Referat. Herlev Boligselskab Møde den 12. november 2015 Udsendt den 25. november 2015

Transkript

1 Organisationsbestyrelsesmøde den 12. november 2015, kl KAB, Studietræde 38, Billedsalen, 1552 København V Tilstede: Erik Nielsen, Kirsten Persson, Bo Zabel, Niels-Christian Andersen, Orla Andersen, Kurt Gjerstof, Ole Beck og Kjeld Hansen Afbud: Fra KAB: Peter Rørbye, Dorthe Hald, Helene Hagemann Østergaard (punkt 4 og 5) og Kurt Rytter Indholdsfortegnelse 1. Godkendelse af referat Revisionsprotokol... 3 Sager til beslutning: Udkast til beretning Godkendelse af årsregnskab Budget for 2016/ Egen trækningsret Landsbyggefonden Afdeling 3906 Kirkehøj Kædehuse Udskiftning af brugsvandinstallationer Ansøgning om tilskud til 5 års eftersyn af kloaksystem i Kagsgården Bestyrelseshonorar 2015/ Tilbud om KAB s konfliktmægling lokalt KAB s beboerophold Dispensationsansøgning byttelejlighed Herlev Ringgård A-teamet ny aftale Sager til orientering: MgO Plader Orientering til berørte selskaber FORTROLIGT PUNKT Boligselskabernes Landsforening Energimærkning Hjemmeside Status Opfølgning på 1 dags seminar om målsætningsprogram Kundetilfredshedsmåling i organisationsbestyrelserne Enebærstien Status Edisonpark Status /26

2 23. Orientering om driftsager Afdeling 3903 Banevænget Renovering af tage og udskiftning af vand- og afløbsinstallationer i boliger status Afdeling 3907 Nørrevang Nedrivning status Afdeling 3912 Tubberupvænge II Badeværelser status Investeringsfonden Kursusoversigt Beboerklagenævnssager Eventuelt Bilag 2: Revisionsprotokollat vedrørende regnskabet for 1. maj april Bilag 3: Udkast til beretning... 4 Bilag 4: Årsregnskaber for selskabet samt afdelingerne 2014/ Bilag 4.1: Nøgletal for forvaltningsrevision... 6 Bilag 5: Budget for 2016/ Bilag 5.1 Arbejdsbudget for 2016/ Bilag 8: Ansøgning om tilskud til 5 års eftersyn af kloaksystem i Kagsgården... 9 Bilag 10: Sammenfatning af evaluering af forsøg med mægling i nabokonflikter i KAB Bilag 11: Koncept for KAB s beboerophold Bilag 17: Målsætningsprogram for Bilag 19: Referatnotat fra møde afholdt den 9. september 2015 i afdeling Ravnsborg Bilag 26: Kursusoversigt for perioden 1. maj 2015 til den 30. april Bilag 27: Statistik for beboerklagenævnsager i /26

3 Erik Nielsen bød velkommen til mødet. Han foreslog, at der medtages 2 ekstrapunkter til beslutning a) Dispensationsansøgning (materiale er eftersendt), og b) A-teamet, fornyelse aftale. 1. Godkendelse af referat Referatet fra organisationsbestyrelsens senest afholdte organisationsbestyrelsesmøde den 20. august 2015 er tilsendt organisationsbestyrelsens medlemmer med anmodning om eventuelle kommentarer. Da der ikke er fremkommet sådanne, er referatet at betragte som godkendt og vil blive fremlagt til formandens underskrift. Indstilling: Organisationsbestyrelsen godkender referatet, og efterfølgende underskrives det af formanden. Referatet blev godkendt og efterfølgende underskrevet af formanden. 2. Revisionsprotokol I henhold til bestemmelserne i den seneste bekendtgørelse af lov om boligbyggeri fremlægges selskabets revisionsprotokol til påtegning. Underskrift af revisionsfirmaet Albjerg Statsautoriseret Revisonspartnerselskabs seneste indførelse i protokollen er forud for mødets afholdelse tilsendt organisationsbestyrelsesmedlemmerne som bilag 2. Bilag 2: Revisionsprotokollat vedrørende regnskabet for 1. maj april 2015 Indstilling: Organisationsbestyrelsen tager revisionsprotokollen til efterretning og underskriver denne. Erik Nielsen spurgte, om der var spørgsmål eller kommentarer til protokollen, som ikke har givet anledning til bemærkninger fra revisionen. Han bemærkede, at der i beretningen er oplyst forkert beløb på side 17 vedr. Edison Park. Korrekt beløb er kr. Organisationsbestyrelsen tog revisionsprotokollen til efterretning og underskrev den efterfølgende. 3/26

4 Sager til beslutning: 3. Udkast til beretning Udkast til organisationsbestyrelsens beretning for 1. maj april 2015 vedlægges som bilag 3 til organisationsbestyrelsens drøftelse med henblik på at godkende beretningen til fremlæggelse på repræsentantskabsmødet den 18. november Bilag 3: Udkast til beretning Indstilling: Organisationsbestyrelsen godkender beretningen til fremlæggelse på repræsentantskabsmødet den 18. november Organisationsbestyrelsen godkendte beretningen med få redaktionelle kommentarer. Beretningen fremlægges til repræsentantskabets godkendelse. 4. Godkendelse af årsregnskab Resultatopgørelsen for selskabet og de enkelte afdelinger, vedlagt som bilag 4, udgør følgende: Driftsregnskabet for tiden til balancerer med kr. og slutter med et overskud på kr., som overføres til arbejdskapitalen. Status balancerer med kr. og dispositionsfonden udgør, inklusive renter, ydelser fra udamortiserede lån og efter fradrag af indbetalinger til Landsbyggefonden kr. Den disponible likvide del udgør kr., svarende til kr. pr. lejemålsenhed. Selskabets arbejdskapital kr. pr , hvor kr. er til fri disposition. Vedrørende afdelingerne kan oplyses følgende: Kilometergården Driftsregnskabet balancerer med kr. og slutter med et overskud på kr., der overføres til opsamlet resultat. Status balancerer med kr. 4/26

