Udbud af kvalifikationsordning vedrørende teknisk rådgivning og anden konsulentbistand til Aarhus Letbane I/S

Transkript

1 DATO Udbud af kvalifikationsordning vedrørende teknisk rådgivning og anden konsulentbistand til Aarhus Letbane I/S 16. juli 2013 VERSION 1.0 Betingelser for optagelse i kvalifikationsordningen KONTAKT konsulentbistand@aarhusletbane.dk 1 AARHUS LETBANE I/S SØREN NYMARKS VEJ HØJBERG CVR: EAN: INFO@AARHUSLETBANE.DK

2 1. Indledning Aarhus Letbane I/S ønsker at etablere en kvalifikationsordning til indkøb af tekniske rådgivningsydelser og anden konsulentbistand i forbindelse med anlæg af Aarhus Letbane. Kvalifikationsordningen udbydes efter forsyningsvirksomhedsdirektivet 1. Udbudsbekendtgørelse er afsendt til offentliggørelse i Supplement til Den Europæiske Unions Tidende den 16. juli Nærværende kvalifikationsbetingelser indeholder en beskrivelse af den udbudte kvalifikationsordning, betingelser for optagelse på kvalifikationsordningen samt principper for udvælgelse af tilbudsgivere til at afgive tilbud på ydelser/opgaver omfattet af kvalifikationsordningen. 2. Generelle forhold 2.1 Ordregiver og kontaktpersoner Ordregiver er: Aarhus Letbane I/S Søren Nymarks Vej 3 DK-8270 Højbjerg Danmark CVR-nr.: Aarhus Letbane I/S kontaktperson vedrørende kvalifikationsordningen er: Marianne Dauding konsulentbistand@aarhusletbane.dk Alle henvendelser vedrørende kvalifikationsordningen skal ske skriftligt via til Aarhus Letbane I/S kontaktperson. Henvendelser skal mærkes: Henvendelse vedrørende kvalifikationsordningen. 2.2 Tidsplan Dato Aktivitet Afsendelse af elektronisk udbudsbekendtgørelse til offentliggørelse i Den Europæiske Unions Tidende Offentliggørelse af spørgsmål og svar Frist for modtagelse af anmodning om optagelse (1. 1 Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/17/EF af 31. marts 2004 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af kontrakter inden for vand, energiforsyning, transport samt posttjenester. 2

3 Dato Aktivitet runde) Forventet orientering om optagelse på ordningen (1. runde) Forventet første udbud under kvalifikationsordningen Offentliggørelse af spørgsmål og svar Frist for modtagelse af anmodning om optagelse (2. runde) Forventet orientering om optagelse på ordningen (2. runde) Januar 2014 Januar 2015 Januar 2016 Januar 2017 Forventet afsendelse af bekendtgørelse om kvalifikationsordningen til offentliggørelse i Den Europæiske Unions Tidende Forventet afsendelse af bekendtgørelse om kvalifikationsordningen til offentliggørelse i Den Europæiske Unions Tidende Forventet afsendelse af bekendtgørelse om kvalifikationsordningen til offentliggørelse i Den Europæiske Unions Tidende Forventet afsendelse af bekendtgørelse om kvalifikationsordningen til offentliggørelse i Den Europæiske Unions Tidende Forventet udløb af kvalifikationsordningen For anmodninger om optagelse på kvalifikationsordningen modtaget efter den 30. november 2013, foretager Aarhus Letbane I/S en gang i kvartalet en vurdering af de modtagne anmodninger. 2.3 Spørgsmål til kvalifikationsordningen Spørgsmål til kvalifikationsordningen, herunder anmodning om yderligere oplysninger, skal stilles skriftligt via til Aarhus Letbane I/S kontaktperson, jf. pkt. 2.1 ovenfor. Mundtlige henvendelser vil, af hensyn til Aarhus Letbane I/S forpligtelse til at behandle tilbudsgiverne lige, blive afvist. Alle spørgsmål og svar vil blive offentliggjort på Aarhus Letbane I/S hjemmeside Første offentliggørelse af spørgsmål og svar finder sted den 14. august Anden offentliggørelse af spørgsmål og svar finder sted den 24. november Herefter offentliggøres spørgsmål og svar 4 gange årligt, henholdsvis 1. februar, 1. maj, 1. august og 1. november. 3. Den udbudte kvalifikationsordning 3.1 Aarhus Letbane 3

