Økonomiudvalget. Dagsorden. Dato: Mandag den 24. februar Mødetidspunkt: 16:30

Transkript

1 Økonomiudvalget Dagsorden Dato: Mandag den 24. februar 2014 Mødetidspunkt: 16:30 Mødelokale: Medlemmer: Afbud: Fraværende: 068 mødelokale på Rådhuset Vallensbæk Stationstorv Vallensbæk Strand Henrik Rasmussen (borgmester), Søren Wiborg, Anette Eriksen, Jytte Bendtsen, Kenneth Kristensen Berth Ingen Ingen

2 Indholdsfortegnelse Punkter til dagsorden Side 1. Godkendelse af dagsorden Likviditetsoversigt pr. 31. januar Revisionsberetning nr. 17 og "Automatiske" bevillingsoverførsler fra regnskab 2013 til budget Ansøgning om bevillingsoverførsel fra regnskab 2013 til 2014 på områder, hvor der ikke er "automatisk" overførselsadgang Budgetprocedure og tidsplan for budget 2015 samt overslagsårene Placering af lærernes ferie Resultatlønsordning for ledere Regulering af vederlag for sagsbehandling i huslejenævn og beboerklagenævn Aktivitetstal for Jobcenteret TMU - Godkendelse af takster for Vallensbæk Strands Vandforsyning TMU - Godkendelse af forslag til spildevandsplan 2014 for Vallensbæk Kommune og Miljøvurdering af spildevandsplan TMU - Etablering af Ring 3 Letbane I/S SSU - Misbrugspolitik BKU - Godkendelse af udviklingen af den digitale kunsthal BKU - Tids- og procesplan for implementering af folkeskolereformen i Vallensbæk Kommune BKU - Folkeoplysningsudvalget - valg af brugerrepræsentanter Meddelelser fra formanden Underskriftsside Økonomiudvalget, 24. februar

3 1. Godkendelse af dagsorden Sagsnr.: Beslutningstema Økonomiudvalget skal godkende mødets dagsorden. Indstilling Borgmesteren indstiller til Økonomiudvalget at godkende dagsordenen Økonomiudvalget, 24. februar

4 2. Likviditetsoversigt pr. 31. januar 2014 Sagsnr.: 14/1464 Beslutningstema Økonomi og Indkøb fremlægger likviditetsoversigten pr. 31. januar Indstilling Økonomi og Indkøb indstiller til Økonomiudvalget, at Likviditetsoversigten tages til efterretning. Økonomi- og personalemæssige konsekvenser Kommunens bogførte kassebeholdning pr. 31. januar 2014 var på ca. 61,3 mio. kr. Den første bankdag i måneden modtager kommunen udbetalingen af bl.a. skatter samt tilskud og udligning fra Staten. Kommunens bogførte kassebeholdning pr. 3. februar 2014 var på ca. 106,7 mio. kr. Den gennemsnitlige likviditet tolv måneder tilbage efter kassekreditreglen er steget fra ca. 110,7 mio. kr. ved udgangen af december 2013 til ca. 113,8 mio. kr. ved udgangen af januar Sundhedsmæssige konsekvenser Miljømæssige konsekvenser Sagsfremstilling Kommunens likviditet er illustreret i følgende 2 grafer: Bilag 1: en graf der viser dag til dag likviditeten i 2013 og 2014 samt et 12 måneders gennemsnit for kassekreditreglen i 2013 og Bilag 2: en graf der viser kommunens gennemsnitlige månedslikviditet 15 måneder tilbage i perioden november 2012 til januar Økonomiudvalget, 24. februar

5 Tillægsbevillingsoversigten 2014 viser at kassebeholdningen er blevet forøget med 2,1 mio. kr. fordi der er givet en negativ bevilling til det oprindelige budget. Tillægsbevillingsoversigt 2014 I kr. Tillægsbevillinger 2014: - Drift Anlæg 0 - Finansiering 0 Bevillingsoverførsler 2013/2014: - Drift 0 - Anlæg 0 - Finansiering 0 I alt Kommunikation Retsgrundlag Bekendtgørelse nr af 17. december 2013 om kommunernes låntagning og meddelelser af garantier m.v. Bilag: 1 Åben Dag til dag likviditeten i 2013 og /14 2 Åben Kassebeholdning 15 måneder 7097/14 Økonomiudvalget, 24. februar

6 3. Revisionsberetning nr. 17 og 18 Sagsnr.: 14/1705 Beslutningstema Delberetning nr. 17, som er en beretning om revisionsaftalen mellem Vallensbæk Kommune og BDO, Kommunernes Revision fremlægges til godkendelse sammen med delberetning nr. 18 vedrørende den løbende revision for regnskabsåret Indstilling Økonomi og Indkøb indstiller til Økonomiudvalget, at det anbefales Kommunalbestyrelsen, at Delberetning nr. 17 vedrørende revisionsaftalen mellem Vallensbæk Kommune og BDO, Kommunernes Revision godkendes delberetning nr. 18 vedrørende den løbende revision af regnskabsåret 2013 godkendes, Økonomi og Indkøbs bemærkninger til beretningen godkendes og oversendes til tilsynsmyndigheden Økonomi- og personalemæssige konsekvenser Sundhedsmæssige konsekvenser Miljømæssige konsekvenser Sagsfremstilling Vallensbæk Kommune og BDO, Kommunernes revision har indgået aftale om revision af kommunens regnskab i årene BDO, Kommunernes Revision fremsendte den 13. februar 2014 delretning nr. 17, som er en beretning vedrørende revisionsaftalen. I overensstemmelse med god offentlig revisionsskik fremsendes redegørelse for revisionens opfattelse af samarbejdet og for lovgivningens afgrænsning af kommunalbestyrelsens og revisors opgaver og ansvar til godkendelse i den pr. 1. januar 2014 valgte kommunalbestyrelse. Herudover har BDO, Kommunernes Revision som led i den løbende revision for regnskabsåret 2013 aflagt besøg i kommunen. Tilbagemeldingen på den udførte revision er modtaget den 13. februar 2014 i form af delberetning nr. 18 for regnskabsåret I henhold til Styrelsesloven skal revisionens beretninger udsendes til Kommunalbestyrelsen senest 7 dage efter modtagelsen. Beretningen udsendes med dagsordenen til Økonomiudvalget (og dermed til hele Kommunalbestyrelsen) den 19. februar Økonomiudvalget, 24. februar

7 Delberetning nr. 18 indeholder en redegørelse for omfanget af den udførte revision, samt delkonklusioner og forslag til ændrede forretningsgange mv. Endelig fremgår revisions bemærkninger af beretningens afsnit 2. BDO, Kommunernes Revision har generelt ikke bemærkninger til den udførte revision, ligesom tidligere anførte revisionsbemærkninger anses som afsluttet ud fra kommunalbestyrelsens besvarelse samt den foretagne opfølgning. Økonomi og Indkøb har ingen bemærkninger til revisionens beretninger nr. 17 og18 og tager afrapporteringerne til efterretning. Kommunikation Tilsynsmyndigheden underrettes. Retsgrundlag Styrelsesloven. Bilag: 1 Åben Delberetning nr. 17. Beretning vedrørende revisionsaftale. 8911/14 2 Åben Delberetning nr. 18. Beretning vedrørende den løbende revision /14 Økonomiudvalget, 24. februar

