Designstjernen til Facilitering af digitale møder Et analyse og procesværktøj

Transkript

1

2 Infrastruktur og teknik Det er vigtigt at have kendskab til hvilken hardware, software, videokonferencesystem, netforbindelse, mikrofon, højtalere mm. Man har til rådighed. Man behøves ikke være it ekspert, men være fortrolig med de grundlæggende funktioner i det konferencesystem man benytter. Desuden kan forskellige setup af video og udstyr muliggøre forskellige layout og samtidige visninger af deltagerne. Husk: Tjek at mikrofon, lyd og video virker på PC eller konference system (på nogle systemer kan kameraet indstilles til forskellige positioner) Afprøv basisfunktionerne, hvis du ikke kender dem: mute, dele indhold, chat mm. Har du brug for at koble andre devices til din computer/konferencesystem og har du alle de rette kabler til dette. Afprøv hvordan det virker at forbinde de forskellige devices. Hvor mange samtidige billeder kan vises på videoen og hvordan skiftes der mellem deltagerne hvis der er flere deltagere end der kan vises på en gang. Tjek at der er netforbindelse. Lav et test opkald især hvis det er første gang du skal anvende videokonference. Få evt. mødedeltagerne til at foretage testopkald hvis det er første gang de skal anvende videokonference. Problemløsning: Tjek at de nødvendige firewalls er slået fra til video eller få hjælp af it personale på stedet. Performance Der er en større distance mellem deltagerne på et online møde, vi kan kun se et udsnit af hinanden og ofte i en meget mindre udgave, således at detaljer i form af ansigtsudtryk, lyde og stemninger udviskes. Det er ligeledes en udfordring at skabe energi i en forsamling når man ikke er samlet fysisk. Hvordan signalerer man til en deltager at man har set den oprakte hånd? Hvordan får man folk til at vågne op ved at henvende sin kommunikation direkte til dem? De sidste to eksempler er svære at erstatte på et online møde, men man kan bruge et tydeligt kropssprog, understøtte vigtige pointer med gestik og variere stemme samt energiniveau. Overvej: Optag dig selv på video, så du ved hvordan du virker og hvor stort dit billede er. Lav evt. et manuskript eller øv dig på en elevator tale (så kort at den kan præsenteres på vej i elevatoren dvs. 2 min.) hvis du skal formidle et indhold det skal være så kort og præcist som muligt da du altid kan supplere med uddybende detaljer senere eller ved at uddele info asynkront. Tænk over om du har nogle pointer som du vil understrege med gestik Tal langsommere end du plejer Afvent længere på svar, så de øvrige deltagere ved at det er deres tur til at byde ind

3 Situation: Hvad er deltagernes forudsætninger både i forhold til it, videokonference og i forhold til det indhold som er på programmet hvilke succeskriterier har de for at det er et vellykket møde. Alt dette er medvirkende til at mødet kan tilrettelægges så godt som muligt, så de medvirkende får et godt udbytte. At kende deltagernes baggrund kan også være afgørende hvis man vil sammensætte folk i grupper eller uddelegere arbejdsopgaver. Overvej: At deltagerne kan lave en præsentation af sig selv på forhånd (hvis der er mange kan man evt. blot linke til en deltagerliste med navn og tilhørssted og evt. kontaktoplysninger hvis der er givet tilladelse hertil) Deltagerne kan præsentere sig selv live hvis det er et lille forum Er der nogen ressourcefulde personer blandt deltagerne som kan biddrage med input til bestemte områder? Er der nogle grupper eller personer der skal tages særligt hensyn til enten hvad angår holdninger, kultur, værdier eller handikap? Involvering Deltagernes involveringsgrad er noget man skal tage stilling til i forhold til om der skal anvendes digitale redskaber der understøtter samarbejde, deling eller f.eks. holdning input.

