Aalborg Kommunes mål i erhvervsservicen

Transkript

1

2 Aalborg Kommunes mål i erhvervsservicen Efter to år med Nye ambitioner vedr. Erhvervsservice er det tid at gøre status. Målene i aftalen er ikke længere nye, men fortsat ambitiøse og aktuelle. By- og Landskabsforvaltningen samt Miljø- og Energiforvaltningen arbejder kontinuerligt videre med mulighederne for at udvikle og forny rammeaftalen mellem Aalborg Kommune og erhvervsorganisationerne for at gøre erhvervsservicen endnu bedre. I løbet af aftalens andet år er der gennemført en række initiativer, som kort er beskrevet nedenfor. Kernen i ambitionerne, nemlig den service der udøves hver dag i samarbejdet mellem virksomhederne og Aalborg Kommune, bliver løbende målt på en række parametre. Hovedkonklusionerne er, at Der er en stor efterspørgsel på de ydelser, der er omfattet af aftalen, og omfanget af samarbejdet mellem virksomhederne og Aalborg Kommune er derfor stigende. Sagsbehandlingstiderne er stabiliserede, men fortsat pressede af det høje aktivitetsniveau. På trods af det er tilfredsheden med sagsbehandlingstiden stigende. Tilfredsheden med de ydelser, der er omfattet af aftalen, er høj og let stigende. Dialogen mellem virksomhederne og Aalborg Kommune styrker samarbejdet og fører til gensidige forbedringer. Aftalen udgør således fortsat et godt grundlag for arbejdet med at indfri ambitionerne om at yde endnu bedre erhvervsservice. De 10 indsatsområder - som Aalborg Kommune forpligter sig til og virksomhederne opfordres til at leve op til Aalborg Kommune arbejder løbende med forbedringer, der skal sikre, at vi følger de forpligtelser, der er beskrevet i de 10 indsatsområder i rammeaftalen, så vi lever op til det, vi siger, at vi gør. Det senest år har vi særligt haft fokus på følgende initiativer: 1. Forhåndsdialoger; For at fremme god erhvervsservice og give den korrekte rådgivning på et tidligt tidspunkt i ansøgningsprocessen, har Aalborg Kommune et øget fokus på forhåndsdialoger. I oktober 2017 lancerede Aalborg Kommune en selvbetjeningsløsning, hvor det er muligt for virksomheder og borgere at booke en forhåndsdialog med en byggesagsbehandler. Løsningen er skabt for at give en mere fleksibel indgang til Aalborg Kommune, hvor en overskuelig kalender med ledige tider, gør det let for virksomheder og borgere at finde en tid, der passer i deres kalender. Siden implementeringen har der i gennemsnit været afholdt 8 forhåndsdialoger om ugen via bookingsystemet. 2. Digital selvbetjening; Selvbetjeningsløsningen Byg & Miljø anvendes i stort set alle sager, og indholdet på Aalborg Kommunes hjemmeside er justeret og opdateres løbende. Sammenhængen mellem hjemmesiden og Byg & Miljø er styrket. Implementeringen af databeskyttelsesforordningen har betydet særligt fokus på at flytte henvendelserne til de sikre digitale kanaler via selvbetjeningsløsningerne. 2/6

3 3. Direkte dialog om samarbejdet; der afholdes løbende møder med rådgivere og projektudviklere om, hvordan samarbejdet mellem ansøger og myndighed kan optimeres. Endvidere fortsætter traditionen med at afholde møder med aftaleparterne og deltage i netværksmøder i forskellige sammenhænge. 3/6

4 Tilfredshedsundersøgelse af bygge- og miljøsager Tilfredshedsundersøgelserne foretages månedsvis via et spørgeskema, der sendes til alle, der har en afsluttet bygge- eller miljøsag. Resultaterne udgives hver måned på Aalborg Kommunes hjemmeside. Det er Aalborg Kommunes mål at nå en svarprocent på 50. I 2016 har den gennemsnitlige svarprocent ligget på 39,30 (i alt besvarelser), i 2017 har den gennemsnitlige svarprocent ligget på 41,9 (i alt besvarelser), og i 1. kvartal 2018 har den gennemsnitlige svarprocent ligget på 40 (i alt 266 besvarelser). Aalborg Kommunes mål i tilfredshedsundersøgelserne er, at tilfredsheden ( meget tilfreds / tilfreds ) skal ligge på mere end 90% på de væsentligste områder. For sagsbehandlingstiden er ambitionen, at der skal opnås en tilfredshed på mere end 80%. Den gennemsnitlige procentdel, der har svaret meget tilfreds eller tilfreds Tallene viser gennemsnittet for 2016, 2017 og 1. kvartal kvt Generel tilfredshed med sagsbehandling 84,8% 89,2% 91,9% Fagligt niveau og vejledning 85,2% 86,6% 88,0% Medarbejderens evne til at sætte sig ind i sagens detaljer 80,9% 85,5% 86,2% Tilfredshed med sagsbehandlingstiden 72,5% 80,6% 80,7% kvt ,00% 90,00% 80,00% 70,00% 60,00% 50,00% 40,00% 30,00% 20,00% 10,00% 0,00% Generel tilfredshed med sagsbehandlingen Fagligt niveau og vejledning Medarbejderens evne til at sætte sig ind i sagens detaljer Tilfredshed med sagsbehandlingstiden kvt Se alle tilfredshedsanalyser på Aalborg Kommunes hjemmeside. 4/6

