Udbudsbetingelser. Aarhus Kommune. December Nr Udbud med forhandling. Levering af varetagelse af regresopgaven.

Transkript

1 Udbudsbetingelser Nr Udbud med forhandling Aarhus Kommune Levering af varetagelse af regresopgaven December 2016 Side 1 af 38

2 Indholdsfortegnelse 1. Omfang Praktiske oplysninger Tidsfrister Kontaktoplysninger Udbuddets genstand Beskrivelse af det udbudte område Organisering Aarhus Kommunes nuværende løsning af opgaven Den fremtidige kontrakt Aarhus Kommunes forbehold Tilbudsbehandling Registrering og åbning Fortrolighed Procedure for behandling af tilbud Mindstekrav Tilbudspræsentation og retten til forhandling Underretning om valg af tilbud og aftaleindgåelse Tildelingskriterium og underkriterier Underkriterium Pris Underkriterium Kvalitet Underkriterium Fleksibilitet Samlet Vurdering Kravspecifikation Sagsgange og samarbejde Lovgivning Øvrige krav til opgaveløsningen Betalingsmodel Incitamentsbaseret betalingsmodel Betalingsmodellens elementer Formkrav Spørgsmål til udbuddet Side 2 af 38

3 8.2 Tilbudsfrist Aflevering af tilbud Vilkår for afgivelse af tilbud Udbuddets form Sprog Udarbejdelse af tilbuddet Flere tilbud Alternative bud Vedståelsesfrist Tilbudsgivers forbehold Ejendomsret Tilbudsdisposition Bilag 1 Udkast til kontrakt Bilag 2 Leverandøres tilbud på prismodeller Bilag 3 - Tro og love-erklæring Bilag 4 - Nøgletal Bilag 5 Referenceliste Side 3 af 38

4 1. Omfang Udbuddet omfatter levering af varetagelse af regresopgaven for Aarhus Kommune, herunder gennemførelse af regreskrav og anlæg af retssager på regresområdet for kommunen. Udbuddet om varetagelse af regresopgaven for Aarhus Kommune er annonceret på Aarhus Kommunes hjemmeside den 19. december Link til hjemmesiden. Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud under light regimet med ret til forhandling. Den udbudte ydelse, varetagelse af regresopgaven, er kategoriseret under følgende CPV-koder: Generelle offentlige tjenester Tjenester for den offentlige sektor Juridisk rådgivning Juridisk repræsentation Opgaven varetages for nuværende af et revisionsfirma. Der vil ikke blive udarbejdet eget bud på udførelsen af opgaven, men Aarhus Kommune vil vurdere tilbuddet sat i forhold til, da Aarhus Kommune selv udførte opgaven. Såfremt de indkomne tilbud overstiger Aarhus Kommunes egen beregning af, hvad det vil koste kommunen selv at udføre opgaven, kan udbuddet annulleres, og kommunen kan hjemtage regresopgaven. Aarhus Kommune genudbyder regresopgaven og har til hensigt at indgå kontrakt med én leverandør vedrørende regresopgaven. Leverandøren kan benytte underleverandører. Kontrakten vil blive indgået for en periode på fire år med mulighed for forlængelse i yderligere en periode på et år. Opgavestart forventes at være pr. 1. juli Side 4 af 38

5 2. Praktiske oplysninger 2.1 Tidsfrister Frist for at stille spørgsmål Fredag den 6. januar 2017 Frist for modtagelse af svar på spørgsmål Fredag den 13. januar 2016, kl Frist for afgivelse af tilbud Torsdag den 9. februar 2017, kl Kontraktens ikrafttræden Lørdag den 1. juli Kontaktoplysninger Aarhus Kommune Magistraten for Sociale forhold og Beskæftigelse Jobcenter Aarhus, Sundhed & Ydelse Værkmestergade 15 B, 8000 Aarhus C Driftschef Anna Marie Mikkelsen rich@aarhus.dk Direkte tlf.nr Udbuddets genstand 3.1 Beskrivelse af det udbudte område Følgende vilkår er gældende i forbindelse med afgivelse af tilbud på opgaven: Der kan kun afgives tilbud på den samlede opgave. Der er ikke mulighed for at afgive bud på dele af denne. Leverandøren kan i sit samlede tilbud benytte underleverandører. Der kan ikke afgives alternative tilbud (varianter). Side 5 af 38

6 3.2 Organisering Ønskes yderligere information om Aarhus Kommunes organisation, henvises til Aarhus Kommunes hjemmeside via følgende link. Eller følgende sti på Aarhus Kommunes hjemmeside: Beskaeftigelse/Beskaeftigelsesforvaltningen/Organisation.aspx 3.3 Aarhus Kommunes nuværende løsning af opgaven Alle opgaver i forbindelse med løsning af regresopgaven i Aarhus Kommune varetages i dag af et revisionsfirma med et advokatfirma som underleverandør. En opgørelse over antal sager målt som månedlig gennemsnit ses i tabel 1. Tabel 1: Ca. mdl. gennemsnit i perioden Ca. mdl. gennemsnit i perioden Antal nye undersøgte sager pr. måned Heraf antal sager til fortsat behandling Antal verserende sager fra tidligere perioder Antal afsluttede sager i måneden Totalt antal verserende sager ved periodens slutning Verserende Retssager Det nuværende niveau for regres og renteindtægter er ca. 12 mio. kr. pr. år. I tabel 2 ses et samlet overblik over kommunens regres- og regresrenteindtægter i 2014 og 2015 Tabel 2: Regresindtægter kr. Renteindtægter kr. Samlet resultat kr I tabel 3 ses Aarhus Kommunes udgifter til sygedagpenge i 2016 opgjort pr. måned. Tabel 3: Jan. Feb. Marts April Maj Juni 45,9 mio. kr. 51,6 mio. kr. 58,9 mio. kr. 47,7 mio. kr. 44,9 mio. kr. 60,5 mio. kr. Juli Aug. Sept. Okt. Nov. 47,0 mio. kr. 38,9 mio. kr. 55,1 mio. kr. 44,3 mio. kr. 48,5 mio. kr. Side 6 af 38

7 3.4 Den fremtidige kontrakt Den fremtidige kontrakt indgås på basis af udkast til kontrakt, som findes i bilag 1. Den fremtidige kontrakt er gældende fra den 1. juli Aarhus Kommunes forbehold Hvis et tilbud indeholder væsentlige forbehold, herunder forudsætninger og bestemmelser i øvrigt, som strider mod udbudsmaterialet, vil dette medføre, at tilbuddet kan erklæres for ikke-konditionsmæssigt, og at det ikke indgår i bedømmelsen. Hvad der betragtes som væsentlige forbehold vil bero på en konkret vurdering. Dog skal det bemærkes, at tilbud, der alene omfatter dele af den udbudte opgave, vil blive opfattet som indeholdende væsentlige forbehold. Tilbudsgiver har således alene mulighed for at byde på den samlede opgave. Tilbudsgiverne opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål, således at forbehold undgås. 4. Tilbudsbehandling 4.1 Registrering og åbning Alle rettidigt modtagne tilbud vil blive registreret efterhånden, som de modtages. Tilbuddene vil blive åbnet efter tilbudsfristens udløb. Der vil ikke være adgang til at overvære tilbudsåbningen. Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med nærværende udbud er Aarhus Kommune uvedkommende. Modtagne tilbud vil ikke blive returneret eller udleveret. 4.2 Fortrolighed Alle tilbud vil blive behandlet fortroligt, om end tilbudsgivers opmærksomhed henledes på, at de indkomne tilbud vil være omfattet af reglerne om aktindsigt. Side 7 af 38

