Pt. er der nu afviklet to møder mellem UBST og KU. Til forberedelse heraf her der været holdt tre møder på mellemlederniveau.

Transkript

1 KØBENHAVNS UNIVERSITET Bestyrelsesmøde nr. 54, 15. juni 2011 Pkt. 6 bilag 1. Bestyrelsen SAGSNOTAT 6. JUNI 2011 Vedr.: Afrapporteringsnotat nr. 1 Sagsbehandler: Rektorsekretariatet 1. Indledning Nærværende notat er afrapporteringsnotat nr. 1. I notatet kan bestyrelsen orientere sig om status på de tilsyn, undersøgelser og handlingsplaner, som Milena Penkowa sagen har afstedkommet enten initieret af bestyrelsen selv eller af tredjemand. Notatet er udarbejdet i henhold til det besluttede på bestyrelsesmødet den 28. april Det skærpede tilsyn Med skrivelse af 28. april modtog KU en præcisering af rammerne for det skærpede tilsyn fra Universitets- og Bygningsstyrelsen(UBST), jf. bilag 2. REKTORSEKRETARIATET NØRREGADE 10 POSTBOKS KØBENHAVN K TLF DIR MOB trk@adm.ku.dk REF: TRK Pt. er der nu afviklet to møder mellem UBST og KU. Til forberedelse heraf her der været holdt tre møder på mellemlederniveau. UBST har fået tilsendt en betydelig dokumentation til brug for tilsynet. Temaet på de to første møder har været kompetencefordelingen internt i KU s øverste ledelse, herunder opfølgning på det fremsendte materiale, samt kompetenceforholdet mellem det centrale KU og fakulteterne. UBST har i tilsynet primært interesseret sig for KU s organisation, instruktions- og delegationsbeføjelser samt sagsgange.

2 Den 14. juni afvikles det fjerde formøde. Og det næste tilsynsmøde er aftalt til den 21. juni. Temaet her er fortsat kompetenceforholdet mellem det centrale KU og fakulteterne. SIDE 2 AF 8 Endvidere har UBST meddelt, at Rigsrevisionens rapport af 23. maj 2011 giver UBST anledning til også at lade det skærpede tilsyn omfatte spørgsmål afledt af Rigsrevisionens rapport. Rapporten og status på opfølgningen behandles nedenfor i pkt. 3. KU arbejder på at få offentliggjort relevante dokumenter fra UBST, så universitetsbefolkningen kan orientere sig i karakteren af det skærpede tilsyn. 3. Rigsrevisionens undersøgelse af tilskudsfinansieret forskningsvirksomhed ved KU Rigsrevisionen har den 23. maj 2011 rapporteret fra deres revision af tilskudsfinansieret forskningsvirksomhed ved KU. Rapporten indeholder bl.a. en gennemgang af forvaltningen af tilskudsfinansierede forskningsprojekter ved to institutter på KU. Rigsrevisionen konkluderer, at de overordnede retningslinjer og systemer på KU er tilfredsstillende. I redegørelsen kritiserer Rigsrevisionen dog bl.a. KU for i en række tilfælde i de konkrete sager, som Rigsrevisionen har gennemset, ikke konsekvent at følge de interne regler for økonomistyring samt for manglende journalisering og dokumentation af fondsbevillinger. Som led i den videre udvikling af økonomiforvaltningen og som opfølgning på de seneste revisionsrapporter fra Rigsrevisionen og Institutionsrevisor (PricewaterhouseCoopers) vil der, som bestyrelsen også blev orienteret om på bestyrelsesmødet d. 28. april, i den kommende tid blive gennemført en række tiltag i KU s økonomiorganisation og forvaltning. 1. Alle økonomimedarbejdere skal fremover referere til en administrativ leder med økonomifaglig indsigt og kompetence. 2. Der foretages en vurdering af kompetencer og udviklingsbehov hos økonomimedarbejderne, som bl.a. skal sikre rette kompetenceniveau i forhold til økonomiopgaverne 3. Alle økonomimedarbejdere skal fremover beskæftige sig med økonomiforvaltning i hele deres arbejdstid og må ikke have andre arbejdsopgaver (delt arbejdsfunktion), da det vanskeliggør en rendyrkning af den enkeltes kompetence på økonomiområdet 4. Der skal etableres større faglige centre på økonomiområdet, hvor alle økonomimedarbejdere skal indgå i et stærkt fagligt miljø, hvor den fysiske samlokalisering er en væsentlig faktor, som styrker den kollegiale sparring og læring.

