Deltagere: Referat af 3. møde i Sektorstandardiseringsudvalget for e-handel den 8. november Referat. November IT- og Telestyrelsen

Transkript

1 Referat Deltagere: Christian Christiansen, ITST (formand) Peter Larsen Borresen, ITST Helle Schade-Sørensen, VTU Stig Korsgaard, Finansrådet Carsten Pedersen, Finansrådet Carsten Balling, Økonomistyrelsen Henrik Stensbøl, Økonomistyrelsen Jens Peter Bjerg, Amtsrådsforeningen Medicoprojektet Michael Thelander, Københavns Amt Medicoprojektet Flemming Møller Christensen, Progrator (p.v.a. Anders K. Jørgensen) Jens Michael Jensen, IBM Danmark Bjarne Emig, Dansk standard Lars Rønholt, Århus Kommune Lars Kronwald, KMD, (pv.a. Kenneth Hansen) Mogens Christensen, WM-data Jens Meiland Hansen, KL Lene Laursen, brancheorganisationen for Medicoindustrien Michael Breuning, Odense Kommune Bernt Overmark, IKA Afbud: Mikkel Hippe Brun, Itst Vibeke Møller, PBS Bjarne Willingshøj, Dansk Postordre Handel Morten Brohoved, IBM Danmark Per Kiilsholm, GS1 Denmark Jan Søgaard, CSC Leif Hagen Christiansen, Københavns Amt Referat af 3. møde i Sektorstandardiseringsudvalget for e-handel den 8. november November 2005 Holsteinsgade København Ø Telefon Telefax E-post itst@itst.dk Netsted CVR-nr Sagsbehandler Christian Christensen Telefon E-post cc@itst.dk Dagsorden 1. Velkomst 2. Godkendelse af dagsorden og referat 3. Meddelelser fra sekretariatet, herunder VTU s arbejde i UBL TC og CEN, orientering fra e-business kredsen 4. Rapporter fra relaterede grupper (DK/Udland) 5. Beslutning om vision, pejlemærker og forretningskrav for den elektroniske handelsproces om hvilke meddelelser, der bør indgå i en dansk UBL (B) udsendelse af vision mm. i offentlig høring (B) 6. Valg af meddelelser/dokumenter i en dansk UBL (D) 7. Scenariebeskrivelser - klassifikation af scenarier (D) 8. Opfølgning på katalog workshops (O) 9. Orientering om UBL 2.0 fremdrift og leveranceplan (O) 10. Evt. 11. Næste møde mødet d. 19. december afløses af møde ultimo januar 2006

2 Referatet er opdelt i hhv. en beslutningsdel og en del indeholdende et mere udtømmende referat af drøftelserne på mødet Beslutninger truffet på mødet punkt 5 Det blev under dagsordenens punkt 5 besluttet, at sekretariatet ville prioritere det endnu højere at få leverandørorganisationerne med samtidig med at sikre, at udvalget holdes i en passende størrelse. at visions- og høringspapiret ville blive udbygget med et oprids af konteksten, dvs. hvad er grundlaget og hvorfor har der været behov for at gøre det her, og hvor er der penge at hente og hvem gør hvad (fælles projekt), hvilke erfaringer bygger det på og hvilken lovmæssig baggrund har arbejdet. Samlet blev det konkluderet, at visionen, pejlemærkerne og forretningskravene skulle formuleres således: VISION Hjemtage gevinster Store såvel som små virksomheder og offentlige myndigheder høster fordelene af elektronisk udveksling af handelsdokumenter Udbredelse og proces Papirbaserede handelsprocesser med deraf følgende manuel genindtastning af data, er erstattet af elektronisk udveksling af data. Teknik og standarder Handel mellem den offentlige og private sektor er om 7 år fuldt gennemført via informationsteknologi og åbne standarder. Side 2 FORRETNINGSKRAV Virksomheder og offentlige myndigheder skal med færrest mulige teknologiske, administrative og økonomiske barrierer kunne håndtere basale elektroniske handelsdokumenter, som understøtter en basal indkøbsproces (den proces som forbinder ordre til regning jfr. udvalgets liste over dokumenter i en basal indkøbsproces). Samlingen af elektroniske forretningsdokumenter skal udvælges med henblik på at være netop det nødvendige og tilstrækkelige sæt af meddelelser, som understøtter den basale indkøbsproces i den offentlige og private sektor og mellem den offentlige og private sektor. Alle kendte og hyppigt forekommende samhandelsscenarier mellem den offentlige og private sektor skal være dækket af de udvalgte elektroniske handelsdokumenter. Den danske standard skal basere sig på åbne internationale standarder således, at grænseoverskridende handel er mulig. PEJLEMÆRKER 1. november 2006 skal der foreligge en færdig dansk lokalisering af UBL 2.0, som understøtter en basal indkøbsproces. Ultimo 2007 skal den basale indkøbsproces være implementeret i alle dele af samhandlen mellem den offentlige og private sektor Ultimo 2008 skal 35% af den private samhandel ske med udgangspunkt i en elektronisk udveksling af handelsdokumenter.

