TIL BEBOERNE I AFDELING 6

Transkript

1 TIL BEBOERNE I AFDELING 6 VÆRSGO Her får du materiale til afdelingsmødet: Dagsorden Forretningsorden for afdelingsmødet Afdelingens driftsbudget 2017 Vedligeholdelsesopgaver 2017 Planlagt vedligeholdelse Årsregnskab 2015 Forslag 31. august 2016

2 Dato 31. august 2016 Afdeling 6 DAGSORDEN TIL AFDELINGSMØDE i Ellengården, Bethesdavej 81 tirsdag den 13. september 2016 kl. 19:00 Dagsorden: 1. Valg af dirigent og referent 2. Fremlæggelse og godkendelse af beretning for perioden siden sidste møde 3. Godkendelse af budget og vedligeholdelsesplan for Indkomne forslag a. Ændring af husordenen 5. Valg a. Valg af formand for 2 år (på valg er Sandie Andersen) b. Valg af 1 bestyrelsesmedlem for 2 år (på valg er Steffen Rasmussen) c. Valg af suppleant(er) 6. Eventuelt Med venlig hilsen Afdelingsbestyrelsen

3 Forretningsorden for afdelingsmødet Afdeling 6 Afdelingsmødets opgaver 1. På det årlige, obligatoriske afdelingsmøde (budgetmødet) godkender afdelingsmødet afdelingens driftsbudget, idet det samtidig besluttes, hvor detaljeret godkendelsen skal være. 2. Afdelingsmødet beslutter, om afdelingens årsregnskab fremover skal godkendes på afdelingsmødet. I så fald skal der holdes to årlige ordinære afdelingsmøder et budgetmøde og et regnskabsmøde. Afdelingsmødet beslutter også, hvilket af de to ordinære møder der skal være valgmøde med valg af repræsentanter til afdelingsbestyrelse og eventuelt til repræsentantskab. 3. Hvis afdelingsmødet har besluttet, at der holdes to årlige ordinære afdelingsmøder, så skal afdelingsbestyrelsen fremlægge sin beretning på regnskabsmødet. 4. Afdelingsmødet træffer beslutning om: Arbejder og aktiviteter (fx forbedringer, renoveringer og forebyggende socialt arbejde) Individuel måling af vand Ændringer af husorden (herunder regler om husdyr) Udvidet råderet for beboerne (udvendige råderetsarbejder og kollektiv råderet) Sammenlægning af afdelinger Indvendig vedligeholdelses- og istandsættelsesordning (A- eller B-ordning). 5. Afdelingsmødet godkender eller forkaster øvrige forslag fra beboerne i afdelingen, afdelingsbestyrelsen, boligorganisationens bestyrelse og øverste myndighed. 6. Afdelingsmødet kan uddelegere afdelingsmødets og afdelingsbestyrelsens kompetence på konkrete områder til beboergrupper, opgange, udvalg el. lign. Afdelingsmødets afholdelse 7. Alle beboere og myndige medlemmer i husstandene har adgang til afdelingsmødet. Boligorganisationens bestyrelse og medarbejdere har også adgang til mødet men uden stemmeret. Afdelingsmødet kan desuden beslutte, at andre deltager i mødet, ligeledes uden stemmeret. Boligorganisationens bestyrelse kan også beslutte, at andre deltager i mødet med taleret og uden stemmeret. 8. Afdelingsbestyrelsen sikrer, at der udleveres to stemmesedler til hver fremmødt husstand. De fremmødte kontrolleres ved afkrydsning på beboerlisten. 9. Afdelingsmødet vælger en dirigent, der leder mødet og afstemningerne i overensstemmelse med dagsordenen. Dirigenten sikrer, at vedtægterne og forretningsorden overholdes. 10. Afdelingsmødet vælger et stemmeudvalg. Dirigenten fastsætter antallet af medlemmer til stemmeudvalget. 11. Afdelingsmødet vælger en referent, der laver et referat af beslutninger og eventuelle afstemninger. Referatet underskrives af dirigenten og afdelingsformanden. Referatet skal gøres tilgængeligt for afdelingens beboere senest fire uger efter mødet på afdelingens hjemmeside eller ved opslag for afdelingens beboere. 12. Dirigenten styrer rækken af talere. Taletiden er ubegrænset, indtil dirigenten eller afdelingsmødet beslutter at fastsætte en begrænsning. Man kan ikke komme med indlæg til et punkt på dagsordenen, at debatten om punktet er slut. Valg og afstemninger 13. Afdelingsmødet bestemmer afdelingsbestyrelsens størrelse (mindst tre og et ulige antal) og vælger medlemmer og suppleanter til afdelingsbestyrelsen. 14. Afdelingsmødet beslutter, om formanden for afdelingsbestyrelsen vælges på afdelingsmødet, eller om afdelingsbestyrelsen konstituerer sig selv. 15. Afdelingsmødet beslutter, om der vælges repræsentantskabsmedlemmer og suppleanter for disse på afdelingsmødet, eller om afdelingsbestyrelsen udpeger afdelingens repræsentantskabsmedlemmer. I begge tilfælde er afdelingens beboere og disses myndige husstandsmedlemmer valgbare. 16. Ved valg og øvrige afstemninger har hvert tilstedeværende beboelseslejemål to stemmer uanset antallet af fremmødte personer fra lejemålet. 17. Afdelingsmødet afgør alle spørgsmål ved almindeligt flertal blandt de afgivne stemmer bortset fra valg og de spørgsmål, som if. vedtægterne har fastlagte stemmeandele. Ugyldige og blanke stemmer tæller ikke med i afgivne stemmer. 18. Ved valg foretages skriftlig afstemning. Forslag om skriftlig afstemning om andre spørgsmål afgøres ved almindeligt flertal. Herudover afgør dirigenten afstemningsformen. 19. Hvis afdelingsmødet skal vælge formand og der kun er én kandidat, så er personen valgt uden afstemning. 20. Hvis der er to kandidater til formandsvalget, så vælges den, der ved skriftlig afstemning får over halvdelen af de afgivne stemmer. Hvis begge kandidater opnår lige mange stemmer, foretages omvalg. Hvis der herefter stadig er stemmelighed, findes formanden ved lodtrækning. 21. Hvis der er foreslået flere end to kandidater til formandsvalget, og ingen kandidater ved første skriftlige afstemning får flere end halvdelen af de afgivne stemmer, så foretages ny skriftlig afstemning mellem de to kandidater, der ved første afstemning opnåede flest stemmer. 22. Ved valg af afdelingsbestyrelsesmedlemmer, repræsentanter til boligorganisationens repræsentantskab og suppleanter gælder, at der stemmes på det antal personer, der skal vælges. I modsat fald er stemmesedlen ugyldig. 23. Oplysning om afdelingsbestyrelsens sammensætning (antal, navne, adresser og evt. ) sendes til administrationen senest fem hverdage efter mødet. Oplysning om afdelingens repræsentanter (antal, navne, adresser og evt. ) sendes ligeledes til administrationen senest fem hverdage efter mødet. Referat af afdelingsmødet sendes til administrationen senest én måned efter mødet.

