AARHUS UNIVERSITET. Møde den: 18. december 2013, kl Mødelokale: Kollokvierum Øst (bygning 1268, lokale 218) Fakultetets samarbejdsudvalg

Transkript

1 AARHUS UNIVERSITET HEALTH Møde den: 18. december 2013, kl Mødelokale: Kollokvierum Øst (bygning 1268, lokale 218) Fakultetets samarbejdsudvalg REFERAT Deltagere: Allan Flyvbjerg, Anne Marie Bundsgaard, Peter Holm-Nielsen, Jens Heidmann, Steffen Junker, Bettina Grumsen, Lene Hee Christensen, Diana Gyldenløve, Karin Borup Jensen, Thomas G. Jensen, Hanne Mohr, Annette Kudahl Jensen, Kristjar Skajaa, Søren K. Kjærgaard, Steen Harrit Jakobsen, Birgit Honoré. Afbud fra: Kim Sørensen, Bertha Beck Mortensen Referent: Annett Bülow Aagaard. Dato: 17. januar 2014 Sagsnr.: SUN Ref: BH/aba Side 1/5 1. Godkendelse af dagsorden Dagsordenen blev godkendt. 2. Temadrøftelse Centerleder Børge Obel gav et oplæg (se vedlagte pp) om Matrixorganisationer, som fra den 1. januar 2011 har været organisationsstrukturen på AU. Indførelse af matrixorganisationen skete som et led i understøttelsen af universitetets strategi, idet Matrixstrukturen ses som et redskab til at sikre tværfagligt samarbejde. Der er dog fordele såvel som udfordringer ved denne struktur. Udover tværfaglighed er fordelene fleksibilitet samt økonomisk anvendelse af menneskelige ressourcer, hvorimod udfordringerne blandt andet er, at den har en lang indkøringsfase samt store administrative omkostninger. Begge disse udfordringer mærker universitetet til på nuværende tidspunkt, og dekanen bemærkede i denne henseende, at det stadig er en ny struktur på universitetet, hvorfor vi skal være tålmodige, da det er en lang proces. Universitetet er dog godt på vej i den rigtige retning. Thomas G. Jensen spurgte til, om Matrixstrukturer generelt er fortid eller fremtiden og til dette svarede Børge Obel, at trenden i stigende grad går mod etableringer af Matrixorganisationer. Hvis man vælger at strukturere sig som en Matrixorganisation, er det vigtigt med fælles standarder, hvor det findes hensigtsmæssigt, og derfor er det desuden vigtigt med en afklaring af, hvor det vil gavne. Til sidst konkluderede dekanen, at oplægget omkring Matrixorganisationen er en analyse af, hvor vi er lige nu, og hvis man løser store samfundsmæssige problemstillinger, så er Matrixstrukturen meget bevendt samt, at hvis man vælger at benytte denne struktur, så skal man være tro mod den, før det giver afkast. Health Aarhus Universitet Vennelyst Boulevard Aarhus C Tlf.: sun@au.dk

2 Side 2/5 3. Godkendelse af referat fra mødet d. 01. oktober 2013 Referatet fra mødet den 01. oktober 2013 blev godkendt. 4. Økonomi Dekanen gav en overordnet orientering om AU s økonomiske situation, herunder Healths kvartalsrapport for 3. kvartal 2013, budget 2014 samt overslagsårerne 2015 og Dekanen orienterede desuden kort om drøftelser og beslutninger relateret til AU s økonomiske situation på baggrund af HSU mødet den 13. december Bestyrelsen har givet lov til et underskud i 2011, 2012, 2013 og 2014, men fra 2015 skal universitetet gå i nul, for at der kan blive skabt en sammenhæng mellem udgifter og indtjening. Det er forskelligt fra hvert hovedområde, hvor slemt det står til, men det er også forskelligt på Health, hvordan det står til på de forskellige institutter. Administrationen står overfor den relativt set største besparelse. Besparelserne kan ske ved hjælp af en række tiltag, hvor afskedigelser er én ud af flere muligheder. Dekanen understregede dog, at hele universitetet står sammen i denne svære situation, og derfor bidrager alle til, at universitetet kommer i balance. Dekanen orienterede desuden om, at basismidlerne er relativt stabile de næste 3 år frem, og derfor er det vigtigt, at universitetet er fokuseret på at skulle øge sin indtjening via de eksterne bevillinger, hvor der samtidigt er indregnet dækning af afledte omkostninger. Peter Holm-Nielsen bemærkede, at sidste år havde universitetet ligeledes et underskud, og dengang var det ikke noget problem. Han ville derfor gerne vide, hvorfor det er et problem nu. Dekanen forklarede, at bestyrelsen er universitetets øverste myndighed, og de udøver rettidig omhu ved at sige, at der skal være bragt balance i økonomien om to år. Bestyrelsen havde naturligvis været bekendt med den økonomiske situation, men timingen i forhold til eventuelle tilpasninger var ikke den rette for et år siden. Peter Holm-Nielsen bemærkede desuden, at der ved flere lejligheder er blevet meldt forskellige budgettal ud, hvorfor han gerne ville vide, hvad det rigtige tal er. Dekanen udtalte, at budgettallene altid vil være et skøn, som er baseret på en analyse på hvert hovedområde af antal studerende, antal færdiggjorte samt fremtidige midler. Underskuddet er dog en realitet, og det vil være permanent, indtil der bliver foretaget en ændring. Kristjar Skajaa tilføjede, at helt usikre er tallene ikke, da de er baseret på Q3 regnskabet. Dekanen understregede ydermere, at grundet den nye økonomimodel kommer STÅ indtægterne samt eventuel overskud fra dækning af afledte omkostninger ved eksterne