4 Anlægsselskabet Aarhus Letbane I/S blev stiftet den 30. august 2012 i henhold til Lov nr. 432 af 16. maj 2012 om Aarhus Letbane med det formål at anlægge Aarhus Letbane. Anlægget af Aarhus Letbane består af en 12 kilometer ny letbanestrækning fra Aarhus H til Lystrup samt tilpasning af Odderbanen og Grenaabanen til letbanedrift. Aarhus Letbane I/S ejes af Aarhus Kommune (ejerandel 47,2 procent), staten ved transportministeren (ejerandel 47 procent) og Region Midtjylland (ejerandel 5,8 procent). Anlægsselskabet koordinerer desuden en række grænsefladeprojekter vedrørende anlægget af letbanen med eksterne samarbejdspartnere, eksempelvis infrastrukturforvaltere, jernbanevirksomheder og myndigheder. Når anlægget af letbanen i Aarhus er færdigt, og selskabets bestyrelse træffer beslutning om, at anlægget overdrages til drifts- og infrastrukturselskabet, opløses anlægsselskabet. 3.2 Kvalifikationsordningens omfang Den udbudte kvalifikationsordning omfatter teknisk rådgivning og anden konsulentbistand inden for følgende områder: a. Tilsyn, anlægsarbejder Rådgivning vedrørende fagtilsyn med anlægsarbejder, herunder jordog afvandingsarbejde mv. b. Tilsyn banearbejder Rådgivning vedrørende fagtilsyn med bane- og jordarbejder, banetekniske anlæg mv. c. Tilsyn konstruktionsarbejder Rådgivning vedrørende fagtilsyn med konstruktioner i forbindelse med baneprojekter, inkl. brokonstruktioner mv. d. Teknisk rådgivning, projektering mv. indenfor: - anlægsarbejder - banearbejder - konstruktionsarbejder. e. Teknisk tegning, - Anlæg, vej og bane, herunder tegning af udførte anlægsarbejder. f. Projektledelse: - Projektledelse i forbindelse med anlægsarbejder, vej- og banearbejder og konstruktionsarbejder 4

5 - Styring af tid, kvalitet og økonomi g. Specialiseret rådgivning vedrørende: - Kørestrøm - SCADA, kommunikation, passager- og infosystemer - Sikringsanlæg og immunisering - Signalanlæg, - Konstruktion, broer - Konstruktion, byggeri - Belysningsanlæg på veje mv. h. Geotekniske undersøgelser i. Miljøundersøgelser j. Rådgivningsopgaver inden for jernbanesikkerhed, herunder: - Jernbanesikkerhedsregler - Sikkerhedsledelsessystem inden for jernbaneområdet - Risikovurdering (CSM-RA) k. Rådgivningsopgaver inden for trafikalplanlægning, herunder: - Optimering af køreplaner, logistik på depot/værksted-område, planlægning og simulering mv. l. Rådgivningsopgaver inden for økonomi og management: - Evaluering og forhandling af større udbud - Økonomistyring og rapportering - Strategi, forhandlingskoncepter, it, infrastruktur og planlægning m. Regnskab, revision og bogholderi - Revisionsopgaver - Økonomistyring og rapportering - Udarbejdelse af økonomiske rapporter og regnskaber n. Rådgivningsopgaver inden for kommunikation - WEB-løsninger, it, visualiseringer, kommunikation og PR. Aarhus Letbane I/S offentliggør 1 gang årligt en bekendtgørelse om kvalifikationsordningen i Den Europæiske Unions Tidende. Aarhus Letbane I/S er, i forbindelse med den årlige offentliggørelse af en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende, berettiget til at udvide kvalifikationsordningens omfang. Virksomheder, der allerede er optaget på kvalifikationsordningen, vil modtage direkte orientering om ændringer af kvalifikationsordningen. Aarhus Letbane I/S er ikke forpligtet til at anvende kvalifikationsordningen i forbindelse med indgåelse af kontrakter om opgaver omfattet af kvalifikationsordningen. Aarhus Letbane I/S er således til enhver tid 5