4 Budget 2017 hovedlinjer Afdeling 06 Risvang Alle Hvad er budget 2017? Budgettet viser, hvad din afdeling forventer af indtægter og udgifter i I almene boliger må der ikke budgetteres med over- eller underskud. Hvis udgifterne er større end indtægterne, stiger din husleje. Vedligeholdelsesplanen afgør, hvilke forbedringer af boligerne, der kan sættes i værk. På afdelingsmødet fremlægger afdelingsbestyrelsen budgettet, som er udarbejdet i samarbejde med administrationen. Og sammen med dine naboer skal du godkende budgettet på afdelingsmødet. Det gælder også de arbejder i vedligeholdelsesplanen, der skal gennemføres i Huslejen stiger ikke pr. 1. januar 2017 Din husleje stiger ikke fra 1. januar I løbet af 2017 vil der dog skulle optages et lån på ca kr. Ydelserne på lånet vil blive lagt på huslejen, når lånet bliver hjemtaget. Eksempler på husleje pr. 1. januar 2017 (budgettet som foreslået) ABoligtype Månedlig leje Ny leje Stigning 4-rums familiebolig (67 m²) kr kr. 0 kr. 3-rums familiebolig (67 m²) kr kr. 0 kr. 2-rums familiebolig (67 m²) kr kr. 0 kr. Vedligeholdelsesplan Budgettet omfatter også en plan for de projekter, der er nødvendige at gennemføre i det kommende år. Du kan se hele vedligeholdelsesplanen i et særskilt bilag, som behandles for sig. Du skal særligt være opmærksom på, når der et år står beløb under Optagelse af lån. Det betyder, at der i løbet af året skal optages et lån, der oftest medfører lejeforhøjelse. Henlæggelser Hvert år lægger afdelingen penge til side i budgettet. Den opsparing går til vedligeholdelsesarbejder i afdelingen. I 2017 henlægger afdelingen 304 kr. pr. m². I alt var der ved udgangen af 2015 henlagt 548 kr. pr. m² i afdelingen. Beløbene skal ses i sammenhæng med de projekter, der står på vedligeholdelsesplanen de næste årtier. Er der mange eller store projekter, kræver det store henlæggelser er der færre, kan afdelingen klare sig med lidt mindre. Du kan se i vedligeholdelsesplanen, om der over de næste 20 år henlægges nok til de arbejder, der skal laves.

