REFERAT. Administrationens Samarbejdsudvalg (ASU) Møde den 11.oktober 2012, kl Jens Baggesens Vej 51-53, bygning 5521, lokale 318

Transkript

1 Administrationens Samarbejdsudvalg (ASU) Møde den 11.oktober 2012, kl Jens Baggesens Vej 51-53, bygning 5521, lokale 318 REFERAT Til stede: Jørgen Jørgensen, Louise Gade, Søren Trangbæk, Maria Volf Lindhardt, Niels Damgaard Hansen, Helle Colding Seiersen, Knud Holt Nielsen, Søren Harboe Jensen, Gitte Bak Ditlefsen, Jesper Kittelmann, Michael Nielsen, Anders K. Moestrup, Claus Palle, Jørgen Riis, Anna Mette Morthorst. Afbud fra: Jens Winther Kristensen Referat ASU møde den 11. oktober Godkendelse af dagsordenen (JJ) Jørgen Jørgensen byder velkommen og fortæller, at der i dag er afbud fra Jens Winther Kristensen, som suppleres af Jørgen Riis. Endvidere deltager Annemette Morthorst for første gang. Dagsordenen godkendes uden bemærkninger. ASU Sekretariatet Karina Grost AU HR, Organisationsudvikling og Arbejdsmiljø Dato: 2. november 2012 Ref: Kgro 2. Opfølgning fra sidste ASU-møde (JJ) Side 1/8 a. SU-uddannelse/temadag for ASU d. 23. januar Louise Gade fortæller, at ASU-temadagen er en del af den store uddannelsesplan for alle samarbejdsudvalg på AU. AU HR har arrangeret kurserne og det er Samarbejdssekretariatet, der afvikler kurserne. Lige nu er mange LSU er på SU-uddannelse og planen er, at der derefter er temadage for HSU, FSU og ASU på Koldkærgård i Aarhus. Temadagen sluttes med middag. ASU s temadag d. 23. januar 2013 vil ikke være et grundkursus som LSU får, men i højere grad en temadag. Der sættes fokus på og laves øvelser, som handler om, hvilke temaer ASU kan arbejde sammen om og hvordan. b. Status på Statens overtagelse af STADS Jørgen Jørgensen fortæller, at der ikke er meget nyt om Statens overtagelse af STADS (studie administrativt system). Det vides nu, at de medarbejdere i Uni-IT, der arbejder med STADS overføres til ministeriet. Tilbage står, at det er uafklaret, hvad der skal ske med de medarbejdere i Uni-IT, der arbejder med andet end STADS, fx økonomisystemer og personaleadministrative systemer. Ingen fra AU er berørt. Der er stadig fokus på, hvordan STADS kan videreføres og videreudvikles. Aarhus Universitet Tlf.: Fax:

2 På det tidligere Ingeniørhøjskolen (IHA), der nu er en del af AU, gøres meget ud af at sikre sikker drift, så Ingeniørhøjskolens systemer skal kunne integreres. Side 2/8 Jørgen Jørgensen udtrykker bekymring i forhold til IHA og bekymringen går konkret på risikoen for, at folk rejser derfra. Maria Volf Lindhardt supplerer, at driften på IHA kan blive akut truet, hvis dette sker og tilføjer, at det vil være et stort problem for systemejerkredsen i forhold til den besluttede udviklingsplan for STADS. Niels Damgaard afslutter med at fortælle, at lederen af IHA har fortalt, at nedlæggelsen af driftsenheden ikke længere er så presserende, og der er kommet mere ro på. 3.Orientering fra formand og næstformand a. Konstituering af medarbejdersiden samt ønske om yderligere medlem (JWK) I næstformandens fravær fortæller Helle Colding Seiersen, at medarbejdersiden har konstitueret sig som følger: Jørgen Riis supplerer Jens Winther Kristensen, Carsten Sestoft er suppleant for Claus Palle og Anna Mette Morthorst er suppleant for Søren Harbo Jensen. Endvidere er Karina Sørensen ikke længere suppleant i ASU, da hun stopper som TR. Jørgen Jørgensen fortæller, at han via næstformand Jens Winther Kristensen har modtaget medarbejder-sidens ønske om en ekstra plads i ASU, grundet i at AU Viden ikke var på plads, da der blev fordelt pladser og KS samt Bibliotekarerne derfor ikke er repræsenterede. Dette er drøftet i formandskabet og man er enige om, at ASU ikke kan bøje de fastlagte principper, som er besluttet af HSU og fremgår af samarbejdsaftalen besluttet i HSU og af ASU s forretningsorden. Der er 10 medarbejderpladser i ASU. En mulig løsning for at imødekomme dette kunne være, at medarbejdersiden i et år begrundet i det er et overgangsår - kan få en midlertidig ekstra en plads som tilforordnet dvs. med møderet og taleret, men uden stemmeret. Dette vil være i overensstemmelse med principperne og Jens Winther Kristensen fandt på formødet, at det var en pragmatisk løsning. Medarbejdersiden svarer bekræftende, at løsningen er i orden og accepteret. b. Økonomi i AU administrationen (JJ) Jørgen Jørgensen fortæller, at der lige nu er fokus på at gennemføre tilpasninger til budgetterne ud fra de udmeldte præmisser bl.a. en præmis om, at det ikke skal betyde fyringsrunder. Der skal spares 60 mio. og heraf 30 mio. i 2013 og 30 mio. i 2014 som følge af krav fra finansloven. Der arbejdes på dette i de enkelte vicedirektørområder, hvor der bl.a. ses på, om det kan lade sig gøre at yde samme service, men med en mere effektiv administration via