8 4. "Automatiske" bevillingsoverførsler fra regnskab 2013 til budget 2014 Sagsnr.: 14/1286 Beslutningstema Kommunalbestyrelsen skal træffe beslutning om automatisk bevillingsoverførsel af overog underskud fra regnskab 2013 til budget 2014 på alle fagudvalgenes områder svarende til et overskud på i alt 38,702 mio. kr. Der overføres et samlet overskud på 12,043 mio. kr. fra regnskab 2013 til budget 2014 for så vidt angår den skattefinansierede drift, samt et samlet overskud på 26,659 mio. kr. vedrørende de skattefinansierede anlægsopgaver. Institutioner, afdelinger og centre har adgang til at overføre budget mellem årene. Herved kan der spares op til projekter eller en vanskelig økonomisk situation. Ved overførsel af merforbrug eller mindreforbrug på mere end 5 %, skal der udarbejdes en handleplan. Alle overførsler skal godkendes politisk. Indstilling Økonomi og Indkøb indstiller, at det anbefales Kommunalbestyrelsen, at der som følge af automatisk overførselsadgang i forbindelse med decentral økonomistyring, overføres over- og underskud på det skattefinansierede område vedrørende drift og anlæg. Drift der vedtages tillægsbevilling ved overførsel af underskud på 1,009 mio. kr. til deltema 1.1 Dagtilbud. der vedtages tillægsbevilling ved overførsel af overskud på 8,607 mio. kr. til deltema 1.2 Skoler og skolefritidsordninger. der vedtages tillægsbevilling ved overførsel af overskud på 0,594 mio. kr. til deltema 2.1 Idræt og fritid. der vedtages tillægsbevilling ved overførsel af overskud på 1,433 mio. kr. til deltema 2.2 Kultur. der vedtages tillægsbevilling ved overførsel af overskud på 0,071 mio. kr. til deltema 2.3 Fremtidens Borgerhus. der vedtages tillægsbevilling ved overførsel af overskud på 0,289 mio. kr. til deltema 4.1 Sundhed, forebyggelse og sygehuse. der vedtages tillægsbevilling ved overførsel af underskud på 2,157 mio. kr. til deltema 4.2 Pleje samt aktivitets- og botilbud. der vedtages tillægsbevilling ved overførsel af overskud på 0,005 mio. kr. til deltema 6.3 Øvrige sociale ydelser. der vedtages tillægsbevilling ved overførsel af underskud på 5,133 mio. kr. til deltema 8.1 Veje og grønne områder. Økonomiudvalget, 24. februar

9 der vedtages tillægsbevilling ved overførsel af overskud på 0,311 mio. kr. til deltema 8.3 Kommunale ejendomme. der vedtages tillægsbevilling ved overførsel af overskud på 8,181 mio. kr. til deltema 12.2 Administrativ Organisation. der vedtages tillægsbevilling ved overførsel af overskud på 0,851 mio. kr. til deltema 13.1 Jobcenter. Anlæg der vedtages tillægsbevilling ved overførsel af overskud på 0,064 mio. kr. til deltema 1.2 Skoler og firtidsordninger. der vedtages tillægsbevilling ved overførsel af overskud på 2,588 mio. kr. til deltema 2.2 Kultur. der vedtages tillægsbevilling ved overførsel af overskud på 0,200 mio. kr. til deltema 4.1 Sundhed, forebyggelse og sygehuse. der vedtages tillægsbevilling ved overførsel af overskud på 23,357 mio. kr. til deltema 8.3 Kommunale ejendomme. der vedtages tillægsbevilling ved overførsel af overskud på 0,450 mio. kr. til deltema 12.2 Administrativ Organisation. Handleplaner at daginstitutionerne Mejsebo, Nøddeboparken, Amalieparken og Ridecentret/Rideskolen har et underskud, der overstiger 5 pct. af budgettet, og skal udarbejde en handleplan for afvikling af underskuddet, som behandles på Børne- og Kulturudvalgets maj møde. At idrætscentret har et overskud, der overstiger 5 pct. af budgettet, og skal udarbejde en handleplan for afvikling af overskuddet, som behandles på Børne- og Kulturudvalgets maj møde. at daginstitution Stiens underskud der oversteg 5% af budgettet er tilendebragt og handleplanen bortfalder. at Ungdomsskolen og Birkely overskud der oversteg 5% af budgettet er tilendebragt og handleplanerne bortfalder. at Hjemmeplejens Frit valgs områdets overskud der oversteg 5% af budgettet er tilendebragt og handleplanen bortfalder. at Vej og Park har et underskud, der overstiger 5 pct. af budgettet, og skal udarbejde en handleplan for afvikling af underskuddet, som behandles på Teknikog Miljøudvalgets maj møde. Økonomiudvalget, 24. februar

10 Økonomi- og personalemæssige konsekvenser Der søges om overførsel af i alt 38,702 mio. kr., fra regnskab 2013 til budget 2014 vedrørende områder med automatisk overførselsadgang i forbindelse med decentral økonomistyring, fordelt med overskud på 12,043 mio. kr. vedrørende drift og overskud på 26,659 mio. kr. vedrørende anlæg. Beløbene indgår som tillægsbevillinger i budget 2014 og fremgår som afvigelser i regnskab Kommunerne under ét overholder servicevækstrammen med budgetterne for Det betyder alt andet lige, at Vallensbæk Kommune som udgangspunkt overholder servicevækstrammen med det oprindelige budget for Direktionen følger løbende serviceudgifterne med henblik på at sikre overholdelse af servicevækstrammen. I den forbindelse skal det bemærkes, at overførselssagen vedrørende drift vil medføre en yderligere påvirkning af servicevækstrammen i en negativ retning i budget Overførselssagen påvirker kommunens servicevækstramme med merudgifter på 13,847 mio. kr., idet der søges overførsel af midler, der medregnes i servicevækstrammen. Kommunen forventer efterfølgende at være 11,731 mio. kr. over servicevækstrammen for 2014 med de allerede meddelte tillægsbevillinger. Der forventes alt andet lige tilsvarende overførsler til budget 2015 og dermed en overholdelse af servicevækstrammen i Sundhedsmæssige konsekvenser Ingen bemærkninger Miljømæssige konsekvenser Ingen bemærkninger Sagsfremstilling På baggrund af resultatet af regnskabet for 2013, søges der om overførsel af overskud vedrørende drift med 12,043 mio. kr. samt overskud vedrørende anlæg på 26,659 mio. kr. til budget 2014 på områder, der efter de gældende økonomiske styringsprincipper giver mulighed for overførsel af restbevilling i form af mer- /mindreforbrug. Drift og Anlæg: Børne- og Kulturudvalget: Der søges om overførsel af overskud på 9,696 mio. kr. vedrørende drift, samt overførsel af overskud på 2,652 mio. kr. vedrørende anlæg. Social- og Sundhedsudvalget: Der søges om overførsel af underskud på 1,863 mio. kr. vedrørende drift, samt overførsel af overskud på 0,200 mio. kr. vedrørende anlæg. Økonomiudvalget, 24. februar