5 Herlev Ringgård Driftsregnskabet balancerer med kr. og slutter med et underskud på kr., der overføres til opsamlet resultat. Status balancerer med kr Banevænget Driftsregnskabet balancerer med kr. og slutter med et overskud på kr., der overføres til: Afvikling af underfinansiering: kr. Status balancerer med kr Kirkehøj Etagehuse Driftsregnskabet balancerer med kr. og slutter med et overskud på kr., der overføres til opsamlet resultat. Status balancerer med kr Kirkehøj Kædehuse Driftsregnskabet balancerer med kr. og slutter med et overskud på kr., heraf anvendes kr. til egenfinansiering af sag 1014 og 1015, de resterende kr. overføres til opsamlet resultat. Status balancerer med kr Nørrevang er sammenlagt med pr. 1/ Kagsgårdens Boliger Driftsregnskabet balancerer med kr. og slutter med et overskud på kr., der overføres til opsamlet resultat. Status balancerer med kr Kagsgårdens Børneinstitution Driftsregnskabet balancerer med kr. og slutter med et overskud på kr., der overføres til opsamlet resultat. Status balancerer med kr Tubberupvænge I Driftsregnskabet balancerer med kr. og slutter med et overskud på kr., der overføres til opsamlet resultat. Status balancerer med kr Tubberupvænge II Driftsregnskabet balancerer med kr. og slutter med et overskud på kr., der overføres til: 5/26

6 Overført til opsamlet resultat: kr. Status balancerer med kr Lærkegård Center Driftsregnskabet balancerer med kr. og slutter med et overskud på kr., der overføres til opsamlet resultat. Status balancerer med kr Cederbo Driftsregnskabet balancerer med kr. og slutter med et overskud på kr., der overføres til opsamlet resultat. Status balancerer med kr Enebærstien Driftsregnskabet balancerer med kr. og slutter med et overskud på kr., der overføres til opsamlet resultat. Status balancerer med kr Edison Park Driftsregnskabet balancerer med kr. og slutter med et underskud på kr., der overføres til: Opsamlet resultat kr. Status balancerer med kr. Afdelingernes regnskaber har ikke givet anledning til forbehold i revisionsprotokollen. Bilag 4: Årsregnskaber for selskabet samt afdelingerne 2014/2015 Bilag 4.1: Nøgletal for forvaltningsrevision Indstilling: Organisationsbestyrelsen godkender de fremlagte regnskaber. Organisationsbestyrelsen godkendte de fremlagte regnskaber samt tog nøgletallene i forvaltningsrevisionen til efterretning. 5. Budget for 2016/2017 Budget for perioden 1. maj april 2017, vedlagt som bilag 5, fremlægges til organisationsbestyrelsens godkendelse. Bilag 5: Budget for 2016/2017 Bilag 5.1 Arbejdsbudget for 2016/2017 6/26

7 Indstilling: Organisationsbestyrelsen godkender s budget for perioden 1. maj april Niels-Christian Andersen spurgte til, hvorfor der er medtaget indbetalinger til dispositionsfonden, da han skønner at indestående p.t. ikke kræver dette jf. gældende lovgivning. Kurt Rytter oplyste, at dette har en sammenhæng med hjemfaldsaftalen, hvor det er boligorganisationen, der skal yde den nødvendige støtte til afdelingernes økonomi, hvis ikke den aftalte lejestigning i den enkelte afdeling dækker den fulde hjemfaldsudgift. Dette regnskab opgøres hvert år ved årsskiftet til Landbyggefonden. I s tilfælde vil boligorganisationens forpligtelser overfor afdelingerne bringe dispositionsfondens disponible indestående ned på et niveau, hvor Landbyggefonden yder driftsstøttelån. Derfor er der behov for fortsatte indbetalinger til dispositionsfonden de næste mange år. Budgettet blev godkendt med ovennævnte bemærkninger. 6. Egen trækningsret Landsbyggefonden s mulighed for at bevilge tilskud til projekter fra egen trækningsret i Landsbyggefonden er nu genetableret, da tidligere bevilgede projekter nu er fuldt finansieret, og kontoen er i positiv balance fra medio Boligorganisationens politik for udbetaling af tilskud til ansøgte projekter har tidligere udgjort maks. 25 % af det tilskudsberettigede beløb, som er de samlede håndværkerudgifter med tillæg af rådgiverudgifter og honorarer til KAB. Landsbyggefonden giver maksimalt tilskud til 67 % af førnævnte udgifter. Politikkens beslutning om maksimalt at yde tilskud på 25 % har været begrundet med, at flere afdelinger i boligorganisationen kan få glæde af tilskudsmulighederne. Det er ikke muligt at opnå tilskud til almindelige vedligeholdelsesarbejder jf. Landsbyggefondens cirkulære om støtte fra egen trækningsret. Indstilling: Organisationsbestyrelsen fastlægger politikken vedrørende egen trækningsret for kommende ansøgninger fra afdelingerne. Organisationsbestyrelsen godkendte, at der som hovedregel gives 25 % i tilskud til projekter. Der vil imidlertid blive taget endelig stilling til, hvorvidt denne regel skal ændres ved enhver ansøgning, der forelægges organisationsbestyrelsen. 7/26

