AARHUS UNIVERSITET REFERAT

Transkript

1 Ekstraordinært møde den 7. januar 2014 Administrationens samarbejdsudvalg HR-huset, Jens Baggesensvej, Aarhus Videolink til Emdrup REFERAT Til stede: Jørgen Jørgensen, Louise Gade, Christina Breddam, Maria Volf Lindhardt, Niels Damgaard Hansen, Jens Winther Kristensen, Gitte Bak Ditlefsen, Søren Dam, Knud Holt Nielsen, Jesper Kittelmann, Helle Colding Seiersen, Anders Kragh Moestrup, Claus Palle, Søren Harbo Jensen, Leif Østergaard Mikkelsen samt Lizzi Edlich (ref.) Afbud: Ingen Dagsorden 1. Bemærkninger og godkendelse af dagsorden 2. Det godkendte budget Drøftelse af proces og fastsættelse af overordnet kriterium for udvælgelse af medarbejdere i administrationen, der påtænkes afskediget som følge af besparelse 4. Orientering om afværgeforanstaltninger 5. Støttemuligheder for medarbejdere 6. Eventuelt Dato: 13. januar 2014 Ref: LIE Side 1/7 Ad pkt. 1 - Bemærkninger og godkendelse af dagsorden Jørgen Jørgensen bød velkommen til Leif Østergaard Mikkelsen, som er trådt ind i ASU i stedet for Michael Nielsen, og til Christina Breddam, som er trådt ind i ASU i stedet for Søren Trangbæk. Det blev besluttet, at følgende supplerende underpunkter, som var blevet foreslået af Helle Colding Seiersen, skulle drøftes under punkt 4: - over- og merarbejde - revurdering af personalesammensætningen - forbrug af studentermedhjælper - deltidsbeskæftigelse - udbetaling af særlige feriedage (6. ferieuge) - retningslinjer for omplacering og tilhørende kompetenceudvikling Herefter blev dagsordenen godkendt. AU HR Organisationsudvikling og Arbejdsmiljø, Roskilde Aarhus Universitet Frederiksborgvej 399 Postboks Roskilde Tlf.: Fax: hr@au.dk

2 Ad pkt. 2 - Det godkendte budget 2014 Side 2/3 Jørgen Jørgensen gennemgik dels det af bestyrelsen vedtagne budget 2014 for AU, dels særskilt budget 2014 for AU Administrationen fordelt på de enkelte vicedirektørområder. Herefter blev budgettal og fordeling drøftet. For administrations vedkommende vil besparelsen i 2014 udgøre 57 mio. kr. brutto. Jørgen Jørgensen orienterede om, at de budgetmæssige udfordringer i de kommende år er præget af to primære rammebetingelser: At der skal være balance i økonomien fra 2015 samt, at der skal være et økonomisk råderum til at sikre AU s budgetoverholdelse og til at foretage de nødvendige investeringer i nye satsninger på institut- og hovedområdeniveau. På baggrund af de seneste års driftsunderskud blev der i sommeren/efteråret 2013 udarbejdet et såkaldt råbudget. Formålet var at få en indikation af udviklingen, hvis man lod stå til. Råbudgettet for 2014 og frem udviste negative driftsresultater i størrelsesordenen mio. kr. i alle år, hvorfor der var behov for justering. Mhp. at få skabt balance i budgettet og etablere det nødvendige økonomiske råderum, er AU nødt til at reducere omkostningerne på ordinær drift herunder lønomkostningerne. Alle potentielle besparelser skal i spil, og der skal udvises størst mulig tilbageholdenhed på alle områder. Dog er husleje og afskrivninger, der tilsammen udgør ca. 13 % af universitetets omkostninger, i høj grad bundne af tidligere års disponeringer. Bestyrelsen har valgt at prioritere universitetets kerneydelser højest og har som følge heraf besluttet, at administrationen skal bære en relativ større del af besparelserne end hovedområderne. Der er samtidig en forventning om, at den omorganisering af administrationen, som fandt sted i 2011, vil give en mere rationel administration, efterhånden som implementeringen falder på plads. Der vil fra ledelsens side også være fokus på prioritering af opgaver. På forespørgsel af Knud Holt Nielsen svarede Jørgen Jørgensen, at det i universitetsledelsen er besluttet, at der ikke i 2014 kan udmøntes yderligere besparelser fra hovedområderne til AU Administration. Knud Holt Nielsen, Gitte Bak Ditlefsen, Søren Dam m.fl. spurgte, hvordan de pålagte besparelser i de følgende år planlægges nået, herunder om der kan forventes flere afskedigelser ud over de, der forventes at finde sted i 2014, når detaljerede budgetter for de følgende år endnu ikke er udarbejdet. Hertil svarede Jørgen Jørgensen, at hensigten er at foretage de nødvendige tilpasninger nu. I den forbindelse ligger der en særlig udfordring i at balancere besparelserne mellem lønomkostninger og øvrige driftsomkostninger, idet effekten i 2014 af