11 Teknik- og Miljøudvalget: Der søges om overførsel af underskud på 4,822 mio. kr. vedrørende drift, samt overførsel af overskud på 23,357 mio. kr. vedrørende anlæg. Økonomiudvalget: Der søges om overførsel af overskud på 9,032 mio. kr. vedrørende drift, samt overførsel af overskud på 0,450 mio. kr. vedrørende anlæg. Det skal bemærkes, at der ikke udarbejdes handleplaner for over- og underskud over 5 pct. af budgettet for så vidt angår fællesudgifter og indtægter, puljer samt for administrationen, da disse konti kan have store udsving mellem årene. Der henvises til bemærkninger i materialet vedrørende automatiske bevillingsoverførsler. Kommunikation Ingen bemærkninger Retsgrundlag Ingen bemærkninger Bilag: 1 Åben Samlet Bevillingsoverførsel fra 2013 til Automatiske 9238/14 Økonomiudvalget, 24. februar

12 5. Ansøgning om bevillingsoverførsel fra regnskab 2013 til 2014 på områder, hvor der ikke er "automatisk" overførselsadgang Sagsnr.: 14/1287 Beslutningstema Kommunalbestyrelsen skal træffe beslutning om ansøgning af bevillingsoverførsel af overog underskud fra regnskab 2013 til budget 2014 på områder, der ikke efter gældende økonomiske styringsprincipper giver mulighed for overførsel af restbevilling i form af mer- / eller mindreforbrug. Der overføres et samlet overskud på 1,804 mio. kr. fra regnskab 2013 til budget 2014 for så vidt angår den skattefinansierede drift. Derudover overføres et samlet overskud på 27,307 mio. kr. vedrørende finansiering. Indstilling Økonomi og Indkøb indstiller til Økonomiudvalget, at det anbefales Kommunalbestyrelsen, at Drift der vedtages tillægsbevilling ved overførsel af overskud på 0,102 mio. kr. til deltema 1.2 Skoler og Fritidsordninger. der vedtages tillægsbevilling ved overførsel af overskud på 0,009 mio. kr. til deltema 2.2 Kultur. der vedtages tillægsbevilling ved overførsel af overskud på 0,675 mio. kr. til deltema 4.2 Pleje samt aktivitets- og botilbud. der vedtages tillægsbevilling ved overførsel af overskud på 0,131 mio. kr. til deltema 8.5 Brandvæsen. der vedtages tillægsbevilling ved overførsel af overskud på 0,035 mio. kr. til deltema 12.1 Politisk Organisation. der vedtages tillægsbevilling ved overførsel af overskud på 0,852 mio. kr. til deltema 13.1 Jobcenter. Finansiering der overføres en merindtægt på 27,307 mio. kr. fra regnskab 2013 til budget 2014 vedrørende finansiering. at Økonomi og Indkøb optager lån vedrørende regnskab 2013 på 11,717 mio. kr. primo 2014, og inden, den i lånebekendtgørelsen fastsatte frist, den 30. april efter regnskabsåret. Økonomiudvalget, 24. februar

13 Økonomi- og personalemæssige konsekvenser Der søges om overførsel af overskud vedrørende drift på 1,804 mio. kr., samt indtægter vedrørende finansiering på 27,307 mio. kr., fra regnskab 2013 til budget Finansiering specificeres i forventede merindtægter på 1,954 mio. kr. vedrørende beskæftigelsestilskuddet, samt merindtægt på 25,353 mio. kr. vedrørende låneoptagelsen fra 2013 til Sundhedsmæssige konsekvenser Ingen bemærkninger Miljømæssige konsekvenser Ingen bemærkninger Sagsfremstilling På baggrund af resultatet af regnskab 2013 vedrørende områder, hvor der ikke er automatisk overførselsadgang mellem årene, søges om overførsel af drift og finansiering til budget 2014 efter ansøgning fra centrene. Drift: Børne- og Kulturudvalget: Der søges om overførsel af overskud på 0,111 mio. kr., fordelt med 0,102 mio. kr. til deltema 1.2 Skoler og skolefritidsordninger vedrørende det opsøgende og forebyggende ungdomsarbejde samt 0,009 mio. kr. til deltema 2.2 Kultur vedrørende drift af selskabslokalet Løkkekrogen. Social- og Sundhedsudvalget: Der søges om overførsel af overskud på 0,675 mio. kr., til deltema 4.2 Pleje samt aktivitets- og botilbud vedrørende manglende afregning til anden kommune for borgere, der er flyttet i plejehjem. Teknik- og Miljøudvalget: Der søges om overførsel af overskud på 0,131 mio. kr., til deltema 8.5 Brandvæsen vedrørende færdiggørelse af implementeringen af SINE-radiokommunikationsudstyr. Herudover søges om overførsel af 0,190 mio. kr. fra snepuljen til deltema 8.1 Veje og Grønne områder. Økonomiudvalget: Der søges om overførsel af overskud på 0,035 mio. kr., til deltema 12.1 Politisk organisation, vedrørende udgifter i forbindelse med Kommunalvalget den 19. november 2013, som først afregnes i Der søges om overførsel af overskud på 0,852 mio. kr., til deltema 13.1 Jobcenter, vedrørende beskæftigelsesprojekter som fortsætter i Økonomiudvalget, 24. februar

14 Finansiering: Der søges om overførsel af forventet låneoptagelse vedrørende 2013 på 11,717 mio. kr., da optagelsen sker i første kvartal Der søges om overførsel af forventet indtægt på 1,954 mio. kr. til 2014 vedrørende beskæftigelsestilskuddet. Der har i 2013 været flere udgifter til forsikrede ledige og tilskuddet reguleres først i 2014, hvorfor budgettet søges overført til Herudover søges der overførsel af låneadgang bevilget i 2013 vedrørende ESCO projekter med i alt 8,088 mio. kr., samt øvrig låneadgang bevilliget til kvalitetsfondsprojekter med 5,548 mio. kr. Ifølge Bekendtgørelse om kommunernes låntagning og meddelelse af garantier m.v., skal beslutning om optagelse af lån være truffet af Kommunalbestyrelsen i et møde senest den 31. marts året efter regnskabsåret. Lån skal være optaget senest den 30. april efter regnskabsåret. Der henvises til bemærkninger i materialet vedrørende bevillingsoverførsler. Kommunikation Ingen bemærkninger Retsgrundlag Ingen bemærkninger Bilag: 1 Åben Samlet Bevillingsoverførsel fra 2013 til "Ej automatiske" 8723/14 Økonomiudvalget, 24. februar

15 6. Budgetprocedure og tidsplan for budget 2015 samt overslagsårene Sagsnr.: 14/454 Beslutningstema Forslag til budgetprocedure og tidsplan for budget 2015 samt overslagsårene fremlægges til behandling. Indstilling Økonomi og Indkøb indstiller til Økonomiudvalget, at det anbefales Kommunalbestyrelsen, at forslag til budgetprocedure og tidsplan godkendes Økonomi- og personalemæssige konsekvenser Sundhedsmæssige konsekvenser Ingen bemærkninger Miljømæssige konsekvenser Ingen bemærkninger Sagsfremstilling Forslag til budgetprocedure og tidsplan for budget 2015 samt overslagsårene er udarbejdet for at sikre god økonomistyring og med fokus på brugerinddragelse. Budgetproceduren er inddelt i tre elementer Basisbudgettet som samler de tekniske korrektioner Mulighedskataloget der indeholder den politiske del af budgettet Koordinering via 4 koordineringsmøder i direktionen inkl. Borgmester De tekniske korrektioner indgår som en samlet forudsætning inden den politiske behandling og fremstilles ikke særskilt. Økonomiudvalget igangsætter budgetprocessen på et opstartsmøde i marts, hvor kommunens overordnede økonomiske situation og befolkningsprognose drøftes. Desuden holdes der møder for økonomiudvalgets medlemmer i april og juni måned. Fagudvalgene bliver orienteret om mulighedsforslagene ved fagudvalgsmøderne i august 2014, Økonomiudvalget i september Økonomiudvalget, 24. februar

