Handleplan for byggesagsområdet

Transkript

1 Handleplan for byggesagsområdet Side 1 af 7 1. Resumé I er der på byggesagsområdet oparbejdet en gæld på 26,7 mio. kr. For at sikre en holdbar økonomi fremadrettet og få lagt en plan for gældsafviklingen er det nødvendigt med et stærk fokus på udgifter og indtægter inden for området. En tidligere version af denne handleplan blev fremlagt sommeren 2016 for Teknisk Udvalg, og med årsregnskabet gøres status på handleplanen, med udgangspunkt i de tildelte midler fra budgetforliget Handleplanen indeholder en gennemgang af områdets økonomi samt en plan for at bringe økonomien i balance. Handleplanen beskæftiger sig med sektor 2.48, byggesagsområdet samt det kommunale grunddataprogram (BBR/Ejendomsbeskatningsområdet). Der er de seneste år iværksat en række initiativer, som alle har til formål at styrke byggesagsbehandlingen, så den bliver endnu mere effektiv og serviceminded. Initiativer som også har til formål at forbedre muligheden for at øge udfaktureringsprocenten. På udgiftssiden beskrives, hvordan omkostningsniveauet kan sænkes via digitalisering, mindskelse af udgifter til konsulentbistand og yderligere effektivisering af arbejdsgange. 2. Baggrund TEKNIK OG MILJØ Center for Miljø og Energi Aarhus Kommune Administration CME Grøndalsvej Grøndalsvej 1C, Postboks Viby J Telefon: Direkte telefon: Direkte laucl@aarhus.dk Sagsbehandler: Lauge Clemmensen Byggesagsbehandlingen har de seneste år været under pres af flere årsager, hvoraf de væsentligste er: Generelle eksterne forhold: Stor byggeaktivitet i Aarhus Kommune og dermed en stigning i antallet af ansøgte sager fra omkring sager i 2011 til sager i 2015 og sager i Øget kompleksitet i mange byggesager, som resultat af Aarhus Kommunes vækststrategi om at bygge tættere og højere i den etablerede by. Et stigende behov for kvalitetssikring og udvikling af kommunens grunddata. Lovgivning: Ny lovgivning om opkrævning af byggesagsgebyrer med virkning fra 2015.

2 Resultatet heraf blev, at den daværende byggesagsafdeling ultimo 2013 stod med en oparbejdet sagspukkel svarende til et års byggesager og hermed også uacceptabelt lange ventetider for borgere og erhvervsliv. Side 2 af 7 I efteråret 2013 igangsatte Teknik og Miljø en analyse med henblik på genopretning af området, og analysen resulterede i en større forandringsproces i , hvor følgende var i centrum: Fastsættelse af ambitiøse mål for sagsbehandlingstiden Investeringer i og yderligere udvidelse af medarbejderstaben Indførelse af kvalitetsledelsessystem og effektivisering af arbejdsgange. Løbende tilfredshedsmålinger og tættere kontakt til kundegrupperne. Optimering af sagsbehandlernes fagsystem. De ovennævnte investeringer har resulteret i, at byggesagsområdet har oparbejdet et samlet underskud på 26,7 mio. kr. ultimo 2016, men også målbare resultater på sagsbehandlingstiden og kundernes tilfredshed. For at styrke området er der i forbindelse med budgetforlig 2017 er der givet 8 mio. kr. til området. Herudover har afdelingen i 2016 modtaget DUT midler vedr. erhvervsrettet sagsbehandling og forbedring af BBR-data på i alt 2,7 mio. kr. voksende til 4,4 mio. kr. i 2017 og 4,6 mio. kr. i Fra 2019 og frem falder DUT midlerne til 1,6 mio. kr. De ekstra tildelte midler til området fremgår af tabellen: I mio. kr og frem Forbedret byggesagsbehandling 8,0 8,0 8,0 DUT midler 4,4 4,6 1,6 I alt 12,4 12,6 9,6 I de følgende afsnit redegøres der for, hvordan der på langt sigt kan skabes balance mellem indtægter og omkostninger samtidig med, at områdets gæld afvikles. 3. Øgede indtægter - Byggesagsbehandling For at hæve de samlede indtægter på byggesagsbehandlingsområdet har der været fokus på at hæve antal udfakturerede timer. I den ugentlige KPI rapport er der sat klare mål for udfakturerede timer i 2017, som samlet set vil give den budgetterede indtægt.