8 7. Afdeling 3906 Kirkehøj Kædehuse Udskiftning af brugsvandinstallationer Beboerne har på et ekstraordinært afdelingsmøde den 1. september 2015 vedtaget at udskifte brugsvandsinstallationerne i afdelingen. Følgende arbejder er indeholdt i projektet: Demontering og bortskaffelse af eksisterende brugsvandsinstallationer Montering af nye brugsvandinstallationer I forbindelse med udskiftningen af brugsvandsinstallationerne bliver der mulighed for individuelt af tilvælge: Nyt blandingsbatteri Ny håndvask i badeværelset En brusekabine som erstatning for badekarret Tidsplan Projektet forventes at kunne sendes i udbud i februar Der vil dermed være byggestart i april Selve byggeperioden ventes at være afsluttet ved udgangen af oktober Projektøkonomi Følgende budget er anvendt som grundlag for udførelse af ovenstående arbejder: Håndværkerudgifter inkl. 10 % til uforudsete udgifter: Administrative omkostninger inkl. teknikerhonorar: Samlede udgifter: Finansiering Realkreditlån, fastforrentet 30 år Frie henlæggelsesmidler Årlige besparelser på henlæggelser Årlig ydelse, samlet lejestigning Lejestigning kr. pr. m² Husleje efter forbedring kr. pr. m² Huslejestigning i % kr kr kr kr kr kr kr. 23,28 kr. 840 kr. 2,85 Indstilling: Organisationsbestyrelsen godkender økonomien og igangsætning af projektet. 8/26

9 Organisationsbestyrelsen godkendte ovenstående, med en bemærkning om, at administrationen i samarbejde med afdelingsbestyrelsen skal overveje en finansiering kun med realkredit. 8. Ansøgning om tilskud til 5 års eftersyn af kloaksystem i Kagsgården Afdelingsbestyrelsen i Kagsgården vil gerne ansøge om et tilskud på kr. til at afholde 5 års eftersyn på afdelingens kloaksystem, da der ikke i byggesagen var henlagt nok midler til afholdelse af 5 års eftersynet. Ansøgningen er vedlagt som bilag 8. Det har tidligere været kutyme, at boligselskabet afholdt denne udgift, hvis der ikke var henlagt midler, eller eftersynet blev dyrere end det beløb, der var henlagt. Afdelingsbestyrelsen i Kagsgården håber på en positiv behandling af ansøgningen. Bilag 8: Ansøgning om tilskud til 5 års eftersyn af kloaksystem i Kagsgården Indstilling: Organisationsbestyrelsen tager orientering til efterretning og godkender udbetaling af tilskud på kr. til 5 års eftersyn af kloaksystem i Kagsgården. Der var en debat om, at det skal sikres, at beløbene til 5 års eftersyn indarbejdes i byggesagens økonomi. Organisationsbestyrelsen godkendte at udbetale tilskud som ansøgt. 9. Bestyrelseshonorar 2015/16 Socialministeriets regler om beregning af bestyrelseshonorar betyder, at organisationsbestyrelsen skal tage beslutning om regulering af honoraret fra regnskabsårets begyndelse, det vil sige fra den 1. maj Reguleringsindekset er opgjort således, at der for de første 100 lejemålsenheder udbetales 76,97 kr. pr. lejemålsenhed, og for de efterfølgende 46,17 kr. pr. lejemålsenhed. Reguleringen vil medføre, at det samlede årshonorar til organisationsbestyrelsen vil blive på ca kr. Bestyrelsen har tidligere besluttet, at der ikke udbetales bestyrelseshonorar til organisationsbestyrelsen i. 9/26

10 Indstilling: Organisationsbestyrelsen godkender reguleringen fra det nye regnskabsårs begyndelse samt træffer beslutning om, at der fortsat ikke udbetales bestyrelseshonorar. Organisationsbestyrelsen godkendte ovenstående. 10. Tilbud om KAB s konfliktmægling lokalt Under projektet En hånd til alle har der fra marts 2014 juli 2015 været gennemført et forsøg med mægling i nabokonflikter i KAB. Projektet er nu evalueret, og da der er opnået gode resultater, er det besluttet, at KAB også fremadrettet skal tilbyde konfliktmægling. Vedlagt er et resumé af evalueringen, bilag 10. Selve evalueringen kan findes på og den er også distribueret til alle organisationsbestyrelsesformænd i KAB-fællesskabet. Der er mindst to gode grunde til at tilbyde konfliktmægling. Den ene grund er, at brug af konfliktmægling skaber bedre trivsel hos beboere. Desværre kan konflikter mellem naboer være af en karakter, hvor parterne har behov for hjælp til at løse disse selv. Den proces kan være særdeles belastende både for den, der klager, og for den, der klages over, samt for afdelingsbestyrelsesmedlemmer, der ofte også involveres. Fra evalueringen ved vi, at mæglingerne kan være med til at løse konflikter og dermed højne bo- og livskvalitet hos de involverede beboere. Den anden gode grund er, at mæglingerne kan være med til at forhindre dyre boligretssager. KAB har valgt at definere, at tilbuddet om konfliktmægling i sin nuværende form er et tilbud til beboere, der har konflikter med hinanden. Tilbuddet omfatter altså ikke konflikter med eller mellem ansatte. Konfliktmæglingen er frivillig og tilbydes efter et fagligt skøn til relevante sager, som et alternativ til den almindelige klagesagsbehandling. Hvis en part i en sag ønsker at droppe mæglingen og i stedet fortsætte behandlingen af klagen ad normal vej, kan dette til enhver tid ske. KAB vurderer, at konfliktmæglingen også kan være en støtte til det lokale driftspersonale, som dermed kan sende svære sager videre. Visitering af mæglingssager foregår i et samarbejde mellem lokale driftsfolk, de, der normalt behandler beboerklager i KAB, samt KAB s konfliktmægler. KAB s konfliktmægler vil ud over at varetage mæglinger også bidrage til, at personalet ude i afdelingerne selv bliver bedre rustet til at løse konflikter. KAB s konfliktmægler er ansat 20 timer ugentligt. Konfliktmæglerens ressourcer vil derfor kun kunne anvendes i et begrænset antal egentlige mæglingssager. For egentlige mæglinger vil afdelingen blive opkrævet et beløb på kr. plus moms for ydelsen. Hertil kan komme 10/26