8 Aarhus Kommune er i forbindelse med tildelingen af kontrakten forpligtet til at give en begrundelse for valg og fravalg af tilbudsgivere. Dette betyder, at Aarhus Kommune, over for de fravalgte tilbudsgivere, er forpligtet til at angive navnet på den vindende tilbudsgiver samt beskrive det vindende tilbuds relative fordele, herunder hvilke forhold Aarhus Kommune særligt har lagt vægt på ved tildelingen. Det betyder for eksempel, at prisen på det vindende tilbud kan offentliggøres. 4.3 Procedure for behandling af tilbud Gennemgang af tilbuddene er planlagt til uge 8 i Mindstekrav Mindstekrav: I første omgang vurderes tilbuddenes konditionsmæssighed i forhold til overholdelse af de opstillede mindstekrav. Såfremt mindstekravene ikke er opfyldt, anses tilbuddet for ikke-konditionsmæssigt og vil ikke indgå i den videre behandling. Om mindstekrav se tilbudsdispositionens punkt 1, 4, 4.1, 4.2 og 4.3 samt bilag 3, 4 og 5. Tildeling af kontrakt: I anden omgang vurderes de konditionsmæssige tilbud i forhold til tildelingskriteriet, jf. kapitel 5, og på denne baggrund træffes beslutning om tildeling af kontrakt Tilbudspræsentation og retten til forhandling De tilbudsgivere, som på baggrund af nærværende udbudsmateriale har afgivet et egnet og konditionsmæssigt tilbud, vil blive indbudt til separate møder med Aarhus Kommune, hvor tilbudsgiverne vil få adgang til at præsentere deres tilbud, og hvor der kan blive ført forhandlinger med de enkelte tilbudsgivere. Formålet med de individuelle møder er at give tilbudsgiverne mulighed for mundtligt at præsentere deres tilbud samt svare på eventuelle uddybende spørgsmål fra ordregiver. Aarhus Kommune forbeholder sig ret til at tildele kontrakten på baggrund af det indledende tilbud. Møderne forventes afholdt i uge 9 under deltagelse af repræsentanter fra Magistratsafdelingen for Sociale forhold og Beskæftigelse. 4.4 Underretning om valg af tilbud og aftaleindgåelse Når afgørelse foreligger, vil alle tilbudsgivere blive skriftligt underrettet om tildelingsbeslutningen. Der gøres opmærksom på, at Aarhus Kommune tidligst må underskrive kontrakt efter udløb af en standstill-periode på minimum 10 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor Aarhus Kommune har afsendt underretning til alle tilbudsgivere om tildelingsbeslutningen. Side 8 af 38

9 Det forventes, at der kan indgås kontrakt i uge 11 eller umiddelbart efter. 5. Tildelingskriterium og underkriterier Kontrakten vil blive tildelt den tilbudsgiver, der afgiver det for Aarhus Kommune økonomisk mest fordelagtige tilbud, ud fra underkriterierne: pris, kvalitet og fleksibilitet i prioriteret rækkefølge og med følgende vægtning: Underkriterium Vægt 1. Pris 60 % 2. Kvalitet 30 % 3. Fleksibilitet 10 % 5.1 Underkriterium Pris Ved Underkriterium Pris forstås en samlet vurdering af tilbuddet, jf. incitamentsbaseret betalingsmodel bestående af: Den tilbudte basispris for udførelsen af opgaven Provision, der til falder leverandøren ved et niveau for regresindtægter, jf. kapitel 7 De angivne tilbudte vilkår vurderes som en samlet helhed, og den ovenfor nævnte rækkefølge er ikke udtryk for en prioritering. Nærmere beskrivelse af den incitamentsbaserede betalingsmodel fremgår af kapitel Underkriterium Kvalitet Ved Underkriterium Kvalitet forstås en samlet vurdering af: Tilbudsgiver har en respektfuld og troværdig kontakt til borgeren De benyttede medarbejderes faglige niveau, erfaring og uddannelse Tilbudsgivers organisatoriske struktur og tilrettelæggelse af opgaverne Tilbudsgivers beskrivelse af interne arbejdsgange, herunder kvalitetssikring Forventning til effekt af leverandørens indsats Som eksempel på, hvad der tillægges positiv værdi, kan nævnes, at tilbudsgiver kan demonstrere et højt fagligt niveau i forhold til opgaveløsnin- Side 9 af 38

10 gen samtidig med stor menneskelighed i kommunikationen med skadesramte borgere, der kan være sårbare som følge af skaden. Et andet eksempel kan være, at tilbudsgiver kan demonstrere, at opgaven kan tilrettelægges, så løbende kommunikation med Aarhus Kommunes kontaktperson og andre medarbejdere opleves enkel og smidig. Endelig er leverandørens evne til løbende at hjemtage regresindtægter af væsentlig betydning. De angivne tilbudte vilkår vurderes som en samlet helhed, idet rækkefølgen ikke er udtryk for en prioritering. 5.3 Underkriterium Fleksibilitet Ved Underkriterium Fleksibilitet forstås en samlet vurdering af: Fleksibilitet omkring særlig indsats Fleksibilitet omkring udsøgning af sager og instruktion/information af kommunens sagsbehandlere Et eksempel på fleksibilitet, der tillægges positiv værdi, er det løbende samarbejde, hvor en leverandør f.eks. kan demonstrere smidighed i den løbende tilrettelæggelse af møder og kommunikation med kommunen. Vurderingen af fleksibilitet vil ske ud fra en helhedsbetragtning Samlet Vurdering Kontrakten vil blive tildelt den tilbudsgiver, hvis tilbud samlet set, jf. ovenstående, vurderes at være det økonomisk mest fordelagtige tilbud ud fra underkriterierne pris, kvalitet og fleksibilitet. Aftalen vil blive tildelt den tilbudsgiver, hvis tilbud efter den skitserede bedømmelsesmodel har opnået flest point, og dermed vurderes at være det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Ved bedømmelsen tildeles point fra For hvert underkriterium ganges med den anførte vægtning, hvorefter pointene summeres. Den tilbudsgiver, der har opnået flest point samlet set, er den tilbudsgiver, der får tildelt kontrakten. Såfremt Aarhus Kommunes kontrolberegning, der udarbejdes i henhold til Aarhus Kommunes retningslinjer herfor, viser, at det er mere økonomisk fordelagtig for Aarhus Kommune at hjemtage opgaven, annulleres udbuddet jævnfør kommunens retningslinjer. Side 10 af 38