3 besparelser på lønomkostninger vil afhænge af flere forskellige faktorer som f.eks. frivillige fratrædelsesordninger, anciennitet mv. Det er dog målet, at den rette balance i besparelserne sammen med en løbende planlægning skal medføre, at AU undgår at komme i en tilsvarende situation fremover. I tilknytning hertil sagde Jørgen Jørgensen, at budgetlægning fsva påbegyndes meget snart. Side 3/3 Søren Harbo, Knud Holt Nielsen og Anders K. Moestrup bad om, at ledelsen kommer med klare udmeldinger til medarbejderne bl.a. i forhold til eventuelle yderligere nedskæringer i de kommende år mhp. at undgå utryghed og øge stressbelastningen blandt medarbejderne. Christina Breddam orienterede om, at der er udarbejdet en kommunikationsplan, efter hvilken alle vicedirektører 16. januar 2014 orienterer om budget 2014 på medarbejdermøder. I perioden januar 2014 er der LSU-møder, hvor samarbejdsorganisationen fortroligt orienteres om og får mulighed for at drøfte budgetterne, inden vicedirektørerne den 16. januar orienterer alle medarbejdere. Budgettallene er fortrolige, indtil vicedirektørerne har haft mulighed for at orientere deres medarbejdere. Louise Gade oplyste på forespørgsel af Jens Winther Kristensen, at personaleomsætningen på AU ligger i størrelsesordenen %. Dette tal inkluderer midlertidige ansatte, hvorfor man ikke umiddelbart kan lægge det grund for en vurdering af den naturlige til- og afgang af medarbejdere i administrationen. Gitte Bak Ditlefsen m.fl. ønskede større klarhed over, hvor mange medarbejdere det vil blive nødvendigt at afskedige. Louise Gade påpegede i den forbindelse, at sparemålet skal ses under et, hvor besparelser kan hentes på alle poster i budgettet og ikke kun på lønudgifterne. Der kunne derfor ikke gives et samlet tal for administrationen, da det enkelte vicedirektørområde først i den kommende proces vil arbejde med at finde de konkrete besparelser. Knud Holt Nielsen bemærkede hertil, at det også er nødvendigt i besparelsesøjemed at kigge nøje på ledelseslagene, idet det var medarbejdersidens opfattelse, at AU ikke kan køre videre med det samme antal ledere, når der reduceres i antallet af menige medarbejdere. Knud Holt Nielsen og Claus Palle påpegede, at de konkrete besparelser, som de enkelte vicedirektørområder beslutter, kan komme til at ramme hovedområderne i form af lavere serviceniveau, ligesom der kan komme en diskussion af, hvad hovedområderne er villige til at betale for. Hertil svarede Jørgen Jørgensen, at det som hidtil er et ledelsesmæssigt ansvar at drøfte og beslutte serviceniveauet. Det har i 2013 eksempelvis udmøntet sig i form af en række møder mellem administrationens ledelse og ledelserne på hovedområderne. Noget tilsvarende kan forventes i medfør af