6 berettiget til at udbyde en opgave omfattet af kvalifikationsordningen i et selvstændigt udbud. 3.3 Udbud af tildeling af kontrakter omfattet af kvalifikationsordningen Med kvalifikationsordningen etablerer Aarhus Letbane I/S en pulje af leverandører, og udvælger blandt disse, hvilke tilbudsgivere, der opfordres til at afgive tilbud på opgaver omfattet af kvalifikationsordningen. Kun leverandører, der er optaget på kvalifikationsordningen på udbudstidspunktet, vil blive opfordret til at deltage i et udbud af opgaver inden for ordningens dækningsområde. En godkendt optagelse i ordningen er således en forudsætning for deltagelse i fremtidige udbud inden for kvalifikationsordningens dækningsområde, men ingen garanti for kontrakt Udvælgelse af tilbudsgivere vil ske blandt de leverandører, der er optaget på den del af ordningen, som en opgave vedrører. Vedrører en opgave flere dele af ordningen (flere af de af ordningen omfattede ydelser) vil valg af tilbudsgiver ske mellem leverandører, der er optaget på ordningen for samtlige sådanne ydelsers vedkommende. Udvælgelsen af tilbudsgivere vil ske blandt de leverandører, der er optaget på de relevante ydelser inden for ordningen efter en vurdering af tilbudsgivernes tekniske og økonomiske egnethed i forhold til den udbudte opgave. Vurderingen af leverandørens tekniske og økonomiske egnethed vil ske på baggrund af de oplysninger, som leverandøren har indsendt i forbindelse med anmodningen om optagelse på kvalifikationsordningen med eventuelle efterfølgende opdateringer, jf. pkt Leverandører, der som følge af deres forhold til Aarhus Letbane I/S og/eller som har en særlig viden om en udbudt opgave, som vil have utilbørlige fordele i konkurrencen i forhold til andre bydende, vil være udelukket fra at afgive tilbud på den konkrete opgave. Såfremt der er flere leverandører på kvalifikationslisten, end Aarhus Letbane I/S ønsker at modtage tilbud fra, udvælger Aarhus Letbane I/S tilbudsgiverne på grundlag af en vurdering af tilbudsgivernes tekniske formåen i forhold til den udbudte opgave, således at tilbudsgiverne udgøres af de leverandører, der i forhold til den udbudte opgave, har de bedste tekniske kompetencer. Antallet af tilbudsgivere til en opgave kan ikke udgøre mindre end 3 leverandører, medmindre antallet af egnede leverandører er mindre end 3. I de tilfælde, hvor antallet af egnede leverandører er større end det antal tilbudsgivere, som Aarhus Letbane I/S ønsker at modtage tilbud fra, er Aarhus Letbane I/S, til brug for prækvalifikationen, berettiget til at anmode samtlige egnede leverandører om supplerende oplysninger vedrørende leverandørernes tekniske og/eller faglige formåen. Anmoder Aarhus Letbane I/S ikke om sådanne supplerende oplysninger, sker 6

