Protokol over styrelsesmødet den 30. januar 2013 på Flensborghus

Transkript

1 Protokol over styrelsesmødet den 30. januar 2013 på Flensborghus Tilstede: Styrelsen: Ansatte: formand Inger Marie Christensen forretningsfører Horst Schneider x 1. næstformand Flemming Birkemose x økonomichef Hauke Müller x 2. næstformand Anders Kring x personaleleder Marlies Kriza x styrelsesmedlem Anna Sophie Schink konsulent Kaj Andersen x styrelsesmedlem Else Warmbier x konsulent Tinne Virgils x styrelsesmedlem Wolfgang Bradtke x konsulent René Lange x styrelsesmedlem Linda Skrydstrup x konsulent Rainer Pingel x styrelsesmedlem Kirstin Asmussen x konsulent Thomas Hougesen styrelsesmedlem Anja Otten styrelsesmedlem Ronny Grünewald x referent Sonja Meng x Gæster: Flensborg Avis: Christopher Warnke Internationalt Udvalg x Trine Flamming x Jan Rerup Driftsrådet x Reinhard Jacobsen Fodboldudvalget x Georg Buhl Jörg Bremer Hansen Rends./Bydelsdorf Frit. x Dagsorden: x 1. Formelle anliggender Valg af ordstyrer Godkendelse af den endelige dagsorden Godkendelse af protokollen fra den 25. oktober 2012, herunder opfølgning på punktet fra opgavelisten 2. Opfølgning fra sidste møde 3. Til debat og beslutning Beretning fra diverse repræsentanter Valg af diverse repræsentanter Beslutning om nedlæggelse af svømmeudvalget Styrelsens forretningsorden drøftelse og beslutning SdU s opbakning/støtte til Mindretalsmagasin Sendemandsmødet 2013 SdU i Fokus: Regionsmøder Resultataftalen 2014/ Meddelelser

2 5. Spørgetid 6. Eventuelt 7. Lukket punkt Flemming Birkemose byder velkommen til styrelsen, gæster og Flensborg Avis. AD 1. Formelle anliggender. Valg af ordstyrer: Flemming foreslår René og han overtager hvervet. René konstaterer, at indkaldelsesfristen er overholdt og dermed er mødet lovlig indkaldt. Der er afbud fra Inger Marie Christensen, Anna Sophie Schink og Anja Otten. Godkendelse af den endelige dagsorden: Der er ingen bemærkninger til dagsordenen og dermed er den udsendte dagsorden godkendt. Godkendelse af protokollen fra den 25. august 2012, herunder opfølgning på punkter fra opgavelisten: Protokollen godkendes uden bemærkninger. Styrelsens to-do-liste: Emne/dagsordenspunkt Ansvarlig Tidsfrist SdU-Hus Fritidshjemsudvalget SdU s Sponsorpolitik Strukturudvalget Styrelsen Sprog og holdning i foreningerne MBU SdU s hjemmeside MUS-samtaler Anders Forretningsudvalget

3 AD 2. Opfølgning fra sidste møde../. AD 3. Til debat og beslutning. Beretning fra diverse repræsentanter: Dansk Centralbibliotek, Jens Boddum var repræsentant. Der afholdes ca. fire årlige møder. Jaruplund Højskole, Inger Marie var repræsentant. Voksenundervisningen, Else og Flemming var repræsentanter. Flemming kan fortælle, at der afholdes to årlige møder. Der har været et formandsskift. Sønderborg Idrætshøjskolen, Else Warmbier var repræsentant. Det har været et meget turbulent år for skolen. Else: Vi startede år 2012 med en ny forstander, som var blevet ansat i efteråret 2011 og det var der store forventninger til. Den tidligere forstander forlod ikke skolen, men han ville gerne tilbage til jobbet som forretningsfører. Det fik han lov til og der kom en ny forstander udefra, en håndboldmand Jakob Vestergaard, og de skulle køre parløb. Der opstod interne problemer der gjorde at Søren og hans kone, som er lærer, forlod skolen. Så var der ingen forretningsfører. Der var 60-års jubilæum i maj på skolen, med efterfølgende bestyrelsesmøde, hvor man fik at vide, at den nye forstander havde sagt op. Fra sommer til efterår var der én af lærerne, der blev konstitueret som forstander. En ekstern mand har kigget på økonomien, der var meget effektivt. I november meddelte ansættelsesudvalget, at de havde en kandidat Michael Willemar, som allerede havde været forstander fra Rens Ungdomsskole er nedlagt. NSU, Morten Meng har sendt en meget fyldig beretning, som vedlægges protokollen. JEV, Christopher Warnke er til stede og kommer med en beretning fra arbejdet i JEV. Beretningen vedlægges protokollen. DUF, Anna, Flemming, Anders og Kirstin var repræsentanter. Til DUF s årlige delegeretmøde kan SdU sende fem delegerede. Dansk Sundhedstjeneste, Claus Chr. Butt, Birthe Marxen-Düring, Anna Sophie Schink og Else Warmbier var repræsentanter. Der afholdes to årlige møder. Landesjugendring, Claus Chr. Butt og Birthe Marxen-Düring var repræsentanter. Ostseejugendbeirat, vakant.

