Udkast. Norddjurs Kommunes Indkøbsvejledning

Transkript

1 Udkast Norddjurs Kommunes Indkøbsvejledning Marts 2013 Side 1 af 14

2 1. Formål Indkøbspolitikken kort fortalt Indkøbsorganisering Indkøbsfunktionen Tværgående indkøbsgruppe Aftaleholdere og decentrale indkøbere Indkøbsaftaler Udbud Beregning af kontrakt størrelse Udbud af varer og tjenesteydelser Indkøb til og med kr Indkøb mellem kr. indtil EU s tærskelværdier Indkøb over EU s tærskelværdier Udbud af bygge- og anlægsopgaver Indkøb til og med kr Indkøb over kr. til og med 3 mio. kr Indkøb over 3 mio. kr. indtil EU s tærskelværdier Indkøb over EU s tærskelværdier Rådgivningsopgaver i forbindelse med bygge- og anlægsprojekter Værdi til og med kr Værdi over kr. indtil EU s tærskelværdier Værdi over EU s tærskelværdier Leasing- og lejeaftaler Overordnet holdning Retningslinjer Leasing af driftsmidler Leasing af anlæg Procedurer...14 Side 2 af 14

3 1. Formål Formålet med denne vejledning er, at gøre Norddjurs Kommunes indkøbspolitik operationel for medarbejdere og andre interessenter. Denne vejledning er ment som en hjælp til at forstå indkøbspolitikken, så man som medarbejder i Norddjurs Kommune kan agere korrekt, hvis man skal foretage indkøb. 2. Indkøbspolitikken kort fortalt Indkøbspolitikken i Norddjurs kommune skal sikre, at alle indkøb foretaget af kommunen, lever op til de gældende regler på området. Politikken skal sikre en ensretning i forhold til indkøb i kommunen, og sikre den frie konkurrence på markedet. Alle medarbejdere i Norddjurs Kommune er forpligtiget til at rette sig efter kommunens indkøbspolitik, og benytte de obligatoriske indkøbsaftaler. 3. Indkøbsorganisering Norddjurs Kommunes indkøbsorganisation er baseret på en central indkøbsfunktion, en tværgående indkøbsgruppe - kombineret med decentrale aftaleholdere og indkøbere Indkøbsfunktionen Norddjurs Kommunes indkøbsfunktion refererer til Økonomi- og indkøbschefen. Indkøbsfunktionen er en enhed med rådgivende og administrative funktioner. Afdelingen er forpligtet til at have overblik over kommunens samlede indkøb. Indkøbsfunktionen har til opgave, at indgå fordelagtige indkøbsaftaler for Norddjurs Kommune på vilkår, som er i overensstemmelse med den gældende lovgivning. Indkøbsfunktionen yder rådgivning omkring procedurerne i forbindelse med udarbejdelsen af udbudsmaterialet, gennemførelsen af udbuddet samt udarbejdelsen af kontrakten. Indkøbsfunktionen udfærdiger udbudsmaterialet i samarbejde med faggruppen. Kravspecifikationerne udarbejdes af faggruppen, forud for igangsættelsen af udbudsprocessen. Indkøbsfunktionen rådgiver desuden alle enheder om økonomiske og juridiske forhold i forbindelse med indkøb. Indkøbsfunktionen formidler indkøbspolitikken internt og eksternt til relevante samarbejdspartnere. Indkøbsfunktionen har følgende opgaver: Side 3 af 14