11 udgifter til tolkebistand. Telefonisk rådgivning vil være gratis for boligafdelinger med stor pakke. Andre vil blive opkrævet efter medgået tid. Bilag 10: Sammenfatning af evaluering af forsøg med mægling i nabokonflikter i KAB Indstilling: Organisationsbestyrelsen træffer beslutning om, at KAB tilbyder boligorganisationens beboere mægling i sager, hvor det vurderes relevant. De berørte afdelinger træffer i den konkrete situation beslutning om konfliktmægling i samarbejde med den driftsansvarlige, som det sker i dag. Organisationsbestyrelsen godkendte, at deltager i KAB s konfliktmæglingsmodel som beskrevet ovenfor. 11. KAB s beboerophold 2016 KAB afholder igen i år beboerophold for familier og seniorer. I 2015 havde opholdene i alt 147 deltagere, heraf deltog 66 via tilskud fra Arbejdsmarkedets Feriefond. Også i 2016 vil KAB ansøge Arbejdsmarkedets Feriefond om midler hertil. Samlet pris Den samlede pris for deltagelse på KAB s beboerhold, dvs. beboerens egenbetaling plus tilskud fra boligorganisationen, udgør i alt kr. for deltagelse på seniorophold, og for deltagelse på familieophold er prisen i alt kr. for voksne og kr. for børn. Egenbetaling I 2016 er prisen for deltagelse på senioropholdet i alt kr. i egenbetaling. Det dækker udgiften til en uges ophold på Hotel Storebælt i Nyborg. Det er ikke muligt at opnå tilskud fra Arbejdsmarkedets Feriefond til seniorhøjskolen. Egenbetalingen for deltagelse på familieopholdet vil i 2016 udgøre i alt kr. for voksne og kr. for børn. Tilskud fra boligorganisationen Den enkelte boligorganisation kan - i lighed med tidligere år - gennem tilskud til afvikling af selve opholdene, reservere det antal pladser, boligorganisationen vil råde over på de i alt to beboerophold. Boligorganisationens tilskud er med til at finansiere transport, udflugter og specielle foredrag, nedbringelse af deltagernes egenbetaling for opholdet, omkostninger ved deltagelse for de deltagende ledere m.v. Boligorganisationerne er dermed med til at sikre, at familier og seniorer, der ellers ville have vanskeligt ved at afholde ferie, får mulighed for et sommerophold med andre beboere fra KAB-fællesskabet. Boligorganisationens pris vil være op til kr. pr. plads i 2016, afhængig af de faktiske omkostninger pr. deltager. 11/26

12 I 2015 deltog 7 beboere fra, hvoraf 2 var med egenbetaling og 5 var via tilskud fra Arbejdsmarkedets Feriefond. Bilag 11: Koncept for KAB s beboerophold Indstilling: Organisationsbestyrelsen beslutter, at beboerne i skal have beboeropholdene tilbudt med et tilskud på indtil kr. pr. plads. at boligorganisationen beslutter, hvor mange familiepladser og seniorpladser den ønsker at råde over. Organisationsbestyrelsen godkendte 10 pladser. Formanden blev samtidig bemyndiget til at udvide tilbuddet, hvis der er behov for dette. 12. Dispensationsansøgning byttelejlighed Herlev Ringgård Der er eftersendt et bilag fra afdelingens formand Orla Andersen. Sagens substans er, at den ene familie på 5 personer ikke opfylder kravet om 1 rum pr. individ, som er gældende ved bytte. En tilsvarende regel gælder ikke ved ventelisteanvisning. har kompetence til at godkende en fravigelse fra byttereglen. Der var en generel debat om diverse regler, om karens, beboermaksimum m.v. Medtages på næste organisationsbestyrelsesmøde. Organisationsbestyrelsen godkendte, at de 2 familier kan bytte med hinanden. 13. A-teamet ny aftale Selskabets formand Erik Nielsen orienterede om indholdet af den ny aftale, som nu er forhandlet på plads i forlængelse af debatten på sidste organisationsbestyrelsesmøde. Organisationsbestyrelsen godkendte den reviderede aftale. Den ny aftale udsendes med referatet. 12/26

13 Sager til orientering: 14. MgO Plader Orientering til berørte selskaber Som det er fremgået af dagspressen, så er der anvendt MgO plader i stor stil i dansk byggeri gennem en årrække. Det viser sig nu, at disse plader er uegnede som vindspærre i det danske klima, og de skal i de fleste tilfælde udskiftes enten på kort eller langt sigt. Byggerier, som er færdiggjort og afleveret fra entreprenør til bygherren før den 6. marts 2015, er omfattet af Byggeskadefondens dækningsområde, og eventuelle arbejder vil blive finansieret efter Byggeskadefondens regler. For s vedkommende er Enebærstien berørt af problemerne. Da MgO pladerne er anvendt på den udvendige side af vindspærren i byggeriet, berøres boligernes indeklima ikke af eventuelle problemer med pladerne. Ifølge teamprojektleder Carsten Bjørneboe er Enebærstien sat på Byggeskadefondens overvågningsliste med henblik på at vurdere, hvornår en eventuel udskiftning bliver aktuel. Indstilling: Organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 15. FORTROLIGT PUNKT 16. Boligselskabernes Landsforening Der har siden sidste møde i organisationsbestyrelsen været afholdt ét kredsrepræsentantmøde i 9. kreds. På dagsordenen var forskellige sager fra BL s bestyrelsesmøde, samt planlægning af det kommende års arbejde. Der er planlagt medlemsmøde for alle organisations- og afdelingsbestyrelsesmedlemmer i 9. kreds den 19. januar Emnet for dette møde vil være, hvordan man får en bedre styringsdialog med kommunen. I den forbindelse er der udsendt spørgeskemaer til alle forretningsførere vedrørende styringsdialogen i de enkelte boligselskaber. 13/26

