Arbejdsnotatet fra bestyrelsesmødet den 9. december 2014 blev godkendt.

Transkript

1 Emne: Referat bestyrelsesmøde i Søllerød Golfklub (SG) Dato: Deltagere: Jesper Andersen (JA), Stephen Horner (SH), Christian Korsø Jensen (CKJ), Arni Fridriksson (AF), Peter Sparre Andersen (PSA) (referent) og Thomas Rovsing Lauritzen (TRL) (referent) Gæster: Afbud: Torben Just Madsen (TJM) og Lone Christensen (LC) Anders Bjerno (AB) 1. Godkendelse af arbejdsnotat fra sidste møde Arbejdsnotatet fra bestyrelsesmødet den 9. december 2014 blev godkendt. 2. Økonomi 2.a. Investeringsbudget TRL gennemgik det udsendte investeringsbudget. Det skal bemærkes, at det ikke forventes, at laden på greenkeepergården står færdigbygget i Der er således ikke medtaget nogle afskrivninger på denne bygning i budgettet. Til et spørgsmål om investeringer i proshoppen blev det oplyst at denne investering dækkede udstyr, således at proshoppen kan betjene greenfeegæster Investeringsbudgettet blev godkendt uden ændringer. 2.b. Budget for kontingentindtægter TRL gennemgik det fremsendte budget. Der var enighed om, at det er vigtigt, at vi holder fast i, at fristen for ændring af medlemskategori er den 1. november. Der kan ikke dispenseres for denne frist med mindre det drejer sig om alvorlig sygdom etc. Der var enighed om, at vi fremadrettet årligt bør hæve kontingentet på basis af udviklingen i pristallet.

2 2.c. Driftsbudget TRL gennemgik de ændringer, der var lavet i driftsbudgettet i forhold til det budgetudkast, der blev præsenteret på bestyrelsesmødet den 9. december. Det skal især bemærkes, at vi efter bestyrelsesmødet er blevet gjort opmærksom på, at afskrivningerne på klubhuset stiger med 100 t.kr. i Dette skyldes, at man ved tilbygningen til klubhuset i 1999 reducerede de årlige fremadrettede afskrivninger over en 15 årig periode, ved at anvende 1,5 mio. kr. fra byggefonden. TRL orienterede om skiftet af forsikringsmægler fra Tryg til AON, hvilket har betydet en betragtelig reduktion af præmieudgifterne. PSA udbad sig en oversigt over dækningsbetingelserne før og efter skift af mægler. Investering i ny eltavle gennemføres for at lovliggøre installation samt for at gøre det muligt præcist at opgøre restaurantens forbrug. I stedet for de 20 t.kr., der er afsat til frivillige på konto 3010 (matcher), ønskes der oprettet en separat konto til omkostninger til frivillige. SH spurgte, om den nye hjemmeside kunne laves med hjælp af studerende fra KERA. TRL var åben for denne mulighed. Det blev besluttet, at baneguides fortsat udleveres gratis. JA efterlyste priser for brug af driving rangen i JA orienterede om et DGU-kursus for bestyrelsesmedlemmer, der afholdes den 11. april. Interesserede kan tilmelde sig via TRL. LC bemærkede, at det var den dag, hvor vi umiddelbart har planlagt en forårsklargøring på banen og klubhusområdet. CKJ udtalte, at det er meget vigtigt, at vi fremadrettet fastholder topdressing af fairways. Hvis vi ikke gør det, vil de seneste års arbejde og udgifter til fairways være spildt. JA opsummerede, at det er meget væsentligt, at både medlems- og sponsorbudgettet indfries. JA bad om at der blev nedsat et udvalg (TJM, JA, Chr. Post) til at fastlægge medlemskategorier, og således at vi fremadrettet fastholder indbyrdes relationer mellem kontingentstørrelsen for de enkelt medlemskategorier. JA ønsker, at der fremadrettet bliver lavet en oversigt med medlems- og greenfeestatistik sammen med månedsrapporten. Driftsbudgettet blev godkendt uden ændringer.

