Kodeks for samspillet mellem politikere og administrationen i Faaborg Midtfyn Kommune

Transkript

1 KØBENHAVN 21/ Kodeks for samspillet mellem politikere og administrationen i Faaborg Midtfyn Kommune Tilbud 1

2 Baggrund Generelt om samspillet mellem politikere og embedsmænd I de senere år har der i hele den offentlige sektor været en bred drøftelse af samspillet mellem politikere og embedsmænd. Dette har dels være begrundet i en række enkeltsager, der har været fulgt tæt i medierne og dels en diskussion af den fremtidige relation mellem politikere og embedsmænd. I 2014 blev derfor nedsatte et udvalg (Bo Smith-udvalgets) til at gennemføre en analyse af samarbejdet mellem den politiske ledelse og embedsmændene i staten, regionerne og kommunerne. Resultatet var en analyserapport og herunder et kodeks med 7 centrale forpligtigelser for offentligt ansatte. Bo Smith-udvalgets rapport er bl.a. blevet fulgt op af en opfølgende KL-version og Økonomi- og Indenrigsministeriets har medio 2017 udarbejdet en Generel udtalelse om den kommunale forvaltnings muligheder for at yde bistand til kommunalbestyrelsens medlemmer. Det klassiske bilede af arbejdsdelingen mellem politikere og embedsmændene er, at politikernes opgave er at træffe beslutningerne og at sikre sig, at de gennemføres efter hensigten og det er embedsmændenes opgave at sørge for det bedst mulige saglige beslutningsgrundlag og at udføre beslutningerne. (Bo Smith-udvalget s.199) Ofte tager vi for givet, at arbejdsdelingen og rollefordelingen er afklaret, uden der ofte er sat præcise ord herpå og uden at sikre, at der er et fælles syn herpå både mellem politikerne, mellem embedsmændene samt politikere og embedsmænd imellem. Eksisterende rammepapirer i Faaborg-Midtfyn Kommune Der eksisterer allerede en række centrale rammepapirer i Faaborg-Midtfyn Kommune, der fastlægger arbejdsdelingen i kommunen: o Styrelsesvedtægten for kommunen beskriver styreform herunder arbejdsdelingen mellem kommunalbestyrelse og udvalg. o Det politisk kodeks fra 2014 beskriver samspillet i kommunalbestyrelsen o o Den nye politisk delegationsplan fra marts 2017 beskriver, hvordan forskellige emner skal henholdsvis behandles og godkendes mellem kommunalbestyrelse udvalg og administrationen. Og endelig har Faaborg Midtfyn Kommune vedtaget en udviklingsstrategi for perioden , der beskriver den ønskede vækst og udvikling i kommunen, de udfordringer kommunen står overfor og kommer med bud på, hvordan de håndteres. 2

3 Projektets formål (1 af 2) Projektets formål er at få udarbejdet et bredt politisk funderet kodeks for samspillet mellem politikere og administrationen. Som sekundært formål at kodekset tillige omhandler relationen politikere imellem og embedsmænd imellem. Kodeks for samspil politikere politikere embedsmænd embedsmænd 3

4 Projektets formål (2 af 2) Med udarbejdelsen af kodekset skal det præciseres, hvad der er politikernes rolle og hvad der er administrationens rolle. Hvordan ønsker det, at den politiske- og embedsmandkulturen skal være i kommunen? Hvordan skal dialog-vejene være? Kodekset skal medvirke til øget afklaring af forventninger og roller hos parterne samt bidrage til en styrket understøttelse af politikerne. Kodekset skal kunne udgøre en fælles ramme for samspillet mellem politikere og administrationen, som vil kunne bruges som guideline i hverdagen. 4

5 Projektets ramme Projektet er tilrettelagt som en overvejende politisk proces i kommunalbestyrelsen, men i tæt samspil med administrationens topledelse. Vi forestiller os, grundet det forestående kommunalvalg, at det bliver den nuværende kommunalbestyrelse der udarbejder udkastet til det nye kodeks og som herefter overleverer det til den nye kommunalbestyrelse, der endeligt godkender og implementerer kodekset. Med henblik på at sikre, at det udarbejdede kodeks bliver omsat til reel handlen i dagligdagen (og ikke blot et vedtaget papir) anbefaler vi, at der udarbejdes en grundig implementeringsplan, der skal sikre, at kodekset kommer ud og leve i kommunen samt at der bliver fulgt op herpå. Vi anbefaler, at der nedsættes en sparringsgruppe der, imellem de politiske drøftelser, kan udgøre sparringspart for projektets konsulent. Sparringsgruppen kan eksempelvis udgøres af borgmester og direktionen. Da der kun er et begrænset antal ordinære møder tilbage i den nuværende kommunalbestyrelse, anbefaler vi, at der gennemføres en mere grundig indledende interviewrunde. Dette skal sikre, at det første udkast til kodeks er mest muligt præcist og bedst muligt afspejler de forskellige politiske holdninger samt oplevelsen i administrationen. Det er forudsat, at de politiske drøftelser sker på de ordinære kommunalbestyrelsesmøder af hensyn til politikernes kalender. Dette kan naturligvis tilpasses. Det efterfølgende forslag til projektets forløb skal ses som en foreløbig plan, der løbende kan have behov for tilpasning som følge af outcome fra interviews, de politiske drøftelser mv. 5