11 6. Kravspecifikation Beskæftigelsesforvaltningen udbetaler sygedagpenge, jf. lov nr. 563 af 9. juni 2006 om sygedagpenge, jf. Lovbekendtgørelse nr af 23. juni Modtagere af sygedagpenge kan være arbejdsgivere, der udbetaler løn til en ansat, der er fraværende på grund af sygdom, og som søger refusion. Modtagere af sygedagpenge kan også være ledige med ret til arbejdsløshedsdagpenge og selvstændige m.fl., som på grund af sygdom søger om/tildeles ydelser. I tilfælde hvor der udbetales sygedagpenge, som følge af en lidelse forvoldt af en ansvarlig skadevolder, kan kommunen gøre et regreskrav gældende mod skadevolder, i det omfang de erstatningsretlige betingelser herfor er opfyldt, jf. kapitel 29 i Lov om sygedagpenge. Her fremgår følgende: Kapitel 29 Regreskrav over for ansvarlig skadevolder 78. Hvis en person modtager sygedagpenge fra kommunen, jf. 2, stk. 1, nr. 4, og 32, 41 og 54, som følge af en lidelse forvoldt af en ansvarlig skadevolder, kan kommunen gøre regreskrav gældende for de udbetalte sygedagpenge, i det omfang de erstatningsretlige betingelser herfor er opfyldt. Kommunen kan dog ikke gøre regres gældende over for arbejdsgiveren i sager, hvor en person ansat hos den pågældende arbejdsgiver har pådraget sig en arbejdsskade, der er omfattet af lov om arbejdsskadesikring. Stk. 2. Forsikringsselskaber har pligt til inden 4 uger at orientere skadelidtes opholdskommune, når der udbetales erstatning til den pågældende som følge af en personskade. Manglende overholdelse af 4-ugers-fristen medfører, at forældelsen af regreskravet suspenderes i tidsrummet frem til, at orienteringen af kommunen sker. 6.1 Afgrænsning og beskrivelse af opgaven Opgaven er, at leverandøren på kommunens vegne skal gøre regres gældende i de tilfælde, hvor der udbetales sygedagpenge som følge af en lidelse forvoldt af en ansvarlig skadevolder, i det omfang de erstatningsretlige betingelser herfor er opfyldt. Regreskravet er som udgangspunkt et afledt krav af skadelidtes krav på tabt arbejdsfortjeneste og er navnlig betinget af, at der er en ansvarlig skadevolder, at der er en årsagsforbindelse, samt at skadelidte har lidt et tab som følge af mistet arbejdsfortjeneste, som kommunen kan indtræde i. Side 11 af 38

12 Regresbestemmelsen gælder for udbetalinger både til lønmodtagere, selvstændige og arbejdsgivere. Denne erstatning fastsættes for perioden fra skadens indtræden, indtil skadelidte kan begynde at arbejde igen, eller indtil skadelidtes fremtidige erhvervsevne kan vurderes midlertidigt eller endeligt. Der vil typisk kunne gøres regres gældende ved færdselsskader, overfald, hundeansvarsskader og faldskader (på fortov, i forretning mv.). Den samlede opgave er nærmere konkretiseret ved, at leverandøren skal basere sin opgaveløsning på, at opgaven indeholder følgende elementer: Udsøgning af sager generelt Opkrævning af regreskrav for udbetalte sygedagpenge fra ansvarlig skadevolder Instruktion om udsøgning af sager for medarbejdere i Aarhus Kommune, der varetager opgaver med udbetaling af dagpenge samt opfølgning på dagpengesager Kontakt til de skadesramte borgere Journalisering af sager i kommunens system, herunder hvornår en sag er påbegyndt og hvornår den er afsluttet Elektronisk indscanning af alle relevante dokumenter på sagen i kommunens journalsystem Kontakt til de ansvarlige skadevoldere Beregning af regreskrav og opkrævning heraf Inddrivelse af de beregnede beløb Beregning og opkrævning af renter Vurdering af om konfliktsager skal løses ved forlig eller indbringes for retten Gennemførelse af retssager i tilknytning til regres Overtagelse af igangværende retssager om regres hos nuværende leverandør. Se tabel 1 i afsnit 3.3. for antal verserende retssager i gennemsnit pr. måned i perioden fra 1. juli 2014 til 30. juni I den udbudte opgave skal leverandøren således også vurdere, om der i forhold til konfliktsager skal indgås forlig, eller om der skal iværksættes retslige skridt med henblik på en indenretlig afgørelse af konfliktsager ved dom. Leverandøren skal føre retssagen. Side 12 af 38

13 Alle omkostninger forbundet med gennemførelse af en retssag om regres afholdes af leverandøren, herunder afgifter, positive omkostninger samt omkostninger til modparten, hvis sagen tabes helt eller delvist samt omkostninger i øvrigt ved førelse af en retssag. I tillæg til ovenstående opremsning vil der være en række opgaver, der som udgangspunkt og hovedregel ligger i tilknytning til opgaven: Personlig (telefonisk) samtale med borgeren snarest muligt efter, at sagen er udsøgt. Indhentelse af oplysninger i form af for eksempel dagpengeanmodning, helbredsoplysninger, rehabiliteringsplanens forberedende del og indsatsdel, journal mv. via Aarhus Kommunes elektroniske dagpengeudbetalingssystem og journalsystem, jf. Aarhus Kommunes retningslinjer for private leverandørers adgang til systemer. Orientering til borgeren om, at Aarhus Kommunes regreskrav ikke vil få nogen indflydelse på en eventuel erstatning til borgeren fra et forsikringsselskab. Samtlige verserende sager overgår ved kontraktens starttidspunkt til den valgte leverandør, herunder også verserende retssager hos den nuværende leverandør. Aarhus Kommune sikrer den fornødne systemmæssige adgang til relevante IT systemer i Aarhus Kommune for en eventuelt valgt leverandør. Adgang til kommunens elektroniske journalsystem vil blive etableret via medarbejderens egen PC uden særskilt betaling. Hvad angår den lokale IT-løsning hos en valgt leverandør, er Aarhus Kommune uvedkommende. Leverandøren står således selv for udgifter forbundet med internetopkobling, hardware og medarbejdercertifikat. Via Aarhus Kommunes hjemmeside downloades en VPN klient (AnyConnect), der giver adgang til Aarhus Kommunes netværk. Adgangen kræver medarbejderens NemID/medarbejdercertifikat. For dokumentation/tilbagemelding fra samarbejdspartnere er det gældende, at enhver skriftlig mailkorrespondance om borgeren skal ske via sikker mail. 6.2 Sagsgange og samarbejde Sagsgange I sager med mulighed for udøvelse af regres kan leverandøren via adgang til kommunens elektroniske system få adgang til relevante oplysninger herunder f.eks. blanket DP 209. Hvis leverandøren skønner mulighed for regres, eller hvor der er tvivl herom, vil leverandøren kunne få elektronisk adgang til journalen og dermed øvrige relevante dokumenter, der findes Side 13 af 38