4 At servicere kommunens aftaleenheder omkring indkøbsmæssige forhold Udbygge og vedligeholde indkøbssystemet og dets aftaler Indsamle og kommunikere information i indkøbssystemet Indgå obligatoriske aftaler, herunder formidling af aftalerne Orientere om leverandører og markedsforhold Rådgive om tilbudsindhentning og udbud Fungere som kommunens bindeled til leverandørkredsen Samarbejde med andre offentlige myndigheder på indkøbsområdet Afdække mulige fordele ved eventuel standardisering Tage initiativer og inspirere til samarbejde afdelingerne imellem Lede arbejdet i forbindelse med større fælles indkøbssager Rådgive og støtte ved indkøbsproblemer f.eks. i alle EU-spørgsmål Forestå udbudsprocessen Udarbejde en rapport, i samarbejde med den tværgående indkøbsgruppe, om aktiviteter på indkøbsområdet i det foregående år 3.2. Tværgående indkøbsgruppe Den tværgående indkøbsgruppe udarbejder forslag til handleplan for indkøbsområdet til godkendelse af direktionen, herunder den overordnede prioritering af indsatsområder for indkøbsfunktionen i den kommende periode. Der foretages revision af indkøbspolitikken én gang i hver valgperiode. Den tværgående indkøbsgruppe arbejder løbende med implementering af strategien og indkøbspolitikken i organisationen. Gruppen tager stilling til om Norddjurs Kommune skal indgå forpligtende aftaler. I den forbindelse skal følgende overvejes inden sådanne aftaler indgås: Om deltagelse skønnes hensigtsmæssig for Norddjurs Kommune Om produktsortimentet kan tilpasses Norddjurs Kommunes tekniske løsninger og forbrugsmønstre Om udbudskravene er tilpasset Norddjurs Kommunes vedtagne politikker Om aftalerne kan forankres i Norddjurs Kommunes aftaleenheder Den tværgående indkøbsgruppe evaluerer de indgåede aftaler, med henblik på at vurdere om aftaleenhederne bruger disse obligatoriske aftaler og om aftalerne har den økonomisk effekt som var tiltænk ved tilslutningen. Den tværgående indkøbsgruppe er sammensat af følgende medlemmer: En repræsentant for Direktionssekretariatet En repræsentant for Velfærdsområdet En repræsentant for Udviklingsområdet En repræsentant for Økonomidirektørområdet Ved vurdering af indgåelse af en forpligtende aftale indkaldes der også minimum en repræsentant for det konkrete produktområde. Side 4 af 14

5 3.3. Aftaleholdere og decentrale indkøbere Budget og indkøbsansvar følges ad. Aftaleholdere er de ledere, der har budgetansvar, og som derfor har ansvaret i forhold til hvad der bliver købt ind. De decentrale indkøbere har den indkøbskompetence, der er delegeret til dem af den budgetansvarlige. Skulle der, hos de decentrale indkøbere, på nogen måde opstå tvivl af nogen art omkring indkøb, procedure mv., (f.eks. hvem kommunen har en aftale med på nuværende tidspunkt på et givent område) er den decentrale indkøber forpligtet til at konsultere indkøbsfunktionen eller orientere sig på indkøbsportalen. 4. Indkøbsaftaler Indkøbsfunktionen indgår obligatoriske indkøbsaftaler. Alle aftaler skal indgås i tæt samarbejde med relevante repræsentanter fra det specifikke fagområde. Det er repræsentanterne fra det specifikke fagområde, der udarbejder den tekniske kravspecifikation, hvorefter indkøbsfunktionen udarbejder de kommercielle forpligtelser samt gennemfører udbuddet, så materialet bliver udarbejdet efter de vedtagne love og regler på området. Alle aftaler med leverandører skal foreligge skriftligt og samles på indkøbskontoret, for at forebygge misforståelser og af hensyn til, at kommunens decentrale indkøbere kan orientere sig om gældende aftaler i Norddjurs Kommune. Den indkøbsmæssige indsats bør afpasses efter indkøbets størrelse. De interne ressourcer skal nyttiggøres f.eks. ved, at kommunens aftaleenheder støtter hinanden med den erfaring og ekspertise, de råder over. Hvor en indkøbssag kan have interesse for andre af kommunens aftaleenheder, informeres indkøbsfunktionen. Såfremt en medarbejder får tilbudt et produkt, som er omfattet af fælles indkøbsaftaler på mere fordelagtige betingelser end den gældende indkøbsaftale, berettiger dette ikke til indkøb udenom kommunes indkøbsaftaler. Indkøbsfunktionen bør dog informeres omkring dette, således at der er mulighed for at evaluere på den indgåede aftale, og trække på disse erfaringer i forbindelse med indgåelse af en ny aftale på det pågældende område. Hvis et produkt ikke fremgår af tilbudslisten på aftalen, er dette produkt ikke omfattet og kan derfor indkøbes hos andre leverandører. Indkøbsfunktionen bør i disse tilfælde orienteres med henblik på at vurdere om der bør indgås en indkøbsaftale på det pågældende produkt. Det anbefales i denne situation, at der indhentes minimum tre tilbud på det pågældende produkt. 5. Udbud Hvis ikke der ligger en obligatorisk indkøbsaftale på det specifikke område, og den årlige indkøbsvolumen er over de gældende tærskelværdier, 1 er Norddjurs Kommune forpligtet til at gå i udbud. Side 5 af 14

