Fra ledelsen: Preben Clausen, Mona Birkø, Susanne Dombernowsky og Per Lund Referent: Peter Cederstrøm. Indholdsfortegnelse

Transkript

1 1. september 2009 Referat Deltagelse Til stede: Hans Halvorsen (formand), Carsten Riis (næstformand), Merete Ipsen, Claus Christensen, Frits Andersen, Niels Jørgen Andreasen, Marie Røn Ansbjerg, Børge Rasmussen og Sidsel Homann. Fra ledelsen: Preben Clausen, Mona Birkø, Susanne Dombernowsky og Per Lund Referent: Peter Cederstrøm. Afbud: Pauli Johansen og Erik Højsholt Indholdsfortegnelse 1. Referat af møde 12 incl. underskrift... 2 Økonomiske sager 2. Budget kvartalsrapport Ombygning af loftsetage IBS egenfinansiering i Budget 2009 midtvejsjustering... 7 Driftssager 5. Status vedr. søgning august 09 og skolens kapacitetsproblemer Udblik: søgningen til de videregående uddannelser, arbejdsløshed og VUC Århus Medarbejdertilfredshedsundersøgelse 09 incl. APV-måling Ændring af vedtægten: 70-års aldersbegrænsning for bestyrelsesmedlemmer ophævet Justering af 1. års status vedr. strategiplan 2012 opfølgning på MØDE Resultatløn for skolens ledelse 2009/ Meddelelser a)vuc-regnskabsanalysen vdr regnskabet b) VUC-B Nyt c) samarbejdsaftale med Lærdansk Århus d) administrative fællesskaber e) artikler om skolens undervisning: i) FVU for Blik og Rør, ii) aspirantkurset med Ingeniørhøjskolen iii) GSKsommerkurser iv) pressemeddelelse f) ny kursistrepræsentant i bestyrelsen g) overtagelse af bygningerne pr evt. ekstra bestyrelsesmøde efterår h) nye uddannelseschefer i HF-afdelingen og ny forstander for AVU-afdelingen Eventuelt C. Det pædagogiske kvarter

2 1. Referat af møde 12 incl. underskrift Referat fra BS 12 blev godkendt. 2

3 2. Budget kvartalsrapport Sagsfremstilling I 1. halvår 2009 er ligger det realiserede årskursisttal 13 % over det budgetterede, svarende til 73 ekstra årskursister. Da skolens undervisningsindtægter næsten 100 % er taxameterbaserede, ligger indtægterne i 1. halvår ligeledes 13 % over det budgetterede, svarende til en ekstraindtægt på ,-. Indtægterne til skolens administration er derimod baseret på sidste års kursisttal og bevæger sig derfor ikke sammen med det aktuelle kursisttal. Den realiserede indtægt svarer derfor ret præcist til den budgetterede. Resultatet for 1. halvår udviser samlet et underskud på kr ,- mod et budgetteret underskud på kr ,-, svarende til en forbedring på kr ,- Resultatet skyldes væsentligst stigningen i aktiviteten, jfr. ovenfor, og forøgede udgifter, jfr. nedenfor. Med hensyn til udgifterne i perioden kommenteres her de væsentligste afvigelser fra rytmen i indtægtssiden. Lærerlønningerne er i perioden kun steget med kr ,-, svarende til en udgiftsstigning på kun 1,5 %. Den manglende samtidighed med de tilsvarende indtægter fra taxametret rettes op i 2. halvår, idet der afvikles overtid overført fra hele det foregående skoleår, enten som udbetaling af overtid eller som fremadrettet afspadsering, hvortil der nu er ansat yderligere personale. De øvrige undervisningsudgifter er heller ikke steget tilsvarende. Også det rettes op i 2. halvår. Serviceafdelingen har haft en mindre indtægt på kr ,-, der delvist skyldes en ændret periodisering af GS bidrag, en ændret afregning for AVU-modulkursister samt indregning af tilskud til undersøgelse af administrative fællesskaber. I 2. halvår forventes dog en væsentlig stigning i indtægterne, primært fra afregning af GS- administrationstaxametret, der slår fuldt igennem på administrationen.. Der har været forøgede omkostninger til markedsføring og udvikling, der skyldes a) periodiseringer, idet hovedparten af indsatsen og udgiften ligger i 1. halvår, og b) skolens udlæg til fællesprojekter inden for GS-undervisningen og FVU-undervisningen som følge af kampagner. Refusioner herfra indløber i 2. halvår. Udgiften til ledelse og administration er i 1. halvår steget med 24 % sammenlignet med budgettet. Dette skyldes dels en hurtig tilpasning af personalets omfang med tidsbegrænset ansatte til den større aktivitet og til nye initiativer som HF-flex og læseafdeling og dels periodeforskydninger på enkelte driftskonti. På helårsbasis flader stigningen i udgiften til ledelse og administration ud svarende til en samlet årlig vækst på ca. 17 %, lidt over den forventede vækst i det samlede årskursisttal på 15 %, jfr. pkt. 4 nedenfor. Realvæksten skyldes ændringer i ledelsesstrukturen og flere administrativt tunge nye initiativer. Ledelsen indstiller: - at bestyrelsen godkender kvartalsrapporten 3