4 Samrådet, Flemming Birkemose og Inger Marie Christensen var repræsentanter. Flemming meddeler, at I løbende bliver orienteret gennem styrelsesmøderne og FU-protokoller. Valg af diverse repræsentanter: Der udpeges følgende repræsentanter til diverse repræsentantskaber og poster i bestyrelser hos andre organisationer: Dansk Centralbibliotek: Jaruplund Højskole: Voksenundervisningen: Sønderborg Idrætshøjskole: NSU: JEV: DUF: Dansk Sundhedstjeneste: Landesjugendring: Ostseejugendbeirat: Samrådet: Kirstin Asmussen Inger Marie Christensen Else Warmbier Flemming Birkemose Else Warmbier Morten Meng Sven Wamser Christopher Warnke Anna Sophie Schink (skal spørges!) Flemming Birkemose Anders Kring Ronny Grünewald Wolfgang Bradtke Linde Skrydstrup Anna Sophie Schink (skal spørges!) Else Warmbier Anders Kring Ronny Grünewald vakant Flemming Birkemose Inger Marie Christensen Beslutning om nedlæggelse af svømmeudvalget: Svømmeudvalget må desværre konstatere, at det ikke er muligt at videreføre arbejdet i udvalget. Udvalgets tre medlemmer har i flere år ønsket at stoppe i udvalget. Derfor har man i flere omgange forsøgt at finde nye medlemmer. Svømmeudvalget arrangerer aktiviteter til børn i de mindre klasser. Der var flere aktiviteter i udvalget, da Fællestræningen kørte under udvalget. Fællestræningen bliver styret af HKUF. Udvalget anmoder styrelsen om at nedlægge svømmeudvalget. Styrelsen bliver enstemmigt enige om at nedlægge svømmeudvalget. Styrelsens forretningsorden drøftelse og beslutning: I styrelsens forretningsorden står der: Styrelsen godkender sin forretningsorden på næstkommende møde efter Sendemandsmødet.

5 Der er et par redaktionelle ændringer med hensyn til Hovedsendemandsmøde, der ændres til Sendemandsmøde. Anders har forberedt en powerpoint og forretningsordenen gennemgås punkt for punkt. Der er følgende ændringer/rettelser: 1: Sammensætning Flemming ønsker, at lave en formulering vedrørende online-beslutninger (f.eks. på First Class), som så kan godkendes til det førstkommende møde efter Sendemandsmødet. Til mødet den 06. maj 2013 skal der snakkes om virtuelle møder eller om afstemning på nettet skal være en del af forretningsordenen. 2: Mødeform Styrelsesmøder, der er åbne. Styrelsen kan dog lukke enkelte punkter. Offentligheden er udelukket ved lukkede punkter. Samtidigt skal der tilføjes, at gæsterne har taleret til de åbne styrelsesmøder. Ordstyreren kan til enhver tid gå ind og lukke diskussionen. Ronny ønsker, på et andet styrelsesmøde, at diskutere nødvendigheden i, at alle konsulenter skal deltage i styrelsesmøderne. 3: Indkaldelse Indkaldelsen tilsendes mødedeltagerne og SdU s folkevalgte revisorer. 4: Protokoller Styrelsen, økonomichefen, personalelederen, konsulenterne, driftsrådet og SdU s folkevalgte revisorer modtager forretningsudvalgsprotokoller samt styrelsesprotokoller. 5: Styrelsens kompetence Styrelsen: Er SdU s øverste myndighed mellem to sendemandsmøder og har det overordnede ansvar for budgettet og driften af institutionerne. Drøfter regnskabet og træffer beslutning om anlæg og anlægsopgaver. Forbereder sendemandsmødet, så sendemændene er klædt på til at deltage i mødet. 6: Forretningsudvalget På et andet møde skal der være diskussion om især den første pind: Leder organisationens daglige forretninger, som udføres af forretningsføreren. Ronny efterlyser dagsorden til FU-møderne. 7: Administrationen Udvikler organisationen både på det professionelle og på det frivillige plan.