3 Byggesager behandles efter 22 forskellige bestemmelser og love, hvoraf der udelukkende kan opkræves gebyrer for behandling efter bygningsreglementet/byggeloven. Dermed betyder et stigende antal sager i sig selv et yderligere pres på de samlede udgifter. Side 3 af 7 Der er på byggesagsområdet vedvarende fokus på at overføre de faktiske omkostninger forbundet med byggesagsbehandlingen til den enkelte sag. Tilgangen af mange nye medarbejdere har fra 2014 til 2016 haft betydning for udfaktureringsprocenten, da de nye medarbejdere er blevet oplært, hvilket har krævet tid fra de erfarne medarbejdere. Endvidere har implementeringen af nyt kvalitetsstyring, IT system m.v. betydet ekstra ressourcer på ikke-fakturerbare støttefunktioner på den korte bane. Disse elementer er nu alle implementeret, så fundamentet er på plads, og der kan være en øget fokusering på udviklingen af byggesagsbehandlingen. Dette giver bedre muligheder for en øget udfaktureringsprocent, og erfaringen vil i de kommende år få udfaktureringsprocenten til at stige samtidig med at arbejdsgange og digitaliseringstiltag stadig forbedres. For at følge udviklingen bliver der hver uge udarbejdet statistik på udfakturerede timer og indtægter. Selvom der fra 2017 til 2021 arbejdes med reducerede lønomkostninger og en fastholdelse af indtægterne, beror det, på de ovenfor anførte effektiviseringer der vil ske inden for området. Generelt er indtægterne afhængige af aktivitetsniveauet inden for byggesagsområdet. Som det kan ses af tabel 1 arbejdes der med et fast indtægtsniveau svarende til ca byggesager. Da byggeområdet er meget konjunkturafhængigt, vil der være udsving i disse tal. Der er således sammenhæng mellem aktivitetsniveau, indtægter og omkostninger. Derfor er det afdelingens ansvar at der ud over de krævede effektiviseringer hvert år sker en tilpasning til aktivitetsniveauet inden for byggesektoren. 4. Reducerede udgifter - byggesagsbehandling I takt med en øget fokusering på udfaktureringsprocenten er der også fokus på at effektivisere byggesagsområdet med i alt 7,5 mio. kr. fra 2017 til 2021, hvor de 6,6 mio. kr. vedrører reducerede lønomkostninger. I den forbindelse er det dog vigtigt at understrege at reduktionen af DUT midlerne alene udgør 2,8 mio. kr. Her vedrører det således midlertidige opgaver, hvilket gør at den reelle reduktion er på 3,8 mio. kr. I handleplanen er der fokus på følgende: 1. Mere digitalisering 2. Mindre brug af konsulentbistand

4 3. Mere effektive arbejdsgange Side 4 af 7 Ad 1) Mere digitalisering Der arbejdes løbende på at finde nye IT løsninger, der kan mindske ressourceforbruget samt højne kvaliteten i data. Den 1. januar 2017 blev BOM (Byg Og Miljø) gjort obligatorisk, hvor alle skal indlevere byggesansøgning digitalt. På nuværende tidspunkt er der endvidere planer om følgende: Automatisering af aktindsigt Automatisering af byggetilladelsesdokumentet Digitalisering af interne høringer Digitalisering af BBR skema Integration af Struktura og Opus Teknisk integration af byggesagssystemet og BBR Implementering af Ditmerflex på diverse arbejdsgange Særligt integrationen mellem Struktura og Opus forventes at give en stor tidsbesparelse i forhold til faktureringen. På IT området skal der ske en udfasning af KMD s monopolsystemer. Dette vil formentlig trække ud, hvorfor der først vil blive en gevinst på 1 mio. kr. fra Der er lagt op til, at ejendomsskattedelen overføres til staten, men dette er ikke endeligt fastlagt, derfor kendes de økonomiske konsekvenser ikke. Ad 2) Færre udgifter til konsulentbistand På grund af det høje fokus på at forbedre servicen på byggesagsbehandlingen, har der været behov for at trække ekstraordinært på både eksterne konsulenter og intern service fra andre afdelinger i Center for Miljø og Energi, i særdeleshed Sekretariatet. Allerede i 2016 er brugen af eksterne konsulenter reduceret fra 6,6 mio. kr. i 2015 til 1 mio. kr. i 2016, således at der her ikke er den store gevinst at hente. For de interne ydelser i form af personale inden for ledelse, kommunikation, kvalitetsledelse og IT vil denne post blive reduceret fra 5 mio. kr. i 2016 til 1 mio. kr. i Reduktionen er et udtryk for at Byggeri er i rigtig god gænge, og leverer på kvalitet, sagsbehandlingstider og organisationsudviklingen. Reduktionen stiller dog krav til løbende tilpasning af de interne services i sekretariatet, eller at andre områder i CME i højere grad efterspørger sekretariatets leverancer. Tilpasningen af sekretariatets ydelser understøttes at en øget implementering af timesagsstyring så omkostningerne løbende kan tilpasses.

