Kommunikationsstrategi

Transkript

1 Kommunikationsstrategi DET REGIONALE BESKÆFTIGELSESRÅD & BESKÆFTIGELSESREGION MIDTJYLLAND

2 Indhold INTRODUKTION MÅLSÆTNINGER, VÆRDIER OG ORGANISATION KOMMUNIKATIONSSTRATEGISK AFSÆT Seks aktuelle udfordringer INTERESSENTER OG MÅLGRUPPER KANALER

3 Introduktion Vores mission er at skabe balance på arbejdsmarkedet arbejdsudbuddet skal op. Vi er centrale aktører i den beskæftigelsespolitiske indsats i kraft af vores viden om udviklingen på arbejdsmarkedet og de enkelte jobcentres præstationer. Det er vores opgave at understøtte jobcentrene, så de opnår de bedste resultater. Jobcentre og kommuner skal opleve, at samarbejdet med os har en reel og positiv betydning for deres beskæftigelsespolitiske indsats og resultater. Vores ambition med denne kommunikationsstrategi er at styrke vores kommunikation med både det administrative og det politiske niveau. Det kræver en klar arbejdsdeling mellem beskæftigelsesråd og beskæftigelsesregion: - Rådet tegner kommunikation og dialog med det politiske niveau. - Beskæftigelsesregionen retter sig mod det administrative niveau. Vi skal fastholde et faktaorienteret overblik og samtidig sørge for, at formidlingen er handlingsanvisende. Vores rolle og funktion skal stå helt tydeligt i samarbejdet med jobcentrene. Vi skal sætte den beskæftigelsespolitiske dagsorden på de indre linjer og holde seriøsiteten i højsædet. De kanaler, vi kommunikerer igennem, skal fremme dialog. Vi skal styrke den systematiske evaluering/opsamling på vores kommunikationsaktiviteter. Vi skal tilrettelægge kommunikationen ud fra gatekeepers 1 såsom jobcenterchefer, der formidler til andre interessenter. Vi skal have en klar arbejdsdeling mellem Råd og region, når vi kommunikerer. På nogle ting er Rådet afsender, på andre regionen. Kommunikationsstrategien sætter os i stand til at arbejde målbevidst med vores kommunikation i det daglige, og den anviser, hvordan vi prioriterer vores afsatte ressourcer til kommunikation bedst muligt. Strategien forventes at række tre år ud i fremtiden, mens den operationelle del, handlingsplanen, revideres årligt. 3 1 Gatekeepers er personer i organisationer, der videreformidler og deler viden de kan fungere som enten stopklodser eller ambassadører.

4 Målsætninger, værdier og organisation Baggrund og mål Mål og prioriteter for de kommende tre år er: Vi skal øge jobcentrenes viden om arbejdsmarkedet og få maksimal fokus på at nå de beskæftigelsespolitiske mål gennem kommunikationen med jobcentre Vi skal øge og styrke kontakten til kommunernes beskæftigelsesudvalg og til de lokale beskæftigelsesråd Vi skal styrke vores position som rådgiver og formidler af god praksis over for jobcentrene Der er ikke knyttet operationelle succeskriterier til de tre hovedmålsætninger, da der ikke findes noget nulpunkt at måle op imod. Der er derimod så vidt muligt udviklet operationelle og målbare målsætninger til handlingsplanernes løbende aktiviteter. Prioriteringen er et udtryk for, hvor vi som beskæftigelsesråd og beskæftigelsesregion skal lægge vores kræfter kommunikativt de kommende år, men det betyder ikke, at vi vil negligere øvrige målgruppers behov for viden, dialog og information. Værdier Vores arbejde er styret af vores mission. For at kunne omsætte mission og vision til konkrete resultater skal vores daglige arbejde være kendetegnet ved følgende værdier: Tilgængelighed. Kommunikationen skal være åben, ærlig og engageret. Og den skal være målrettet, fagligt dokumenteret og nem at gå til. Dialog. Kommunikationen skal være karakteriseret af gensidig respekt, ligeværd og åbenhed Forenkling. Der skal formidles lettilgængelig viden, der præsenteres på en letforståelig måde. Synlighed: Regionens og Rådets synlighed blandt samarbejdspartnere er en forudsætning for dialog og gennemslagskraft. Vores værdier gennemsyrer den måde, vi kommunikerer på, lige fra breve, foldere, publikationer, på møder, hjemmesiden og lignende. Folk skal således kunne genkende vores værdier i alle kommunikationsprodukter fra os ligegyldigt mediet. Organisation Alle i Råd og region arbejder mod de samme målsætninger. Det er strategiens mål på en gang at sørge for, at alle trækker i samme retning og samtidig bruge de indbyggede forskelle mellem Råd og region til at styrke kommunikationen udadtil. Det betyder konkret: At beskæftigelsesregionen fortsat står for objektiv formidling af viden og fakta, og har en dagsordensættende rolle i forhold til jobcentre og øvrige interessenter. At Rådet står for en mere dagsordensættende og beskæftigelsespolitisk kommunikation over for primært lokalpolitikerne. 4

