EU - UDBUD PÅ KØRSEL

Transkript

1 Langeland Kommune EU - UDBUD PÅ KØRSEL AF ÆLDRE OG HANDICAPPEDE BORGERE TIL OG FRA KOMMUNENS INSTITUTIONER. Offentligt udbud Langeland Kommune

2 Indholdsfortegnelse 1. Indledning Generel beskrivelse af udbuddet Opgavens omfang Ordregivende myndighed Beskrivelse af opgaven Delaftale 1 til og med 3 Kørsel til dagcenter Generel beskrivelse af de ældre borgers funktionsniveau og eventuelle behov Dagcentrenes fysiske placeringer: Delaftale 4 - Kørsel til beskyttet værksted Generel beskrivelse af borgernes funktionsniveau og eventuelle behov Det beskyttede værksteds fysiske placering Delaftale 5 - Kørsel til Voksen Special Undervisning Generel beskrivelse af borgernes funktionsniveau og eventuelle behov Voksen Special Undervisningens fysiske placering Delaftale 6 - Kørsel til Hjerneskade Cafe - OPTION Generel beskrivelse af borgernes funktionsniveau og eventuelle behov Hjerneskade Caféens fysiske placering Leverandørens orientering om deltagere Udbudsbetingelser Udbudsform Formkrav Sprog Ejendomsret Spørgsmål til udbudsmaterialet Tilbudsfrist Åbning af de indkomne tilbud Vedståelsesfrist for tilbud Prismodel Kombinationstilbud Prisniveau Regulering Aftalegrundlag Alternative bud Konsortier Overdragelse af leverancen Overtagelse af køretøjer ved kontraktophør Udbyders forbehold Tilbudsgivers forbehold Procedure for behandling af tilbud Udvælgelseskriterier Personlige forhold Tildelingskriterium Orientering om resultat af udbudsforretningen Tidsplan Proceduren for indkomne tilbud Kravspecifikation Generelle krav Kørslen Samarbejde Chaufføren Kørselsmateriel Forsikring Benyttelse af underleverandører og overdragelse til anden side Tavshedspligt Side 2 af 44

3 4.1.8 Fakturering Kontrakt vedr. kørsel af ældre og handicappede borgere til og fra institutioner i Langeland Kommune Parterne Kontraktgrundlag Kontraktens omfang Tavshedspligt Aktindsigt Kontraktperiode Tildeling Overtagelse af køretøjer ved kontraktophør Priser Prisregulering Regulering Ændring af kontrakten Fakturering Betaling Offentlige påbud Myndighedskrav / lovmæssige krav Etik og socialt ansvar Kontakt mellem parterne Konkurs Underleverandører Erstatning og forsikring Opfyldelseshindringer, herunder force majeure Misligholdelse/ophævelse Misligholdelsesbeføjelser Kontraktophør Opsigelse Lovvalg og afgørelse af tvister Tavshedspligt og offentliggørelse af kontrakten Overdragelse af rettigheder, forpligtelser og fordringer Kontraktændringer Underskrift Side 3 af 44

4 Bilag Bilag 1 Oversigt over områder hvori ruterne ligger Bilag 2 Regulering for pris og lønudvikling Bilag 3 Tavshedspligt, uddrag af lovgrundlag Bilag 4 Tjekliste Bilag 5 Virksomhedsoplysninger Bilag 6 Erklæring om solidarisk hæftelse og prokura Bilag 7 Tilbudsgivers tro og love erklæring Bilag 8 Tilbudsliste Delaftale 1, Kørsel til dagcenter Stigtebo og Tullebølle Center Bilag 9 Tilbudsliste Delaftale 2, Kørsel til dagcenter Rudkøbing Plejehjem Bilag 10 Tilbudsliste Delaftale 3, Kørsel til dagcenter Lindelse Plejehjem Bilag 11 Tilbudsliste Delaftale 4, Kørsel til beskyttet værksted Bilag 12 Tilbudsliste Delaftale 5, Kørsel til Voksen Special Undervisning Bilag 13 Tilbudsliste Delaftale 6, Kørsel til Hjerneskade Cafe. - OPTION Bilag 14 Tilbudsliste Kombinationstilbud Side 4 af 44

5 1. Indledning 1.1 Generel beskrivelse af udbuddet Daglig samkørsel af ældre og handicappede borgere til dagcentre og beskyttet værksted samt flere gange ugentlig kørsel til voksen specialundervisning. Der er option på kørsel til Hjerneskade Café én gang om ugen. Opgaven er opdelt i 6 delaftaler, hvoraf den ene er i option. Der køres i ruter på samtlige delaftaler med afregning pr. kørte kilometer. Der kan afgives tilbud på én, flere eller alle delaftaler. Der skal indgås en 3-årig aftale med mulighed for forlængelse på 1 gange 12 måneder mellem ordregiver og tilbudsgiver. 1.2 Opgavens omfang Der ønskes tilbud på prisaftale på siddende befordring af ældre og handicappede borgere mellem borgerens folkeregisteradresse og følgende kommunale institutioner: Dagcenter på Stigtebo i Lohals Dagcenter på Tullebølle Centeret i Tullebølle Dagcenter på Rudkøbing Plejehjem i Rudkøbing Dagcenter på Lindelse Plejecenter i Lindelse Værkstedsgården i Rudkøbing Voksen Special Undervisning i Rudkøbing Hjerneskade Caféen i Rudkøbing Opgaven er opdelt i 6 delaftaler: Delaftale 1: Samkørsel til dagcenter på Stigtebo i Lohals og til dagcenter på Tullebølle Plejecenter i Tullebølle Delaftale 2: Samkørsel til dagcenter på Rudkøbing Plejehjem i Rudkøbing Delaftale 3: Samkørsel til dagcenter på Lindelse Plejecenter i Lindelse Delaftale 4: Samkørsel til beskyttet værksted i Rudkøbing Delaftale 5: Samkørsel til Voksen Special Undervisning i Rudkøbing Delaftale 6: Samkørsel til Hjerneskade Caféen i Rudkøbing - OPTION 1.3 Ordregivende myndighed Ordregivende myndighed er: Langeland Kommune Fredensvej Rudkøbing Tlf Beskrivelse af opgaven Kørsel omfatter samkørsel med ældre og handicappede til ovennævnte kommunale institutioner i henhold til Serviceloven og kørsel til Voksen Special Undervisning i henhold til Undervisningsloven. Udbudsmaterialet er udtryk for et øjebliksbillede, i det der over tid kan ske væsentlige ændringer i såvel opad som nedadgående retning. Ændringerne kan være forårsaget af politiske ændringer, ændringer i antallet af borgere og deres behov eller ændringer i destinationer. Side 5 af 44