6 Projektets faser Nuværende kommunalbestyrelse Kommende kommunalbestyrelse Fase 1: Foranalyse og forberedelse Fase 2: Første politiske drøftelse Fase 3: Anden politiske drøftelse Fase 4: Politisk godkendelse Fase 5: Implementering Læsning af baggrundsmateriale Udarbejdelse af interviewguide og drøftelse med sparringsgruppe Gennemførelse af interviews Udarbejdelse af første ramme for og temaer i nyt kodeks Planlægning af formatet for de politiske drøftelser Første politiske drøftelse af projektet ramme og formål Gennemgang af Bo Smith-udvalgets anbefalinger mv. Drøftelse af nuværende målbillede (herunder styrker og udfordringer i den nuværende arbejdsdeling) Drøftelse af hovedtemaer i det fremtidige kodeks Udarbejdelse af udkast til kodeks Kvalificering af udkast til kodeks med sparringsgruppe Anden politisk drøftelse Udarbejdelse af andet udkast til kodeks Drøftelse af overlevering til ny kommunalbestyrelse Præsentation af udkast til kodeks Politisk drøftelse af kodeks Tilpasning af kodeks Godkendelse af kodeks Udarbejdelse af grundig implementeringsplan, så kodekset bliver bredt kendt og omsat til konkret handlen 6

7 Uddybning af de enkelte faser (1 af 2) Fase 1. Foranalyse og forberedelse I denne fase gennemgås relevante dokumenter, for at sikre, at den efterfølgende proces er baseret på de konkret målsætninger og udfordringer, der er i Faaborg-Midtfyn Kommune. Udarbejdelse af interviewguide og kvalificering heraf med sparringsgruppen. Gennemførelse en række interview med såvel politikere og embedsmænd. Formålet hermed er, at få de første bud på det nuværende målbillede samt de udfordringer, der er forbundet hermed. Ligeledes sættes fokus på, hvilke temaer der bør indgå i det kommende kodeks. Det foreslås, at der gennemføres 6 interview med politikere (der sikre en bred repræsentation i kommunalbestyrelsen) samt 6 interviews med embedsmænd. Antallet kan evt. revideres af hensyn til tilstrækkelig præsentation (særligt hos politikerne). På baggrund heraf udarbejdes udkast til målbillede og temaer, der skal indgå i kodekset. Endelig sker en detailplanlægning af projektets efterfølgende faser, herunder hvilket konkret format de politiske drøftelser skal have. Herunder udarbejdes konkret en drejebog for den første politiske drøftelse i fase 2. Fase 2. Første politiske drøftelse På den første politiske drøftelse indledes med en drøftelse af projektets formål og rammer. Herefter gives en introduktion til Bo Smith-udvalgets anbefalinger, KL s efterbehandling heraf og Økonomi- og Indenrigsministeriets generelle udtalelse om samspillet fra Disse anbefalinger drøftes efterfølgende med udgangspunkt i Faaborg-Midtfyn Kommunes nuværende situation. Ligeledes præsenteret det første udkast til målbillede og temaer for det kommende kodeks (baseret på de gennemførte interviews). På denne baggrund gennemføres en politisk drøftelse. Konsulenten faciliterer den politiske drøftelse. 7

