Denne vejledning er skrevet til kalkulationsprogrammet Sigma 2013, udviklet af Sigma Estimates A/S.

Transkript

1 Guide - Kom i gang Denne vejledning er skrevet til kalkulationsprogrammet Sigma 2013, udviklet af Sigma Estimates A/S. Alle rettigheder haves af Sigma Estimates A/S. Materialet må ikke kopieres, og er beskyttet af loven om ophavsret. Sigma Estimates A/S fralægger sig ethvert ansvar for skader eller følgeskader i forbindelse med brug af programmet eller denne vejledning. Læs i øvrigt rettigheder for brug af Sigma 2013 programmet.(c) , Sigma Estimates A/S

2 Indholdsfortegnelse Velkommen til Sigma... 3 Bemærkninger til denne guide... 3 Her finder du hjælp... 4 Uddannelse og træning... 4 Den gode struktur er vigtig... 4 Det første skridt... 6 Evalueringsperiode... 6 Aktivering... 6 Nu er du klar til at oprette den første beregning... 9 Opret struktur for beregning Indtastning at komponenter Manuel indtastning af komponent Anvendelse af Kvikbibliotek Drag n drop Biblioteker genvejen til hurtigere og bedre beregninger Ressource skemaet overblik over beregnede ressourcer Fastsæt din salgspris Automatisk DB Generer et PDF dokument Generer en rapport Afslutning

3 Velkommen til Sigma Sigma er designet med henblik på at tilbudsberegning bliver intuitiv, enkelt, effektivt og at risici reduceres. Når du åbner Sigma 2013 for første gang, vil du genkende brugerfladen fra Microsofts Office produkter. Vi har videreført mange af Excels gode funktioner og implementeret disse i Sigma og har så bygget videre derfra. Sigma anvendes af mere 3000 brugere dagligt i Skandinavien og USA. Vi ønsker dig god fornøjelse med Sigma. Bemærkninger til denne guide Sigma har en række avancerede funktioner, som typisk ikke findes i andre beregningsprogrammer. Sigma tilbyder en række mulige, fleksible og let tilgængelige tilpasninger, som sikre optimal tilpasning til den enkelte virksomhed. Fra opsætning af Skabeloner, Nøgletal og design af Forsider til kundetilpasning af printede dokumenter, import fra Excel, eksport til MS Project og andre programmer. Opsamling af erfaringer til Sigma biblioteker, som sikre at de gode erfaringer kan genbruges og let kan deles med kolleger. Der er mange funktioner vi ikke har beskrevet i denne guide. Årsagen til dette er, at vi vil give dig de bedste forudsætninger for at komme godt i gang med Sigmas basis funktioner. Derfra har du et godt fundament at bygge videre på. Guiden er opbygget som et logisk beregningsforløb, hvor vi beregner opførelsen af en Produktionshal. Det færdige eksempel og de anvendte biblioteker, er installeret sammen med din Sigma. 3

4 Her finder du hjælp Du finder forskellige former for hjælp i programmet. Ved at holde musen hen over knapper i programmets ribbons eller kolonners overskrifter vises en kort hjælpetekst. Hjælpe funktionen kan aktiveres ved at klikke på i øverste højre hjørne, alternativt kan du trykke på F1. Afhængig af hvor du står i programmet, åbner et relevant emne i hjælp. Uddannelse og træning Sigma Estimates har i en lang tradition for at gennemføre brugerkurser både grundlæggende kurser og en række avancerede, temabaserede kurser. Alle har adgang til at tilmelde sig på kurserne, dog anbefaler vi, at du har en grundlæggende viden om Sigma, inden du deltager på de avancerede kurser. Du kan finde mere information om vores kurser på vores hjemmeside, hvor du kan se det opdaterede kursusprogram og ligeledes tilmelde dig. Den gode struktur er vigtig Denne Kom i gang guide introducerer dig til Sigma gennemgår opbygningen af en beregning i en logisk rækkefølge og lægger op til at du samtidig arbejder i Sigma, hvor du afslutningsvis vil have gennemført de vigtigste basisfunktioner i Sigma. Når du har gennemført guiden, vil du være klædt på til at gå i gang med dine egne beregninger. Først et par ord om processen og vores anbefaling til at du får det største udbytte af Sigma. 1. Brug Indholdssiden til at skabe en god struktur ved hjælp af Beregningstræet og tilføj derefter materialer, løn og andre omkostninger i Indholdssiden. 4