14 9. kreds' traditionsrige weekendkonference finder næste år sted den marts 2016 i Helsingør. Den henvender sig til alle organisations- og afdelingsbestyrelsesmedlemmer i kredsen. Indstilling: Organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 17. Energimærkning I Danmark er der lovpligtig energimærkning af bygninger ved salg, udlejning samt regelmæssigt hvert 10. eller 7. år afhængigt af besparelsespotentialet for store bygninger. Energimærkning af bygninger har to formål: 1. Mærkningen skal synliggøre bygningens energiforbrug og skal dermed virke som en form for varedeklaration, når en bygning sælges eller udlejes. 2. Mærkningen skal give et overblik over de energimæssige forbedringer, som er rentable at gennemføre hvad de går ud på, hvad de koster at gennemføre, og hvor en stor besparelse der kan opnås på el- og varmeregninger. Mærkning udføres af en energikonsulent, som måler bygningen op og undersøger kvaliteten af isolering, vinduer og døre, varmeinstallation m.v. På det grundlag beregnes bygningens energiforbrug under standardbetingelser for vejr, familiestørrelse, driftstider, forbrugsvaner m.v. Det beregnede forbrug er en ret præcis indikator for bygningens energimæssige kvalitet i modsætning til det faktiske forbrug, som naturligvis er stærkt afhængigt både af vejret og af de vaner, som bygningens brugere har. Nogle sparer på varmen, mens andre fyrer for åbne vinduer eller har huset fuldt af teenagere, som bruger store mængder varmt vand. Mærket fortæller altså om bygningens kvalitet ikke om måden den bruges på eller om vinteren var kold eller mild. Mærkeskalaen går fra A til G, hvor A er delt op i A2020, A2015 og A2010. Skalaen svarer til den, som kendes fra en række energiforbrugende produkter, blandt andet hårde hvidevarer. Boliger, offentlige bygninger og bygninger til handel og service er omfattet af reglerne om energimærkning. 14/26

15 Det er ved udlejning udlejers/ejers pligt at sørge for, at lejer får udleveret energimærkningen, inden lejeaftalen indgås. KAB har underskrevet aftaler for alle afdelinger i, og alle ejendomskontorer vil blive kontaktet af rådgiver, så energimærkningsrapport kan være udført så vidt muligt inden den 1. december Ejendomskontorerne vil blive interviewet om afdelingens bygnings- og energitekniske forhold, derudover vil ejendommen blive besigtiget. Efterfølgende vil der blive udarbejdet en energimærkningsrapport med oplæg til energimæssige forbedringer samt beregninger over, hvor rentable de er. Denne vil blive gennemgået med den enkelte afdelingsbestyrelse som et oplæg til videre drøftelser om den fremtidige drift af ejendommen. Indstilling: Organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 18. Hjemmeside Status s hjemmeside gik i luften medio oktober Hjemmesiden har følgende adresse: Det foreslås, at hjemmesidens adresse anføres på al korrespondance, der vedrører, således at kendskabet til hjemmesiden bliver udbredt. Input til hjemmesiden, som har interesse for en bredere kreds, sendes til Niels-Christian Andersen, som er hjemmesideredaktør. Indstilling: Organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 19. Opfølgning på 1 dags seminar om målsætningsprogram Organisationsbestyrelsens kontaktpersoner i de nedsatte arbejdsgrupper giver en mundtlig orientering om status på gruppernes arbejde. Bilag 17: Målsætningsprogram for Indstilling: Organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 15/26

16 Arbejdsgruppen (Erik Nielsen/Niels-Christian Andersen) har udfærdiget et kompendium. De øvrige grupper (Kirsten Persson og Orla Andersen) er ikke færdige endnu. Punktet medtages på næste organisationsbestyrelsesmøde. 20. Kundetilfredshedsmåling i organisationsbestyrelserne I KAB s målsætningsprogram er der under temaet kernedrift opstillet følgende indikator: Organisationsbestyrelsernes tilfredshed med KAB som administrator skal hvert år være mindst 4,0 på en skala fra 1 5, hvor 5 er højest. I den forbindelse vil KAB gennemføre en årlig digital tilfredshedsmåling blandt alle organisationsbestyrelsesmedlemmer i KAB-fællesskabet i årene 2015 til og med Tilfredshedsmålingen vil årligt blive gennemført i 4. kvartal. Et link til spørgeskemaet vil blive sendt til hver enkelt organisationsbestyrelsesmedlems e- mail. Der er 8 spørgsmål, og det tager ca. 2-3 minutter at besvare dem. Alle besvarelser er anonyme og vil blive behandlet fortroligt. Bestyrelsesmedlemmerne vil få en orienteringsmail en uge inden linket til spørgeskemaet fremsendes. Den enkelte boligorganisations resultat og det samlede resultat for KAB-fællesskabet vil blive forelagt organisationsbestyrelsen til orientering og drøftelse. Det er naturligvis vigtigt for det endelige resultat, at svarprocenten er så høj som muligt. KAB vil benytte resultaterne af kundetilfredshedsmålingen til at udvikle og forbedre kernedriften og dermed betjeningen af KAB-fællesskabets boligorganisationer. Indstilling: Organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning og sikrer en høj svarprocent. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 16/26

