Referat 10. møde i OIO-udvalget for sags- og dokumentområdet den 13. april 2011

Transkript

1 Referat af 10. møde i OIO-udvalget for sags- og dokumentområdet Referat 10. møde i OIO-udvalget for sags- og dokumentområdet den 13. april 2011 Mødested:, Holsteinsgade 63, 2100 Kbh. Ø, kl Til stede: Jakob Aagaard Harder, KL/formand Mads Ellehammer, KL Allan Schiellerup Bager, Odense Kommune Michael Breuning, Odense Kommune (kl ) Michael Nielsen, Axapoint (kl ) Mette Hall-Andersen, Statens Arkiver Steen Deth, Gentofte Kommune Jytte Møller Christensen, Ballerup Kommune Carsten Rohde, VTU/ITST/næstformand Palle Aagaard, VTU/ITST Jan Brown, VTU/ITST (kl ) Joachim Boye, VTU/ITST/sekretær Ikke til stede: Helga Mohr, Frederiksberg Stadsarkiv Karin Termannsen, Region Nordjylland Søren Herget, Region Sjælland Martin Dohn, Finansministeriet Kurt E. Nielsen, UNI-C (Undervisningsministeriet) 29. april 2011 Holsteinsgade København Ø Telefon Telefax E-post itst@itst.dk Netsted CVR-nr Sagsbehandler Joachim Florentz Boye Telefon Telefax E-post jfb@itst.dk Dagsorden: 1. Velkomst Sagsnr Dok nr. Side 1/1 Carsten Rohde bød velkommen. Da Odense Kommune var inviteret til at præsentere arbejdet med Organisationsstandarden kl. 10, blev der byttet rundt på rækkefølgen af dagsordenens punkt 5 og Godkendelse af dagsorden og referat Dagsordenen til 10. møde og referatet fra 9. møde blev godkendt med følgende bemærkninger: I forlængelse af referatets pkt. 5 opfordrede Jytte Møller Christensen til at man på det næste møde i OIO-komitéen rejser spørgsmålet om revisionen af NDR-reglerne, hvilket sekretariatet vil undersøge. Som svar på spørgsmålet i referatets pkt. 9 om den manglende offentliggørelse af borger.dkkomponenter på Softwarebørsen, fortalte Palle Aaagaard at kildekoden til de omtalte komponenter ikke er open source, hvilket er historisk betinget.

2 Redaktionen på borger.dk er dog opmærksom på sagen og man vil fremadrettet arbejde hen imod at komponenterne på borger.dk bliver open source. Der blev opfordret til at borger.dk samarbejder med deres udviklingspartnere om at offentliggøre tidligere komponenter, og udvalgets medlemmer blev i dén forbindelse bedt om at undersøge, hvilke områder, der bør prioriteres højest. 3. Meddelelser Carsten Rohde orienterede om, at sekretariatet siden 9. møde efter skriftlig behandling i udvalget har publiceret følgende dokumenter på digitaliser.dk: o Vejledning i kravspecificering af Sag og dokument standarderne o Sag og dokument standarderne - Hvad og hvorfor o Sag og dokument standarderne (folder) Side 2/2 o Teknisk uddybning af generelle egenskaber for sags- og dokumentområdet 4. Standarden Person og dens implementering i CPR-brokeren Et udkast til standard for Person var i offentlig høring i sommeren 2010 og har efterfølgende været i høringsbehandling i arbejdsgruppen. Som vedtaget på 8. møde er den derefter blevet implementeret i Gentofte Kommunes CPRbroker som Proof of Business for standarden. Erfaringerne herfra har medført yderligere ændringer i standarden, som efter en skriftlig høring er blevet godkendt af arbejdsgruppen. Der gives en status for implementeringen af standarden i CPR-brokeren. Det indstilles, at OIO-udvalget godkender det foreliggende udkast til standard, hvorefter det sendes til endelig godkendelse som OIO-standard i OIOkomitéen. Ad. 4 Udvalget tiltrådte indstillingen om godkendelse af standard for Person. Sekretariatet vil varetage den videre indstilling til OIO-komitéen, som afholder sit næste møde i begyndelsen af juni måned. 5. Status på potentialevurdering Som nævnt på 9. møde er igangsat udarbejdelse af en potentialevurdering vedrørende brug af Sag og dokument standarder (nationalt perspektiv), se bilag. Opgaven udføres af Rambøll Management og baseres bl.a. på interview med fire statslige myndigheder (styrelser) og fire kommuner. Der gives status på arbejdet.

