REFERAT. Administrationens Samarbejdsudvalg (ASU) Møde den 16. januar kl Jens Baggesens Vej 51-53, bygning 5521, lokale 318

Transkript

1 Administrationens Samarbejdsudvalg (ASU) Møde den 16. januar kl Jens Baggesens Vej 51-53, bygning 5521, lokale 318 REFERAT Til stede: Jørgen Jørgensen, Louise Gade, Søren Trangbæk, Maria Volf Lindhardt, Niels Damgaard Hansen, Jens Winther Kristensen, Helle Colding Seiersen, Knud Holt Nielsen, Søren Harboe Jensen, Gitte Bak Ditlefsen, Jesper Kittelmann, Claus Palle. Afbud fra: Søren Dam, Anders K. Moestrup, Michael Nielsen. Referent: Karina Grost. Referat ASU møde den 16. januar Godkendelse af dagsordenen Jørgen Jørgensen byder velkommen. Det afklares, at der ikke er yderligere punkter til dagsordenen. Jørgen Jørgensen fortæller, at det er en ny form for dagsorden og han spørger udvalget, om man ønsker at fremtidige dagsordener bygges op som denne med drøftelsespunkter først, orienteringspunkter samlet til sidst og alle punkterne motiveres. Dette bifaldes. ASU-Sekretariatet Karina Grost AU HR, Organisationsudvikling og Arbejdsmiljø Dato: 8. februar 2013 Ref: Kgro Side 1/8 2.Budget 2013 Jørgen Jørgensen indleder med, at budgetarbejdet er pågået siden sommer, budgettet blev godkendt af bestyrelsen lige før jul og har været tilgængeligt på hjemmesiden lige siden. Der har således været få dage i det nye år til at arbejde med administrationens budget. ASU får en status, men udmeldingen til administrationen er ikke tilendebragt endnu. Herefter gives ordet til Søren Trangbæk. Søren Trangbæk uddeler notat med administrationens budget. Han henstiller til, at notatet behandles som fortroligt en tid endnu, da ikke alle vicedirektørområder har nået at orientere på deres LSU. Dekanerne har orienteret lokalt efter bestyrelsens godkendelse og Jørgen Jørgensen skrev d. 10/1 ud til alle VD-områder med ramme for deres budget. Notatet er en kort status på dette. Budgettet er delt op på front og back. Der er en væsentlig forskydning siden 2012 grundet i to forhold: AU Library nu er i administrationens budget og ikke på hovedområderne, hvilket forøger AU Administrationens budget med 72 mio. kr. Hertil kommer fusionen med IHA, som giver en udvidelse på 20 mio. kr. Aarhus Universitet Tlf.: Fax:

2 Der er dog tale om marginale ændringer i forhold til det samlede budget på AU Adm. på godt 1 mia.kr, helt præcist kr. Alt i alt er budgettet på niveau med 2012, hvor budgettet var 963 mio. kr. Side 2/8 Bygningsomkostninger er med i det uddelte skema, men de er ikke fordelt, pga. tekniske ændringer på bygningsområdet. I forbindelse med budgetlægningen er der afsat omkring 20 mio. til udvikling, hvoraf 7 mio. allerede er brugt, bl.a. til nyt AUmedie. Der er budgetteret med mio. kr. i Back office og mio. kr. i Front office. Søren Trangbæk henviser afslutningsvis til, at der i det samlede AU-budget er en budgetreguleringskonto som tidligere har været praksis. Det er muligt at administrationen på sigt skal deltage i udligningen af denne post. Herefter er ordet frit, og Helle Colding Seiersen lægger ud med spørgsmål om, hvordan ser budgettallene ud ift. regnskabstallene for Hertil svarer Søren Trangbæk, at der ikke er lavet sammenligninger, og at man i den sammenhæng er udfordret af sammenlægningen af bogføringskredse. Jørgen Jørgensen kommenterer, at man skal huske at læse skemaet sådan, at vi har 8 VD områder og at CEI (Center for Entrepeneurship og Innovation) og TTO (Technology Transfer Office) hører til henholdsvis Arts og AU Viden. Jens Winther Kristensen spørger, hvordan med akutjob-ordningen, som man i det samlede AU-budget regner med akkumulerer meromkostninger. Svaret er, ifølge Søren Trangbæk, at man da man lavede budgettet skrev, at det kunne have betydning, men det er langt fra sikkert, at det kommer til at koste. Her supplerer Louise Gade, at det en konservativ budgettering, for hvis kvoten på de 56 akutjobs, AU skal besætte inden 1/7, ikke opfyldes af ordinære stillinger, skal jobbene etableres, og så bliver det en udgift. Derfor opfordres kraftigt til at få stillingerne besat indenfor de ordinære stillinger og budgetter, så det ikke får økonomiske konsekvenser for AU. Hvis kvoten ikke indfris, har ministeren hjemmel til at skære i bevillingerne, fortæller Søren Trangbæk og Louise Gade, hvortil Jesper Kittelman spørger om VD områderne skal betale. Det er der ikke taget stilling til, fortæller Søren Trangbæk. Efter kommentar fra Søren Harboe Jensen om, at nogle områder har lettere ved at besætte akutjobs end andre, kommer drøftelsen til at handle om akutjobs. Louise Gade fortæller, at fordelingsnøglen er sådan, at der løftes i fællesskab, men administrationen skal besætte relativt flest jobs, nemlig 28 af den udmeldte kvote på 56 ud fra en vurdering af relevans. Hun understreger, at akutjobbere, der ansættes har relevante kompetencer og Søren Trangbæk supplerer, at det er vigtigt, at vi ser positivt på de mennesker, der kommer ind, fx i rengøringen. Endvidere nævner han, at vi må samarbejde med jobcentrene på nye måder, for at lykkes med dette. Jesper Kittelmann

