Nedbringelse af sagsbehandlingstider. Ved Rune Munch Christensen

Transkript

1 Nedbringelse af sagsbehandlingstider Ved Rune Munch Christensen

2 Disposition Status for sagsmængden som vist på MPU januar 2014 Sagsbehandlingstiden Byggesagsteamet Mål for det kommende år Største tidsrøvere/hvad tager tid? Igangværende effektiviseringstiltag Forslag til løsning Alternative løsninger

3 Sagsbunken i overblik uge 7 Nye sager (pr. uge) Behandlede sager (pr. uge) Sagen er ikke er fuldt oplyste, men borgerne har ansøgt Borgerne venter på svar og vi kan handle på sagerne (inkl. delsager) Sager, der er afgjorte, hvor borgerne skal vende tilbage Disse sager tæller ikke med i statistikkerne

4 Bunken svinder Netto behandlede sager uge 27 uge 28 uge 29 uge 30 uge 31 uge 32 uge 33 uge 34 uge 35 uge 36 uge 37 uge 38 uge kvartal uge 40 uge 41 Ugenummer uge 42 uge 43 uge 44 uge 45 uge kvartal Uge 1 Uge 2 Uge 3 Uge 4 Uge 5 Uge 6 Uge 7

5 Sager der venter på afgørelse Sagstype Kompleksitet og servicemål Antal sager Planlovssag Anmeldelsessag Til- og ombygninger i og opførsel af enfamilieshuse Etage- og erhvervsejendomme Diverse byggelovssager Blandet kompleksitet (enkle til meget krævende sager) Enkle sager. Lovkrav om 2 uger sagsbehandlingstid overholdes Enkle sager. Politisk mål om 4 ugers sagsbehandlingstid overholdes Blandet kompleksitet (enkle til meget krævende sager) Blandet kompleksitet (enkle til meget krævende sager) Matrikulære sager Normalt enkle sager 6 Landzone Komplekse sager meget tunge 12 Dispensationer, beskyttelseslinjer og fredninger Komplekse sager 37

6 Sagsbehandlingstider Sagsbehandlingstider 2013 Beskrivelse Sager (antal) Median (dage) Fraktil 85 (dage) Servicemål (dage) Opfyldelse af servicemål Anmeldelsessag: Carporte, garager og skure , ,8% Tilladelsessag kap2/kap2+5: Énfamilies-huse til- og ombygninger samt nyopførsel , ,8% Dispensation og beskyttelseslinjer: Alle sager der kræver en dispensation , ,1% Landzone: Byggeri i landzone (Obs, ikke korrigeret for outliereffekt) , ,6% Planlovssag: Placering af bygning, skiltning, højde og størrelse på hus mv. Byggelovssag: Spørgsmål der ikke kræver tilladelse af varierende sværhedsgrad , ,1% , % Der laves en opgørelse hvert halve år. Opgørelsen bruges til at forventningsafstemme med borgerne

7 Hvornår får borgerne svar?

8 Byggesagsteamet 6,4 sagsbehandlere 1,7 administrative medarbejdere - 80% af tiden bruges i Team Byg 1 teamleder

9 Mål for byggesagsteamet Emne Mål Indsatser Synlige prioriteringer Papirløse arbejdsgange Væk med bunken Forventningsafstemning Borgere betjener sig selv 50% færre print (sommer 2014) 30% større produktion per uge (18 stk pr ult. juni 2014) Fjerne gamle sager (én per måned) Hjemmesiden Specialisering Udarbejde Servicemål (1. halvår 2014) Oprydning i gamle sager Byg og Miljø FAQ Fjerne unødvendige henvendelser Spørge borgerne økonomien Styr på Indtjeningskrav på 2 mio. kr Ny lovgivning om byggesagsgebyrer Udarbejdet ny type byggesagsebyrer (2. kvartal 2014) Opfølgning fra Teamleder (løbende) Flere strakssager Passive sager Afvikle gamle sager én enhed TEK Forventningsafstemning Samarbejdsaftaler med resten af TEK (én per kvartal) Tilpasse arbejdsgange

10 Hvad tager meget tid i dag Dispensationssager Højt serviceniveau i de enkelte sager. Tiden bruges særligt på: Forstå tegningsmateriale Imødekommende ift møder Vejledning på vej mod rådgivning Borgere vil ændre på det allerede tilladte eller ansøgte Klagesager (fx hvor lukkede sager tages op igen) Politiske sager Der udestår endnu mange faglige afklaringer sager der diskuteres Sagerne behandles med stor grundighed Vi syner dårligere i landsdækkende statistikker, idet vi ikke lukker sager, der ikke er fuldt oplyste

11 Status for nuværende Fokus i teamet har hidtil været på trivsel og at skabe effektivitet på lang sigt Der ekspederes flere sager end der kommer ind Borgerne venter på svar i 357 sager heraf kan vi handle på de 230 Det vil tage 144 uger at fjerne bunken, hvis alt holdes konstant Tallet halveres ved en effektivitetsforøgelse på 30% Hvis bunken skal væk hurtigt, er der behov for at tænke i alternative løsninger

