KRAVSPECIFIKATION Proof-of-Business

Transkript

1 KRAVSPECIFIKATION Proof-of-Business 9. maj 2016 Sag:

2 Kravspecifikation side 2/11 1. Indledning 1.1 Formål med opgaven, der udbydes Mange virksomheder ejes og ledes af talentfulde personer med vækstambitioner, men indfrielsen af potentialet i virksomhederne hæmmes af manglende erfaringer og kendskab til håndtering af specifikke vækstudfordringer. For at få flere af disse virksomheder ind i forløb, der understøtter deres vækstpotentiale, er der behov for at yde målrettet sparring og rådgivning ved hjælp af ekspertpaneler, der kompetence- og erfaringsmæssigt sammensættes i forhold til de enkelte virksomheders vækstudfordringer. Derfor videreføres rådgivnings- og finansieringsinitiativet Proof-of-Business målrettet tidlig forretningsudvikling, iværksættervirksomheder og SMV er. Ordningen forventes at bidrage til den samlede danske vækst og øget jobskabelse. 1.2 Baggrund for opgaven Jf. aftale mellem regeringen, Dansk Folkeparti, Liberal Alliance og Det Konservative Folkeparti om vækst og udvikling i hele Danmark af 9. februar 2016 videreføres rådgivnings- og finansieringsinitiativet Proof-of-Business. Der er afsat 5 mio. kr. årligt i til udviklings- og sparringsforløb og en ramme på 5 mio. kr. årligt i Vækstfonden til investeringer i perspektivrige virksomheder, der har gennemgået et sparringsforløb. Nærværende opgave udbydes til en årlig ordresum på 4,9 mio. kr. i Indsatsen i Vækstfonden, og finansieringen heraf, er ikke relateret til opgavevaretagelsen knyttet til nærværende udbud. Nærværende udbud gennemføres som et omvendt offentligt EU-udbud, hvor den samlede ordresum ligger fast, og der konkurreres om kvaliteten og volumen i opgaveløsningen. Grundet budgetlovgivning i staten vil det ikke være muligt at ompostere udgifter mellem budgetårene, hvor der er årligt er afsat 4,9 mio. kr. i De erlagte ydelser og fakturering herfor skal derfor uden undtagelse følge budgetåret. 1.3 Leverancens omfang Der ønskes tilbud på opbygning og drift af en ordning, hvor iværksættere og SMV er med vækstpotentiale vederlagsfrit kan modtage sparring og rådgivning fra ekspertpaneler bestående af erfarne erhvervsfolk og andre relevante videnspersoner i forhold til strategi, markedsføring, finansiering, eksport og andre relevante vækstparametre. Ekspertpanelerne skal sammensættes på ad. hoc. basis i forhold til de konkrete virksomheders særskilte vækstudfordringer. Det antages, da sparringen og rådgivningen vil være vederlagsfri for de deltagende virksomheder, at mange forskellige virksomheder kunne tænkes at søge ordningen. Et centralt led i opgavevaretagelsen vil derfor være screening og udvælgelse af de mest lovende virksomheder, der skal modtage råd og sparring. Ligeledes vil det være en central del af opgavevaretagelsen løbende at sammensætte ekspertpaneler så de kompetencemæssigt matcher virksomhedernes konkrete vækstudfordringer.

