BILAG 1, Side 1 af 4

Transkript

1 BILAG 1, Side 1 af 4

5 BILAG 2 Model: Informationsarbejdets platform og planlægningsramme. Kilde: Sepstrup, Preben: Tilrettelæggelse af information, 2. udgave, Systime, 2002, s. 128.

8 BILAG 4

9 BILAG 5, Side 1 af 3 Notat fra møde hos Cheminova Deltagere: Ole Zink, Personalechef Kurt Aabo, Informationschef Annie F. Pilgaard, Informationsmedarbejder Kirstine Tronhjem Johansen Følgende hovedpunkter blev behandlet på mødet: Virksomhedens organisation Cheminova havde som udgangspunkt en flad organisationsstruktur. Men i 2000 formulerede man en ny strategi, hvor man bibeholdt linieprincippet i organisationen, men med en fladere struktur og en række projektstyrede grupper på tværs af organisationen. Først var informationsafdelingen placeret under HR funktionen, men senere fik den sin egen funktion i organisationen som en underafdeling til virksomhedens support funktion. Man introducerede den nye organisationsplan via artikler i personalebladet samt et stort møde for de ansatte og deres familier, hvor man informerede om den nye struktur i virksomheden. Fra virksomhedens side kaldt man det projekt serviceeftersyn for ikke at skabe uro blandt de ansatte omkring de forandringer, der skete i organisationen. En af de større ændringer der skete i forbindelse med den nye organisationsstruktur var, at drift og udvikling blev adskilt fra hinanden. Man besluttede sig allerede fra starten af den nye organisation for, at man ville have en så ren organisation som muligt, og derfor ville man heller ikke have nogen stabsfunktioner. Heller ikke informationsafdelingen kunne blive en stabsfunktion, så derfor refererer informationschefen personalemæssigt til support direktøren. Informationschefen, Kurt Aabo, har dog alligevel den faglige reference til direktionen, og til den administrerende direktør, Bjørn Albinus, og han mener ikke, at det er et problem at det er en økonom, der sidder som direkte overordnet for informationschefen. En af de store udfordringer i forhold til den interne information i Cheminova er virksomhedens størrelse og det, at den er meget opdelt på forskellige afdelinger. Fx er der mange ansatte på produktionsanlægget, som er fysisk adskilt fra resten af virksomheden, hvor de, som arbejder på kontor sidder. Fx har mange af de faglært og ufaglærte på produktionsanlægget ikke adgang til en computer i arbejdstiden, og dermed heller ikke adgang til intranet. Desuden arbejder mange i skiftehold, så nogle medarbejdere kun er på virksomheden om natten eller i weekenden. Cheminova har et mål om, at alle ansatte på et tidspunkt skal have adgang til computer og intranet, men det er usikkert hvornår, og der er endnu ikke nogen konkret plan eller økonomiske ressourcer afsat til det. Hertil skal det siges, at Cheminova har en hjemme pc ordning, som mange medarbejdere benytter sig af, og derfor er der flere af de ansatte, som kan benytte en computer, selvom de ikke hverken er uddannede i eller arbejder med computere. Målgrupper i den interne kommunikation Moderselskabet er Auriga Industries, som udover Cheminova ejer virksomhederne Hardi og Skamol. Aurigas vigtigste målgruppe i forhold til den interne kommunikation er aktionærerne. Derfor udgiver man Aurigamagasinet, som udarbejdes af Cheminovas informationsafdeling.

10 BILAG 5, Side 2 af 3 Informationsafdelingens målgruppe er stor, idet den både består af medarbejderne internt, samt af virksomhedens eksterne interessenter som fx medierne. Derfor er udgangspunktet for kommunikationsarbejdet at det skal udformes så alle kan forstå det. Ledelsen benytter informationsafdelingen som et serviceorgan, det vil sige de henvender sig, når der er noget, de gerne vil have kommunikeret ud til de øvrige medarbejdere. Dermed kommer meget af det strategiske omkring kommunikationen egentlig fra direktionen, og informationsafdelingen er overladt til at informere og viderebringe de ting, ledelsen kommer med. Desuden bruger informationsafdelingen mange ressourcer på almen information, samt på at besvare henvendelser fra andre afdelinger, som gerne vil have hjælp til at kommunikere specifikke ting ud fx til deres afdeling. Informationsafdelingens arbejde Fra ledelsens side ser man informationsafdelingen som nødvendig, både for at informere medarbejderne og virksomhedens omverden, men også som supportfunktion til de øvrige afdelinger. Blandt andet fordi Cheminova er en virksomhed der arbejder med kemi, er den måske oftere end de fleste andre virksomheder udsat for kritik fra omverdenen. Derfor mener man, at det i højere grad end i andre virksomheder er nødvendigt for medarbejderne at have informationsafdelingens hjælp til at være klædt på til at svare på spørgsmål ud fra en positiv vinkel, når de møder de etiske problemstillinger. Virksomheden har en overordnet strategi, om at udvikle en stærk Corporate identity gennem formidling af holdninger og værdier, såvel internt som eksternt. Et af de vigtigste mål med informationsafdelingens arbejde er at bidrage til at skabe en forståelse for, og en positiv holdning til virksomheden blandt de ansatte. Man bruger blandt andet Dagens nyheder til at hjælpe medarbejderne med at besvare spørgsmål og svare på kritik fra omverdenen, fx familie og venner. Hvert år afholder Cheminova også åbent hus arrangementer, hvor de ansatte kan vise deres familier og venner rundt på virksomheden. Man mener, at den uformelle form er med til at give de ansatte stolthed omkring deres arbejde på Cheminova. Meget af informationsarbejdet i Cheminova foregår mundtligt, fx ved at mellemlederne informerer de ansatte om forskellige aktuelle emner. På samme måde bruger man tillidsfolkene meget, og i tilfælde hvor der fx er kritik af Cheminova fra medarbejdernes side, behandler man det også altid mundtligt via tillidsfolkene. Der kommer ikke mange af den slags henvendelser, og det tager man fra Cheminovas side som et positivt tegn på at de ansatte er tilfredse og føler sig godt informerede. Generelt foretrækker man at håndtere større problemstillinger fx på temamøder, hvor man informerer de ansatte. Man synes fra virksomhedens side, at det kræver for mange ressourcer med skriftlige debatter i diverse interne medier. I personalebladet vil man ikke have kritiske indlæg, fordi man mener, det giver virksomheden et troværdighedsproblem, og man mener at det let bliver en form for mudderkastning, som der ikke kommer noget godt ud af. Man fokuserer derimod på de positive beretninger og fremhæver succeshistorierne. Cheminovabladet er et ledelsesorgan, og der er ingen frie indlæg i det. De ansatte har lov at komme med forslag til informationsafdelingen til emner, der kan tages op i bladet, men generelt omkring kritiske faktorer foretrækker man, at de ansatte tager det op mundtligt med deres nærmeste leder eller med deres tillidsfolk.

