HR-Løn masseindberetning. Spar tastearbejde og benyt HR-Løns muligheder for at indlæse regneark

Transkript

1 HR-Løn masseindberetning Spar tastearbejde og benyt HR-Løns muligheder for at indlæse regneark Oktober 2014

2 1 Introduktion I denne vejledning kan du læse, hvordan du gør, når du skal indberette ensartede lønændringer til mange medarbejdere. Det kalder vi masseindberetning. Masseindberetning kunne fx være udbetaling af timer til studenter, eller udbetaling af kvalifikationstillæg efter en lønrunde. I HR-Løn sker masseindberetning ved hjælp af regneark enten et Excel regneark eller et OpenOffice regneark. Det betyder, at du kan udnytte alle Excels eller OpenOffices faciliteter til at indtaste eller importere de oplysninger, som skal bruges til indberetningen. I denne vejledning får du svar på følgende: Hvad kan man masseindberette i HR-Løn? Hvordan udfylder jeg regneark? Hvordan indlæser jeg regneark i HR-Løn? Hvad bør man gøre efter indlæsningen? Hvordan sparer man manuel indtastning?

3 2 Hvad kan masseindberettes? Det er ikke alle lønændringer, som kan masseindberettes i HR-Løn. Der er kun åbent for masseindberetning på de løndele, hvor der er almindeligt behov for at indberette i større mængder. Det første du skal gøre er at undersøge, om der er mulighed for at masseindberette den type lønændring, som du har behov for. Det gør du sådan: 1. Åben HR-Løn. Vælg Masseindberetning. 2. Scroll ned til Skabeloner til download og begynd med at undersøge de skabeloner, som står som institutionens mest anvendte. Hvis du holder musen over linket med Hent kan du læse en uddybende beskrivelse af hver skabelon. Det fremgår af beskrivelsen, hvilke løndele skabelonen kan bruges til. Nogle skabeloner kan kun bruges til en enkelt løndel, andre kan bruges til flere. 3. Hvis du ikke fandt det du søgte, så vælg Vælg en skabelon blandt alle skabeloner og undersøg disse. 4. Finder du en brugbar skabelon, så vælg Hent og gem skabelonen, fx på jeres fællesdrev. Hvis du ikke kunne finde en brugbar skabelon, kan det være fordi, der endnu ikke er nogen, der har haft behov for netop denne løndel men det er muligt, at andre end dig har samme behov. I det tilfælde er du velkommen til at henvende dig til Økonomistyrelsens rådgivning og support med dit ønske om en ny skabelon.

4 3 Udfyldelse af regnearket Når du har fundet en skabelon, som kan bruges til det, du gerne vil indberette, er det tid til at udfylde den. Kolonner, hvor kolonnenavnet er markeret med *, skal altid udfyldes. Resten er valgfri. Bemærk, der må ikke være flere end 500 indberetninger i et regneark! HR-Løn tillader ikke mere end 500 indberetninger i samme regneark. Hvis du skal indberette mere end dette er du således nød til at splitte indberetningerne i flere regneark. Her er vejledning omkring udfyldelse af nogle af de almindeligt forekommende kolonner i skabelonerne: CPR-nummer Skal udfyldes med CPR-nummer med eller uden bindestreg. Eksempel: eller Løbenummer De sidste op til 3 cifre af ansættelsesforholdets lønnummer (som starter med CPR-nummeret). Er valgfrit, men dog nødvendigt, hvis personen har flere aktive ansættelser i institutionen. Eksempel: 2 Dato Skal udfyldes som dd-mm-yyyy. For løbende løndele er der både en kolonne til startdato og en til slutdato. Eksempel: Løndelsnummer I nogle skabeloner er det muligt at anføre et løndelsnummer. Nummeret skal være på en af de løndele, som skabelonen er lavet til. Eksempel: 2831 Beløbsfelter Udfyldes som normalt, dvs. kroner komma ører, eller blot som hele kroner uden decimaler. Bemærk, at hvis løndelen allerede findes på datoen, så lægges beløbet oveni. Dette kan benyttes til at fjerne/reducere en løndel, man skal i så fald indtaste et negativt beløb. Eksempel: 9700,50 (for 9700 kroner og 50 øre).

5 Timefelter Satser m.v. Afv. løndelstekst Udfyldes som timer med 2 decimaler eller blot som hele timer uden decimaler. Bemærk, at hvis løndelen allerede findes på datoen, så lægges timerne oveni. Dette kan benyttes til at fjerne/reducere en løndel, man skal i så fald indtaste et negativt timeantal. Eksempel: 2,50 (for 2 timer og 30 minutter) Se den enkelte løndel for vejledning omkring gyldige værdier. Du kan få vejledning om enkelte løndele på slsguide.oes.dk. Udfyldes med en tekst (kun for engangsløndele). Udfyld kun dette felt, hvis du ønsker en anden tekst på lønsedlen end løndelens navn. Afvigende kontering Hvis beløbet skal konteres på et andet regnskab end dét, der er registreret på lønmodtageren, kan du benytte afvigende kontering. Så skal du udfylde et eller flere af nedenstående felter. Kontering dækker over hvilket regnskab lønnen skal konteres på. Det er valgfrit, om du vil benytte afvigende kontering. Bogf.kreds +delregnskab (8 cifre) Skal udfyldes, hvis der skal være afvigende kontering på indberetningen. Består af både bogføringskreds og delregnskab, hvor de første op til 5 cifre er bogføringskredsen, og de sidste 3 er delregnskabet. Eksempel: (for bogføringskreds 6515, delregnskab 10) Procent Benyttes kun til løbende løndele ved afvigende kontering. Angiver hvor stor en del af udbetalingen, som skal konteres afvigende. Eksempel: 23 (for 23 %) Segmentfelter Kan benyttes ved afvigende kontering. Segmentfelter er et antal felter (1-6), som angiver hvor i institutionens regnskab konteringen skal ske. Hvis det i regnskabet skal fremgå, hvilken afdeling eller kontor lønnen hører til, så vil afdeling eller kontor skulle angives med en bestemt værdi i et bestemt segmentfelt. Der er altid tale om en tal-værdi. Hvilke felter og hvilke værdier du skal bruge afhænger af