3 3. Forslag til mødekalender for bestyrelsen i 2015 Forslaget blev diskuteret, og der blev vedtaget et par ændringer. 4. Støtte af Ole Nyvolds kandidatur til DGU s bestyrelse Ole Nyvold har 14 års erfaring som bestyrelsesmedlem i Værløse Golfklub. Han har pr. 1. januar 2015 meldt sig ind i Søllerød Golfklub. Der var fuld opbakning fra bestyrelsen til Ole Nyvolds kandidatur til Dansk Golf Unions bestyrelse. 5. Orienteringspunkter 5.a. Igangværende/kommende opgaver TRL orienterede om bilag 5, der var en oversigt over de opgaver, hvor bestyrelsen er involveret. Idéen er, at bilaget med igangværende/kommende opgaver bliver udsendt inden alle bestyrelsesmøder. 5.b. Årshjul Forretningsudvalget og TRL har desuden aftalt, at der skal udarbejdes et årshjul for alle tilbagevendende opgaver i SG. 5.c. 8 minutters interval mellem starttider TRL orienterede om, at man på baggrund af beslutningen på sidste bestyrelsesmøde om at afskaffe boldrendetiden, havde diskuteret i forretningsudvalget, om dette kunne risikere at skabe øget pres og dermed ventetid på banen. På den baggrund var det blevet besluttet, at man overgår til 8 minutters interval mellem starttiderne. Bestyrelsen havde ingen kommentarer til dette. 5.d. Golfsimulator i bagdepotet: status AF orienterede om, at der p.t. er 126 skabe i bagdepotet i kælderen. Ved at inddrage en stor del af herrernes omklædningsrum til bagdepot, ville der her kunne etableres 58 skabe og batteriskabe til opladning af batterier. AF anslog, at en opbygning ville koste kr.

4 JA foreslog, at man i stedet forsøgte at finde en hal i lokalområdet. Man kunne f.eks. sætte en annonce i Rudersdalavisen, hvor man søgte efter et lokale på ca. 100 kvm. CKJ gav udtryk for, at det var vigtigt fremadrettet at holde vinteraktiviteten i klubhuset. Dette vil bl.a.. skabe mere liv i klubben i vinterhalvåret. Muligheden for et uudnyttet byggefelt ud for havestuen blev drøftet. TRL undersøger. Det blev besluttet, at udvalget arbejder videre med projektet og udarbejder et forslag, der forelægges bestyrelsen. 5.e. Ombygning af pro shoppen TRL orienterede om, at ombygningen af pro shoppen er planlagt til uge f. Årsberetning JA orienterede om, at årsberetningen for 2014 skal følge samme koncept som halvårsrapporten, hvor udvalgsformændene hver især skriver om; Hvad der er sket i 2014 Hvad der er planlagt i 2015 Deadline for input er 20. februar. 5.g. Frivillighedsudvalg i SG LC og TRL orienterede om det DGU-kursus om frivillighed i golfklubber, som de deltog i. På et efterfølgende møde med JA, var det blevet besluttet, at; TRL udarbejder et foreløbigt udkast til potentielle arbejdsopgaver for frivillige (f.eks. forårsklargøring på banen, Golfens Dag, maling af klubhusets sydfacade) Når en liste over mulige arbejdsopgaver foreligger, vil LC og TRL ringe til de medlemmer, der i Golfspilleren i Centrum har givet udtryk for, at de kunne være interesserede i frivilligt arbejde. 5.h. Ansættelse af ny chefgreenkeeper TJM orienterede om den første samtalerunde med ansøgere til stillingen, og om hvem der var blevet udvalgt til at deltage i finalerunden, hvor CKJ og Christian Post deltager i samtalerne.

