RandersBolig: Jan Guldmann, formand, Mogens Vive, næstformand, Kaj Herholdt Madsen, bestyrelsesmedlem

Transkript

1 Redegørelse Vedrørende: Redegørelse Sagsnavn: RandersBolig styringsdialog 2015 Sagsnummer: S Skrevet af: Lene Holdtdal Pedersen Forvaltning: Sekretariat Dato: Sendes til: Administrationsselskabet RandersBolig Deltagere: RandersBolig: Jan Guldmann, formand, Mogens Vive, næstformand, Kaj Herholdt Madsen, bestyrelsesmedlem Administrationen: Ulla Gregor, sekretariatschef i DAB, Jørgen Henriksen, chefkonsulent i DAB, og Jette Halkjær, teamleder økonomi. Kommunen: Tine Braüner Jung, Boligsociale enhed, jurist Lene Holdtdal Pedersen og jurist Inge Qvortrup, tilsynet med almene boliger. Randers Kommune havde indbudt til styringsdialogmøde den 24. november 2015 med følgende dagsorden: 1. Kort velkomst 2. Administrationsselskabets økonomi, herunder a. Regnskab 2014 b. Udvikling i økonomien i 2015, budgetopfølgning og status på genopretning 3. Momsfri administration 4. RandersBolig og boligorganisationerne a. Forvaltningsrevision b. Status på administration af boligforeninger med økonomiske udfordringer c. Samarbejdet generelt med boligorganisationerne 5. Boliorganisationernes økonomi a. Budgetopfølgning, status b. Udfordringer i forhold til boligforeningernen, herunder status på tab ved lejeledighed og tab ved fraflytning 6. Orientering fra den Boligsociale enhed a. Orientering om etablering af Den boligsociale enhed, Randers kommune b. Nybyggeri behov for små boliger 7. Drøftelse af særlige udfordringer forbundet med anvisning af flygtninge 8. Eventuelt

2 Forløbet er, at der efter dette årlige dialogmøde sendes redegørelse ud til kommentering hos administrationsselskabet. Redegørelsen offentliggøres efterfølgende på kommunens hjemmeside og almenstyringsdialog.dk, som loven tilsiger. Kommunens forventninger til dagens møde er, at det skaber en god dialog, indblik og fundament for et fortsat godt samarbejde mellem tilsyn og RandersBolig. Tilsynet orienterede om, at Steen Sørensen, social og arbejdsmarked, havde meldt afbud til dagens møde. Administrationsselskabets økonomi: Regnskab 2014 Årets resultat blev et overskud på kr., hvilket er en markant positiv afvigelse fra det budgetterede på kr. Differencen skyldes, at indtægten har været væsentlig højere end budgetteret grundet indtægt på administration af afdelingerne under Randersegnens Boligforening på ca. 1,3 mio. kr., samt at der har været væsentligt lavere udgifter til kontingenter og møder, hvilket har medført en besparelse på kr. Derudover har udgift til personale været kr. lavere end budgetteret, hvilket skyldes, at nogle stillinger i administrationen har været ubesatte i en periode. Endelig er der sparet på afskrivninger. Der er i stedet bogført en udgift på ca. 1,6 mio. kr. til afskrivninger i forbindelse med udrangering af IT og ombygning på konto 513, kontorholdsudgifter. Arbejdskapitalen er fortsat negativ med kr., hvilket dog er en markant forbedring, da årets overskud er overført hertil. Sidste år udgjorde arbejdskapitalen ca. -9,5 mio. kr. Der er afdraget 3 mio. kr. af den tålmodige lånekapital til boligorganisationerne i marts Der resterede herefter en gæld til ejerne på 12 mio. kr., samt et lån fra Randers Boligforening af 1940 på 2,5 mio. kr. Bankgælden er nedbragt med kr. i regnskabsåret, og er nu på kr. Bankgælden forventes afviklet planmæssigt inden for 3 år. Egenkapitalen udgør herefter kr. mod kr. sidste regnskabsår, hvilket er en markant forbedring. Administrationsselskabet har fri likviditet for kr., hvilket er en forøgelse på godt 5 mio. kr. i forhold til sidste regnskabsår. Likviditeten er dermed forbedret markant til trods for afvikling af 3 mio. kr. til ejerne i regnskabsåret 2013, og det betyder, at det har været muligt at afvikle yderligere 4 mio. kr. i regnskabsåret 2014 på den tålmodige lånekapital. Gælden til ejerne er herefter på 10,5 mio. kr. Det har således samlet set været et godt år for RandersBolig, hvor der nu sker afvikling af gæld og afskrivning på bygninger og materiel, hvilket tilsynet finder meget positivt. Nettoadministrationsudgiften er faldet til kr. mod kr. i sidste regnskabsår.