6 Afhentningstidspunktet vil være afhængigt af den enkelte institutions åbningstider og hvornår borgerne kan være klar. 1.5 Delaftale 1 til og med 3 Kørsel til dagcenter. Opgaven omfatter samkørsel til og fra kommunens 4 dagcentre med max. 12 borgere pr. åbningsdag pr. dagcenter. Kørslen er i oplandet og nærområdet til dagcentret og er opdelt i ruter for det enkelte plejecenter. Bilag 1 viser inden for hvilke område de enkelte ruter ligger. På tilbudslisterne for de enkelte delaftaler er der udover stedbetegnelse for i hvilket område ruten ligger også oplyst ca. antallet for deltager som det er i øjeblikket, samt hvor mange af disser der er kørestolsbrugere. Der er kørsel som nedenfor, dog undtagen på helligdage: Dagcenteret på Stigtebo - mandag, onsdag og fredag Dagcenteret på Tullebølle Centeret - mandag, onsdag og fredag Dagcenteret på Rudkøbing Plejehjem - alle dage undtagen weekends Dagcenteret på Lindelse Plejehjem - mandag, tirsdag og torsdag Der må forventes svingende antal af borgere fra gang til gang. Ligeledes kan tidspunktet ændre sig efter behov, eksempelvis hvis der afholdes et arrangement og borgerne skal afhentes senere Generel beskrivelse af de ældre borgers funktionsniveau og eventuelle behov. Borgerne er ældre, demente og/eller handicappede personer. Nogle af dem kan ikke i samme grad som andre mennesker overskue nye situationer og er ikke i stand til at handle egenhændigt. Enkelte kan udvise aparte eller forvirret adfærd og er derfor afhængig af regelmæssig og direkte hjælp. Der kan forekomme enkelte tilfælde af konfliktadfærd. Sådanne tilfælde tackles ved at chaufføren udviser ro og tålmodighed. Borgerne kan være kørestolsbrugere, hvor det kræves, at de transporteres heri. Ligeledes skal der i bilen være plads til rollatorer, da der kan være borgere som er afhængig af et sådan ganghjælpemiddel. Der kan også være borgere, der har behov for at medbringe transportable iltflasker i net eller taske. Særlige forhold for enkelte borgere, vil fremgå af deltagerlisten. Såfremt der forekommer ændringer i forhold til de udleverede deltagerlister vil ældreområdets kontaktperson hurtigst muligt varsle leverandøren om disse Dagcentrenes fysiske placeringer: Dagcenter på Stigtebo, Stigtehaven 6 Lohals, 5953 Tranekær Dagcenter på Tullebølle Plejecenter, Tullebølle Centret 2, 5953 Tranekær Dagcenter på Rudkøbing Plejehjem, Viebæltet 25, 5900 Rudkøbing Dagcenter på Lindelse Plejecenter, Langgade 30, Lindelse, 5900 Rudkøbing Side 6 af 44

7 1.6 Delaftale 4 - Kørsel til beskyttet værksted Opgaven omfatter samkørsel med ca. 25 forskellige brugere til og fra kommunens beskyttede værksted. Borgerne er bosiddende i Svendborg, på Tåsinge samt Langeland. I øjeblikket er 4 af borgerne kørestolsbrugere. Kørslerne er opdelt i 3 Ruter. Se bilag 11. Fordelingen af borgerne er i øjeblikket således at i alt 8 borgere kommer fra Svendborg og Tåsinge og 17 borgere fra Langeland. Borgerne fra Langeland er fordelt således: 1 borger nord for Rudkøbing, 3 borgere fra Rudkøbing og 13 borgere syd for Rudkøbing. Der skal køres ca. 236 dage om året. Der er ferie lukket 14 dage i sommerferien, alle helligdage og weekends, dagen efter Kristi Himmelfart, mellem jul og nytår. Værkstedsgårdens aktivitetskalender kan forårsage ændringer i kørselstilrettelæggelsen. Såfremt der forekommer ændringer i forhold til de udleverede deltagerlister vil Værkstedsgården hurtigst muligt varsle leverandøren om disse. Særlige forhold for enkelte borgere vil fremgå af deltagerlisterne. Der forventes ikke den helt store udskiftning af borgerne og antallet af borgere i kontraktperioden. Men der kan dagligt forekomme ændringer som følge af personlige forhold omkring den enkelte borger Generel beskrivelse af borgernes funktionsniveau og eventuelle behov. Borgerne er for de flestes vedkommende personer med psykiske udviklingshæmning. Enkelte borgere har eller bruger ikke verbalt sprog. Karakteristisk for dem er at de ikke i samme grad som andre mennesker kan: overskue nye situationer er i stand til at handle egenhændigt Enkelte kan udvise aparte eller forvirret adfærd og er derfor afhængig af regelmæssig og direkte hjælp. Der kan forekomme enkelte tilfælde af epileptiske anfald, kramper, urenlighed og konfliktadfærd Det beskyttede værksteds fysiske placering Værkstedsgården, Kastanievej 28, 5900 Rudkøbing 1.7 Delaftale 5 - Kørsel til Voksen Special Undervisning Opgaven omfatter samkørsel med ca. 5 borgere 2 gange pr. uge til og fra kommunens Voksen Special Undervisning (Værkstedsgården). Der skal køres 2 gange om ugen. Året er opdelt i 3 semestre: 1. januar 30. april 1. maj 31. august 1. september 31. december. Side 7 af 44

8 Der er lukket for undervisning i hele juli måned, alle helligdage og weekends, dagen efter Kristi Himmelfart, mellem jul og nytår samt de tre dage før påsken. Borger er herboende på Langeland og det er i øjeblikket 1 borgere nord for Rudkøbing og 4 borgere syd for Rudkøbing. Der er 1 borger på ruten syd for Rudkøbing som er kørestolsbruger. Særlige forhold for enkelte borgere vil fremgå af deltagerlisterne. Der må forventes en del udskiftning af borgerne og antallet af borgere i kontraktperioden. Der kan ugentligt forekomme ændringer som følge af personlige forhold omkring den enkelte borger som for eksempel sygdom og hospitalsindlæggelser Generel beskrivelse af borgernes funktionsniveau og eventuelle behov. Borgerne er personer som har pådraget sig en senhjerneskade og må betegnes som personer der har samme behov som andre. Karakteristisk for dem er at de ikke i samme grad som andre mennesker kan overskue nye situationer og er i nogle tilfælde heller ikke i stand til at handle egenhændigt. Enkelte kan udvise aparte eller forvirret adfærd og er derfor afhængig af regelmæssig og direkte hjælp. Der kan forekomme enkelte tilfælde af epileptiske anfald, kramper, urenlighed og konfliktadfærd Voksen Special Undervisningens fysiske placering Værkstedsgården, Kastanievej 28, 5900 Rudkøbing 1.8 Delaftale 6 - Kørsel til Hjerneskade Cafe - OPTION Opgaven omfatter samkørsel med ca. 3 borgere 1 gang pr. uge til og fra kommunens Hjerneskade Cafe (Værkstedsgården). Der er kørsel 1 dag ugentligt undtaget helligdage. Der er lukket for undervisning i hele juli måned, alle helligdage og weekends, dagen efter Kristi Himmelfart, mellem jul og nytår samt de tre dage før påsken. Borgerne er herboende på Langeland og det er i øjeblikket fordelt således, at 2 af borgerne bor i Rudkøbing og 1 borgere syd for Rudkøbing. Ingen af disse borgere er kørestolsbrugere. Særlige forhold for enkelte borgere, vil fremgå af deltagerlisten. Såfremt der forekommer ændringer i forhold til de udleverede deltagerlister vil områdets kontaktperson hurtigst muligt varsle leverandøren om disse Generel beskrivelse af borgernes funktionsniveau og eventuelle behov. Borgerne er personer som har pådraget sig senhjerneskader og må betegnes som personer der har samme behov som andre. Side 8 af 44