3 Kravspecifikation side 3/11 En virksomheds konkrete sparring og rådgivning ved et ad hoc nedsat ekspertpanel kaldes fremadrettet et sparringsforløb, hvori det blandt andet forventes at alle involverede parter møder velforberedte til selve panelseancen samt at de udvalgte iværksættere og SMV er efterfølgende hjælpes til at omsætte råd og vejledning til en eksekverbar handlingsplan. Proof-of-Business ordningen betragtes som et vigtigt supplement til det eksisterende erhvervsfremmesystem, hvor det i dag ikke er muligt at modtage vejledning ved ad. hoc. nedsatte ekspertpaneler. Det er i den sammenhæng vigtigt, at opgavevaretagelsen ikke tilrettelægges således, at der kommer til at optræde væsentlige overlap med eksisterende tilbud i erhvervsfremmesystemet. Dette opmærksomhedspunkt vurderes at være mest centralt omkring opgavevaretagelsen knyttet til rekruttering og forberedelse af virksomhederne inden deltagelse ved et ekspertpanel samt den efterfølgende opfølgning med virksomhederne. Det forudsættes i den sammenhæng, at operatøren har det nødvendige overblik over det eksisterende erhvervsfremmesystem og dets centrale ydelser. Der er specifikt følgende forventninger til Proof-of -Business ordningen: Operatøren skal tilvejebringe og vedligeholde et netværk af erhvervsfolk og andre relevante eksperter, der kan og vil indgå i ad hoc paneler med henblik på sparring af iværksættere og SMV er med forskelligartede vækstproblemstillinger. Det forventes, at ordningen ikke alene skal kunne hjælpe i forhold til forskellige typer vækstudfordringer (kapital, eksport mv), ordningen skal også være relevant i forhold til virksomheder i mange forskellige brancher. Bredden (fagligt og branchemæssigt) kaldes fremover rådgivningsdækningsgraden. Det forventes, at de rekrutterede og anvendte erhvervsfolk og rådgivere har de fornødne erfaringer og kompetencer til at bevirke værdiskabende sparringsforløb. Kvaliteten i sparringen og rådgivningen kaldes rådgivningsrelevansen [kvalitet i rådgivningen]. Operatøren skal tilvejebringe og vedligeholde et omfattende netværk af offentlige erhvervsfremmeaktører (f.eks. innovationsmiljøer) og aktører i private iværksættermiljøer (f.eks. private inkubationsmiljøer), som løbende kan medvirke til rekruttering af mulige kandidater til sparringsforløbene. Det skal i den henseende bemærkes, at både det offentlige erhvervsfremmesystem såvel som de private iværksættermiljøer over tid forandres, hvorfor operatøren forventes at holde netværket ajour løbende. På baggrund af den indledende rekruttering af kandidater skal operatøren gennemføre en screening og udvælgelse af iværksættere og SMV er med væsentligt vækstpotentiale til deltagelse i sparringsforløb. Virksomheder med væsentligt vækstpotentiale defineres i denne sammenhæng som virksomheder, der enten forventes at kunne vokse betragteligt i beskæftigelse og/eller omsætning, såfremt deres vækstudfordringer overkommes (blandt andet ved råd og vejledning fra de nedsatte ad. hoc. ekspertpaneler). [Høj deltagelse af vækstlaget] Operatøren skal gennemføre screening og udvælgelse af virksomheder med vækstpotentiale til rådgivningsforløb. Screeningen og udvælgelsen forventes at

4 Kravspecifikation side 4/11 ske ud fra en screeningsmodel, som kan formidles offentligt og skabe gennemsigtighed omkring udvælgelsen. Kvaliteten af virksomheder (vækstpotentialet) kaldes fremover graden af vækstpotentiale. Operatøren skal være i stand til at henvise frascreenede virksomheder videre til eventuelt andre relevante tilbud i det eksisterende erhvervsfremmesystem. [Høj deltagelse af vækstlaget] Operatøren skal gennemføre en markedsføringsindsats af ordningen, der i videst mulig udstrækning rammer målgruppen af potentielle vækstvirksomheder i Danmark samt mulige paneldeltagere/eksperter. Markedsføringsindsatsen forventes at blive gennemført intelligent og omkostningseffektivt blandt andet ved brug af målrettede værktøjer, såsom social media. [Høj deltagelse af vækstlaget] Operatøren skal tilrettelægge opgavevaretagelsen således, at så mange virksomheder som muligt kan komme igennem et sparringsforløb og der skal sikres en geografisk spredning af sparringsforløbene, der svarer til den eksisterende demografi for potentielle vækstvirksomheder i Danmark. [Rådgivningsvolumen og geografisk spredning] Operatøren skal løbende sammensætte ad. hoc. ekspertpanelerne således at bestykningen af eksperter modsvarer de udvalgte iværksættere og SMV ers konkrete vækstudfordringer (match af eksperter og virksomheder). [Sekretariatsarbejde] Operatøren skal gennemføre en planlægning og koordinering af sparringsforløbene således, at det sikres, at alle deltagere er forberedt på sparringen (både modtager og afsender af sparringen). Dette kan f.eks. ske ved at operatøren foranstalter, at virksomhederne udarbejder nødvendigt skriftligt materiale, som eksperterne kan orienterer sig i inden afholdelse af sparringsseancen i ekspertpanelet. [Sekretariatsarbejde] Operatøren skal tilbyde de deltagende iværksættere og SMV er hjælp til at udarbejde en eksekverbar handlingsplan som opfølgning på råd og sparring modtaget ved ekspertpanelet. Operatøren forventes i den sammenhæng at kunne henvise til aktører i erhvervsfremmesystemet (f.eks. væksthuse) eller private rådgivere, hvis det synes relevant i forhold til de konkrete vækstudfordringer. Der ønskes ikke i forbindelse med nærværende opgavevaretagelse deciderede mentorforløb eller andre længerevarende ydelser rettet mod de deltagende iværksættere og SMV er. [Sekretariatsarbejde] Operatøren skal tilvejebringe relevant information (herunder stamdata og tilfredsmålinger) fra de deltagende parter (både eksperter og virksomheder) med henblik på løbende forbedring og justering af sparringsforløbene og generel evaluering af ordningen (herunder effektmåling). Det forventes, at både rådgivningsrelevansen og graden af vækstpotentiale (i de deltagende virksomheder) vil blive gjort til genstand for evaluering. [Sekretariatsarbejde]

