TIL BEBOERNE I AFDELING 53

Transkript

1 TIL BEBOERNE I AFDELING 53 VÆRSGO Her får du materiale til afdelingsmødet: Dagsorden Forretningsorden for afdelingsmødet Afdelingens driftsbudget 2016 Vedligeholdelsesopgaver 2016 Planlagt vedligeholdelse Årsregnskab Forslag 14. august 2015

2 Dato 14. august 2015 Afdeling 53 DAGSORDEN TIL AFDELINGSMØDE Fælleshuset på Åvænget, Egå torsdag den 27. august 2015 kl. 19:00 Dagsorden: 1. Valg af dirigent og referent 2. Godkendelse af forretningsorden for afdelingsmødet 3. Fremlæggelse af beretning for perioden siden sidste møde 4. Godkendelse af budget og vedligeholdelsesplan for Indkomne forslag a. Nedlægge storskrald b. Ingen legende børn på parkeringspladsen c. Fortrinsret til tørrestativ d. Køkkenudskiftning e. Tørrestativ for 1. sals beboere f. Ingen knallerter på stierne g. Ingen leg med storskrald h. Ingen motorkøretøjer på stierne i. Ingen private ejendele i skurene 6. Eventuelt Med venlig hilsen Afdelingsbestyrelsen

3 Forretningsorden for afdelingsmødet Afdeling 53 Afdelingsmødets opgaver 1. På det årlige, obligatoriske afdelingsmøde (budgetmødet) godkender afdelingsmødet afdelingens driftsbudget, idet det samtidig besluttes, hvor detaljeret godkendelsen skal være. 2. Afdelingsmødet beslutter, om afdelingens årsregnskab fremover skal godkendes på afdelingsmødet. I så fald skal der holdes to årlige ordinære afdelingsmøder et budgetmøde og et regnskabsmøde. Afdelingsmødet beslutter også, hvilket af de to ordinære møder der skal være valgmøde med valg af repræsentanter til afdelingsbestyrelse og eventuelt til repræsentantskab. 3. Hvis afdelingsmødet har besluttet, at der holdes to årlige ordinære afdelingsmøder, så skal afdelingsbestyrelsen fremlægge sin beretning på regnskabsmødet. 4. Afdelingsmødet træffer beslutning om: Arbejder og aktiviteter (fx forbedringer, renoveringer og forebyggende socialt arbejde) Individuel måling af vand Ændringer af husorden (herunder regler om husdyr) Udvidet råderet for beboerne (udvendige råderetsarbejder og kollektiv råderet) Sammenlægning af afdelinger Indvendig vedligeholdelses- og istandsættelsesordning (A- eller B-ordning). 5. Afdelingsmødet godkender eller forkaster øvrige forslag fra beboerne i afdelingen, afdelingsbestyrelsen, boligorganisationens bestyrelse og øverste myndighed. 6. Afdelingsmødet kan uddelegere afdelingsmødets og afdelingsbestyrelsens kompetence på konkrete områder til beboergrupper, opgange, udvalg el. lign. Afdelingsmødets afholdelse 7. Alle beboere og myndige medlemmer i husstandene har adgang til afdelingsmødet. Boligorganisationens bestyrelse og medarbejdere har også adgang til mødet men uden stemmeret. Afdelingsmødet kan desuden beslutte, at andre deltager i mødet, ligeledes uden stemmeret. Boligorganisationens bestyrelse kan også beslutte, at andre deltager i mødet med taleret og uden stemmeret. 8. Afdelingsbestyrelsen sikrer, at der udleveres to stemmesedler til hver fremmødt husstand. De fremmødte kontrolleres ved afkrydsning på beboerlisten. 9. Afdelingsmødet vælger en dirigent, der leder mødet og afstemningerne i overensstemmelse med dagsordenen. Dirigenten sikrer, at vedtægterne og forretningsorden overholdes. 10. Afdelingsmødet vælger et stemmeudvalg. Dirigenten fastsætter antallet af medlemmer til stemmeudvalget. 11. Afdelingsmødet vælger en referent, der laver et referat af beslutninger og eventuelle afstemninger. Referatet underskrives af dirigenten og afdelingsformanden. Referatet skal gøres tilgængeligt for afdelingens beboere senest fire uger efter mødet på afdelingens hjemmeside eller ved opslag for afdelingens beboere. 12. Dirigenten styrer rækken af talere. Taletiden er ubegrænset, indtil dirigenten eller afdelingsmødet beslutter at fastsætte en begrænsning. Man kan ikke komme med indlæg til et punkt på dagsordenen, at debatten om punktet er slut. Valg og afstemninger 13. Afdelingsmødet bestemmer afdelingsbestyrelsens størrelse (mindst tre og et ulige antal) og vælger medlemmer og suppleanter til afdelingsbestyrelsen. 14. Afdelingsmødet beslutter, om formanden for afdelingsbestyrelsen vælges på afdelingsmødet, eller om afdelingsbestyrelsen konstituerer sig selv. 15. Afdelingsmødet beslutter, om der vælges repræsentantskabsmedlemmer og suppleanter for disse på afdelingsmødet, eller om afdelingsbestyrelsen udpeger afdelingens repræsentantskabsmedlemmer. I begge tilfælde er afdelingens beboere og disses myndige husstandsmedlemmer valgbare. 16. Ved valg og øvrige afstemninger har hvert tilstedeværende beboelseslejemål to stemmer uanset antallet af fremmødte personer fra lejemålet. 17. Afdelingsmødet afgør alle spørgsmål ved almindeligt flertal blandt de afgivne stemmer bortset fra valg og de spørgsmål, som if. vedtægterne har fastlagte stemmeandele. Ugyldige og blanke stemmer tæller ikke med i afgivne stemmer. 18. Ved valg foretages skriftlig afstemning. Forslag om skriftlig afstemning om andre spørgsmål afgøres ved almindeligt flertal. Herudover afgør dirigenten afstemningsformen. 19. Hvis afdelingsmødet skal vælge formand og der kun er én kandidat, så er personen valgt uden afstemning. 20. Hvis der er to kandidater til formandsvalget, så vælges den, der ved skriftlig afstemning får over halvdelen af de afgivne stemmer. Hvis begge kandidater opnår lige mange stemmer, foretages omvalg. Hvis der herefter stadig er stemmelighed, findes formanden ved lodtrækning. 21. Hvis der er foreslået flere end to kandidater til formandsvalget, og ingen kandidater ved første skriftlige afstemning får flere end halvdelen af de afgivne stemmer, så foretages ny skriftlig afstemning mellem de to kandidater, der ved første afstemning opnåede flest stemmer. 22. Ved valg af afdelingsbestyrelsesmedlemmer, repræsentanter til boligorganisationens repræsentantskab og suppleanter gælder, at der stemmes på det antal personer, der skal vælges. I modsat fald er stemmesedlen ugyldig. 23. Oplysning om afdelingsbestyrelsens sammensætning (antal, navne, adresser og evt. ) sendes til administrationen senest fem hverdage efter mødet. Oplysning om afdelingens repræsentanter (antal, navne, adresser og evt. ) sendes ligeledes til administrationen senest fem hverdage efter mødet. Referat af afdelingsmødet sendes til administrationen senest én måned efter mødet.