6 jeres institution. De værdier, der skal stå i segmentfelterne, kaldes også for dimensionsværdier. Eksempel: 22 Artskonto Kan benyttes ved afvigende kontering. Vælg kun en artskonto her, hvis beløbet skal konteres på en særlig artskonto i statens kontoplan. Statens kontoplan er en fælles kontoplan for alle institutioner, der anvender de statslige regnskabsregler og artskonto er en betegnelse for den 4-cifrede økonomiske artsopdeling, der anvendes i forbindelse med institutionernes regnskabsføring. Eksempel: 1811 (for artskonto 18.11)

7 4 Indlæsning af regneark Når regnearket er udfyldt og gemt, så er det klar til indlæsning i HR-Løn. Vælg Masseindberetning, tryk Gennemse og vælg regnearket. Tryk derefter Indlæs. Vent indtil HR-Løn kvitterer for indlæsningen med følgende besked: Vær opmærksom på ikke at indlæse det samme regneark to gange! Det vil medføre dobbelt-indberetninger. Der går et stykke tid fra du får ovenstående besked til HR-Løn er færdig med at indlæse regnearket. Hvor lang tid indlæsningen tager, afhænger af regnearkets størrelse. Det bør ikke tage mere end 15 minutter. Du kan se status på indlæsningen under Indlæste filer : Mens indlæsningen er i gang står status som Venter eller I gang, herefter skifter den til Udført eller Fejlet. Tryk på knappen Opdater for at se den gældende status. For store regneark er det helt normalt, at status ender med at være Fejlet blot en enkelt af indberetningerne er fejlet vil det være tilfældet. Læs mere om dette i næste afsnit.

8 5 Behandling af resultat Efter HR-Løn har indlæst regnearket står det enten med status Udført eller Fejlet. Tryk på Hent for at se nærmere på resultatet af indlæsningen. Resultatet er også i regnearks-format, så det kan åbnes fx i Excel. Hvis status er Udført, så er alle indberetningerne indlæst uden fejl. Du kan se de indlæste indberetninger i fanebladet Indlæste. Hvis status er Fejlet, så er en eller flere af indberetningerne gået på fejl. Du kan se, hvad der fejlede i fanebladet Fejlede. Dem, der blev indberettet uden problemer står i fanebladet Indlæste. Fanebladet Valideringsfejl viser indtastninger, der ikke er forenelige med skabelonen. Det kan f.eks. være et forkert datoformat. Fejl og adviseringer viser både fejl og adviser fra SLS. Det er derfor vigtigt at man altid gennemgår dette faneblad. Du har mulighed for at rette de fejlede indberetning direkte i regnearket. Det gør du sådan her: 1. Ret fejlene i fanebladet Fejlede 2. Slet fanebladene Indlæste, Valideringsfejl og Fejl og adviseringer 3. Gem regnearket og indlæs det i HR-Løn 4. HR-Løn vil nu forsøge at indberette de fejlede igen Husk, at når du er færdig med masseindberetningerne, så skal indberetningerne kontrolleres af en kollega i HR-Løn (se menupunktet Kontrol ).

9 6 Vidste du? Selvom det er hurtigt at indtaste i et regneark, så tager det alligevel tid, og giver risiko for fejlindtastning. Her er nogle alternative måder at få udfyldt regnearket. 1. Klippe/klistre fra et andet regneark: Måske foreligger resultatet af den seneste lønrunde allerede i et regneark? Så er det oplagt at klippe/klistre over i HR-Løn skabelonen. 2. Digitale timesedler: Kan I få jeres medarbejdere til at udfylde timesedlerne digitalt, fx i en Excel-skabelon? Så åbner det mulighed for at få Excel til automatisk at samle oplysningerne fra timesedlerne i en HR-Løn skabelon. Bemærk, at I normalt vil skulle modtage timesedlerne via medarbejderens chef, så timetallet er kontrolleret. 3. Udtræk fra tidsregistreringssystem: Har I et tidsregistreringssystem, så kan det måske udtrække en komma-separeret fil med fx CPR-nr., dato og timer for studenterne? Så kan det åbnes i Excel og klippe/klistres over i HR-Løn skabelonen. 4. Intranet-formular: Er I en større institution med intranet men uden tidsregistreringssystem kunne det også være en mulighed at lave en formular, hvor medarbejderne kan indtaste fx timetal. Intranettet skal så kunne eksportere det indtastede, fx i en komma-separeret fil. Bemærk, at også her skal der normalt ske en godkendelse af timetallet af medarbejderens chef, inden oplysningerne må indlæses i HR-Løn.