3 foreslår, at man ud over jobcentrene arbejder sammen med a-kasser og organisationer. Side 3/8 Knud Holt Nielsen spørger, om der er overvejelser om at oprette en pulje af besparelser hentet på barselsvikariater, der ikke besættes og om man kan konvertere studentermedhjælperjobs til akutjob på et tidspunkt. Hertil svarer Jørgen Jørgensen, at mht. de ubesatte barselsvikariater er det et stykke budgetteknik og Louise Gade svarer, at alle TAP stillinger skal slås op som akutjobs, mens kun nogle VIP stillingskategorier egner sig hertil. Det gælder stillinger som undervisningsassistent og videnskabelig assistent. 3. Det rummelige arbejdsmarked Louise Gade fortæller indledningsvist, at medarbejdersiden har ønsket, at drøfte det rummelige arbejdsmarked. Formandskabet har fundet idéen god, og det er besluttet at der kommer temadrøftelser i dag og på de kommende møder. Således drøftes næste gang elever, da dette emne også har været et ønske fra medarbejderside. Der er blevet udarbejdet et notat fra HR vedr. status på fleksjobbere, job med løntilskud, virksomhedspraktik samt akutjobs med henblik dagens drøftelse af det rummelige arbejdsmarked. Formandskabet har besluttet at prøve at arbejde på en ny måde, derfor faciliteres drøftelsen af Karina Grost, der er proceskonsulent. Der gennemføres herefter en proces, hvor medlemmerne 2 og 2 og derefter i fællesskab drøfter spørgsmålet: Hvordan sikrer vi i fællesskab at vi lever op til det sociale kapitel samtidig med, at vi effektiviserer og professionaliserer organisationen og agerer forretningsorienteret? Hvilke fordringer stiller det til kolleger, TR og ledelse? Målet med drøftelsen er fælles brainstorm og forventningsafstemning. Ideer og forslag opstået i processen findes i bilag Fælles drøftelse af lønforhandlingsprocessen i administrationen Louise Gade åbner punktet med at takke TR for den evalueringssnak, der allerede har været om lønforhandlingen i 2012, og takker for de mange gode input. Målet med dagens drøftelse i ASU er perspektivet i forhold til administrationen. Der kan laves nogle nedslag på eksempelvis: Er der ting i procesplanen, der har været uhensigtsmæssig og som bør ændres? Hvad bør der særligt tages højde for i den guide, der skal laves nu? Har folk oplevet at få gode tilbagemeldinger? Har tonen være god ved forhandlingsbordet? Har forberedelsesmaterialet været OK? Hun uddyber, at der er lavet aftale med fællestillidsrepræsentanterne om, at HR, for at lette arbejdspresset for TR, vil lave bearbejdet materiale til de kommende forhandlinger - frem for at TR skal have adgang til AUHRA forhandlingsmodul og lære selv at trække oplysninger. Herefter er ordet frit. Søren Harboe Jensen fortæller, at ud over, hvad der allerede tidligere er nævnt, har der været en god proces og tilbagemeldingerne er kørt godt.