14 elektronisk på sagen, som f.eks., rehabiliteringsplanens forberedende del og indsats del, lægeerklæringer mv. Hvis oplysningerne ikke kan fremskaffes elektronisk af leverandøren selv via adgang til kommunens elektroniske system, kan sagsbehandleren i Beskæftigelsesforvaltningen være behjælpelig med at fremsende det ønskede materiale til leverandøren, hvis det fremgår af journalen/sagen, at materialet allerede findes på sagen. Behandling af regressagen sker hos leverandøren. Efter endt sagsbehandling hos leverandøren returneres sagen elektronisk til Jobcenter Aarhus Sundhed & Ydelse, der vil sikre den rette arkivering af sagen. Forudsætningen for at rejse et regreskrav er, at leverandøren på Aarhus Kommunes vegne har vurderet, at de almindelige betingelser for at gøre et erstatningskrav gældende er til stede. Leverandøren skal således indledningsvis vurdere, om der er udvist erstatningspådragende adfærd, og om der er sammenhæng mellem denne adfærd og personskaden jf. Lov om erstatningsansvar. Leverandøren skal anmelde kravet på blanket DP210A til relevant forsikringsselskab, og blanket DP209 kan vedlægges. Aarhus Kommunes erstatningskrav er maksimalt identisk med det udbetalte dagpengebeløb før skat. For erstatningskravet er der en indbetalingsfrist på 30 dage rentefrit. Ved overskridelse af tidsfristen skal der betales sædvanlig forhalingsrente svarende til Nationalbankens gældende udlånsrente. Når leverandøren vurderer, der er mulighed for regres i en dagpengesag, skal leverandøren registrere det i Aarhus Kommunes sags-/journalsystem Kontaktperson Der vil være tilknyttet en fast kontaktperson fra Beskæftigelsesforvaltningen i Aarhus Kommune til leverandøren. Denne kontaktperson vil sørge for, at alle relevante beslutninger træffes. 6.3 Lovgivning Det forventes, at leverandøren har et indgående kendskab til den lovgivning, der er relevant for at kunne varetage opgaven. Her tænkes især på erstatningsansvarsloven og sygedagpengeloven. Det indskærpes, at udbyder ikke har en vejledningsforpligtelse over for leverandøren på disse områder. Side 14 af 38

15 6.4 Øvrige krav til opgaveløsningen Aarhus Kommune ønsker endvidere at fremhæve følgende krav til opgaveløsningen, som leverandøren skal være opmærksom på: Krav vedrørende behandling af anker/klager Krav vedrørende aktindsigt Krav vedrørende rapportering og indbetaling Krav vedrørende sociale klausuler Krav vedrørende behandling af klager Borgere, der modtager eller har modtaget sygedagpenge, og som har været udsat for en ulykke/skade, hvor der er en ansvarlig skadesvolder, kan have ringe lyst til at genopleve forløbet. Derfor er det af stor betydning for borgeren, at der er en omsorgsfuld og professionel behandling af sagen hos leverandøren. Borgeren kan klage over kommunens beslutninger. Sådanne klager skal altid besvares af Aarhus Kommune. Såfremt en borger stiler en sådan klage til leverandøren, er denne forpligtet til at bringe den videre til Aarhus Kommune. Såfremt leverandøren i forbindelse med opgaveløsningen i øvrigt modtager klager fra borgeren, skal disse klager straks videregives til kontaktpersonen, og borgeren skal gøres bekendt med dette. Kontaktpersonen kan anmode om en udtalelse fra leverandøren. Udtalelsen skal altid være skriftlig på forlangende. Aarhus Kommune forbeholder sig ret til løbende at vurdere oplevelsen af borgertilfredshed i leverandørens løsning af opgaven Krav vedrørende aktindsigt Nedenfor er gengivet Aarhus Kommune krav til leverandørens fremgangsmåde ved forsikringsselskabers anmodning om aktindsigt. Når forsikringsselskaber anmoder om aktindsigt i en borgers sag, fordi leverandøren på kommunens vegne har anmodet om regres mod selskabet, skal leverandøren være opmærksom på, at der er et særligt hensyn at tage til borgeren. Side 15 af 38

16 Forsikringsselskaber og andre må ikke via aktindsigten, som alene er udløst pga. en regressag mellem selskabet og leverandøren (for kommunen), få en indirekte og udvidet adgang til personfølsomme oplysninger til skade for borgeren. Lov nr. 606 af 12. juni 2013 om offentlighed i forvaltningen (offentlighedsloven) regulerer et forsikringsselskabs anmodning om aktindsigt i en borgers sag, når leverandøren på kommunens vegne har besluttet at rejse en regressag. Hvis forsikringsselskabet ikke har fuldmagt fra borgeren til aktindsigt, medfører det, at forsikringsselskabet ikke kan få udleveret oplysninger om borgerens private forhold. Hvis forsikringsselskabet har en fuldmagt fra borgeren, skal det sikres, at fuldmagten ikke er for generel eller af uspecificeret karakter. I så fald kan leverandøren på vegne af kommunen nægte aktindsigt i borgerens personfølsomme oplysninger. Det skal derfor sikres, at det klart fremgår af en fuldmagt: Hvem akterne må udleveres til, Hvilken type af akter, der må udleveres, og til Hvilket formål akterne (ofte helbredsoplysninger) skal anvendes Et forsikringsselskab er kun berettiget til at rekvirere de oplysninger, der er nødvendige til det angivne formål. Formålet vil være, at kunne vurdere den regresudløsende begivenhed. Hvis en fuldmagt giver anledning til tvivl, kontaktes forsikringsselskabet og borgeren. Eksempelvis hvis der opstår behov for at få borgerens præcisering af, hvilke oplysninger en fuldmagt omfatter. I tvivlstilfælde vil det også være muligt at lade aktindsigten til et forsikringsselskab foregå via borgeren (eller dennes advokat) således, at det overlades til borgeren selv at tage stilling til hvilke akter, der skal videregives til forsikringsselskabet. Det er god forvaltningsskik, at borgeren kontaktes forinden udlevering af akter til et selskab. Omfanget af aktindsigt er som udgangspunkt de akter, der begæres aktindsigt i. Dog med den modifikation at aktindsigten kun omhandler de akter/oplysninger, der er nødvendige set i forhold til formålet med aktindsigten. Dvs. de akter, der er nødvendige og sagligt velbegrundet for, at selskabet kan bedømme den konkrete regressag. Side 16 af 38

