Ja, det forudsætter Skive Kommune Ja, Skive Kommune ønsker, at den valgte leverandør selv foretager vurderingerne.

Transkript

1 Nr. Spørgsmål Svar Dato 1. Forudsætter Skive Kommune, at alle omkostninger forbundet med gennemførelse af en retssag vedrørende spørgsmålet om regres i en given sag afholdes af leverandøren, herunder afgifter, positive omkostninger samt omkostninger til modparten, hvis sagen tabes helt eller delvist samt omkostninger i øvrigt ved førelse af en retssag? Ja, det forudsætter Skive Kommune. 2. Det anføres på side 7 under punkt 3.1., at leverandøren skal vurdere, om der skal indgås forlig eller iværksættes retslige skridt. Skal det forstås således, at det også er leverandøren, der afgør om en retssag skal føres eller om et forligstilbud skal accepteres? 3. Hvilke sagsbehandlings- og dokumenthåndteringssystemer, herunder postsystemer anvender kommunen og får tilbudsgivers medarbejdere adgang til disse? Bliver de medarbejdere, der skal varetage opgaven for tilbudsgiver, oprettet i Outlook eller tilsvarende? 4. For at sikre den nemmeste og mest hensigtsmæssige sagsbehandling, bliver tilbudsgivers medarbejdere formelt ansat i kommunen? Når de pågældende skal sende breve til forsikringsselskaberne vil det være nemmest, at kommunens brevpapir med logo samt indskrevne kontaktoplysninger anvendes. For søgning af sager, lægges til grund at der søges på årslister (dp 150) fra Doc2archive. Det ønskes oplyst, om det skal ske på anden måde? F.eks. ved at man i kommunens sagsbehandlingssystem kan søge direkte på oplysningsskemaerne dp 300 a-c. Når der søges sager på et givet årstal enten ved dp 150 eller på anden måde, sammenholdes disse oplysninger med oplysningerne i Kommunedata (Cicsen, N 402- N409)). Af oplysningerne fra N402 vil det fremgå, om der er sager fra Må disse sager behandles jf. option herom i punkt 2.2 i udbudsmaterialet? 5. Meddelelse af aktindsigt eller afslag herpå er myndighedsudøvelse, idet det er en formel afgørelse. Varetagelse af regresopgaven er ikke en myndighedsopgave. Er det muligt at opgaven om aktindsigt kan varetages af forvaltningen? Anmodninger om Ja, Skive Kommune ønsker, at den valgte leverandør selv foretager vurderingerne. Skive Kommune anvender KMD SAG, KMD CICS og Outlook. Jf. bl.a. pkt får den valgte leverandør adgang til kommunens fagsystemer. Den valgte leverandørs medarbejder får ikke adgang til kommunens Outlook løsning. Det forventes, at den valgte leverandør anvender eget mailsystem, og herunder tager hensyn til at mailkorrespodance om borgeren sker via sikker mail. Den valgte leverandørs medarbejder bliver ikke ansat i Skive Kommune. Det forventes, at korrespodance i sagerne foregår på den valgte leverandørs eget brevpapir mm.. Det er optil den valgte leverandør, hvordan sagerne fremsøges, og hvilken metode der anvendes, da der gives fuld adgang i systemet. Sager fra 2014 må kun behandles, hvis Kommunen ønsker at benytte sig af optionen på forlængelse. Kommunen vil give leverandøren besked hvis man ønsker at benytte sig af optionen på forlængelse, jf. afsnit 2.2 i udbudsmaterialet. Ja, det er en mulighed, at anmodninger om aktindsigt kan varetages af Skive Kommune, Sygedageafdelingen. Det forventes dog fortsat, at den valgte leverandør giver aktindsigt i akter, der findes alene i regressagen som 1