4 Drøftelse Preben Clausen orienterede om punktet med fokus på beskrivelse af sammenhængen mellem øgede indtægter som følge af stigning i antal årskursister og stigningen i udgifter til lønninger m.v.. Den konstaterede relative vækst i administrationens udgifter i 1. halvår skyldes især tidlige investeringer og midlertidige ansættelser forårsaget af nye tilbud og periodeforskydninger. Per Lund tilføjede, at grundet en systemfejl i UVM i forbindelse med indberetning af AVU-kursister i 2008, betaler skolen en efterregning i Regningen udgiftsføres i driften i Beslutning Bestyrelsen godkendte kvartalsrapporten 4

5 3. Ombygning af loftsetage IBS egenfinansiering i 2009 Bestyrelsen bemyndigede ved MØDE 12 skolens ledelse til at igangsætte arbejdet med udskiftning af taget IBS (fase 1), som UBST betaler for. Desuden blev ledelsen bedt om at udarbejde et beslutningsgrundlag vedrørende indretning af den nye loftsetage til arbejdspladser for kursister og medarbejdere, idet etableringen af denne ekstra kapacitet på skolen på i alt 360 etagemetre (fase 2) er UVM s forudsætning for at bevilge det nye tag. Indretning af loftsetagen skal desuden ske for skolens egen regning. Der er nu udarbejdet en tidsplan for fase 1, som forventes afsluttet inden årsskiftet. Arbejdet påbegyndes i løbet af september måned. Med hensyn til fase 2 er der nu nedsat et internt udvalg på skolen, der har til opgave at pege på den udnyttelse af arealet, der mest optimalt aflaster skolens øvrige arbejdsarealer og således, at der ved en rokade andetsteds i bygningerne kan etableres to nye klasselokaler. Dette arbejde forventes afsluttet i oktober måned, hvorefter den endelige indretning af loftsarealet og konsekvensændringer som følge af rokade i bygningerne kan prissættes og iværksættes. Med hensyn til økonomien i fase 2 kan udgifterne hertil opdeles i flg.: - indretning af loftsarealet fra uisoleret loftsrum til undervisning (2,5 mio) - indkøb af inventar og øvrigt udstyr til arealet - indretning af to klasselokaler som konsekvens af rokaden - indkøb af inventar til 2 klasselokaler Kun råindretningen af det nye loftsareal er p.t. prissat. Udgifterne til de tre øvrige pinde kan først opgøres, når udredningsarbejdet er tilendebragt. Med hensyn til skolens finansiering af de samlede udgifter til fase 2 vil dette først ske med virkning fra budget 2010, og hele udgiften vil være omfattet af afskrivningsreglerne. Investeringen har derfor ingen væsentlig betydning for budget På dette tidspunkt er det desuden ledelsens vurdering, at udgiften til fase 2 i 2010 vil kunne håndteres inden for skolens egen likviditet, og at afskrivning af bygningsændringer og inventar vil kunne håndteres inden for den tidsramme, der gælder for disse to felter, og inden for en afskrivningsramme, der ikke belaster skolens driftsøkonomi i de kommende år væsentligt. Ledelsen indstiller: - at fase 2 forberedes og prissættes som beskrevet ovenfor - at ledelsen forelægger bestyrelsen endelig plan og økonomi vedr. fase 2 samtidig med forelæggelsen af budget at ledelsen dog bemyndiges til at igangsætte arbejdet med at indrette to klasserum i 2009, hvis hensynet til undervisningen i januar 2010 tilsiger dette Drøftelse Preben Clausen orienterede om punktet og bemærkede, at loftsetagen skal sikres med fem stålbjælker af hensyn til brandsikring. Dette omfattende arbejde medfører så megen støj, at skolen opsætter pavilloner i skolegården som midlertidig erstatning for de lokaler der berøres i forbindelse med arbejdet. Kommunen har godkendt opsættelse af pavillonen, og det er 5

6 skolens opfattelse, at UBST indestår for udgiften. Hvis det mod forventning viser sig, at UBST ikke kan dække hele eller dele af pavillonudgiften, foreligger en situation, som skolens ledelse håndterer. Udgiften til opsætning, indretning, leje og nedtagelse forventes at være ca kr. Der arbejdes endvidere for en løsning til fortsat anvendelse af de to faglokaler i midten af 4. sal, som berøres mindst, mens ombygningen pågår. Endvidere oplystes det, at den nye tidsplan sandsynliggør, at der ikke kan indrettes klasselokaler i kælderen, før byggeriet er færdigt, og det nye studieareal på loftet tages i brug, dvs. fra sommeren Beslutning Bestyrelsen tog indstillingen til efterretning og bemyndigede ledelsen jf. indstillingen. 6