5 Kravspecifikation side 5/11 2. Kravspecifikationens opbygning 2.1 Kravmetodik De krav, som tilbudsgiver eksplicit skal besvare, fremgår af nedenstående tabeller. Kravene ønskes besvaret i tilbuddet på en sådan måde, at det tydeligt fremgår, hvilken opgaveløsningsbeskrivelse mv., der svarer til det enkelte krav. Dette kan for eksempel ske ved at løsningsbeskrivelsen mv. refererer til kravnumrene i tabellen nedenfor under punkt Kravtyper Erhvervsstyrelsens krav til den udbudte opgave er nærmere beskrevet i tabellen under punkt 3. I kolonnen Type er kravene angivet som enten mindstekrav (MK) eller evalueringskrav (EK) Mindstekrav (MK) Mindstekrav er krav til ydelsen, som skal indgå som en del af den samlede ydelse. Leverandøren skal således altid opfylde mindstekrav, og der kan ikke tages forbehold i tilbuddet for mindstekrav. Anføres det i tilbuddet, at et mindstekrav ikke vil blive opfyldt, eller der i øvrigt tages forbehold for opfyldelse af mindstekravet i tilbuddet, er Erhvervsstyrelsen forpligtet til at afvise hele tilbuddet som ukonditionsmæssigt. Tilbudsgiver indestår således ved afgivelse af sit tilbud for, at samtlige mindstekrav kan opfyldes Evalueringskrav (EK) Evalueringskrav er at opfatte som Erhvervsstyrelsens ønske om at tilbudsgiveren besidder en bestemt egenskab eller et bestemt vilkår i forhold til løsningen af den konkrete opgave. Såfremt et tilbud ikke opfylder et evalueringskrav helt eller delvist, vil det blive tillagt vægt i forbindelse med den endelige evaluering. Det betyder, at det vil kunne trække ned i den samlede vurdering, såfremt et tilbud ikke eller kun i ringe grad opfylder et evalueringskrav. 2.3 Om det samlede udbudsmateriale Dette bilag er en del af det samlede udbudsmateriale og udgør en del af aftalegrundlaget for levering af den udbudte ydelse. En oversigt over det samlede udbudsmateriale findes i udbudsbetingelserne.