4 de kommende tilpasninger, ligesom der på ledelsesniveau vil ske en løbende forventningsafstemning. Side 4/3 Anders Kragh Moestrup var af den opfattelse, at det med de vedtagne fratrædelsesordningerne bliver vanskeligt at hente de pålagte besparelser i Ad pkt. 3 - Drøftelse af proces og fastsættelse af overordnet kriterium for udvælgelse af medarbejdere i administrationen, der påtænkes afskediget som følge af besparelse Procesplan I forhold til kommunikation til medarbejderne understregede Anders Kragh Moestrup, at det er nødvendigt at kommunikere enkelt og klart mhp. at undgå at skabe forvirring og utryghed. Hertil svarede Christina Breddam, at orienteringen af medarbejderne vil ske nogenlunde samtidig. Torsdag den 16. januar 2014, om morgenen, vil Jørgen Jørgensen sende en mail til medarbejderne i administrationen, hvorefter de enkelte vicedirektører vil holde informationsmøde for deres egne medarbejdere i løbet af dagen. På informationsmøderne vil vicedirektørerne være klædt på til at svare på spørgsmål fra medarbejderne om f.eks. sparemålet på det enkelte vicedirektørområde, forskelle på besparelserne vicedirektørområderne imellem, procesplan m.m. Det vil ikke være muligt på dette informationsmøde at sige noget om de konkrete besparelser, idet det først efterfølgende skal drøftes i de lokale samarbejdsudvalg. I relation til procesplanen drøftede udvalget, dels hvornår de enkelte tillidsrepræsentanter kan forvente at blive inddraget ift. de konkrete forvarsler om afskedigelser, dels de logistiske udfordringer, der er for nogle af tillidsrepræsentanterne. Louise Gade oplyste, at det er planlagt at drøfte det med fællestillidsrepræsentanterne, med henblik på en fælles tilgang til håndteringen af dette på hele AU. Det blev aftalt, at medarbejderrepræsentanterne i ASU bringer deres synspunkter i relation hertil videre til fællestillidsrepræsentanterne forud for dette møde. I den forbindelse foreslog Christina Breddam, at man også forsøger trækker på de erfaringer, som nogle af de nytilkomne enheder i AU har med tilrettelæggelse af nedskæringsrunder. Louise Gade oplyste på et spørgsmål fra Søren Dam, at den proces, der bliver tilrettelagt, overordnet set vil være den samme for hele AU. Heri ligger bl.a., at personalepolitikken og den samme tidsmæssige ramme skal overholdes. Inden for den fælles ramme kan der være praktiske forhold, som gør, at variationer er nødvendige og hensigtsmæssige. Jens Winther Kristensen, Knud Holt Nielsen m.fl. sagde, at der i forbindelse med afværgeforanstaltningerne er kommet en del spørgsmål, som relaterer sig til

5 pension, A-kasse m.m. De bad derfor om, at der medio januar bliver arrangeret møde på alle geografiske lokationer, hvor AU HR, tillidsrepræsentanter og repræsentanter for A-kasserne kan svare på medarbejdernes spørgsmål. De bad endvidere om, at der tillige bliver arrangeret tilsvarende møder medio februar, hvor medarbejderne orienteres om, hvilke muligheder de har, hvis de bliver prikket. I den forbindelse bad medarbejderrepræsentanterne også om, at der bliver kommunikeret yderligere ud om konsekvenser af f.eks. at indgå en frivillig fratrædelsesordning, gerne med case eksempler. Side 5/3 Louise Gade var umiddelbart bekymret for, om sådanne møder fsva. A-kasse- og pensionsdelen kunne risikere at give medarbejderne for generelle (og i værste fald fejlagtige) svar på meget individuelle spørgsmål. Hun så derfor hellere, at medarbejderne søgte råd og vejledning hos de faglige organisationer/a-kasserne. Christina Breddam tilbød at oprette en FAQ, hvis medarbejderrepræsentanterne indsender de spørgsmål, som de har modtaget. Efter yderligere drøftelse blev det aftalt, at Louise Gade undersøger, hvad AU HR har mulighed for at bidrage med personalejuridisk ved at deltage i møder arrangeret af TR med A-kasser m. fl.. Tilbagemelding til ASU på dette går via Jens Winther Kristensen. Overordnet kriterium for udvælgelse af medarbejdere, der påtænkes afskediget Udvalget drøftede de ifm. dagsordenen udsendte bilag vedrørende overordnet kriterium for udvælgelse af medarbejdere, der påtænkes afskediget. Medarbejderrepræsentanterne ønskede af principielle grunde ikke at stå som medbeslutter på udvælgelseskriterier, da de var af den opfattelse, at det er ledelsens ansvar, og medarbejderrepræsentanterne i højere grad ønsker at fokusere på afværgeforanstaltninger. Der vil fra organisationernes side være opmærksomhed på, at afskedigelserne ikke har slagside, f.eks. ift. alder, køn, geografi osv. De havde dog følgende bemærkninger til det af ledelsen fremlagte udvælgelseskriterium: Det bør indskærpes, at der også skal kigges på ledelsesniveauerne Det gør indskærpes, at der skal kigges på opgaver/prioriteres Afskedigelser må ikke medføre overarbejde andre steder Der må ikke afskediges for mange medarbejdere Brug/ansættelse af studentermedhjælpere skal begrænses Personalepolitikkens bestemmelse om retningslinjer for omplacering og tilhørende kompetenceudvikling bør indgå AU s sociale ansvar, som ASU tidligere har drøftet, bør indgå