3 Der er en revisionspåtegning uden forbehold, men med supplerende bemærkning om ikkereviderede budgettal, hvilket er positivt. Udvikling i økonomien i 2015, budgetopfølgning og status på genopretning Der foreligger et internt halvårsregnskab, der pr. 30. juni 2015 viste et overskud på 1,7 mio. kr., hvilket er væsentligt højere end budgetteret. Differencen skyldes lavere udgifter til kontingenter, møder, personale mv. ligesom i regnskabsåret Der har endvidere været en større indtægt på byggesagshonorar i første halvår af regnskabsåret. Likviditeten er forbedret yderligere, og er pr. 30. juni 2015 forbedret med yderligere kr. Der foretages fortsat afskrivninger, og bankgælden er endvidere nedbragt yderligere i overensstemmelse med planen. Der er aftalt opfølgende dialogmøde mellem RandersBolig og tilsynet i foråret Tilsynet indkalder til dette møde. Momsfri administration Administrationen betragter RandersBoligs økonomi som værende genoprettet som følge af den momsfrie administration. Administrationsselskabet er styrket, og selskabet har nu en egenkapital på knap 10 mio. kr. Der er udarbejdet regnskabsopfølgning for perioden 1. juli 1. november 2015, der viser et overskud på 1,4 mio. kr., hvilket er lidt højere end forventet. Overskuddet overføres til boligorganisationerne med henblik på et resultat på 0 kr. Der er reelt et mindre tilbageværende overskud på ca kr., som hidrører fra tillægsydelser (bl.a. byggesagshonorar). Der forventes at ske kvartalsvis afregning til de boligorganisationer, der er ejere, med endelig slutafregning ved regnskabsårets afslutning. Som følge af den momsfrie administration er lån fra boligorganisationerne eftergivet nogle lån er konverteret til indskud, mens andre er aktiveret i de enkelte boligorganisationer med henblik på afvikling. Plan for afvikling af boligorganisationernes indskud i RandersBolig følges i alle boligorganisationer og forventes afviklet inden oktober 2018, hvor den momsfrie administration forventes at ophøre. Møllevænget og Storgaarden forventes at have afviklet indskud allerede i 2016/2017. Administrationen af den momsfrie administration går godt. Systemet fungerer, men der er fortsat behov for mindre tilpasninger i form af nærmere beskrivelser, således at flere medarbejdere i administrationen får kendskab til systemet. RandersBolig har valgt at administrere ordningen efter en konservativ metode, hvorfor der ikke vurderes at være usikre elementer i systemet. RandersBolig og boligorganisationerne Forvaltningsrevision I regnskabsåret 2014 har administrationen foretaget kvalitetstjek af 6 punkter i forvaltningsrevisionen, som følger:

4 -Markvandringer og drifts- og vedligeholdelsesplaner fungerer og viser et meget tilfredsstillende resultat. -Kontrol af fakturabetaling viser, at 92,7 % af alle faktureringer overholder alle forretningsgange. -Tjek af procedure ved tomgang med deraf følgende lejetab viser, at forøget fokus på genudlejning, korrekt kontering, inddrivelse mv. giver færre tomgange og minimering af lejetab. -Varsling af forhøjelse af leje er 100 % i overensstemmelse med procedure -Forbrugsregnskaber ser positivt ud og er 100 % i overensstemmelse med procedure -Flyttesager (indkaldelse til syn, afregning mv.) har vist et behov for opstramning af procedure, da der er behov for mere dokumentation for rettidig indkaldelse. Det er undersøgt, om forholdet har givet anledning til tabte sager i beboerklagenævnet, hvilket ikke har været tilfældet. -Udarbejdelse af forretningsgange er fortsat et fokuspunkt. Efter planen skal der være forretningsgange på alle væsentlige områder i løbet af 4-5 år. Revisor vurderer, at forvaltningsrevisionen er tilstrækkelig, og at arbejdet med forvaltningsrevision tilrettelægges på en intelligent måde. Forvaltningsrevision for 2015 er afleveret til revisor og fremlægges i den nærmeste fremtid for bestyrelserne. Der er i 2015 foretaget kontrol af inkassoprocedurer, oversigt over dispositionsfonden, trækningsretten og anvendelse af renoveringsoversigt samt forbrugsregnskaber. Der er generelt fokus på god økonomistyring og hurtig reaktionstid i henhold til de vedtagne procedure. Status på administration af boligforeninger med økonomiske udfordringer Boligselskabet af 2014 behandles særskilt og viser gode takter indtil videre. Møllevænget og Storgaarden følger den planlagte genopretningsplan, og boligorganisationen forventes at være i balance fra A/B Gudenå er pt. den mest sårbare boligorganisation under RandersBolig. Boligorganisationens afdelinger har et stort vedligeholdelsebehov, få opsparede midler og et forholdsvist højt lejeniveau, som belaster boligorganisationens økonomi væsentligt. Boligorganisationen yder tilskud til afdelingerne for at styrke henlæggelserne, og anvender trækningsretsmidler til finansiering. Administrationen vil udarbejde strategiplan for boligorgansationen for at sikre driften. Der er fra administrationens side stort fokus på boligorganisationen. Der er udarbejdet prognoser over arbejdskapital, dispositionsfond og trækningsretsmidler, samt udarbejdet renoveringsoversigt for alle boligorganisationerne, og de øvrige boligorganisationer har fornuftig økonomi.

5 Samarbejdet generelt med boligorganisationerne Bestyrelsen oplyser, at der gennemføres flere store renoveringssager, hvor der opleves væsentlige udfordringer i nogle sager, herunder Schousgadeprojektet. Der er igangværende dialog med Kuben Management vedr. afklaring af de uforudsete udfordringer i Schousgadeprojektet og Glarbjergvej, begge projekter under Randers Boligforening af Randers Boligforening af 1940 udtrykker ønske om at være på forkant med hensyn til byudvikling, og oplyser, at boligforeningen gerne vil etablere nybyggeri, hvis der opstår spændende muligheder. Tilsynet ser positivt på, at Randers Boligforening af 1940 har opnået tilstrækkelig styrke til at kunne etablere nybyggeri. Tilsynet orienterede om, at der forventes fornyet prioritering af midler til opførelse af alment boligbyggeri i foråret Prioriteringen forventes at følge byrådets vision for byudvikling. Tilsynet vil orientere boligorganisationerne, når der foreligger afklaring af prioritering af midler. Bestyrelsen oplyser, at RandersBolig har været igennem et turbulent år, men at der nu er ro på driften, og der er ansat en ny daglig leder. Bestyrelsen finder, at det var en god beslutning at indføre momsfri administration, som har givet god økonomi i RandersBolig, som bestyrelsen nu anser for værende genoprettet. Der er fokus på kompetenceudvikling af medarbejderne i RandersBolig, således at administrationsselskabet på sigt kan blive uafhængig af DAB. 3 medarbejdere har sagt op indenfor det seneste kvartal, men 2 ud af 3 stillinger er nu genbesat. Administrationen oplyser, at der er godt samarbejdelse med organisationsbestyrelser og afdelingsbestyrelser, og det er nu den enkelte medarbejder i RandersBolig, der betjener bestyrelserne, hvilket er positivt. Bestyrelsen oplyser endvidere, at der er faldet ro på i Møllevænget & Storgaarden. Bestyrelsen i Møllevænget & Storgaarden oplever, at der er kommet en positiv tone, og der er ikke længere tanker om at trække boligorganisationen ud af RandersBolig. Der er et godt samarbejde med administrationsselskabet RandersBolig. Bestyrelsen udtrykker stor tilfredshed med ansættelsen af daglig leder, Susanne Kyra Jensen, og ønsker samtidigt at kvittere Ulla Gregor for hendes store indsats som midlertidig leder. Der er generelt ro i boligorganisationerne under RandersBolig, og der er en god og konstruktiv dialog og debat. RandersBolig har succes med afholdelse af kurser for beboerdemokrater, hvor der bl.a. undervises i bestyrelsesarbejdet, økonomi og dirigentopgaven. Der er stort fremmøde på alle kurser og positive kursusevalueringer. Der vil også blive afholdt kurser i det kommende år, bl.a. temaaften for Boligselskabet af 2014.