7 prækvalifikationsvurderingen udelukkende på baggrund af de af leverandøren oplyste referencer. Alle leverandører optaget på de for et udbud relevante dele af ordningen vil blive orienteret om udbudte opgaver, herunder om de er udvalgt eller ikke udvalgt til at afgive tilbud. Leverandører, som ikke udvælges til at afgive tilbud, kan efter anmodning til Aarhus Letbane I/S kontaktperson, jf. pkt. 2.1, anmode om en uddybende begrundelse for den manglende prækvalifikation Udbud af opgaver under kvalifikationsordningen kan ske som enten begrænset udbud eller udbud med forhandling. Tildelingskriteriet ved gennemførelse af udbud af de enkelte kontrakter er det økonomisk mest fordelagtige tilbud. De nærmere kriterier for tildeling vil i øvrigt fremgå af udbudsmaterialet for den konkrete opgave. 3.4 Ordningens varighed Aarhus Letbane I/S forventer, at kvalifikationsordningen afsluttes 31. december Kvalifikationsordningen kan dog til enhver tid forlænges med 1 år ved offentliggørelse af den årlige udbudsbekendtgørelse om kvalifikationsordningen i Den Europæiske Unions Tidende. 4. Udarbejdelse af anmodning om optagelse på kvalifikationsordningen Anmodning om optagelse på kvalifikationsordningen skal udfærdiges på dansk eller engelsk. Anmodning om optagelse på kvalifikationsordningen skal vedlægges de i pkt anførte oplysninger. 4.1 Generelle informationer Oplysning om ansøgerens navn, adresse, telefonnummer, CVR-nr., e- mail samt kontaktpersoner. Oplysningerne kan afgives ved udfyldelse af ansøgningsskemaet i bilag 1. Oplysning om associerede selskaber. Oplysningerne kan afgives ved udfyldelse af ansøgningsskemaet i bilag 1. Tro og love erklæring om, at ansøgeren ikke er omfattet af de i udbudsdirektivets artikel 45, stk. 1 og stk. 2, anførte udelukkelsesgrunde. Erklæringen kan afgives ved at udfylde bilag 2. Tro og love erklæring i henhold til lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 om, at ansøgeren ikke har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige i Danmark eller ansøgerens hjemland på tidspunktet for ansøgning om optagelse i kvalifikationsordningen. Erklæringen kan afgives ved at udfylde bilag 2. 7

8 4.2 Tekniske forhold Ansøgeren skal ved udfyldelse af ansøgningsskemaet i bilag 1 angive, hvilke opgaver (dele af kvalifikationsordningen) som ansøgeren søger om optagelse på. For de opgaver (dele af kvalifikationsordningen), som ansøgeren søger om optagelse på, skal anmodningen desuden vedlægges: Oplysninger om, hvilke kompetencer ansøgeren kan tilbyde inden for den pågældende opgave. Oplysningerne kan afgives ved udfyldelse af ansøgningsskemaet i bilag 1. Beskrivelse af max. 5 referencer, som er erhvervet inden for de seneste 5 år, for hver opgave (dele af kvalifikationsordningen), som ansøgeren søger om optagelse på. Referencerne skal som minimum indeholde følgende oplysninger: o Kort beskrivelse af virksomhedens særlige kompetencer og erfaringer, som er relevante i forhold til den pågældende kategori. o For hver af referencerne skal oplyses: Kunde, opgavetype, anvendte metoder, opnåede resultater. o Der må pr. kategori, der søges om optagelse på kvalifikationsordningen, vedlægges maximalt 2 A4 siders reference. 4.3 Økonomiske forhold Til brug for vurdering af ansøgerens økonomiske formåen skal anmodningen vedlægges: Ansøgerens senest erlagte årsregnskab 4.4 Opdatering af oplysninger Leverandører optaget på kvalifikationsordningen er forpligtet til 1 gang årligt at fremsende: Det senest erlagte årsregnskab Tro og love erklæring i henhold til lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 om, at leverandøren ikke har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige Tro og love erklæring om, at leverandøren ikke er omfattet af de i udbudsdirektivet, artikel 45, stk. 1 og stk. 2, anførte udelukkelsesgrunde. 8