5 5 2. Brug Ressourceskemaet til at gennemgå din beregning og foretag vurdering af om omkostningerne for de enkelte komponenter i beregningen er de rigtige. Her kan du let ændre kostpriser eller udskifte komponenter. 3. Når du har godt overblik over beregningens omkostninger, skal du skifte til Slutskemaet, hvor du kan tilføje tillæg og fastsætte din endelig salgspris. 4. Når du har færdiggjort beregningen, kan du generere et dokument, der skal sendes til kunden. Sigma tilbyder en række standard dokumenter, der let kan printes og sendes til din kunde eller samarbejdspartner.

6 Det første skridt Når du har downloadet og installeret Sigma er du klar til at gå i gang med den første beregning. Hvis du ikke har købt licens til Sigma endnu vil programmet under opstart spørge efter en aktiveringskode. Sigma har en evalueringsperiode, hvor du kan bruge programmet og alle funktioner er tilgængelig. Hvis programmet stadig har gyldig evalueringsperiode, kan du fortsætte med at bruge Sigma. Evalueringsperiode Evalueringsperioden er 30 dage fra installationstidspunktet. Når denne periode udløbe skal der indtastes en gyldig aktiveringskode, for at kunne fortsætte med brugen af Sigma. Aktivering Indtil du har indtastet en gyldig aktiveringskode ser du nedenstående vindue, hver gang du starter Sigma. Klik på Aktivér, når du har modtaget din aktiveringskode. 6

7 Indtast de 13 karakterer, som din aktiveringskode består af. Der indtastes 5 tegn i det første felt, og 4 i de to efterfølgende felter. Koden valideres og hvis den er korrekt vises efter det sidste felt. Fortsæt ved at klikke på [Næste]. 7

8 Når Sigma skal aktiveres skal programmet forbindes til licensserveren. Dette udføres nemmest ved at du aktiverer online. Klik på knappen [Aktivér online]. Herefter modtager du en bekræftelse på at aktiveringen er gennemført. Fortsæt ved at klikke på [Afslut]. 8

9 Sigma starter og du er klar til at gå videre. Nu er du klar til at oprette den første beregning Når du har startet Sigma, er du klar til at begynde en ny beregning (dokument). En beregning kan begyndes fra en af flere skabeloner eller helt fra bunden, som vi vil gøre i eksemplet i denne guide. Der er flere måder at starte en ny beregning på, her vælger du at klikke på access toolbar i programmets øverste venstre hjørne. i Quick Denne dialogboks vises og der indtastes navnet på den beregning, du påbegynder. Her i eksemplet bruger du Produktionshal Når Produktionshal er indtastet - fortsættes ved at klikke på [OK] Bemærk: Du kan oprette et nyt dokument med genvejen [Ctrl N] eller ved at vælge fanen [Filer] og klikke på [Ny] her får du samtidig mulighed for at starte fra en skabelon eller oprette et bibliotek. 9

10 Der vises nu en tom beregning og de næste skridt er at få tilføjet indhold til beregningen. 1. Beregningstræ her vises en logisk struktur, som f.eks. kan være fagopdelt eller faseopdelt. 2. Indholdssiden det er her opdeling i opgaver og del-opgaver indtastes, og det er også her, at materialer, løn og andre omkostninger for de enkelte del-opgaver skal indtastes. Beregningstræet og Indholdssiden har samme logik, som du kender fra Stifinder i Windows. Indholdssiden viser de underlæggende komponenter til det valg, der foretages i Beregningstræet. Valget i Beregningstræet vises altid som overskrift i den blå header. 10