6 Hvis det ikke er muligt, at opdele udbuddet så mindre virksomheder kan byde alene, bør udbuddet tilrettelægges således, at virksomheder i fællesskab (Konsortier) får mulighed for at byde på opgaven. Det skal i udbudsmaterialet tilkendegives, at konsortier er velkommen til at byde på opgaven Beregning af kontrakt størrelse Ved udregning af kontraktsummens størrelse, skal man tage højde for hele kontraktens løbetid. Dvs. at hvis en kontrakt ønskes lavet for en fireårig periode, så skal de årlige omkostninger ganges med fire. Derudover, skal en evt. klausul om forlængelse også indregnes. F.eks. vil en 2-årig kontrakt, med mulighed for forlængelse i et år, skulle ganges med tre. For løbende ydelser skal det årlige beløb altid ganges med fire. Ved udregning af kontraktsummens størrelse, skal beløbene regnes eksklusiv moms. Ved udregning af kontraktsum skal hele kommunes indkøb, på et givent produktområde, regnes med. Det er derfor vigtigt, at kommunes decentrale indkøbere konsulterer indkøbsfunktionen for at finde ud af om der skal indkøbes lignende produkter andre steder i kommunen. 6. Udbud af varer og tjenesteydelser Indkøb af varer er defineret som indkøb af fysiske genstande. Som f.eks. borde, stole, kopimaskiner, kaffe ol. Tjenesteydelser defineres derimod som immaterielle genstande, hvormed menes ting, som ikke er håndgribelige. Dette kan f.eks. være indkøb af rådgivning, konsulentbistand, undervisning, advokat/juridisk bistand ol. Rådgivningsopgaver i forbindelse med bygge- og anlægsprojekter, følger særlige regler og der henvises derfor til afsnit 8 for nærmere information omkring denne type af tjenesteydelser. For indkøb af varer og tjenesteydelser gælder retningslinjerne, som er skitseret i de tre følgende afsnit Indkøb til og med kr. Foretages indkøb af varer og tjenesteydelser, for en samlet værdi på maksimalt kr., gælder der ingen annonceringspligt. 1 Alle tærskelværdierne kan findes på Norddjurs Kommunes hjemmeside, under fanen Udbud- aktuelle tærskelværdier. Side 6 af 14