16 For at have fokus på brugerinddragelsen og understøtte processen med udarbejdelse af forslag til Mulighedskataloget samles alle ledere i marts til orientering om deres rolle i forhold til brugerbestyrelser, medarbejdere og ikke mindst som ledere. Kommunalbestyrelsen 1. behandler budgetforslaget på mødet den 10. september. I den efterfølgende periode fra den 11. september og til den 16. september har borgmesteren forhandlinger med de politiske partier. De politiske partier skal fremsende eventuelle ændringsforslag senest den 16. september kl I perioden 18. september til og med 23. september er der høringsfrist for bestyrelser, råd og MED-udvalg. Det er vigtigt at bestyrelserne, rådene og MED-udvalgene tager højde for den korte høringsfrist og sørger for at afholde budgetmøder i denne periode, idet der skal afleveres høringssvar vedrørende mulighedsforslagene den 24. september I den forbindelse afholdes et orienteringsmøde for bestyrelsesformænd, råd og MEDudvalg den 18. september Økonomiudvalget foretager 2. behandling af budgettet på mødet den 30. september, hvorefter Kommunalbestyrelsens 2. behandling finder sted på mødet den 8. oktober. Undervejs i budgetprocessen samler direktionen trådene i 4 koordineringsmøder Kommunikation Bestyrelsesformænd, institutioner, MED-udvalg og ledere orienteres om budgetproceduren herunder varsling af høringsperiode. De orienteres desuden om tidspunkterne for de planlagte orienteringsmøder. Retsgrundlag Styrelsesloven Bilag: 1 Åben Politisk Budgetprocedure for budget 2015 samt overslagsårene / pdf 2 Åben Politisk tidsplan Budget 2015.pdf 8943/14 Økonomiudvalget, 24. februar

17 7. Placering af lærernes ferie Sagsnr.: 14/1762 Beslutningstema Der skal tages stilling til placering af lærernes ferie. Indstilling Center for Skoler og Dagtilbud indstiller til Økonomiudvalget at anbefale Kommunalbestyrelsen, at lærernes ferie placeres med 3 ugers sommerferie i juli måned, 1 uges ferie i uge 42 og 1 uges ferie i uge 8. Den 6. ferieuge placeres efter aftale mellem den enkelte lærer og skolelederen Økonomi- og personalemæssige konsekvenser Der har været en lokalaftale med Danmarks Lærerforening hvor det er aftalt hvornår lærernes ferie placeres. Denne aftale er nu opsagt, men er gældende for indeværende år og for uge 8 i Det vil derfor ikke være muligt at placere 4 uger af lærernes ferie i skolesommerferien Det vil være muligt i 2015 jf. nedenstående sagsfremstilling. Det har under de tidligere drøftelser i 17, stk. 4-udvalget været nævnt, at placering af 4 ugers ferie i sommerferien i 2014 vil indebære væsentlige merudgifter for skolerne. Det var ud fra en opfattelse af, at lærerne i givet fald ville have krav på en ekstra uges ferie (7 uger i alt). Idet det som nævnt ikke vil være muligt at placere 4 ugers ferie i skolesommerferien, er spørgsmålet om ekstraudgifter ikke relevant. Det er centerets og skoleledernes holdning, at lærernes ferie placeres mest hensigtsmæssigt med 3 uger i sommerferieperioden, 1 uge i uge 42 og 1 uge i uge 8. Direktøren for området har arbejdet på at indhente erfaringer fra andre kommuner der har placeret 4 uger af lærernes ferie i skolesommerferien. Der arbejdes fortsat på at finde oplysninger om erfaringer med placering af 4 uger og såfremt der foreligger flere oplysninger til økonomiudvalgets møde vil oplysningerne blive medbragt på mødet. Sundhedsmæssige konsekvenser Ingen bemærkninger Miljømæssige konsekvenser Sagsfremstilling På den politiske møderække i januar 2014, senest på Kommunalbestyrelsens møde den 29. januar 2014, blev der behandlet en sag om rammebetingelserne for folkeskolen. I forbindelse med behandlingen blev et punkt om placering af lærernes ferie udsat og sendt tilbage til yderligere behandling i forvaltningen. Det følges der op på med denne sag. Lærerne har i alt 6 ugers ferie på et år. De 5 uger kan af Kommunalbestyrelsen lægges fast, mens den 6. ferieuge efter overenskomsten skal placeres efter aftale mellem den enkelte lærer og skoleledelsen. Økonomiudvalget, 24. februar

18 Skolelederne ønsker af hensyn til planlægningen at placere lærernes ferie på tidspunkter, hvor der ikke er børn på skolen. De ønsker derfor at ferien placeres med 3 ugers ferie i skolesommerferen, 1 uges ferie i uge 42 (efterårsferien) og 1 uges ferie i uge 8 (vinterferien). Skolesommerferien er på i alt 6 uger. Skolelederne oplyser, at der i både starten og slutningen af denne periode er behov for, at lærerne er på skolerne. På disse tidspunkter placeres møder, kurser, teamsamarbejde om undervisningen og anden planlægning af skoleåret. Ikke mindst i de kommende år, hvor der planlægges ekstra kompetenceudvikling af lærerne, vil dette være relevant. Spørgsmålet om placering af lærernes ferie blev drøftet på møde i det tidligere 17, stk. 4-udvalg den 19. december På mødet blev det bl.a. drøftet, om det er muligt at placere 4 uger af lærernes ferie i skolesommerferien. Det vil imidlertid indebære, at der kun er 1 uge yderligere, der kan lægges fast. Der vil altså ikke kunne fastlægges ferie i både uge 42 og uge 8. For som nævnt kan den 6. ferieuge ikke lægges fast, men skal kunne fastlægges efter aftale mellem den enkelte lærer og skolelederen. Hvis det besluttes at placere 4 ugers ferie i sommerferien og 1 uge i uge 42, er det håbet, at nogle lærere vil placere den sidste uge i uge 8. Men det vil ikke være alle. Det vil betyde, at de lærere, der vælger at placere den sidste uge på et andet tidspunkt, skal på arbejde i uge 8, hvor der ikke er elever på skolen. Efter skoleledernes opfattelse vil der ofte ikke være en hel uges arbejde til lærerne i uger, hvor der ikke er elever. Det vil derfor efter ledernes opfattelse være mest hensigtsmæssigt at lægge ferien fast også i uge 8. På grund af lokalaftale med Danmarks Lærerforening, der nu er opsagt, vil der blive placeret for meget ferie for lærerne, hvis der i sommeren 2014 placeres 4 ugers ferie for lærerne i skolernes sommerferie. Aftalen er som nævnt nu opsagt, og derfor vil det fra 2015 være muligt at placere 4 ugers ferie i skolesommerferien. Planlægningsmæssigt er det dog fortsat skoleledernes ønske, at ferien placeres med 3 uger i sommerferien. Det er på denne baggrund centerets og skoleledernes holdning, at lærernes ferie placeres mest hensigtsmæssigt med 3 ugers ferie i skolesommerferien, 1 uges ferie i uge 42 og 1 uges ferie i uge 8. Dette vil give mest mulig tid, hvor lærerne er til stede med eleverne på skolen, og det vil være mest hensigtsmæssigt i forhold til skoleledelsens planlægning. Kommunikation Skolernes ledelse. Retsgrundlag Ferieaftale indgået mellem KL og faglige organisationer. Bilag: 1 Åben Notat vedr. ferieplanlægning samt regler for dette. Februar /14 2 Åben Notat vedrørende 6. ferieuge i folkeskolen 8759/14 Økonomiudvalget, 24. februar