5 5.i. Masterplan af Philip Spogárd TJM orienterede om det indledende møde, som han og TRL havde haft med Philip Spogárd. Det blev oplyst, at der endnu ikke er underskrevet en aftale med PS. 5.j. Strategiworkshop den 17. januar JA orienterede kort om den forestående strategiworkshop med udvalgene. JA gav udtryk for, at vi med workshoppen sender et klar signal til udvalgene om, at de har en markant indflydelse på, hvilken retning Søllerød Golfklub skal udvikle sig i. 5.k. Vedtægtsændringer arbejdsgruppe Der er nedsat en arbejdsgruppe med Helle Hessellund, SH og TRL. Udvalget skal komme med en indstilling til forslag om vedtægtsændringer på generalforsamlingen den 26. marts. Forslagene skal stilles enkeltvis, så vi ikke risikerer, at alle ændringerne nedstemmes som en samlet pakke. SH gennemgik sit svar på Lars Remvigs kommentarer til de vedtægtsændringer, der ikke blev behandlet på den ekstraordinære generalforsamling i november. SH ville gerne svare på bestyrelsens vegne. 5.l. Greenkeepergård: status Ansøgningen behandles på et møde i byplansudvalget i Rudersdal Kommune i februar måned. Derefter skal ansøgningen godkendes af byrådet til marts og forhåbentlig af Fredningsnævnet inden sommerferien. Det blev besluttet, at vi først indhenter tilbud på byggeriet, når den i givet fald er godkendt i byrådet. AF indvilligede i, at han vil fungere som tilsynsførende for byggeriet. 5.m. Restaurant: status TRL vil fremadrettet holde månedlige statusmøder med Jannik. PSA vil deltage lejlighedsvis.

6 6. Orientering fra udvalgene 6.a. Regeludvalget PSA fortalte, at der afholdes et arrangement med Brian Oswald, hvor fokus er rettet mod konkurrencegolf. Deltagerne vil ud over regeludvalget være deltagere på klubbens hold inkl. regionskaptajnerne. 6.b. Husudvalget AF orienterede om, at der på det sidste er lavet diverse reparationer. F.eks. er der på begge hoveddøre blevet udskiftet låsekasser og dørpumper, bjælken på gavlen er blevet repareret. Vedr. kommende projekter nævnte AF, at vi skal have en murer til at se på gulvet i Janniks depot i kælderen, hvor der trænger vand op. Der planlægges arbejdsdag i foråret, hvor sydfacaden på klubhuset skal males. Det kræver ifølge AF, at der bliver omkring 10 graders varme. 6.c. Eliteudvalget CKJ fortalte, at der den 31. januar afholdes et arrangement med Mads Vibe Hastrup. Alle SG s hold er inviteret. 6.d. Baneudvalget Angående vintergreenen på 18-hullers banens hul 8 fortalte TJM, at det nu var blevet besluttet at flytte greenen ned på fairwayen. Samtidig laves der et nyt vintertee til det efterfølgende hul. Der laves en evaluering af vinterbanen efter sæsonen. Det er stadig tilladt at bruge trolleys på banen, men vi bør i Klubnyt henstille til, at der så vidt muligt bruges bærebags for at skåne banen. 6.e. Turnerings- og aktivitetsudvalget Torsdag den 5. marts er der planlagt et arrangement i restauranten, hvor Jannik står for en ølsmagning, mens Christian Post laver et golfforedrag.

7 7. Eventuelt JA bad om, at matchkalenderen indgår i et nyhedsbrev, når den er klar til offentliggørelse. AF fortalte, at han havde mødtes med 3 medlemmer, der havde forskellige forslag/input: De kunne godt tænke sig, at der var et loungemiljø på terrassen. De syntes, at bestyrelsen manglede synlighed. Man kunne overveje, om der igen skulle hænges fotos af bestyrelsesmedlemmerne op i klubhuset. At der blev indført en månedlig spørg eliten dag, hvor elitespillerne stillede op og man kunne få rådgivning om forskellige slag. De syntes, at der manglede noget i overgangen fra kanin til fuldgyldige medlemmer. Der kunne måske være en månedlig turnering på fredage. Samtidig burde der være en øget integration mellem kaninudvalget og klubber-i-klubben. 8. Næste møde Torsdag den 19. februar kl