6 Der udtrykkes tilfredshed med ansættelse af den boligsociale økonomimedarbejder i RandersBolig. Der er udarbejdet halvårsrapport, som viser, at arbejdet giver positive resultater i form af færre udsættelsessager og minimering af lejetab. Der er tale om en tidsbegrænset stilling til august 2016, som er finansieret af boligorganisationerne. Der skal ske en evaluering af arbejdet og efterfølgende tages stilling til, om stillingen skal forlænges. Den boligsociale enhed oplyser, at de indgår i et tæt samarbejde med den boligsociale økonomimedarbejder i RandersBolig. Fogedretten har oplyst, at der er et massivt fald i antallet af udsættelsessager, og der arbejdes pt på at få en opgørelse over antal sager i Randers Kommune. Den fælles indsats giver gode resultater. RandersBolig har bestilt nyt hjemmesidelayout hos ekstern leverandør. Levering har været forsinket ad flere omgange pga. travlhed ved leverandør. Lancering af ny hjemmeside er udskudt til Boligorganisationens økonomi Budgetopfølgning, status Administrationen forventer, at der vil blive udarbejdet halvårlige budgetkontroller for afdelingerne i foråret I regnskabsåret har inspektørerne lavet opfølgning på konto 114, 115 og 116 hver måned. I 2015 er samtlige kontokort gennemgået ved regnskabsårets afslutning. Der sker således allerede nu løbende budgetopfølgning på de væsentligste poster. Udfordringer i forhold til boligforeningerne, herunder status på tab ved lejeledighed og tab ved fraflytning Administrationen oplyser, at det kræver en større indsats at sikre genudlejning. Der ses dog klare forbedringer og minimering af tab i forhold til sidste år. Årsag til tomgang skal typisk findes i højt huslejeniveau pga. store lejemål, uhensigtsmæssig indretning, eller at der er tale om ungdomsboliger. Der er fokus på arbejdsgangene i administrationen for at effektivisere procedurer og minimere tab. Det forventede tab ved fraflytning for alle boligorganisationer under RandersBolig er i 2015 på 1,4 mio. kr., hvilket er en markant forbedring i forhold til sidste år. Orientering fra den boligsociale enhed Randers Kommune har valgt at etablere en boligsocial enhed særligt på baggrund af et stort antal sager vedrørende udsættelser af lejere. Enheden arbejder aktivt og udfarende på baggrund af konkrete bekymringer og restancer. Der arbejdes med kontaktflader med bl.a. boligorganisationerne. Organisationerne kan rette henvendelse, hvis der er problemer i forhold til beboere i organisationen.