3 Beslutninger truffet på mødet punkt 6 Det blev under dagsordenens punkt 6 besluttet, at der for så vidt angår de valgte dokumenter i en basal indkøbsproces skal kunne stilles krav til en myndighed eller en leverandør på samme måde, som man i dag stiller krav om OIOXML elektronisk regning. Det offentlige skal således være i stand til at kunne modtage og sende de af udvalget udpegede handelsdokumenter i formatet, og det private er som følge heraf nødt til at sikre, at de tilsvarende kan sende/modtage dokumenterne. Den konkrete brug afhænger af leverandørens implementering. Det er sådanne tanker, der ligger bag formuleringen obligatorisk at udsende gruppe 1 s konklusion fra mødet d. 1. september 2005 (med fjernelse af Accounte Response) som udvalgets liste over dokumenter, som indgår i den basale indkøbsproces: Dokumenter Catalogue Request for quotation Quotation Offentlig myndighed at afsende at modtage X Privat virksomhed at afsende at modtage Order X X Order response Order response simple Order change Order cancellation X X Despatch advice Receipt advice Invoice X X X Credit note X X X Selfbilled Invoice Selfbilled Credit note Debit note AccountResponce AccountStatement Remittance advice X Side 3

4 Drøftelser på mødet 1. Velkomst CC bød særligt velkommen til Bernt Overmark som nyt medlem af udvalget og der var derefter en præsentationsrunde af alle. 2. Godkendelse af dagsorden og referat Dagsordenen og referat blev godkendt uden bemærkninger. 3. Meddelelser fra sekretariatet, herunder VTU s arbejde i UBL TC og CEN, orientering fra e-business kredsen Christian Christensen fortalte om sekretariatets arbejde i UBL TC, der hører til i organisationen OASIS. Der er initiativer i gang for at få UBL 2.0 tilbage i UN/CEFACT, hvor det oprindeligt var forsøgt placeret. Der er fra begge parter vilje til at få UBL 2.0 optaget som en ny TBG under UN/CEFACT i Fra dansk side kan vi få glæde af, at det bliver en FN-standard, og vi har derfor opfordret UN/CEFACT til at få UBL med tilbage i familien. CEN (det europæiske standardiseringsorgan) og IDABC (EU-Kommissionen) indgår også i arbejdet, og sekretariatet forsøger løbende at være opmærksom på hvad disse organisationer kan bidrage med. I den forbindelse er der afholdt møde med andre medlemslande om cross-border interoperabilitet. En UBL 2.0 implementering i Danmark kunne være et pilotprojekt for forsøg med international handel baseret på UBL 2.0. Englændere har taget initiativet, men svenskere, nordmænd støtter også op. Frankrig og Tyskland kan også være med senere. Der vil følge mere information herom i Side 4 E-business kredsen. Nedsat efter at e-kredsen, som havde et andet fokus. Både bredere og snævrere. Den består af repræsentanter fra handelslaget, mere end dem der er her. Mht. UBL 2.0 kan man med en vis føje sige, at udvalgets kunder er repræsenteret i den kreds. Standardisering kommer på dagsordenen der, og vi vil fortælle, hvad vi laver her. På sidste møde blev der i denne gruppe snakket om globalisering, og hvad der var af muligheder for at sætte e-business på dagsordenen i globaliseringsrådet, se for yderligere på Det forventes, at man venter med at flytte UBL til UNCEFACT, når UBL2.0 ligger klar, hvilket sker d. 11. september Rapporter fra relaterede grupper (DK/Udland) Der er taget en række initiativer i forhold til elektronisk regning: Økonomistyrelsen har taget initiativ til at adressere de særlige behov for håndtering af regninger i forbindelse med offentligt byggeri. En gruppe fra forsyningssektoren har under Dansk Standard, med Bjarne Emig som projektleder, udarbejdet et format for forbrugsafregninger. Økonomistyrelsen og vil frem til udgangen af marts 2006 sørge for informationskampagne mv. i samarbejde med denne forsyningssektorgruppe. Transportbranchen har - også i regi af Dansk Standard, men med Flemming Møller Hansen, Progrator som projektleder, kigget på særlige krav

