Nærvær fraværsindsatsen status

Transkript

1 Nærvær fraværsindsatsen status Nærvær fraværsindsatsen blev lanceret 1. januar Indsatsen blev initieret af direktionen, og blev med Fællescenter HR og Udvikling som tovholder gennemført i samarbejde med Center Sundhed og Center Arbejdsmarked. Formålet med indsatsen var at øge fokus på medarbejdernes nærvær via udbredelse af kendskabet til Politik for sundhed og sygdom, Politik for livssituationer og arbejdsliv samt udvikle og iværksætte redskaber til forebyggelse og behandling af fravær. Strategisk ledergruppe besluttede den 23. april 2013, at der skulle udarbejdes en statusrapport for indsatsen primo Status Ved projektstart lå Rebild Kommunes sygefravær på 4,3 %. Ved udgangen af februar måned 2014 ligger sygefraværet nu på 3,8 %. Kvantitativt er sygefraværet reduceret med 0,5 % -point i indsatsperioden. Projektet finansieres af jobrotationsmidler på i alt kr. over en 2-årig periode. De første kr. blev anvendt i 2012 (opstartsarrangement med skuespiller Jens Arentsen), således at budgettet for 2013 og 2014 udgør kr. Der redegøres for den økonomiske status senere i dette notat. Ved projektstart blev der opstillet 5 succeskriterier: 1. Udbrede kendskabet til Politik for sundhed og sygdom samt Politik for livssituationer og arbejdsliv. 2. Give redskaber til at forebygge fravær og arbejde med nærvær. 3. Udvikle og synliggøre relevante nærværsfremmende tilbud. 4. Reducere fraværet med 10 % på de arbejdspladser, som ved udgangen af 2012 har et sygefravær lig med eller over 5 %. 5. Institutioner med sygefravær på under 5 % ved udgangen af 2012 skulle holdes under 5 % fremadrettet. Der blev ligeledes opsat parametre for hvorledes succeskriterierne skulle evalueres. For første succeskriterium var det opsatte parameter: Antal deltagere på temadagene omkring Nærvær/fravær og Den gode samtale. Temadagen om Nærvær/fravær blev udbudt 4 gange, og der var tilmeldt i alt 190 deltagere fordelt på både ledere, tillidsrepræsentanter og arbejdsmiljørepræsentanter. Tilmeldingsprocenten udgjorde 69 %. Temadagen om Den gode samtale blev udbudt 7 gange, og alle dage var fuldt booket. Der var 170 tilmeldte, svarende til en tilmeldingsprocent på 62. 1

2 For andet succeskriterium var det opsatte evalueringsparameter: Antal besøg fra Fællescenter HR og Udvikling på institutioner i forbindelse med opfølgning på fraværslister. I første fase af projektperioden tilbød Fællescenter HR og Udvikling besøg til arbejdspladser, såfremt: Arbejdspladsen var på top 3 på den månedlige top 50 liste, eller Arbejdspladsen havde et sygefravær på over 5 % i mere end 1 måned. I løbet af første kvartal 2013 blev der aflagt besøg på 31 arbejdspladser. Herefter var der stilstand i besøgene i 2. kvartal, idet der i forbindelse med overgangen til et nyt lønsystem pr. 1. april 2013 ikke længere kunne dannes fraværsrapporter. Rapporterne blev relanceret i efteråret 2013 dog med differentierede opsatte måltal for de enkelte områder og institutioner. Opfølgningen fra Fællescenter HR og Udviklingen blev i den forbindelse også justeret en smule. Opfølgningen blev nu gennemført ved både besøg på arbejdspladserne, lederbesøg i Fællescenter HR og Udvikling, skriftlig korrespondance samt telefonisk korrespondance. I hele projektperioden har der således været knap 170 kontakter til forskellige arbejdspladser. Både besøgene og fraværsrapporterne samt mails omkring opfølgningssamtaler i henhold til Politik for Sundhed og sygdom har også været med til at styrke succeskriterium 1 og 3. Succeskriterium 3 havde som evalueringsparameter: Antal anvendte tilbud. Ovennævnte 170 kontakter fra Fællescenter HR og Udvikling er et af de tilbud, der blev lanceret med projektet. Herudover har der også været mange tilbud og rådgivning i Jobcenterregi. Blandt andet tilbud om rundbordssamtaler, hjælp til etablering af forskellige jobs på særlige vilkår (permanente eller tidsbegrænsede), udarbejdelse af handleplaner m.v. Der er ikke ført statistik over denne service fra Center Arbejdsmarked. Psykologtilbud Et af de tilbud, der også har ligget i regi af Center Arbejdsmarked er tilbud om psykologhjælp hos centerets arbejdspsykologer. Samlet set har der været købt 83 psykologtimer i Før 2013 har der alene været et par psykologsamtaler (specifik sag i Center Natur og Miljø), så projekttilbuddet må siges at være en succes. Da anvendelsen af tilbuddet er anonymt, kan det ikke præcist opgøres, hvor mange medarbejdere, der har benyttet tilbuddet. Antallet ligger dog i omegnen af ca. 25 personer samt et par gruppekonsultationer. Herudover er der en lang række psykologtimer specifikt i Center Pleje og omsorg. Der anvendes i dag 14 psykologtimer om ugen i Center Pleje og omsorg både på individuelle og gruppesamtaler. Disse timer er ikke finansieret af projektet, men afholdes udgiftsmæssigt internt i centeret. Dog er der ingen tvivl om, at projektet har genereret psykologsamtaler for ansatte i Center Pleje og Omsorg også. Køb af psykologtimer på de enkelte arbejdspladser varierer meget. Center Sundhed topper listen med 25,5 konsultationstimer. Det gennemsnitlige timeforbrug er 7,5. Det mindste forbrug udgør 1 time. 2