5 Budget 2017 Nogle punkter i budgettet kan du og dine naboer påvirke på afdelingsmødet (GRØN). Andre punkter i budgettet kan beboerne ikke umiddelbart påvirke medmindre man fx sparer mere på energien (GUL). Endelig er nogle punkter i budgettet givet af lovgivning og andre forhold, som afdelingsmødet ikke har indflydelse på (RØD): Påvirkes Beslutte s Ingen indflydelse Udgifter 2017 Konto Regnskab 2015 Budget 2016 Budget 2017 Ændring (betyd.) Almindelig vedligeholdelse % Ejendomsfunktionær og renholdelse % Afdelingsbestyrelse og beboeraktiviteter m.m Renovation m.m Henlæggelse til planlagt vedligeholdelse % Andre udgifter Ydelse på forbedringslån % Landsbyggefond, dispositionsfond og arbejdskapital A- og G-indskud % Administrationsbidrag Ejendomsskatter % Forsikringer Overført til resultatkonto I alt Udgifterne bliver dækket af disse indtægter: Konto Regnskab 2015 Budget 2016 Budget 2017 Husleje Renter Ændring (betyd.) Afvikling af overskud m.v % I alt Kapitaludgifter Offentlige udgifter m.m. Administration Henlæggelser Ejendomsfunktionær og renholdelse Vedligeholdelse Afdelingsbestyrelse og beboeraktiviteter Andre driftsudgifter 6% 3% 1% 0% 20% 31% 33% 6% Du kan få det fulde budget for afdeling 06 Risvang Alle på mv@bk-aarhus.dk eller Det kan også findes på Boligkontoret Århus afdeling 6 2 af 2

6 Vedligeholdelsesopgaver i 2017 Afdeling 06 Risvang Alle Afdelingsmødet skal vedtage, hvilke vedligeholdelsesopgaver der skal laves i afdelingen i Nedenfor kan du se afdelingsbestyrelsens forslag til projekter i det kommende år. De er udarbejdet i samarbejde med administrationen. Bygningsdel Aktivitet Næste år Afløbssystem (samlet) Eftersyn af pumpebrønde * Afløbssystem (samlet) Afløb - rottetspærre * Afløbssystem (samlet) Kloaksystem lbn vedligeh * Gulv Vedl. gulve * Overflader Flyttelejligheder træværk Ma. * Overflader Istandsættelse af flyttelejligheder * Tagkonstruktion Tagbelægning lbn vedligehold * Vindue Udskiftning ad ruder * Væg Fornyelse af baderum i klf. tilskud Opsamling tagren udskiftning, rep Belysningsanlæg Rep. afbryder/kontakter * Vandsystem (samlet) Vandinstal Rep. og vedligehold * Varmeanlæg (samlet) Varmeanlæg og sanitet * Varmeanlæg (samlet) Varmeinstallation * Ventilationsanlæg (samlet) Ventilatore * Køkkeninventar Udskiftning komfurer Køkkeninventar Køkken rep. + udskiftninger * Tekst Næste år Planlagt vedligeholdelse Optagelse af lån: Lån ca. 10 år - forhøjelse ca. 1,5 % Budgetteret henlæggelse Henlæggelser først på året Henlæggelser sidst på året Vedligeholdelsesopgaver mærket med * gentages hvert år. Den fulde vedligeholdelsesplan for afdeling 06 Risvang Alle er vedlagt til orientering.