4 Selvom der er mange deltagere til et digitalt møde kan man godt involvere dem. Enten kan man arrangere gruppearbejde i breakout rooms eller samarbejde via web 2.0 redskaber som Google docs, Padlet eller andet. Man kan ligeledes involvere både små og store grupper ved at anvende polls, quizzer o.lign. Endelig kan man v. hj. af analoge metoder facilitere mødet på en måde så man hører mange forskellige deltageres input. Involveringsgraden handler både om hvordan deltagerne får mulighed for at bearbejde indholdet, hvorvidt de har taletid eller har ansvar for dele af mødet. Involvering handler også om at skabe gennemsigtighed og overblik eksempelvis over dagens program, links til supplerende ressourcer, opsamling af ideer og beslutninger, da man herigennem opnår ejerskab over processen. Overvej: Des mere deltagerne involveres, jo højere engagement og fokus kan man forvente. Hvis du har planlagt en lang enetale, så overvej om det kan laves som en screencast med slides eller en video, som deltagerne kan have set på forhånd. Gør evt. brug af en backchannel hvor deltagerne kan stille spørgsmål eller dele viden. Hvis ikke der er tid til at give feedback under mødet, kan det blot meldes ud fra start at der vil blive samlet op på de forskellige input efter mødet. Tænk ikke på hvor meget du kan læsse af på deltagerne på et virtuelt møde, men hvor meget du kan trække ind fra dem udnyt synergien og de forskellige synspunkter der repræsenteret. Formål For at kunne afgøre hvordan det er mest hensigtsmæssigt at strukturere møde og indhold er det vigtigt at afklare og definere et klart formål med mødet og nogle mål enten for selve mødet eller til senere. Formålet skaber fokus og er det man kan bruge som kerne udgangspunkt for mødets design. Digitale møder er nødt til at have en høj grad af struktur og kræver stor disciplin af deltagerne, da lydkvaliteten påvirkes betydeligt af samtidig snak. Man kan altså ikke benytte uformelle samtaleformer i samme grad, hvorfor det er vigtigt at have et klart formål så man dermed fokuseret kan formidle sit indhold. Overvej hvad formålet er: At ledelsen bliver inspireret af medarbejderne i forhold til nye tiltag i virksomheden At skabe sammenhold/ energi i en gruppe At lære noget nyt viden, færdighed, kompetence At formulere en strategi Overvej hvilke(t) mål der er for mødet eller efterfølgende: At alle grupper laver en præsentationsrunde og samarbejder om at løse en opgave At træffe en beslutning om budgettet/lejrskolen At opnå enighed om punkt 3 At skabe et produkt i form af: en prezi, en artikel, et slogan

5 At generere 50 idéer Hvis målene formuleres tydeligt og på en måde så de kan efterprøves er der større chance for at de faktisk opnås. Der er selvfølgelig visse mål og produkter som kan være en udfordring at lave online eller som slet ikke kan lade sig gøre. Omvendt er alt hvad du laver af produkter nemt at dokumentere og videndele bagefter. Digitale værktøjer Hvilke værktøjer der anvendes er tæt knyttet til formålet tænk over om det skal understøtte samarbejde, kreativitet, formidling eller noget helt fjerde? Se vores mindmap over digitale redskaber som inspiration. Der er ingen rigtige eller forkerte redskaber, og de fleste redskaber kan bruges på forskellig måde. Vælg derfor efter hvilke redskaber du synes er let anvendelige og med bedst effekt. Det er en god idé at opstille nogle parametre for hvordan man kan udvælge redskaber. Vurder f.eks. på tidsforbrug, delingsmulighed, samarbejdsmuligheder, brugervenlighed. Metoder Metoderne vælges med inspiration fra facilitering af analoge møder, men kobles med digitale værktøjer som kan understøtte. Herunder er eksempler på metoder: Icebreaker skal løsne stemningen op, typisk god i begyndelsen eller i forbindelse med et vanskeligt emne. Det kan f.eks. være en quiz med Kahoot, Socrative eller andre redskaber med konkurrenceelement. Åbner Når man skal rette fokus eller sætte en stemning, når man må tænke divergent. f.eks. en forventningsafstemning ved brug af Padlet, eller en brainstorm hvor emneordene puttes ind i en wordcloud. Opsamler til opsummering af idéer, beslutninger og evaluering af dagens arbejde. f.eks. skrive og/eller tegne på delt whiteboard(diverse tegneprogrammer via content sharing ex. Paper til ipad) Det kunne også en billed associationsøvelse, hvor man viser billeder på en hjemmeside eller billedfremviser og beder deltagerne beskrive dagens udbytte ud fra to af billederne. Opsamlingen af evalueringer kan sendes til facilitatoren eller deles på en fælles side (f.eks Google docs). Energizer skal tilføre energi. Kan være god efter et stykke tid med envejskommunikation eller hvis mødet er langt. En lang række energizers går ud på at man laver noget fysisk dette kan man godt gøre på video, hvis ikke det kræver samspil. f.eks strækøvelser. Ellers kan man f.eks. lave en poll eller quiz om et helt andet emne så hjernen får lov at blive overrasket og underholdt. Der er langt flere metoder, som kan anvendes for at skabe særlige klimaer og outputs prøv selv at komme på nogle metoder og oversætte dem digitalt.