11 Opret struktur for beregning Som tidligere nævnt er det vigtigt at oprette en god struktur for den beregning, du er ved at lave. Det giver overblik, bedre muligheder for at analysere og det bliver enklere at fjerne eller udskifte komponenter i beregningen, hvis det på senere tidspunkt bliver nødvendigt. For at indtaste i Indholdssiden klikker du i den tomme celle øverst i indholdssiden der hvor der står <Start med at indtaste her> Du indtaster ARBEJDSPLADS og afslutter med at trykke [Enter]. Derefter indtaster du RÅHUSARBEJDET og MURERARBEJDET - begge gange afsluttes med [Enter]. Der er nu oprettet 3 hovedoverskrifter i beregningen. Du kan oprette lige så mange overskrifter som du har behov for for eksemplets skyld nøjes du med 3 hovedoverskrifter. Herefter skal du tilføje nogle underpunkter til en af dine overskrifter. Du vælger ARBEJDSPLADS ved at klikke på det i beregningstræet og du kan se at Indholdssiden er tom og at overskriften i den blå header er ARBEJDSPLADS. Som før klikker du på <Start med at indtaste her> og foretager din indtastning. Du indtaster 3 nye punkter: Planlægning og tilrettelæggelse Indretning og rømning af byggeplads Drift og vedligehold af byggeplads Hvert punkt afsluttes med [Enter] 11

12 Resultatet af dine indtastninger bliver som følger: Bemærk i ovenstående eksempel er ARBEJDSPLADS valgt i Beregningstræet og Indholdssiden viser de underliggende punkter (som i Sigma kaldes komponenter). Hvis du nu klikker på RÅHUSARBEJDET ser du at overskriften i den blå bjælke skifter til RÅHUSARBEJDET og der endnu ikke er indtastet komponenter ind under denne overskrift. På et hvilket som helst tidspunkt kan du gemme den beregning du arbejder med. Sigma dokum[enter] er filer som du kender det fra Word eller Excel. For at gemme din beregning kan du klikke på fanen Filer og klikke på knappen find den mappe du ønsker at gemme din beregning i og klik på Gem. Du har nu oprettet en god struktur for din beregning men strukturen er nødvendigvis ikke færdig du har hele tiden mulighed for at tilføje, slette og ændre din struktur. Ændring af rækkefølge og flytning af komponenter kan foretages med Drag n Drop. Kopier og indsæt fungerer også som du kender det fra Windows. 12

13 Indtastning at komponenter Nu hvor du har oprettet en god struktur, er tiden kommet til, at du skal indtaste materialer og timer ind i beregningen. Grundlæggende er der tre metoder til at indtaste komponenter i beregningen: Manuel indtastning. Drag n drop fra andre beregninger eller biblioteker. Anvendelse af kviklister. I dette afsnit ser vi på anvendelse af de tre metoder og starter med at indtaste en komponent manuelt. Manuel indtastning af komponent Når du skal indtaste en komponent i indholdsskemaet starter du med at vælge den overskrift i beregningstræet, hvor du vil indtaste komponenten. I eksemplet vælger du Planlægning og tilrettelæggelse. Derefter klikker du i det tomme tekstfelt i indholdssiden og begynder indtastning. Du indtaster Sjakbajs trykker derefter på [TAB] og cursoren springer videre til næste kolonne. Du trykker på [TAB], indtil cursoren er i kolonnen Kategori. Her indtaster du Løn. Her vil du for første gang se en af Smart listerne i Sigma. Når du begynder at taste, vises en liste, der indeholder de mulige valg, der matcher det kriterium, du har indtastet. Ved at trykke på [pil ned], kan du vælge det ønskede punkt og foretage det endelige valg med [Enter]. 13