5 Kommunikationsstrategisk afsæt SEKS AKTUELLE UDFORDRINGER Situationsbeskrivelsen nedenfor er udgangspunkt for strategiens valg. Beskrivelsen bygger på en række kilder, herunder interviews og workshops med medlemmer og medarbejdere i råd og beskæftigelsesregion. I beskrivelsen indgår en vurdering af vores aktuelle udfordringer i forhold til kommunikationen med vores interessenter, hvilke interessenter og målgrupper der er for vores kommunikation, samt hvilke kanaler vi benytter os af. Vi skal fastholde et faktaorienteret overblik og samtidig sørge for, at formidlingen er handlingsanvisende Det er en udfordring fagligt og kommunikativt at balancere mellem faktaorienteret og handlingsorienteret viden. Regionens styrke er i høj grad overblikket over hele regionen og de større linjer. Vi står for tværgående viden af høj kvalitet og har stor troværdighed. Vores rolle og funktion skal stå helt tydeligt i samarbejdet med jobcentrene Udfordringen er, at nogle af vores målgrupper efterlyser en større grad af handlingsorienteret viden. Det handler både om faktuel formidling af, hvad der virker konkret, men også mere politisk funderede prioriteringer. Den udfordring ønsker vi at imødegå ved både at have et større fokus på handlingsorienteret viden samt ved at bruge delingen mellem råd og region kommunikationsstrategisk til at varetage de to forskellige funktioner. 5 Vores rolle over for jobcentrene er på den ene side at være et vidensformidlende serviceorgan og på den anden side at have en overvågningsfunktion i forhold til ministermål med videre. Den udfordring præger vores kommunikation. Vi vil tackle udfordringen ved at have større opmærksomhed på, hvornår vi har hvilken rolle i dialog og forventningsafstemning med jobcentrene.