5 Ad 3) Mere effektive arbejdsgange På byggesagsområdet har der været, og er, et stort arbejde i gang med at nedbringe de samlede sagsbehandlingstider for at leve op til byrådets servicemål for området, samt målet om en tredjedels reduktion af sagsbehandlingstiderne i den nationale servicemålsaftale (Mellem KL og Regeringen) for erhvervsrettede myndighedsopgaver. Side 5 af 7 I 2015 opnåede byggesagsområdet certificering i kvalitetsledelse, hvilket bl.a. medførte en gennemgang af samtlige arbejdsgange for at sikre hurtigere og bedre sagsbehandling. For yderligere effektivitet og forbedret service er der ligeledes primo 2016 indført et nyt IT-system samt Key Account Management i forhold til større erhvervskunder. Resultaterne af ovennævnte tiltag er først og fremmest kortere sagsbehandlingstid og mere kvalitet i afgørelserne, hvilket kræver ressourcer på kort sigt, men forventes at føre til effektiviseringer på lang sigt. På byggesagsområdet har effektivisinger betydet, at den gennemsnitlige udgift pr. byggesag er faldet fra godt kr. pr. sag i 2012 til knap kr. pr. sag i Der er løbende opmærksomhed på, om udgiften kan nedbringes yderligere. 5. Gældsafvikling Med de ovenstående tiltag vil gælden (jf. tabel 1) for byggesagsområdet stige frem til I 2020 er der balance i økonomien på området og herefter forventes et overskud, der anvendes til at afdrage på gælden. Hele gælden forventes at være afviklet i Det er her vigtigt at understrege, at byggesagsområdet er tæt knyttet til aktiviteterne inden for byggeri i Aarhus Kommune. Således er der taget udgangspunkt i et fast indtægtsgrundlag. Falder antallet af sager markant vil indtægterne blive mindre, og parallelt hermed skal omkostningerne reduceres. Handlingsplanen betyder således et permanent krav om effektiviseringer og sideløbende hermed, skal der tilpasses i forhold til udviklingen i antallet af byggesager. Der udarbejdes månedlige nøgletal for alle parametre, således at der hurtigt kan justeres i forhold til den økonomiske udvikling.

6 Tabel 1: Samlet regnskab for drift og gældsafvikling Side 6 af 7 År Løn Øvrig drift Indtægter Nettoforbrug Nettoramme Årets resultat Akkumuleret gæld (ultimo) Rente: 3 % Herefter gæld Gæld ift. ramme % ,0% ,2% ,4% ,4% ,0% ,8% ,4% ,1% ,1% ,3% Bemærk at øvrige udgifter i 2016 principielt er 1 mio. kr. højere, da 1 mio. kr. fra budgetforlig 2016 skal tilbageføres til kassen, da den ikke er anvendt til tilbagebetaling til kunder i Der er taget hensyn til den ekstra mio. kr. i beregning af ultimogæld Kommende udfordringer Byggesagsbehandlingen arbejder fokuseret på at øge indtjeningen på området i respekt for det vedtagne budget. Der er dog flere udfordringer i det kommende år. Vi forventer det samme antal af indkomne sager fra 2016 til Samtidig effektiviserer vi vores arbejdsgange, sætter øget fokus på forhåndsdialogen og øget fokus på fakturering. Den øgede fokus på faktureringen har medført, at der nu i højere grad faktureres for alle dele af vores sagsbehandling end tidligere. Der kan derfor være borgere og virksomheder som vil opleve at byggesagsbehandlingen bliver lidt dyrere i det kommende år. I praksis overholder byggeri blot de gældende regler. Samtidig med at sagsbehandlingstiden reduceres vil nogle borgere og virksomheder altså kunne opleve, at regningen bliver lidt større. Vores fokus er rettet mod at, at øge indtægterne fra 22,7 mio. kr. i 2016 til godt 30 mio. kr. i 2017.

7 En øget styring alene fokuseret på indtjening, medvirker til nedprioritering af en række væsentlige forhold, såsom udvikling af faglighed og kompetencer og udviklingen af organisationen i almindelighed. Pres på samarbejdet og sagsbehandlingen. Det er samtidig en udfordring, at den nye kommuneplan ligger op til væsentlig mere dialog i hele planhierarkiet inkl. byggesagsbehandling end tidligere. Byggeri indgår i dag i meget samarbejde med interne og eksterne samarbejdspartnere, og det vil vi selvfølgelig fortsætte med. Men det kan blive en udfordring, da det trækker ressourcer fra byggeris kerneopgave og som derved reducerer muligheden for at overholde ovenstående handleplan. Det er samtidig forventningen, at en styrkelse af planområdet i MTM vil hæve aktivitetsniveauet og Byggeris involvering i samarbejdsfladerne mellem planarbejdet og byggerisagsbehandlingen. Det vil udfordre Byggeri yderligere, fordi enhver byggesag har behov for en kommunal medbetaling til myndighedsarbejdet, som ikke kan pålægges kunde. Side 7 af 7