14 Tast [TAB] til kolonnen Enhed er valgt tast ti og du vil se Timer, som et muligt valg vælg Timer og tast [Enter]. Tast [TAB] til kolonnen Mængde. Nu indtaster du antallet af timer, som Sjakbajsen, skal bruge på Planlægning og tilrettelæggelse af ARBEJDSPLADS. I eksemplet taster du 15 timer og nok en gang taster du på [TAB] indtil du står i Enhedspriskolonnen. Her indtaster du kostprisen uden diverse tillæg, for Sjakbajsen Kr. 180,-. Afslut med [Enter] tasten. Der er nu oprettet en komponent i beregningen lad os tage et kig på resultatet: De 15 timer og enhedsprisen giver nu en beregnet Kostpris på kr ,-. Derefter indtaster du Varevogn som på eksemplet herunder. I kostpris kolonnens øverste felt, summeres kostpriserne her i eksemplet er vi nu på kr ,00. Da du indtastede Varevogn bemærkede du måske at en anden type Smartliste dukkede op. Som en del af det installerede eksempel, er der et Kvikbibliotek- og det er her Varevognen er lagt ind. De næste komponenter, du skal lægger ind er fra netop det Kvik bibliotek. 14

15 Anvendelse af Kvikbibliotek De næste indtastninger vil være komponenter fra kvikbiblioteket, som først og fremmest gør indtastningen hurtigere, og samtidig minimerer mulighederne for fejlindtastninger. Prøv nu at tilføje et par komponenter mere Arbejdsmand og en Mandskabsvogn. Du skal sikre, at du står i nederste tomme linje og i tekst kolonnen. Start med at indtaste arb en liste af komponenter, der opfylder det indtastede kriterium, vises i listen. Du kan nu vælge Arbejdsmand enten med piletaster eller musen. Når du har foretaget valget, er Mængde feltet for valgt og klar til indtastning og du indtaster det nødvendige antal timer 15. Afslut med [Enter]. Næste linje vælges og du er klar til næste indtastning. Tast vogn - Smartlisten viser igen du mulige valg. Igen bruger du mus eller piletaster til at vælge den ønskede Mandskabsvogn og efterfølgende indtastes den nødvendige mængde 7. Kvikbiblioteker gør din beregningsproces hurtigere og enklere og vi anbefaler, at du hurtigt finder ind i en god vane, med at opbygge indhold i et eller flere biblioteker. 15

16 Drag n drop Den sidste metode vi vil gennemgå, er Drag n drop enten fra tidligere beregninger eller fra et bibliotek. Her vælger du at trække en komponent ind fra et bibliotek. Valgte du at trække ind fra en tidligere beregning er metoden præcis den samme dog skal du være opmærksom på at prisen fra det tidligere projekt er rigtig. I begge tilfælde gælder det, at dokumentet (bibliotek eller beregning) skal være åben. Du starter med at vælge den ribbon, der hedder Biblioteker. Ribbon er opdelt i sektioner og under Mine biblioteker klikker du på Anlægsbibliotek, Eksempler. Biblioteket åbner den grønne header viser der er tale om et bibliotek. Da biblioteket åbnede, blev den beregning du arbejdede på minimeret. For at udføre Drag n drop skal både beregning og bibliotek være åbne og synlige. For at gøre det, vælger du ribbon Vis og i sektionen Vinduer klikker du på - alternativt trykker du på F8 tasten. Åbne vinduer stables. Du skal nu finde den komponent i biblioteket du vil overføre til din beregning. Der er forskellige metoder til at søge komponenter i biblioteker brug evt genvejen Ctrl-F, som åbner et søge vindue. Du kan også klikke dig manuelt gennem biblioteket og finde den komponent, der skal overføres til beregningen. Find den komponent der hedder Afgravning af muld som du så holder musen over klikker og holder knappen nede mens du trækker komponenten ned i din beregning du slipper den i din beregning under Indretning og rømning af byggeplads. 16