3 Side 3/5 projekter direkte til det pågældende institut, hvorfor der burde være en interesse i at få medregnet disse omkostninger. Anne Marie Bundsgaard spurgte, om det kom bag på Universitetsledelsen, at bestyrelsen satte bremseklodsen i og hvis ikke, hvorfor det kvalificerede ansættelsesstop så ikke kom noget før. Dekanen forklarede, at underskuddet allerede eksisterede for et år siden, og at der i et langt stykke tid er sket løbende tilpasninger på flere institutter. Ydermere indføjede Anne Marie Bundsgaard, at det set fra tillidsrepræsentanternes synspunkt kunne være en fordel at skubbe processen med at skulle gå i nul, da der i denne snævre tidsramme for besparelser kan ske uhensigtsmæssige afskedigelser, som måske senere viser sig unødvendige. Dekanen svarede, at dette ikke er en mulighed, sådan som han hørte bestyrelsen sige det. Og denne beslutning støtter dekanen fuldt op om, da det er vigtigt, at universitetet får overstået denne besparelsesproces nu, så det ikke bliver et tilbagevendende problem. Jens Heidmann udtalte, at han er frustreret over, at man ikke kan se en garanteret ende på den dårlige økonomiske situation. Dekanen anerkendte frustrationen og svarede, at administrationen vil være nødsaget til at skulle spare de næste tre år, og at der herefter vil være skabt et roligt leje. Derimod er det ambitionen, at man på institutterne skal igennem besparelsesprocessen i én omgang for herefter at befinde sig på et roligt leje. Desuden har bestyrelsen fokus på at få defineret, hvad der er need-to-have og nice-to-have, dog med en bevidsthed om, at det er en hårfin balance. Jens Heidmann pointerede desuden, at hvis man vil have tilfredse og ambitiøse medarbejdere, så skal de have noget godt at sige om deres arbejdsplads, og det beror på, at der kommer ro på universitetet og dets økonomiske situation. Karin Borup Jensen tilføjede, at hun ikke kan se, hvordan de skal kunne undvære så meget som én medarbejder hos dem. Hun synes desuden, at varslingsperioden er for lang, for det tærer på folk ikke at vide noget. Dekanen svarede, at det er blevet nøje overvejet, hvordan processen skulle foregå, og at konklusionen blev, at hvis det skal være en ordentlig proces, så bliver den nødt til at strække sig over et par måneder. Ambitionen er at genere færrest mulige, mindst muligt og ikke flest mulige, mest muligt. Til dette kommenterede Karin Borup Jensen, at denne beroligelse er svær at bringe videre, da man først kender til afskedigelserne lige inden uge 7. Dekanen pointerede, at heldigvis bliver langt størstedelen af medarbejderstaben tilbage, og alle, både de afskedigede samt de tilbageværende, skal behandles ordentligt. Bettina Grumsen spurgte til, om seniorordninger, kvalificeret ansættelsesstop samt fratrædelsesordninger er noget, der vil blive gjort brug af på Health. De-

4 Side 4/5 kanen svarede ja til alle tre, da fokus i den kommende proces er på besparelser frem for afskedigelser. Det vil blive gennemgået, hvilke virkemidler der eksisterer for at minimere afskedigelser, så alt vil blive bragt i spil. Afskedigelser vil derfor stå nederst på listen over virkemidler, men universitetet kan ikke komme uden om det. Målet er permanent at få skabt balance mellem udgifter og indtægter. Peter Holm-Nielsen spurgte, om man vil kunne risikere, at der vil blive sagt nej til eksterne bevillinger, hvis der ikke er medregnet dækning af afledte omkostninger. Dekanen svarede, at han vil være betænkelig ved at godkende eksterne million bevillinger, hvis dette ikke er medregnet, da det i høj grad belaster institutternes økonomi. Det der derfor er udfordringen er, at få de dygtige forskere til at huske på, at der ved forskning ligeledes er udgifter til afledte omkostninger som eksempelvis løn til bioanalytikere, ph.d. studerende, bygningsservice og administration. 5. Evaluering af FSU arbejdet Formandsskabet har besluttet, at evalueringen af FSU arbejdet bliver rykket til det først komne ordinære FSU møde i Denne beslutning tilsluttede det øvrige FSU sig. 6. Særlig kommunikationsindsats På sidste møde blev det besluttet at iværksætte en særlig kommunikationsindsats omkring karriereforløb jf. den nye stillingsstruktur, der trådte i kraft den 1. september Dette er der kommet en artikel ud af i Healths nyhedsbrev Inside Health den 28. oktober 2013, hvor blandt andre dekanen har udtalt sig omkring emnet. Dekanen udtaler, at universitetet har en stor ledelsesmæssige opgave i et systematisk arbejde med karrieresamtaler og planer jf. den nye stillingsstruktur, i særlig grad når der er tale om yngre forskere. 7. Emner til temadrøftelse Der var ingen emner til temadrøftelse til det næste FSU møde, da det er ekstraordinært og vil omhandle budget Mødeplan for 2014 Der var enighed om følgende mødekalender for FSU for 2014: 07. januar kl (ekstraordinært FSU møde) 03. april kl juni kl oktober kl december kl

5 Side 5/5 9. Eventuelt I februar 2014 skal der ifølge reglementet være valg til FSU, og dermed skal de nye medlemmer starte op til april Grundet den økonomiske situation blev det besluttet, at samtlige FSU medlemsskaber bliver administrativt forlænget, da det ikke vil være hensigtsmæssigt at indsætte nye medlemmer i FSU, da de står over for en turbulent tid.