7 4. Budget 2009 midtvejsjustering a) Det oprindelige budget vedtaget på BS MØDE 11 den 28. januar 2009 udviste et overskud på kr ,- efter ekstraordinære poster. Det reviderede budget udviser et overskud på kr ,- efter ekstraordinære poster, svarende til en forringelse på ,-. b) Den samlede omsætning er steget fra kr ,- til kr ,-, svarende til en stigning på 15%. I forhold til resultatet for 2008 er der tale om en stigning på 16%. Fremgangen er relativt ens fordelt mellem undervisningsindtægter og administrationsindtægter. Ud over forårets stigning på 73 årskursister forventes en yderligere stigning på 78 årskursister i andet halvår, primært i HF afdelingen, hvor etableringen af det 2- årige HF ikke har medført den forventede nedgang i HF enkeltfag. Desuden har aktiviteten på GS-sommerkurserne og optaget på HF-flex været væsentlige højere end budgetteret. GS aktiviteten har samtidigt betydet en væsentlig stigning i administrationstaxameteret. Hermed er antallet af årskursister steget fra til 1.319, svarende til en stigning på 151 (15%). c) Aktivitetsstigningen har betydet, at det har været nødvendigt at ansætte betydeligt flere medarbejdere i alle tre afdelinger. For HF afdelingens vedkommende har der været tale om en stigning antallet af medarbejdere på ca. 14 medarbejdere, i AVU afdelingen ca. 10 medarbejdere. Den kraftige stigning i aktiviteten har for efteråret 2008 og foråret 2009 betydet en stigning i omkostningerne til overtid. Afdelingerne har for efteråret 2009 justeret antallet af medarbejdere, således at overtiden fremover kan reduceres, samtidig med, at der i der er indbygget lidt mere luft i den samlede lærerkreds til at kunne håndtere den korte bane uden overtid, jfr. bestyrelsens beslutning ved MØDE 12. Desuden har det været nødvendigt at styrke administrationen med yderligere medarbejdere i kursistadministrationen samt en controller i økonomiafdelingen. Således er de samlede lønomkostninger i de to undervisningsafdelinger steget med kr ,- og i serviceafdelingen med kr ,-, svarende til henholdsvis en stigning på ca. 15% og 17%. d) Omkostningerne til ledelse og administration er desuden hævet med ca. kr. 1,0 mio. som følge af yderligere omkostninger til IT, porto, telefon, kontorartikler, m.v. Ud over naturlige følgeomkostninger i forbindelse med stigningen i aktiviteten er der tale om en forøgelse af omkostninger til drift af skolens administrative IT-system og fortsat udvikling af skolens generelle IT systemer. En del af omkostningerne til administration er springvise og af engangskarakter og forventes derfor at være faldende i det kommende budgetår. e) Grundet den generelt faldende rente er der herudover et fald i renteindtægter i størrelsesordenen kr ,-. Ledelsen vil i efteråret undersøge mulighederne for at placere overskudslikviditet til en bedre rente end den nuværende. f) Afslutningsvis skal der gøres opmærksom på at Undervisningsministeriet har meddelt, at der har været en landsdækkende fejl i indberetning/udbetaling af administrationstaxameter for modulkursister på AVU. Det forventes at det for budgetåret 2009 vil betyde en mindre indtægt på ca. kr ,- samt betyde en tilbagebetaling for 2008 på anslået kr ,- Disse beløb er indregnet i det reviderede budget. Ledelsen indstiller - at bestyrelsen godkender det reviderede budget - at ledelsen bemyndiges til at anvende midler, svarende til max. 0,6 mio, som reserve og til forbedring af vilkårene den daglige undervisning, således at det samlede overskud reduceres til ca. kr. 2,5 mio, og uden varigt at forøge skolens udgifter. 7

8 Drøftelse Gennemgang af punktet samt drøftelse af skabelon til balancebudget og drøftelse af den omdelte likviditetsoversigt. Der er positiv likviditet hele året. De 0,6 million, ledelsen søger bemyndigelse til, ønskes anvendt til løbende forbedring af undervisningens vilkår for kursister og medarbejdere til bl.a. inventar, udstyr,undervisningsmaterialer, maling etc. Endvidere en kort drøftelse af holdstørrelser og skolens politik herfor. Der indmeldes indtil 30 kursister på holdene på HF og 28 på AVU, dog 30 hvor det vurderes at det er forsvarligt. Endelig oplystes det, at det reviderede budget fortsat er udarbejdet på basis af skønnede elevtal for efteråret Det endelige resultat kan således blive større eller mindre afhængig af den endelige indberetning. Beslutning Bestyrelsen godkendte med disse bemærkninger det reviderede budget og gav ledelsen bemyndigelse til anvendelse af 0,6 million kroner jf. indstillingen.. 8

9 5. Status vedr. søgning august 09 og skolens kapacitetsproblemer Sagsfremstilling Søgningen til skolens uddannelser sommer og efterår 2009 ligger højt sammenlignet med På dette tidspunkt er det skolens vurdering, at det samlede optag vil stige med ca. 20 % opgjort som antallet af fagelever (antal kursister pr. fag), og at det samlede årskursistttal for hele 2009 derfor vil nå op over årskursister. Angivet i omtrentlige %-tal ser søgesituationen således ud medio august 2009: GRUNDLÆGGENDE UDDANNELSE AVU Almen Voksenuddannelse og AF - svarer til klasse vækst 16 % FVU Forberedende Voksenundervisning i dansk og matematik - uændret. OBU Undervisning for ordblinde - uændret GYMNASIAL UDDANNELSE HF enkeltfag Gymnasiale enkeltfag: uændret HF 2 2-årigt HF på VUC Århus: nyt tilbud med 3 klasser HF Flex E-learning: vækst 140 % GYMNASIAL SUPPLERING GSK Gymnasiale suppleringskurser: vækst 30 % ANDRE TILBUD OM UDDANNELSE VUC Tema IKV VUC Erhverv Inspirationskurser på gymnasialt niveau: uændret Individuel Kompetencevurdering: uændret Særlige uddannelsestilbud for virksomheder: vækst 25 % Stigningerne vedrører ændrede timetal som følge af reformen på AVU-området og en vækst i heltidsundervisningen på AVU med flere klasser og derudover især skolens nye tilbud: aspirantkurser på Ingeniørhøjskolen, 2-årigt HF, HF-Flex, GSK-sommerkurser, VUC Erhverv. Samtidig er det lykkedes at holde uændret niveau på de øvrige områder, som er enkeltfagsbaseret. De tre store vækstområder - HF-Flex, GSK-sommerkurser og VUC Erhverv - påvirker ikke lokalebehovet væsentligt, da aktiviteten er henholdsvis virtuel, ligger i sommerferien eller ikke er placeret i skolens lokaler. Den stigende søgning har dog samlet betydet et yderligere pres på skolens undervisningslokaler. Siden sidste møde i bestyrelsen er status i dag denne: - de to ekstra undervisningslokaler kunne ikke etableres til kursusstart. Skemaerne er derfor lagt om, og timerne fordelt på de eksisterende rum - vi låner nu lokaler til fysik og kemi GSK på Ingeniørhøjskolen - vi mangler nu et lokale pr til nye GSK-hold - vi mangler 4 lokaler til husning af undervisningen i oktober måned eller alternativt januar måned som følge af ombygningen af loftet IBS og etablering af trapper til 5. etage - der er risiko for, at vi mangler yderligere to lokaler til forårets undervisning, hvis indretningen af to ekstra lokaler som konsekvens af loftsrokaden ikke er klar til semesterstart januar etablering af 3-4 nye 2-årige HF-klasser fra august 2010 vil ikke kunne ske inden for skolens nuværende lokaleramme 9