5 for transportbranchen, og arbejdet vil ligge færdigt ved udgangen af første kvartal Der sker altså udvidelser af formatet til understøttelse af konkrete forretningsbehov. Udviklingen af formatet sker i grupper, som nyder en bred opbakning fra de pågældende brancher, hvilket er meget vigtigt. 5. Beslutning om vision, pejlemærker og forretningskrav for den elektroniske handelsproces om hvilke meddelelser, der bør indgå i en dansk UBL (B) udsendelse af vision mm. i offentlig høring (B) Til brug for er udsendt et indstillingsnotat. Der har været opfordringer til at udarbejde et notat om visionen, pejlemærkerne og forretningskravene og at udsende det i høring. Hensigten er, at en kommende leverance en UBL 2.0 DK ikke kommer til at stå alene. Formålet er også udvalget har store visioner for arbejdet. Men udvalget vil ikke alene udarbejde en standard. Standarden skal udvikles og implementeres på en måde, der har en retning, et mål - en vision for arbejdet er nødvendig. Michael Thelander spurgte, om det er hensigten, at der skal være en dansk UBL. Christian Christensen oplyste hertil, at det rettelig skulle fremgå, at der er tale om en dansk lokalisering af UBL 2.0. Side 5 Christian Christensen indledte herefter drøftelserne og oplyste kort baggrunden for drøftelsen i udvalget op, herunder om behandlingen i e-handelsgruppen og denne gruppes diskussion af hvilke dokumenter, der skal bruges i en udveksling med det offentlige. Det er nødvendigt, at udvalget tager stilling forinden ehandelsgruppen kommer på banen igen. På mødet d. 1. september 2005 i udvalget var der en første behandling af forslaget til forslaget, som udvalget på dette møde skal drøfte med henblik på en offentlig høring af oplægget. Jens Meiland Hansen anførte, at strukturen for papiret er udmærket, men der er brug for en ramme med baggrundsoplysninger om, hvorfor arbejdet er sat i gang, så høringsmodtagere bedre kan forholde sig til visionen, pejlemærkerne og forretningskravene,, hvor det kommer fra, og hvem der bakker op omkring det. Sporene skræmmer. Carsten Balling supplerede med, at motivationen om hvorfor det er så godt med e-handel mangler. Det ville være godt at have og det er ikke så klart, hvis man kommer udefra. Jens Peter Bjerg var enig i, at sporene skræmte og bemærkede, at det er vigtigt, at papiret klart tilkendegiver, at det er fælles projekt. Christian Christensen bemærkede, at idéen med visionspapiret egentlig var at holde det overskueligt og holde det på én side med gode statements. Christian Christensen samlede herefter op og oplyste, at papiret ville blive udbygget med et oprids af konteksten, dvs. hvad er grundlaget og hvorfor har der været behov for at gøre det her, og hvor er der penge at hente og hvem gør