11 BILAG 5, Side 3 af 3 Ledelsesstilen i virksomheden er autoritær. Derfor skal informationsafdelingen viderebringe ledelsens budskaber og forklare dem for de ansatte. Men man mener ikke, at der skal stilles spørgsmålstegn ved dem. Man vil gerne bringe indlæg som har de ansattes interesse, men emnet tages altid op fra en positiv vinkel set fra virksomhedens side. Topledelsen ser desuden helst, at de ting informationsafdelingen beskæftiger sig med har det de kalder en forretningsmæssig karakter, det vil sige ikke såkaldte bløde ting. Desuden mener man, at det er uvæsentligt om man kalder arbejdet information eller kommunikation, da man opfatter det som værende det samme. Medier i Cheminovas interne kommunikation Dagens nyheder er de lettilgængelige nyheder, som fx firmamæssige som nyansættelser, jubilæer og udnævnelser samt øvrige nyheder. De udgives ca. hver 2. 3 dag og hænges op på virksomhedens opslagstavler. Det opfattes både som pligtinformation, det vil sige man forventer de ansatte læser det. Kliprapport er presseklip, som egentligt er tænkt med kommentarer, hvor det er nødvendigt. En mindre målgruppe i ledelsen modtager uddybende information om omstændighederne i de sager, hvor det er nødvendigt. Kliprapport udkommer efter behov, men sjældnere end Dagens nyheder. Det er egentlig født af Dagens nyheder. I Kliprapport er billederne også en væsentlig del, som adskiller det fra Dagens nyheder. Man mener at Kliprapport hjælper medarbejderne til at være gode ambassadører for virksomheden, selvom man ikke forventer at de kender alle pressens historier om virksomheden. Newsflash er en mellemting mellem Dagens nyheder og Cheminovabladet. Meget fra Cheminovabladet handler om Danmark, og derfor vil man ikke lave helt det samme i en engelsk udgave. Formålet med Newsflash er at udveksle erfaringer, inspiration og information mellem datterselskaberne. Det er meningen at det skal udkomme som en A4 side hver måned, men reelt set udkommer det 10 gange om året. Cheminovabladet er ligeså meget til fx familien som til den enkelte medarbejder. Derfor sendte man det engang hjem til alle ansatte, men det er blevet sparet væk. Man sender det dog stadig til nogle interessenter, fx bestyrelsesmedlemmer i Auriga og Cheminova samt til tidligere bestyrelsesmedlemmer. Ifølge Cheminovas ledelse er det primære formål med personalebladet at informere de ansatte om, hvor ledelsen vil hen med virksomheden. Intranettet bruges ikke rigtigt endnu til intern kommunikation hos Cheminova. Rent IT mæssigt mangler der meget, og der er ikke afsat ressourcer til at forbedre det. Man bruger en platform der hedder Intranote, som har mange begrænsninger. Fra informationsafdelingens side vil man heller ikke bruge arbejdsressourcer på det, så længe det ikke prioriteres mere seriøst. Pt. bruges det til at finde forretningsmæssige informationer på, altså til vidensdeling imellem visse afdelinger. Også fx enkelte organisationsmæssige ting som fx at finde afdelinger, personer osv. Yderligere information om de enkelte medier ses på de øvrige bilag som er udleveret fra Cheminova. Disse er ligeledes vedhæftet som bilag til specialet.

12 BILAG 6

13 BILAG 7 Kilde: Brooks, Ian: Organisational behaviour Individuals, Groups and Organisation, third edition, Prentice Hall, Pearson Education Limited, 2006, s. 279.

23 BILAG 9, Side 2 af 2 Kilde: Cheminovabladet nr. 2, 2006.

26 BILAG 11