3 Der arbejdes pt. med opdatering af forvaltningsgrundlaget, som en stor del af den daglige økonomiforvaltning hviler på som fx retningslinjer for forvaltning af eksternt finansierede projekter, betalingskort, kontokort, repræsentation samt regnskabsinstruks mv. Derudover planlægges i den kommende tid en proces med kompetenceudvikling af alle medarbejderne i økonomisøjlen. Der stiles mod at opnå støtte fra Statens Center For Kompetenceudvikling. Endelig er der den 31. maj igangsat en intern revision med henblik på at få et mere klart billede af forvaltningen af de eksternt finansierede projekter på tværs af organisatoriske enheder på KU. Den interne revision gennemføres ved udvalgte institutter, monofakulteter, BRIC og Fællesadministrationen og er forankret hos fakultetsdirektører/-økonomichefer og i Fællesadministrationen hos vicedirektøren for Koncern-økonomi med reference til universitetsdirektøren. Disse har ansvaret for, at gennemføre, vurdere og rapportere i forhold til den interne revision på deres respektive områder. Resultatet af den interne revision foreligger primo september og vil blive anvendt i den videre proces med at udvikle og styrke forvaltningen af eksternt finansierede projekter på alle 3 organisatoriske niveauer. Samtidig vil det indgå som en del af dokumentationen til såvel Rigsrevisionen som Institutionsrevisor i forbindelse med efterårets revisionshandlinger. 4. Politiets undersøgelser: Den 3. februar 2011 anmeldte KU Milena Penkowa til politiet for mistanke om dokumentfalsk og bedrageri i forbindelse dokumentation af forsøg med rotter, der er omtalt i en artikel i det videnskabelige tidsskrift Glia i Efterfølgende har politiet anmodet KU om yderligere oplysninger, som er afgivet. Den 18. marts sigtede politiet Milena Penkowa for dokumentfalsk og bedrageri. Samme dag foretog politiet ransagelse af Milena Penkowas kontor og laboratorium på SUND. KU har medvirket og medvirker fortsat til at oplyse sagen, når Politiet anmoder herom. Derudover afventes Politiets videre stillingtagen i sagen. SIDE 3 AF 8 5. Udvalgene Vedrørende Videnskabelig Uredelighed (UVVU): I november 2010 oversendte KU to sager til UVVU om konkrete mistanker vedr. uredelighed i Milena Penkowas forskning til behandling. Herudover har professor Benthe Klarlund Pedersen, SUND, den 2. april 2011 oversendt en ny sag vedr. Milena Penkowas forskning til UVVU, da der er begrundet mistanke om manipulation og genbrug af det samme immunhistokemiske billede i to forskellige artikler.

4 Udfaldet af sagerne afventes. UVVU har om det to første sager uformelt meddelt, at udvalget forventer en sagsbehandlingstid på 6 12 måneder. KU har ikke modtaget nye informationer om disse sager. SIDE 4 AF 8 6. Universitetets undersøgelse af Milena Penkowas videnskabelige produktion KU bad tidligere på året Det Frie Forskningsråd (DFF) om at rådgive KU om, hvordan der kan gennemføres en undersøgelse af Penkowas samlede forskningsproduktion. DFF vendte tilbage med rådgivning og forslag om undersøgelse, internationalt panel, tilhørende uafhængigt sekretariat m.v. Med bistand fra kammeradvokaten og højst estimeret juridisk ekspertise foreligger nu et kommissorium, som DFF har erklæret sig enig i de overordnede linjer i. På den baggrund kan KU iværksætte undersøgelsen. På KU er prorektor Thomas Bjørnholm ansvarlig for undersøgelsens rammer. Universitetet har indgået aftale med et privat konsulentfirma, Civilingeniør Pia Jørnø, og efter forslag fra Det Frie Forskningsråd med professor emeritus Lars Terenius fra Karolinska Instituttet, Stockholm om at varetage panelets sekretariatsfunktion på henholdsvis det administrative og det sundhedsfaglige område. Københavns Universitet har endvidere tilknyttet fhv. præsident for Højesteret Torben Melchior og fuldmægtig hos Folketingets Ombudsmand Michael Thuesen, som juridiske sagkyndige til undersøgelsen. Det videnskabelige panel er ved at blive nedsat og her tages udgangspunkt i en bruttoliste af eksperter inden for Penkowas forskningsfelt, som KU har modtaget fra DFF. Som den faglige ekspertise i det sekretariat, der skal betjene panelet, rådgiver Lars Terenius om sammensætningen af panelet, så det sikres at panelet samlet dækker det forskningsfaglige område, Penkowa beskæftigede sig med. Penkowas videnskabelige produktion tæller ca. 100 videnskabelige artikler. Udfordringen bliver i første omgang at få medforfatterne til at medvirke til at få identificeret de dele af det videnskabelige grundlag, der stammer fra Penkowa. På baggrund heraf vil det videnskabelige panel udvælge det forskningsmateriale, der konkret ønskes undersøgt. Næste udfordring bliver at få fremskaffet det videnskabelige grundmateriale, og derefter rejser sig så spørgsmålet om, hvilken fysisk forfatning mate-