17 Leverandøren skal forinden, aktindsigt tillades, indhente tilladelse hertil via kontaktpersonen i Beskæftigelsesforvaltningen. Meddelelse af aktindsigt er en afgørelse. Hvis en anmodning om aktindsigt ikke imødekommes fuldt ud, skal afgørelsen begrundes og følges af en klagevejledning. Klageinstansen er Ankestyrelsen. Hvis en anmodning om aktindsigt ikke imødekommes/afslås inden 7 dage efter, at den er modtaget hos leverandøren, er leverandøren forpligtet til at underrette selskabet herom. Forsikringsselskabet skal samtidig have besked om, hvornår afgørelsen kan forventes Krav vedrørende rapportering og indbetaling Aarhus Kommune ønsker en løbende afrapportering af status på opgaveløsningen. Det er udgangspunktet, at denne informationsstrøm mellem Aarhus Kommune og leverandøren skal forløbe så administrativt enkelt som muligt. Formålet med afrapporteringen er, at Aarhus Kommune har mulighed for at følge op på, om den ydelse, der leveres, er i overensstemmelse med det aftalte. Afrapporteringsdelen indeholder en administrativ rapportering og en økonomisk rapportering. Den administrative rapportering skal indeholde en oversigt over antal nye undersøgte sager, antal verserende sager i alt, antal sager til fortsat behandling, antal sager der afventer retsafgørelse, antal nye anlagte retssager samt domsafgørelser. Rapporteringen skal endvidere indeholde et skøn over potentiale i indtjening fra sager under behandling og fra anlagte retssager. Den økonomiske rapportering er betalingsstrømme mellem Aarhus Kommune og leverandøren. Betalingsstrømme er dels Aarhus Kommunes betaling for løsning af opgaven og dels leverandørens indbetaling af regresindtægter og renteindtægter. Indbetalte regresindtægter og renteindtægter til leverandøren for en måned skal indbetales til Aarhus Kommune senest den 10. i den efterfølgende måned. Aarhus Kommune vil da til den 20. i måneden fremsende betaling for opgaven til leverandøren. Aarhus Kommunes afregning over for leverandøren vil være sammensat efter en incitamentsbaseret betalingsmodel. Betalingsmodellen er nærmere beskrevet i kapitel 7. Side 17 af 38

18 Betalingsstrømme mellem Aarhus Kommune og leverandøren skal kunne ske på en betryggende og forvaltningsmæssig korrekt måde. Der skal foreligge en årlig revisionsgodkendelse af betalingsstrømmene. Med revisionsgodkendelse af betalingsstrømmene forstås, at leverandøren hvert år i august fremsender en revisionserklæring på indgåede og videresendte regres- og regresrenteindtægter på Aarhus Kommunes sager i forudgående kontraktår. Revisionsgodkendelsen af betalingsstrømmene vil danne baggrund for eventuel udbetaling af provision jf. betalingsmodellen. Leverandørens udgifter til egen revisor i forbindelse hermed er Aarhus Kommune uvedkommende Krav vedrørende datasikkerhed For at leverandøren kan løse regresopgaven, overlader kommunen en behandling af personfølsomme oplysninger i kommunens systemer til leverandøren. Leverandøren forpligter sig derfor til at underskrive en aftale om dataansvar Krav vedrørende sociale klausuler Aarhus Kommune ønsker at skabe flere praktikpladser/løntilskudspladser /elevpladser for ledige m.v. Leverandøren bidrager til dette gennem et medansvar for at beskæftige en eller flere ledige personer, der har behov for en særlig indsats, i sammenlagt minimum et halvt år af kontraktperioden. Det kan dreje sig om personer, der: Kun vanskeligt kan opnå beskæftigelse på normale løn- og arbejdsvilkår Har begrænsninger i arbejdsevnen eller Har brug for arbejdspladserfaring, særligt i forhold til at fungere på en arbejdsplads eller Har været ude for forandringer i sine forhold, som bevirker, at vedkommende ikke har mulighed for at skaffe det nødvendige til egen eller familiens forsørgelse Side 18 af 38

19 Beskæftigelsen af disse ledige kan for eksempel være: Beskæftigelse med skånehensyn efter de sociale kapitler i overenskomsterne Ansættelse med løntilskud Fleksjob Endvidere kan der være tale om etablering af elev- eller lærlingepladser herunder efter reglerne om voksenlærlingeordningen. Også etablering af virksomhedspraktikker kan indgå i kravet om sociale klausuler. Job med løntilskud handler om opkvalificering til ordinært arbejde. Tilbuddet henvender sig til personer, der inden for en kort periode vil kunne varetage et job på ordinære vilkår. Formålet er, at give den ledige mulighed for at genopfriske faglige kvalifikationer, anvende nyerhvervede kompetencer eller vænne sig til arbejdsmarkedet. Ansættelse med løntilskud aftales individuelt. Virksomheden udbetaler som minimum overenskomstmæssig løn inden for det pågældende ansættelsesområde og modtager en delvis refusion af lønudgiften fra jobcentret. Virksomhedspraktik kan gives til alle målgrupper af ledige i forhold til gældende regler og varer typisk mellem 4 til 13 uger (for dagpengemodtagere maksimalt fire uger, for kontanthjælpsmodtagere op til 13 uger). Under praktikken modtager den ledige den forsørgelsesydelse, som personen i forvejen er berettiget til. Inden praktikperioden afsluttes, skal virksomheden give praktikanten en tilbagemelding på mulighederne for fastansættelse eller ansættelse med løntilskud i virksomheden. En virksomhedspraktik eller en løntilskudsansættelse må ikke være konkurrenceforvridende. Det betyder, at der skal være et rimeligt forhold mellem antallet af ordinært ansatte og antallet af personer i virksomhedspraktik/løntilskud på arbejdsstedet. Kravet om opfyldelse af sociale klausuler kan ikke opfyldes ved at overføre personer til den udbudte opgave, hvis personerne på tidspunktet for kontraktens indgåelse allerede har en aftale om virksomhedspraktik/løntilskudsjob eller ansættelse med leverandøren. Såfremt leverandøren ikke selv har kontakt til personer, der er berettiget til de ovennævnte ansættelser eller optræningsindsatser og/eller på egen hånd kan ansætte praktikanter, skal leverandøren rette henvendelse til kontaktpersonen hos Beskæftigelsesforvaltningen. Herfra tages kontakt til Jobcenter Aarhus med henblik på at få formidlet personer til den relevante beskæftigelse. Hvis det via Jobcenter Aarhus ikke er muligt af få formidlet Side 19 af 38

20 personer til leverandøren, bortfalder kravet om at beskæftige en eller flere personer på særlige vilkår i sammenlagt minimum et halvt år af kontraktperioden. 7. Betalingsmodel 7.1 Incitamentsbaseret betalingsmodel Det overordnede langsigtede mål for regresområdet er, at optimere provenuet ved regres for sygedagpenge, der er en følge af en ansvarspådragende handling. Aarhus Kommune ønsker at fremme dette mål gennem en incitamentsbaseret betalingsmodel, som belønner den leverandør, som gennem sin opgavevaretagelse formår at fastholde eller hæver det nuværende niveau for regresindtægter. Betalingsmodellen kan bestå af et eller flere elementer alt efter leverandørens tilbud af hvilken model, der bedst forbedrer Aarhus Kommunes nuværende niveau for nettoindtjening på regresområdet. 7.2 Betalingsmodellens elementer Betalingsmodellens elementer Betalingsmodellen kan bestå af to delelementer: Fast årlig driftsbetaling Provision af regresindtægter over 12 mio. kr. årligt Tilbudsgiver skal afgive tilbud på: Ønsket fast driftsbetaling for hele kontraktperioden på fire år i kroner eksklusiv moms, samt Ønsket provision af regresindtægter over 12 mio. kr. årligt Betalingsmodellen skal, jf. tilbudsskema (bilag 2), angives med beløb for hele den faste driftsbetaling opgjort som et samlet beløb for kontraktperioden på fire år samt eventuelt en ønsket provision. Den faste årlige driftsbetaling vil svare til det tilbudte samlede beløb for fast driftsbetaling delt med 4. Beløbet prisreguleres ikke. Side 20 af 38