17 21. Enebærstien Status Organisationsbestyrelsen blev sidst orienteret om facadeplader den 20. august Sagerne har nu følgende status: Skifergavle Siden sidste orientering har der været en del korrespondance om art og omfang af udbedringen i afdeling Ravnsborg, som har tilsvarende problemer med klaprende plader især i gavle. Der har været afholdt et møde i afdeling Ravnsborg den 9. september 2015 med deltagelse af Scandibyg, KAB og uvildig rådgivende ingeniør EKAS. Referatnotat fra mødet er vedlagt som bilag 19. I forbindelse med dette møde er fremsat følgende forslag til forlig, som KAB s byggeafdeling ved Carsten Bjørneboe og Hejdi Gregersen har indstillet til organisationsbestyrelsens godkendelse i Boligselskabet SYDBO, og som er godkendt på deres møde den 15. september 2015: Alle skifferbeklædninger ved Stern uden beslag/clips skal eftergås med Kongebros forbedrede skruer. Udskiftning af beslag i hjørner ved stern, der hvor den geometriske opbygning umuliggør en traditionel fastgørelse samt lignende steder i sternopbygningen, hvor forholdet fremkommer. Skønnes at være til stede ca. 2-3 steder pr. gavl. Alle hjørner eftergås og udbedres for løse ½ og ¼ sten og ved de høje vinduer i gavl samt generelt løse sten i havemure ved gavle. Udover ovennævnte tilbyder Scandibyg at rykke hurtigt ud, hvis afdelingen melder ind at der er sten, der sidder og klaprer. Denne indmelding skal gå fra afdelingsbestyrelsen til KAB/Byg, således at det sikres, at KAB/Byg er løbende oplyst om de klaprende pladers art og omfang. Det foreslåede forlig vil være uden præjudice for eventuelle senere retslige afgørelser. Bilag 19: Referatnotat fra møde afholdt den 9. september 2015 i afdeling Ravnsborg Indstilling: Organisationsbestyrelsen tager orienteringen vedrørende udestående forhold i afdeling Enebærstien til efterretning. Det indstilles endvidere, at organisationsbestyrelsen godkender forlig vedrørende klaprende skifferbeklædning, som ovenfor beskrevet. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning og tiltrådte forliget, som beskrevet ovenfor. 17/26

18 22. Edisonpark Status Bestyrelsen blev sidst orienteret om sagen den 20. august Sagen har nu følgende status: C.G. Jensen boliger: Alle skjulte fejl og mangler registreret ved 1-års gennemgangen er nu afklaret og/eller afhjulpet. Jönsson boliger: Afklaring vedrørende elevatorproblematik afventer stadigvæk, men forventes afklaret ved møde med elevatorfirma snarest. Derudover verserer der 4-5 uafklarede forhold vedrørende de tekniske anlæg, hvor en nærmere afklaring pågår. Indstilling: Organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Peter Rørbye oplyste, at udbedring af ventilationen skulle være tilendebragt. På spørgsmålet vedr. køleskabe blev det oplyst, at køkkenerne gennemgås med henblik på at sikre korrekt ventilation. Dette afklares i samarbejde med Miele. Vejlukningen er sendt i høring. Kurt Rytter undersøger hos DAB, som er administrator, om et notat fra G/F Glødelampen er sendt til kommunen. Erik Nielsen oplyste endvidere, at sagen mod Nordea er berammet til afgørelse ultimo november Ifølge advokaten forventes det, at sagen i overvejende grad vil falde ud til boligselskabernes fordel. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 23. Orientering om driftsager Kilometergården Der har været udført 5 års eftersyn af udskiftning af altaner. Der er 30 beboere, der har besvaret spørgeskemaet. 5 var tilbagemeldinger om forkert fald på altanen. Der er afholdt møde med rådgiver og entreprenør. Entreprenøren har tilbud at udbedre de berørte altaner. 18/26

19 Herlev Ringgård I forbindelse med at byggesagen er færdig, har driften igangsat enkelte arbejder, der ikke var indeholdt i byggesagen. Der er ført 400 volt til alle boliger, efterisolering af gavle og opretning af lofter på 2. sal. Der har været en større vandskade, der har medført genhusning samt udskiftning af gulve i hele boligen. Banevænget Der er modtaget svar på indsigelser til Naturstyrelsen vedrørende flytning af perron på Herlev Station. Afdelingen er tilfreds med svaret. Der er udført jordbundsundersøgelser på afdelingens arealer, langs Herlev Ringvej i forbindelse med etablering af Letbanen. Byggesagen med nyt tag og installationer lægger tidsmæssige meget beslag på ejendomskontoret, der modtager mange henvendelser fra beboere og hjælper i dialogen mellem byggesagen og beboerne. Kirkehøj Etagehuse I afdelingen er der igangsat udskiftning af kældertrappe og lyskasse. Der er udført periodisk eftersyn, der drøftes med afdelingsbestyrelsen. Kirkehøj Kædehuse Der er udført periodisk eftersyn, der drøftes med afdelingsbestyrelsen. Arbejdstilsynet har varslet tilsyn på afdelingen. Afdelingsmødet har vedtaget at igangsætte udskiftning af vandinstallationerne. Kagsgården Køleskabe er skiftet og overdraget til beboerne. Arbejder vedtaget på afdelingsmøde vedrørende affald, dørtelefoner, taghætter m.m. er igangsat. Beboerundersøgelse vedrørende ønske om inddækning af altaner viser, at der er 19 ud af 46, der ønsker overdækningen. Udskiftning af varmtvandsbeholdere og veksler er igangsat, og tidligere billardrum er inddraget til teknikrum. Tubberupvænge I Det drøftes om gasfyr skal konverteres til fjernvarme. Det er en omkostning på ca kr. 19/26

20 Tubberupvænge II Afdelingsbestyrelsen, driften samt KAB s udlejning har hold møde for at drøfte udlejning af opgangsfællesskaber og de deraf afledte udfordringer. Der har været afholdt møde med følgegruppen vedrørende badeværelserne, og sagen sendes i udbud primo januar 2016 og licitation i februar Lærkegård Center Karnapper er undersøgt af arkitekt Ebbe T. Høyer. Anbefalingen er at karnapper bør udskiftes. Sagen tilknyttes en projektleder, og der vil blive fremlagt budget for byggesagen. Endvidere skal byggeskadefonden inddrages for at undersøge muligheder for støtte. Cederbo Afdelingsbestyrelsen arbejder med nyt vedligeholdelsesreglement, så det bliver opdateret og tidssvarende. Legepladssamarbejdet med Kai Dige Bach-nabobebyggelsen fungerer rigtigt godt. Edison Park Der har været et driftstop på en elevator, grundet telefonforbindelsen ikke fungerede. Telefonforbindelsen er ved ibrugtagningen etableret hos TDC. De har så hæftet installationen op på en adresse. Da elevatorerne ikke har deres egen adresse, er de hæftet op på nærmeste adresse (krav fra TDC). I forbindelse med oprettelsen er der byttet rundt på adresserne og teleforbindelserne. Det er i forbindelse med ordinært servicebesøg konstateret, at der ikke er forbindelse. Det har desværre været meget svært for TDC at finde ud af, at telefonforbindelsen vedrører en elevator og ikke en bolig. TDC sendte en mand ud, der straks gik over og banker på døren til nr. 14 (til trappen), og da der overraskende nok, ikke var nogen, der åbnede, kørte han igen og lukkede sagen. Efterfølgende har der været gentagende forsøg på at få TDC til at udbedre telefonforbindelsen og kontakte ejendomskontoret. Det tog ca. 14 dage at få udbedret et relativt simpelt problem. Afdelingen har fået skilte, så der er en bedre markering af de enkelte opgange og boliger, da nummereringen af boligerne desværre ikke er særligt logiske. Generelt Driftslederassistent Jonathan Westbrook har 20 års jubilæum den 1. november Servicemedarbejder Søren Bruun Nielsen fyldte 50 år den 22. september Indstilling: Organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 20/26