5 rialet vil være i, og i hvilken grad det er muligt ud fra grundmaterialet at rekonstruere eller kontrollere Penkowas resultater. SIDE 5 AF 8 Når det videnskabelige panel har afsluttet sin undersøgelse, afgiver den en rapport til KU, der derefter vurderer om der skal tages yderligere skridt og indgives flere sager til UVVU. Undersøgelsen kommer til at pågå i efteråret 2011 og vil blive afsluttet hurtigst muligt, men under hensyntagen til at, det er afgørende, at gennemførelse af undersøgelsen sker så grundigt og omhyggeligt som muligt. Universitetet afholder alle udgifterne til undersøgelsen. 7. Opfølgning på videnskabsministerens svar på spm. 183 (alm. del) vedr. gennemgang af ph.d.- og specialestuderende, der har haft Milena Penkowa (MP) som hovedvejleder, vejleder eller på anden måde har samarbejdet med MP om deres forskningsprojekter I videnskabsministerens svar på spm. nr. 183 (alm. del) til Folketinget anmodes Københavns Universitet (KU) om at gennemgå samtlige konkrete sager vedrørende ph.d.- og specialestuderende, der har haft Milena Penkowa (MP) som hovedvejleder, vejleder eller på anden måde har samarbejdet med MP om deres forskningsprojekter. I forlængelse heraf har SUND på opdrag fra rektorsekretariatet iværksat en forvaltningsmæssig gennemgang. Gennemgangen fokuserer på de ph.d.- eller specialestuderende, der har haft MP som hovedvejleder, vejleder, været ansat i hendes laboratorium, eller hvor ph.d.-afhandlingen delvist består af en eller flere artikler, hvor MP er medforfatter. Efter gennemgangen udarbejder SUND en samlet rapport, som også vil tilgå KU's tilsynsmyndighed UBST. Pt. er status på SUND's gennemgang af MP s speciale- og ph.d.-studerende er, at der er identificeret 6 ph.d.-studerende, hvoraf 1 fortsat er i gang, som har haft MP som hovedvejleder eller anden vejleder. Der er foretaget en gennemgang af de 6 studieforløb, og kun i ét tilfælde er der noget at bemærke. Nok ikke helt uventet drejer det sig om den igangværende ph.d.-studerende, som er blevet forsinket med sit projekt pga. af hovedvejlederskiftet.

6 SUND arbejder endvidere på identifikation af specialstuderende. Der er foreløbig den umiddelbare vurdering, at det drejer sig om meget få studerende. SUND vil ultimo uge 24 tilskrive de berørte om gennemgangen. SIDE 6 AF 8 8. Status på implementering af rektors handlingsplan 8.1 Status på De studerendes forhold / tarv. JUR-dekan Henrik Dam har indvilliget i at være formand for udvalget. Udpegning af udvalgets øvrige medlemmer er i proces og forventes afsluttet ultimo juni Formanden for udvalget mødes d. 10. juni 2011 med sekretariatet med henblik på udarbejdelse af kommissorium. Kommissoriet forventes fastlagt primo juli Udvalgets første møde forventes at finde sted primo september I handlingsplanen indgår betegnelsen studenter-ombudsmand. Ombudsmanden har pålagt KU at finde en ny betegnelse for enheden, da ombudsmandstitlen er beskyttet ved lov. Pt. er arbejdstitlen derfor "instans til varetagelse af de studerendes tarv". 8.2 Status på Nye regler for indstillinger priser og hæderspriser KU's Forsknings- og Innovationsråd (KUFIR), som har prorektor som formand og blandt andre prodekanerne for forskning som medlemmer har fået i opdrag at udarbejde et forslag. KUFIR er pt. ved at færdiggøre sit forslag, som derefter udsendes til høring i de akademiske råd med henblik på behandling i Ledelsesteam (LT) i august måned. 8.3 Status på Generel kritik (forskeruddannelse) KU's forskeruddannelsesråd (KUFUR), som har dekan Sven Frøkjær som formand og dertil ph.d.-skolelederne som medlemmer har fået i opdrag at udarbejde et forslag til forbedring af forskeruddannelsens elementer vedr. god videnskabelig praksis, metode osv.. KUFUR har på sit møde den 11. april diskuteret opgaven og har i den forbindelse meddelt, at de fleste fakulteter har allerede et ph.d.-kursus i god videnskabelig praksis eller et kursus hvor god videnskabelig praksis indgår. Kurset er i nogle tilfælde en del af fakultetets introduktionsforløb for nye ph.d.-studerende. Det er på nuværende tidspunkt ikke praksis, at et kursus i god videnskabelig praksis m.m. er obligatorisk. KUFUR foreslår derfor, at det pålægges de enkelte ph.d.-skoler at etablere et obligatorisk kursus i god videnskabelig praksis m.m. inden for en fælles KU ramme. Ph.d.-skolen vil have mulighed for at udbyde kurset alene eller i samarbejde med andre fakulteter. Dette vil give de bedste muligheder for at