6 Synkronitet Designstjernen til Facilitering af digitale møder Internettets største forskel i kommunikation siges at være potentialet for at skille tid og sted i kommunikation mellem mennesker. Traditionelt, så har undervisningsrummet været organiseret med én taler og en gruppe af lyttere (synkront) suppleret med tekststykker (asynkront) mellem de fysiske møder. Sådan var det i kirkerne og sådan er det i de fleste af dagens skoler. Siden runesten og pergamentruller gav os den mest primitive asynkrone læring, kom den Gutenbergske æra. Trykkeriet gjorde det muligt at distribuere asynkront indhold i et hidtil uset tempo, men man skulle selvfølgelig stadig være tilstede med sin tekst, og den kom stadig fra én kilde, og der kunne gå flere år mellem revisionerne. Med internettet blev det muligt at distribuere indhold, inkl lyd og billeder, i både et højere tempo (Asynkront over distance), men også i realtid (synkront over distance). Det kender vi fra Skype og videokonferencesystemer, samt chat. Tillige kan vi optage og distribuere indhold efter behag. Således har vi reelt mulighed for at vælge hvilken synkronitet vi finder hensigtsmæssig i vores møder. Traditionelt er det bare sådan, at de fleste møder starter med en agenda på mail, så mødes man og læser og taler, og så er mødet slut og der udsendes et referat. I skolen får læreren et nyt skema efter sommerferien, og så mødes der ellers og diskuteres i klasselokalet, ligesom det har foregået i menigheder i 4000 år. I begge situationer kan vi inddrage digitale medier, men rammen er oftest den samme. Vi mangler ofte sprog for at begribe de muligheder der rent faktisk findes. Hvis vi tackler om det synkrone møde, er det så f2f? Er det via Skype? og hvordan