4 Jens Winther Kristensen har ligeledes oplevet en god proces. Han forholder sig dog kritisk til, at der både er lønforhandlingsaftale, kriterier og lønpolitik. Kriterierne vejede ikke tungt i processen. Han fortæller, at de tilbagemeldinger, han har fået er, at lønforhandlingerne er forløbet meget forskelligt. Der var forskellige procedurer og det var uklart, hvad TR og ledelse måtte melde ud til kollegerne efter forhandlingerne. Side 4/8 Claus Palle beretter, at han med ST som reference har haft et godt forløb og der har været eksemplarisk samarbejde med HR. Der er mange små enheder, og det er kørt godt. AU Viden og TTO, har været vanskeligere. Der har været utilfredshed med, at der ikke er kommet svar til folk som har søgt, men ikke er blevet lønforbedret. Folk har fået forskellige svar på spørgsmål hertil og der har været uklarheder i ledelsen. Nogle steder har man ikke kunnet få noget at vide hos den forhandlende ledelse. Claus Palle har endvidere eksempler på folk, der har fået lønforbedring, men hvor tillægget ikke er begrundet. Gitte Bak Ditlefsen ønsker, at ansøgningsperioden skal være på 14 dage næste gang. Hun oplever, at brevene fra HR ikke har været tydelige i forhold til, hvad lønforbedringen er, idet der har blot har været angivet, hvor man nu er indplaceret. Helle Colding Seiersen fortæller, at hun som TR har været til evalueringsmøde 9/1 med HR, hvor meget er nævnt. Men hun oplever, at der er for mange lag ift. kriterier. En anden gang bør der holdes møde med TR undervejs. Hun fortæller, at forhandlingerne er kørt suverænt i Økonomi og Planlægning. Det har dog nogle steder været uklart, hvem der skal give tilbagemeldingerne, samt hvad HR-partners rolle er i forhandlingen. Det skal være tydeligt næste gang ligesom der skal være mere tid til selve ansøgningen. Helle Colding Seiersen understreger, at der er stor ros til HR for support med lister, man ikke kunne trække. Jesper Kittelmann fortæller, at nogle har fået uklare tilbagemeldinger fra deres ledere, og at han gerne vil understrege, at HR er bisidder, ikke forhandler. Det er oplevelsen, at nogle ledere er mødt uforberedt op til forhandlingerne. 5. Fastsættelse af overordnede kriterier ved lønforhandlingsproces 2013 Jørgen Jørgensen åbner drøftelsen med at konstatere, at emnet har været drøftet i HSU, hvor man bl.a. pga. tidsperspektivet foreslår, at man ikke arbejder med nye kriterier. Endvidere er mål og problemstillinger på AU ikke væsentligt ændret, hvorfor han foreslår, at ASU heller ikke bør lave markante kursændringer. Helle Colding Seiersen fremhæver, at det er det er vigtigt, at folk kender de kriterier, der er gældende fra 1.april i år og de skal findes nu. Knud Holt Nielsen anfører, at kriterierne først og fremmest bør formuleres på LSU niveau, da ASU repræsenterer så stor forskellighed, bl.a. laver nogle meget udvikling,