2 aktindsigt fra forsikringsselskaber vedrører altid lægelige akter samt journaler i sygedagpengesagen, hvorfor det er uhensigtsmæssigt at tilbudsgiver skal varetage denne opgave. Tilbudsgiver meddeler selvsagt aktindsigt i regressagens akter. varetages af den valgte leverandør. Det bemærkes, at dp 209 er en samtykkeerklæring fra borgeren om videregivelse af oplysninger i relation til regressagen. Der kræves ikke særskilt fuldmagt. 6. Hvor ofte skal afrapportering ske? Der foreslås første gang efter 3 måneder og derefter hvert ½ år. Skal forsikringsselskabernes indbetaling ske på kommunens konto eller til tilbudsgiver? Der anbefales kommunens regreskonto. For at sikre, at tilbudsgiver har indseende med indgåede regresrav fra forsikringsselskaber, får tilbudsgiver se-adgang til den del af kommunens økonomisystem, hvor kravene indgår? 7. Af udbudsmaterialets pkt fremgår blandt andet, at i sager med mulighed for udøvelse af regres kan leverandøren via adgang til kommunens elektroniske system få adgang til relevante oplysninger. Skive Kommune bedes oplyse, hvad der skal forstås ved relevante oplysninger. 8. Videre fremgår af pkt , at hvis leverandøren skønner mulighed for regres, eller hvor der er tvivl herom, vil leverandøren kunne få elektronisk adgang til journalen og dermed øvrige relevante dokumenter, der findes elektronisk på sagen, som fx rehabiliteringsplan, lægeerklæringer mv. Skive Kommune bedes oplyse, om det ovenfor anførte skal forstås således, at leverandørens adgang til kommunens elektroniske system er todelt således, at leverandøren i første omgang (dvs. i sager med mulighed for udøvelse af regres) kun har en begrænset adgang til at se, hvilke dokumenter, der er registreret på den enkelte sag, og først, når der skønnes mulighed for regres eller der er tvivl derom, skal anmode Skive Kommune skal jf og MK 8 have en løbende afrapportering af status på opgaveløsningen. Det er udgangspunktet, at denne informationsstrøm mellem Skive Kommune og den valgte leverandør skal forløbe så administrativt enkelt som muligt. Skive Kommune vil herunder også acceptere at afrappotering sker med intervaller af 3 mdr. Forsikringsselskaberne mm. skal indbetale regresskravene direkte på den valgte leverandørs regreskonto. Nej den valgte leverandør får ikke se-adgang til kommunens økonomistystem. Skive Kommune forstår ved relevante oplysninger alle kommunens akter fra sygedagpengesagerne herunder også oplysninger fra Ydelseskontoret. Adgangen til kommunens system er ikke todelt. Der henvises til pkt

3 om yderligere tilladelse hos kommunen til elektronisk adgang til indholdet af oplysningerne og/eller yderligere elektronisk tilgængeligt materiale. 9. Videre fremgår af pkt , at der er elektronisk adgang til journalen og øvrige relevante dokumenter, men hvis oplysningerne ikke kan fremskaffes elektronisk, kan sagsbehandleren være behjælpelig med at fremsende det ønskede materiale. Kommunen bedes oplyse, hvor stor en del af akterne i kommunens sygedagpengesager, der er tilgængelige elektronisk. Herunder hvor stor andel af alle sygedagpengeanmodningerne, helbredsoplysningerne, ressourceprofilerne, som er tilgængelige. 10. Kommunen bedes oplyse navnet på sit sygedagpengejournaliseringsprogram. 11. Kommunen bedes oplyse følgende om regresopgaven for årene hvert år for sig: a. Hvor mange sygedagpengeanmodninger har kommunen modtaget? b. Hvad er antallet af sygedagpengesager, som skal undersøges? c. Hvor mange sygedagpengeregressager har kommunen løbende selv behandlet? 12. Hvordan er sygedagpengeanmodningerne (dp300 erne) for årene registreret i journaliseringssystemet? 13. Det fremgår, at en revisionsvirksomhed har udført en ekstra indsats for konkrete udvalgte sager fra 2009 og Kommunen bedes i relation hertil oplyse følgende: a. Hvornår er arbejdet udført? b. Hvornår er de regresindtægter, som revisionsvirksomheden inddrev indtægtsført? c. Er der tale om et antal sager, som kommunen har bedt revisionsvirksomheden om at undersøge, eller har revisionsvirksomheden selv fundet de sager, som revisionsvirksomheden har undersøgt? Som udgangspunkt findes alle sager elektronisk i kommunens dokumenthåndteringssystem, og her vil alle akter, som kommunen er i besiddelse af også indgå. Hvis der i helt særlige tilfælde findes kommunale oplysninger, som ikke foreligger elekstronisk, vil Sygedagpengeafdelingen være behjælpelig. Det er kommunens forventning, at alle sygedagpengeanmodningerne, helbredsoplysningerne, ressourceprofilerne mv., burde være tilgængelige elektronisk. Skive Kommune anvender KMD SAG. Ad a: Kommunen har modtaget: 2011: incl. barselssager 2012: eksl. barselssager 2013: eksl. barselssager Ad b: Antallet af sygedagpengesager, der skal undersøges er ukendt. Ad c: Kommunen har selv behandlet følgende sager: 2011: : : 42 DP300 vil kunne findes i sager, der er navngivet Udbetaling sygedagpenge og Sygedagpengeopfølgning i KMD SAG. Ad a: Opgaven startede i maj 2012 og løber fortsat for perioden 2009 og 2010, da ikke alle sager er afsluttet endnu. Ad b: De er indtægtsført i det år, de er modtaget hos Skive Kommune. Ad c: Revisionsvirksomheden har selv fundet de sager, som revisionsvirksomheden har undersøgt. Ad d: Revisionsvirksomheden modtog en liste med sager 3