7 differentierer vi mellem de to typer af synkronitet? Vi har lavet dette skema for, for at bidrage til en opklaring af hvilke rum vi vælger at mødes i. Næste punkt er så, at vi skal finde ud af, hvor vi mødes først, fx digitalt asynkront, og hvilket indhold fra det digitalt asynkrone rum vi vil bringe videre over til det digitale synkrone møde (videokonferencen). Herfra kan vi så vælge at optage dele af mødet. Disse optagelser af det synkrone digitale møde i skyen, kan vi igen vælge at bringe i spil på de asynkrone medier (intranet fx), eller vi kan genafspille dem, dvs tage det synkron, gøre det asynkront og vække det til live igen i en synkron digital kontekst. Når du planlægger et møde bør du overveje, hvilke synkroniteter der bedst egner sig til mødets mål. Generelt kan man sige, at brug af skriftsprog egner sig godt til det asynkrone møde. Video er godt, men så snart det kan båndes, kan det ofte bedst betale sig at lægge det asynkront ud, for at bruge tiden i det personlige møde til at tale sammen om det man har set hver for sig på det man selv syntes var et passende tidspunkt. Face2Face møder giver ofte bedst mening hvis de er dialogbaserede. Omvendt kan dialog også virke provokerende i mange typer dialoger. Reelt set forventes man at give respons efter ganske få sekunder i en dialog. Men mennesker tænker også i forskellige tempi, så derfor kan det være hensigtsmæssigt at supplere den personlige dialog med digitale fora, hvor eftertænksomhed og nysgerrighed kan foldes mere ud end i det krævende her og nu møde. Det sværeste er selvfølgelig, at designe processer med trafik frem og tilbage mellem de forskellige synkroniteter, men det er også her potentialet i den gode proces er størst! Proces Hvilken rækkefølge skal hvad foregå i? Elementerne og rækkefølgen i processen vælges ud fra hvor langt mødet skal vare, deltagernes forudsætninger og formålet med mødet. At skabe en optimal proces for et digitalt møde handler bl.a. om at opretholde en balance i energiniveauet ved at indhold, aktiviteter og organiseringsform varieres. Generelt kan man ikke køre på lige så længe online som man kan fysisk, da det kræver større koncentration. Metoder inddrages Overvej: Er der behov for at deltagerne lærer hinanden bedre at kende ved mødets start (eller før). Hvilke muligheder har jeg teknisk for at skifte mellem plenum, gruppe og individ. (afhænger af konferencesystem) Hvor mange pauser skal der være (hvis nogen) hvis mødet varer 2 timer eller derover kan det være en god idé med en pause. At strukturere indhold, aktiviteter, teknik og digitale værktøjer i en procesdrejebog (se eksempel) lave en online tidslinje over processen, som kan bruges både til selv at navigere efter og til at dele som dagsorden. Miljø Hvordan man indretter sig i forhold til et digitalt møde vil komme an på hvilken karakter mødet har og hvor du befinder dig. Er det et stort webinar for 300 mennesker er det lidt for afslappet at sidde med den bærbare på skødet, iført pyjamas. Er det derimod et teammøde med dine to nærmeste kolleger er det sikkert ok at sidde på hjemmekontoret eller i stuen. Dit videokonference miljø skal sikre et skarpt billede fra en naturlig vinkel og sikre at der er god lyd. Undgå for mange distraherende faktorer i baggrunden, dog kan det være fint med et arbejdsmiljø eller et abstrakt maleri.

8 Tjekliste: Sidder jeg godt i forhold til lysindfald? (man skal sidde i modlys så ansigtet lyses op, og helst så meget naturligt lys som muligt) er der støjkilder som kan forringe lydkvaliteten (f.eks. fra et åbent vindue) Er min baggrund tilpas professionel eller hjemlig i forhold til det jeg ønsker at signalere? Har jeg alle devices og papirer inden for rækkevidde, så jeg ikke skal gå til og fra skærmen for mange gange? Skal jeg male en væg i video venlig farver? Kan jeg sidde/stå behageligt i den tid mødet varer, med den opsætning jeg har af møbler og videokonference Diverse noter evt. til intro eller generel snak Husk at øve, strukturere, gøre indhold klart (hvor skal dette stå) Brug evt. banke på eller række fingeren op eller anvend en back Channel med chat mulighed, så deltagerne kan afgive kommentarer løbende (hører det hjemme her?) henvend dig evt. til forskellige deltagere undervejs og spørg om deres holdning, eller lav en runde hvor alle giver sig til kende (egner sig til mindre grupper) backup af videoer dvs. links du kan sætte i padlet eller sende pr. mail, hvis din content sharing ikke virker. altid en plan B min rolle som facilitator: skal jeg ha hjælp til noget, er jeg meget ledende/styrende eller blot igangsætter, der giver meget taletid til de øvrige deltagere vil jeg være konkluderende eller blot stille opsamlende redskaber til rådighed eller er det også mig der skriver referatet Der er grænser for hvor meget man kan udføre på en gang under et møde, så uddeleger gerne forskellige roller ex. 1) tage noter for hvert punkt på en padlet

9 2) beslutninger om arbejdsopgaver tildeles medarbejdere/kursister i Trello 3) skimme backchannel for relevante spørgsmål og uddrage disse på givne tidspunkter