21 Enebærstien skal medtages i orienteringen. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 24. Afdeling 3903 Banevænget Renovering af tage og udskiftning af vand- og afløbsinstallationer i boliger status Projektet med udskiftningen af installationerne har ændret sig markant i forhold til udgangspunktet. Det har givet en forlænget byggeperiode, specielt i de to prøveopgange. Men nu er det første badeværelse færdigt. Fra starten omfattede projektet udskiftning af de eksisterende installationer. Men de eksisterende forhold viste sig at være i en stand, som medførte en udvidelse af omfanget. Dermed får alle badeværelser foruden nedsænkede lofter og nye gulvklinker også nye vægfliser. Det vil sige badeværelser, hvor alle konstruktioner er udført vådrumsteknisk korrekt og driftsmæssigt set sikret i lang tid fremover. Der er omkring 100 badeværelser i afdelingen, hvor beboerne har foretaget individuel modernisering med betaling over huslejen. I disse badeværelser tages der hensyn til de eksisterende forhold såsom vægfliser, således at installationer udskiftes med færrest mulige følgeskader. Tagudskiftningen forløber planmæssigt. Den eksisterende tagkonstruktion er i god stand, og der er ikke behov for opretning af spærene. Tagene er overdækket af stillads under nedrivningen. Når undertag og lægter er etableret, fjernes stilladsoverdækningen, da taget dermed er tæt. Efterfølgende oplægges teglstenene. Der afholdes informationsmøde den 10. november 2015 for alle beboerne i afdelingen. På mødet gives der en status på projektet. Desuden gennemgås den overordnede tidsplan suppleret af en detaljeret beskrivelse af arbejderne i den enkelte bolig. I dagene forud for mødet, kan beboerne besigtige et færdigtrenoveret badeværelse. Tidsplan Der har på grund af de omfattende projektændringer været forsinkelser specielt i de første opgange. Alle ændringer er nu indarbejdet i en revideret tidsplan, som er blevet omdelt til alle beboere i afdelingen. Således ved den enkelte beboer, hvor og hvornår der arbejdes i afdelingen. Arbejderne i den enkelte bolig forventes at tage mellem 10 og 12 uger. 21/26

22 Projektøkonomi Der er, på grund af projektudvidelserne, fortsat mange uafklarede punkter omkring økonomien. Rådgiverne fra Dominia arbejder på at få klarhed over disse snarest muligt. Af samme grund kan der ikke udarbejdes en retvisende budgetopfølgning på nuværende tidspunkt. Projektøkonomien forventes dog fortsat at kunne holdes under budgettet. Indstilling: Organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Bent Andrup orienterede om forløbet af det netop afholdt informationsmøde, der har været afholdt i afdelingen. Der var stort fremmøde. Der var megen kritik af entreprenøren, og der er fulgt op på mange af de berettigede klagepunkter. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 25. Afdeling 3907 Nørrevang Nedrivning status Administrativt er projektet vedrørende nedrivningen af Nørrevang kædet sammen med sagen vedrørende renovering af badeværelser i Tubberupvænge II, da de 2 afdelinger nu er sammenlagt. I november 2014 tilkendegav Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikter deres godkendelse af, at afdeling Nørrevang kunne nedrives. Finansiering og alle godkendelser var herefter på plads. Skema A ansøgning for det samlede projekt blev indsendt til Herlev Kommune i slutningen af februar måned Herlev Kommune har den 15. april 2015 godkendt skema A. Rådgivende Ingeniørfirma Lemming & Eriksson har afholdt licitation for nedrivningsentreprisen. Preben Hockerup A/S afgav det billigste tilbud, og der er derfor indgået betinget entreprise kontrakt med ham. Kontrakten er betinget af, at Herlev Kommune godkender skema B for projektet. Skema B ansøgning blev godkendt af byrådsmødet den 19. august Nedrivningen blev herefter påbegyndt, og forventes afsluttet medio november Opstarten på nedrivningen blev markeret med et mindre arrangement, hvor blandt andre formanden for og KAB s administrerende direktør deltog. 22/26