12 I dag - Ekstern konsulentbistand Der benyttes i dag konsulentbistand på tre områder: 1. Der er ansat en konsulent to dage om ugen til at løse sager. Lønnen finansieres i udgangspunktet af byggesagsgebyrer 2. Juridisk bistand på særligt vanskelige sager og retssager 3. Specialister inden for fx bevaringsværdigt byggeri og skimmelsvamp

13 Erfaringer fra andre kommuner Gladsaxe Kommune anses normalt for at en af de bedste. De har satset på: Lean Digitalisering Tværgående teams Der har været afholdt et inspirationsbesøg i Gladsaxe den 8. januar for byggesagsteamet Tendenser for de gode kommuner: Arbejdet med arbejdsgange og organisering Mål for sagsbehandlingen Digitalisering Fyldestgørende ansøgninger - hjælp til selvhjælp Eventuelt prioriterede sagstyper

14 I dag - Øget produktivitet Der gøres i dag en lang række ting for at øge produktiviteten Fokus på større prioritering af tiden: Større fokus på planlægningsmæssig interesse Fjerne forstyrrelser Bedre forventningsafstemning med borgerne Styrke fagligheden Specialisering på fagområder Fastholdelse af praksis i lokalplaner, byplaner og servitutter Fagglidning Administrationen svarer på enkle spørgsmål og skriver breve Øget digitalisering Øget fokus på styring Mål for byggesagsbehandlingen

15 I dag De næste skridt Der vil desuden blive afprøvet ny tiltag fx Ansøgninger ryger bagest i køen, hvis der ændres grundlæggende på ansøgningsmaterialet I højere grad henvise til rådgivere end der gøres i dag Tjeklister Fagglidning, hvor den administrative medarbejder skriver afgørelsen FAQ, et svarark med de spørgsmål og svar vi typisk får i vagten Bedre hjemmeside (fokus på hjælp til selvhjælp og medbetjening)

16 Løsninger Grundlæggende 3 håndtag, der har effekt her og nu: Ændre serviceniveauet Håndhæve færre bestemmelser Ændre normeringen Sideløbende med effektivitetsforbedringerne

17 Hvordan kommer bunken hurtigt væk? Normering Tiltag Finansiering Effekt Fordel Ulempe 1 års midlertidig ansættelse Alternativ: Hyre konsulent Serviceniveau kr - Dækket af byggesagsgebyrer 1000 kr/time - dækket af byggesagsgebyrer sager løst sager løst Udgift dækkes af indtægter Ingen alternative omkostninger. Udgift kan dækkes af indtægter Kan være svært at tiltrække kompetent medarbejder Forudsætter at vedkommende får sager med høje gebyrer Type Finansiering Effekt Fordel Ulempe Afvise sager, der er uklart oplyst Alternativ: Færre dispensationer Ingen Fokus på egentlig behandling af sager Hurtigere samlet sagsbehandlingstid, flere afgjorte sager Ingen Flere afslag Hurtigere sagsbehandlingstid Den enkelte borger oplever forringet service Borgere oplever forringet service - forudsætter politisk enighed om praksis

18 Alternative tiltag - serviceniveau Type Finansiering Effekt Fordel Ulempe Reduceret telefontid for sagsbehandlere Møder kun efter aftale Lukke sager hvor vi ikke hører fra ansøger efter 4 uger Ingen Ingen Ingen Ro til sagsbehandling lille effekt Ro til sagsbehandling lille effekt Bedre statistikker Mere effektiv sagsbehandling Bedre møder/bedre service på mødet Prioritering af ansøgninger der er oplyste Oplevelse af dårligere service Oplevelse af dårligere service Oplevelse af dårligere service

19 Alternative tiltag Færre bestemmelser Type Finansiering Effekt Fordel Ulempe Håndhæve færre servitutter Håndhæve færre bestemmelser (fx byggelinjer) Ingen Ingen Direkte effekt potentielt stor effekt Direkte effekt potentielt stor effekt Færre plansager, færre dispensationssager Færre plansager, færre dispensationssager Mindre styr på byudviklingen Mindre styr på byudviklingen

20 Alternative tiltag - normering Type Finansiering Effekt Fordel Ulempe Merabejde fx i weekenderne kr/dag Afhænger af antal dage Direkte effekt Kræver stort antal dage for at få stor virkning

21 Alternative tiltag - Andet Type Finansiering Effekt Fordel Ulempe Afprøve mulighed for kommunale samarbejder Udlicitere sagsforbereden de arbejde på store byggesager Hyre jurist med speciale i planog byggelov Færre politiske sager Ukendt Ukendt Potentielt større fleksibilitet og effektivitet 1000 kr/time Ukendt Fokus på ekspeditionssag er Ukendt Ingen Afklaret faglige uenigheder En måned eller mere per sag plus arbejdstid Hurtigere sagsbehandling Hurtigere sagsbehandlings tid Store implementerings -omkostninger Dårligere fastholdelse af gode medarbejdere. Manglende viden i systemet Dyrt Mindre politisk kontrol