7 6.2 Indkøb mellem kr. indtil EU s tærskelværdier Foretages indkøb af varer og tjenesteydelser, for en værdi over kr., uden at overskride EU s tærskelværdier følges tilbudslovens regler jf. tilbudslovens 15 a. Indkøbet skal annonceres Indkøb over EU s tærskelværdier Foretages indkøb af varer og tjenesteydelser, hvor værdien overstiger EU s tærskelværdier, følges og anvendes reglerne i EU s udbudsdirektiv. 2 Der kan anvendes nedenstående udbudsformer: - Offentligt udbud - Begrænset udbud - Konkurrencepræget dialog - Dynamiske indkøbssystemer - Projektkonkurrence Indkøbet skal køres som et EU-udbud og annonceres på TED Udbud af bygge- og anlægsopgaver Kommunalbestyrelsen har den 17. maj 2011 vedtaget nedenstående (afsnit 7 og 8) retningslinjer for udbud af bygge- og anlægsopgaver samt rådgivningsopgaver i forbindelse med bygge- og anlægsprojekter. Udbud af tjenesteydelser og bygge- og anlægsopgaver reguleres af forskellige regelsæt: Tilbudsloven, Udbudsdirektivet og Forsyningsvirksomhedsdirektivet. Lov om indhentning af tilbud på visse offentlige og offentligt støttede kontrakter (tilbudsloven) regulerer indhentning af tilbud på udførelse eller projektering af bygge- og anlægsarbejder, og den regulerer, hvorledes tildeling af ordren skal ske. Den omfatter indhentning af tilbud fra statslige, regionale og lokale myndigheder. Udbudsdirektivet har for bygge- og anlægsopgaver en relativt høj tærskelværdi, hvorfor det i de fleste tilfælde vil være Tilbudsloven der er relevant. I relation til udbud og tildeling af kontrakter regulerer Tilbudsloven indgåelse af kontrakter om: 1. Bygge- og anlægsopgaver i henhold til afsnit I 2. Vare- og tjenesteydelseskontrakter i henhold til afsnit II Tildeling af kontrakter kan da ske efter gennemførelse af følgende fire forskellige udbudsformer: 1. Offentlig licitation 4 2 Direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts European public procurement journal Tenders Electronic Daily. 4 Offentlig licitation: Her kan alle interesserede rekvirere udbudsmaterialet og afgive tilbud. Tilbuddene afgives på baggrund af annoncering i landsdækkende og lokale aviser samt fagblade. EU-udbud skal endvidere annonceres i EFTidende. Ordren tildeles ud fra de offentliggjorte tildelingskriterier. Der må ikke forhandles med tilbudsgiverne. Side 7 af 14

8 2. Begrænset licitation 5 a. Med forudgående prækvalifikation b. Uden forudgående prækvalifikation (indbudt licitation) 3. Underhåndsbud Rammeaftaler 7 Det er Tilbudslovens udgangspunkt, at udbyder er forpligtet til at anvende enten offentlig licitation eller begrænset licitation, som grundlag for indgåelse af en kontrakt. Er kontraktens samlede anslåede værdi eksklusiv moms mindre end 3 mio. kr., kan kontrakt i henhold til Tilbudsloven indgås, på grundlag af indhentning af underhåndsbud. Såfremt kontraktens værdi overstiger kr eksklusiv moms skal der indhentes tilbud fra minimum to mulige leverandører. Det påhviler udbyderen ved tilrettelæggelsen og gennemførelsen af udbuddet og tildeling af ordren at sørge for, at udvælgelsen af tilbudsgivere sker på grundlag af objektive, saglige og ikke diskriminerende kriterier. Der må ikke finde forskelsbehandling sted blandt tilbudsgiverne. Tilbudsgivere og udbudsformer Tilbudsloven tilsiger, at der skal indhentes tilbud fra tilstrækkeligt mange leverandører til at sikre rimelig konkurrence. Konkurrencestyrelsen har anbefalet indhentning af tilbud fra 3 leverandører for at sikre rimelig konkurrence. Tilbudsloven tilsiger, at medmindre kun bestemte leverandører har praktisk mulighed for at udføre arbejdet, skal mindst én af de indbudte leverandører være fra områder uden for lokalområdet, og udbyderen er forpligtet til at variere kredsen af de indbudte virksomheder, således at der ikke ved hvert udbud, indbydes den samme kreds af virksomheder. I Tilbudsloven gives mulighed for ordregiver til at forhandle med tilbudsgiverne inden kontrakt indgås. Anvendes tildelingskriteriet»laveste pris«, må der alene forhandles med lavestbydende. Anvendes tildelingskriteriet»det økonomisk mest fordelagtige tilbud«, må der forhandles med de tre bydende, der - ud fra en foreløbig vurdering - har afgivet de»økonomisk mest fordelagtige tilbud Er kontraktens værdi på mere end kr eksklusiv moms er man forpligtet til at indhente tilbud fra mindst to mulige leverandører, og kredsen af mulige leverandører skal tillige varieres fra udbud til udbud. Kontrakttildeling efter indhentelse af underhåndsbud er som udgangspunkt alene tilladt for kontrakter med en samlet værdi på under 3 mio. kr. Offentlig licitation Kilde: udbudsportalen.dk 5 Begrænset licitation: Her foregår valget af leverandør i to trin: En prækvalifikation og en egentlig tilbudsgivning. Udbudsforretningen offentliggøres ved, at der annonceres efter interesserede tilbudsgivere. Ud fra nogle offentliggjorte udvælgelseskriterier opfordres et antal leverandører til at byde på opgaven (prækvalifikation). Ved begrænset udbud kan tilbud således kun afgives af dem, som kommunen indbyder eller opfordrer til at byde. Ordren tildeles som ved offentligt udbud ud fra nogle på forhånd fastlagte tildelingskriterier. Der må ikke forhandles med tilbudsgiverne. Kilde: udbudsportalen.dk 6 Ved underhåndsbud forstås tilbud, der indhentes, uden at der gennemføres et udbud. Kilde: udbudsportalen.dk 7 Ved en rammeaftale holdes et eller flere konktraktvilkår åbne, fx. mængden. Det eller de åbne kontraktvilkår aftales nærmere, når der trækkes på rammeaftalen i løbetiden. Kilde: udbudsportalen.dk Side 8 af 14