3 Ad. 5 Carsten orienterede om potentialevurderingen. Der blev fremsendt to udgaver inden mødet; den senest fremsendte er den endelige version, som har en mere pædagogisk fremstilling af beregningsmodellen. Som det fremgår af rapporten, vil det vurderede potentiale på mio. kr. først opnås efter seks år. Dette skyldes manglen på eksisterende implementeringer som bevirker, at vurderingen er behæftet med usikkerhed. De vigtigste forudsætninger for at øge antallet af implementeringer er dels et aktivt sekretariat, som varetager udbredelse, vedligeholdelse og udbygning af standarderne, dels at standarderne optages på B103-listen. Til sidstnævnte blev bemærket, at potentialevurderingen blev bestilt som led i arbejdet med at få regeringens Ø-udvalg til at behandle en sådan anmodning. Der vil i den forbindelse blive skrevet en indstilling, der henviser til rapporten. Udvalget accepterede potentialevurderingen med en opfordring til at fortælle historierne om de nye muligheder, som standarderne giver. Side 3/3 6. Status på OPOS-projektet Selve implementeringen af standarden Organisation i APOS og den deraf afledte transformation til OPOS, er nu afsluttet (skiftet fra APOS til OPOS er udelukkende sket for at markere, at komponenten nu er Open Source). Der bringes et oplæg, der sammenfatter arbejdet. Oplæg ved Michael Breuning fra Odense Kommune og Michael Nielsen fra Axapoint. Ad. 6 Michael Breuning er projektleder på APOS 2 og præsenterede arbejdet med projektet (se bilag) sammen med Michael Nielsen fra virksomheden Axapoint, som har udført den tekniske del af implementeringen. Projektet sker med udgangspunkt i Odense Kommunes Personale- og Organisationsdatabase, APOS, der herved som den første P&O-komponent i landet implementerer serviceinterface for Organisation. Det drejer sig om en "fuld skala"-afprøvning i et produktionsmiljø, idet APOS allerede bruges som en central informationsmæssig rygrad i Odense Kommunes it-infrastruktur. Odense Kommune har undervejs haft en løbende dialog med ITST om fortolkningen og anvendelsen af både standarden og den tilhørende OIOXML. Som nævnt på 9. møde har dette arbejde medført en reduktion i antallet af xml-skemaer, som samtidig indeholdt en række fejlrettelser. Axapoint har efterfølgende bemærket, at også specifikationen indeholdt en række uoverensstemmelser og uklarheder.