3 Psykologhjælp: Antal timer/konsultationer, 2013 Børnehaverne i Rebild Syd Center Familie og Handicap Børnehaven Bavnebakken Rebild Tandpleje Børnehaven Tumlehøj Bakkehusene Daginstitutionen Tuen Antal timer Sortebakkeskolen Valhalla Center Natur og Miljø Center Sundhed Det er alene disse 11 forskellige centre/arbejdspladser, som har benyttet tilbuddet om psykologhjælp. Det vides ikke med sikkerhed om der alene har været behov for anvendelsen at disse tilbud på netop disse 11 arbejdspladser eller om det skyldes manglende kendskab til tilbuddet, personlige barrierer, økonomi m.v. Psykologtimerne koster kr. 500, hvor projektet finansierer kr. 250 og arbejdspladsen de resterende kr Massagetilbud Udover tilbud i Fællescenter HR og Udvikling samt Center Arbejdsmarked har der også været tilbud i regi af Center Sundhed blandt andet tilbud om massage, kostvejledning, rygestop m.v. Tilbuddet om massage har været velbenyttet. I perioden fra sommeren 2013 og frem til og med februar 2014 har der været foretaget 404 behandlinger - fordelt på 159 forskellige personer fra 41 forskellige arbejdspladser. 271 af 404 behandlinger - svarende til 67,1 % - er givet til personale på kun 10 forskellige arbejdspladser. Fra disse 10 arbejdspladser er der 106 medarbejdere, som har modtaget massør-behandling. Top 10 er illustreret i nedenstående graf: 3

4 Massagetilbud: Top 10 Perioden juni februar 2014 Center Familie og Handicap Center Kultur og Fritid Børnehaverne i Støvring Syd Børnecenter Himmerland Daginstitution Tuen Fællescenter Økonomi Haverslev Ældrecenter Nørager Ældrecenter Mastruplund Ældrecenter Center Sundhed Antal personer Antal behandlinger Anvendelsen af massageordningen koster kr. 100,- pr. behandling, som arbejdsgiver betaler. Projektet afholder øvrige udgifter på ordningen. Til Center Sundheds øvrige tilbud har der været ca. et dusin henvendelser. F.eks. til kostvejledning, rygestop m.v. 4

5 Fjerde succeskriterium gik ud på, at reducere fraværet med 10 % på de arbejdspladser, som ved udgangen af 2012 har et sygefravær lig med eller over 5 %. Evalueringsparameteret herfor er sammenligning af sygefraværsdata for december 2012 og december Institutioner, som ultimo 2012 har et sygefravær på 5 % eller mere. Center Institution December Mål December Succeskriterium 2012 (dec %) BU Bakkehusene 5,1 4,6 5,6-1,0 BU Bavnebakkeskolen 5,0 4,5 3,8 0,7 BU Børnehaverne i Rebild Syd 5,3 4,8 3,6 1,2 BU Børnehuset Kronhjorten 5,3 4,8 6,1-1,3 BU Skibstedskolen 5,0 4,5 4,4 0,1 FH Administrationen 5,5 5,0 7,2-2,2 FH Børnecenter Himmerland 7,8 7,0 3,4 3,6 KF Fritidsklubber 11,4 10,3 5,1 5,2 PBV Administrationen 11,6 10,4 2,8 7,6 PO Ådalscentret 7,1 6,4 2,7 3,7 PO Bælum Ældrecenter 7,5 6,8 7,3-0,5 PO Bofællesskab Nørager 7,9 7,1 3,2 3,9 PO Haverslev Ældrecenter 7,6 6,8 4,6 2,2 PO Køkken 5,8 5,2 2,8 2,4 PO Ø. Hornum Ældrecenter 5,9 5,3 7,6-2,3 PO Skørping Ældrecenter 5,1 4,6 6-1,4 PO Støvring Ældrecenter 5,9 5,3 4,8 0,5 PO Terndrup Ældrecenter 7,7 6,9 7,4-0,5 PO Udekørende Sygepleje 9,4 8,5 5,1 3,4 * Fraværstallene for december 2012 og 2013 er gennemsnitstal for 12 måneder. På 12 ud af 19 arbejdspladser blev succeskriteriet opnået, hvilket svarer til små 2/3 af arbejdspladserne. Femte succeskriterium gik ud på, at institutioner med sygefravær på under 5 % ved udgangen af 2012 skulle holdes under 5 % fremadrettet. Evalueringsparameteret herfor er sammenligning af sygefraværsdata for december 2012 og december Over 75 % af kommunens arbejdspladser havde med udgangen af 2012 en sygefraværsprocent på under 5 %. Ved en gennemgang af fraværsdata for december 2013 viser det sig, at det nu kun er 63 % af kommunens arbejdspladser, som har en fraværsprocent på under 5 %. 30 ud af 81 arbejdssteder ligger over 5 %, hvor det året før kun var 19 ud af 81 arbejdspladser. Nogle af arbejdspladserne er ikke særligt store medarbejderantalsmæssigt, hvorfor en eller to langtidssyge alene kan forklare udviklingen. Det er sværere på de større arbejdspladser. Isoleret set er succeskriterium 5 ikke opfyldt. Dog bør man også hæfte sig ved den samlede totalnedgang i sygefraværet fra 4,3 % til 3,8 % i projektperioden. Det må siges at være særdeles flot. Sygefraværet er nu nede på et niveau, hvor det fremover bliver svært at reducere yderligere. 5