10 Ledelsen indstiller: - det skal derfor sikres, at skolen selv kan disponere over hele Bülowsgade fra en foreløbig teknisk vurdering af de to kommunalt lejede etager i Bülowsgade indebærer, at der kan indrettes 10 undervisningslokaler i arealet til en anslået udgift på mellem 8 og 14 mio kr. - at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning - at skolens ledelse bemyndiges til - sammen med UBST - at indgå lejemål til løsning af kapacitetsproblemer i efteråret 2009 og januar at Hans Halvorsen og Preben Clausen fremskynder en afgørelse vdr. kommunens opgivelse af lejemålet i Bülowsgade - at skolens ledelse gerne samtidig med fremlæggelsen af budget 2010 fremlægger en foreløbig og samlet plan for løsning af kapacitetsproblemet fra Drøftelse Susanne Dombernowsky og Mona Birkø gennemgik den omdelte oversigt vedr. status på søgningen. Herudover en kort drøftelse af forudsætningerne for indstillingen, samt bemærkning om, at de løsninger der gennemføres er ad-hoc-løsninger her og nu og mellemløsninger for en årrække (Bülowsgade), indtil der er afklaring vedr. den fremtidige bygningssituation. Preben Clausen bemærkede, at den anslåede udgift på 8 millioner til indretning af undervisningslokaler forventeligt er mellem 8 og 14 millioner. Beslutning Bestyrelsen tog ledelsens indstilling og bemærkninger til efterretning med den tilføjelse, at Hans Halvorsen og Preben Clausen arbejder for at fremskynde en afgørelse vedr. kommunens opgivelse af lejemålet i Bülowsgade. 10

11 6. Udblik: søgningen til de videregående uddannelser, arbejdsløshed og VUC Århus Sagsfremstilling Skolens rolle som opfang af unge og voksne, der efter en pause eller som et led i en personlig nyorientering f.eks. som følge af arbejdsløshed målrettet bruger skolens tilbud som forberedelse til en videregående uddannelse, har aldrig været større end i disse år. Det skyldes flere forhold, som kan opdeles i strukturelle og konjunkturelle forhold Strukturelle forhold: - den fortsatte individualisering og fleksibelgørelse af uddannelserne, hvilket medfører flere på- og afstigninger undervejs og dermed overgange til/fra VUC - ændrede adgangskrav til de videregående uddannelser - gymnasiereformen og en ny studieretningspraksis i stx - de gymnasiale uddannelsers forskellige behov for efterfølgende supplering: stx: 18 %, hf: 40 %, htx: 8 %, hhx: 8 % - af en hel årgang - en øget bevidsthed om uddannelsens betydning hos unge og voksne - et selvstændigt politisk spor om social mobilitet og mønsterbrydning fra Globaliseringsrådet og Velfærdskommissionen - et politisk fokus på 95/50-problematikken nationalt og lokalt - et omfattende Århus-samarbejde blandt uddannelserne, hvori VUC Århus er aktiv Konjunkturelle forhold: - finanskrisen 08/09 og den ny arbejdsløshed Med fokus i denne samlede udvikling af VUC-opgaven i Århus vil Aarhus Universitets medlem af bestyrelsen, dekan Carsten Riis, kommentere årets optag til KOT-uddannelserne i hele Danmark og dermed etablere et udblik fra den konkrete virkelighed i Århus til landsniveauet. Desuden vil bestyrelsens formand Hans Halvorsen kommentere udviklingen i arbejdsløsheden lokalt og dens betydning for VUC Århus. Ledelsen indstiller: - at bestyrelsen drøfter oplægget - at ledelsen medtager synspunkter fra drøftelsen til de kommende møder i Uddannelsesudvalget - at bestyrelsen temadrøfter emnet igen ved novembermødet med relation til næste års tilbud Drøftelse Carsten Riis indledte punktet med en orientering om, at optaget på de mellemlange og lange videregående uddannelser er stigende, men at det forholdsmæssigt ikke følger udviklingen i 11