19 8. Resultatlønsordning for ledere Sagsnr.: 14/398 Beslutningstema Ændret brug af resultatlønskontrakter, så det årligt besluttes, hvem der skal udføre udviklingsopgaver, der kan understøttes i form af resultatlønskontrakter. Indstilling Direktionen indstiller til Økonomiudvalget at godkende at Direktionen årligt træffer beslutning om hvilke ledere, chefer og direktører, der skal indgås resultatlønskontrakter for. Økonomi- og personalemæssige konsekvenser Sundhedsmæssige konsekvenser Miljømæssige konsekvenser Sagsfremstilling I 2007 blev der indført resultatlønskontrakter for alle ledere i kommunen. Ordningen har omfattet direktører (ekskl. Kommunaldirektøren), centerchefer, afdelingsledere på rådhuset samt alle eksterne ledere. Kontrakter for direktørerne er indgået med kommunaldirektøren. For de øvrige chefer er det den ansvarlige direktør som indgår kontrakterne. Kontrakterne bliver desuden godkendt af de forhandlingsberettigede organisationer. Resultatlønskontrakterne har været bundet op på Organisationens overordnede mål og strategier udmøntet som konkrete mål for den pågældende direktørs/leders område i kontraktperioden Et særligt udviklingstiltag for den pågældende direktørs/leders område 5 målepunkter: strategisk ledelse, forandringsledelse, administrativ ledelse, personaleledelse og faglig ledelse. Hvert år har lederen skulle udarbejde en opgørelse over de opnåede resultater. Direktøren på området har på baggrund af opgørelsen og den seneste ledervurdering en samtale med lederen, hvor det drøftes i hvor høj grad kontrakten er opfyldt. Udbetalingen vil afhænge af kontraktens opfyldelse. Praksis har hidtil været, at resultatlønsbeløbene som udgangspunkt er blevet udbetalt med 100%. Resultatlønnen får dermed karakter af almindelig løn, hvilket ikke var hensigten. Økonomiudvalget, 24. februar

20 Ordningen om resultatlønskontrakter blev indført i 2007, og blev finansieret af de i henhold til overenskomsten allerede afsatte midler til lokal løndannelse for den samlede ledergruppe suppleret med midler fra Direktionens pulje. Direktionen ønsker mere fleksibilitet i forbindelse med aflønning af ledere, og derfor skal direktionen ikke være bundet af, at der skal indgås resultatlønskontrakter med alle ledere. Det skal ske efter en individuel vurdering/forhandling af, hvorledes lønnen skal sammensættes. Det vil fortsat være kommunaldirektøren der godkender resultatlønskontrakter for direktører, og den ansvarlige direktør på området der godkender indgåelse af resultatlønskontrakter for andre ledere. Midlerne på området der ikke længere anvendes på resultatlønskontrakter skal fortsat anvendes til lederne, for eksempel til tiltag i forbindelse med at fremme lederudviklingen i kommunen eller anden form for aflønning. Kommunikation Pesonalehåndbogen på VIBén. Retsgrundlag Økonomiudvalget, 24. februar

21 9. Regulering af vederlag for sagsbehandling i huslejenævn og beboerklagenævn Sagsnr.: 14/260 Beslutningstema Sagen omhandler regulering af vederlaget til formanden for kommunens huslejenævn og beboerklagenævn og stedfortrædere, der medvirker i nævnsmøder. Indstilling Direktionscentret indstiller til Økonomiudvalget at anbefale Kommunalbestyrelsen, at vederlaget pr. sag til huslejenævnets formand sættes op fra kr. til kr. vederlaget pr. sag til beboerklagenævnets formand sættes op fra kr. til kr. kommunaldirektøren bemyndiges til i særlige tilfælde at udbetale formanden for nævnene et skønsmæssigt fastsat større beløb stedfortræderen for formanden, hvis han i dennes fravær deltager i et nævnsmøde, får et vederlag pr. sag for det sagsforberedende arbejde svarende til det vederlag pr. sag, som formanden ville have fået, og en diæt for at møde svarende til den diæt, en stedfortræder får for at deltage i et kommunalbestyrelsesmøde stedfortræderen for et af de øvrige nævnsmedlemmer, hvis vedkommende i disses fravær deltager i et nævnsmøde, får en diæt svarende til den diæt, en stedfortræder får for at deltage i et kommunalbestyrelsesmøde. Økonomi- og personalemæssige konsekvenser Omkostningerne ved behandling af sager i huslejenævnet forventes at stige med kr. pr. år, idet antallet af sager forventes at være 7-10 pr. år. Omkostningerne ved behandling af sager i beboerklagenævnet forventes at stige med kr. pr. år, idet antallet af sager forventes at være 3-5 pr. år. Omkostningerne til stedfortrædere forventes ikke at stige noget særligt, idet det sjældent er nødvendigt at benytte stedfortræder i nævnene. Udgifterne afholdes inden for det eksisterende budget. Sundhedsmæssige konsekvenser Miljømæssige konsekvenser Økonomiudvalget, 24. februar

22 Sagsfremstilling Baggrund Kommunalbestyrelsen fastsætter vederlaget til medlemmerne af kommunens huslejenævn og beboerklagenævn. Formanden for begge nævn, advokat Camilla Kisling, har bedt kommunen om en regulering af det vederlag, som hun får udbetalt for hvervet som formand. Camilla Kisling varetager udover ledelsen af møderne en stor del af det forberedende arbejde og skriver udkast til nævnenes afgørelser. Der er efter forvaltningens opfattelse tale om særdeles kvalificeret arbejde, som kræver betydelig sagkundskab. Forvaltningen indstiller derfor, at vederlagene reguleres som beskrevet nedenfor. Da der ikke er klare retningslinjer i kommunen for aflønningen af suppleanterne i nævnene, finder forvaltningen anledning til samtidig at fastsætte sådanne. Huslejenævnet Ved Kommunalbestyrelsens beslutning af 1. april 2003 blev vederlaget for formanden i huslejenævnet fastsat til kr. pr. år med en mindre fast årlig regulering. Formanden vederlægges derudover med kr. pr. sag for deltagelse i møder og sagsforberedelse. Vederlaget på kr. pr. sag er ikke blevet reguleret siden Beløbene blev i 2003 tildelt på grundlag af en sagsbyrde på ca. 5 sager pr. år. De senere år har der været 7-10 sager årligt, hvoraf flere har været meget omfangsrige og komplekse og har omfattet flere lejemål, store mængder sagsmateriale og en arbejdskrævende sagsforberedelse. For at kunne bevare et nødvendigt højt fagligt niveau i sagsbehandlingen, er der efter forvaltningens opfattelse behov for en regulering af formandens vederlag. Forvaltningen indstiller derfor, at vederlaget pr. sag til nævnets formand sættes op fra kr. til kr., svarende til en stigning på 25 %. Det bemærkes, at de almindelige medlemmer af nævnet modtager et fast månedligt beløb, som forvaltningen ikke finder anledning til at regulere. Beboerklagenævnet Ved Kommunalbestyrelsens beslutning af 9. januar 2002 er det fastsat, at medlemmerne i beboerklagenævnet vederlægges med diæter, mens formanden vederlægges med diæter og et fast beløb på kr. pr. sag for deltagelse i møder og for sagsforberedelse. Aflønningen med diæter finder forvaltningen ikke anledning til at ændre. Efter forvaltningens opfattelse modsvarer det faste beløb pr. sag til formanden imidlertid heller ikke i disse sager formandens arbejdsbyrde eller værdien af arbejdet med forberedelsen af sagerne. Beløbet er ikke blevet reguleret siden For at kunne bevare et højt fagligt niveau er der behov for en regulering af også dette beløb. Forvaltningen indstiller derfor, at vederlaget pr. sag til nævnets formand sættes op fra kr. til kr., svarende til en stigning på 25 %. Økonomiudvalget, 24. februar

