REFERAT FRA LS-MØDET DEN 22. JUNI 2014

Transkript

1 REFERAT FRA LS-MØDET DEN 22. JUNI 2014 Deltagere: Amalie, Simon, Mathias, Henriette, Cecilie, Mieke, Ilija og Vibeke Sekretariatet: Anders, Jacob, Thea og Rikke Afbud: Morten 1. Godkendelse af dagsorden Den reviderede dagsorden blev godkendt. 2. Siden sidst Simon har deltaget i et møde med en række organisationer (DFUNK, MS, RBU, IBIS etc.) om muligheden for at lave en fælles kampagne ( My World ) som opfølgning på FN s 2015-mål. Alle organisationer mødes på Hejrevej d. 27. juni for at udvikle koncept og ramme for kampagnen. O Amalie og Cecilie har været til ungdomsmøde for Røde Kors-bevægelsen i Italien samt europæisk møde. Der er generelt stor forskel på de enkelte ungdomsafdelinger. Vi bør spørge os selv, om det er et forum, hvor det er nødvendigt, at LS deltager, eller om det kan varetages af OPIN. URK på Roskilde Festival: I Dream City har vi tre aktiviteter; et soltag bygget af cola-flasker, en fotoudstilling med portrætter af frivillige og brugere og en flagpark, hvor folk kan komme og male en drøm for en bedre verden på et flag, som vil blive hejst. Folkemødet gik godt. Der er et muligt efterspil omkring filmen, fx har Godmorgen Danmark vist interesse. Vi har ikke fået så meget medieeksponering, men det vurderes, at vi kan være godt tilfreds med de kontakter, vi fik på Folkemødet. Flere har allerede vendt tilbage og tilkendegivet interesse for at mødes. DDB-samarbejdet omkring kommunikationsrådgivning og grafisk arbejde er kommet op at køre. De er også inde over Brand Conviction-processen, hvor første styregruppemøde er afholdt. Et af de store spørgsmål lige nu er, hvordan vi får involveret så store dele af organisationen som muligt. International strategidag på sekretariatet: RKD s nye strategi indeholder i høj grad nye medier og involvering af unge, og vi er skrevet ret meget frem i den. International afdeling er derfor gået i gang med at revidere vores internationale strategi. 3. Strategiproces Lørdag blev et forslag til det strategiske årshjul præsenteret. LS godkendte, at årshjulet fremlægges til beslutning på landsmødet, hvilket vil få den betydning, såfremt det vedtages, at årsmødet flyttes frem til september, at der oprettes et årligt udviklingsforum og at der fremover arbejdes med toårige handlingsplaner. Formålet med årshjulet er at kvalificere og styrke det frivillige mandat. Det handler altså ikke om at trække beslutningskraften fra medlemmerne - det er en mulighed for at gøre deres stemme gældende. Beslutningen om årshjulet vil blive sendt ud i 1