6 9: Styrelsens forretningsorden Styrelsen godkender sin forretningsorden på førstkommende styrelsesmøde efter Sendemandsmødet. SdU s opbakning/støtte til Mindretalsmagasin: I forbindelse med behandling af Samrådets kommunikations- og oplysningsprojekt blev alle organisationer og SdU og Skoleforeningen direkte opfordret til at afsætte midler og at gå med i magasin-projektet, der er målrettet mod den danske offentlighed. Projektet er nu et samarbejde mellem SSF og Flensborg Avis. SdU har ikke ressourcer til at gå ind i en arbejdsgruppe eller udvalg omkring Sydslesvigmagasinet. Det, SdU kan bidrage med er, at Magasinet støttes økonomisk med 1.000,- årligt. Konklusion: Styrelsen støtter Sydslesvigmagasinet med 1.000,- årligt. Sendemandsmødet 2013: Den foreløbige dagsorden og tilmeldingsblanketter er blevet sendt ud den 10. januar Den endelige dagsorden sendes ud 14 dage før afholdelse af Sendemandsmødet. Der er d.d. indgået tre forslag til posten som 1. næstformand: Flemming Birkemose foreslået af Dansk Spejderkorps Sydslesvig Ronny Grünewald foreslået af DGF Flensborg Kirstin Asmussen foreslået af FDF Flensborg Til posten som 2. næstformand er der indkommet et forslag: Anders Kring foreslået af KFUM s IF Der er planlagt et eventuelt Midtvejsmøde i november SdU i Fokus: Regionsmøder: Flemming understreger, at det er en enestående måde at møde foreningerne på og opfordrer styrelsen til at deltage i møderne. Sammen med konsulenterne planlægger udvalget Regionsmøderne. P.t. er der kun to styrelsesmedlemmer tilbage i Fokus-udvalget, Kirstin og Flemming. Der er planlagt følgende datoer: 17. april i Egernførde Wolfgang og Anders deltager 30. maj i Hattsted Anders deltager 28. oktober i Sønderbrarup 21. november i Harreslev

7 Resultataftalen 2014/2015: Horst meddeler, at han sammen med Inger Marie har underskrevet Resultataftalen for Samtidig opfordrer han styrelsen til at melde ind med gode ideer til Resultataftalen 2014/2015, som skal være færdig inden sommerferien. Resultataftalen 2013 er blevet lagt ud på SdU s hjemmeside. AD 4. Meddelelser. Kaj meddeler, at SdU den 23. januar har haft besøg af DGI s afdeling Huse og Haller, som i forbindelse med punkt 4.4 i Resultataftalen 2012/2013 om at give mindretallet tidssvarende faciliteter som et samlingssted til idrætsudøvere i alle aldre, har været på rundtur i Sydslesvig for at se på SdU s idrætsfaciliteter (Træningshallen, Idrætshallen, Engelsbycentret og DGFpladsen). På turen fik de en indgående orientering om finansieringen og driften af institutionerne. SdU vil med ekspertise fra DGI Huse og Haller iværksætte en visionsfase, en behovsanalyse og en undersøgelse omkring muligheder for realiseringen. Horst meddeler, at resultatet fra samtalen med DKS den 29. januar vedr. ansættelsesforholdet angående MBU-konsulenten er, at DKS har samme forståelse af sagen som SdU har. Ansættelsesforholdet ved SdU ophører pr. 31. marts 2013 og går derefter over til DKS. AD 5. Spørgetid../. AD 6. Eventuelt. Flemming fortæller, at han har deltaget i Landesjugendrings Nytårsreception. Det har været en god oplevelse. Referent: Ansvarlig: Sonja Meng Horst Schneider