9 Ingen begrænsninger af antallet af tilbudsgivere. Begrænset licitation med prækvalifikation Licitationen indledes med at indbyde alle potentielle tilbudsgivere til at tilkendegive deres interesse. Ved prækvalifikationen udvælges mindst tre af de kvalificerede tilbudsgivere, hvoraf mindst én skal være fra et andet lokalområde. Disse indbydes til at byde på opgaven. Indbudt eller begrænset licitation uden prækvalifikation Der udvælges mindst tre tilbudsgivere, hvoraf mindst én skal være fra et andet lokalområde. Dog ved anlægsprojekter over 0,3 mio. kr. 5 tilbud. Underhåndsbud Udgangspunktet er, at der højst indhentes tre underhåndsbud på en given opgave. Hvis udbyderen vil forbeholde sig retten til at indhente et fjerde bud, skal dette oplyses på forhånd. Hvis udbyderen ønsker at indhente det fjerde underhåndsbud, skal dette komme fra en tilbudsgiver, der ikke kommer fra lokalområdet. Kontrakttyper / omfang Bygge- og anlægsopgaver kan udbydes i totalentreprise, i hovedentreprise eller i fagentrepriser. Det vil ofte være administrativt lettest at anvende ét samlet udbud, men det kan give en bedre konkurrenceudsætning, hvis opgaven udbydes i en række mindre enkeltopgaver. Valg af totalentreprise, hovedentreprise eller fagentreprise skal ske ud fra en saglig begrundelse. Det anbefales, at udbuddene tilrettelægges således, at mindre virksomheder ikke på forhånd er udelukket for at byde på opgaverne. Det bør ligeledes sikres, at udbuds- og prækvalifikationskrav gøres så enkle som muligt, og at der ikke stilles unødige krav til leverandørerne. Hvis det ikke er muligt eller hensigtsmæssigt at opdele udbud, så mindre virksomheder kan byde alene, bør udbuddet tilrettelægges således, at virksomheder i fællesskab får mulighed for at byde på opgaven. Det skal ved udbuddet i givet fald tilkendegives, at konsortier er velkomne til at byde på opgaven. Tildeling af kontrakter Valg af leverandør skal ske sagligt i henhold til det fastlagte tildelingskriterium: Når tildelingen af kontrakt sker til den leverandør som har afgivet laveste tilbud, er der ikke mulighed for politisk indflydelse på valg af leverandør. Den leverandør som har afgivet laveste konditionsmæssige bud skal som udgangspunkt vælges. Når tildelingen sker i forhold til det økonomisk mest fordelagtige bud skal valg af leverandør ske sagligt i henhold til det fastlagte tildelingskriterium og eventuelle underkriterier. Der er således kun et ganske begrænset rum for indflydelse i beslutningen om tildeling af kontrakt i forbindelse med evaluering af tilbud. Muligheden er kun tilstede såfremt der i underkriterierne måtte være et vist skøn overladt til ordregiver. Dette skal behandles med stor forsigtighed, idet de tungtvejende principper om gennemsigtighed og ligebehandling ikke overlader megen skønsmæssig behandling af tilbudsgiverne i denne fase. Ved udbud af opgaver med større skøn indbygget kan det være hensigtsmæssigt at gennemføre Side 9 af 14