5 andre meget drift. Han oplever, at ASU ligger mærkeligt i midten, ønsker at ASU skal være ret tilbageholdendende. Side 5/8 Jørgen Jørgensen svarer, at han er meget enig i forhold til forskelle på udvikling og drift. Dog vil han fremhæve, at det ASU enedes om sidst: ekstraordinære bidrag til at skabe sammenhæng via tværgående samarbejde med interne og eksterne samt forbilledlige bidrag til en brugerorienteret administration med stor forretningsforståelse netop ikke kan sikres alene i de enkelte vicedirektørområder. Det kan kun sikres på tværs, og det er ASU, der kan gøre det. Jesper Kittelmann ønsker kriterier fra ASU, der skal drøftes i LSU. Han fortæller, at han sidder i LSU både i AU IT og AU Viden og medarbejdere på fx IT området ofte føler sig overset, da der ikke er ikke fokus på sikker drift kun udvikling. I den ene søjle har det ikke været til drøftelse i LSU, men blot meldt ud. Jens Winther Kristensen fortæller, at i aftalen om forhandlingsforløb, 10 er det ledelsen der skal formulere mål og i 4 står, at det kan drøftes i LSU. Han understreger, at kriterier måske er et værktøj i ledelsens øjne, men de kan ikke binde på medarbejdersiden. Han er ikke uenig i de 2 kriterier fra sidst, men tillægger dem ikke stor betydning. Han finder at de grundlæggende regler for lønpolitik, lønaftalerne og lovgrundlaget bør være styrende. Hertil svarer Louise Gade, at det netop står i lønforhandlingsaftalen fra lønudvalget, at disse kriterier skal fastlægges. Overenskomst og lønaftalegrundlaget er meget bredt, så for de medarbejdere der får afslag, er det godt at der er vedtaget kriterier. Det er nødvendigt at kende disse. Søren Harboe Jensen ønsker at vide, hvad ledelsen prioriterer højst kriterier eller lønaftaler. Louise Gade svarer, at der gerne skulle være sammenhæng og de kriterier man vedtager på LSU er det, man skal rette sig efter. Hun understreger, at det er naturligt at VIP s lønaftaler er mere specifikke end tilfældet er for TAP, da VIP lønkataloget også tjener som karrierevejsredskab i den særlige stillingsstruktur som gælder for VIP, hvorfor det ikke giver mening at sammenligne deres lønkatalog med administrationens lønaftaler. Lønaftalerne er for TAP det grundlæggende tekniske dokument og bliver i høj grad brugt i forhold til, hvor store tillæg, der gives. Det som lønkriterier fra LSU skal styre, er det faglige og saglige prioriteringsgrundlag på hvilket det vurderes, hvilke medarbejdere som skal have en velbegrundet lønforbedring. Jesper Kittelmann har oplevet en tendens til, at kriterierne er blevet bøjet og brugt som det nu passede i forhandlingen og nogle gange i direkte modstrid med tidligere argumentation. Søren Trangbæk fortæller, at han finder kriterier er interessante, i forhold til, hvordan han kunne bruge det overfor egne ledere. Det har både været et værktøj, når han

6 skulle forhandle med TR og når han skulle have ledere til at håndtere det. Han oplevede gode forhandlinger, fordi TR havde klædt sig godt på og ville det. Side 6/8 Helle Colding Seiersen fortæller, at der set i bakspejlet ikke fra lederside ikke blev fokuseret på kriterierne. Hun vil endvidere i fremtiden holde sig mere til egen lønaftale for de medarbejdere, der drifter mere end de udvikler. ASU tilslutter sig herefter at fastholde de eksisterende kriterier med en bemærkning om at både drift og udvikling prioriteres. Kriterierne for lønforhandlinger 2013 i administrationen er således: - Ekstraordinære bidrag til at skabe sammenhæng via tværgående samarbejde med interne og eksterne. - Forbilledlige bidrag til en brugerorienteret administration med stor forretningsforståelse. Punkter til kort orientering 6. Akutjobs på AU Louise Gade fortæller, at 56 stillinger skal besættes inden 1/7. Der er lavet en fordelingsnøgle på 28 i Administrationen og 28 på hovedområderne. FALK har givet håndslag på, at stillingerne bliver fundet. Den aktuelle status er 19 akutjob opslag, 1 er med succes besat på AU HR Health ved årsskiftet. Der laves månedlig status, som sendes til ministeriet. Jørgen Jørgensen kommenterer, at der ligeledes vil være status på de kommende ASU møder. 7. Facility Management Funktionen Søren Trangbæk indleder orienteringen med, at der under det daværende icasu d. 6. december 2011, blev udarbejdet en PID om flytning af Facility Management funktioner fra VD områder til en FCM enhed. 6 opgaver var i fokus og det er disse, der gives en kort status på. Den generelle tilbagemelding er, at det ikke har været prioritet i 2012, hvor fokus i højere grad har været drift end udvikling. Status er: Postomdelingen: Indkøb har udarbejdet aftaler, der dækker hele AU i 2012, nye aftaler for 2013 er under etablering, og erfaringer fra alle områder kommer med. Ellers er der reageret ved behov. Omstillingen: Her er der sket en del, idét omstillingen er flyttet fra AU Herning til Aarhus. Man har forholdt sig til de henvendelser, der er kommet. Vedligeholdelse af data til lokaleplanlægning: Her er de nye områder kommet med ind. Trykkeri: Institutterne varetager nu denne opgave. AV service: Her er vi ikke i mål, men der er forslag til ny organisering. Mindre kaotisk studiestart er målet.