2 ledermailen, og man vil bede om refleksioner og tanker. LS understregede, at det er vigtigt, at vi er ærlige omkring, hvorfor vi fremlægger forslaget. At man stadig kan stille resolutioner, men det kræver bedre forberedelse, bl.a. fordi det kan være skadeligt for organisationen med korte frister. Det er en ansvarlig beslutning, der viser en seriøsitet fra vores side at vi tager medlemmerne seriøst. Vi kvalificerer alle vores beslutninger ved denne fremgangsmåde. Fordelen ved den nye struktur er, at vi skærper rammerne, så det bliver nemmere at deltage, fordi der bliver rammer for, hvad man skal forholde sig til. Grunden til at handlingsplanerne er foreslået til toårige er at undgå, at man allerede midt i en handlingsplanperiode skal begynde at udarbejde den næste. Det vil skærpe URK s strategiske udvikling at have en planlægningshorisont, der tillader et passende ambitionsniveau. Der er et opmærksomhedspunkt i forhold til samarbejdet med fondene, da disse partnerskaber ofte varer mere end to år. Men handlingsplanerne er et forsøg på at være med til at målrette samarbejdet med fondene og være på forkant med disse. Det blev påpeget, at der er et specifikt opmærksomhedspunkt ift. kommunikationen til ferielejre, som har flyttet deres evalueringsmøde til september bl.a. for at imødekomme organisationen. Vi bør på sigt tale om, hvordan vi fremmer deltagelsen, og om hvorvidt deltagelse på udviklingsforum og landsmøde bør være obligatorisk og spørge os selv: Hvordan rummer vi alle dem, vi gerne vil have med? samt: Hvordan sikrer vi os, at handlingsplanerne bliver strategiske og ikke kun beskriver det, vi allerede gør i dag? Derudover fremgår det ikke klart, hvad der skal foregå, og hvordan man kan påvirke organisationen mellem udviklingsforum og fastlæggelsen af handlingsplanerne. Det blev foreslået at ændre ordet handlingsplan til udviklingsplan. 4. Vedtægtsændringer Første udkast til vedtægtsændringer blev behandlet. Kommentarerne indarbejdes i udkastet, som andenbehandles på LS-mødet til august. 5. Budgetopfølgning Den økonomiske buffer på 1,5 mio. er nedjusteret, bl.a. fordi vi ikke har fået den forventede funding til nogle af de nationale aktiviteter, som derfor har tæret på bufferen. Forventet overskud i 2014 er derfor kr. Fundraising forecastet har været for optimistisk. Det skyldes bl.a., at det har været vanskeligere at rekruttere TM-medarbejdere end forventet, og at december-ydere først kan blive registreret fra januar. Derfor mangler de i 2014-regnskabet. Derudover var det forventet, at der i forbindelse med Radiokaravanen kunne oprettes fire radio-samarbejder, men det er kun blevet til ét. Det overvejes at udvide TM-indsatsen udenfor København, da vi i hovedstaden er i konkurrence med andre organisationer om arbejdskraften. Det forventes derfor, at det vil være nemmere at finde løsarbejdere ude i landet. Der var forslag fra LS om, at vi fremadrettet er mere konservative i budgetlægningen ift. fundraising. Derudover var der et forslag om at dele budgettet op i mindre dele, så det er mere overskueligt. De kommende rullende budgetter vil dog være med til at give et mere realistisk billede af økonomien og give større mulighed for at tilpasse løbende. 2

3 LS vil gerne være orienteret om LS s eget budget. Det er vigtigt, at LS informeres om organisationens aktive handlinger ift. budgetforskydningerne i negativ retning både i forhold til planer om udgiftsreguleringer og positive planer for at forbedre eksempelvis stabiliteten i telemarketingcenteret. Der var ønske om at tale økonomi på augustmødet, fordi der er en del økonomi, der falder på plads i løbet af sommeren. Derudover blev der tilkendegivet ønske om, at sekretariatet afholder en økonomiseance for LS-medlemmer, der har til formål at give bedre indblik i økonomien. 6. Learning Management System (LMS) Udskudt til august-mødet 7. Ekstra-net Projektet kører sammen med den resterende del af IT-projektet efter planen. Vi har sammen med en potentiel leverandør af software (Netcompany) igangsat en grundig foranalyse, der har til formål at få skabt klarhed over de forskellige elementer i projektet og den indbyrdes sammenhæng mellem dem. Frem mod landsmødet vil ekstra-nettet komme op at køre i en grundversion. Grundmodellerne vil blive bygget først, og vi vil så gå i luften med det, hvorefter ekstranettet vil blive udviklet step-by-step med afsæt i de ønsker og behov, der identificeres. De frivillige både bredt og muligvis i form af en superbrugergruppe vil blive aktivt involverede i udviklingen af ekstra-nettet med udgangspunkt i grundversionen. 8. Undersøgelse af telemarketingindsatsen URK s telemarketingindsats vurderes generelt positivt. LS noterer sig, at besvarelsesantallet, særligt hos de frivillige, ikke er så højt, men undersøgelsen vurderes valid. Der blev udtrykt bekymring for, hvordan vi møder de frivillige gennem phoneren. Diskussionen om de to spor bør tages op igen; altså bør samtalen få andet indhold, hvis det er en frivillig, vi får i røret? Sekretariatet leverer et bud på, hvordan klager, der kommer til LS, kan systematiseres. 9. Status på styregruppernes handlingsplaner Simon orienterede om, at det er tid til halvårsevalueringen og opfordrede til, at der tages kontakt til konsulenten, inden man tager kontakt til styregruppen for en aktivitet. Det handler ikke om at kontrollere, om styregrupperne har nået, hvad de har lovet, men mere om at høre hvilke udfordringer de har. Simon vil gerne modtage noter fra samtalerne. Det skal lægge op til evt. resolutioner fremadrettet. Generelle tendenser vil blive præsenteret på LS-mødet i august. 10. Landsmøde 2014 Der blev orienteret om status på landsmødet, som afholdes lørdag-søndag d oktober i Middelfart. Landsmødeinvitationen er ved at blive skrevet og vil blive sendt ud til LS. Lørdagen skal bruges på at kickstarte strategiprocessen. Det blev diskuteret, om LS 3