6 Vi skal sætte den beskæftigelsespolitiske dagsorden over for kommunalpolitikere (typisk borgmestre og beskæftigelsesudvalg og LBR) Der er blandt vores målgrupper en oplevelse af, at vi ikke er særligt markante i forhold til at sætte dagsorden i pressen. På den anden side mener de ikke, at det nødvendigvis er vores opgave og under alle omstændigheder må det ikke ske på bekostning af neutraliteten. Tværtimod skal vi sætte dagsorden ved at præge debatten via seriøse data og viden. Målsætningen er derfor i højere grad, at rådet sætter dagsorden over for kommunalpolitikere og LBR, sideløbende med beskæftigelsesregionens dialog med jobcentrene. Pressen er en kanal til nogle gange at sætte denne politiske dagsorden. Andre gange sætter vi den politiske dagsorden på de rent indre linjer ved at kommunikere direkte til kommunalpolitikere og LBR. Vi vil bruge delingen mellem Råd og region til at holde de to positioner adskilt rådet sætter dagsorden over for kommunalpolitikere og LBR beskæftigelsesregionen står for den neutrale vidensformidling. De kanaler, vi kommunikerer igennem, skal fremme dialog Vi har en udbredt mødekultur med en høj grad af dialog blandt vores tætte interessenter. Men mange blandt vores øvrige målgrupper kommunikerer vi primært envejs med via kanaler såsom hjemmeside og Tendens. Den udfordring vil vi tackle ved så vidt muligt at indtænke dialog i vores kommunikation i alle de medier, vi anvender fra møder til hjemmeside. Vi vil også bruge evalueringer til i højere grad at indhente feedback fra målgrupperne. Vi skal styrke den systematiske evaluering/ opsamling på vores kommunikationsaktiviteter Den udfordring imødekommer vi i strategien ved at arbejde ud fra konkrete og målbare mål samt ved at systematisere de måder, vi evaluerer alt fra nyhedsbreve til møder. Vi skal tilrettelægge kommunikationen ud fra gatekeepers såsom jobcenterchefer, der formidler til andre interessenter Når vi kommunikerer med flere af vores målgrupper, foregår denne kommunikation ofte via gatekeepers. Først og fremmest jobcenterchefer. De spiller en vigtig rolle som gatekeepers i forhold til f.eks. medarbejdere i jobcentre, kommuner og UU-centre, LBR og kommunale beskæftigelsesudvalg. Den udfordring tackler vi på flere måder. Vi vil sørge for, at vores gatekeepers er bedst muligt klædt på. Den viden, vi ønsker videreformidlet, skal målrettes både gatekeeperen selv, men også de målgrupper, vedkommende går videre til. Samtidig vil vi stille viden til rådighed primært ad digital vej for alle relevante målgrupper. 1 Gatekeepers er personer i organisationer, der videreformidler og deler viden de kan fungere som enten stopklodser eller ambassadører. 6

7 Interessenter og målgrupper Beskæftigelsesregion Midtjylland og det Regionale Beskæftigelsesråd kommunikerer til og med mange målgrupper og interessenter. Jobcentrenes ledere og medarbejdere Kommunikationen med jobcentrene foregår løbende og rettet mod jobcentercheferne. Ledere og medarbejdere på jobcentrene bruger den viden, der indsamles og formidles via beskæftigelsesregionen for at kunne udføre deres arbejde bedst muligt. Jobcentercheferne forventes at formidle viden om analyser og overvågning samt opfølgning på effekt og resultater videre til jobcentrets medarbejdere og andre interessenter. Beskæftigelsesregionen har også direkte kontakt til mellemledere i jobcentrene, som f.eks. er involverede i projekter og analyser. LBR og kommunernes beskæftigelsesudvalg LBR og kommunernes beskæftigelsesudvalg er centrale for planlægningen og prioriteringen af den lokale beskæftigelsesindsats. Beskæftigelsesregionen og rådet har en rolle over for LBR og udvalgene via den viden, de ligger inde med. Beskæftigelsesregionen har det regionale overblik, der kan sikre et bredt og evidensbaseret grundlag for udvalgene at agere ud fra. Rådet har mulighed for via direkte dialog og netværksarbejde at præsentere både data/viden og retningsanvisende argumenter og prioriteringer. A-kasser A-kassernes opgaver i forhold til ledige indeholder bl.a. samtaler, rådgivning om jobsøgning, brug af 6-ugers selvvalgt uddannelse. Det betyder, at a-kasserne spiller en væsentlig rolle i den beskæftigelsespolitiske indsats. Derfor skal kommunikation med a-kasserne på visse områder indtænkes på lige fod med jobcentrene. Uddannelses- og vejledningsinstitutioner samt UU Studievalg Århus og Midt- og Vestjylland, erhvervsskoler, VEU-centre og UU-centre har alle behov for viden fra os om f.eks. arbejdsmarkedets behov for arbejdskraft, om efterspørgslen efter arbejdskraft og den aktuelle og fremtidige flaskehalssituation. 7