4 Budget 2016 hovedlinjer Afdeling 53 Julsøvej Hvad er budget 2016? Budgettet viser, hvad din afdeling forventer af indtægter og udgifter i I almene boliger må der ikke budgetteres med over- eller underskud. Hvis udgifterne er større end indtægterne, stiger din husleje. Vedligeholdelsesplanen afgør, hvilke forbedringer af boligerne, der kan sættes i værk. På afdelingsmødet fremlægger afdelingsbestyrelsen budgettet, som er udarbejdet i samarbejde med administrationen. Og sammen med dine naboer skal du godkende budgettet på afdelingsmødet. Det gælder også de arbejder i vedligeholdelsesplanen, der skal gennemføres i Huslejen stiger ikke i 2016 Din husleje stiger ikke fra 1. januar Eksempler på fremtidig husleje (budgettet som foreslået) Afd Boligtype Månedlig leje Ny leje Stigning 2-rumsbolig (65 m2) kr kr. 0 kr. 3-rumsbolig (83 m2) kr kr. 0 kr. 4-rumsbolig (109 m2) kr kr. 0 kr. Bemærk, at der kun er tale om eksempler. De kan afvige fra din husleje også i samme boligstørrelse. Vedligeholdelsesplan Budgettet omfatter også en plan for de projekter, der er nødvendige at gennemføre i det kommende år. Du kan se hele vedligeholdelsesplanen i et særskilt bilag. Du skal særligt være opmærksom på, om der står beløb under Optagelse af lån. Det betyder, at der optages et lån, der medfører lejeforhøjelse. Henlæggelser Hvert år lægger afdelingen penge til side i budgettet. Den opsparing går til vedligeholdelsesarbejder i afdelingen. I 2016 henlægger afdelingen 159 kr. pr. kvadratmeter. I alt var der ved udgangen af 2014 henlagt 504 kr. pr. kvadratmeter i afdelingen. Beløbene skal ses i sammenhæng med de projekter, der står på vedligeholdelsesplanen de næste årtier. Er der mange eller store projekter, kræver det store henlæggelser er der færre, kan afdelingen klare sig med lidt mindre. Du kan se i vedligeholdelsesplanen, om der over de næste 20 år henlægges nok til de arbejder, der skal laves.