6 hvad (fælles projekt), hvilke erfaringer bygger det på og hvilken lovmæssig baggrund har arbejdet. Derudover var der et par bemærkninger om udvalgets sammensætning og antal af medlemmer. Jes Peter Bjerg anførte, at udkastet til høringsbrevet indeholdt en opfordring til deltage. I betragtning af det store fremmøde nok skal være varsom med at opfordre flere til at deltage i det. Michael Breuning bemærkede, at udvalget med sit arbejde binder de private leverandører, men deres repræsentanter mangler på dette møde. Dansk Handel og Service. Vi savner den private sektor. Vi skal passe på med at forpligte nogen der ikke har været med her. Jens Peter bemærkede videre, at det trods dårlige erfaringer fra tidligere skal forsøges at få DHS, Håndværksrådet m.fl. med. Som supplement hertil oplyste Peter Larsen Borresen, at sekretariatet også har forsøgt at få flere ERP-leverandører med, men ikke mange har bidt på. Derfor forsøger vi bredere med denne høring at inddrage flere. Christian Christensen oplyste, at det er rigtigt, der burde være flere leverandører til det offentlige med i udvalget, men Dansk handel og Service er med og var således blot forhindret i at komme i dag, og han rundede derefter af med at sige, at sekretariatet ville prioritere det endnu højere at få leverandørorganisationerne med samtidig med at sikre at udvalget holdes i en passende størrelse. Side 6 Konkrete kommentarer til VISIONEN Drøftelsen om visionen, pejlemærkerne og forretningskravene tog udgangspunkt i en konkret gennemgang af det udsendte udkast: Handel i den offentlige og private sektor er om 7 år fuldt understøttet af informationsteknologi. Papirbaserede handelsprocesser med deraf følgende manuel genindtastning af data, er erstattet af elektronisk udveksling af data. Store såvel som små virksomheder og offentlige myndigheder høster fordelene af elektronisk udveksling af handelsdokumenter Der var en del drøftelser om den konkrete ordlyd af visionen, om informationsteknologi, åbne standarder, basal indkøbsproces, 7 år, handelsdokumenter/forretningsdokumenter, hvoraf følgende refereres: Indledningsvis gav Jens Michael Jensen udtryk for, at der burde være anført står åbne standarder i stedet for informationsteknologi. Mogens Christensen fandt hertil, at det er godt, at visionen ikke indeholder for meget om teknik. Den skal ikke bare være vedhæng til UBL 2.0, derfor må der heller ikke være for meget teknik i visionerne. Efter et par yderligere kommentarer blev åbne standarder skrevet ind i visionen.

7 Henrik Stensbøl spurgte herefter om, hvad er definitionen på fuldt ; hvor meget skal være understøttet? Bjarne Emig oplyste hertil, LEGO, Danfoss og andre vil måske syntes at det ikke er så visionært. De har allerede opfyldt en stor del. Mogens Christensen oplyste, at den første bullit i hans øjne skulle forstås sådan, at der ikke skal være processer i en handelsproces der ikke er understøttet af it. Lars Rønholt foreslog herefter, at den første bullit kunne : Måske erstatte med den samlede indkøbsproces. Er det den basale proces eller den samlede? Christian Christensen oplyste hertil, at der skal være en specifikation for den basale indkøbsproces om et år. 7 år Jens Meiland Hansen rettede derefter alles blikke mod 7 år. Han fandt, at det kaldte på opmærksomhed, at der var sat år på og spurgte til, om det er rimeligt at lægge sig fast på det. Jo længere tid ude i fremtiden, jo større usikkerhed. Mogens Christensen oplyste, at de syv år skal ses i sammenhæng med pejlemærkerne. 35% er et ambitiøst mål i 2008, derfor et delmål i Side 7 Christian Christensen foreslog, at visionen kunne være tidsuafhængig og at pejlemærkerne i stedet kunne indeholde de nødvendige årstal. Bernt Overmark bemærkede videre, at de syv år falder i øjnene og bliver fokus. Det er for langt ude i fremtiden til, at folk tager det alvorligt. Mogens Christensen pointerede, at det er overfor den lille leverandør, der stilles høje krav, og at det således er kommentarer fra ex. DHS, der skal definere hvor bunden ligger. Michael Thelander bredte diskussionen lidt mere ud og spurgte om pejlemærkerne strider mod noget af det andet. Hvad mener vi med det første pejlemærke; er det en ny fakturasituation? Hvis folk opfatter det på den måde, løber de skrigende bort, selvom der står noget andet i forretningskravene. Det er ikke så meget indholdet, det afgørende er hvordan folk læser det. Det er det signal, der ligger i bandt andet de 7 år. Christian Christensen bemærkede hertil, at det kan være nyttigt, at folk reagerer. på de 7 år. Det kan bruges til, at der er nogen, der tager stilling. Pointen er dog også, at der er både reaktionen i det offentlige og hos leverandører at tage i betragtning. Jens Meiland Hansen anbefalede heroverfor, at estimaterne bør være i pejlemærkerne, hvor vi kan forholde os til dem, og at der skal være de bredere rammer i visionerne. Jens Peter Bjerg bifaldt dette og bemærkede, at han dog ikke havde noget imod årstallet i starten, men det er rigtigt, det er det aviser og blade vil tage fat i. Problemet er, at det er 7 år.