4 bør facilitere lørdagens program, eller om det bør være en professionel facilitator. Det er under alle omstændigheder vigtigt, at facilitator er klædt godt på til at facilitere og til at præsentere baggrunden. Det skal prioriteres, at styregrupperne bliver opfordret kraftigt til at deltage. Der blev opfordret til, at landsmødet nævnes i opringningerne til styregruppeformændene. Ilija sender et pitch til snakken med styregruppeformænd inden fredag. 11. Plebiz + & Connect finansieringsplan LS tiltrådte indstillingen. 12. Ensom Ung aktivitetsvurdering Beslutning udskudt til augustmødet 13. Metaevaluering LS tog orienteringen om metaevalueringen til efterretning og godkendte oprettelsen af en arbejdsgruppe, der vil arbejde videre med de meget omfattende anbefalinger fra rapporten. LS understregede vigtigheden af, at der tages en politisk beslutning om, hvad det er, vi vil med evaluering og læring. Det skal dog times rigtigt ift. strategiprocessen. En oplagt start for en arbejdsgruppe vil derfor være vinter/forår 2014/2015. Sekretariatet vil forberede en proces, som er klar, når LS er klar. Punktet vil derfor blive taget op som en del af strategiprocessen. 14. Mobiliseringskampagne LS tiltrådte indstillingen. En arbejdsgruppe af sekretariatsansatte og LS-medlemmer har sammen produceret indhold til den kommende mobiliseringskampagne. LS vurderer, at det har været værdifuldt at have et LS-medlem med i arbejdsgruppen, som har været med til at kvalificere kampagnen. Der skal arbejdes med den del af kommunikationen, der går ud til vores medlemmer, så de kan stå på mål for kampagnen, eller i hvert fald forstå den. Det er vigtigt, at kampagnen starter fra kernen af organisationen. Det skal dog også reflekteres i vores forventninger til kampagnen, som måske skal nedjusteres, fordi mange i kernen allerede har rekrutteret i deres netværk. Der blev udtrykt ønske om, at kampagnen starter umiddelbart op til landsmødet, hvilket ifølge sekretariatet vil være en mulighed, men vil afhænge af en række andre faktorer. 15. Økonomi LS tog økonomiorienteringen til efterretning. Det foreslås, at økonomi behandles mere samlet på dagsordenen. 16. Pipeline Vi er blevet skrevet ind i en ansøgning sammen med Københavns Kommune om at afholde Hjemløse Topmøde. Vi ved endnu ikke, hvor den står. 4

5 Vi har fået kr. til ferielejr fra Ole Kirks Fond. Vi har fået kr. af Kulturstyrelsen til at indrette vores nye lokaler. Derudover har 5 medarbejdere fra sekretariatet løbet sig til kr. til KMPGløbet. 17. Fundraising Der er, som nævnt, udfordringer med at hverve phonere, men det er lykkedes. Det gennemsnitlige månedlige bidrag er steget fra 60 kr. til 70 kr. Der er succes med at konvertere medlemmer til månedlige bidragsydere. Radiokaravanen: Efter hollandsk forbillede har URK sammen med Vejle lokalradio, VLR, kørt et program, der hedder Møgungerne tre formiddage i uge 24, hvor lyttere og virksomheder kunne donere penge, bl.a. mod at få de tre kendte værter (Cecilie Hother, Ibi Støvning og Torben Chris) til at besøge virksomheder mv. Radiokaravanen har genereret i omegnen af kr. LUR og lokale aktiviteter har været involveret i programmet. På ligger små lydklip fra kampagnedagene i Jylland. LS ønsker indstillinger om fundraising, som kan sammenholdes med forecastet. 18. Evt. Lokalenavne i stueetagen: Konceptet er endt på fiktive børn, som har klaret sig på trods. LS gav udtryk for, at det er utilfredsstillende, når man beder sekretariatet om hjælp til at læse mødebilag, at man først får det sendt 12 timer før mødet. 5