12 årgangene, hvilket betyder, at uddannelsesgraden er svagt faldende. Lokalt i Århus er indsatsen på f.eks. GSK meget vigtig som adgang til videre uddannelse. Hvis målsætningen om, at 95 procent af ungdomsårgangene skal have en udannelse, skal holde, skal der flere unge ind på uddannelserne generelt. I det lys er det foruroligende, at andelen af unge der tager en uddannelse ikke er stigende. Hans Halvorsen lagde i sit indlæg vægt på, at der er registreret en faldende gennemførelse på erhvervsuddannelserne, samt at der er op til 50 procent frafald. Grundet den almindelige afmatning i erhvervslivet, er der ca. 600 unge som pt. ikke kan få praktikplads. En stor andel af de nye ledige, er unge under 30 år uden uddannelse. Udfordringen er og bliver, at få givet denne gruppe et kompetenceløft da det vurderes, at de stillinger, de er afskediget fra, er varigt nedlagte. Det regionale arbejdsmarkedsråd (RAR) afslutter i efteråret en analyse af arbejdskraftbehovet på kort og lang sigt. Disse analyser kan tjene somgrundlag for uddannelsessektorens valg af fokus i den kommende tid. Århus Kommune har afsat 30 millioner kroner til en task force som kan anvende midlerne til bl.a. uddannelse. Claus Christensen supplerede med, at flere unge starter på grundforløb på landbrugsskolerne, men der er stort frafald og mangel på praktikpladser. Endvidere er en del af de studerende dårligt funderet fagligt og personligt. På baggrund af spørgsmål fra Merete Ipsen drøftedes VUC Århus indsats i forhold til frafald. Derudover har skolen i strategiplanen under den levende skole målsat arbejdet med styrkelse af gennemførelsen. Særligt blev mentorer, pædagogisk og psykologisk rådgivning, ansættelse af en socialrådgiver og den generelle indsats for styrkelse af gennemførelse nævnt. Derudover tilrettelægges skolens udbud differentieret for at nå alle gruppe med et så præcist/relevant tilbud som muligt. Marie Røn Ansbjerg gav tilsagn om, at det nye kursistråd vil arbejde bottom-up med initiativer blandt kursisterne, der kan styrke gennemførelsen. Bl.a. gennem styrkelse af det sociale netværk kursisterne imellem. Beslutning Bestyrelsen drøftede oplægget og tog ledelsens indstilling til efterretning. Ledelsen indarbejder elementer fra denne drøftelse i oplægget til uddannelsesudvalgets septembermøde. 12

13 7. Medarbejdertilfredshedsundersøgelse 09 incl. APV-måling Sagsfremstilling Skolen gennemførte i foråret 2009 en medarbejdertilfredshedsundersøgelse (herefter kaldet MTU 09). Skolen er medlem af evalueringsnetværket ESB, der består af 59 skoler, deraf 11 VUC er, og undersøgelsen har været tilrettelagt af Århus-firmaet Ennova. Det er skolens første MTU i dette format, men i amtstiden gennemførtes tilsvarende undersøgelser hvert 3. år. Undersøgelsen blev fremlagt af Ennova på et SU-møde den 19. juni og herefter drøftet af SU. På baggrund af disse drøftelser har skolens ledelse resumeret MTU-resultatet og den videre proces på skolen i et ugebrev den 24. juni. Dette resumé er vedlagt punktet som bilag. Helt overordnet - dvs. sammenlignet med de øvrige 59 skoler - er MTU 09-resultatet tilfredsstillende: - svarprocenten er høj: 83 % (ESB-gennemsnit 81 %) - resultatet på de to overordnede resultatområder arbejdsglæde og loyalitet ligger på niveau med eller over de øvrige skoler - på de underliggende 7 indsatsområder ligger skolen på 5 områder over gennemsnittet, mest markant i vurderingen af skolens omdømme og af skolens øverste ledelse - på de resterende 2 indsatsområder ligger skolen under gennemsnittet: det daglige arbejde og løn og ansættelsesforhold På den baggrund tilsluttede SU sig ledelsens indstilling om alene at gøre det daglige arbejde til fælles fokusområde for forbedringer, som der så efterfølgende kan måles på ved næste MTU i Derudover kan afdelingerne i begrænset omfang vælge andre og egne fokusområder. Mest kritisk i indsatsområdet det daglige arbejde er medarbejdernes vurdering af det fysiske arbejdsmiljø og af den enkeltes fysiske arbejdsplads. I APV-undersøgelsen (arbejdspladsvurdering), som er påkrævet af Arbejdstilsynet, og som er en indlejret del af MTU 09, uddybes disse kritikpunkter tydeligt. En fælles tolkning i SU af disse to relativt negative udsagn koncentrerer sig om skolens meget trængte og spredte samlede bygningsramme, der betyder, at kursister, lærere og øvrige medarbejdere har meget lidt plads i det daglige arbejde. For eksempel deler ca. 120 ud af skolens 150 lærere et lærerværelse med siddeplads til 30 på skolens afdeling på IBS. Ledelsen indstiller - at bestyrelsen tager ledelsens resumé til efterretning - at bestyrelsen løfter resultatet vdr. det daglige arbejde og APV-målingens fysiske del ind i det videre arbejde med at forbedre skolens bygningsmæssige ramme - at MTU-undersøgelse og APV-måling derfor indgår i ledelsens oplæg til forbedret lokalekapacitet fra gerne samtidig med budgetforslag 2010 Beslutning Bestyrelsen tog ledelsens indstilling til efterretning. 13