5 Udgifter 2016 Budget 2016 Nogle punkter i budgettet kan du og dine naboer påvirke på afdelingsmødet (GRØN). Andre punkter i budgettet kan beboerne ikke umiddelbart påvirke medmindre man fx sparer mere på energien (GUL). Endelig er nogle punkter i budgettet givet af lovgivning og andre forhold, som afdelingsmødet ikke har indflydelse på (RØD): Påvirkes Besluttes Ingen indflydelse Konto Regnskab 2014 Budget 2015 Budget 2016 Almindelig vedligeholdelse Ejendomsfunktionær og renholdelse Drift af fællesfaciliteter Afdelingsbestyrelse og beboeraktiviteter m.m El og varme Vandafgift Renovation m.m Ændring (betyd.) Henlæggelse til planlagt vedligeholdelse % Henlæggelse til istandsættelse ved fraflytning Andre udgifter Ydelser på prioritetslån Administrationsbidrag Ejendomsskatter % Forsikringer Overført til resultatkonto I alt % Udgifterne bliver dækket af disse indtægter: Konto Regnskab 2014 Budget 2015 Budget 2016 Husleje Renter Ændring (betyd.) Afvikling af overskud m.v % Andre indtægter I alt % 3% 1% 1% Kapitaludgifter Offentlige udgifter m.m. Administration Henlæggelser Ejendomsfunktionær og renholdelse Vedligeholdelse Afdelingsbestyrelse og beboeraktiviteter Andre driftsudgifter 12% 20% 8% 6% 49% Du kan få det fulde budget for afdeling 53 Julsøvej på mkl@bk-aarhus.dk eller Det kan også findes på Boligkontoret Århus afdeling 53 2 af 2

6 Vedligeholdelsesopgaver i 2016 Afdeling 53 Julsøvej Afdelingsmødet skal vedtage, hvilke vedligeholdelsesopgaver der skal laves i afdelingen i Nedenfor kan du se afdelingsbestyrelsens forslag til projekter i det kommende år. De er udarbejdet i samarbejde med administrationen. Bygningsdel Aktivitet Næste år Belægninger Rep. belægning * Vej- og pladsbelysningsanlæg Rep. og vedligehold af udvendig belysning * Borde og bænke Vedligeholdelse af borde og bænke * Legepladsudstyr Vedligehold og udskiftning på legeplads * Småbygninger ikke reg. som bygninger Rep. og vedligehold af garage og skure * Buske Ren./vedligeholdelse af haveanlæg * Indvendig dør Rep. og vedligehold af indvendige døre og vinduer * Gulv Slib og lakering af gulve * Overflader Maling af træværk i flyttelejligheder * Tagkonstruktion Vedligehold og udskiftning af tagbelægning inkl. stillads Vindue Rep. og vedligehold/incl. sålbænke * Vindue Maling af vinduer Indervæg Rep. fliser og fuger * Opsamling Rep. og vedligehold faldstammer * Belysningsanlæg Udskift afbryder/kontakter * Målerarrangement Udskiftning af varmemålere til fjernaflæste Vandsystem (samlet) Udskift APV unit * Varmeanlæg (samlet) Rep. og vedligehold af varme * Ventilationsanlæg (samlet) Rep. og vedligehold af ventilation * Køkkeninventar Nye Køkkener efter lejers ønsker samt vedligehold Maskiner og maskinanlæg Vedligehold og udskiftning af maskiner Tekst Næste år Planlagt vedligeholdelse Budgetteret henlæggelse Henlæggelser først på året Henlæggelser sidst på året Vedligeholdelsesopgaver mærket med * gentages hvert år. Den fulde vedligeholdelsesplan for afdeling 53 Julsøvej er vedlagt til orientering.