10 udbudsprocessen som en projektkonkurrence eksempelvis ved valg af arkitekt til bygge- og anlægsopgaver. Politisk indflydelse på valg af leverandør sikres således bedst i forbindelse med fastlæggelse af tildelingskriterierne og underkriterierne Indkøb til og med kr. Afhængigt af arbejdets karakter og omfang, benytter Norddjurs Kommune følgende udbudsformer: - Regning - Underhåndsbud - Begrænset licitation Ved underhåndsbud jf. tilbudslovens 14, gælder der nogle særlige formkrav for indhentning af tilbud. I den forbindelse indhentes minimum 3 tilbud fra forskellige leverandører. Af disse tilbudsgivere skal, hvis det er muligt, mindst én være fra Norddjurs Kommune. Derudover skal der også indhentes tilbud fra mindst én leverandør, som ikke er fra Norddjurs Kommune. Ved begrænset licitation annonceres indkøbet på udbud.dk og der skal mindst være 3 kvalificerede tilbudsgivere efter prækvalifikation. Procedure: Den aktuelle fagforvaltning står for selve udbudsformen, herunder tildelingskriterier og selve tildelingen af opgaven. Der er ingen politisk behandling af tilbudsindhentningen, så længe det er inden for bevillingen Indkøb over kr. til og med 3 mio. kr. Norddjurs Kommune følger tilbudsloven når det samlede beløb er mellem kr. og 3 mio. kr. og annonceres. Udbudsformerne er i den forbindelse følgende: - Underhåndbud - Offentlig licitation - Begrænset licitation Ved underhåndsbud jf. tilbudslovens 14, gælder der nogle særlige formkrav for indhentning af tilbud. I den forbindelse indhentes minimum 3 tilbud fra forskellige leverandører. Af disse tilbudsgivere skal, hvis det er muligt, mindst én være fra Norddjurs Kommune. Derudover skal der også indhentes tilbud fra mindst én leverandør, som ikke er fra Norddjurs Kommune. Ved begrænset licitation skal der mindst være 5 tilbudsgivere tilbage efter prækvalifikationen. Procedure: Den aktuelle fagforvaltning står for det administrative, hermed udarbejdelse af sagsfremstillingen. Fagudvalget træffer beslutning omkring valg af udbudsform og tildelingskriterier og selve tildelingen af opgaven. Side 10 af 14