23 Ekstra vederlag efter konkret skøn Nogle af sagerne kræver en særligt stor arbejdsindsats, som efter forvaltningens opfattelse ikke modsvares af det vederlag, der ydes pr. sag. Forvaltningen indstiller derfor, at der, undtagelsesvis og efter en konkret vurdering, i særligt komplicerede eller omfattende sager kan ydes formanden et ekstra vederlag. Stedfortrædere Der er i kommunen ingen faste retningslinjer for vederlæggelse af stedfortrædere i huslejenævnet og beboerklagenævnet. I praksis anvendes der sjældent stedfortrædere i nævnene, men forvaltningen anser det for hensigtsmæssigt at have retningslinjer for vederlæggelsen. Forvaltningen indstiller, at stedfortræderen for formanden, hvis han i dennes fravær deltager i et nævnsmøde, får et vederlag pr. sag for det sagsforberedende arbejde svarende til det vederlag pr. sag, som formanden ville have fået, og at han samtidig får en diæt for at møde, svarende til den diæt en stedfortræder får for at deltage i et kommunalbestyrelsesmøde. I 2014 udgør diæten 400 kr. for et møde på op til 4 timer. Forvaltningen indstiller endvidere, at stedfortræderen for et af de øvrige nævnsmedlemmer, hvis vedkommende i disses fravær deltager i et nævnsmøde, får en diæt svarende til den diæt, en stedfortræder får for at deltage i et kommunalbestyrelsesmøde. Diætens størrelse er nævnt ovenfor. Kommunikation Formand, medlemmer og suppleanter i Huslejenævnet og Beboerklagenævnet. Retsgrundlag Boligreguleringsloven Almenlejeloven Økonomiudvalget, 24. februar

24 10. Aktivitetstal for Jobcenteret Sagsnr.: 14/1756 Beslutningstema Kommunalbestyrelsen skal godkende de nye aktivitetstal fra Center for Beskæftigelse. Indstilling Center for Beskæftigelses indstiller til Økonomiudvalget, at det anbefales Kommunalbestyrelsen, at De nye aktivitetstal for Jobcenteret godkendes Økonomi- og personalemæssige konsekvenser Sundhedsmæssige konsekvenser Miljømæssige konsekvenser Sagsfremstilling Center for Beskæftigelse benytter i budgettet, budgetopfølgningerne samt i årsregnskabet aktivitetstal for Jobcenteret. De eksisterende aktivitetstal er: Antal ledige med mere end 3 måneders sammenhængende offentlig forsørgelse Antal personer på permanente forsørgelsesordninger (ledighedsydelse, fleksjob og førtidspension) Antal unge på offentlig forsørgelse under 30 år Antal ikke-vestlige indvandrere og efterkommere på offentlig forsørgelse Aktivitetstallene var i en årrække frem til 2012 identiske med beskæftigelsesministeriets udmeldte ministermål. Fra 2013 er de fire ministermål udskiftet med fire nye, og den officielle statistik fra Arbejdsmarkedsstyrelsen opdaterer ikke længere udviklingen for disse mål. Dertil kommer, at aktivitetstallene kun kaster lys på en begrænset del af Jobcenterets målgrupper. Økonomiudvalget, 24. februar

25 På den baggrund foreslår Center for Beskæftigelse, at de eksisterende aktivitetstal udgår, og erstattes med følgende nye: Antal helårspersoner, der modtager Forsikrede ledige (A-dagpengemodtagere) Kontanthjælpsmodtagere Unge under 30 år, som modtager a-dagpenge eller kontanthjælp Sygedagpengemodtagere Fleksjobvisiterede på ledighedsydelse Borgere ansat i fleksjob Borgere i ressourceforløb Ledighedsprocent for jobparate borgere Jobcenteret indstiller til at disse tal benyttes fra årsskiftet Kommunikation Retsgrundlag Økonomiudvalget, 24. februar

26 11. TMU - Godkendelse af takster for Vallensbæk Strands Vandforsyning Sagsnr.: 14/823 Beslutningstema En vandforsyning skal fastsætte anlægs- og driftsbidrag én gang årligt. De fastsatte anlægs- og driftsbidrag skal godkendes af kommunalbestyrelsen i den kommune, hvor vandforsyningen er beliggende. På det grundlag har Vallensbæk Strands Vandforsyning fremsendt Takstblad 2014 til godkendelse. Sag forberedt af Ishøj Kommune. Indstilling Direktøren med ansvar for det tekniske område indstiller til Teknik- og Miljøudvalget, at det anbefales Kommunalbestyrelsen, at takstblad 2014 for Vallensbæk Strands Vandforsyning godkendes. Beslutning Teknik- og Miljøudvalget den Anbefales. Økonomi- og personalemæssige konsekvenser Sundhedsmæssige konsekvenser Miljømæssige konsekvenser Sagsfremstilling Vallensbæk Strands Vandforsyning har i af 17. januar 2014 anmodet om godkendelse af Vandforsyningens Takstblad for Der er ingen ændringer i forhold til Takstbladet for Taksterne skal godkendes i den kommune, hvor vandforsyningsanlægget ligger, jf. 53 stk. 1 i vandforsyningsloven. I 2013 sænkede Vallensbæk Strands Vandforsyning taksten på vandafgiften ekskl. moms fra 15 kr. til 12,50 kr. for andelshavere og fra 18 kr. til 15,50 kr. for ikke-andelshavere. Disse takster fastholdes i Økonomiudvalget, 24. februar

27 Budgetterne viser, at vandforsyningen har gode økonomiske forhold. Vallensbæk Strands Vandforsyning har gennem de seneste år gennemført en omfattende renovering af vandværk, boringer, rentvandstank og ledningsnet. Det forventes derfor, at det de kommende år ikke er nødvendigt at foretage større investeringer til renoveringer. I 2013 etablerede Vallensbæk Strands Vandforsyning en ny boring, der betyder, at udgifterne til import af drikkevand vil blive reduceret formentlig allerede fra Vallensbæk Strands Vandforsyning søger derfor om godkendelse af nedenstående vandafgift for budgetåret 2014: Kr. ex. moms Kr. inkl. moms m 3 -pris andelshavere 12,50 15,63 m 3 -pris ikke-andelshavere 15,50 19,38 Ishøj Kommune har vurderet, at Vallensbæk Strands Vandforsyning med det ønskede driftsbidrag forsat kan sikre en tidssvarende drift, der både tager hensyn til forsyningssikkerhed og kvalitetskrav. Kommunikation Vallensbæk Strands Vandforsyning a.m.b.a. Retsgrundlag Vandforsyningsloven, lovbekendtgørelse nr af 30. september 2013 Bilag: 1 Åben Bilag 1. Takstblad for Vallensbæk Strands Vandforsyning 2014.docx 4302/14 Økonomiudvalget, 24. februar