7 målrette kurset, så det afspejler de ph.d.-studerendes behov på de enkelte fakulteter. KUFUR finder, at det vil være uhensigtsmæssigt, om der etableres ét obligatorisk kursus for alle ph.d.-studerende på KU. Forskellene mellem karakteren af den forskning der udføres på KU s fakulteter og dermed det faglige normsæt er så store, at der er behov for målrettede kurser. KUFUR vil derfor udarbejde et forslag til fælles overordnende minimumsrammer for kursus i god videnskabelig praksis. Forslaget vil omfatte: Rammer for indhold (herunder forskningsetik, ophavsret, plagiarisme, datahåndtering/-opbevaring, forfatterskab m.m.) Organisering Omfang De fælles overordnede rammer vil tage udgangspunkt i de udstukne linjer fra handlingsplanen og allerede eksisterende ph.d.-kurser på KU i god forvaltningspraksis m.m. Forslaget behandles indenfor følgende tidsplan: Juni 2011: Forslag til fælles rammer for et ph.d.-kursus i god videnskabelig praksis behandles i KUFUR Juni- september 2011: Forslag sendes i høring i praksisudvalget, Akademisk råd og ph.d.-udvalgene Oktober 2011: Forslaget forelægges Ledelsesteam (LT) til endelige stillingtagen og beslutning. Ultimo 2011: Implementering på de enkelte fakulteter SIDE 7 AF Status Projektstyring/økonomi I forlængelse af afsnit 3 om opfølgning på Rigsrevisors rapport skal endvidere gives følgende status på gennemført en række tiltag i KU s økonomiorganisation og -forvaltning. Der er senest pr. 31. maj 2011 i alt gennemført ændring i referenceforhold for 28 medarbejdere på KU mhp. at sikre, at økonomimedarbejderne refererer til en leder i den administrative streng. Ændringerne fordeler sig således: TEO (0), JUR (0) HUM (3), SAMF (0), FARMA (1), BRIC (0) SUND (17), SCIENCE (5), LIFE (2). Der er pr. 6. juni afholdt møder på 6 fakulteter og BRIC mellem respektive fakultetsledelser, universitetsdirektør og Koncern-økonomis ledelse om organisering af økonomisøjlen, hvor der er drøftet referenceforhold, vurdering

8 af medarbejdernes udviklingsbehov og potentiale, eliminering af delt arbejdsfunktion ( rene økonomimedarbejdere) samt etablering af større faglige centre på økonomiområdet. De resterende 2 møder med SCIENCE og SUND afholdes den 16. juni Status på Håndtering af videnskabelig uredelighed og praksis SAMF-dekan Troels Østergaard Sørensen har indvilliget i at formandsbetjene udvalget. Udpegning af udvalgets øvrige medlemmer er i proces og forventes afsluttet primo juli d.å. Formanden for udvalget og formanden for Praksisudvalget mødes den 7. juni d.å. med sekretariatet med henblik på udarbejdelse af kommissorium. Kommissoriet forventes fastlagt primo juli Udvalgets første møde forventes at finde sted primo september d.å. 8.6 Status på Andre forhold (Universitetets rutiner og generelle ressourceberedskab samt forvaltningsmæssige forhold) Overskriften dækker over en række notater, som skal udarbejdes til brug for KU forvaltning. Håndtering af politianmeldelse generelt (responsum fra JUR FAK) Udarbejdes i efteråret 2011 Dekorum (Kammeradvokaten udarbejder kort responsum om dekorum til brug for KU) forventes udarbejdet i august 2011 Notatpligt Forventes udarbejdet og udsendt ultimo august 2011 Journalisering Forventes udarbejdet og udsendt ultimo august 2011 SIDE 8 AF Status Intern kommunikation Rektoratet besøger pt. fakultetssamarbejdsudvalg (FSU) på alle fakulteter for at drøfte rektors handleplan som opfølgning på MP-sagen. Fsva. rektors handlingsplan er der, som det fremgår ovenfor, i øjeblikket en række processer i gang enten vedr. høringer i de akademiske råd eller udpegninger til deltagelse i udvalg med henblik på at medinddragelse i rektors handleplan