Oktober IKT og Digitalisering Udviklingsplan

Transkript

1 Oktober 2012 IKT og Digitalisering Udviklingsplan

2 Indledning Udviklingsplanen er et strategisk redskab, som sætter fælles retning for organisationen. Udviklingsplanen revideres en gang årligt. Udviklingsplanen tager udgangspunkt i direktionens udviklingsplan for , samt de udviklingsperspektiver der er for IKT og Digitalisering i de kommende år. Direktionens udviklingsplan har fire temaer: Ledelse Kommunikation Økonomistyring Digitalisering Som et særligt opmærksomhedspunkt sættes fokus på helhedsorientering og tværgående samarbejder i opgaveløsningen. Status og udviklingsperspektiver IKT og Digitaliserings primære funktion er en servicefunktion med drifts- og udviklingsopgaver inden for IKT og Digitalisering. Helt overordnet er områdets tilgang forretningsoririenteret. Vi bestræber os på at bidrage til driften og udviklingen af velfungerende itarbejdspladser, velfungerende og sikre informations- og kommunikationssystemer samt fortsat udvikling af kommunens digitaliseringsstrategiske arbejde med særligt fokus på forretningsværdi. Vi ønsker at fremstå som et professionelt fagområde, der yder drift, rådgivning og konsulentydelser af høj kvalitet. For læsning af udviklingsplanen er det nødvendigt at være bekendt med følgende indbyggede forforståelser: IKT-projekter er kendetegnet ved, at der er tale om projekter som primært vedrører tilrettelæggelse og optimering af IKT-driften. Det gælder f.eks. licens-, server-, netværks- og supportprojekter. Digitaliseringsprojekter er kendetegnet ved, at de hovedsagelig vedrører projekter, hvor en mindre del (den it-tekniske løsning) skal implementeres i organisationen. Der er således ofte tale om omfattende, ofte tværgående projekter, hvor en typisk rettesnor er, at 10-15% af projektet vedrører IKT-drift (ny løsning, drift, support osv.) mens 85-90% vedrører kommunens organisation (f.eks. strukturelle forandringer, ændring af arbejdsprocesser, gevinstrealisering osv.) I ethvert digitaliseringsprojekt indgår således en it-teknisk andel. Hovedopgaverne i IKT og Digitalisering er: IKT IKT-driften betjener i alt 2500 brugere og administrative netværk, der binder 1600 pc arbejdspladser og 250 hjemmearbejdspladser sammen. IKT-driften bistår herudover med servicedesk- og specialistsupport af brugerne. IKT forestår desuden det løbende informationssikkerhedsarbejde, bl.a. gennem årlige samarbejdsmøder med fagområderne og jævnlige møder i Sikkerhedsforum. IKT-driftsområdet er organiseret efter ITIL-principerne, og alle faste itdriftsmedarbejdere er som minimum certificeret på ITIL-Foundation niveau. Det betyder, at it-driften har et konstant fokus på dokumentation og best practice. 2/6