8 Uddybning af de enkelte faser (2 af 2) Fase 3. Anden politiske drøftelse Med udgangspunkt i de politiske drøftelser i fase 2 udarbejder konsulenten et første udkast til kodekset. Udkastet kvalificeres af den nedsatte sparringsgruppe. Ligeledes evalueres den første politiske drøftelse med henblik på eventuelle tilpasninger i formatet. På denne baggrund udarbejdes konkret drejebog for den anden politiske drøftelse. Konsulenten faciliterer den politiske drøftelse. Afslutningsvis drøftelse, hvordan det reviderede udkast til kodeks skal overleveres til den nye kommunalbestyrelse. På baggrund af den politiske drøftelse udarbejdes et andet udkast til kodeks Fase 4. Politisk godkendelse Konsulent udarbejder en konkret drejebog for den politiske behandling og sparringsgruppen kvalificerer. Den nye kommunalbestyrelse introduceres kort til projektets formål og baggrund. Udkastet til kodeks drøftes. Konsulenten tilpasser kodeks og udarbejder udkast til endelig godkendelse. Sparringsgruppen kvalificerer. Kommunalbestyrelsen godkender kodeks. Herudover drøftes kommunalbestyrelsen, hvordan man fra politisk hold ønsker løbende at følge op på, at kodeksets hensigter bliver realiseret. Fase 5. Implementering Der udarbejdes en grundig implementeringsplan, der skal sikre, at kodekset bliver kendt bredt i administrationen og at der sker gennem aktiviteter, der sikrer, at det bliver omsat til reel handlen. Ligeledes fastlægges det, hvordan der skal følges op på kodekset fremadrettet. 8

9 Potentielle understøttende tiltag ifm. den efterfølgende implementeringsfase (ikke indeholdt i tilbuddet) Som beskrevet ovenstående vil vi anbefale, at der som led i implementeringsfasen (fase 5) udarbejdes en grundig implementeringsplan, der sikrer, at kodekset bliver bredt kendt i administrationen og at det bliver omsat til reel handlen. Nedenstående opstilles en række potentielle implementeringsaktiviteter, der forventeligt vil kunne indgå i implementeringsplanen. De konkrete tiltag vil naturligvis skulle kvalificeres og tilpasses som led i projektet. Implement indgår meget gerne i at understøtte disse aktiviteter, men de er efter aftale ikke indarbejdet i dette tilbud. Potentielle understøttende tiltag: - Lederseminar for den administrative ledelse, hvor kodeks præsenteret og der arbejdes med, hvad kodekset reelt betyder i hverdagen. Dette kan eksempelvis ske via dilemmacases. Ligeledes kan der arbejdes med, hvordan det bliver omsat til konkret handlen og oversat til medarbejderne. - Behandling af kodekset i MED-organisationen og drøftelse af, hvordan MED-organisationen kan understøtte kodeksets realisering. - Kommunikationsstrategi ift. præsentation og formidling af kodekset til medarbejderne. - Tiltag til sikring af at kodekset indarbejdes i aktuelle ledelsesværdier, lederuddannelse samt leder- og medarbejderudviklingssamtaler, hvor det er relevant. - Evaluering af kodekset eksempelvis 1 år efter ibrugtagning. 9

10 Investering Implement tilbyder at løse den beskrevne opgave for kr. ekskl. moms og ekskl. transport, men inkl. omkostninger til materialer og eventuelle øvrige projektomkostninger. Investeringen er baseret på følgende forventede timetræk: Fase 1: 26 timer Fase 2 og 3: 15 timer Fase 4: 8 timer Fase 5: 4 timer Timer i alt: 53 timer Med henblik på at begrænse ressourceforbruget er det i ovenstående estimat forudsat, at konsulentens tilstedeværelse i Faaborg- Midtfyn Kommune ifm. interviewene sker som hele dage. Da projektet (jf. ovenstående) vil kunne have behov for tilpasning jf. de konkret input fra politisk side igennem projektets faser, er ovenstående et overslag, som løbende kan have behov for tilpasning. Ovenstående overslag er tillige eksklusiv de forslag til potentielle understøttende tiltag ifm. den efterfølgende implementeringsfase. Implement indgår meget gerne i dette videre arbejde. 10

11 CV Anders Kirchhoff Partner Strategy & Transformation Public Baggrund Anders Kirchhoff er partner i Implement Consulting Group. Han kommer fra en stilling som ressourcedirektør i Socialforvaltningen i Københavns Kommune. Anders har en mangeårig kommunal topledererfaring herunder med samspillet mellem politikere og embedsmænd. Herudover har Anders konkrete erfaringer med implementering af Bo Smith-udvalgets anbefalinger i Københavns Kommune. Yderligere har Anders flerårig konsulenterfaring som rådgiver for topledelser og har gennemført en lang række organisatoriske forandringsprojekter. Erfaring Implement Consulting Group, Partner (2017-) Københavns Kommune, Ressourcedirektør i Socialforvaltningen ( ) Hein Degn & Partnere A/S, Partner ( ) Københavns Kommune, kontorchef, mellemleder og økonom ( ) Uddannelse International Public Executive Program, CBS Executive, (2013) Executive Training Program, Right Kjær & Kjærulf, (2007) KIOL (2003). Cand.scient.adm (Public Administration), Roskilde Universitets Center, (1997) 11