5 Aktivitetsniveau og sagsbehandlingstider Der er fortsat et højt aktivitetsniveau i de sagstyper, der er omfattet af aftalen. I perioden 1. januar til 31. maj 2018 har Aalborg Kommune modtaget 993 ansøgninger om byggetilladelse og 1141 byggerelaterede ansøgninger (forhåndstilkendegivelser, landzonetilladelser, byggemodningssager mm.), i alt 2134 ansøgninger. Fortsætter byggeaktiviteterne på dette niveau i resten af 2018 forventes det samlede aktivitetsniveau at ligge på niveau med 2015, 2016 og 2017, hvor Aalborg Kommune modtog henholdsvis 5517, 5076 og 5323 ansøgninger. I forbindelse med aftale om servicemål for kommunal erhvervsrettet sagsbehandling indgået mellem KL og regeringen 18. december 2015, er der fastlagt nationale servicemål for bl.a. byggesagsbehandling. Servicemålene samt de aktuelle sagsbehandlingstider på byggesager modtaget i perioden 1. januar 2017 til 4. juni 2018, er følgende: Sagstype Servicemål (dage) Gennemsnitlig sagsbehandlingstid (dage) Simple Konstruktioner 40 25,83 Enfamilieshuse 40 29,04 Industri og lagerbygninger 50 27,13 Etagebyggeri, Erhverv 55 42,35 Etagebyggeri, Boliger 60 54,61 Servicemålene for byggesagsbehandlingen overholdes således. Evaluering af servicemålsaftalen Med udgangen af 2017 har Kommunernes Landsforening (KL) evalueret servicemålsaftalen, der er indgået mellem KL og regeringen i 2015, om reduktion af sagsbehandlingstiden for erhvervsrettede myndighedsopgaver i kommunerne. Aftalen omfatter miljøgodkendelse af virksomheder, husdyrbrug samt byggetilladelser. Miljø- og Energiforvaltningen, daværende Miljø, har samarbejdet tæt med By- og Landskabsforvaltningen, Byggeri, i forhold til opfyldelse af servicemålene og med henblik på forøgelse af erhvervstilfredsheden med Aalborg Kommune. KL konkluderer i deres evaluering, at servicemålene i gennemsnit overholdes på landsplan. Det konkluderes samtidig, at servicemålsaftalen på landsplan har haft en positiv effekt på sagsbehandlingstiderne, effekten er dog ikke entydig, da andre tiltag i kommunerne har haft indflydelse på servicemålene. Det konkluderes samtidig, at der er generel tilfredshed med virksomhedernes serviceoplevelse, og at virksomhederne prioriterer nem adgang til kommunerne, mulighed for forhåndsdialog, dialog under sagsbehandlingen samt sagsbehandlernes kompetencer. Det er vurderingen, at Servicemålsaftalen mellem Regeringen og KL fra december 2015 har haft en god effekt på både kvalitet og sagsbehandlingstid i Miljø- og Byggesagsbehandlingen i Aalborg Kommune. Forbedringerne er skabt bl.a. gennem stærkt fokus på bedre erhvervsservice, hvor der nu er etableret en synlig èn indgang. I alle sagerne er der en procesansvarlig sagsbehandler, der koordinerer sagsbehandlingen og koordinerer svar og afgørelser i sagen. 5/6

6 Der foretages nu forhåndsdialoger i langt flere sager end tidligere med klar gevinst for både ansøger og myndighed. Den løbende måling af tilfredsheden af alle afsluttede miljø- og byggesager er vigtige indikatorer i den fortsatte udvikling og forbedring af erhvervsservicen. Miljøgodkendelser afsluttes ligeledes inden for tidsfristerne i servicemålsaftalen på henholdsvis 130 dage og 200 dage for industrivirksomheder samt henholdsvis 110 dage, 160 dage, og 180 dage for landbrugsvirksomheder. I 2017 er afsluttet 37 miljøgodkendelser og 23 anmeldelser samt 422 virksomhedstilsyn. Aktuelt per 1. juni 2018 er der 28 igangværende miljøgodkendelsessager, der alle følger tidsplanen inden for servicemålsfristen. Forventningen til 2018 er stigende aktivitet vedrørende miljøgodkendelser. 6/6