28 12. TMU - Godkendelse af forslag til spildevandsplan 2014 for Vallensbæk Kommune og Miljøvurdering af spildevandsplan. Sagsnr.: 14/923 Beslutningstema Godkendelse af forslag til spildevandsplan for Vallensbæk Kommune og miljøvurdering af spildevandsplan Sag forberedt af Ishøj Kommune. Indstilling Direktøren med ansvar for det tekniske område indstiller til Teknik- og Miljøudvalget, at det anbefales Kommunalbestyrelsen, at at forslag til spildevandsplan 2014 og Miljøvurdering godkendes. Spildevandsplanen og miljøvurderingen offentliggøres og sendes herefter i høring i perioden 3. marts til 28. april Beslutning Teknik- og Miljøudvalget den Anbefales. Økonomi- og personalemæssige konsekvenser Sundhedsmæssige konsekvenser Miljømæssige konsekvenser Sagsfremstilling Kommunalbestyrelsen godkendte et forslag til Spildevandsplan for Vallensbæk Kommune den 5. september I den efterfølgende høringsperiode foreslog Vestvandservice A/S i sit høringssvar, at forslag til spildevandsplan blev ændret til at omfatte planlægning af en række konkrete løsninger til lokal håndtering af regnvand. Økonomiudvalget, 24. februar

29 Spildevandsplanen har herefter inddraget følgende projekter i planforslaget: Sløjfning af et dræn under motorvejen (matrikel 6c) og eventuel etablering af forsinkelsesbassiner. Vallensbæk Skoles regnvandssystem føres over til regnbed Udvidelse af udløbsgrøftens volumen ved olieudskiller/sandfang Vejlegårdsvej. Etablering af større volumen i vandløbet (kloaktekniske anlæg) fra kommunegrænse mod Brøndby mod vest til Bækrenden og i vandløbet Bækrenden fra det kloaktekniske anlæg til Vallensbæk landsby. Oppumpning af vand fra Bækrenden ved massive regnhændelser, hvor den passerer Vallensbæk Torvevej, til grøften langs vejen. Inddragelse af ovennævnte projekter i planen har medført, at planen skulle miljøvurderes. Der er derfor udarbejdet en miljørapport, der vurderer konsekvenserne af de aktuelle projekter. Miljøvurderingen har vist, at tiltagene i Vallensbæk Kommunes Spildevandsplan 2014 ikke medfører væsentlige indvirkninger på miljøet og at der ikke er behov for at særskilt overvågningsprogram. Det skal bemærkes at sammenlægning af Spildevandscenter Avedøre og Lynetten er benævnt med arbejdstitlen Vores Rens. Ved godkendelse af udkast til spildevandsplan forventes det endelige navn til spildevandskoncernen at foreligge og det endelig navn vil herefter blive anvendt i forslaget til spildevandsplan for Vallensbæk Kommune. Da spildevandsplanen indeholder væsentlige ændringer og da miljøvurderingen skal i høring sammen med forslag til spildevandsplan, skal forslag til spildevandsplan og miljøvurdering offentliggøres og i høring i 8 uger. Kommunikation Retsgrundlag Lovbekendtgørelse nr. 879 af 26. juni 2010 om Miljøbeskyttelsesloven Bekendtgørelse nr af 11. december 2007 om spildevandstilladelser m.v. efter miljøbeskyttelseslovens kapitel 3 og 4 Lovbekendtgørelse nr. 939 af 3. juli 2013 af lov om miljøvurdering af planer og programmer Lovbekendtgørelse nr. 932 af 24. september 2009 af lov om miljømål m.v. for vandforekomster og internationale naturbeskyttelsesområder (Miljømålsloven) Bilag: 1 Åben Forslag til Spildevandsplan for Vallensbæk Kommune 2014.pdf1 6474/14 2 Åben Bilag B. Miljøvurderingsrapport - Spildevandsplan for Vallensbæk 4801/14 Kommune 2014.pdf Økonomiudvalget, 24. februar

30 13. TMU - Etablering af Ring 3 Letbane I/S Sagsnr.: 14/992 Beslutningstema Kommunalbestyrelsen skal godkende stiftelsesdokumenter som led i etableringen af Ring 3 Letbane I/S Indstilling Direktionscentret indstiller til Teknik- og Miljøudvalget at anbefale Kommunalbestyrelsen at udkast til følgende stiftelsesdokumenter godkendes (dog sådan at der efterfølgende kan foretages mindre redaktionelle justeringer uden særskilt godkendelse): o o o o Stiftelsesdokument Vedtægt for Ring 3 Letbane I/S Ejeraftale Aftale mellem Ring 3 Letbane I/S og de enkelte kommuner/region Hovedstaden borgmesteren bemyndiges til, på grundlag af de rammer der er beskrevet i stiftelsesdokumenterne, at stifte Ring 3 Letbane I/S sammen med de øvrige interessenter staten, Region Hovedstaden og de øvrige involverede kommuner Beslutning Teknik- og Miljøudvalget den Anbefales. Økonomi- og personalemæssige konsekvenser I 2014 skal Vallensbæk Kommune betale 9,44 mio. kr. til egenfinansiering på 15 % vedrørende Letbanen. Herefter betales 2,94 mio. kr. årligt i afdrag og renter i 40 år frem til og med år Midler er afsat i vedtagne budgetter. Sundhedsmæssige konsekvenser Miljømæssige konsekvenser Økonomiudvalget, 24. februar

31 Sagsfremstilling Tidligere behandling i Kommunalbestyrelsen: Kommunalbestyrelsen behandlede på sit møde den 24. april 2013 en sag om godkendelse af en principaftale om etablering af en letbane på Ring 3. Kommunalbestyrelsen besluttede på baggrund af en udredning om muligheder og økonomiske konsekvenser at tiltræde principaftalen. [Nye kommunalbestyrelsesmedlemmer henvises til evt. at se referatet fra mødet på kommunens hjemmeside eller se referatet og bilag på fællesdrevet]. Kommunalbestyrelsen bemyndigede endvidere borgmesteren til at indgå aftale med de øvrige aktører staten, Region Hovedstaden og de øvrige involverede kommuner om etableringen af letbanen inden for de rammer, der blev fastlagt i principaftalen. Efterfølgende har der i bl.a. borgmester- og kommunaldirektørregi været arbejdet på at føre principaftalen ud i livet. Metroselskabet, der på sigt skal varetage driften af letbanen, varetager sekretariatsfunktionen i den forbindelse. Den efterfølgende sagsfremstilling er skrevet med udgangspunkt i skabelon udarbejdet af Metroselskabet. Baggrund/principaftale: Den 20. juni 2013 blev der indgået en principaftale mellem staten v/transportministeriet, Region Hovedstaden og Lyngby-Taarbæk, Gladsaxe, Herlev, Rødovre, Glostrup, Albertslund, Brøndby, Høje-Taastrup, Ishøj og Vallensbæk Kommuner om anlæg og drift af en letbane på Ring 3. Af principaftalen fremgår, at parterne så snart loven om letbanen på Ring 3 hjemler mulighed herfor stifter et interessentskab (I/S). Formålet med stiftelsesdokumenterne er at fastlægge det formelle juridiske, økonomiske og aftalemæssige grundlag for interessentskabet og at regulere ejerforhold og interessenternes forhold til selskabet Stiftelsesdokumenterne udmønter sammen med lovgrundlaget principaftalen. Stiftelsesdokumenter: Stiftelsesdokumenterne består af følgende dokumenter (der er bilag til sagen): Dokument Beskrivelse Godkendelse/ orientering Stiftelsesdokument Aftale mellem interessenterne om stiftelse af Ring Til godkendelse 3 Letbane I/S Kan betragtes som et overordnet dokument, der binder de øvrige dokumenter sammen Vedtægt for Ring 3 Fastlægger selskabets ejerforhold, finansiering, Til godkendelse Letbane I/S organisering (herunder rammerne for interessentskabs-, kvartals- og bestyrelsesmøder) Ejeraftale Fastlægger og regulerer de 11 kommunernes indbyrdes forhold i relation til Ring 3 Letbane I/S, herunder Borgmesterforum Til godkendelse Økonomiudvalget, 24. februar