14 8. Ændring af vedtægten: 70-års aldersbegrænsning for bestyrelsesmedlemmer ophævet Sagsfremstilling Undervisningsministeriet har med brev af 26. juni 2009 orienteret skolen om, at aldersgrænsen på 70 år for udpegning til skolens bestyrelse nu er ophævet, og at skolens bestyrelse kan vælge at ændre dette i vedtægten uden at forelægge sagen for Undervisningsministeriet til formel godkendelse, således som reglen normalt er for vedtægtsændringer. Blot forlanges det, at ændringen meddeles som et tillæg til vedtægten på skolens hjemmeside. Denne procedure er valgt for at sikre, at nyudpegninger kan finde sted med basis i det nye regelsæt efter kommunalvalget Der er derfor udarbejdet et tillæg til skolens vedtægt. Ledelsen indstiller: - at bestyrelsen godkender tillægget - at tillægget herefter offentliggøres på skolens hjemmeside Beslutning Bestyrelsen godkendte og underskrev tillægget. 14

15 9. Justering af 1. års status vedr. strategiplan 2012 opfølgning på MØDE 12 Sagsfremstilling Bestyrelsen behandlede ved MØDE 12 statusrapport vdr. skolens arbejde med første år af strategiplanens 4-års sigt. Den kortfattede rapport var baseret på en gennemgang af strategiplanens i alt 23 initiativer, og rapporten opsummerede, at status på disse initiativer efter første års arbejde var følgende: - 7 initiativer er gennemført 100 % - 15 initiativer er påbegyndt og forventes gennemført efter tidsplanen - 1 initiativ er ikke påbegyndt endnu Efter en grundig drøftelse af oplægget besluttede bestyrelsen flg. præciseringer vdr. strategiarbejdet og dets statusrapporter: - bestyrelsen koncentrerer sig om niveauet hovedindsatsområder og ønsker disse formuleret som egentlige målsætninger - der skal i disse målsætninger være flere kvantificerbare indikatorer end i dag - de p.t. 23 initiativer er skolens og ledelsens værktøjer til at nå de formulerede mål, og disse kan ændres løbende, når situationen tilsiger det - det samlede strategiarbejde incl. målsætninger og initiativer skal fortsat være dynamisk for at kunne afspejle skolens opgavevilkår - det forestående arbejde med ressourceregnskab og dets nye nøgletal på basis af regnskabet for 2010 skal allerede nu indtænkes i strategiarbejdet, herunder i rapporten På den baggrund fremlægger skolens ledelse en ny model for statusrapporter med et konkret eksempel fra første års arbejde. Strategiplan 2012 er et sammenhængende papir, der også samtidig er skolens kvalitetssystem kaldet PURE. Derfor indeholder dette papir tre indledende kapitler om denne sammenhæng (I-III). I kapitel IV defineres målsætningerne, som er bestyrelsens hovedfokus, og der defineres indikatorer - kvantitative og kvalitative - der muliggør en opgørelse af opfyldelsesgraden. Disse målsætninger er allerede formuleret i Strategiplan 2012, så der er alene tale om et redigeringsarbejde. Der er udfærdiget målsætninger for hver af strategiplanens og kvalitetssystemets fire områder: profil-undervisning-ressourcer-effekt. Og der er angivet indikatorer for hver målsætning. Hovedparten af disse indikatorer eksisterer allerede og løftes derfor op fra de underliggende 23 initiativer. Hovedindsatsområderne er grupperet under målsætningerne, og for hvert hovedindsatsområde opgøres den nuværende situation, dvs. maj 2008, og den ønskede fremtidige situation, dvs. maj Den samlede status pr. september 2009 sammenlignes til sidst med udgangspunkt og endemål. I modeloplægget er eksemplet vdr. gennemførelse og eksamensdeltagelse anført. Med hensyn til indtænkning af det nye ressourceregnskab, der skal udfærdiges første gang officielt samtidig med regnskabet for 2010, dvs. den , foreslås det, at skolen allerede fra regnskab 2009 inddrager de centrale nøgletal fra ressourceregnskabet og sammenkæder disse med statusrapporten. Denne fusion af statusrapport 2 og et delvist ressourceregnskab er tænkt som en arbejdsbesparende øvelse, der fra 2011 skal munde ud i en mere målrettet status. 15

16 Ledelsen indstiller: - at bestyrelsen drøfter denne model for ny statusrapport med eksemplet: gennemførelse og prøvedeltagelse, se det fremhævede eksempel i bilag 1 side 3 - at skolens ledelse anvender modellen ved statusrapporten for 2. år, dvs. maj 2010, og at denne som en overgangsøvelse sammenkædes med et frivilligt ressourceregnskab for 2009 baseret på ressourceregnskabets centrale nøgletal - at der i sommeren 2010 desuden udarbejdes en årsberetning til offentligheden baseret på årsrapport, statusrapport 2 og ressourceregnskab, der ud over at rumme en taldel også i fyldig form diskuterer de mere kvalitative aspekter af strategiarbejdet. Denne publikation erstatter Boulevarden. Drøftelse Preben Clausen orienterede kort om den indstillede model og om anvendelse af tal fra ressourceregnskabet. Claus Christensen supplerede med, at arbejdet i ministeriet med en model for ressourceregnskab tilsyneladende trækker ud, og at skolerne har insisteret på, at ressourceregnskabet først bør implementeres, når IT-systemerne kan tale med hinanden. Beslutning Bestyrelsen godkendte ledelsens indstilling. 16