8 Fagforbund og interesseorganisationer I de lokale fagforbund og interesseorganisationer arbejder arbejdsmarkedskonsulenter og lignende kapaciteter, der har brug for den viden, regionen ligger inde med og de anbefalinger/prioriteringer, som rådet giver. Arbejdsmarkedsstyrelsen Arbejdsmarkedsstyrelsen (AMS) arbejder for at realisere det størst mulige udbud af arbejdskraft ved at omsætte viden og politik til mærkbare initiativer. Derfor skal Rådet og Beskæftigelsesregionen aktivt formidle sin viden om beskæftigelsesindsatsen i regionen til AMS, så den kan indgå i arbejdet med udvikling af beskæftigelsespolitikken. Rådet og Beskæftigelsesregionen er samtidig et bindeled mellem kommunerne og AMS, og vil derfor videreformidle synspunkter og problemstillinger, som Rådet og Beskæftigelsesregionen er blevet gjort opmærksomme på. Virksomheder og jobsøgende Virksomheder og jobsøgende serviceres fra jobcentrene og henter fortrinsvis deres informationer på og på jobcentrenes hjemmesider. Regionen har en begrænset række forvaltningsmæssige opgaver i forhold til virksomhedernes varsling af større afskedigelser, arbejdsfordeling og arbejdstilladelser. Denne viden formidles via Beskæftigelsesregionens hjemmeside. Pressen Pressen er ikke en direkte målgruppe for Rådet eller Beskæftigelsesregionens kommunikation, men skal ses som et middel til at nå de øvrige interessenter. Dagspressen fungerer ideelt set som et relæ, hvorigennem Rådet og regionen kan nå centrale interessenter med viden og dagsordensættende indlæg. Der er etableret rutiner for, hvordan opsøgende henvendelser fra pressen håndteres i Råd og Beskæftigelsesregion. 8

9 Kanaler Beskæftigelsesregion Midtjylland og det Regionale Beskæftigelsesråd kommunikerer via en række formelle og uformelle kanaler. Møder Rådet og beskæftigelsesregionen afholder løbende større og mindre møder, der er vigtige redskaber både i forhold til at dyrke netværk, sprede viden og indhente feedback. Der er både faste møder/møderunder og ad hoc møder. Den mundtlige kommunikation er en grundsten i Rådet og beskæftigelsesregionens virke, og der ligger mange ressourcer i dette arbejde. Konferencer Rådet og beskæftigelsesregionen afholder hvert år den årlige beskæftigelseskonference og herudover en række mindre konferencer rettet mod udvalgte grupper. Beskæftigelseskonferencen besøges af godt 300 personer fra jobcentre, kommuner, LBR og en lang række af de øvrige interessenter herunder uddannelsesinstitutioner. brmidtjylland.dk Hjemmesiden er samlingssted for rådets og beskæftigelsesregionens digitale viden og værktøjer. Godt hver tredje besøgende er fra et jobcenter, men hjemmesiden besøges også af bl.a. a-kasser, andre aktører og kommuner. Godt 40 % af de besøgende bruger siden meget lægger vejen forbi ugentligt eller dagligt. I brugerundersøgelsen 2010 var 74 % tilfredse med siden, mens 3 % var utilfredse. Digitalt nyhedsbrev Beskæftigelsesregionens nyhedsbrev Tendens har jobcenterchefer og ansatte som hovedmålgruppe. Tendens sendes ud seks gange om året til knap modtagere, hvoraf jobcentrene udgør en estimeret tredjedel. De øvrige abonnenter repræsenterer bl.a. UU-vejledning, fagforbund, AMS samt en lang række kommuner/kommunalt ansatte. Dagspresse Rådet og beskæftigelsesregionens relation til pressen dækker flere funktioner og roller. Rådet og beskæftigelsesregionen fungerer som kilde til historier, men også som ophavsmænd (pressemeddelelser). Korrespondance (breve og s) og telefonopkald En stor del af beskæftigelsesregionens kommunikation foregår ad uformelle kanaler og i 1:1 kontakt via mails eller telefonopkald. Denne type kommunikation er sjældent formaliseret og indgår derfor ikke direkte i strategiens handlingsrettede del. 9

10 Det Regionale Beskæftigelsesråd & Beskæftigelsesregion Midtjylland Søren Frichs Vej 38K st Åbyhøj Telefon Telefax