17 Bemærk at du kan trække både fra beregningstræet og fra indholdsskemaet og ligeledes slippe i beregningen, begge steder. Nå du har sluppet Afgravning af muld komponenten vælg Mængde felt og indtast 20. Du har nu tilføjet komponenter til din beregning på 3 forskellige måder. Du er introduceret til brugen af biblioteker. Erfaringsmæssigt ved vi, at brugen af biblioteker skaber stor værdi, derfor slår vi et slag for brugen af disse i det næste kapitel. Biblioteker genvejen til hurtigere og bedre beregninger Biblioteker er grundlæggende at betragte som en prisdatabase, hvor du selv bestemmer indholdet, og hvor du med fordel kan opsamle gode erfaringer over tid. Anvendelse af biblioteker sikre ligeledes at du ikke skal indtaste samme information igen og igen og minimerer mulighederne for fejlindtastninger. Alle biblioteker kan inkluderes som Kvikbiblioteker og kan slås til og fra efter behov. I Bibliotek ribbon, kan du åbne dine biblioteker, klik på Biblioteker og i ribbon vises de biblioteker, der er tilgængelige. Når du skal arbejde i et bibliotek, klikker du på det bibliotek, du ønsker at åbne. Ligesom i en beregning, er det et beregningstræ og en indholdsside. Du kan bygge præcis samme struktur i bibliotek som en beregning eller vælge at organiserer bibliotekerne anderledes eksempelvis grupperet på ressource typer. 17

18 Når du ønsker at tilføje indhold til et bibliotek gøres dette præcis som at tilføje komponenter til en beregning. Manuel indtastning Tilføje fra et kvikbibliotek Drag n drop fra beregninger eller biblioteker Der kan importeres fra Excel dette er ikke beskrevet i denne guide. Vi anbefaler, at du påbegynder arbejdet med biblioteker lige fra starten. Der er mere information tilgængelig i Online hjælpen og vi har ligeledes et temakursus, der omhandler Biblioteker. Du finder mere information i kursusoversigten på vores hjemmeside. 18

19 Ressource skemaet overblik over beregnede ressourcer Når du har lagt alle de nødvendige ressourcer ind i din beregning, kan du få et konsolideret overblik over ressourcerne i ressource skemaet. Ressourcerne grupperes under de anvendte kategorier. Bemærk at indholdet det vises i ressourceskemaet er relativt til det valg det er foretaget i beregningstræet. I dette eksempel er valgt højeste niveau (Produktionshal) i beregningstræet dvs at ressourceskemaet viser alle anvendte ressourcer grupperet under kategorier (Løn, Maskiner og Materiel) Og i dette eksempel er der foretaget et valg på Niveau 2. Indholdet i ressourceskemaet er nu begrænset til de anvendte ressourcer under det valgte niveau. 19

20 Det betyder at du ved at klikke på en komponent i beregningstræet, hurtigt kan få et overblik over beregnet løn, materiel osv. Ud over at få et godt overblik, så tilbyder Ressource skemaet nogle gode muligheder for at foretage ændringer i din beregning: Hvis der sker en ændring på en pris evt som følge af at du har forhandlet en bedre pris hjem så indtaster du blot den nye pris i Pris/mængde kolonnen. Bemærk at ændringen vil gælde for det niveau, der er valgt i beregningstræet så hvis du ønsker at ændre for hele beregningen, skal du vælge det øverste niveau. Det er muligt at udskifte en komponent, ved at trække ind fra et bibliotek hvilket betyder at du kan udskifte eksempelvis en type af Rendegraver med en anden og igen kan du vælge at gøre det for hele beregningen alternativt for et underliggende niveau. For at blive dus med Ressource skemaet kan du vælge at lægge en Arbejdsmand ind flere steder i din beregning. Efterfølgende prøv at ændre kostpris (Pris/mængde) og check i indholdsskemaet, hvordan det slår igennem. Nu hvor du har fået godt struktur i din beregning (beregningstræet), tilføjet alle de nødvendige ressourcer (indholdssiden) og gennemgået hvordan ressourcerne er grupperet, har du det bedst mulige overblik over omkostningerne i din beregning (Ressource skemaet). Det er tid til at få fastsat den pris du vil tilbyde din kunde. 20

21 Fastsæt din salgspris Når du skal fastsætte din endelige salgspris, er der en række overvejelser. Denne guide kommer ikke rundt om disse overvejelser men fokuserer på nogle af de metoder du kan anvende, for at fastsætte din salgspris. Start med at åbne Slutskemaet det gør du ved at klikke på fanen [Slutskema]. Automatisk DB Du starter med at arbejde med automatisk DB beregning efterfølgende foretager du en manuel justering af den endelige salgspris. Først klikker du på knappen [Automatisk DB/omk]. Du ser nu dette vindue: Du ser en oplistning af de kategorier du har anvendt i beregningen (Løn, Maskiner og Materiel). Du skal sikre at der er flueben i Brug i kalkulation. 21