11 7.3. Indkøb over 3 mio. kr. indtil EU s tærskelværdier Norddjurs Kommune følger tilbudsloven når det samlede beløb er over 3 mio. kr. og udbudsformerne er i den forbindelse følgende: - Offentlig licitation - Begrænset licitation Ved begrænset licitation skal der mindst være 5 tilbudsgivere tilbage efter prækvalifikation. Er der tale om delprojekter, for et beløb der overstiger EU s tærskelværdi for delprojekter, følges samme procedure som under punkt 7.4. Procedure: Det aktuelle fagudvalg fremsender udvalgets indstilling angående udbudsformen og tildelingskriterier samt tildeling af opgaven til kommunalbestyrelsen. Kommunalbestyrelsen beslutter tilbudsform, herunder tildelingskriterier, samt tildeling af opgaven Indkøb over EU s tærskelværdier For bygge- og anlægsprojekter der overstiger EU s tærskelværdier følger Norddjurs Kommune udbudsdirektivet. Udbudsformerne er her følgende: - Offentlig licitation - Begrænset licitation - Konkurrencepræget dialog - Udbud efter forhandling - Dynamiske indkøbssystemer - Projektkonkurrencer - De særlige regler i forbindelse med opførelse af socialt boligbyggeri omfattes af udbudsdirektivets art. 34. Procedure: Det aktuelle fagudvalg fremsender udvalgets indstilling angående udbudsform og tildelingskriterier samt tildeling af opgaven til kommunalbestyrelsen. Kommunalbestyrelsen beslutter tilbudsform, herunder tildelingskriterier, samt tildeling af opgaven. 8. Rådgivningsopgaver i forbindelse med bygge- og anlægsprojekter Ved rådgivningsopgaver i forbindelse med bygge- og anlægsprojekter, finder reglerne i tilbudslovens afsnit 1 anvendelse jf. tilbudslovens Bekendtgørelse af lov om indhentning af tilbud på visse offentlige støttede kontrakter. Side 11 af 14

12 8.1. Værdi til og med kr. For værdier under kr. foreligger der ingen udbudspligt og udbudsformerne vil være en af følgende: - Regning - Underhåndsbud - Begrænset licitation Anvendes underhåndsbud jf. tilbudsloven, gælder der nogle særlige formkrav for indhentning af tilbud. I den forbindelse indhentes minimum 3 tilbud fra forskellige leverandører. Af disse tilbudsgivere, skal, hvis det er muligt, mindst én være fra Norddjurs Kommune. Derudover skal der også indhentes tilbud fra mindst én leverandør, som ikke er fra Norddjurs Kommune. Ved begrænset licitation skal der mindst være 3 kvalificerede tilbudsgivere efter prækvalifikation. Procedure: Den aktuelle fagforvaltning bestemmer udbudsformen, herunder tildelingskriterier og selve tildelingen af opgaven. Der er ingen politisk behandling af tilbudsindhentningen, så længe det er inden for bevillingen Værdi over kr. indtil EU s tærskelværdier For rådgivningsopgaver over kr. skal indkøbet annonceres og følgende udbudsformer kan finde anvendelse: - Underhåndsbud - Offentlig licitation - Begrænset licitation Anvendes underhåndsbud jf. tilbudslovens 14, gælder der nogle særlige formkrav for indhentning af tilbud. I den forbindelse indhentes minimum 3 tilbud fra forskellige leverandører. Af disse tilbudsgivere, skal mindst én være fra Norddjurs Kommune. Derudover skal der også indhentes tilbud fra mindst én leverandør, som ikke er fra Norddjurs Kommune. Ved begrænset licitation skal der mindst være 3 kvalificerede tilbudsgivere efter prækvalifikation. Procedure: Det aktuelle fagudvalg bestemmer udbudsformen, herunder tildelingskriterier og selve tildelingen af opgaven Værdi over EU s tærskelværdier Er beløbet over EU s tærskelværdi, følges reglerne i EU s udbudsdirektiv. Her er udbudsformerne: - Offentlig licitation Side 12 af 14