8 Henrik Stensbøl tilsluttede sig Jens Meiland Hansens udlægning. Michael Breuning nuancerede diskussionen yderligere og bemærkede, at der er forskel på at kunne understøtte en proces og at gøre det. Et er at levere standarden, men en anden ting er, at anvendelsen af standarden også bliver udbredt. Det er penetrationen om 7 år vi skal forholde os til. Michael Thelander bemærkede hertil, at vi skal snakke om, hvad den første vision betyder: hvornår kan it-systemerne være færdige til at understøtte det her? Peter Larsen Borresen oplyste, at grunden til, at der står 7 år, er fordi vi har en trinvis implementering. Vi starter med en mindre del og udvider til en fuld implementering. Mogens Christensen foreslog, at der skal ikke stå fuldt understøttet, men gennemført via, da det var pointen i den førte diskussion. Forslaget blev indføjet i visionen. Jens Meiland Hansen kategoriserede derefter visionen, idet den første bullit handler om teknik, toeren handler om volumen, treeren handler om gevinster. Side 8 Christian Christensen foreslog på den baggrund, at det kunne tydeliggøres ved at sætte en overskrift på dem: Teknik og standarder, Udbredelse og volumen og Gevinster. Peter Andersen fandt, at det var en glimrende klassificering, men der skulle byttes om på dem. Gå efter gevinsterne først og teknikken til sidst. Bjarne Emig fandt, at syv år er fantastisk ambitiøst, og at man aldrig når 100%, og bemærkede at den ene pejlemærke skulle rettes til 1. november 2006, da UBL 2.0 foreligger i efteråret Der blev kort vendt muligheden for at stemme om 7 år og på trods af forskellige ønsker om at bibeholde eller fjerne tallet, blev det besluttet, at at fastholde tallet i visionen. Samlet blev det konkluderet, at VISIONEN skulle formuleres således: VISION Hjemtage gevinster Store såvel som små virksomheder og offentlige myndigheder høster fordelene af elektronisk udveksling af handelsdokumenter Udbredelse og proces Papirbaserede handelsprocesser med deraf følgende manuel genindtastning af data, er erstattet af elektronisk udveksling af data. Teknik og standarder Handel mellem den offentlige og private sektor er om 7 år fuldt gennemført via informationsteknologi og åbne standarder.

9 Forretningskravene Drøftelsen tog udgangspunkt i følgende forslag: FORRETNINGSKRAV Virksomheder og offentlige myndigheder skal med færrest mulige teknologiske, administrative og økonomiske barrierer kunne håndtere basale elektroniske forretningsdokumenter, som understøtter en basal indkøbsproces. Samlingen af elektroniske forretningsdokumenter skal udvælges med henblik på at være netop det nødvendige og tilstrækkelige sæt af meddelelser, som understøtter en basal og effektiv indkøbsproces i den offentlige og private sektor og mellem den offentlige og private sektor. Alle kendte og hyppigt forekommende samhandelsscenarier mellem den offentlige og private sektor skal være dækket af de udvalgte forretningsdokumenter. Den danske standard skal i videst muligt omfang basere sig på en international standard således, at grænseoverskridende handel er mulig. Side 9 Christian Christensen indledte med at understrege, at det er den basale indkøbsproces, som er det interessante i kravene. Hvordan defineres det? Er det de basale forretningsdokumenter, der udgør de basale forretningskrav eller er det den omvendte vej? Jens Michael Jensen spurgte om, der var en definition i UBL på en basal indkøbsproces? Peter Larsen Borresen oplyster hertil, at der er lavet noget indenfor UBL, der hedder small business subset vi har lavet noget der hedder simpelt i scenariearbejdet, men den er også kompliceret så svaret er nej, ingen klar definition af basal. Bernt Overmark foreslog, at forretningsdokumenter blev ændret til handelsdokumenter, og forslaget blev accepteret. Michael Thelander: I referatet fra det sidste møde var der indføjet en definition på basal indkøbsproces : Den proces som forbinder ordre til regning. Mogens Christensen pointerede i den forbindelse, at der skal være en forklaring på, hvorfor dokumenterne skal med. Det skal fremgå hvorfor, vi har dokumenterne med og hvorfor vi taget de valg. Derefter drøftede udvalget processen mere konkret fra katalog til ordre til regning, indkøb med og uden katalog, leverandørers anvendelse af kataloger, og om hvem, der skulle høste fordelene (offentlig/privat), og som resultat af denne drøftelse og drøtelsen vedrørende punkt 6 (forretningsdokumenterne) var der enighed om, at der skulle refereres til de valgte dokumenter, og at ordlyden af første bullit blev lagt fast, se nedenfor.