3 Digitalisering Digitalisering bistår såvel direktion som fagområder med den fortsatte digitaliseringsstrategiske udvikling i kommunen. Helt overordnet har IKT og Digitalisering til opgave at synliggøre nationale- og fælleskommunale digitaliseringsstrategier, gevinstrealiseringspotentialer samt fællesoffentlige og -kommunale løsninger på området. Digitaliseringsmedarbejderne indgår i samarbejder med kommunens driftsområder på meget forskellige vis, herunder både som egentlige projektledere af forskellige tværgående projekter og som konsulenter i forhold til fagområdernes praktiske digitaliseringsarbejde. Alle digitaliseringsmedarbejdere har som minimum deltaget i kommunens interne projektlederkurser, ligesom de har deltaget i IKT og Digitaliserings business case- og projektkurser. Det er et mål, at alle digitaliseringsmedarbejdere opnår en projektlederuddannelse på minimum diplomniveau. Gennem det seneste år har IKT og Digitalisering bidraget til tværgående rationalisering gennem overtagelse af kommunens samlede telefoni og skole it-netværk, indenfor områdets eksisterende personaleressourceramme. Der er etableret et tæt samarbejde med udbuds- og kontraktfunktionen i forhold til alle typer af indkøb, hvori indgår it-løsninger eller hardware, herunder også fælles kvalitetssikring af kontraktlige forhold i forhold til arkitektur- og sikkerhedsprincipper. Vores fortsatte tværgående arbejde med udbredelse af brugen af business cases som beslutningsgrundlag har til formål at sikre en forretningsorienteret tilgang til køb og implementering af nye teknologiske løsninger. Udviklingsperspektiverne for IKT og Digitalisering betyder, at vi i det daglige arbejder med et særligt fokus på: Teknologiudviklingen generelt Nationale perspektiver og erfaringer med digitalisering Fortsat udvikling af konsulentrollen Service- og rådgivningsfunktioner Ledelse Direktionens udviklingsplan tager udgangspunkt i, at ledelse i Frederikssund Kommune praktiseres med afsæt i et fælles værdisæt fremfor regelstyring, dvs. at alle 1. udviser ansvarlighed for helheden 2. udviser tillid til hinanden 3. overholder gældende regler og love 4. arbejder procesorienteret med henblik på at indfri fælles mål IKT og Digitalisering vil bistå organisationen med følgende konkrete handlinger: Sikre en helhedsorienteret opgaveløsning og tværgående samarbejder ved bl.a.: Fortsat synliggørelse af nationale og fælleskommunale krav til den digitaliseringsstrategiske indsats i fagområderne. 3/6

4 Forsat synliggørelse af øvrige digitaliseringsstrategiske indsatser i det offentlige Danmark, således at disse initiativer kan tjene til inspiration for kommunens fagområder. At udfolde begrebet digitalt lederskab i samarbejde med direktion, fagchefer og ledernetværkene, og gøre digitalt lederskab til en integreret del af ledelsesrollen for ledere på alle niveauer. Udfolde begreberne digital modenhed og digitale kompetencer i samarbejde med hele organisationen. Implementere kommunens Informationssikkerhedspolitik, herunder udarbejdelse af risikovurdering af informationsaktiver, udarbejdelse af IKTberedskabsplan m.v. Revitalisere Sikkerhedsforum. Holde årlige samarbejdsmøder (tidl. SLA-møder) med alle fagområder indenfor såvel IKT som Digitalisering, med henblik på fortsat fælles forståelse, koordination og dokumentation. Herudover vil vi have fokus på følgende i IKT og Digitalisering: Fortsat faglig udvikling Udvikling af konsulentrollen Udvikling af forretningsforståelsen Kvalitetssikring og dokumentation i projekter Udarbejdelse af kompetenceudviklingsplaner i forbindelse med MUS Vidensdeling og interne kommunikationsprocesser Kommunikation Kommunikation er væsentlig for, at der kan deles og udveksles viden, holdninger, værdier og synspunkter. Vi ønsker at kommunikere på en respektfuld måde og at være lydhøre i forhold til vores kolleger og brugere af IKT og Digitalisering. Her har IKT og Digitalisering en særlig udfordring i forhold til resten af organisationen, som bl.a. handler om, at vi i vores kommunikation med organisationen er opmærksomme på at oversætte det ofte meget teknisk orienterede it-sprog til et mere alment sprog. Det gælder både vores mundtlige og skriftlige kommunikation. IKT og Digitalisering arbejder kanalstrategisk i forhold til vores kollegers brug og support. Det betyder, at vi hele tiden har fokus på, hvordan vi kan understøtte, at det opleves let og effektivt for vores kolleger i organisationen selv at opsøge viden på f.eks. intranettet. Det gælder f.eks. information om IKT-driftsituationen, bestilling af diverse hard- og software samt support. Konkrete handlinger i IKT og Digitalisering: Afholdelse af interne møder mhp udveksling af viden, synspunkter og holdninger Afholdelse af interne tværgående driftsmøder med henblik på udvikling og dokumentation af de interne processer Deltagelse i interne møder i lederfora mhp at bidrage til udvikling af bl.a. det digitaliseringsstrategiske arbejde, sikre kendskab til opgaver, information og værktøjer omkring IKT og Digitalisering, drøfte konkrete temaer og indhente viden om, hvordan IKT og Digitalisering bedst kan understøtte fagområdernes daglige arbejde Proaktiv og tydelig kommunikation i forhold til alle dele af organisationen Afholdelse af introduktionskurser for nye medarbejdere Afholdelse af Captiakurser Etablering af politiker-kurser Afholdelse af IKT-samarbejdsmøder med alle fagområder (tidl. SLA-møder) Afholdelse af Digitaliseringsdialogmøder med alle fagområder 4/6