6 Kravspecifikation side 6/11 Eventuelle forbehold til krav i dette bilag skal fremgå af det i udbudsbetingelserne omtalte skema over forbehold. Interesserede tilbudsgivere opfordres til at stille spørgsmål til Erhvervsstyrelsen, jf. nærmere herom i udbudsbetingelserne, såfremt der måtte være afklarende spørgsmål til kravspecifikationen. 3. Erhvervsstyrelsens krav til leverancen Høj kvalitet i sparring og rådgivning Nr. Type Kravtekst 1 EK Operatøren skal tilvejebringe og vedligeholde et netværk af erhvervsfolk og andre relevante eksperter, der kan og vil indgå i ekspertpaneler. Netværket skal have en så høj branchemæssig (forretningsområde) rådgivningsdækningsgrad som mulig. Dækningsgraden ønskes at være så ensartet som mulig henover opgaveperioden ( ) 2 MK Operatøren skal gennem ekspertpaneler som minimum kunne tilbyde sparring og rådgivning inden for følgende brancher/forretningsområder: Informations- og kommunikationsteknologi Bioteknologi Fødevare Cleantech Mode og tekstilvirksomheder Designdrevne produktionsvirksomheder (f.eks. møbelproduktion) Digital indholdsproduktion (f.eks. computerspil) Oplevelsesøkonomi (kultur, forlystelser og sport) Almindelig fremstillingsvirksomhed Sundhed- og velfærdsteknologi 3 EK Operatøren skal tilvejebringe og vedligeholde et netværk af erhvervsfolk og andre relevante eksperter, der kan og vil indgå i ekspertpaneler (Gentagelse fra A1). Netværket skal dække så mange typer af fagspecifikke problemstillinger som mulig (markedsføring, eksport, automatisering, finansiering mv). Rådgivningsdækningsgraden ønskes at være så ensartet som mulig henover opgaveperioden ( ) 4 MK Operatøren skal gennem ekspertpaneler som minimum kunne tilbyde sparring og rådgivning inden for følgende fagspecifikke problemstillinger: Generel strategisk udvikling (vækstplaner, SWOT analyser mv) Adgang til kapital (finansiering) Internationalisering / eksport Automatisering og digitalisering Kompetenceudvikling / organisationsudvikling (herunder

7 Kravspecifikation side 7/11 bestyrelsesarbejde) Salg og markedsføring Immaterielle rettigheder Cirkulær økonomi og ressourceeffektivitet Produkt- og procesinnovation 5 EK Der ønskes rådgivningsforløb, hvor de anvendte erhvervsfolk og rådgivere (i ekspertpanelerne) har så stærke erfaringer og kompetencer som muligt i forhold til de forventede vækstproblemstillinger (fagspecifikke såvel som branchemæssige problemstillinger) således, at de kan bevirke værdiskabende sparringsforløb. Kvaliteten i sparringen og rådgivningen kaldes rådgivningsrelevansen. Rådgivningsrelevansen ønskes at være så ensartet som mulig henover opgaveperioden ( ). 6 MK Operatøren er forpligtet til at gennemføre en tilfredshedsmåling blandt alle virksomheder, der har deltaget i et sparringsforløb. Som led i evalueringen skal de deltagende virksomheder svare på, hvorvidt de kan anbefale andre virksomheder at deltage i et sparringsforløb (net promotor score). Ved utilfredsstillende lav net promoter score fra de deltagende virksomheder kan det forventes, at kontrakten på opgaven anses for misligholdt, og således opsiges, såfremt operatøren ikke inden for rimelig tid kan gennemføre korrigerende handlinger, der fører til væsentlig forbedring af net promoter scoren fra de deltagende virksomheder. Høj deltagelse af vækstlaget Nr. Type Kravtekst 7 EK Operatøren skal tilvejebringe og vedligeholde et velforankret netværk af aktører, hvorfra der kan rekrutteres egnede virksomheder til sparringsforløb. Det er forventningen, at netværket består af offentlige erhvervsfremmeaktører (f.eks. væksthuse) og et bredt udsnit af aktører i private iværksættermiljøer (f.eks. private inkubationsmiljøer). Netværket forventes at bidrage aktivt i henvisning af virksomheder til operatøren med henblik på screening og udvælgelse af lovende virksomheder til sparringsforløb. Det skal bemærkes, at både det offentlige erhvervsfremmesystem såvel som de private iværksættermiljøer over tid forandres, hvorfor operatøren forventes at holde netværket ajour løbende. 8 EK Ikke alle lovende iværksættere og SMV er med vækstpotentiale har kontakt til offentlige erhvervsfremmeaktører eller private iværksættermiljøer. Operatøren skal selv, eller i samarbejde med relevante professionelle parter, gennemføre en markedsføringsindsats af ordningen, der i videst mulig udstrækning rammer målgruppen af potentielle vækstvirksomheder i