7 Budget 2016 vedligeholdelsesplan Afdeling 53 Julsøvej Vedligeholdelsesplanen beskriver de arbejder, der skal laves i afdelingen de næste 19 år for at holde afdelingen i forsvarlig stand. Det er afdelingsmødet, der hvert år beslutter vedligeholdesplanen for det følgende år i år altså Afdelingen er over perioden nødt til at optage lån til vedligeholdelses- og fornyelsesarbejder på i alt kr., fordi der ikke er sparet nok op. Det belaster de fremtidige beboere i afdelingen, selv om det efter lovgivningen bør være de nuværende beboere, der sparer op til vedligeholdelsen. Derfor skal låneoptag kun accepteres, hvis det slet ikke er muligt at henlægge til arbejderne. Det betyder også, at henlæggelserne under alle omstændigheder bør øges for at undgå, at afdelingen forfalder. Organisationsbestyrelsen i Boligkontoret Århus har givet tilsagn om et tilskud på op til kr. til afdelingen. Bygningsdel Aktivitet Belægninger Rep. belægning Vej- og pladsbelysningsanlæg Rep. og vedligehold af udvendig belysning Borde og bænke Vedligeholdelse af borde og bænke Legepladsudstyr Vedligehold og udskiftning på legeplads Småbygninger ikke reg. som bygninger Rep. og vedligehold af garage og skure Buske Ren./vedligeholdelse af haveanlæg Indvendig dør Rep. og vedligehold af indvendige døre og vinduer Gulv Slib og lakering af gulve Overflader Maling af træværk i flyttelejligheder Tagkonstruktion Vedligehold og udskiftning af tagbelægning inkl. stillads Vindue Rep. og vedligehold/incl. sålbænke Vindue Maling af vinduer Indervæg Rep. fliser og fuger Ydervæg Rep. fuger og sokkelpuds Opsamling Rep. og vedligehold faldstammer Belysningsanlæg Udskift afbryder/kontakter Elforsyningsanlæg (samlet) Etablering af solceller på taget Målerarrangement Udskiftning af varmemålere til fjernaflæste Vandsystem (samlet) Udskift APV unit Varmeanlæg (samlet) Rep. og vedligehold af varme Ventilationsanlæg (samlet) Rep. og vedligehold af ventilation Ventilationsanlæg (samlet) Udskift emhætter Ventilationsanlæg (samlet) Udskiftning af ventillation Køkkeninventar Udskift komfurer Køkkeninventar Nye Køkkener efter lejers ønsker samt vedligehold Maskiner og maskinanlæg Vedligehold og udskiftning af maskiner Total Boligkontoret Århus afdeling 53

8 Tekst Planlagt vedligeholdelse Optagelse af lån Tilskud Budgetteret henlæggelse Henlæggelser sidst på året Planlagt vedligeholdelse Optagelse af lån Tilskud Budgetteret henlæggelse Henlæggelser sidst på året Boligkontoret Århus afdeling 53

9 Regnskab 2014 Afdeling 53 Julsøvej Resultatopgørelse Regnskab Budget Budget Udgifter kr. kr. kr. Ydelser på oprindelige lån i afdelingen Vand- og vandafledningsafgifter Renovation Afdelingens energiforbrug Administrationsbidrag Dispositionsfonden og bidrag til arbejdskapital Ejendomsskat, forsikring samt evt. A- og G-indskud Offentlige og andre faste udgifter i alt Ejendomsfunktionær og renholdelse Almindelig vedligeholdelse Planlagt og periodisk vedligeholdelse Vedligeholdelse dækket af henlæggelser Istandsættelse ved fraflytning m.v Istandsættelse dækket af henlæggelser Vaskeri, fælleslokaler m.m Diverse udgifter, herunder afdelingsbestyrelse og beboeraktiviteter Variable udgifter i alt Henlæggelser til vedligeholdelse og fraflytning Samlede ordinære udgifter Ydelse på lån til forbedringsarbejder m.v Tab ved lejeledighed m.v Tab dækket af dispositionsfonden Tab dækket af henlæggelser Tab ved fraflytning Tab dækket af dispositionsfonden Tab dækket af henlæggelser Overført fra resultatkonto Andre ekstraordinære udgifter Ekstraordinære udgifter i alt Udgifter i alt Årets overskud overført til resultatkonto Udgifter og evt. overskud i alt Indtægter Leje Renter Drift af fællesfaciliteter Overført fra resultatkonto Andre ordinære indtægter Ordinære indtægter i alt Tilskud og driftsstøtte Ekstraordinære indtægter Indtægter i alt Årets underskud overført til resultatkonto Indtægter og evt. underskud i alt