4 I samarbejde med Odense Kommune og KL har udvalgets sekretariat identificeret og rettet disse fejl og har opdateret specifikationen for Organisation til en version 1.1, som efter mødet er sendt til skriftlig behandling i udvalget og efterfølgende publiceret på digitaliser.dk. Som konklusion på arbejdet med standarden anbefaler Odense Kommune og Axapoint, at man ved fremtidige standarder indarbejder planlagte tilbageløb via referenceimplementeringer inden man godkender leverancen som det er gjort med Person-standarden. Erfaringerne fra Odense Kommune viser nemlig, at mange inkonsekvenser både logiske fejl og inkonsekvens mellem skema og specifikation fanges, når skemaerne anvendes i en referenceimplementering. Eventuelt kan godkendelsen af standarden opdeles i to trin, hhv. specifikation og XML, og afvente en godkendelse af sidstnævnte indtil den er testet i en Proof of Concept (som det blev gjort med Dokument-standarden) eller en Proof of Business (som med Organisationsstandarden). Det er i sådan en sammenhæng vigtigt at de implementerende leverandører får respons på deres eventuelle fejlmeldinger, hvilket kræver en dedikeret organisation, som f.eks. det nuværende udvalgssekretariat. Side 4/4 Jakob Harder bad om at man forelægger OIO-komitéen forslaget om at en standard ikke er godkendt før den har været igennem et testforløb. Ligesom behovet for en revision af måden at opbygge OIO-XML (herunder NDRreglerne) skal fremhæves overfor Komitéen. En yderligere anbefaling lød på, at køre fremtidige udviklings- og implementeringsprojekter, som inddrager standarderne, som open source og gøre software og dokumentation tilgængelig på Softwarebørsen (i fremtiden digitaliser.dk) løbende under processen. Michael Breuning pointerede afslutningsvis, at en udbredelse af standarderne på markedet kræver kunder, der er villige til at skrive dem ind i deres kravspecifikationer, men tilføjede, at hvis de første kunder ikke skal frygte at hænge på regningen for udviklingen hos leverandørerne, kræver det også, at leverandørerne har tillid til, at flere kunder vil efterspørge produkterne i fremtiden. Der blev fra udvalgets side opfordret til at overtale udvalgte leverandører til at deltage i referenceimplementeringer på standarderne for Sag, Dokument og Arkivstruktur. Odense Kommune afholder en minikonference i maj måned om offentlige standardiseringer. Oplysninger herom kan fås ved henvendelse til Michael Breuning mib@odense.dk.

5 7. OIO-udvalgets arbejde i 2011 Jakob gav en kort opsummering af hovedpunkterne i det udkast til den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi, der arbejdes på i øjeblikket. Blandt punkterne var governance ifm. følg-eller-forklar, hvor der fra visse sider ønskes en større forpligtelse, spørgsmålet om offentlige grunddata og krav om overholdelse af edag3. Overordnet set er der færre investeringer i infrastruktur i denne digitaliseringsstrategi. Det blev drøftet, hvad driftsopgaven vil rumme efter 2011 og udvalgets og det nuværende sekretariats rolle i den forbindelse. ITST har kun forpligtet sig på vedligehold i 2011, ikke videreudvikling dertil er det nødvendigt med en anden struktur, evt. en community-tilgang. 8. Aflevering til offentligt arkiv Som aftalt på 9. møde er udarbejdet et kommissorium for en arbejdsgruppe vedr. Aflevering til arkiv, se bilag. Kommissoriet har været til høring i udvalget med opfordring til at formulere hvilke fordele, der måtte være ved at udarbejde en standard eller lignende på dette område. Der er kommet svar fra fire udvalgsmedlemmer, som tilslutter sig kommissoriet. Side 5/5 Ad. 8 Der var enighed om, at en standard på området vil imødekomme et eksisterende behov, og at det vil være ideelt at kunne skrive den ind i kravspecifikationer sammen med de øvrige standarder. Udvalget konstaterede nødvendigheden af at indgå aftaler med specifikke aftagere, som ønsker at anvende standarden efter udviklingen. Det blev dog bemærket, at en implementering af standarden først vil give et egentligt udbytte ved en forudgående implementering af de tre kernestandarder Sag, Dokument og Arkivstruktur. Mads Ellehammer foreslog at rette henvendelse til et af de eksisterende netværk på arkivområdet, f.eks. NEA (Netværket Elektronisk Arkivering) for at finde samarbejdspartnere til udvikling og implementering. Det aftaltes, at Mads og Jytte henvender sig til NEA. 9. Emner til næste møde i OIO-udvalget Opsamling på følg-eller-forklar efter offentliggørelsen af den fælles offentlige digitaliseringsstrategi, opfølgning på arbejdet med Aflevering til offentligt arkiv, diskussion af opgaven med at løfte vedligeholdelsen af standarderne fremover, behovet for en standard for Virksomhed og en diskussion af spørgsmålet om grunddata, som evt. kunne bygge på en fællesoffentlig standard.

6 Anmærkning: De opgaver, der ikke knytter sig til vedligeholdelse af de allerede udarbejdede standarder kan sekretariatet ikke påtage sig. Næste møde afholdes i september. 10. Eventuelt Der var intet til punktet. Carsten takkede for et godt møde. Side 6/6