32 Aftale mellem Ring 3 Letbane I/S og de enkelte kommuner/ Region Hovedstaden Bestyrelsens forretningsorden Direktionsinstruks Fastlægger rammerne for de enkelte kommunernes/ Region Hovedstadens indskud til finansiering af anlæg af letbanen Fastlægger rammerne for bestyrelsens opgaver og ansvar i forhold til selskabet Fastlægger hvordan Metroselskabets direktion tilrettelægger og leder arbejdet for Ring 3 Letbane I/S Til godkendelse Til orientering Til orientering Endvidere skal følgende dokumenter udarbejdes i forbindelse med stiftelsen: Dokument Beskrivelse Åbningsbalance Fastlægger det økonomiske grundlag for stiftelsen af Ring 3 Letbane I/S. Kan først færdiggøres umiddelbart før stiftelse Afregningsbekendtgørelse Udstedes i henhold til loven, beskriver afregning af Metroselskabet til kostpris I det følgende beskrives dokumenterne nærmere. Stiftelsesdokument Stiftelsesdokumentet er den overordnede aftale mellem interessenterne om stiftelse af Ring 3 Letbane I/S. Aftalen binder de øvrige stiftelsesdokumenter sammen. I stiftelsesdokumentet fastlægges tidspunktet for stiftelse. Det forventes, at stiftelsen sker med virkning fra 1. januar Endvidere fremgår bl.a. bestyrelsens sammensætning, interessentskabets hjemsted og navn, åbningsbalance, godkendelser og revision, mv. Vedtægt for Ring 3 Letbane I/S Vedtægten er udformet med udgangspunkt i den modelvedtægt, der sammen med udredningen og udkast til principaftalen blev udsendt til behandling i kommunalbestyrelser og regionsrådet i foråret 2013 (blev som nævnt behandlet i Kommunalbestyrelsen den 24. april). Vedtægten beskriver bl.a. interessentskabets ejerforhold, finansiering, låneoptagelse, hæftelse og principper for tilkøb. Endvidere beskrives rammerne for interessentskabs-, kvartals- og bestyrelsesmøder samt fastsættelse af vederlag. I det følgende opsummeres en række forhold, der er beskrevet i vedtægten. Interessentskabsmødet kan sammenlignes med en generalforsamling i et aktieselskab. Interessenterne udøver deres beføjelser på interessentskabsmøder. Det interessentskabsmøde, hvor årsrapporten behandles, benævnes ordinært interessentskabsmøde. Alle væsentlige beslutninger på interessentskabsmøder kræver enstemmighed mellem interessenterne. Ordinært interessentskabsmøde afholdes inden udgangen af april hvert år. Kvartalsmøderne afholdes 3-4 uger efter fremsendelse af henholdsvis halvårsrapport og kvartalsrapportering. Enhver interessent er berettiget, men ikke forpligtet til at deltage i kvartalsmødet. Der kan ikke træffes beslutninger på kvartalsmøder. Økonomiudvalget, 24. februar

33 Bestyrelsen består af 7 medlemmer, der udpeges således: 3 bestyrelsesmedlemmer udpeges af Den Danske Stat v/transportministeren 2 bestyrelsesmedlemmer udpeges af Region Hovedstaden 2 bestyrelsesmedlemmer udpeges af de involverede kommuner i fællesskab i Borgmesterforum Bestyrelsesmedlemmer udpeget af Region Hovedstaden og de 11 kommuner udpeges for en periode på 4 år svarende til den kommunale/regionale valgperiode. Dog vælges medlemmerne af den første bestyrelse fra selskabets stiftelse til den 31. december Bestyrelsesmedlemmer udpeget af staten udpeges for en periode på 4 år i forbindelse med det ordinære interessentskabsmøde. Dog vælges medlemmerne af den første bestyrelse fra selskabets stiftelse til tidspunktet for afholdelse af det ordinære interessentskabsmøde i Formandens honorar udgør kr. årligt. Næstformændenes honorar udgør kr. årligt. Øvrige bestyrelsesmedlemmers honorar udgør kr. årligt. Udgifterne til honorarer afholdes af interessentskabet. Den til enhver tid værende administrerende direktør for Metroselskabet I/S udgør interessentskabets direktion. Interessentskabet har ingen medarbejdere udover direktionen. Metroselskabet I/S stiller de nødvendige medarbejdere og øvrige ressourcer til rådighed til varetagelse af driften af Ring 3 Letbane I/S, herunder til udførelse af administrations-, projekterings- og udbuds- og kontraktopgaver vedrørende letbanen på Ring 3 samt til varetagelse af Ring 3 Letbane I/S gælds- og formueforvaltning. Ring 3 Letbane I/S betaler Metroselskabet I/S for at varetage de nævnte opgaver baseret på kostpris. Transportministeren fastlægger nærmere retningslinjer for betalingen. Interessentskabets årsrapport revideres af en statsautoriseret revisor, som udpeges i fællesskab af transportministeren, Region Hovedstaden og de involverede kommuner. Udpegningen sker gennem godkendelse af en indstilling fra bestyrelsen af en statsautoriseret revisor efter udbud af opgaven. Udbuddet er igangsat. Ejeraftale Formålet med Ejeraftalen er at regulere kommunernes indbyrdes forhold i relation til Ring 3 Letbane I/S således, at kommunerne får mulighed for at kunne tale med én stemme på interessentskabsmøderne m.v. Aftalen beskriver etableringen af et Borgmesterforum, der fremover får en formel status. Borgmesterforum udpeger kommunernes repræsentanter til bestyrelsen i Ring 3 Letbane I/S. Borgmesterforums udpegning af kommunernes repræsentanter i bestyrelsen følger den kommunale valgperiode og sker således hvert 4. år. Første gang pr. 1. januar Borgmesterforum forbereder kommunernes deltagelse på interessentskabsmødet og bestyrelsesmøder. Forberedelsen baseres på materiale til interessentskabsmødet. Borgmesterforum sekretariatsbetjenes af Ring 3 Letbane I/S. Ved afstemninger vægter den enkelte kommunes stemme svarende til kommunens ejerandel. Alle beslutninger i Borgmesterforum træffes ved simpelt stemmeflertal. dog skal forhold af principiel eller væsentlig betydning tiltrædes af 7 ud af 11 kommuner, mens forhold vedr. salg af virksomheden, ændring af ejerkredsen eller ændring af vedtægter skal tiltrædes af alle 11 kommuner. Økonomiudvalget, 24. februar