3 omlægninger. Det er en ledelsesmæssig opgave at afstemme dette, og det kan dermed ikke loves, at faste stillinger vil være uberørte da det er en ledelsespligt løbende at effektivisere organisationen gennem nødvendige organisatoriske omlægninger. Det er et mål, at udgifterne på det faglige område skal øges og udgifterne på det administrative område tilsvarende mindskes via en mere effektiv administration. Side 3/8 Anders Kragh Moestrup spørger, hvordan dette års regnskab ser ud. Søren Trangbæk svarer, at der netop nu er lavet forescast 3, som bygger på august-tal. Den aktuelle status er, at det et samlede budget i AU administrationen holdes. Helle Colding Seiersen ønsker at vide, hvordan der ses på den dobbeltadministration, der stadig forekommer det vil sige at institutterne ansætter administrativt personale. Hertil svarer Jørgen Jørgensen, at det bestemt ikke er meningen idéen med 9. marts rapporten og DFU (Den faglige Udviklingsproces) har netop været, at der kun skal være én administration. Jørgen Jørgensen vil fortsat gerne have forelagt eventuelle konkrete eksempler på administrative ansættelser på institutter. Han understreger, at ambitionerne er, at give den bedst mulige service til brugerne og ikke lave egen organisation. To ting er vigtige: Administrativ ansættelse på institutter, skal betales lokalt og udgiften vil således gå fra VIP ansættelser. Desuden kan en sådan tendens være et tegn på, at der ønskes et højere service niveau og en oprustning af administrationen. Niels Damgaard bemærker, at administrationscheferne og front-personale er i gang med runde med dialogmøder på hovedområderne, hvor der forventningsafstemmes og drøftes service niveau. Han understreger, at dialogen er god og vigtig - for jo mere viden vi har om hinanden og de services vi leverer, jo skarpere kan vi blive på at afklare grænseflader. Knud Holt Nielsen spørger Søren Trangbæk om der er hovedområder, som halter i det nye forecast. Der bliver svaret, at hovedområderne også holder budget, og der er marginal forskydning. c. Status på genforhandling af lønaftaler (LG) Der er lavet 17 lønaftaler i alt, den sidste blev færdig i uge 39. På et område, maskinmestrene, blev man ikke enige, så her er ikke indgået en aftale. Der var i forvejen ingen aftale, så forhandlingerne har gået på at lave en aftale. Det er aftalt, at forhandlingerne genoptages på et møde inden jul her skal drøftes en række konkrete spørgsmål som maskinmestrene har rejst, og som er ved at blive afdækket i AU HR. Lønforhandlingsrunden afvikles 2012, afvikles for denne gruppe, i lighed med tidligere, uden en lønaftale.

