Høst de lavthængende frugter - om LEAN i Faxe Kommune. Borgmester René Tuekær

Transkript

1 Høst de lavthængende frugter - om LEAN i Faxe Kommune Borgmester René Tuekær

2 Hvad var udfordringen? Behandling af byggesager: Det tog for lang tid! November 2007: 18 uger Næstlængste sagsbehandlingstid i Region Sjælland Konsekvens: Utilfredse borgere, medarbejdere, ledelse m.m.

3 Hvorfor? Et område i vækst: Stort politisk fokus på bosætning Mange byggesagsbehandlinger Strukturreform pr. 1. januar 2007: Forskellige metoder, systemer m.m. Nye kolleger, ny ledelse, nye opgaver, ny rolle, ny organisation m.m.

4 Hvad var målet? Værdi for borgeren: At nedbringe sagsbehandlingstiden At give borgerne en bedre service At give borgerne en mere ensartet service

5 Hvad var målet? Værdi for organisationen: At skabe større produktivitet, fleksibilitet, mere effektiv udnyttelse af tid, fysiske fasciliteter m.m. Værdi for medarbejderne: At skabe et bedre arbejdsmiljø, mere indflydelse på eget arbejde, bedre ledelse m.m.

6 Hvordan? Effektivisering ved hjælp af LEAN Fokus på: Værdistrømme Spildtid Eliminering af bunker Medarbejderinvolvering/forankring Visuelt overblik (styringsreol, tavle, kaizenmøder-tavle m.m.) Ekstern konsulentvirksomhed som fascilitator

7 Hvordan? Start Værdistrømsanalyse Tre events Implementering

8 Opstart Fastlæggelse af mål og visioner Kick-off møde for medarbejderne Fokus på forankring: Ledelsens involvering/opbakning Involvering af alle medarbejdere

9 Værdistrømsanalyse Gennemgang af oprindelig arbejdsgang: Fokus på udfordringer, spildtid og uhensigtsmæssige arbejdsgange Design af ny arbejdsgang Fastlæggelse af indsatsområder

10 Værdistrømsanalyse Fokus på det som skaber værdi for borgeren: At modtage en afgørelse inden for en måned At modtage kvitteringsbrev indenfor 10 hverdage (med besked om forventet svar og eventuel mangelbeskrivelse) At få svar på de fleste spørgsmål hurtigt, f.eks. på nettet At der er størst mulig åbningstid

11 Indsatsområder: Uhensigtsmæssig mødestruktur: Sager modtaget mandag fordeles først fredag Mangelfuld information på hjemmeside: Mere/bedre information kan begrænse antallet af spørgsmål og utilstrækkelige ansøgninger fra borgerne

12 Indsatsområder: IT-understøttelse: Uudnyttede potentialer i de anvendte ITsystemer Brug af to IT-systemer gav dobbeltregistrering Snitfladeproblematik: Samarbejdet med andre afdelinger gav lang sagsbehandlingstid Materiale/viden gik tabt når en sag skiftede afdeling

13 Indsatsområder: Uhensigtsmæssig opgavefordeling Ingen dækning ved sygdom, opsigelse m.m. Uens løsning af opgaver, hver mand egne sager Dobbeltarbejde: Opgaver blev løst to gange, f.eks. anmodning om supplerende materiale og scanning.

14 Indsatsområder: Telefonordning: Henvendelser pr. telefon tog uforholdsmæssigt meget tid Kortbilag: Det tog tid og var besværligt at finde kort, baggrundsmateriale m.m. til brug i sagsbehandlingen

15 Indsatsområder: Bunkeafvikling: Mangel på strategi for afvikling af bunker Styring af sager der afventer: Mange sager lå stille på grund af manglende materiale

16 Hvad blev ændret? Nye faglige enheder: Teamarbejde, fælles ansvar for opgaveløsning Større faglig sparring, bedre fagligt miljø Mere professionel, ensartet sagsbehandling Kompetenceudvikling

17 Hvad blev ændret? Ny arbejdsgang: Visse standard-opgaver samles hos enkelte medarbejdere (journalisering af materiale, oprettelse af sager m.m.) Ny telefonordning giver arbejdsro

18 Hvad blev ændret? Skarpere snitflader mellem afdelinger: Orientering til borgeren Alle sager overdrages via afdelingslederne Alt materiale skal findes i kopi Bedre styring i IT-system

19 Hvad blev ændret? Ny mødestruktur: Korte møder ofte, lange møder med større interval Bunkeafvikling: Bunkerne blev afviklet ved brug af en klar strategi

20 Hvad blev ændret? Målstyringstavle Kaizenmøder: Visualiserer arbejdsgange Visualiserer hvad der skal måles på Styringsreol: Sager hentes i reol, kun få sager på bordet Alle ved, hvem der behandler hvilken sag Materiale bliver ikke væk

21 Implementering Skæringsdato: Kick-off event med besøg af presse, borgmester m.m. Artikler i personaleblad Forankring: Målstyringsmøder hver uge Kaizen-event med evaluering m.m.

22 Blev målet nået? Ja! Alt er gennemført med succes Værdi for borgeren: Gennemsnitlig sagsbehandlingstid i juli 2009: 4-6 uger Kvitteringsskrivelse Flere muligheder for at hjælpe sig selv Bedre og mere professionel service

23 Blev målet nået? Værdi for organisationen: Bedre proces, mere systematik Større kvalitet i sagsbehandlingen Fælles professionelt snit Mindre sårbare arbejdsgange (ved opsigelse, sygdom m.m.)

24 Blev målet nået? Værdi for medarbejderne: Bedre arbejdsmiljø Bedre fagligt miljø der er skabt rum for sparring og kompetenceudvikling Større tryghed/sikkerhed i opgaveløsningen

25 Gode råd Vent ikke på det rette tidspunkt Skab forankring i ledelsen Involver alle medarbejdere Skab god kommunikation: Det er ikke et spareprojekt Brug redskaberne: målstyringstavle, arbejdsgangsbeskrivelse, styringsreol m.m. Vær bevidst om, at det kræver energi at fastholde den gode proces