9 Karakteristisk for dem er at de ikke i samme grad som andre mennesker kan overskue nye situationer og er ikke i stand til at handle egenhændigt. Enkelte kan udvise aparte eller forvirret adfærd og er derfor afhængig af regelmæssig og direkte hjælp. Der kan forekomme enkelte tilfælde af epileptiske anfald, kramper og konfliktadfærd Hjerneskade Caféens fysiske placering Værkstedsgården, Kastanievej 28, 5900 Rudkøbing 1.9 Leverandørens orientering om deltagere Udbyders institutioner fremsender ved opstart deltagerlister til leverandøren for de enkelte delaftaler. Deltagerlisterne for Dagcentrene, Værkstedsgården og Hjerneskade Café vil løbende blive justeret. Voksen Special Undervisningens kontaktperson sender 14 dage før semester reviderede deltagerlister til leverandøren. 2. Udbudsbetingelser 2.1 Udbudsform Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud i henhold til Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 og bekendtgørelse nr. 712 af 15. juni 2011 fra Økonomi- og Erhvervsministeriet om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter. Udbudsreglerne medfører, at ordregiver er forpligtet til at følge en række formelle regler og procedurer i forbindelse med udbudsforretningen. I den forbindelse ønsker ordregiver at henlede opmærksomheden på, at ordregiver er berettiget og forpligtet til at se bort fra et tilbud, hvis tilbuddet ikke er konditionsmæssigt, bl.a. hvis det ikke overholder forskrifterne i det samlede udbudsmateriale. at ordregiver er forpligtet til at se bort fra et tilbud eller ændringer til et tilbud, som modtages efter tilbudsfristens udløb. at det er tilbudsgivers risiko, at tilbud afgives i overensstemmelse med nærværende udbudsbetingelser og det samlede udbudsmateriale. Risikoen for rækkevidden og konsekvensen af eventuelle forbehold eller væsentlige uklarheder i tilbuddet fra tilbudsgiver påhviler udelukkende tilbudsgiver. Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud, hvilket betyder, at alle interesserede såvel private som offentlige leverandører kan afgive tilbud på opgaven. 2.2 Formkrav Tilbudsmaterialet skal fremsendes i ét skriftligt eksemplar samt 1 elektronisk eksemplar (på USBpen). Tilbud afleveret i form af telefax og mail vil ikke blive accepteret. Side 9 af 44

10 Ved tilbudsafgivelsen bør tjekliste i bilag 4 følges. Det er vigtigt, at alle punkter i tjeklisten besvares, da vurderingen vil blive foretaget på grundlag af disse. Manglende besvarelse kan gøre tilbuddet ikke-konditionsmæssigt, og det vil ikke blive taget i betragtning. De vedlagte tilbudslister (bilag 8-14) skal benyttes i forbindelse med tilbudsafgivningen. Der bør ikke ændres i tilbudslistens tekst, opsætning, skriftstørrelser, skriftfarver el. lign. Omgåelse af dette kan medføre at tilbuddet afvises som ikke-konditionsmæssigt. Tilbudsgiver bedes gøre sig bekendt med udbuddets omfang og forhold inden der afgives bud. Det er vigtigt, at tilbudsgiver i tilbudsmaterialet forholder sig til alle punkter i udbudsmaterialet, da vurderingen vil blive foretaget på baggrund af dette. Evt. manglende oplysninger vil ikke blive indhentet, medmindre der er tale om supplerende oplysninger. 2.3 Sprog Tilbud samt al kommunikation i udbuds- og kontraktperioden skal være på dansk. 2.4 Ejendomsret Tilbudsmaterialet med tilhørende bilag betragtes som udbyders ejendom og vil ikke blive returneret eller udleveret. Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud eller for udarbejdelse af tilbudsmateriale. 2.5 Spørgsmål til udbudsmaterialet Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende udbuddet skal være skriftlige og rettes til udbud@langelandkommune.dk med emnet: "Spørgsmål Kørsel for Langeland Kommune senest den , kl Spørgsmål fremsendt inden ovenstående tidsfrist vil blive besvaret senest den Alle spørgsmål og besvarelser vil i anonymiseret form være at finde på udbyders hjemmeside på adressen Erhverv Indkøb og Udbud Aktuelle udbud Udbud på kørsel for Langeland Kommune. Tilbudsgiver opfordres til at være opmærksom på hjemmesiden, hvor alle spørgsmål og svar udlægges. Udbyder er ikke ansvarlig for, at tilbudsgiver ikke modtager spørgsmål og svar. Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet. 2.6 Tilbudsfrist Tilbuddet skal mærkes: Tilbud på kørsel for Langeland Kommune og Må kun åbnes af Indkøbsafdelingen. Forsendelsen skal være lukket. Tilbuddet skal være udbyder i hænde senest den , kl på følgende adresse: Langeland Kommune Fredensvej Rudkøbing Att.: Indkøbsafdelingen Resultatet vil efterfølgende blive offentliggjort via udbyders hjemmeside på adressen Erhverv Indkøb og Udbud Aktuelle udbud Udbud på kørsel for Langeland Kommune. Side 10 af 44

11 Tilbudsgiver bærer selv ansvaret for, at tilbuddet når rettidigt frem. Ved overskridelse af tilbudsfristen returneres tilbuddet i uåbnet stand, såfremt det tydeligt fremgår, hvem afsenderen er. 2.7 Åbning af de indkomne tilbud Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af tilbuddene. 2.8 Vedståelsesfrist for tilbud Tilbuddet skal være gældende indtil 90 dage efter tilbudsfristens udløb. 2.9 Prismodel Prismodel for alle delaftaler: Samkørsel sker ved rutekørsel. Fast pris pr. kilometer, afregnes fra første opsamling til sidste afsætning. Prisen er inklusiv alt - fastspænding af kørestole, støtte til dårligt gående borgere med rollator etc. Der betales ikke for tom kørsel. Der accepteres ingen gebyrer Priserne angives pr. delaftale i tilbudsskema. Delaftale 1 på bilag 8 Delaftale 2 på bilag 9 Delaftale 3 på bilag 10 Delaftale 4 på bilag 11 Delaftale 5 på bilag 12 Delaftale 6 på bilag 13 - OPTION 2.10 Kombinationstilbud Det er muligt at afgive kombinationstilbud, dvs. tilbyde rabat ved opnåelse af flere aftaler Ved kombinationstilbud skal tilbudsskemaet, bilag 14 benyttes. Det er kun rubrikkerne til de delaftaler som indgår i kombinationstilbuddet som skal udfyldes. Afgives der et kombinationstilbud, skal der samtidig afgives et separat tilbud på hver enkelt delaftale (bilagene fra 8 13). Opnår tilbudsgiver ikke kontrakt på den samlede kørsel i kombinationsbuddet, vil tilbudsgivers tilbud på hver enkelt delaftale indgå på lige fod med de øvrige indkomne tilbud på de enkelte delaftaler. Der vil blive set bort fra urealistiske lave bud Prisniveau Tilbuddene angives i d. kr. i prisniveau for april I priserne skal inkludere alle kontrakthavers omkostninger eksklusiv moms. Der reguleres 1 gang årligt, første gang den 1. august 2014, jævnfør 10, Prisregulering i Kontrakt vedrørende prisaftale på kørsel af ældre og handicappede borgere til og fra institutioner i Langeland Kommune. Side 11 af 44