4 Helle Colding Seiersen fremfører, at medarbejdersiden ønsker at evaluere såvel proces og som de konkrete lønaftaler gerne på et ekstraordinært ASU i december, evt. kun med noget af udvalget. Tidpunktet er afgørende, da udgangen af december er fristen for opsigelse af aftaler, og de næste lønforhandlinger starter snart. Side 4/8 Jørgen Jørgensen svarer, at medarbejdersiden er velkomne til at henvende sig med et konkret forslag, hvorefter der vil blive fundet en passende form. d. Status på lønforhandling (LG) Lønforhandlingsprocessen er i fuld gang, fortæller Louise Gade. Lige nu udveksles der ønsker. Nogle har svært ved at være færdige til 9. november. Hvis man ikke bliver færdige til tiden er der risiko for at lønnen forsinkes, og lønforbedringen kommer til udbetaling i 2013 fremfor med december-lønnen i Men det afhænger af, hvor tæt man kommer på deadline. Søren Trangbæk fortæller, at Økonomi bestræber sig på at nå det, og hvis udbetalingen skubbes til 2013, har det konsekvenser skattemæssigt. 4.Emner fra AU s samarbejdsaftale a.status på projekt fælles MUS-koncept på AU (LG) Universitetsledelsen har besluttet, at vi skal have et fælles standardiseret MUSkoncept (medarbejderudviklingssamtale). MUS-konceptet er udviklet sammen med en følgegruppe, og der har været pilotafprøvning i Institut for Molekylær Biologi og Genetik, Center for Undervisningsudvikling og Digitale medier, Institut for Kemi og i AU HR samt af Jørgen Jørgensen. Der foregår nu evaluering efter pilotprojekterne. Evalueringerne har vist, at der er stor tilfredshed med indholdsdelen, som giver god struktur for samtalen og opleves meningsfuld. I forhold til systemunderstøttelsen er der efterspurgt nogle faciliteter, som AU HR nu er i drøftelse med leverandøren om at tilpasse. Næste skridt er at MUS-konceptet - indholdsdelen og ikke systemdelen (da det er teknik) sendes til høring i samarbejdsudvalgene, startende i HSU, og videre i FSU/ASU og LSU. Efter høringen vil der ske tilretning og i efteråret 2013 kører MUS efter det nye koncept. I årshjulet kører det i efteråret, mens lønforhandlinger kører i foråret. Jørgen Jørgensen supplerer at der senere vil komme noget i forhold til høring i LSU og måden vi gør det på i ASU. Helle Colding Seiersen spørger, om det skal køre på samme tidspunkt på alle områder og om fælles årshjul ikke er nødvendigt? Louise Gade svarer, at det er vigtigt at MUS og lønforhandlinger holdes adskilt, så emnet ikke blandes sammen. Derudover er meningen, at et fælles MUS koncept er

5 strategisk understøttende og bruges til at kvalificere kompetenceudviklingsindsatsen. Det sidste handler om, at hvis fx 1000 medarbejdere har fået lovning på kursus i avanceret engelsk, kan der laves målrettet kursus tilbud i dette. Side 5/8 Søren Harbo Jensen spørger, om man skal bruge det i efteråret? Hertil er svaret fra Louise Gade, at mange har efterspurgt det nye fælles MUSkoncept, og derfor er det et tilbud at man må bruge det i dets nuværende form, hvor det ikke har været i høring - og det kan hentes på MUS hjemmesiden under HR. Først når det endelige koncept er besluttet, er det dét vi bruger på AU med virkning fra efteråret Hun understreger, at det kun er indholdsdelen, der sendes i høring. b. APV-følgegruppe drøftelse og udpegning af 2-3 ASU repræsentanter (JJ) Jørgen Jørgensen fortæller, at Psykisk APV snart kommer ud og der er der er grund til at tro, der skal være et opfølgningsarbejde, hvorfor en følgegruppe kan være en god idé og der er allerede nu lavet oplæg. Han henviser til oplæg og opfordrer til dialog om særlige temaer som ASU finder, der skal suppleres med fordi det giver mening for os som administration. Derefter skal der besluttes deltagere, hvis ASU bakker op. Der spørges til opfølgning på fysisk APV og Anders Krogh Moestrup fra Arbejdsmiljø svarer, at fysisk APV handler om store og små problemstillinger, rettet mod de enkelte lokale arbejdsmiljøgrupper. Jørgen Jørgensen understreger, at der ikke laves samlet papir om fysisk APV, da man håndterer det lokalt. Da man diskuterede hvorvidt samarbejdsorganisation og arbejdsmiljøorganisation skulle slås sammen, blev det nævnt at fysisk arbejdsmiljø er et anliggende kun for arbejdsmiljøorganisationen mens psykisk APV er et fælles anliggende for begge, fortæller Louise Gade. Søren Dam spørger, om økonomi ikke gør fysisk APV til et fælles anliggende, fx hvis det trækker fra alle vinduer i en bygning, og vinduerne skal udskiftes. Hertil svarer Jørgen Jørgensen, at hvis der sker noget på det bygningsmæssige, skal det i FAMU, mens den udvendige vedligeholdelse, hvorunder udskiftning af vinduer hører, varetages af Bygningsstyrelsen. Herefter spørger Jørgen Jørgensen, om der er stemning for at deltage i en følgegruppe til psykisk APV og nævner, at det i notatet er foreslået at han er formand et hverv han gerne tager gerne i følgeskab af 2-3 medlemmer fra ASU. På medarbejdersiden har Søren Dam meldt sig klar, det samme har Knud Holt Nielsen, og man vil spørge Jens Winther Kristensen, om han er interesseret i at være med eller stå stand-by.