4 d. Hvor mange sager undersøgte revisionsvirksomheden? e. Hvor mange af de undersøgte sager, fandt revisionsvirksomheden regres i? f. Hvor mange retssager anlagde revisionsvirksomheden? g. Er der tale om undersøgte sager, hvor skaden skete/sygemeldingen blev registreret i 2009 og 2010 eller er der tale om sager, hvor der blev udbetalt sygedagpenge i 2009 og h. Har revisionsvirksomheden også undersøgt sager, hvor der har været udbetalt sygedagpenge i 2011, 2012 og 2013 eller er det kun Skive Kommunes egne medarbejdere, som har undersøgt sager, hvor der har været udbetalt sygedagpenge i ? 14. Af udbudsmaterialet fremgår det, at kommunen i 2011 har inddrevet regresindtægter med 1,97 mio. kr. Af Danmarks Statistik (statistikbanken.dk) fremgår det, at Skive Kommune i 2011 havde regresindtægter med 1,588 mio. kr. Hvad er årsagen til den store difference mellem beløbet i udbudsmaterialet og beløbet, som kommunen har indberettet til Danmarks Statistik? 15. Kan den valgte leverandør få fysisk adgang til kommunens arkiv af sygedagpengesager for årene ? og virksomheden udvalgte 21 sager og har efterfølgende søgt regres i 12 sager. Ad e: Se svar under ad. d. Ad f: Ingen sager. Ad g: Der er tale om sager, hvor der blev udbetalt sygedagpenge i 2009 og 2010 og hvis der var udbetalinger i 2011 i de versernede sager hos virksomheden, blev disse regresbeløb også opkrævet. Ad h: Det er kun Skive Kommunes medarbejder der har undersøgt sager, hvor der har været udbetalt sygedagpenge i Se dog svar i ad. g. Det er kommunens opfattelse, at beløbet hos Danmarks Statestik i 2011 er for lavt, og kommunen må ved en fejl have konteret regresindtægterne på en anden gruppering/art, som derfor ikke fremgår af Danmarks Statestiks tal. Den valgte leverandør vil få elektronisk adgang til kommunens arkiv af sygedagpengesager for årene Hvis leverandøren vælger at føre retssag mod et forsikringsselskab, hvor forsikringsselskabet bliver frifundet, og kommunen bliver dømt til at skulle betale sagens omkostninger, hæfter leverandøren da for de sagsomkostninger, som kommunen bliver dømt til at betale? Ja, se også svar på spørgsmål I henhold til udbudsmaterialets pkt. 3.1 fremgår det blandt andet, at den samlede opgave er nærmere konkretiseret ved, at leverandøren skal basere sin opgaveløsning på, at opgaven indeholder følgende elementer: Udsøgning [ ] Opkrævning [ ] Beregning [ ] Inddrivelse [ ] Vurdering af konfliktsager [ ] Gennemførelse af retssager [ ] a. Er det herefter korrekt forstået, at hvis kommunen bliver mødt med et krav om tilbagebetaling af hele eller dele af et Ad a: Ja det er korrekt forstået. Ad b: Nej, et eventuelt tilbagesøgningskrav, som kommunen måtte blive mødt med i anledning af sygedagpengeregreskrav, som den valgte leverandør har inddrevet efter kontrakten i henhold til nærværende udbud, vil ikke være omfattet af den udbudte opgave. 4

5 regreskrav, som kommunen selv eller revisionsvirksomheden, som bistod kommunen med en ekstra indsats på regresområdet har inddrevet, vil eventuel assistance til kommunen med rådgivning angående tilbagesøgningskravet ikke være omfattet af den udbudte opgave? b. Vil et eventuelt tilbagesøgningskrav, som kommunen måtte blive mødt med i anledning af sygedagpengeregreskrav, som den valgte leverandør har inddrevet efter kontrakten i henhold til nærværende udbud, være omfattet af den udbudte opgave? 18. Det fremgår af udbudsmaterialet, at tilbudsgiveren skal afgive tilbud på ønsket betaling uden moms. Anses momsen for at være indeholdt i det afgivne tilbud? 19. Kommunen bedes oplyse de samlede regresindtægter kommunen har haft i 1. halvår af I udbudsmaterialet fremgår det under pkt blandt andet, at leverandøren forinden aktindsigt [til et forsikringsselskab] tillades, skal indhente tilladelse hertil via kontaktperson i Skive Kommune. Når den valgte leverandør skal opgøre et regreskrav over for et forsikringsselskab, skal kravet dokumenteres både angående størrelsen på kravet og kravets berettigelse. Kommunen bedes oplyse, om den valgte leverandør skal indhente tilladelse fra kommunens kontaktperson hver gang den valgte leverandør skal dokumentere et regreskrav over for et forsikringsselskab? 21. Hvor mange af den valgte leverandørs medarbejdere vil få adgang til kommunens elektroniske journalsystem? Nej, kommunen ønsker tilbudsprisen angivet uden moms. Kommunen har haft en regresindtægt i det første halvår af 2014 på ,59 kr. Nej den valgte leverandør skal ikke indhente tilladelse fra kommunens kontaktperson, hver gang den valgte leverandør skal dokumentere et regreskrav over for et forsikringsselskab, kun når en forsikringsselskab anmoder om aktindsigt direkte hos den valgte leverandøren i den samlede sygedagpengesag. Se evt. ovenstående besvarelse i spørgsmål 5 om samme emne. Det antal medarbejder, som den valgte leverandør vurderer, er relevant for løsning af opgaven, vil få adgang til systemet. Adgangen gives sålænge den enkelte medarbejder løser opgaven for Skive Kommune. 5