter os samtidig: - Leverandør med flest ordrelinjer i faldende rækkefølge Regionen kontakter desuden selv leverandører fra medio Frister og ansvar 1) Køber initierer processen ved at fremsende Aftalen inkl. bilag 1, 2 og 3 til Sælger og indkalder til møde. 2) På mødet a) fremlægger Køber egne beregninger på E-handelsrabatten (se pkt. 4) 6/9

7 8. Ikrafttrædelse af OIOUBL-indkøbsordre mv. b) fastsætter parterne fristerne nedenfor 3) Køber fremsender efter mødet Aftalen til underskrift: Aftalte Frister: a) Sælger underskriver kontrakt inkl. udfyldt bilag 1-3 senest d. (udfyld). b) (begge)implementering af OIOUBL-indkøbsordre jf. punkt 3, stk. 3 (litra b- c), er aftalt til senest d. (udfyld). c) (begge) implementeringsfrist for simpel ordrebekræftelse jf. punkt 3, stk. 2 (litra d) er aftalt til senest d. (udfyld). d) (begge) implementeringsfrist for mærkning af forsendelser med stregkode jf. punkt 3, stk. 3 og bilag 1 er aftalt til senest d. (udfyld). 8. Ikrafttrædelse af OIOUBL-indkøbsordre mv. Parterne dedikerer personale til implementering, jf. pkt. 7, stk. 3 litra b-d, således at parterne kan gennemføre de fornødne tests i ugen op til fristen. Al teknisk kommunikation sker gennem tekniske kontaktpersoner anført i pkt Dokumentation for indlæsning af leveringsadresser Sælger skal dokumentere og understøtte en proces, hvor den eksakte leveringsadresse fra hver enkelt ordre altid overføres til Sælgers ordresystem og videreføres eksakt i efterfølgende forretningsdokumenter og mærkning af den efterfølgende leverance. Sælgers dokumentation vedlægges denne kontrakt som bilag Begrænsning af andre bestillingsformer Sælger er fortsat forpligtet til at afvise køb uden anvisning af Købers ordrenummer. Hvis Køber sender ordrer ad andre kanaler end OIOUBL-indkøbsordre (mail, telefax) udløses ingen rabat. I nødstilfælde kan kliniske varer bestilles ved telefon. Disse skal altid efterfølges af en OIOUBL-indkøbsordre med henvisning til telefonordren. Ordren udløser ingen rabat i.h.t. pkt Fortrolighed E-handel rabattens størrelse anses for en konkurrencefølsom oplysning for Sælger (lig gældende enhedspriser). Hvis Sælger præsenterer egne tal, oplysninger eller vurderinger om egen forretning på mødet, jf. pkt. 7, tilføjes disse ikke sagen (hverken som notat eller dokument) henset forhandlingens formål, jf. pkt. 2 om sparring). 7/9

8 10. Misligholdelse 10. Misligholdelse 10.1 Købers misligholdelse Rabatten suspenderes for ordrer, hvor Købers forhold gør, at købet ikke kan gennemføres via E-handel Sælgers misligholdelse Rabatten fastholdes under Sælgers misligholdelse - både for mangler og forsinkelser. Aftalens krav om OIOUBL indkøbsordre, pakning af ordre, oplysninger og mærkning (inkl. bilag 1) udbygger parternes rettigheder og forpligtelser i de underlæggende kontrakter, således at misligholdelsesbeføjelserne i kontrakterne tillige gælder Sælgers misligholdelse af pligter i indeholdt i nærværende Aftale om E-handel ved OIOUBL-indkøbsordre mv. 11. Ændringer og udvidelse af NEMhandelsstandarden Regionen Hovedstaden har som langsigtet mål at gøre E-handel obligatorisk samt at anvende flere tekniske løsninger end de i pkt. 3 angivne. For liste over nuværende NEMHandelsprofiler, se Sælger skal være indstillet på fortsat at samarbejde om optimering af logistikken og E-handel herunder udveksling af andre standardiserede E-handelsdokumenter i.h.t. NEMhandelsstandarden til gavn for begge Parter. Køber og Sælger forpligtiger sig til at overholde de til en hver tid gældende krav jævnfør NEM-handelsstandarden, herunder lovændringer (nationale som fællesskabsretlige). Når OIOUBL-indkøbsordre eller tilsvarende teknisk løsning bliver mindstekrav for tildeling af kontrakt (f.eks. som ufravigeligt kontraktvilkår), har kontraktens regulering af samhandlen forrang for denne Aftale. 12. Ophør 12.1 Rabatten ophører med varekontrakten Rabatten gælder aftaler indtil de ophører (inkl. evt. option på forlængelse) og er alene betinget af, at Køber fortsat understøtter OIOUBL-indkøbsordre mv. samt kommende ændringer til NEMhandel-standarden eller lovgivningen i øvrigt (se pkt. 11. ovenfor) Ophør af E-handel for samhandlen generelt Pligten til at understøtte OIOUBL-indkøbsordre mv. ophører, hvor systemunderstøttelse ved OIOUBL-indkøbsordre afvikles af Køber. 8/9