23 Nedrivningen forløber efter planen. Indstilling: Organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Byggeudvalget anbefalede, at der igangsættes en proces med skitseprojekt på grunden, som fremsendes til Herlev Kommune. Der afsættes kr. til formålet som udlæg fra dispositionsfonden. Det er tanken, at de fremtidige boliger opføres som almindelig boligafdeling gerne som 1-plans boliger, men husene opføres efter AlmenBolig+ erfaringerne. KAB tager kontakt til ONV arkitekter med henblik på at udarbejde et skitseprojekt. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 26. Afdeling 3912 Tubberupvænge II Badeværelser status Administrativt er projektet vedrørende renovering af badeværelser i Tubberupvænge II kædet sammen med nedrivningen af Nørrevang, da de 2 afdelinger nu er sammenlagt. I november 2014 tilkendegav Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikter deres godkendelse af at afdeling Nørrevang kunne nedrives. Finansiering og alle godkendelser var herefter på plads. Skema A ansøgning for det samlede projekt blev indsendt til Herlev Kommune i slutningen af februar Herlev Kommune har den 15. april 2015 godkendt skema A. Pålsson Arkitekter starter nu arbejdet med at detaljere badeværelsesprojektet. I den forbindelse er der afholdt en række byggeudvalgsmøder hen over sommeren og efteråret. Der stiles mod, at der laves udbud og licitation i december 2015 og januar 2016, således at skema B ansøgning kan indsendes primo Byggestart forventes at blive april Projektet kører planmæssigt. Indstilling: Organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Kirsten Persson orienterede om forløbet af byggeudvalgsmødet den 11. november Der forligger nu et udkast til endelig tids- og handlingsplan. Arbejdet med at fjerne vandtanken starter snart, således at dette areal kan udlægges til byggepladskontor m.v. for badeværelsesrenoveringen. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 23/26

24 27. Investeringsfonden Som nævnt flere gange tidligere, så var der en pæn værdiudvikling på investeringerne i 2014, især hvis man sammenligner med året før. Kursværdier Danske Capital Nominel beholdning 27. okt (kurs 100) Indre værdi (Kurs) 31. dec Indre værdi (Kurs) 27. okt Værdiudvikling hidtil 2015 Værdiudvikling hele ,87 110,58-0,29 %-point 4,50 %-point SEB ,99 110,31-0,48 %-point 4,03 %-point Nykredit Port ,42 113,30-0,12 %-point 4,95 %-point Nu hvor året lakker mod enden, må vi nok konstatere, at 2015 ikke bliver noget godt år i den forstand. Som det fremgår af ovenstående tabel, så har værdiudviklingen hidtil i år været negativ med i gennemsnit 0,29 %-point. Her skal der bemærkes, at især 2. kvartal var præget af et ustabilt obligationsmarked og i perioder svagt stigende renter, hvilket tilsammen gav obligationskursen et slag i den forkerte retning. P.t. er kursen på investeringerne langsomt men støt stigende, og det forventer vi, at den fortsætter med at være resten af året og næste år. Vi har således en forhåbning om, at det samlede resultat for kalenderåret 2015 i hvert fald vil være bedre end, hvis vi havde pengene stående i banken. Bankens indlånsrente er p.t. -0,75 %. Vi skal igen gøre opmærksom på, at indskud i investeringsforeningerne skal ses som en langsigtet investering, og historisk set har investeringsforeningerne altid givet et større afkast end eksempelvis at have pengene stående i banken set over en længere periode. Set i lyset af de usædvanlige forhold på finansmarkederne, eksempelvis den negative bankrente, kan det komme på tale at indskyde eller hæve på investeringsforeningerne med relativ kort varsel. Skulle det blive aktuelt, vil der blive orienteret herom på førstkommende organisationsbestyrelsesmøde. Indstilling: Organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 24/26

25 28. Kursusoversigt Til organisationsbestyrelsens orientering vedlægges en oversigt over kursusforbruget for perioden den 1. maj 2015 til den 30. april 2016 som bilag 26. Bilag 26: Kursusoversigt for perioden 1. maj 2015 til den 30. april 2016 Indstilling: Organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Erik Nielsen spurgte, om det er eller KAB, der skal betale for hans deltagelse på KAB konferencen. Dorthe Hald undersøger og sender svar til Erik Nielsen. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 29. Beboerklagenævnssager Til organisationsbestyrelsens orientering vedlægges en oversigt, som bilag 27, over verserende og afsluttede beboerklagenævnssager i for perioden Bilag 27: Statistik for beboerklagenævnsager i Indstilling: Organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 30. Eventuelt Planlagte Repræsentantskabsmøde: Onsdag den 18. november 2015, kl i Herlev Planlagte afdelingsmøder i 2015/2016: 2015 Kilometergården Herlev Ringgård Kirkehøj Etagehuse Kirkehøj Kædehuse Banevænget Kagsgårdens Boliger mandag den 2. november 2015, kl , i Herlev onsdag den 4. november 2015, kl , i Herlev mandag den 9. november 2015, kl , i Herlev tirsdag den 10. november 2015, kl , i Herlev tirsdag den 17. november 2015, kl , i Herlev mandag den 23. november 2015, kl , i Herlev 25/26

26 2016 Tubberupvænge I Tubberupvænge II Lærkegård Center Cederbo Enebærstien Edison Park tirsdag den 5. januar 2016, kl , i Herlev onsdag den 6. januar 2016, kl , i Herlev torsdag den 7. januar 2016, kl , i Herlev mandag den 25. januar 2016, kl , i Herlev tirsdag den 19. januar 2016, kl , i Herlev torsdag den 21. januar 2016, kl , i Herlev Forslag til organisationsbestyrelsesmøder og repræsentantskabsmøde i 2016: Organisationsbestyrelsesmøder: Tirsdag den 26. januar 2016, kl i Herlev Tirsdag den 3. maj 2016, kl i KAB Torsdag den 25. august 2016, kl i Herlev Torsdag den 3. november 2016, kl i KAB Repræsentantskabsmøde: Onsdag den 16. november 2016, kl i Herlev Erik Nielsen oplyste, at KAB har udviklet en ide til etablering af flygtningeboliger. Erik Nielsen orienterede om en ansøgning til et rækkehus i Kirkehøj Kædehuse samt KAB s svar herpå. Der har været afholdt møde mellem formandskabet og Tubberupvænge II s afdelingsbestyrelse, blandt andet om udlejningsregler m.m. Bo Zabel oplyste, at kommunalbestyrelsen lægger op til uændrede priser på vand i Orla Andersen opfordrede til at læse en artikel i Beboerbladet fra BL om efterisolering i Tingbjerg. Han henviste tillige til artikler om energimåling og tv-forsyning. 26/26