17 10. Resultatløn for skolens ledelse 2009/2010 Sagsfremstilling Undervisningsministeriet har med brev af 10. juni 2009 til alle selvejende institutioner fremsendt bemyndigelse og retningslinjer vdr. resultatløn for den øverste leder. Dog anføres det vdr. VUC specielt, at bemyndigelsen først kan udmøntes, når statens forhandlinger med DJØF om indplacering af VUC-lederne er afsluttet. Fra VUC s lederforening er vi som skole instrueret om, at processen med at udfærdige resultatlønskontrakt alligevel godt kan påbegyndes, da de sidste forhandlinger gennemføres i august måned Bestyrelsen har tidligere forholdt sig til en helt parallel bemyndigelse, nemlig ved MØDE 4 den 14. november På det tidspunkt var de samme overenskomstforhandlinger i gang, og alle forventede et snarligt resultat, som dog fortsat er udeblevet. Bestyrelsen besluttede ved MØDE 4, efter at have drøftet retningslinjerne, a) at overdrage formandskabet det videre arbejde med at færdigforhandle en resultatlønskontrakt med rektor Preben Clausen (PC) og b) at overdrage forhandlingsretten vdr. de øvrige 3 øverste ledere til rektor Preben Clausen inden for en i PC s kontrakt nærmere fastsat øvre grænse. Dette følger UVM s anbefalinger i retningslinjerne. Som i 2007 indeholder de nye retningslinjer tre typer af indsatsområder med et minimumskrav på mindst fire indsatsområder i alt, som formuleres i resultatlønskontrakten, der udfærdiges for et skoleår ad gangen og senest den 1.10.i skoleåret: 1. Obligatoriske: a) fleksibel anvendelse af lærerressourcerne b) gennemførelse og for AVU eksamensdeltagelse 2. Valgfrie: (der vælges et eller to) a) højt fagligt niveau b) stærke og udviklingsorienterede institutioner c) effektiv institutionsdrift 3. Egne indsatsområder (der formuleres et eller to, der kan erstattes af valgfrie, hvis disse afspejler institutionens målsætninger) Efter endt etårig kontraktperiode drøftes resultatopfyldelsen i bestyrelsen. UVM understreger, at den samlede kontrakt skal fokusere på institutionens strategiske indsatsområder, som bestyrelsen har valgt skal prioriteres særligt i skoleleders arbejde i det kommende år. Ledelsen indstiller: - at bestyrelsen drøfter retningslinjerne med relation til skolens egen Strategiplan 2012, jfr. pkt. 9 ovenfor - at bestyrelsen som i 2007 overdrager det konkrete arbejde med at udfærdige resultatlønskontrakt for skoleåret 2009/2010 for rektor Preben Clausen til formandskabet - at Preben Clausen bemyndiges til at forhandle resultatlønskontrakt med de 3 øvrige øverste ledere inden for nærmere fastsatte grænser - at bestyrelsen orienteres efter udløb af kontraktperioden om de opnåede resultater Drøftelse Preben Clausen indledte med bemærkning om, at resultatløn på VUC Århus bredes ud til at omfatte hele ledelsen, men ikke andre personalegrupper. 17

18 Niels Jørgen Andreasen bemærkede, at Uddannelsesforbundet (faglig organisation for AVU) generelt finder, at målene i resultatkontrakterne for ledelser på VUC er problematiske. Børge Rasmussen bemærkede, at det obligatoriske begreb fleksibel anvendelse af lærerressourcerne ikke umiddelbart er forståeligt. Beslutning Bestyrelsen godkendte ledelsens indstilling. 18

19 11. Meddelelser Note: Bemærkning indskrevet til punkt g). a)vuc-regnskabsanalysen vdr regnskabet VUC s lederforenings sekretariat har på basis af de i alt 26 VUC ers godkendte 2008-regnskaber udarbejdet en tværgående analyse med fokus på centrale nøgletal, overskudsgrad og betydning af overgangsordningen. Der vedlægges de væsentligste sider fra undersøgelsen, der viser, at VUC Århus ligger midt i feltet vedr. nøgletal, at skolens overskud i på 2,2 % af omsætningen i 08 ligger lavt i feltet, og at overgangsordningen ingen betydning har for vurdering af driftsresultatet. Undersøgelsen kommenteres yderligere under mødet. Se vedlagte bilag. b) VUC-B Nyt Der er mulighed for opklarende spørgsmål vedr. de seneste udsendelser fra VUC s bestyrelsesforening, som bestyrelsens medlemmer får tilsendt løbende. c) samarbejdsaftale med Lærdansk Århus Skolen har den 24. juni underskrevet en samarbejdsaftale med Lærdansk Århus, der i byen har ansvaret for danskundervisningen i integrationsperiodens første 3 år. Aftalen regulerer samarbejdet vedrører 1) FVU, idet Lærdansk Århus nu er optaget i kredsen af FVU-kontrahenter, 2) dansk som andetsprog, der er et indsatsområde for VUC Århus, idet faget nu hos os findes på alle niveauer fra G til A 3) udarbejdelse af en fælles vejledning om dansk som adgangsbillet til statsborgerskab 4) samarbejdet med virksomheder og 5) deltagelse i International Community i Århus. Aftalen følger op på strategiplanens satsninger vedr. fødekæder. Se vedlagte bilag. d) administrative fællesskaber Siden sidste møde har UVM med brev af 16. juli meddelt skolerne, at det centrale tilskud til et lokalt udredningsarbejde vdr. en eventuel etablering af administrative fællesskaber (vores tilskudsramme er ca. kr ) nu kan fordeles med 75 % til skolens eget personale og 25 % (omvendt fordeling i forhold til tidligere) til ekstern bistand. Desuden meddeler UVM, at fristen for udarbejdelse af et beslutningsgrundlag for bestyrelsen flyttes til 30. juni På den baggrund arbejder skolen videre i de ved sidste møde meddelte spor: a) kulegravning af skolens egne interne processer med henblik på forenkling og standardisering b) fortsat tilpasning af bemanding og organisation til de nye vilkår c) udpegning af områder til ekstern belysning, jfr. de 25 % ovenfor. Det kan oplyses, at der i skolens administration pr som et led i denne strategi etableres en controller-funktion (deltidsstilling), der især har fokus på vedligeholdelse af arbejdet med forenklinger og standardiseringer overalt i administrationen. Ansat til opgaven er cand. oecon. Dorthe Kristensen, tidligere revisor hos KPMG og tidligere sekretariatschef på Randers HF og VUC. Stillingen betales det første år til dels fra denne statspulje. Bestyrelsen orienteres løbende om arbejdet. Se vedlagte bilag. e) artikler om skolens undervisning: i) FVU for Blik og Rør, ii) aspirantkurset med Ingeniørhøjskolen iii) GSK-sommerkurser iv) pressemeddelelse Der har siden sidste møde været artikler i dagblade og tidsskrifter om tre af skolens særlige initiativer: FVU-undervisning for virksomheder, samarbejdet med Ingeniørhøjskolen om aspirantkurser og GSKsommerkurserne. Artiklerne vedlægges til orientering. Desuden vedlægges en pressemeddelelse om rekordoptaget til skolens undervisning august 09. Se vedlagte bilag. 19