6 Jørgen Jørgensen konkluderede, at medarbejderrepræsentanterne ikke vil være med til at træffe beslutning om kriterier for afskedigelse, men har fremsat en række bemærkninger til det af ledelsen fremlagte. Side 6/3 Ad pkt. 4 - Orientering om afværgeforanstaltninger Udbetaling af særlige feriedage (6. ferieuge) Helle Colding Seiersen spurgte, om ikke budgettet vil ændre sig, når afværgeforanstaltningerne bliver indregnet. Hertil svarede Louise Gade, at det er vanskeligt at indregne afværgeforanstaltninger på et overordnet niveau, da AU har decentrale budgetter. Det er f.eks. ikke alle steder, at man har udbetalt 6. ferieuge. Jørgen Jørgensen tilføjede, at de enkelte vicedirektørområder selv skal finde de konkrete besparelser samt, at gevinsten herfor også tilfalder det pågældende vicedirektørområde. Ansættelsesstop Søren Dam fandt, at ansættelsesstoppet er for kort. Set i lyset af, at det endnu ikke vides, hvor meget der skal spares i 2015, var han af den opfattelse, at ansættelsesstoppet bør gælde hele I og med at det er et kvalificeret ansættelsesstop, forhindrer det ikke de enkelte enheder i at foretage nødvendige ansættelser i perioden. Jørgen Jørgensen svarede, at den besluttede periode var udtryk for et kompromis, idet man på hovedområderne også er optaget af, at udviklingen ikke må gå i stå. Han sagde videre, at der ikke er noget til hinder for, at de enkelte områder udviser tilbageholdenhed ift. nyansættelser også efter ansættelsesstoppets udløb. Knud Holt Nielsen bad på vegne af medarbejderrepræsentanterne ASU s medlemmer i HSU om, at viderebringe en opfordring til HSU om at udvide ansættelsesstoppet, så det gælder i hele Lønforhandlinger Jørgen Jørgensen orienterede om, at lønforhandlinger udskydes til efteråret, men med tilbagevirkende kraft pr. 1. april Frivillige fratrædelsesordninger Jens Winther Kristensen spurgte, om alle ledere er blevet klædt på til at kunne indgå aftaler om frivillig fratrædelse. Louise Gade svarede, at lederne har de samme informationer, som tillidsrepræsentanterne har. Ønsker en medarbejder at indgå en aftale om frivillig fratrædelse, skal vedkommende henvende sig til nærmeste leder, som herefter vil søge rådgivning hos den lokale HR-partner. Seniorordninger Jørgen Jørgensen orienterede om, at seniorordninger ikke er et nyt tiltag, men blot en påmindelse om at benytte de allerede eksisterende muligheder.

7 Deltid Claus Palle spurgte i den forbindelse, om der er blevet øget mulighed for at gå på deltid for medarbejdere, der måtte ønske det både seniorer og andre. Hertil svarede Louise Gade, at det er op til den lokale ledelse at beslutte og, at det i alle tilfælde beror på en konkret og individuel vurdering. Side 7/3 Ad pkt. 5 - Støttemuligheder for medarbejdere Jens Winther Kristensen spurgte, om medarbejderne har mulighed for at benytte andre psykologtilbud end Prescriba. Hertil svarede Louise Gade, at AU er underlagt reglerne om udbud og p.t. har en aftale med Prescriba, som dermed skal benyttes i det omfang, AU skal betale. Er en medarbejder ikke tilfreds med den tildelte psykolog, kan vedkommende ved henvendelse til Prescriba forsøge at få tildelt en anden psykolog hos Presciba. Tilsvarende spurgte Knud Holt Nielsen i relation til tilbud om genplaceringsforløb, idet det var hans erfaring, at kvaliteten af disse tilbud kan variere meget. Også her vil AU være bundet til et udbud, som i øjeblikket er ved at blive udarbejdet. Kravene i udbuddet forsøges formuleret skarpt bl.a. på baggrund af tidligere erfaringer. Ad pkt. 6 Eventuelt Der var intet til dette punkt.