7 Budget 2017 vedligeholdelsesplan Afdeling 06 Risvang Alle Vedligeholdelsesplanen beskriver de arbejder, der skal laves i afdelingen de næste 19 år for at holde afdelingen i forsvarlig stand. Det er afdelingsmødet, der hvert år beslutter vedligeholdesplanen for det følgende år i år altså Afdelingen er over perioden nødt til at optage lån til vedligeholdelses- og fornyelsesarbejder på i alt kr., fordi der ikke er sparet nok op. Det belaster de fremtidige beboere i afdelingen, selv om det efter lovgivningen bør være de nuværende beboere, der sparer op til vedligeholdelsen. Derfor skal låneoptag kun accepteres, hvis det slet ikke er muligt at henlægge til arbejderne. Det betyder også, at henlæggelserne under alle omstændigheder bør øges for at undgå, at afdelingen forfalder. Bygningsdel Aktivitet Belægninger Adgangveje - fornyelse f asfalt Afløbssystem (samlet) Udsk. / rep. kloak, afløb Afløbssystem (samlet) Sikring mod rotter Afløbssystem (samlet) Eftersyn af pumpebrønde Afløbssystem (samlet) Afløb - rottetspærre Afløbssystem (samlet) Kloaksystem lbn vedligeh Tavler,skilte,skærme,postk.,cykelstaPostkasser Træer Diverse + fældning af træer Gulv Vedl. gulve Overflader Flyttelejligheder træværk Ma Overflader Efterisolering af beboesrum Overflader Istandsættelse af flyttelejligheder Overflader Istandsættelse af flyttelejligheder incl fjernelse af u Tagkonstruktion Udskift paptag, Bet Tagkonstruktion Tagkonst Tagkonstruktion Ny tagbeklædning Tagkonstruktion Afrensning af tagbeklædning vud Tagkonstruktion Skorsteene nedbrydes Tagkonstruktion Tagbelægning lbn vedligehold Tagkonstruktion Fornyelse af loftsetager Tagkonstruktion Tage - sprøjtning for alger Trappe Rep. af udv. trapper Trappe Udvendige trapper - renovere Vindue Kld.vinduer Ma Vindue Udskiftning ad ruder Vindue Udskift kld vinduer Vindue Vinduer udskiftning Væg Fornyelse af baderum i klf. tilskud Væg 1 års gennemgang aflevering Ydervæg Omfugning Ydervæg Rep. af murværk udv Opsamling tagren udskiftning, rep Opsamling Udsk. / rep. faldstammer m.v Opsamling Renovering af toiletrum Belysningsanlæg Rep. afbryder/kontakter Vandsystem (samlet) Vandinstal Rep. og vedligehold Varmeanlæg (samlet) Varmeanlæg og sanitet Varmeanlæg (samlet) Varmeinstallation Ventilationsanlæg (samlet) Ventilatore Køkkeninventar Udskiftning komfurer Køkkeninventar Køkken rep. + udskiftninger Total Tekst Planlagt vedligeholdelse Optagelse af lån Budgetteret henlæggelse Henlæggelser sidst på året Evt. lån på kr. medfører en forhøjelse på 1,50 % ved 10 års lån Boligkontoret Århus afdeling 6

8 Planlagt vedligeholdelse Optagelse af lån Budgetteret henlæggelse Henlæggelser sidst på året Boligkontoret Århus afdeling 6

9 Regnskab 2015 Afdeling 06 Risvang Alle Resultatopgørelse Regnskab Budget Budget Udgifter kr. kr. kr. Ydelser på oprindelige lån i afdelingen Vand- og vandafledningsafgifter Renovation Afdelingens energiforbrug Administrationsbidrag Dispositionsfonden og bidrag til arbejdskapital Ejendomsskat, forsikring samt evt. A- og G-indskud Offentlige og andre faste udgifter i alt Ejendomsfunktionær og renholdelse Almindelig vedligeholdelse Planlagt og periodisk vedligeholdelse Vedligeholdelse dækket af henlæggelser Istandsættelse ved fraflytning m.v Istandsættelse dækket af henlæggelser Vaskeri, fælleslokaler m.m Diverse udgifter, herunder afdelingsbestyrelse og beboeraktiviteter Variable udgifter i alt Henlæggelser til vedligeholdelse og fraflytning Samlede ordinære udgifter Ydelse på lån til forbedringsarbejder m.v Tab ved lejeledighed m.v Tab dækket af dispositionsfonden Tab dækket af henlæggelser Tab ved fraflytning Tab dækket af dispositionsfonden Tab dækket af henlæggelser Overført fra resultatkonto Andre ekstraordinære udgifter Ekstraordinære udgifter i alt Udgifter i alt Årets overskud overført til resultatkonto Udgifter og evt. overskud i alt Indtægter Leje Renter Drift af fællesfaciliteter Overført fra resultatkonto Andre ordinære indtægter Ordinære indtægter i alt Tilskud og driftsstøtte Ekstraordinære indtægter Indtægter i alt Årets underskud overført til resultatkonto Indtægter og evt. underskud i alt