9 13. Underskrifter Køber orienterer Sælger skriftligt om ophør. 13. Underskrifter Dato Dato For Sælger For Køber 9/9

10 Quickguide til GS1-128 logistisk label: Sådan sikrer I, at Region Hovedstaden er tilfreds med jeres GS1-128 logistisk label GS1-128 logistisk label anvendes på logistiske enheder, dvs. på de enheder, som forsendes, ofte en palle eller karton, som sendes enkeltvis. For at sikre samarbejdet i forsyningskæden er det vigtigt, at standard- er for, hvilke informationer, der overføres mellem samhandelsparterne overholdes, og at der mærkes på den rigtige måde. Denne guide kan fungere som tjekliste, når I opbygger jeres GS1-128 logistisk label. Denne del af pallelabelen er et fritekstfelt, som I fx kan anvende til firmalogo og produktbeskrivelse. Denne del af logistisk label skal i læsbar tekst indeholde information om alle de data, som findes i stregkoden. Dette kan fx være GTIN (EAN-varenummer), antal, udløbsdato, batch nr. og SSCC (pallens unikke løbenummer). Virksomhed A/S Fabriksvej 1, 1620 København V Produktområde X Bemærk at Region Hovedstaden som minimum kræver AI (00) og AI (400) bragt på logistisk label. AI (400) angiver Region Hovedstadens 10-cifrede indkøbsordrenummer. AI (400) kan indeholde op til 30 alfanumeriske karakterer Region Hovedstaden kræver, at en logistisk label som minimum indeholder AI (00) Serial Shipping Container Code og AI (400) købers indkøbsordrenummer. Hvis leverandøren ønsker at medtage andre informationer i AI ere er det muligt, fx AI (17) udløbsdato AI (10) batchnummer AI (01) GTIN AI (00) betyder at de efterfølgende cifre angiver Serial Shipping Container Code (SSCC), dvs. pallens unikke løbenummer. En SSCC-kode må ikke anvendes til flere paller, selvom pallerne indeholder de samme produkter SSCC skal være den nederste i stregkoden. Hvad er en AI? En Application Identifier er et tal på 2-4 cifre, der fortæller softwaren bag stregkodelæseren betydningen og formatet af de cifre og/ eller bogstaver, der står efter AI eren. Den logistiske label skal påføres det yderste emballeringsniveau for den enkelte ordre. Hvis den fysiske forsendelse af den enkelte ordre kan pakkes på mindre end en palle, og derfor leveres på en mixpalle, skal pakker tilhørende samme ordre pakkes på samme palle, og hver pakke på mixpallen skal påføres en logistisk label indeholdende en SSCC. Desuden skal de ordrenumre, der leveres på mixpallen angives på en ekstra følgeseddel, der skal følge mixpallen. Mixpallen skal også mærkes med en SSCC.