10 Regnskab 2014 fortsat Balance pr. 31. december Aktiver kr. kr. Anlægsaktiver i alt Omsætningsaktiver i alt Aktiver i alt Passiver Henlæggelser: Planlagt og periodisk vedligeholdelse Istandsættelse ved fraflytning (A-ordningen) Istandsættelse ved fraflytning (B-ordningen) Fælleskonto 0 0 Istandsættelse ved fraflytning (B-ordningen) Istandsættelse 0 0 Tab ved lejeledighed og fraflytning Øvrige henlæggelser 0 0 Resultatkonto Langfristet gæld i alt Kortfristet gæld i alt Passiver i alt Regnskabet for afdelingen er revideret i henhold til instruks om revision af almene boligorganisationers regnskaber. Revisionen har ikke givet anledning til forbehold. Hvis du ønsker et mere detaljeret regnskab, kan du kontakte administrationen eller se på

11 FORSLAG TIL AFDELINGSMØDET I AFDELING 53 Dato 4. august 2015 a. Nedlægge storskrald inkl. hegn omkring området. Bevare papir- dåse- glas- samt kompostaffalds-muligheder. Skiltning at storskrald er nedlagt. b. Ingen legende børn på parkeringsplads - skrives ind i afd. 53`s husorden. c. Tørrestativ på fællesområdet: Fortrinsret for beboere på 1.sal - skrives ind i afd. 53`s husorden. Mvh Martin Kylling & Tina Jaquè nr. 88

12 FORSLAG TIL AFDELINGSMØDET I AFDELING 53 Dato 10. august 2015 Udskiftning af køkkener Afdelingen har vedtaget finansieret råderet til alle forbedringsarbejder. Det betyder det er muligt for en lejer at få nyt køkken og låne beløbet af afdelingens egne midler. Man indhenter et tilbud hos et køkkenfirma og får en lejeforhøjelse der dækker udgiften til renter og afdrag og lånet løber i ca. 15 år. Lejeren betaler den rente som afdelingen får i rente af mellemregningen med Boligkontoret. I 2014 var den 2,7048 %. Da der er vedtaget finansieret råderet foreslår afdelingsbestyrelsen at udskiftning af køkkener udgår af vedligeholdelsesplanen. Så reduceres behovet for optagelse af lån. Hvis forslaget vedtages sker udskiftning af køkkener når lejeren ønsker det i stedet for alle køkkener udskiftes på en gang. Afdelingsbestyrelsen mener det er en fordel det er lejeren der bestemmer hvornår køkkenet udskiftes. Så bestemmer man selv hvornår man får lejeforhøjelsen. Venlig hilsen Afdelingsbestyrelsen

13 FORSLAG TIL AFDELINGSMØDET I AFDELING 53 Dato 12. august 2015 Vi har investeret i et nyt tørrestativ - et af dem som er delvis gravet ned i jorden. Jeg foreslår, at det kun er beboerne på første sal der må benytte det, da beboerne i stuen har haver, og dermed mulighed for at have deres eget tørrestativ. En gang imellem er der tøj der hænger ude i flere dage uden der gøres noget ved det, og det er træls for os andre, som så er nødt til at tørre tøjet i lejligheden. Med venlig hilsen Birgitte Gerdes

14 FORSLAG TIL AFDELINGSMØDET I AFDELING 53 Dato 12. august 2015 Forslag om tilføjelse til husordenen tilføjelse er markeret med kursiv: Gangstier 1. Af hensyn til kørestolsbrugere, gangbesværede, ambulancefolk osv. skal vi holde stierne ryddede. Forældre må hjælpe deres børn med at huske det. 2. Boligforeningen sørger for snerydning på de fælles gangarealer. 3. Al kørsel (inkl. cykelkørsel) på stierne er forbudt. 4. Knallerter o. lign. skal trækkes på stierne med slukket motor - det er strengt forbudt, at køre/starte sin knallert el. lign. før man er ude på parkeringspladsen Afdelingsbestyrelsen

15 FORSLAG TIL AFDELINGSMØDET I AFDELING 53 Dato 13. august 2015 a. Det er ikke tilladt at bruge storskrald til leg på afdelingens offentlige arealer, hverken af børn eller voksne. De voksne tager ansvar for at børnene overholder dette ved aktivt at forhindre legen og sørge for oprydning, hvis reglen brydes. b. Det er forbudt at køre med motorkøretøjer på fliserne/gangarealerne pga. af sammenstødsfare og gener for udstødningsgas. - Undtaget er el-kørestole. Børns el-legetøj kan køre der under opsyn af forældrene og i samklang med beboernes behov ikke generende støj. c. Det skal ikke være tilladt permanent at opmagasinere private ejendele (som ikke deles - fx græsslåmaskiner) i de fælles skure både låste og ulåste. Der henvises til brug af eget skur/ loftsrum. MVH Hannah Hvidbjerg i nr. 82