10 Regnskab 2015 fortsat Balance pr. 31. december Aktiver kr. kr. Anlægsaktiver i alt Omsætningsaktiver i alt Aktiver i alt Passiver Henlæggelser: Planlagt og periodisk vedligeholdelse Istandsættelse ved fraflytning (A-ordningen) Istandsættelse ved fraflytning (B-ordningen) Fælleskonto 0 0 Istandsættelse ved fraflytning (B-ordningen) Istandsættelse 0 0 Tab ved lejeledighed og fraflytning Øvrige henlæggelser 0 0 Resultatkonto Langfristet gæld i alt Kortfristet gæld i alt Passiver i alt Regnskabet for afdelingen er revideret i henhold til instruks om revision af almene boligorganisationers regnskaber. Revisionen har ikke givet anledning til forbehold. Hvis du ønsker et mere detaljeret regnskab, kan du kontakte administrationen eller se på

11 FORSLAG TIL AFDELINGSMØDET I AFDELING 6 Dato 8/ For at skabe klarhed og undgå misforståelse foreslår vi, at vi reviderer pkt. 13 i vores husorden, så den fremover lyder: 13. Det er tilladt at have 2 husdyr (hund og/eller kat). Det er ikke tilladt at have eller få besøg af hunderacer, der er forbudt i den gældende hundelov. Se ændringerne ndf. i den fulde husorden. Derfor Der har eksisteret en såkaldt observationsliste over hunderacer, som man overvejede skulle tilføjes listen over forbudte racer, når hundeloven skulle revideres. Københavns Universitet og Fødevareministeriet har undersøgt ulykkesstatistikker mv. og fandt ingen grund til at tilføje hundene i lovteksten. Listen findes dermed ikke mere og har egentlig aldrig haft en juridisk betydning. Vi kan derfor heller ikke administrere efter den, men kan kun afvise de hunderacer, der er forbudt i den gældende danske hundelov. Husorden afdeling 6 1. Haverne skal altid være i pæn stand. 2. Undgå at bruge Round Up i haverne, da det kan skade hækkene. 3. Støbning i haverne må ikke finde sted. Det anbefales i stedet at bruge fliser eller stenbelægning, som altid kan fjernes eller lægges om af evt. nye beboere. 4. Der må kun plantes hække af hvidtjørn. 5. Hækkene skal altid være velklippede og klippes i forbindelse med container (juni og september). 6. Lejer klipper hækken og luger langs hækken på stikvejen bagved boligen og de lejere der har hæk mod Risvang Alle klipper den på begge sider samt luger langs den på begge sider. 7. Langs med hækkene i haverne skal der altid holdes rent for ukrudt i mindst cm. 8. Hækkene må højest være 180cm medmindre andet er aftalt indbyrdes med nabo/genbo.

12 9. Der må ikke plantes selvhæftende planter (efeu og lignende) op ad husmure, da de ødelægger murværket. Slyngplanter og efeu holdes ligeledes væk fra hække, da disse typer kvæler hækken. 10. Lejer står for renholdes og snerydning af stikvejen foran boligen. 11. Parkering på stikvejene er forbeholdt vejens beboere. Der skal altid parkeres ind til siden, så der er fri passage til den enkelte bolig også med bil, ambulancer, Falck osv. Gæster henvises til parkering på Risvang Alle. 12. Haver må have en udgang til stikvejen mod baghaven via en låge på 90 cm. Baghaven må ikke benyttes til parkering af biler, trailere, campingvogne og lign. 13. Det er tilladt at have 2 husdyr (hund og/eller kat). Det er ikke tilladt at have eller få besøg af hunderacer, der er forbudt i den gældende hundelov. Det er ikke tilladt at anskaffe, eje eller have besøg af muskel- eller kamphunde. Med muskel- eller kamphunde menes blandt andet følgende racer samt blandinger heraf: amerikansk staffordshire terrier (amstaff) pitt bull terrier bullterrier bullmastiff dogo vanarian dogo aragentino doug de bordeaux amerikanske bullterrier Hvis der er tvivl om en hund er en muskel- eller kamphund skal den ansvarlige lejer for egen regning skaffe skriftlig dokumentation til udlejer. Dokumentationen skal være underskrevet af en dansk dyrlæge. Hvis lejer holder eller har besøg af en muskel- eller kamphund, vil udlejer straks sende en skriftlig advarsel om at få hunden fjernet inden for kort frist. Hvis hunden ikke fjernes indbringes sagen for Beboerklagenævnet. Det kan betyde betinget opsigelse. Hvis hunden stadig ikke er fjernet kan det medføre ophævelse/opsigelse af lejemålet. 14. Manglende vedligehold og overtrædelse af afdelingens husorden/ vedligeholdelsesreglement behandles af Boligkontoret Århus jf. lovgivningen og kan medføre opsigelse af lejemålet. Forud for det udsendes en skriftlig henstilling og varsling med en tidsfrist til at udbedre det påtalte. Afdelingsbestyrelsen