7 Søren Harboe Jensen ønsker at vide, om der forventes en opprioritering af flytning af Facility Management funktionerne, hvortil Søren Trangbæk svarer, at det ikke er planen pt. pga. andre presserende opgaver. Side 7/8 8.Høring af MUS-koncept i FSU/ASU og LSU Louise Gade giver en kort orientering om at MUS-konceptet nu er i høring initieret af HSU. ASU formandskabet sendte op til jul MUS-konceptet til høring i LSU erne, og høringssvar skal retur til ASU senest d. 18/2. Det er FSU/ASU s opgave at følge konceptet ud i organisationen, og der forskel på, hvordan det gøres. I ASU har formandskabet fundet, at LSU høringen er det centrale, hvorfor der ikke kommer drøftelse i ASU, men ASU-formandskabet skriver et kort svar baseret på tendensen i indmeldingerne fra LSU og vedhæfter alle LSU svar. Helle Colding Seiersen kommenterer, at indtastning af aftaler fra MUS-samtalen bør være lederens ansvar. Det vil komme med i det LSU s høringssvar. 9. Status på APV og nyt fra APV følgegruppe (JJ) Den psykiske APV er nu der i processen, hvor spørgeskemabesvarelser er afsluttet og data er ved at blive bearbejdet. Der er forventet offentliggørelse 21/2, og der er udsendt inspirationsmateriale til, hvordan man kan arbejde med det. Endvidere findes en hjemmeside, og der er nedsat APV følgegrupper, også for ASU. 10. Status på AU strategi (JJ) AU s hidtidige strategi udløb i En ny strategi er på trapperne og forelægges for 3. gang for bestyrelsen snarest. Den er bundet meget op på de 4 strategiske områder, og der synes at være almindelig konsensus om de store linjer. Der kan dog være en vis uenighed i forhold til målsætningen om 25% af en ungdomsårgang versus fokus på det elitære. Det er en politisk dagsorden, som især har de studenterpolitiske organisationers bevågenhed. Det skal understreges, at vi fastholder interdisciplinaritet, men også dyb faglighed. Jørgen Jørgensen understreger, at de administrative og tekniske målsætninger skal justeres efter den overordnede strategi. Medarbejdersiden supplerer, at kontaktudvalget på Sandbjerg foreslog, at få det at administrative skrevet mere ind i strategien. 11. ASU-temadag d. 23. januar Programmet for ASU s temadag forventes udsendt én af de nærmeste dage. Der er inviteret, og dato meldt ud før jul. Det er et andet indhold end LSU uddannelsen. Temadagen er målrettet ASU og ASU s arbejdsform og opgaver fx i forhold til APV og MUS.

8 12. Redaktionskomité Jens Winther Kristensen fortæller, at medarbejdersiden oprindeligt indstillede Knud Holt Nielsen. Han har dog trukket sig, og nu indstiller medarbejdersiden i stedet Helle Colding Seiersen. ASU bakker op om indstillingen. Side 8/8 13. Ændrede stillingsbetegnelser Helle Colding Seiersen fortæller, at nogle medarbejdere har fået ændret deres stillingsbetegnelser i oversigter og telefonlister uden at få det at vide, andre har fået besked på at de skal kontakte deres leder, og meddele hvilken titel de ønsker. Helle Colding Seiersen fortæller endvidere, at CASU for 1½ år siden nedsatte CASU et stillingsudvalg med Jens og Helle fra medarbejdersiden. Hun foreslår, at dette måske kan være en naturlig anledning til, at udvalget kommer i gang. Louise Gade svarer, at hun ikke kender til disse ændrede stillingstitler, og at hun meget gerne vil have konkrete eksempler. Vedrørende arbejdsgruppen bekræfter hun, at en sådan blev nedsat, og at det er korrekt, der skal ryddes op i stillingsstrukturen. Men er det ikke er en opgave, der kan prioriteres lige nu pga. stort opgavepres med fx APV og lønforhandlinger. Hun opfordrer til, at det bliver taget op efter sommerferien. Niels Damgaard kommenterer, at årsagen til at nogle har fået ændret i stillingsbetegnelsen måske kan være, at der er taget initiativ til at få stillinger med på telefonlisterne. Louise Gade afslutter, at hun stadig meget gerne ser de konkrete eksempler, så det kan undersøges nærmere. 14. Eventuelt Ingen punkter under eventuelt.