12 2.12 Regulering. Priserne reguleres hvert år pr. 1. august efter Kommunernes Landsforenings løn- og prisskøn. Reguleringen er nærmere beskrevet i bilag 2. Det er leverandørens ansvar at gennemføre den årlige regulering og reguleringen skal tydeligt fremgå af de fremsendte fakturaer. Regulering af ruterne vil ske hver 6. måned på baggrund af leverandørens og udbyders interne viden. Første gang 1. februar Leverandøren og udbyder vil i samarbejde 1 måned før reguleringen foretage eventuelle justeringer på ruterne for den næste 6 måneders periode, jævnfør 11, Regulering i Kontrakten om prisaftale på kørsel af ældre og handicappede borgere til og fra institutioner i Langeland Kommune Aftalegrundlag Aftale om levering af de i udbuddet omfattede delaftaler indgås på grundlag af vedlagte kontrakt. Kontrakten fastlægger de forpligtelser og rettigheder, der vil være gældende mellem kontraktparterne i forbindelse med opfyldelse af kontrakten Alternative bud Der kan ikke afgives alternative bud Konsortier Såfremt flere tilbudsgivere byder i fællesskab, hæfter disse solidarisk i forhold til ordregiver. Det skal af tilbuddet fremgå, med hvilken tilbudsgiver ordregiver kan føre afklarende drøftelser med bindende virkning for de øvrige tilbudsgivere. Kontaktpersonen skal beherske det danske sprog i skrift og tale, da al kommunikation med Langeland Kommune skal foregå på dansk. Ved sammenslutninger af tilbudsgivere (konsortium) skal oplysningerne under udbudsmaterialets afsnit 2.21 Udvælgelseskriterier gives for hver deltager i konsortiet Overdragelse af leverancen En leverandør eller sammenslutning af leverandører kan efter indgåelse af kontrakten ikke overdrage leverancen helt eller delvist til andre uden Kommunens samtykke. Eventuelt samarbejde med underleverandører mellem tilbudsgiver og tredjepart er Langeland Kommune uvedkommende dog skal et sådan samarbejde om eventuelle leverancer fra underleverandører beskrives i tilbuddet. Se desuden afsnit 4, Kravspecifikationen Overtagelse af køretøjer ved kontraktophør Langeland Kommune forpligtiger sig ikke til at overtage leverandørens køretøjer ved kontraktophør Udbyders forbehold Langeland Kommune tager forbehold for demografisk udvikling og politiske beslutninger, som kan ændre antallet af centre og funktioner. Antallet af kørsler og borgere, der skal transporteres kan variere fra dag til dag. Side 12 af 44

13 Langeland Kommune forbeholder sig ret til frit at kunne vælge mellem de indkomne tilbud eller eventuelt at forkaste dem alle. Tilbudsgivers oplysninger vil blive behandlet fortroligt. Fortroligheden viger for den oplysningsforpligtelse, der måtte påhvile ordregiver i henhold til ufravigelige lovbestemmelser Tilbudsgivers forbehold Det præciseres, at forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet vil medføre, at udbyder har pligt til at se bort fra tilbuddet. Ved forbehold, der vedrører ikke grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, har udbyder ret til at se bort fra tilbuddet eller alternativt søge forbeholdet prissat, i det omfang det skønnes muligt. Såfremt et forbehold af økonomisk værdi ikke kan prissættes, har Kommunen pligt til at se bort fra tilbuddet. Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål hertil, jævnfør pkt. 2.5, således at forbehold i videst muligt omfang kan undgås, idet ethvert forbehold indebærer en risiko for, at Kommunen er berettiget og/eller forpligtet til ikke at lade tilbuddet indgå i tilbudsvurderingen. Faglige forbehold, såsom branchebestemte standardforbehold, vil blive behandlet som ethvert andet forbehold. Eventuelle forbehold skal udtrykkeligt fremgå af tilbuddet Procedure for behandling af tilbud De indkomne tilbud vil blive behandlet efter følgende procedure: 1. Udvælgelsesfasen: I første omfang foretages en vurdering af den enkelte tilbudsgivers generelle egnethed til at varetage den udbudte opgave. Formålet hermed er at sikre, at konkurrencen om den udbudte opgave kommer til at foregå mellem tilbudsgivere, der er egnede til at varetage opgaven. Egnethedsvurderingen vil ske på baggrund af de efterspurgte oplysninger i udbudsmaterialets afsnit 2.21 Udvælgelseskriterier. 2. I tildelingsfasen foretages en konkret vurdering af de indkomne tilbud. På baggrund heraf besluttes, hvilke(n) tilbudsgiver(e), der skal tildeles kontrakten. Det tildelings kriterium med underkriterier der anvendes i nærværende udbud, fremgår af afsnit 2.22 Tildelingskriterium Udvælgelseskriterier Den nedenfor angivne dokumentation skal vedlægges tilbuddet. Såfremt den krævede dokumentation ikke medsendes, kan tilbuddet ikke tages i betragtning Personlige forhold Tilbudsgiver skal vedlægge følgende om sine personlige forhold som juridisk enhed: Navn, adresse, telefonnummer, adresse, hjemmesideadresse, CVR-nummer samt navn på kontaktperson. Fortrykt formular findes som bilag 5 vedhæftet bagerst i dette dokument. For konsortier og konsortielignende konstellationer oplyses samtlige deltageres navne, adresser, hjemmesideadresser og CVR-numre, idet der vedlægges underskrevet erklæring Side 13 af 44