10 Bernt Overmark bemærkede, at fritekstordrer også er vigtige at have med. Det skal der tages højde for, ud over det der er i kataloget. Herefter blev spørgsmålet om en internationale standard drøftet. Michael Thelander fandt, at vi skal basere os på en international standard. Er den ikke god nok, må vi bygge videre på den. Christian Christensen var enig heri. Målet er UBL 2.0 i en dansk lokaliseret udgave. Det fremgår også af udvalgets kommissorium, og at der som drøftet tidligere på mødet vil blive sikret nogle formuleringer om konteksten, herunder om UBL. Carsten Pedersen bemærkede hertil, at UBL 2.0 er en international de-facto standard, men den er ikke officiel endnu. Efter lidt yderligere debat var der som følge heraf enighed om, at tilføje åbne til internationale standarder. Samlet blev det konkluderet, at forretningskravene skulle formuleres således: Side 10 Virksomheder og offentlige myndigheder skal med færrest mulige teknologiske, administrative og økonomiske barrierer kunne håndtere basale elektroniske handelsdokumenter, som understøtter en basal indkøbsproces (den proces som forbinder ordre til regning jfr. udvalgets liste over dokumenter i en basal indkøbsproces). Samlingen af elektroniske forretningsdokumenter skal udvælges med henblik på at være netop det nødvendige og tilstrækkelige sæt af meddelelser, som understøtter den basale indkøbsproces i den offentlige og private sektor og mellem den offentlige og private sektor. Alle kendte og hyppigt forekommende samhandelsscenarier mellem den offentlige og private sektor skal være dækket af de udvalgte elektroniske handelsdokumenter. Den danske standard skal basere sig på åbne internationale standarder således, at grænseoverskridende handel er mulig. Pejlemærkerne Drøftelsen tog udgangspunkt i følgende forslag: PEJLEMÆRKER 1. Oktober 2006 skal der foreligge en færdig dansk specifikation/oioxml standard, som understøtter en basal indkøbsproces Medio 2007 skal den basale indkøbsproces være implementeret i alle dele af samhandlen mellem den offentlige og private sektor Ultimo 2008 skal 35% af den private samhandel ske med udgangspunkt i en elektronisk udveksling af forretningsdokumenter.

11 Michael Thelander indledte med at spørge om, nogen kunne forklare præcist hvad punkt to betyder? Hvad er definitionen på en implementering? Christian Christensen sagde hertil, at alle skal være klar til at modtage de definerede dokumenter, og at første udgave af standarden ligger klar 1. marts næste år. Så der er passende med tid til at implementere derefter (medio 2007). Mogens foreslog på baggrund af justeringen af UBL s tidsplan, at den midterste bullit skulle ændres, da den afhænger af den øverste bullit, som blev ændret til 1. november 2006, jf. ovenfor. Jens Meiland Hansen oplyste til pejlemærkerne, at KL har et politisk udvalg, og at KL kun kan lade sit navn indgå i det her materiale efter en politisk behandling i KL. Han forbeholdt således sig retten til, at det skal behandles politisk i KL for at KL kan give oplægget en endelig opbakning. Jens Peter Bjerg tilføjede til den videre proces, at det i forbindelse med høring er vigtigt, at høringsperioden er tilpas lang. Samlet blev det konkluderet, at pejlemærkerne skulle formuleres således: Side 11 PEJLEMÆRKER 1. november 2006 skal der foreligge en færdig dansk lokalisering af UBL 2.0, som understøtter en basal indkøbsproces. Ultimo 2007 skal den basale indkøbsproces være implementeret i alle dele af samhandlen mellem den offentlige og private sektor Ultimo 2008 skal 35% af den private samhandel ske med udgangspunkt i en elektronisk udveksling af handelsdokumenter. 6. Valg af meddelelser/dokumenter i en dansk UBL (D) Christian Christensen fortalte om drøftelserne af forretningskravene og dokumenter på sidste møde. Debatten tog sit udgangspunkt i skemaerne, som fremgik af referatet fra mødet. De to grupper var næsten enige om valgene af dokumenter, se referatet fra mødet d. 1. september Der blev bl.a. spurgt om, hvorfor skemaet ikke ser ens ud for hhv. den offentlige sektor og den private sektor. Det afstedkom en længere debat om, hvad det vil sige at noget skal være obligatorisk at sende eller modtage (der var ikke mindst en diskussion om, hvorvidt man kunne pålægge en leverandør at modtage en ordre elektronisk), om der skulle være obligatorisk at handle med leverandører, der kunne sende elektroniske kataloger i den forstand, at handel alene kan ske med leverandører, der har et varekatalog bygget på standarden. Samlet set blev der enighed om, at der skal kunne stilles krav til en myndighed eller en leverandør på samme måde, som man i dag stiller krav om OIOXML elektronisk regning. Det offentlige skal således være i stand til at kunne modtage og sende de af udvalget udpegede handelsdokumenter i formatet, og det private er som følge heraf nødt til at sikre, at de tilsvarende kan sende/modtage dokumenterne. Den konkrete brug afhænger af leverandørens implementering. Det er sådanne tanker, der ligger bag formuleringen obligatorisk.