22 Næste skridt er at bestemme et dækningsbidrag pr kategori. Klik på knappen [Indstillinger] og et nyt vindue (Tillægskolonner) åbner klik på knappen [Tilføj]. Du ser at en ny række tilføjes du indtaster en beskrivelse, så du kommer frem til dette: Du afslutter ved at klikke på [OK]. Du ser nu en ny kolonne i Automatisk DB/Omkostningstillægs vinduet: Som udgangspunkt er dækningsbidraget nu sat til 10% - det skal du nu ændre. Du ændrer nu Auto DB for de 3 kategorier, Løn = 35%, Maskiner=25% og Materiel 20%. Klik i den celle du skal ændre indtast den ønskede værdi. Brug piletaster eller mus til af skifte til næste celle. Når du har gjort dette har du følgende resultat: Du afslutter ved at klikke [OK] 22

23 I Slutskemaet er der nu tilføjet to ekstra kolonner [Auto DB] og [DB]. I kolonnen Auto DB ser du det automatisk beregnede DB, baseret på de værdier du indtastede. Nederst i slutskemaet ser du den automatisk beregnede salgspris Den automatisk beregnede salgsprisen er nu udgangspunktet. Du fastsatte tidligere dine ønskede dækningsbidrag pr kategori men du har stadig mulighed for at ændre på din endelige salgspris. Bemærk at alle de sorte tal du ser i Slutskemaet, kan ændres manuelt. Klik i det felt du ønsker at ændre, eksempelvis den totale salgspris klik i cellen med den samlede totale sum: Her indtaster du den ønskede salgspris kr afslutter med at trykke på [Enter]. 23

24 Den nye salgspris fordeles ud på alle de underliggende poster. Bemærk at der i Slutskemaet er en meget stor fleksibilitet, der giver mulighed for at justere på salgspriser, dækningsbidrag, DG osv. Du afslutter med at gemme din beregning og igen vælger du og du bruger musen eller vælger genvejen [Ctrl - S]. 24

25 Generer et PDF dokument Afslutningsvis kan du generere et PDF dokument, som du kan sende til din kunde. Sigma leveres med et antal standard rapporter, som dækker et stor del af de behov der findes. Rapport systemet i Sigma er særdeles fleksibelt, og giver mulighed for at lave tilpasset rapport design. Generer en rapport Du vælger ribbon [Rapporter]. Her er der et antal mapper. Hvis du klikke på en af disse mapper, vises de rapporter der er tilgængelig i nedenstående eksempel vises indholdet af mappen Tilbud Vælg Tilbudsbrev ved at klikke på det. Du ser nu et vindue med en række mulige valg. Udgangspunktet er at du ikke behøver at foretage andet end at klikke [OK]. 25

26 Hvis du valgte rapporten Tilbud får du efterfølgende nogle muligheder for at indtaste information, der printes på rapporten. Foretag de ønskede valg derefter skifter du til næste fane, ved at klikke [Næste side >] På den sidste side, vises en knap [Fortsæt] klik på den og din rapport genereres. Rapporten vise nu i din PDF viewer og du kan vælge at printe eller maile den. Genererede rapporter gemmes på din PC i samme mappe som din beregning. 26

27 Afslutning Jeg håber denne guide har givet dig en god start med Sigma. Den proces du har fulgt i guiden, er de helt grundlæggende funktioner, og er et godt udgangspunkt for at komme videre. Der er yderligere hjælp i Sigma tryk på F1 for at åbne hjælpemenuen. Ligeledes gennemfører vi løbende kurser i brugen af Sigma program finder du på vores hjemmeside, hvor du ligeledes kan tilmelde dig. Du er altid velkommen til at kontakte os på vores hjemmeside finder du informationer om support. Her har du ligeledes mulighed for at kontakte os. Held og lykke med Sigma. 27