Checkliste for kommunikationskanaler

Transkript

1 Checkliste for skanaler Her kan I få inspiration, når I over overvejer, hvilke kanaler, der kunne være de bedste at brug til en bestemt type Af Ulrik Herløv, projektleder, Integrationsministeriet Hvad Styrker Svaghed Husk Ambassadører og lobbyister Lader andre personer viderebringe jeres budskaber - de personer, som modtagerne har mest tillid til Kræver arbejde med at sælge ideen til dine ambassadører, som skal bruges tid Fare for misforståelser, når der kommunikeres på tredje hånd Hvis I for eksempel skal kommunikere med en gruppe af brugere, kan een overbevist bruger med høj status være den rette til at få de andre til at forstå budskabet Svært at opsamle målgruppens respons Analyser/ undersøgelser Troværdig Giver modtageren ny viden Kan ikke dække den løbende Det har større gennemslagskraft at rejse et problem eller en sag, når man kan dokumentere det Brev Sikkert Troværdigt Langsomt Svært at give Var det måske nemmere for alle parter at sende en mail? Debatindlæg En at gå i dialog med andre debattører og offentligheden Relativ fri adgang til at komme i spalterne Debatindlæg opfattes ofte kværulantiske Fare for at ende ophidset debat, som ikke gavner sagen på længere Spørg jer selv om jeres emne har den brede interesse, der retfærdiggør, at emnet skal i debatspalterne 1

2 sigt Mange vil ikke bruge muligheden Billigt Kan rundsendes til mange modtagere ved et klik Mange læser ikke læser deres mail, når de burde Kan opfattes som mindre forpligtende Ikke alle har mail I har glemt at få nes mail-adresser For mange mail bliver en plage - pas på ikke at sende eller rundsende mail med for korte mellemrum En er akkurat lige så forpligtende som et brev. Husk at være korrekt også i mail. Systematisk indsamling af mail-adresser er lige så nødvendigt som de fysiske adresser Hjemmeside Kan bruges af mange forskellige -mulighed Selvbetjening Ikke alle har adgang til nettet, når de har brug for informationen Kræver løbende Hjemmesiden tilhører ikke webredaktøren eller ildsjælene den er hele arbejdspladsens kanal Intranet Kan være dyrt at etablere Kræver disciplin og løbende Det gode intranet er dybt integreret i arbejdspladsens arbejdsgange - så det ikke bliver uoverkommeligt at holde opdateret Møder (bruger møder politiker møder, personalemøder, møder med embedsmænd/ kolleger borgermøder leverandør møder tilpasse budskab og informationer her og nu afstemme flere s forventninger på én gang Tidskrævende for alle deltagere Kræver god planlægning Bruger du møderne godt nok til løbende at kommunikere om, hvad der sker på din arbejdsplads? 2

3 osv.) -mulighed Mødereferater Holder fast i mødedeltagerne efter mødet Kan brede mødet ud til, der ikke deltog Mødereferatet er belastet kan opleves som unødvendige gentagelser eller som ren formalia Hvis der skete noget vigtigt på mødet, yder du det så fuld retfærdighed med et kedeligt referat? Billigt Notater Troværdige Kan underbygge og skabe opmærksomhed om arbejde, som ellers ikke er så synligt Ofte støvede og indforståede Ikke egnet til brede målgrupper Ingen indbygget Behøver notater, at være så lange og kedelige. Alle længere papirer bør indeholde et resume, så modtageren ved, hvad de får ud af at læse det hele Nyhedsbrev Kan målrettes særlige grupper Holder i gang Billig Kræver løbende indsats Kan kun målrettes én eller få Papir er der nok af Måske ville et nyhedsbrev være en nem måde at samle op på mere sporadisk Papir på modtagerens bord tvinger hende næsten til at læse Opslagstavler (fysiske og/eller elektroniske) Kræver disciplin og løbende Alt for mange opslagstavler er oversete Ledelsen skal prioritere den, som finder sted der Opslagstavlen kan være en dynamisk skanal, hvis I bruger den dynamisk Opslag er lige så forpligtende som anden 3

4 Personaleblad Identitetsskabende Skaber overblik over arbejdspladsen Kræver et stort og seriøst arbejde for ikke at være spild af tid for både modtagere og afsendere Dækker bladet et behov hos medarbejderne - eller udsendes de kun for ledelsens skyld? Ikke egnet til små, men vigtige beskeder Ingen indbygget Pressemeddelelser Opmærksomhed på en enkelt sag Kan målrettes til enkelte medier Journalister mangler ofte stof og ideer - pressemeddelelsen kan være en måde Store avisredaktioner drukner ofte i Pressemeddelelser med kun holdninger og få kendsgerninger er ofte en dårlig hjælp for medierne Bliver dine målrettet mediernes behov for ny viden - eller afspejler de kun jeres (afsenderens) egne behov? Måske får I mere ud af ringe til en eller flere journalister end ved at rundsende Reklamer Stor synlighed Image-skabende Store reklamekampagner sværere at målrette Envejs (ikke indbygget ) Vil modtageren sætte spørgsmålstegn ved om om I som offentlig myndighed spilder pengene på at reklamere for jer selv? Stillingsannoncer En chance for at Får I nok ud af 4

5 markere jeres arbejdsplads hos vigtige Velegnet til at fortælle om sider af jer selv som arbejdsplads og dermed om jeres værdier Tilbagevendende annoncering kan sende signaler om dårligt arbejdsklima stillingsannoncer? Bruger i annoncerne til at markedsføre jer selv overfor de mange, som ser annoncen uden at være ansøgere? Bruger I den billigste (internet) annoncering - eller spilder I penge på traditionelle medier? Sociale aktiviteter Identitetsskabende Skaber sammenhæng på arbejdspladsen opleve andre sider af medarbejderne Mulighed for direkte Ikke egnet til formel Svært at holde overblik over, hvad der bliver kommunikeret Husk at der er grænser for uformel du som leder kan være med dine medarbejdere, hvis de også skal opfatte dig som leder dagen efter Årsregnskab Troværdig Afgørende for relevante uaktuel Alle dem, som ikke vil læse et årsregnskab, har måske også behov for informationerne i regnskabet... Troværdigt Afgørende for relevante Dyr Årsberetning/ Virksomhedsregnskab uaktuel Er den virkelig ressource-forbruget værd? Læs mere Hvem skal jeg kommunikere med? Alle artikler om 5