12 Jens Meiland Hansen supplerede med at sige, at det mao. skal være teknisk muligt, men det er ikke en pligt, at man skal gøre det. Michael Thelander supplerede ligeledes med at sige, at hvis der hos leverandøren findes et katalog, og det kan leveres elektronisk så skal det foregå elektronisk, ellers ikke. Som følge af diskussionen og Michael Brening m.fl. s ønsker om præciseringer forsikrede Christian Christensen, at der i det materiale, som udsendes, vil blive gjort nogle bemærkninger herom, og et par bemærkninger om, at skemaerne indeholder de UBL-dokumenter, som forelå pr. 1. september Endelig vil det også blive anført, at de valgte dokumenter får en dansk tilpasning pr. 1. november 2006, og at resten af lokaliseringen sker derefter. Sekretariatet vil således forsøge at illustrere hvorledes udrulningsprocessen skal se ud. Der var dernæst med reference til drøftelserne på ehandelsgruppens møde d. 24. oktober en kort snak om at rentenota og rykkere ikke er med som dokumenter, og at der i stedet er snakket om at vedlægge noget om bilag. Peter Larsen Borresen oplyste, at det ikke er omfattet af UBL 2.0, men vi kan vælge at lave en dansk version. Side 12 Trods fleres forbehold overfor at lade det være obligatorisk for en leverandør at modtage en ordre, blev det besluttet at udsende gruppe 1 s konklusion fra mødet d. 1. september 2005 (med fjernelse af Accounte Response) som udvalgets liste over dokumenter, som indgår i den basale indkøbsproces: Dokumenter Catalogue Request for quotation Quotation Offentlig myndighed at afsende at modtage X Privat virksomhed at afsende at modtage Order X X Order response Order response simple Order change Order cancellation X X Despatch advice Receipt advice Invoice X X X Credit note X X X Selfbilled Invoice Selfbilled Credit note Debit note AccountResponce AccountStatement Remittance advice X

13 7. Scenariebeskrivelser - klassifikation af scenarier (D) Peter Larsen Borresen præsenterede et dokument, der har til formål at få klassificeret indkøbsscenarier. Elektronisk regning bliver brugt rigtig mange steder i dag til alle typer indkøb. Formålet med dokumentet er at vise, hvordan handelsdokumenterne bruges i forskellige processer. Vi lært fra tidligere, at det er nødvendigt at have flere scenarier. Peter gennemgik herefter kategoriseringen af scenarierne og de enkelte scenariepakker. Christian Christensen afsluttede med at sige, at sekretariatet vil udsende mere information om arbejdet ved en senere lejlighed, og at alle er velkomne til at komme med input. Jens Peter Bjerg oplyste, at han som formand for regionale indkøbere gerne ville stille konkret viden til rådighed herfor. 8. Opfølgning på katalog workshops (O) Orienteringen gives i stedet i en mail fra sekretariatet. Side Orientering om UBL 2.0 fremdrift og leveranceplan (O) Orienteringen gives i stedet i en mail fra sekretariatet. 10. Evt. Ingen bemærkninger til punktet. 11. Næste møde mødet d. 19. december afløses af møde ultimo januar 2006 Det vil være fornuftigt for et kommende møde at sekretariatet har bearbejdet nogle høringssvar. 1. januar som deadline for høring + tid til bearbejdning. Derfor er næste møde i slutningen af januar. Christian Christensen meddelte afslutningsvis at sekretariatet udover at udsende nyt udkast til vision mm. til skriftlig høring i udvalget efterfølgende vil tage kontakt til medier med henblik på at promovere arbejdet.