21 7.2.2 Eksempel på betalingsmodel I det følgende gives to eksempler på en betaling til en leverandør. Der er alene tale om fiktive eksempler, hvor formålet er at vise eksempler på forskellig sammensætning af afregningsmodel. Eksempel 1: En samlet fast driftsbetaling på 4,0 mio. kr. giver en fast årlig driftsbetaling på 1,0 mio. kr. 10% provision af regresindtægt over 12 mio. kr./år Leverandøren opnår regresindtægter til kommunen på 15 mio. kr. i et kontraktår. Hermed får leverandøren i dette kontraktår følgende betaling: Driftsbetaling: kr. Provision af mio. kr kr. Samlet betaling: kr. Eksempel 2: En samlet fast driftsbetaling på 5,0 mio. kr. giver en fast årlig driftsbetaling på 1,2mio. kr. 5% provision af regresindtægt over 12 mio. kr./år Leverandøren opnår regresindtægter til kommunen på 15 mio. kr. i et kontraktår. Hermed får leverandøren følgende betaling i dette kontraktår: Driftsbetaling: kr. Provision af mio. kr kr. Samlet betaling: kr. Indbetalte regresindtægter og renteindtægter til leverandøren for en måned skal indbetales til Aarhus Kommune senest den 10. i den efterfølgende måned. Aarhus Kommune vil da til den 20. i måneden fremsende betaling for opgaven til leverandøren. Såfremt indtægtsniveauet ikke lever op til det tidligere niveau i Aarhus Kommune, kan Aarhus Kommune vælge at ophæve aftalen med leverandøren, jf. udkast til kontrakt. Side 21 af 38

22 8. Formkrav 8.1 Spørgsmål til udbuddet Eventuelle spørgsmål til udbuddet fremsendes skriftligt til Driftschef Anna Marie Mikkelsen Jobcenter Aarhus Sundhed & Ydelse pr. Frist for modtagelse af spørgsmål fremgår af afsnit 2.1. Tidsfrister. Alle spørgsmål vil blive besvaret skriftligt, og spørgsmål og svar vil, i anonymiseret form, blive udsendt til alle, som har fået udleveret udbudsbetingelserne, jf. afsnit 2.1. Tidsfrister. 8.2 Tilbudsfrist Tilbuddet skal være Aarhus Kommune, Magistratsafdelingen for Sociale Forhold og Beskæftigelse i hænde senest den torsdag den 9. februar 2017, kl på følgende adresse: Aarhus Kommune, Beskæftigelsesforvaltningen, Jobcenter Aarhus Sundhed & Ydelse Værkmestergade 15B 8000 Aarhus C att.: Driftschef Anna Marie Mikkelsen 8.3 Aflevering af tilbud Tilbuddet inklusiv bilag afleveres elektronisk på USB stick samt fremsendes i 5 eksemplarer i papirform. Tilbuddet mærkes Varetagelse af regresopgaven og Må ikke åbnes i posten. Forsendelsen skal være lukket. Tilbudsgiver bærer selv ansvaret for, at tilbuddet når rettidigt frem. Et af tilbuddene mærkes Original. Side 22 af 38

23 8.4 Vilkår for afgivelse af tilbud Udbuddets form Udbuddet gennemføres i henhold til Udbudsloven (L19/2015). Udbuddet gennemføres som et udbud med ret til forhandling efter Udbudslovens afsnit III Indkøb af sociale og andre specifikke tjenesteydelser over tærskelværdien (light regimet) Sprog Tilbuddet skal være skriftligt og afgives på dansk Udarbejdelse af tilbuddet Alle punkter i udbudsbetingelserne besvares af tilbudsgiver, jf. tilbudsdispositionen kapitel 9, da vurderingen foretages på grundlag af disse punkter. De vedlagte bilag til udfyldelse benyttes i forbindelse med tilbudsafgivelse Flere tilbud Tilbudsgiver kan ikke afgive mere end et tilbud Alternative bud Der kan ikke afgives alternative bud Vedståelsesfrist Tilbuddet er bindende for tilbudsgiver i 4 måneder fra fristen for modtagelse af tilbud. Vedståelsesfristen for de øvrige tilbudsgivere bortfalder, så snart kontrakten er underskrevet af Aarhus Kommune og den vindende tilbudsgiver Tilbudsgivers forbehold Det præciseres, at forbehold for grundlæggende elementer i udbudsbetingelserne, herunder bilag 1 Udkast til Kontrakt medfører, at Aarhus Kommune har pligt til at se bort fra tilbuddet. Ved forbehold, der ikke vedrører grundlæggende elementer i udbudsbetingelserne, har Aarhus Kommune ret til at se bort fra tilbuddet. Tilbudsgiver forventes at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsbetingelserne afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsbetingelserne, Side 23 af 38

24 jf. udbudsbetingelsernes afsnit 8.1. Spørgsmål til udbuddet, således forbehold i videst muligt omfang kan undgås Ejendomsret Udbudsmaterialet, herunder samtlige bilag og de informationer, der findes heri, er Aarhus Kommunes ejendom og behandles fortroligt. Det må ikke kopieres og/eller bruges i andre sammenhænge uden skriftlig tilladelse fra Aarhus Kommune. 9. Tilbudsdisposition Tilbudsdispositionen indeholder en ramme for tilbudsafgivelsen. Tilbuddet bør således omfatte alle punkter i tilbudsdispositionen. Formålet er at sikre sammenlignelighed i tilbuddene samt, at alle relevante forhold bliver behandlet i tilbuddet. Hvis ikke andet udtrykkeligt fremgår af tilbuddet, lægges udbudsbetingelserne til grund som en del af tilbuddet. Det skal understreges, at bilag 1 Udkast til kontrakt er en integreret del af udbudsmaterialet. Punkt Indhold 1 Indledning Herunder angivelse af tilbudsgivers navn, adresse, CVRnummer og kontaktperson (herunder og telefonnummer). Det bedes fremgå, at tilbuddet vedstås i 4 måneder fra fristen for modtagelse af tilbud. Såfremt tilbudsgiver ikke bekræfter dette i sit tilbud, vil tilbuddet være at betragte som ikke-konditionsmæssigt. 2 Resumé Kort resumé af tilbuddet. Afsnittet skal indeholde en kort beskrivelse af tilbuddets hovedelementer. 3 Mindstekrav Mindstekrav af økonomisk og teknisk art, som skal opfyldes, jf. afsnit De indkomne tilbud skal som minimum indeholde nedenstående materiale for at blive betragtet som konditionsmæssigt. 3.1 Tilbudsgivers forhold: Erklæring om, i hvilket omfang virksomheden har ubetalt forfalden gæld til det offentlige. Fortrykt formular findes som Side 24 af 38