6 Økonomi Projektet finansieres af jobrotationsmidler på i alt kr. over en 2-årig periode 2013/2014. Der redegøres her for engangsudgifter til opstart af projektet samt løbende udgifter. De første kr. blev anvendt i 2012 (opstartsarrangement med skuespiller Jens Arentsen), således at budgettet for 2013 og 2014 udgør kr. Forbrug 2013 Forbrug 2014 Estimat 2014 Restbeløb Budget: Opstartsudgifter Psykologhjælp Massageordning Opgjort med udgangen af marts I år 2013 blev der anvendt kr til opstartudgifter herunder afvikling af temadage, materiale, konsulenthonorar m.v. Disse udgifter var engangsudgifter, der ikke skal budgetteres med fremover, såfremt projektet fortsætter. Psykologordningen har indtil videre haft udgifter for kr , men der er ikke foretaget afregning for alle konsultationer endnu. Psykologerne oplever stor efterspørgsel, og antager at denne vil sige fremadrettet. Man kan derfor forvente en udgift på ca. kr anno. Massageordningen har indtil videre haft udgifter på kr Hertil bemærkes, at massøren har været ansat i en periode med tilskud fra Center Arbejdsmarked, hvorfor den fremtidige lønudgift hertil, ikke kan estimeres på baggrund af regnskab Herudover var tilbuddet oprindeligt gratis, og der blev først opkrævet betaling fra medio Endvidere indeholder udgifterne også etableringen af tilbuddet: materialer, IPad etc. Lønudgifterne til massøren udgør i dag ca. kr /mdr. Kommunen modtager ca. kr /mdr. i fleksjobrefusion fra Mariagerfjord Kommune. Det medfører rundt regnet en månedlig udgift på kr til aflønning af massøren. Herudover kommer der løbende udgifter til materiale. Udgiftssiden kan estimeres til ca. kr anno. Herfra skal indtægtssiden fratrækkes. Indtægtssiden udgør: Indtægt = (Antal behandlinger * kr. 100). I perioden 1. januar 2014 til 20. marts 2014 er der indgået indtægter for kr Estimeres der en indtægt på kr pr. kvartal, vil årligt være indtægter for kr Forventet udgift for hele 2014 vil således kunne estimeres til: = kr Holder estimeringen, vil der fortsat ligge midler i puljen til den fremadrettede drift, såfremt projektet videreføres. Samlet set kan det konkluderes, at: - Det gennemsnitlige sygefravær er faldet fra 4,3 % til 3,8 % i projektperioden. - Reduceringen på den ½ % svarer til en besparelse på kr anno. - Der generelt er et øget fokus på fravær, nærvær og trivsel. - Det må formodes, at projektet har haft stor effekt. 6

7 - Rebild Kommunes fravær i dag er nede på et niveau, hvor det er svært at reducere sygefraværet yderligere. Fremover skal fastholdelse af det lave niveau måske være i fokus. Notatet har været drøftet i direktionen den 22. april Direktionen besluttede, at: - Projektet forsætter med eksisterende tilbud, og der fastholdes fokus på det lave fravær. - År 2015 finansieres af projektets restmidler. - Finansiering for år 2016 drøftes senere. - Der fortsat følges op fra Fællescenter HR og Udvikling. - Der fortsat lokalt holdes fokus på trivsel og nærvær. Statusnotatet drøftes i øvrigt på førstkommende fællesmøde mellem Økonomiudvalget og sektor-med for administrationen og forelægges Strategisk Ledergruppe den 1. maj