14 om solidarisk hæftelse samt navn på den kontraktansvarlige over for ordregiver. Fortrykt formular findes som bilag 6 vedhæftet bagerst i dette dokument. Udfyldt og underskrevet tro og love erklæring om, i hvilket omfang tilbudsgiver har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige (jf. Finansministeriets lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997). Fortrykt formular findes som bilag 7, vedhæftet bagerst i dette dokument. Kopi af gældende police for erhvervsansvarsforsikring med angivelse af forsikringssum. Økonomisk og faglig formåen I muligt omfang, dvs. afhængigt af hvornår tilbudsgiver blev etableret eller startede sin virksomhed, revisorpåtegnede årsregnskaber fra senest tre afsluttede regnskabsår. Alternativt soliditetserklæring fra tilbudsgivers bank (max- 6 måneder gammel regnet fra tilbudsfristen) Såfremt regnskab for 2011 foreligger, skal revisorerklæringen ikke vedlægges. Revisorerklæring på opgjort egenkapital pr indeholdende revisorgjort beregning af soliditetsgrad. Alternativt seneste interne ureviderede perioderegnskab pr Teknisk kapacitet: Referenceliste over minimum 2 sammenlignelige leverancer, der er udført i løbet af de sidste tre år. En tilbudsgivende virksomhed kan basere sig på underleverandører. I så fald skal underleverandørerne ligeledes godtgøre over for ordregiver, at de(n) virkelig råder over de nødvendige ressourcer ved at fremlægge dokumentation for ovenstående udvælgelseskriterier. Tilbudsgiver skal bemærke, at manglende fremsendelse af ovenstående oplysninger og dokumentation vil medføre, at tilbuddet afvises som ukonditionsmæssigt Tildelingskriterium Tildelingskriteriet for kontrakterne er den for Langeland Kommune samlet set laveste pris pr. uge. Laveste pris for tilbud på kørsel på de forskellige delaftaler opgøres på baggrund af den ugentlige udgift for kommunen på kørsel. Den ugentlige udgift udregnes fra de garantikilomenter der er oplyst i tilbudsskemaerne. Langeland Kommune vil tildele kontrakterne på kørsel til den kombination af tilbud, der samlet set giver den laveste pris for kommunen pr. uge. Hvilket vil sige, at en pakke ikke nødvendigvis tildeles den tilbudsgiver, der afgiver laveste pris på den specifikke delaftale. Tilbuddet skal afgives i danske kr. ekskl. moms, og inkl. alle øvrige afgifter. Tilbud skal afgives ved udfyldning af tilbudslisterne (bilag 8 til 13 og eventuelt 14). Tilbud skal afgives i form af nettopriser Orientering om resultat af udbudsforretningen Alle deltagere i udbudsforretningen vil samtidig og skriftligt via mail blive orienteret om resultatet af udbudsforretningen. Meddelelsen til den eller de vindende tilbudsgivere om, at tilbudsgivers tilbud er vurderet som laveste tilbud pr. kilometer pr. delaftale, er ikke et løfte om at Langeland Kommune vil indgå kontrakt Side 14 af 44

15 med tilbudsgiver. Der er ingen kontrakt eller løfte herom, før stand-still perioden er overstået uden problemer samt en eventuel kontrakt er underskrevet af både Langeland Kommune og den eller de valgte tilbudsgivere. Meddelelsen om resultatet af udbudsforretningen vil blive bekendtgjort på i overensstemmelse med de gældende regler i Udbudsdirektivet. Side 15 af 44

16 3. Tidsplan Afsendelse af bekendtgørelse til EU-tidende og Udbud.dk den Sidste frist for modtagelse af uddybende spørgsmål den , kl Sidste frist for udsendelse af svar på spørgsmål den Sidste frist for modtagelse af tilbud den , kl Forventet tilbudsvurdering / beslutning om leverandørvalg den Stand-still 10 dage Forventet endelig afgørelse den Forventet indgåelse af købsaftale den Proceduren for indkomne tilbud Vurderingen af de indkomne tilbud vil ske efter følgende procedure: 1. Udvælgelseskriterier: I første omfang foretages en vurdering af den enkelte tilbudsgivers generelle egnethed til at varetage den udbudte opgave. Formålet hermed er at sikre, at konkurrencen om den udbudte opgave kommer til at foregå mellem tilbudsgivere, der formår at varetage opgaven. Egnethedsvurderingen vil ske på baggrund af de efterspurgte oplysninger i udbudsmaterialets afsnit 2.21 Udvælgelseskriterier. 2. Mindstekrav: I anden omgang foretages en vurdering af tilbuddenes konditionsmæssighed, herunder eventuelle forbehold, i forhold til overholdelse af de opstillede mindstekrav. Såfremt mindstekravene ikke er opfyldt, anses tilbuddet for ikkekonditionsmæssigt og vil ikke indgå i den videre behandling. 3. Tildeling af købsaftale: I tredje omgang foretages en konkret vurdering af de indkomne tilbud og på baggrund heraf besluttes det, hvilken tilbudsgiver der skal have tildelt købsaftalen. Tildelingen vil ske på baggrund af det angivne tildelingskriterium i udbudsmaterialets afsnit 2.22 Tildelingskriterium. 4. Når afgørelse foreligger, vil alle tilbudsgivere blive skriftligt underrettet om tildelingsbeslutningen, jf. Bekendtgørelse nr. 588 af 12. juni 2006 om samtidig underretning af samtlige ansøgere, tilbudsgivere mv. 5. Det præciseres, i henhold til Bekendtgørelse nr. 588 af 12. juni 2006 at udbyder tidligst må underskrive købsaftalen 10 kalenderdage efter, at udbyder har afsendt underretning til alle tilbudsgivere om valg af leverandør. Side 16 af 44

17 4. Kravspecifikation 4.1 Generelle krav Kørslen Der er tale om siddende transport. Kørslen må max. vare en time for den enkelte borger. Chaufføren skal: hente borgeren på folkeregisteradressen/aflastningsadressen og hjælpe med overtøjet ved behov hjælpe borgeren ind i det pågældende center samt sikre sig, at personalet på institutionen er orienteret om borgerens ankomst køre borgeren retur til folkeregisteradressen/aflastningsadressen og hjælpe borgeren ind Leverandøren skal være indstillet på at vejrligsproblemer kan ændre kørselsmønstret. Ved stærkt snefald eller lignende skal der være mulighed for at borgerne kan blive kørt hjem uden for sædvanlig hjemtransporttid. Leverandøren kan aflyse kørsel, når det vurderes at være uforsvarligt at køre grundet vejrlig. Leverandøren skal i sådanne situationer straks orientere de implicerede institutioner. Leverandøren er ansvarlig for at borgerne, bagage og andet udstyr er forsvarligt og lovligt fastspændt i køretøjet. Leverandøren udarbejder selv ruterne for delaftalerne ud fra de aktuelle deltagerlister, således at der er flest muligt borgere med pr. rute og at ruten bliver så kort som mulig. Lister med ruterne for hver enkelt delaftale fremsendes til godkendelse ved Kommunen hvert 6. måned. Ud over chaufføren må der under kørslen af ruten kun være de borgere som er visiteret til kørslen på ruten til stede i bilen/bussen. Såfremt ovenstående krav ikke overholdes og det giver anledning til gentagen kritik, forbeholder Kommunen sig ret til at opsige aftalen med 3 måneders varsel og i graverende tilfælde med omgående virkning. Med gentagen kritik menes 3 skriftlige henvendelser fra Kommunen Samarbejde Observerer chaufføren ændringer ved borgeren eller på folkeregisteradressen, meddeler denne dette til dagcentret, det beskyttede værksted eller Voksen Special Undervisningen. Kan chaufføren ikke komme ind i borgens hjem, eller vil borgeren ikke med ved afhentning, skal chaufføren straks telefonisk informere den institution borgeren skulle være kørt til, inden der fortsættes til næste borger. Mundtlige aftaler mellem borgeren, pårørende eller hjemmeplejen og chaufføren skal noteres ned og videregives til dagcentret, det beskyttede værksted eller Voksen Special Undervisningen. Side 17 af 44