8 Kravspecifikation side 8/11 Danmark samt mulige paneldeltagere/eksperter. Markedsføringsindsatsen forventes at blive gennemført intelligent og omkostningseffektivt blandt andet ved brug af målrettede værktøjer, såsom social media. Markedsføringen tænkes umiddelbart at have sin hovedvægt i opgaveperiodens indledende fase (2016). 9 EK Operatøren skal foretage en screening af virksomheder med henblik på udvælgelse af lovende iværksættere og SMV er. Umodne eller ikke-vækst orienterede virksomheder skal frascreenes. Det forventes at operatøren tilvejebringer eller designer en screeningsmodel, der gør det muligt på et ensartet grundlag at udvælge virksomheder, der må forventes at kunne få et vækstløft af et sparingsforløb. Derved tilstræbes, at graden af vækstpotentiale blandt de udvalgte virksomheder er så høj som mulig. Der skal gives skriftligt afslag til fravalgte virksomheder med udgangspunkt i den veldefinerede screeningsmodel, og modellen skal kunne formidles offentligt og således skabe gennemsigtighed omkring udvælgelsen. 10 MK Der skal gennemføres minimum 120 screeninger i 2016, der skal gennemføres minimum 350screeninger årligt i MK Operatøren skal indsamle CVR- og P-numre på samtlige screenede virksomheder. Oplysningerne skal opdeles således, at det er muligt at skelne frascreenede virksomheder og virksomheder, der har deltaget i sparringsforløb samt tidspunktet herfor. Rådgivningsvolumen og geografisk spredning Nr. Type Kravtekst 12 EK Operatøren skal etablere en ordning (rådgivning og sparring via ekspertpaneler) der inden for de økonomiske rammer kan hjælpe så mange virksomheder som muligt inden for opgaveperioden uden at gå på kompromis med rådgivningsdækningsgraden, rådgivningsrelevansen eller graden af vækstpotentiale blandt de udvalgte virksomheder. 13 MK Der skal gennemføres minimum 30 sparringsforløb i 2016, og der skal gennemføres minimum 100 sparringsforløb i årligt i EK Operatøren skal gøre ordningen (rådgivning og sparring via ekspertpaneler) tilgængelig i det meste af Danmark, og der ønskes derfor en ordning med så stor geografisk spredning som muligt (med hensyntagen til den eksisterende geografiske fordeling af iværksættere og SMV er i Danmark). Den senest opdaterede geografiske fordeling af iværksættere og vækstvirksomheder (i SMV segmentet) fremgår af bilag 1.

9 Kravspecifikation side 9/11 15 MK Minimum 1/3 af sparringsforløbene skal finde sted uden for hovedstadsregionen 16 MK Operatøren skal etablere en ordning, hvor der tilbydes sparringsforløb i samtlige kvartaler henover aftaleperioden (tidsmæssig spredning) det vil sige, at den forventede volumen skal planlægges således, at der ikke opstår længere perioder med ressourceknaphed, hvor der ikke kan gennemføres sparringsforløb. Sekretariatsarbejde Nr. Type Kravtekst 17 EK De involverede medarbejdere fra operatøren skal have de fornødne kompetencer og erfaringer til at gennemføre screening af virksomheder med udgangspunkt i operatørens screeningsmodel (se krav 9). Operatøren skal i denne sammenhæng være i stand til at henvise frascreenede virksomheder videre til eventuelt andre relevante tilbud i det eksisterende erhvervsfremmesystem. Operatøren forventes endvidere at frascreene og henvise virksomheder til mere relevante ydelser i det eksisterende erhvervsfremmesystem, såfremt deltagelse i et ad. hoc. nedsat ekspertpanel ikke vurderes at være det mest egnede tilbud i forhold til en konkret vækstudfordring. 18 EK Operatøren skal planlægge og koordinere udførelsen af den konkrete sparring i ekspertpanelerne, så sammensætningen af ekspertpanelerne modsvarer de udvalgte iværksættere og SMV ers konkrete vækstudfordringer (match af eksperter og virksomheder). De involverede medarbejdere fra operatøren skal således have de fornødne kompetencer og erfaringer til at planlægge og koordinere udførelsen af de konkrete sparringsforløb. 19 MK Operatøren skal gennemføre en planlægning og koordinering af sparringsforløbene således, at det sikres, at alle deltagere er forberedt på sparringen (både modtager og afsender af sparringen). Dette kan f.eks. ske ved at operatøren foranstalter, at virksomhederne udarbejder nødvendigt skriftligt materiale, som eksperterne kan orientere sig i inden afholdelse af sparringsseancen i ekspertpanelet. Der er ikke ønsket, at de deltagende virksomheder skal modtage decideret træning eller undervisning fra operatørens side. Det er vigtigt, at opgavevaretagelsen ikke tilrettelægges således, at der kommer til at optræde væsentlige overlap med eksisterende tilbud i erhvervsfremmesystemet.