25 bilag Økonomisk og finansiel formåen: Aarhus Kommune vil kun indgå kontrakt med økonomisk solide virksomheder, da det har væsentlig betydning, at ansøgers virksomhed består under hele kontraktperioden. Som dokumentation for tilbudsgivers økonomiske og finansielle formåen skal tilbudsgiver vedlægge følgende materiale: Soliditetsgrad i det senest afsluttede regnskabsår. Oplysninger om tilbudsgivers samlede omsætning, herunder omsætning inden for det aktivitetsområde, der er omfattet af udbuddet, de seneste 2 afsluttede regnskabsår. 3.3 Faglig formåen: Aarhus Kommune ønsker at indgå aftale med en erfaren og velegnet tilbudsgiver. Som dokumentation for tilbudsgivers faglige formåen skal tilbudsgiver vedlægge følgende materiale: Referenceliste over de væsentligste regresopgaver og sammenlignelige ydelser, tilbudsgiver har udført i løbet af de seneste tre år, med angivelse af beløbsmæssigt omfang og tidspunktet herfor samt navn på modtager. Aarhus Kommune forbeholder sig ret til at undersøge de indsendte referencer. 4 Kriterium for tildeling - Det økonomisk mest fordelagtige tilbud 4.1. Underkriterium 1 - Pris Tilbudsgiver bedes anføre følgende oplysninger: Ønsket fast samlet driftsbetaling for kontraktperioden på 4 år i kroner eksklusiv moms Provision af regresindtægter over 12 mio. kr./år, jf. kapitel Underkriterium 2 - Kvalitet Der ønskes på følgende områder beskrivelser af kvaliteten, der falder ud over minimumskravene, som beskrevet i afsnit 5.2. Tilbudsgiver har en respektfuld og troværdig kontakt til borgeren De benyttede medarbejderes faglige niveau, erfaring og uddannelse Tilbudsgivers organisatoriske struktur og tilrettelæggelse af opgaven Side 25 af 38

26 Tilbudsgivers interne arbejdsgange, herunder kvalitetssikring Forventning til effekt af leverandørens indsats 4.3 Underkriterium 3 - Fleksibilitet Der ønskes fremført eksempler på fleksibilitet: Fleksibilitet omkring særlig indsats Fleksibilitet omkring udsøgning af sager og instruktion/information af kommunens sagsbehandlere 5. Tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen Hvis tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen (for eksempel underleverandør), angives det samt omfanget heraf i tilbuddet. Side 26 af 38

27 Bilag 1 Udkast til kontrakt AFTALE OM VARETAGELSE AF REGRESOPGAVEN mellem Virksomhedsnavn Vej + nr. Postnr. + By CVR nr. (herefter kaldet leverandøren) og Aarhus Kommune Magistratsafdelingen for Sociale forhold og Beskæftigelse Jobcenter Aarhus Sundhed & Ydelse Værkmestergade 15 B 8000 Aarhus C (herefter kaldet Aarhus Kommune) Side 27 af 38

28 1. Indledning Aarhus Kommune, Jobcenter Aarhus Sundhed & Ydelse, har i 2016/2017 gennemført et offentligt udbud vedrørende varetagelse af regresopgaven. På baggrund af de indkomne tilbud har Aarhus Kommune, Beskæftigelsesforvaltningen, Jobcenter Aarhus Sundhed & Ydelse, valgt leverandørens tilbud, da dette vurderes at være det for kommunen økonomisk mest fordelagtige tilbud. Kontraktgrundlaget består i prioriteret rækkefølge af: A. Denne kontrakt mellem leverandøren og Aarhus Kommune B. Udbudsmaterialet fra Aarhus Kommune af december 2016 C. Tilbud fra leverandøren af (dato) Leverandøren forpligter sig ved nærværende aftale til at levere de i aftalen nævnte ydelser på de beskrevne vilkår og til de anførte priser. Medmindre andet fremgår klart og utvetydigt af leverandørens tilbud, forudsættes alle krav i udbudsmaterialet overholdt. 2. Leverandørens ydelse Varetagelse af regresopgaven, jf. udbudsmaterialet. 3. Kvalitetsstyring Leverandøren er forpligtet til at drage omsorg for, at det gennem den løbende kvalitetsstyring sikres, at de konkrete opgaver til stadighed løses i overensstemmelse med den kvalitet og de arbejdsgange, der er beskrevet i leverandørens tilbud. 4. Dokumentation og oplysningspligt Leverandøren skal overholde Persondataloven om behandling af personoplysninger, da leverandøren kommer til at behandle personhenførbare oplysninger og bliver dataansvarlig i relation hertil. De oplysninger, som leverandøren får i forbindelse med varetagelse af opgaven for Aarhus Kommune, må kun anvendes ved løsning af regresopgaven for Aarhus Kommune. Side 28 af 38

29 Kommunen stiller ikke krav om, at leverandøren skal anvende et bestemt administrativt system, dog skal leverandøren foretage nødvendig indberetninger i henhold til udbudsmaterialet. Oplysninger skal som hovedregel indberettes elektronisk i en, for kommunen, brugbar version. Leverandøren anskaffer selv nødvendigt hardware hertil. Leverandøren er forpligtet til løbende at orientere kommunen om alle forhold, der kan have eller vil få væsentlig betydning for opgavevaretagelsen. Forhold af uopsættelig karakter skal dog straks oplyses til kommunen, ligesom leverandøren kan orientere den relevante medarbejder i kommunen direkte. 5. Dataansvar Leverandøren er ansvarlig for, at kommunens data-sikkerhedsregler overholdes ved anvendelse af kommunens it-systemer. Leverandørens dataansvar er reguleret i separat aftale om dataansvar indgået mellem kommunen og leverandøren. 6. Honorar Leverandøren er i aftalens løbetid forpligtet til at levere de under punkt 2 anførte ydelser til følgende priser: Her indsættes leverandørens tilbudsliste/priser. 7. Fakturering og betalingsbetingelser Alle fakturaer skal fremsendes elektronisk til Beskæftigelsesforvaltningen, Værkmestergade 15 B, 8000 Aarhus C, att.: Anna Marie Mikkelsen, Driftschef. Leverandøren er forpligtet til ved afregning i hver enkelt opgave at opstille et specificeret regnskab. Aarhus Kommunes betalingsbetingelser er fakturadato plus 30 kalenderdage. Afsendelse af betalingen fra Aarhus Kommune på forfaldsdag betragtes som rettidig betaling. Side 29 af 38