18 Aftalte afgangs- og ankomsttider overholdes så vidt muligt både ved borgerens folkeregister- /aflastningsadresse og ved dagcentret, det beskyttede værksted samt Voksen Special Undervisningen. Der skal kunne honoreres akutte tilmeldinger og afbud. Kommunen vil kontakte leverandørens kørselskontor såfremt der er akut tilmeldinger og afbud. Såfremt ovenstående krav ikke overholdes og det giver anledning til gentagen kritik, forbeholder Kommunen sig ret til at opsige aftalen med 3 måneders varsel og i graverende tilfælde med omgående virkning. Med gentagen kritik menes 3 skriftlige henvendelser fra Kommunen Chaufføren Det er et krav at: det er den samme chauffør, som kører en bestemt rute, således at chaufføren kan lære borgerne, og de enkeltes behov for hjælp, at kende. chaufføren er fleksibel og høflig. chaufføren har en venlig fremtoning og er imødekommende samt opmærksom på omgangstonen. chaufføren har forståelse for personer med fysiske og psykiske handicap. overholde tavshedspligt omkring personlige forhold, der opnås kendskab til forbindelse med kørslen. chaufføren griber ind, hvis relationerne mellem borgerne antager uacceptable former som skænderier, slagsmål eller lignende. chaufføren tager sig den fornødne tid til at berolige og vejlede borgerne, hvis der opstår uforudsete situationer, på grund af eksempelvis havari, dårligt vejrlig, uro eller sygdomsanfald hos borgerne. chaufføren bærer navneskilt eller uniformsjakke med firmanavn. chaufføren forstår og taler dansk. Tilfælde af epileptiske anfald, kramper, urenlighed og konfliktadfærd. Skal kunne tackles af chaufføren ved at chaufføren udviser ro og tålmodighed. Chauffører som afløser ved sygdom og ferie skal opfylde de stillede betingelser. Hvis chaufføren efter kommunens opfattelse ikke er egnet til at varetage kørslen, kan Kommunen kræve, at leverandøren indsætter en anden chauffør. Såfremt leverandøren ikke indsætter en anden chauffør, forbeholder Kommunen sig ret til at opsige aftalen med omgående virkning Kørselsmateriel Bilerne/busserne skal til enhver tid være vel vedligeholdt i henhold til gældende lovgivning. Der kan være borgere som er kørestolsbrugere og derfor skal bilerne/busserne være udstyret med lift. Ligeledes skal der også være plads til ganghjælpemidler. Bilerne/busserne skal have gode ud og indstigningsforhold, så de er velegnet til borgere som er dårligt gående. Nødvendigt hjælpe- og sikkerhedsudstyr skal være godkendt og forefindes i køretøjerne. Side 18 af 44

19 Bilerne/busserne skal være forsynet med mobiltelefon, så chaufføren og dennes kørselskontor på et hvilket som helst tidspunkt under kørslen, kan kontakte hinanden, hvis der opstår problemer. Rengøring og hygiejne skal være af høj standard. Kommunen forbeholder sig ret til at inspicere bilerne/busserne. Hvis det efter Kommunens skøn giver anledning til gentagen kritik, forbeholder Kommunen sig ret til at opsige aftalen med 3 måneds varsel og i graverende tilfælde omgående Forsikring Leverandøren er til enhver tid forpligtiget til at have erhvervsansvarsforsikring i et anerkendt forsikringsselskab i overensstemmelse med gældende regler for erhvervsmæssig persontransport Benyttelse af underleverandører og overdragelse til anden side Såfremt der forventes anvendt underleverandører, skal det fremgå af tilbuddet, hvem der entreres med ligesom beskrivelse af vognpark også skal udfyldes af underleverandører. Hvis der anvendes underleverandører, er det hovedleverandørens ansvar, at samarbejdet med og mellem eventuelle underleverandører foregår uden problemer. Langeland Kommune vil i alle sammenhænge og ved tvistligheder alene henvende sig til hovedleverandøren. Langeland Kommune forbeholder sig ret til at kunne afvise en underleverandør, såfremt der er begrundet årsag hertil. Hvis leverandørens virksomhed i kontraktperioden overdrages til anden side, er den kontraktindehavende leverandør pligtig til at bistå den nye leverandør og Langeland Kommune, så overgangen bliver mindst mulig til gener for kommunens borgere. Den nye leverandør vil efter en eventuel overdragelse levere ydelsen efter de gældende kontraktvilkår. Hovedleverandøren kan i kontraktperioden ikke overdrage leverancen til en underleverandør uden Langeland Kommunes samtykke Tavshedspligt Leverandøren og dennes personale har ubetinget tavshedspligt med hensyn til oplysninger, som de måtte blive bekendt med under udførelse af opgaven, jævnfør relevante bestemmelser i gældende lovgivning. Der henvises udbudsmaterialets bilag 3. Enhver person der gennem tilknytning til leverandøren er beskæftiget med udførelsen af opgaverne i henhold til kontrakten eller på anden måde får kendskab til fortrolige oplysninger i tilknytning til opgaverne, er underlagt den samme tavshedspligt. Tavshedspligten fortsætter efter kontraktens udløb og efter at den enkelte medarbejder har fratrådt sin stilling hos leverandøren. Det er leverandørens pligt at sørge for at den enkelte medarbejder kender og overholder de forpligtelser som følger af nævnte tavshedspligt. Side 19 af 44

20 4.1.8 Fakturering Faktura fremsendes elektronisk til nedenstående ean nr: Delaftale 1: Kørsel til Stigtebo og Tullebølle Centeret - Ean nr Delaftale 2: Kørsel til Rudkøbing Plejehjem - Ean nr Delaftale 3: Kørsel til Lindelse Plejehjem - Ean nr Delaftale 4: Kørsel til beskyttet værksted - Ean nr Delaftale 5: Kørsel til Voksen Special Undervisning - Ean nr Delaftale 6: Kørsel til Hjerneskade Cafe - Ean nr Oplysningerne på faktura: Delaftale 1: o Særskilt faktura til henholdsvis Stigtebo og Tullebølle Centeret o Udgifterne til den enkelte kørsel specificeres med dato samt kørte kilometer Delaftale 2-6: o Udgifterne til den enkelte kørsel specificeres med dato samt kørte kilometer. Der ydes betaling af faktura månedsvis bagud. Betalingsbetingelserne er løbende måned. Leverandøren forestår alle forhold omkring fakturering. Side 20 af 44