13 - Begrænset licitation - Konkurrencepræget dialog - Udbud efter forhandling - Dynamiske indkøbssystemer - Projektkonkurrencer Procedure: Det aktuelle fagudvalg bestemmer udbudsformen, herunder tildelingskriterier og selve tildelingen af opgaven. 9. Leasing- og lejeaftaler Leasing og leje skal ikke forveksles med et indkøb, da der ikke er tale om et alternativ til indkøb, men blot en måde at finansiere indkøbet på. Ved indgåelse af leasingaftaler er de tegningsberettigede er borgmesteren/viceborgmesteren og kommunaldirektøren/økonomidirektøren/sekretariatschefen i direktionssekretariatet, der begge skal underskrive kontrakten. Ved forlængelse af eksisterende leasingaftaler er det økonomidirektøren, som er tegningsberettiget Overordnet holdning Indkøbsfunktionen skal via EU-udbud indgå rammeaftaler til brug for den enkelte institution i Norddjurs Kommune. Dette indebærer, at kommunens leasingaftaler udarbejdes som obligatoriske leasingaftaler. Dermed sikres et overblik over de samlede leje- og leasingforpligtelser og en juridisk og økonomisk sikkerhed omkring leasingaftaler. Der kan som udgangspunkt kun leases IT-udstyr, kopimaskiner og køretøjer. Der kan ikke indgås aftaler om leasing af anlæg uden forudgående godkendelse i Kommunalbestyrelsen. 1. Finansiel leasing 2. Operationel leasing Ved finansiel leasing forstås en leasingaftale, hvor alle væsentlige risici og fordele som er forbundet med ejendomsretten, er overført fra leasingselskabet til leasingtager (typisk aktivets vedligeholdelse og restværdi). En operationel leasingaftale svarer til en traditionel lejeaftale. I operationelle leasingaftaler er leasingperioden ofte væsentlig kortere end aktivets levetid. Aktivets anskaffelsessum bliver således ikke fuldt tilbagebetalt over lejeperioden, men må genudlejes flere gange eller sælges af leasingselskabet. Leasingselskabet har risikoen på restværdien. Ved operationel leasing påhviler Side 13 af 14

14 vedligeholdelsespligten leasingselskabet, ligesom selskabet må bære risikoen og ansvaret for aktivet som ved almindelige lejeaftaler. Norddjurs Kommunes leasingpolitik giver mulighed for både at foretage finansiel og operationel leasing under iagttagelse af nedenstående retningslinjer Retningslinjer Alle institutioner skal bruge Norddjurs Kommunes rammeaftaler ved indgåelse af leasingaftaler. Rammeaftalerne kan således opdeles i delaftaler for den enkelte institution efter behov Leasing af driftsmidler Ved driftsmidler forstås: Biler, maskiner og It-udstyr. Som udgangspunkt kan der i Norddjurs Kommune kun leases IT-udstyr, kopimaskiner og køretøjer. Leasing af øvrige driftsmidler kan ske, med dispensation fra direktøren for det enkelte ressort. Leasing af driftsmidler påvirker ikke den kommunale låneramme Leasing af anlæg Leasingfinansiering af anlæg opfattes som lån og skal dermed fragå kommunens låneramme. Hvis kommunen har udnyttet hele sin låneramme, skal der deponeres et beløb, svarende til værdien af det lejede/leasede aktiv. Der kan ikke indgås aftaler om leasing af anlæg uden forudgående godkendelse i Kommunalbestyrelsen Procedurer Finansiering af leasingaftaler sker inden for den enkelte aftaleenheds eget driftsbudget. Ressortdirektøren orienteres forud for indgåelse af leasingaftaler. Alle afdelinger og institutioner i Norddjurs Kommune, som ønsker at indgå leje- og leasingaftaler, skal konsultere Økonomi- og indkøbsafdelingen for gennemgang af kontraktvilkårene. Økonomi- og indkøbsafdelingen er ansvarlig for, at leje- og leasingaftaler indgås under iagttagelse af Økonomi- og Indenrigsministeriets regler om låntagning m.v. Økonomi- og indkøbsafdelingen er ansvarlig for, at der udarbejdes en leasingforpligtelse i kommunens regnskab. Side 14 af 14