9 Oplysningerne skal indsendes umiddelbart efter godkendelse af årsregnskabet for seneste regnskabsår. Leverandører optaget på kvalifikationsordningen er desuden berettiget til løbende at opdatere referencerne for de dele af ordningen, som leverandøren er optaget på. Aarhus Letbane I/S vil i forbindelse med modtagelse af ovennævnte opdaterede oplysninger foretage en vurdering af, om leverandøren fortsat opfylder betingelserne for at være optaget på kvalifikationsordningen. 5. Indlevering af ansøgning om optagelse på kvalifikationsordningen Anmodning om optagelse på kvalifikationsordningen fremsendes pr. til konsulentbistand@aarhusletbane.dk i en samlet PDF-fil. I emnefeltet angives Anmodning om optagelse på kvalifikationsordningen. 6. Vurdering af anmodning om optagelse på kvalifikationsordningen 6.1 Betingelser for optagelse på kvalifikationsordningen Aarhus Letbane I/S vil i forbindelse med modtagelse af en anmodning om optagelse på kvalifikationsordningen vurdere, om ansøgeren er egnet til at blive optaget på de dele af kvalifikationsordningen, som ansøgeren anmoder om optagelse på. Det er en betingelse for optagelse på kvalifikationsordningen at at at ansøgeren har en positiv egenkapital ansøgeren ikke befinder i sig i nogen af de obligatoriske eller fakultative udelukkelsesgrunde, som er beskrevet i udbudsdirektivets artikel 45, jf. forsyningsvirksomhedsdirektivets artikel 54 ansøgeren ikke har gæld til det offentlige hverken i ansøgerens hjemland eller i Danmark Såfremt ansøgeren opfylder ovennævnte betingelser, vil vurderingen af ansøgerens egnethed blive foretaget på grundlag af de afleverede oplysninger vedrørende ansøgerens tekniske formåen, jf. pkt. 4.2, og økonomiske formåen, jf. pkt Aarhus Letbane I/S er i forbindelse med vurderingen af en ansøgers egnethed berettiget til at anmode ansøgeren om supplerende/yderligere oplysninger. 6.2 Behandling af ansøgning om optagelse på kvalifikationsordningen 1. ansøgningsrunde omfatter ansøgninger modtaget senest den 20. august 2013, kl

10 2. ansøgningsrunde omfatter ansøgninger modtaget senest den 30. november 2013, kl Aarhus Letbane I/S vil herefter en gang i kvartalet vurdere de indkomne anmodninger om deltagelse i kvalifikationsordningen. 3. ansøgningsrunde omfatter således ansøgninger, der er modtaget senest den 28. februar 2014, kl , 4. ansøgningsrunde omfatter ansøgninger, der er modtaget senest den 31. maj 2014, kl etc. Aarhus Letbane I/S vil hurtigst muligt og senest 1 måned efter ansøgningsfristen underrette samtlige ansøgere om, hvorvidt de er fundet kvalificeret til kvalifikationsordningen. Meddelelsen indeholder oplysninger om, hvilke dele af kvalifikationsordningen ansøgeren er optaget på. Denne meddelelse sendes pr. til den af ansøgerne oplyste kontaktperson. 6.3 Liste over leverandører Aarhus Letbane I/S udarbejder og opbevarer en liste over de leverandører, der til enhver tid er optaget i kvalifikationsordningen, med angivelse af, hvilke leverandører der er optaget på hvilke dele af kvalifikationsordningen. Listen kan efter anmodning til den i pkt. 2.1 anførte kontaktperson udleveres. 7. Bilagsoversigt Bilag 1. Bilag 2. Ansøgningsskema til brug for anmodning om optagelse på kvalifikationsordningen. Tro- og love erklæring. 10