21 5. Kontrakt vedr. kørsel af ældre og handicappede borgere til og fra institutioner i Langeland Kommune Nærværende kontrakt er en integreret del af det samlede udbudsmateriale. Kontrakten skal ikke udfyldes af tilbudsgiver. Kontrakten udfyldes af udbyder i tilfælde af en aftaleindgåelse. Kontrakt vedr. Prisaftale på kørsel af ældre og handicappede borgere til og fra institutioner i Langeland Kommune. 1 Parterne Nærværende prisaftale er indgået mellem Langeland Kommune Fredensvej Rudkøbing Att: It og Service, Indkøb. udbud@langelandkommune.dk (i det følgende kaldet udbyder) og (i det følgende kaldet kontrakthaver). 2 Kontraktgrundlag Nærværende kontrakt er indgået efter afholdt udbud i henhold til udbudsbekendtgørelse Langeland Kommune offentligt udbud af prisaftale på kørsel af ældre og handicappede borgere til og fra Langeland Kommunes institutioner i overensstemmelse med EU's udbudsregler, jf. Europa- Parlamentets og Rådets direktiv nr.2004/18/ef af 31. marts 2004 og bekendtgørelse nr. 712 af 15. juni 2011 fra Økonomi- og Erhvervsministeriet. Kontrakten beskriver udbyders og kontrakthavers forpligtigelser og rettigheder. Kontraktgrundlaget består i prioriteret rækkefølge af: A. Kontrakt mellem kontrakthaver og udbyder. B. Udbudsmateriale med bilag fra udbyder af C. Kontrakthavers tilbud af xx.xx Kontrakthaver forpligter sig ved nærværende kontrakt til at levere befordring af ældre og handicappede borgere til og fra dagcentre, beskyttet værksted og Voksen Special Undervisning i Langeland Kommune på de beskrevne vilkår og til de anførte priser. Side 21 af 44

22 3 Kontraktens omfang Befordring i form af samkørsel af ældre og handicappede borgere til og fra dagcentre, beskyttet værksted, Voksen Special Undervisning og Hjerneskade Cafe i Langeland Kommune i henhold til gældende love, med den i 1 nævnte udbyder. Leverandøren skal levere ydelserne i nøje overensstemmelse med kontrakten. 4 Tavshedspligt Tilbudsgiver og dennes ansatte er undergivet samme tavshedspligt som ordregivers personale om alle forhold, som de ansatte måtte blive bekendt med i forbindelse med levering af kontraktens kørselsydelser. Dette gælder også efter kontraktens udløb. For uddybelse af tavshedspligten henvises der til bilag 3 i udbudsmaterialet. Overtrædelse af bestemmelser for tavshedspligt betragtes som væsentlig misligholdelse af kontrakten. 5 Aktindsigt Ordregiver er underlagt de generelle regler om offentlighed i forvaltningen, herunder forvaltningsloven og offentlighedsloven, der kan berettige parter og andre til aktindsigt. Med forbehold for ovenstående offentliggøres ikke oplysninger, som tilbudsgiveren har fremsendt, og tilbudsgiveren har betegnet som fortrolige. 6 Kontraktperiode Kontrakten er gældende fra den og er uopsigelig for begge parter indtil den , jf. dog 23 vedr. misligholdelse. Ved udløbet af kontraktperioden ophører kontakten uden yderligere varsel. Leverandørens eventuelle ret til ophævelse ved væsentlig misligholdelse fra ordregivers side følger dansk rets almindelige regler. 7 Tildeling Kriterierne for tildeling af kontrakt er det for Langeland Kommune samlet set laveste tilbud for alle delaftalerne. 8 Overtagelse af køretøjer ved kontraktophør Udbyder forpligter sig ikke til at overtage kontrakthavers køretøjer ved kontraktophør. 9 Priser Alle priser er angivet i nettopriser inkl. alle kontrakthavers omkostninger. Betaling for kørslen opgøres som en fast pris pr. kilometer ved samkørsel udført i ruter. Der regnes fra fjernest opsamlingssted til institutionen og fra institutionen til sidste afsætningssted. Prisen er Side 22 af 44

23 inklusiv alt - fastspænding af kørestole, støtte til dårligt gående borgere med rollator etc. Der betales ikke for tomkørsel. Den faktiske kørsel beregnes af kontrakthaver i henhold til kontrakthavers tilbud på bilagene 8, 9, 10, 11, 12 og 13. Hvis der foreligger kombinationstilbud da i henhold til bilag 14. Priserne kan reguleres i henhold til 10 Prisregulering. Manglende overholdelse af bestemmelser for priser betragtes som væsentlig misligholdelse af kontrakten. 10 Prisregulering Priserne skal være faste indtil den Priserne reguleres hvert år pr. 1. august efter Kommunernes Landsforenings løn- og prisskøn. Reguleringen er nærmere beskrevet i bilag 2. Det er leverandøren ansvar at gennemføre den årlige regulering og reguleringen skal tydeligt fremgå af de fremsendte fakturaer. Parterne er berettiget og forpligtet til at regulere priserne, hvis omkostningsudviklingen på grund af ny lovgivning afviger væsentligt fra reguleringen. Såfremt prisreguleringen vedrører lovgivningsmæssigt fastsatte afgiftsændringer, skal dokumentation for afgiftsændringerne fremsendes. Prisreguleringer skal meddeles udbyder senest 30 dage før ikrafttræden. Prisregulering skal skriftligt accepteres af ordregiver. Prisfald, herunder reduktioner i eventuelle lovgivningsmæssigt fastsatte afgifter knyttet til de af kontrakten omfattede ydelse, skal uden ophold komme udbyder til gode. Varsel om prisreguleringer skal sendes til Langeland Kommune, Ældre og Sundhed, Fredensvej 1, 5900 Rudkøbing, sundhed.omsorg@langelandkommune.dk Manglende overholdelse af bestemmelser for prisregulering betragtes som væsentlig misligholdelse af kontrakten. 11 Regulering Kontraktens første regulering sker 1. august Ruterne reguleres hver 6. måned. Første gang den 01. februar Reguleringen foregår i samarbejde mellem kontrakthaver og udbyder på baggrund af udbyders interne viden. Kommune har ret til at reducere det samlede antal kørte kilometer pr. delaftale med op til 50 % i forhold til udbudsmaterialets opgivelser på tilbudslisterne (Nuværende kørte kilomenter pr. uge). Hvis det samlede antal kilometer for en delaftale reduceres med mere end 50 % betaler Kommunen godtgørelse til leverandøren på 25 % af kilometerprisen på den del der overstiger 50 %. Godtgørelsen ydes for ét år, uanset længden af restperioden af kontrakten. Betalingen sker som et engangsbeløb, samtidig med at ændringen træder i kraft. Side 23 af 44