6 Anders Krogh Moestrup afslutter punktet med en bemærkning om, at alle modtager elektronisk spørgeskema til psykisk APV i november. Side 6/8 5.Orienteringer fra HSU a.status på implementering af den nye økonomimodel, bilag 5a (ST) Vicedirektør for AU Økonomi og Planlægning Søren Tranbæk giver en status på implementeringen af den nye økonomistyringsmodel på AU. Oplæg vedhæftet dagordenen som bilag. Han kommer ind på faseopdelt implementering af økonomistyringsmodel, status på etablering af fælles registreringsramme samt uddannelse af økonomi medarbejderne. Principperne for den nye økonomimodel er, at der her og nu skal være fokus på sikker drift, og at implementeringen skal køre i flere faser, da der også er andre store projekter som søsættes. På sigt skal AU indføre en aktivitetsbaseret økonomimodel, hvor man kan se, hvad en aktivitet koster at gennemføre fx hvad koster det at uddanne en BA? Første fase er at lægge 4 bogføringskredse sammen til én. Samtidig etableres fælles registreringsramme. I september blev en masse systemer blev lukket ned og AU s nye organisering blev puttet ned i det. Systemet er det samme som før, men organiseringen er tilpasset. I Navision er der sket ændringer med nye processer og nye principper, så økonomimedarbejderne skal arbejde på anderledes måde. Rejseafregningssystem, faktureringssystem og webshop åbnede planmæssigt efter nedlukning i 14 dage. Det er en stor udfordring at give gode rapporteringer til institutledere og økonomimedarbejderne knokler virkelig for det. Der er særligt fokus på afrapportering til eksterne bevillingsgivere. Det nye er, at der bruges sags-modul i Navision. Der arbejdes på standardisering og der udarbejdes nye processer bliver et overgangsår, men fra 2013 bliver der fælles registreringsramme for hele AU på nær én. Lige nu er der fokus på afrapportering til eksterne bevillingsgivere og acceptabel økonomistyring i denne overgangstid. Alle økonomimedarbejdere uddannes, så der er indtil nu kørt 460 deltagerdage. Kurserne er gået godt. Der spørges til, hvordan nedlukning af systemer er blevet modtaget. Søren Trangbæk fortæller, at det nogle steder er gået godt, andre steder mindre godt men der er forbavsende få klager. Medarbejdere knokler på efterslæb på regninger, der skal håndteres efter nedlukning. Medarbejdersiden rejser den bøn, at man fremadrettet bør tage mere hensyn til ikke at rulle nye systemer ud og at lukke gamle systemer ned, som fx webshoppen, lige op til studiestart. Der appelleres til, at der tages hensyn til at genere mindst muligt.