11 Undgå fejl på logistisk label: 12 ting der ikke må gå galt Problemer med logistisk labels dataindhold (1) Stregkodetypen skal være en GS1-128, også benævnt EAN128 eller UCC/EAN128. Code 128 er en anden stregkodetype og må ikke anvendes. (2) Der skal altid anvendes en separatorkarakter (FNC1) efter et datafelt med variabel længde som efterfølges af flere data, fx AI (400), AI (37) og AI (10). Placer så vidt muligt de variable data til sidst i stregkoden. (3) Parenteser må ikke udtrykkes i selve stregkoden, men skal være synlig i den læsbare tekst under stregkoden. (4) Udregn kontrolcifrene i GTIN (EAN-varenummer) og SSCC-koden korrekt på (5) Hver logistikenhed skal have en unik SSCC-kode på 18 cifre: Læs mere om opbygning af SSCC på Problemer med logistisk labels placering, udseende o.l. (8) Der skal være en vis margin til højre og venstre for stregkoden (også kaldet lyszoner), hvor der ikke må forekomme streger, tegn e.l. (9) De mørke streger i stregkoden skal fremstå skarpt på en lys baggrund. (10) Logistisk label skal placeres på en glat overflade uden folder. (11) Det anbefales at logistisk label har A5-størrelse. (12) For en palle skal GS1-128 logistisk label placeres som vist nedenfor. Der skal sidde to ens labels på pallen: En på hver side. Afstand fra pallens kant til label: Min. 50 mm. Version 1.0 Copyright GS1 Denmark 2015 (6) I stregkoden må der ikke være interne informationer udtrykt i AI (91)-(99). AI (90) må kun anvendes, hvis I har aftalt det med Region Hovedstaden. (7) Leveringsadresseoplysningerne på logistiklabelen skal indlæses fra den elektroniske indkøbsordre fra Region Hovedstaden. For teknisk dokumentation henvises til GS1 General Specifications på Kontakt GS1 Denmarks ServiceCenter, hvis I har brug for råd og vejledning Telefon info@gs1.dk gs1.dk Min. 400 mm. Max. 800 mm.

12 Bilag 2 E-handel, rabat ved elektronisk ordreafgivning. Følgende parameter vurderes som primær cost-driver i forbindelse med manuel ordrehåndtering: Tidsforbrug ved manuel ordrehåndtering pr. ordrelinje (opgjort i timer) Følgende parameter vurderes bestemmende for størrelsen på cost driveren: Timepris for ressource der håndterer ordrelinjer På baggrund af den det seneste års indkøbsordretransaktioner fra købers indkøbssystem kan den umiddelbare gevinst ved eliminering af den manuelle ordrehåndtering beregnes som en procentandel af omsætningen i samme periode ved at sætte antal ordrelinjer og omsætning i relation til ovenstående parametre. Gevinsten deles ligeligt mellem køber og sælger. Den fremadrettede e-ordrerabat kan dermed beregnes ud fra nedenstående: AAAAAAAAAA oooooooooooooooooooooo TTTTTTTTTTTTTTTTTTTTTT pppp. oooooooooooooooooooo TTTTTTTTTTTTTTTT OOOOOOætttttttttt 2 = rrrrrrrrrr Hvor: Antal ordrelinjer (er antal ordrelinjer i den valgte periode gennem købers indkøbssystem) Tidsforbrug pr. ordrelinje (er den tid det gennemsnitligt tager sælger at behandle en ordrelinje opgjort i timer) Timepris (er den omkostning som sælger har til den eller de ressourcer der behandler ordrer manuelt) Omsætning (er den ordrede værdi den valgte periode gennem købers indkøbssystem) Version af 1

13 Bilag 3 Aftale om E-handel ved OIOUBL-indkøbsordre mv. Sagsnr. Kontraktnr. Dato [Sagsnr.] [Kontraktnr.] [Dato] Oversigt over Kontrakter, der fratrækkes E-handelsrabat [Indsæt kopierede rækker fra SAP kontraktmodul] Version