24 12 Ændring af kontrakten Såfremt ændringer i lovgivningen og/eller myndighedskrav medfører, væsentligt ændring i opgavens udførelse, er der en gensidig ret til at genforhandle kontrakten med sigte på en nødvendig tilpasning. Såfremt ændringen medfører dokumenterede stigninger i kontraktshaverens omkostninger, kan der optages forhandlinger om en regulering af vederlaget. Ingen ændring må iværksættes før kommunen har givet sit skriftlige samtykke, og en eventuel ændring skal varsles med 3 uger. Eventuelle ændringer skal fremgå af et tillæg til kontrakten og være underskrevet af begge parter. Ændringer indgår herefter som en del af selve kontrakten. 13 Fakturering Alle fakturaer skal gebyrfrit fremsendes elektronisk, jf. LBK nr. 798 af 28. juni 2007 om offentlige betalinger mv. Der skal for delaftale 1 fremsendes særskilt faktura for henholdsvis Stigtebo og Tullebølle Centret. Derudover sendes der 1 faktura for hver delaftale Fakturaer fremsendes til det oplyste EAN-lokationsnummer. Fakturaer skal indeholde følgende oplysninger: EAN-lokationsnummer på den enhed hos udbyder, som skal modtage fakturaen. Institutionens navn. Fakturabeløb. Dato. Samlet forbrug af kilometer. Kontrakthavers CVR-nummer. Elektroniske fakturaer skal udarbejdes i det fællesoffentlige format OIOXML og fremsendes via VANS (Value Added Network Service). Udbyder er berettiget til at udskyde betalingen, hvis faktura ikke modtages elektronisk, eller hvis ovenstående oplysninger mangler. 14 Betaling 30 dage fra modtagelsen af faktura. Aftalte betalingsbetingelser skal fremgå af fakturaerne. Fakturaer skal fremsendes elektronisk til ordregiver. 15 Offentlige påbud Kontrakthaver er forpligtet til at overholde alle gældende direktiver, love, bekendtgørelser, myndighedskrav og regler/påbud som naturligt hører under kontraktens arbejdsområde. Dette gælder for både tidspunktet for indgåelse af kontrakten som i kontraktperioden. Sker der i kontraktperioden ændringer i offentlige påbud, der på væsentlige områder ændrer den udbudte opgave, vil parterne kunne anvende reglerne i 27 vedr. afgørelse af tvister til at løse eventuelle tvivlsspørgsmål. Side 24 af 44

25 Overtrædelser af offentlige påbud vil blive betragtet som væsentlig misligholdelse. 16 Myndighedskrav / lovmæssige krav Kontrakthaver er forpligtet til at overholde de til enhver tid gældende love, regler og myndighedskrav med relevans for kontrakthavers opfyldelse af kontrakten, herunder krav til at alt hvad der bliver leveret under nærværende kontrakt opfylder de til en hver tid gældende miljøregler, -love, - bekendtgørelser, EU-direktiver mv. Manglende overholdelse af myndighedskrav / lovmæssige krav betragtes som væsentlig misligholdelse af kontrakten. 17 Etik og socialt ansvar Udbyder forudsætter, at kontrakthaver og dennes underleverandører overholder internationale konventioner tiltrådt af Danmark, herunder følgende grundlæggende ILO-konventioner: Ingen diskrimination i ansættelsen (ILO-konvention nr. 100 og 111) Sikkert og sundt arbejdsmiljø (ILO-konvention nr. 155) samt Organisationsfrihed og ret til kollektive forhandlinger (ILO-konvention nr. 87, 98 og 135), inden for rammerne af gældende lovgivning. Det forudsættes endvidere, at kontrakthaver og dennes underleverandører respekterer grundlæggende menneskerettigheder, herunder lever op til FN s Menneskerettighedserklæring og Den Europæiske Menneskerettighedskonvention. Såfremt udbyder bliver bekendt med, at kontrakthaver eller dennes underleverandører ikke lever op til foranstående bestemmelser, er kontrakthaver forpligtet til at opfylde kontrakten med et tilsvarende produkt, som opfylder kontraktens krav til produktet. Kontrakthavers eventuelle omkostninger forbundet hermed er udbyder uvedkommende. Manglende overholdelse af bestemmelser i denne klausul betragtes som væsentlig misligholdelse af kontrakten. 18 Kontakt mellem parterne Parterne udpeger hver især de personer, der varetager den daglige kontakt i relation til kontrakten. På hver af partnernes initiativ foretages en fælles evaluering af samarbejdet mellem kontrakthaver og udbyder. Samarbejdet evalueres under alle omstændigheder efter 6 måneder fra kontraktens ikrafttræden. 19 Konkurs Ved meddelelse om leverandørens konkurs, betalingsstandsning, insolvens, likvidation eller anden manglende økonomisk rådighedsevne kan kommunen straks hæve kontrakten i det omfang Konkursloven ikke forhindrer det. Hvis konkursboet har ret til at indtræde i kontrakten i medfør af konkursloven, skal konkursboet inden for en frist af 5 arbejdsdage regnet fra og med datoen for afsigelse af konkursdekret give kommunen meddelelse om, hvorvidt det vil indtræde. Side 25 af 44

26 Ovennævnte gælder tillige ved kontrakthavers betalingsstandsning, eller hvis der åbnes forhandling om tvangsakkord eller kontrakthavers økonomiske forhold i øvrigt viser sig at være således, at kontrakthaver må antages ikke at kunne opfylde kontrakten. Er kontrakthaver et aktie- eller anpartsselskab kan kommunen hæve kontrakten, hvis selskabet kræves opløst af Erhvervs- og Selskabsstyrelsen. 20 Underleverandører Såfremt kontrakthaver anvender underleverandører til opfyldelsen af kontrakten, garanterer kontrakthaver for opfyldelsen af kontrakten i samme omfang, som hvis kontrakthaver selv havde udført leverancen. 21 Erstatning og forsikring Kontrakthaver er ansvarlig efter dansk rets almindelige erstatningsregler for enhver person- og tingskade, herunder også erhvervs- og produktansvar samt hændelige skader, som måtte opstå i forbindelse med udførelsen af ydelsen i kontrakten. Kontrakthaver er forpligtet til, til enhver tid at have det anvendte materiel behørigt ansvarsforsikret i overensstemmelse med reglerne for erhvervsmæssig transport. Kontrakthaver er forpligtet til i hele kontraktperioden at opretholde sædvanlig erhvervsansvarsforsikring i anerkendt forsikringsselskab dækkende tingskade på ikke mindre en kr. 5 mio. pr. skadebegivenhed og dækkende personskade på ikke mindre end 10 mio. kr. pr. skadesbegivenhed. Kontrakthavers eventuelle selvrisiko må ikke overstige danske kr. pr. skade. Kontrakthavers erstatningsansvar er ikke begrænset til forsikringssummen. Udbyder er berettiget til på ethvert tidspunkt i kontraktens løbetid at forlange dokumentation for, at forsikringen er i kraft. 22 Opfyldelseshindringer, herunder force majeure I tilfælde af force majeure, hertil regnes kun generalstrejke, naturkatastrofer, krig o. lign., som forhindrer opfyldelse, bortfalder parternes forpligtelser i det omfang og så længe force majeure er til stede. Som force majeure regnes ikke strejke og lockout. Dette er henset til opgavens karakter. Den af parterne, der ønsker at påberåbe sig force majeure skal give den anden part skriftlig meddelelse herom, så snart force majeure kendes eller konstateres, medmindre force majeure i sig selv umuliggør meddelelsen. Meddelelsen skal angive: Årsagen til force majeure situationen Forventet varighed af force majeure situationen Indsats fra kontrakthavers side for at kunne genoptage leveringen. Er force majeure isoleret til kontrakthavers virksomhed, eller områder kontrakthaver bærer risikoen 23 Misligholdelse/ophævelse Som misligholdelse betragtes enhver tilsidesættelse af kontrakthavers forpligtigelser, dvs. en hvilken som helst mangel, forsinkelse mv. Side 26 af 44