20 f) ny kursistrepræsentant i bestyrelsen Det nye kursistråd for skoleåret 2009/2010 dannes først ved et orienteringsmøde den 8. september For at sikre kontinuitet i forhold til bestyrelsen har det gamle kursistråd udpeget Marie Røn Ansbjerg som ny repræsentant med stemmeret i bestyrelsen for det kommende år. Efter det nye kursistråds dannelse udpeger kursistrådet det andet medlem uden stemmeret. Der vedlægges en revideret oversigt over bestyrelsens medlemmer. Se vedlagte bilag. g) overtagelse af bygningerne pr evt. ekstra bestyrelsesmøde efterår 09 Undervisningsministeriet har ved et orienteringsmøde for VUC s bestyrelser afholdt i København i juni måned i år orienteret skolerne om, at UVM i begyndelsen af september måned forelægger Finansudvalget et aktstykke om vilkårene for skolernes overtagelse af bygningerne. Efter det oplyste,skal den enkelte bestyrelse afgive svar i løbet af efteråret. Da næste ordinære møde er den 10. november, og da sagen kan vise sig kompleks, kan det være nødvendigt at afsætte et ekstra mødetidspunkt i september eller oktober måned som reserve. Aktstykke vedr. gymnasiers og VUCs overtagelse af bygninger forelægges finansudvalget. Såfremt aktstykket vedtages, fremsendes der tilbud til VUC Århus om overtagelse af skolens bygninger til en anført købspris. Bestyrelsen gav formandskabet bemyndigelse til, at handle på sagen såfremt der skal træffes beslutninger, som ikke tidsmæssigt falder sammen med BS14 den 10. november h) nye uddannelseschefer i HF-afdelingen og ny forstander for AVU-afdelingen Den 1. august tiltrådte to nye uddannelseschefer i HF-afdelingen: cand.scient.pol. et art. Mette Jespersen med fokus på 2-årigt HF og cand. scient. Poul Lautrup med fokus på Gymnasial Supplering. Mette kommer fra en stilling som lektor ved skolens HF-undervisning, og Poul fra en stilling som leder af studievejledningen på Aarhus Universitet. Begge er ansat under studierektor Susanne Dombernowsky, og begge stillinger er konverteringer af tidligere inspektorstillinger til egentlige lederstillinger med personaleansvar. I AVU-afdelingen har forstander Mona Birkø af helt personlige grunde opsagt sin stilling med virkning senest fra Stillingen har været opslået, og et ansættelsesudvalg gennemfører i slutningen af august samtaler med udvalgte ansøgere. Det forventes, at en ny forstander kan tiltræde 1. oktober

21 12. Eventuelt Ingen punkter til eventuelt. C. Det pædagogiske kvarter Adgangskursus på Maskinmesterskolen i Århus baseret på Flex-konceptet v/inspektor Jette Meldgaard Harboe Jette Meldgaard Harboe orienterede om Maskinflex og demonstrerede den platform, som anvendes til gennemførelse af undervisningen over nettet. Maskinflex, der er en variant af flexkonceptet fra VUC Århus, er et Århus samarbejde mellem VUC Århus, Århus Maskinmesterskole og Ingeniørhøjskolen. Selve Maskinmesterskolens adgangskursus kan tilsvarende gennemføres som fjernundervisning. Målgruppen er de studerende, der ikke har mulighed for at være til stede til almindelig undervisning. Således er der flere studerende, som har dagligt arbejde på boreplatform eller har skiftende arbejdstider eller så så stor geografisk afstand til en skole, at fjernundervisning er deres mulighed for at gennemføre adgangskurset og uddannelsen. Studievejlederne er alle fra maskinmesterskolen. Der er optaget 32 studerende på heltid og 25 på deltid. Økonomien er samme takst som normalt og udløses når 20 procent af opgaverne er afleveret. 21