7 Et af fokusområderne er, at der er et større behov for små boliger med billigere husleje, end hvad der bliver etableret ved nybyggeri i dag. Medarbejderne i den boligsociale enhed deltager gerne på bestyrelsesmøder i boligorganisationerne eller afdelinger for at orientere nærmere om den boligsociale enhed. Næste års boligkonference afholdes d. 8. juni 2016 kl i RandersBoligs lokaler på Marsvej. Drøftelse af særlige udfordringer forbundet med anvisning af flygtninge Steen Sørensen, social og arbejdsmarked havde meldt afbud til dagens møde, hvorfor det blev aftalt, at RandersBoligs kommentarer vil blive ført til referat og videreformidlet til Team integration og Steen Sørensen. RandersBolig udtrykker frustration over, at Steen Sørensen endnu ikke har indkaldt til møde mellem Randers Kommune og RandersBolig, som det ellers blev aftalt på styringsdialogmøder d. 20. oktober og 28. oktober 2015 med henholdsvis A/B Gudenå og Randers Boligforening af RandersBolig har taget kontakt til Steen Sørensen med henblik på fastlæggelse af mødedato, men har ikke fået tilbagemelding herpå. Aftalt at tilsynet tager kontakt til Laila Jerming Jespersen, daglig leder i Team Integration og Steen Sørensen, social og arbejdsmarked med påmindelse om indkaldelse. RandersBolig vil gerne indgå i dialog med Randers Kommune for at finde løsninger på problemstillinger i relation til fremtidens boligbehov. Det kan blive aktuelt for kommunen at anvende anvisningsretten efter almenboliglovens 59, hvorefter kommunen kan kræve indtil hver 4. almene familiebolig, der bliver ledig, stillet til rådighed for anvisning. RandersBolig vil gerne være forberedt og klar, inden situationen bliver akut. Det vurderes, at der vil blive et stort behov for boliger til flygtninge i det kommende år. Det er vigtigt, at alle nye beboere i afdelingerne får en god start, hvorfor det er centralt, at samarbejdet mellem boligorganisationer og kommune er velfungerende. RandersBolig vil gerne indgå udlejningsaftaler med kommunen for at sikre en fornuftig beboersammensætning i afdelingerne. Drøftelse af udfordringer forbundet med anvisning af flygtninge blev ligeledes drøftet på årets styringsdialogmøder med A/B Gudenå og Randers Boligforening af Hermed referat fra styringsdialogmøde med A/B Gudenå d. 20. oktober 2015: Boligorganisationen har ønsket at få en dialog omkring emnet, da der kommer flere og flere familier, der er svære at kommunikere med på grund af sprogbarrierer. Det gør det vanskeligt i dagligdagen, fx svært at forklare anvendelse af vaskefaciliteter, ordensregler mm. Det giver udfordringer for beboerne ude i afdelingerne. Boligorganisationen ønsker at høre, om det fx kunne være muligt at få hjælp til at oversætte fx ordensregler/vedtægter til de nye beboere på deres eget sprog. Kommunens repræsentant for team integration oplyser, at kommunen ved nye flygtninge overordnet forklarer, hvad det vil sige at bo i Danmark, herunder i alment byggeri, men måske er det også et

8 spørgsmål om at give det tid. Kommunen vil gerne medvirke til at løse problemet i det omfang, rammerne tillader det. Det er en god ide at drøfte mulighederne nærmere, herunder også muligheden for at oversætte ordensregler og afholde velkomstmøder, som kommunen faciliterer med lokaler og tolke, og boligorganisationen står for at præsentere boligorganisationerne for de nye lejere. Det har der været stor succes med i andre kommuner. Man kan også drøfte muligheden for at etablere ordning med hjemme-hos er. Flygtningekontoret har et meget stort behov for flere små, billige boliger. I øjeblikket mangler der ca. placering af 100 flygtninge for at opfylde af kvoten for i år, og der er lige nu 125 flygtninge, der er placeret i midlertidige boliger. Der er stor mangel på boliger! RandersBolig oplyser, at boligorganisationerne gerne vil hjælpe og også har evnen til det, men det kræver også en starthjælp til flygtninge. Der er enighed om, at det vil være formålstjenstligt med et fælles møde mellem RandersBolig og kommunens integrationsteam. Aftalt, at Steen Sørensen fra team integration ved Randers Kommune indkalder til møde mellem kommunen og RandersBolig via Susanne Kyra Jensen. Eventuelt Ingen bemærkninger.