10 Kravspecifikation side 10/11 20 EK Operatøren skal tilbyde hjælp til de deltagende iværksættere og SMV er med at udarbejde en eksekverbar handlingsplan som opfølgning på råd og sparring modtaget ved ekspertpanelet. De involverede medarbejdere fra operatøren skal således have de fornødne kompetencer og erfaringer til at de deltagende iværksættere og SMV er kan få kvalificeret hjælp til at udarbejde en eksekverbar handlingsplan. Det forventes endvidere, at de involverede medarbejdere kan henvise til aktører i erhvervsfremmesystemet (f.eks. væksthuse) eller private rådgivere, hvis det synes relevant i forhold til de konkrete vækstudfordringer. De involverede medarbejdere fra operatøren skal derfor have det nødvendige overblik over det eksisterende erhvervsfremmesystem og dets centrale ydelser. Der ønskes ikke i forbindelse med nærværende opgavevaretagelse deciderede mentorforløb eller andre længerevarende ydelser rettet mod de deltagende iværksættere og SMV er. Det er vigtigt, at opgavevaretagelsen ikke tilrettelægges således, at der kommer til at optræde væsentlige overlap med eksisterende tilbud i erhvervsfremmesystemet. 21 EK Operatøren skal løbende gennemføre evalueringer ved de deltagende virksomheder med henblik på vurdering af rådgivningsrelevansen og eventuelt igangsætte forbedringstiltag i sparringsforløbene. Der kan anvendes kvantitative såvel som kvalitative metoder. Operatøren skal endvidere løbende gennemføre evalueringer ved de deltagende eksperter med henblik på vurdering af graden af vækstpotentiale (blandt de deltagende virksomheder) og eventuelt igangsætte forbedringstiltag i f.eks. rekrutteringen og screeningen af virksomheder. Der kan anvendes kvantitative såvel som kvalitative metoder. Det forventes derfor at den involverede leder fra operatøren har de fornødne kompetencer og erfaringer til at indgå i dialog med ordregiver om de forventede evalueringer med henblik på vurdering af rådgivningsrelevansen og graden af vækstpotentiale og eventuelt igangsætte forbedringstiltag.

11 Kravspecifikation side 11/11 Bilag 1 - Geografisk fordeling af iværksættere og SMV er Figur 1 Geografisk fordeling af iværksættere 2013 Nordjylland - Opstarter i 2013: virksomheder (7,5 pct.) Midtjylland - Opstarter i 2013: virksomheder (19,9 pct.) Hovedstaden - Opstarter i 2013: virksomheder (42,2 pct.) Sjælland - Opstarter i 2013: virksomheder (13,5 pct.) Syddanmark - Opstarter i 2013: virksomheder (16,9 pct.) (Danmarks Statistiks iværksætterdatabase) Figur 2 Geografisk fordeling af vækstvirksomheder i 2013 Nordjylland - Vækstvirksomheder i 2013: 219 virksomheder (12,3 pct. af alle SMV virksomheder i regionen) Midtjylland - Vækstvirksomheder i 2013: 465 virksomheder (11,5 pct. af alle SMV virksomheder i regionen) Hovedstaden - Vækstvirksomheder i 2013: 755 virksomheder (13,6 pct. af alle SMV virksomheder i regionen.) Sjælland - Vækstvirksomheder i 2013: 203 virksomheder (10,8 pct. af alle SMV virksomheder i regionen) Syddanmark - Vækstvirksomheder i 2013: 388 virksomheder (10,6 pct. af alle SMV virksomheder i regionen) (Særkørsel i Danmarks Statistik for virksomheder der har haft en gennemsnitlig årlig vækstrate på minimum 10 pct. over en treårig periode. Kørslen er begrænset til virksomheder der har minimum 10 ansatte og maksimum 249 ansatte ved vækstperiodens start.)