7 Søren Tranbæk svarer, at der er foretaget en prioritering, og det oplagte tidspunkt findes ikke. Men ledelsen noterer sig apellen. Side 7/8 Anders Kragh Moestrup spørger, hvordan er de nye arbejdsgange blevet modtaget af medarbejderne, hvortil Søren Tranbæk svarer, at det er lidt forskelligt. På det gamle SAM og ASB er der ikke sket de store ændringer, men i Roskilde og Foulum har det været lidt af et kulturchok. Desuden en ophobning af fx fakturaer i AU Regnskab. I AU Regnskab har det ikke været markant, fortæller Gitte Bak Ditlefsen, men naturligvis er der opstået pukler. Dette er rettet ind følgende. Hun fortæller, at mange ude omkring synes, at systemet ER lavet om og nogle føler det er en stor udforing. Jesper Kittelmann fortæller, at indkøbsmæssigt har der været pukkel på ca. 3 uger, hvor man var lukket ned. Han nævner, at det skal huskes at sådanne spørgsmål ikke kun vedrører dem i søjlen. I Indkøb var beskeden, at der ikke måtte købes ind i 14 dage. Søren Trangbæk svarer, at det i så fald ikke en udmelding fra Økonomi. Helle Colding Seiersen spørger om Søren Trangbæk vil invitere ASU med, når han vil iværksætte demonstration af systemet for HSU. Søren Trangbæk kvitterer, at hvis nogen er interesseret, vil han sørge for en præsentation med en tvist uddannelse. Kontakt Søren Tranbæk, hvis I er interesserede. b.status på AU Library (LG) Louise Gade giver en status. Der er gang i ansættelsesproces med to biblioteksledere i hhv. Aarhus og Emdrup. Det skulle være på plads inden udgangen af oktober. Endvidere er LSU på plads og der skulle være valgt TR. Anna Mette Morthorst fortæller, at der dagen forinden blev valgt næstformand i LSU. 5. Eventuelt a.vedr. rejse mellem lokationer Jørgen Jørgensen fortæller, at der er rejst spørgsmål vedrørende rejser mellem lokationer og de udfordringer, der ligger i det. Han bemærker, at vi bevæger os meget med tog, fly, bil og skal vænne os til også at bruge videokonferencer noget mere. Det gælder både i almindelig sagsbehandling og i øvrige samarbejdsrelationer. Geografien kan vi ikke lave om på, men der vil blive set på det i forbindelse med lokale budgetter, hvor der i buget 13 vil blive revurderet i forhold til erfaringerne fra i år. Endvidere skal dette drøftes lokalt. Jørgen Riis (Emdrup) fortæller, at hans afdeling holder videokonferencer hver 14. dag, og skal der holdes møder, hvor det er nødvendigt at være der, klumpes møder sammen, så de ligger samme dag.

8 Anders Kragh Moestrup fortæller at medarbejdere der er landet i Emdrup, Foulum og Roskilde med en forventning om fleksibilitet og rejseaktivitet for at få tingene til at fungere bliver begrænset i rejseaktiviteten af deres ledere. Side 8/8 Jørgen Jørgensen kommenterer, at det er svært at benægte, at der er problemstilling. Knud Holt Nielsen fortæller, at det jo afhænger af folks funktion, om de er nødt til at rejse meget for at løse de opgaver, de er sat til. Nogle rejser meget, andre slet ikke og det er naturligt nok. Men omkostningerne til rejser går ud over de uddannelseskroner, der er til den enkelte medarbejder. Søren Trangbæk pointerer, at der ikke er et rejsebudget pr. hoved. Der er et beløb, som er opstået ved at gange op pr. hoved - men det betyder ikke, at beløbet er koblet på den enkelte. Den enkelte vicedirektør bestemmer selv. Niels Damgaard er enig med Søren Trangbæk, men oplever også at medarbejdere er blevet konfronteret med, at nu har du brugt din pulje og sådan er det er ikke tænkt. Helle Colding Seiersen ser meget gerne dette meldt ud. Knud Holt Nielsen indsparker, at der mangler video-konferencefaciliteter, og at der er kamp om de rum. Det bør tænkes med i bygningsudviklingen, for der bliver behov for flere. Jørgen Jørgensen medgiver, at der bliver behov for flere. Helle Colding Seiersen nævner, at medarbejdersiden har tilkendegivet, at man ønsker at drøfte holdninger til det rummelige arbejdsmarked fx praktikpladser, fleksjobs, seniorjobs og aktivering/jobtræning. Jørgen Jørgensen fortæller, at dette har været drøftet på formandskabets formøde, hvor han enedes med næstformanden om, at det er et vigtigt emne, der skal på som særskilt temadrøftelse først i det nye år. Anders Kragh Moestrup spørger, om der kan gives en kort status på flytninger. Søren Trangbæk svarer, at Fuglesags Allé er færdig til indflytning i februar. For IT s vedkommende skulle der skaffes nok m2, hvilket krævede opsigelse fra en lejer. Det skete i sidste uge, hvor der blev skrevet under. Nu laver IT den konkrete planlægning. Jørgen Jørgensen fortæller, at der er et punkt til dagsordenen næste gang, som er Hvordan via arbejder med prioritering i administrationen? FALK (Fælles Administrationens Ledelses Kreds) har forelagt Universitetsledelsen et oplæg til, hvordan vi kan prioritere og planlægge vores store projekter, så modtagerne er i stand til at tage fra. Dette vil der blive orienteret om næste gang. Jørgen Jørgensen takker for et godt møde.