30 Alle fakturaer skal fremsendes elektronisk i det fællesoffentlige format OIOXML via VANS (Value Added Network Service) til følgende eannummer: Af fakturaen skal følgende oplysninger fremgå: Ordre- eller rekvisitionsnummer EAN-lokationsnummer på den enhed i Aarhus Kommune, som skal modtage fakturaen Personreference navn på ordregiveren Institutionens kontostreg (såfremt enheden har oplyst en sådan) Leverandørens CVR-nummer Aarhus Kommune er berettiget til at udskyde betalingen, hvis faktura ikke modtages elektronisk, eller hvis ovenstående oplysninger mangler. 8. Klager Klager m.v. fra borgere eller andre vedrørende opgavevaretagelsen, leverandøren eller dennes medarbejdere skal straks videregives til kommunen. Skriftlige henvendelser skal sendes i kopi til kommunen. Besvarelser af disse henvendelser sker efter forudgående drøftelse mellem leverandøren og kommunen. 9. Ejendomsret Ved ophør af samarbejdet er leverandøren på forlangende forpligtet til at udlevere alle data vedrørende Aarhus Kommune, som leverandøren måtte være kommet i besiddelse af i forbindelse med løsningen af en konkret opgave. Alle ønskede data, herunder Regressager, der skal på arkiv, Relevant sags materiale i regressagerne og Retssager er leverandøren forpligtet til at aflevere senest 14 dage efter kontraktens ophør eller senest 14 dage efter, at kommunens anmodning om at få dataene, fremsættes. Side 30 af 38

31 10. Organisation, kommunikation og evaluering Nærværende kontrakt er organisatorisk forankret i Beskæftigelsesforvaltningen, Jobcenter Aarhus Sundhed & Ydelse. Den overordnede kontakt mellem leverandøren og Aarhus Kommune sker via Driftschefen. Leverandørens kontraktansvarlige er: (navn) Det er en væsentlig forudsætning for Aarhus Kommune, at der så vidt muligt ikke sker udskiftning af den kontraktansvarlige i kontraktens løbetid. Aarhus Kommunes kontaktperson(er) er: (navn) 11. Evaluering På hver af parternes initiativ foretages en fælles evaluering af samarbejdet mellem leverandøren og Aarhus Kommune. Som faste emner for en evaluering er: - Her indsættes relevante emner - Øvrige temaer, som leverandøren eller Aarhus Kommune finder relevante Samarbejdet evalueres under alle omstændigheder efter 1 år fra aftalens ikrafttræden og med de nævnte temaer. 12. Sociale klausuler Leverandøren skal sikre, at der sammenlagt i minimum et halvt år af kontraktperioden ansættes en eller flere medarbejdere på særlige vilkår. Dette kan være i virksomhedspraktik eller i job med løntilskud. Ved medarbejdere til ansættelse på særlige vilkår forstås personer, der kun vanskeligt kan opnå beskæftigelse på normale løn- og arbejdsvilkår har begrænsninger i arbejdsevnen eller har brug for arbejdspladserfaring, særligt i forhold til at fungere på en arbejdsplads eller har været ude for forandringer i sine forhold, f.eks. i form af sygdom, arbejdsløshed eller samlivsophør, som bevirker, at vedkommende ikke Side 31 af 38

32 har mulighed for at skaffe det nødvendige til egen eller familiens forsørgelse Såfremt leverandøren ikke selv har kontakt til personer, der er berettiget til ansættelse på særlige vilkår og/eller på egen hånd kan ansætte praktikanter, skal leverandøren rette henvendelse til kontaktpersonen Beskæftigelsesforvaltningen. Herfra vil blive etableret kontakt til Jobcenter Aarhus for, at leverandøren kan få formidlet en person/personer til beskæftigelse i virksomhedspraktik og/eller løntilskud eller andet. Såfremt leverandøren via Jobcenter Aarhus ikke kan få formidlet personer til beskæftigelse på særlige vilkår, bortfalder kravet om at beskæftige en eller flere personer på særlige vilkår. Leverandøren skal på Aarhus Kommunes anmodning dokumentere, at kravet om ansættelser på særlige vilkår opfyldes. Såfremt der opstår uenighed om, hvorvidt leverandørens manglende ansættelse af en person/personer på særlige vilkår er berettiget, kan Aarhus Kommune forlange en uddybende redegørelse fra leverandøren. Såfremt Aarhus Kommune fortsat finder leverandørens handling uberettiget, kan Aarhus Kommune meddele dette til leverandøren med tilkendegivelse af, at manglende opfyldelse af ansættelser på særlige vilkår vil blive betragtet som misligholdelse af aftalen. Sker der efter påbud fortsat misligholdelse fra leverandørens side, kan Aarhus Kommune hæve aftalen. 13. Aftalens varighed og opsigelse Aftalen træder i kraft den 1. juli 2017 og har en varighed på fire år med mulighed for forlængelse yderligere et år. 14. Forsikring Leverandøren er forpligtet til at tegne professionel erhvervsansvarsforsikring og opretholde sådan forsikring i hele aftaleperioden. Aarhus Kommune er berettiget til på ethvert tidspunkt i aftalens løbetid at forlange dokumentation for, at forsikringen er i kraft. 15. Misligholdelse Enhver af parterne kan hæve kontrakten uden varsel, såfremt modparten gør sig skyldig i væsentlig misligholdelse, eller såfremt aftalegrundlaget Side 32 af 38

33 gentagne gange overtrædes, uden der isoleret set foreligger en væsentlig misligholdelse. Såfremt leverandøren ikke er i stand til at præstere regresindtægter pr. år på minimum 12 mio. kr., kan det blive betragtet som en misligholdelse af aftalen. I øvrigt er parterne ansvarlig efter dansk rets almindelige regler om misligholdelse, herunder reglerne om forholdsmæssig afslag, erstatningsansvar m.v. 16. Offentliggørelse Nærværende kontrakt betragtes som fortrolig. I det omfang gældende lovgivning - herunder Lov om offentlighed i forvaltningen - og andre regler om aktindsigt ikke er til hinder herfor, må kontrakten hverken helt eller delvist offentliggøres, uden at parterne på forhånd og skriftligt har aftalt, hvad der skal/kan offentliggøres. Ved eventuelle senere udtalelser til pressen, om det af kontrakten omfattede, skal modparten orienteres om udtalelserne straks herefter. 17. Tavshedspligt Leverandøren har i forhold til 3. mand tavshedspligt med de oplysninger, som denne kommer i besiddelse af ved udførelse af opgaver for Aarhus Kommune, jf. også kontraktens pkt Overdragelse af kontrakt Ingen af parterne er berettiget til at overdrage sine rettigheder og forpligtelser i henhold til nærværende aftale til tredjemand uden forudgående skriftlig accept fra den anden part. 19. Lovvalg og afgørelse af tvister Nærværende kontrakt er undergivet dansk ret. Såfremt der opstår en uoverensstemmelse mellem parterne i forbindelse med nærværende kontrakt, skal parterne med en positiv, samarbejdende og ansvarlig holdning søge at indlede forhandlinger med henblik på at løse tvisten. Side 33 af 38