5 Afholdelse af møder i Sikkerhedsforum Afholdelse af netværksmøder for projektledere og andre nøglemedarbejdere i fagområderne med henblik på fælles kompetenceudvikling indenfor digitaliseringsområdets mange facetter Fortsat bidrage til udvikling og effektivisering af organisationens kommunikationsløsninger Økonomistyring IKT og Digitalisering er ligesom de øvrige kommunale områder underlagt et vilkår, der hedder stramme budgetter. Det er derfor afgørende, at ressourcerne bruges rigtigt. Den særlige udfordring for IKT og Digitalisering i forhold til økonomistyring handler om at sikre, at investeringer i informations- og kommunikationsteknologi på en og samme tid sker i overensstemmelse med målet om et homogent og sikkert IKT-driftsmiljø og på en måde så der skabes rammer, der muliggør den fornødne teknologiske udvikling. IKT og Digitalisering har derfor en særlig opgave med at holde sig ajour med den generelle teknologiske udvikling, og dermed også at kunne forudse, hvordan teknologiudviklingen vil præge kravene til soft- og hardware, licenser m.v. Konkrete handlinger i IKT og Digitalisering: Vedvarende teknologisk udsyn og analyse af sammenhæng mellem den generelle teknologiske udvikling og kommunens forretningsområder. Bistå organisationen med synliggørelse af gevinstrealiseringskrav og -potentialer i såvel fællesoffentlige som kommunale digitaliseringsinitiativer, herunder med særligt fokus på de økonomiske rammer i Økonomiaftalerne og fælleskommunale udbud. Bistå fagområderne med fortsat udvikling af forretningsorienteret tilgang til investeringer i nye teknologier, hard- eller softwareindkøb, herunder bistand til udarbejdelse af fyldestgørende business cases, som beslutningsgrundlag. Tæt opfølgning af udmøtningen af Transitionsaftalen. Fortsat styrke samarbejdet mellem IKT og Digitalisering og Økonomiafdelingen, herunder med særligt fokus på nye konteringskrav omkring it og telefoni. Fortsat tæt samarbejde med Udbuds- og kontraktenheden for koordination af hvilke udbud, der løftes i fælleskommunalt regi via f.eks. KOMBIT, og hvilke udbud af fagsystemer m.v., som Udbud og Kontrakt forventes at skulle gennemføre i samarbejde med fagområderne. Derudover er samarbejdet vigtigt for at sikre en fælles forståelse af, hvordan korrekte kontrakter og indkøbsaftaler hver for sig kan bidrage til at sikre mest kvalitet for pengene, men også for opnåelse af en fælles, helhedsorienteret forståelse af hvad nettobesparelsen ved et givent teknologisk indkøb egentlig er. Internt i IKT og Digitalisering arbejdes på kendskab til og forståelse af de vilkår, som budgetprocessen sætter, særligt i forhold til at skulle forudse nødvendige, fremtidige investeringer. Digitalisering De fællesoffentlige og -kommunale digitaliseringsstrategier og handleplaner skal bidrage til effektivisering, bedre borgerbetjening og udvikling af den kommunale service. Implementering af den digitale agenda betyder som udgangspunkt både indførelse af ny teknologi, men i langt højere grad tilpasning af organisation og arbejdsmetoder. Et godt pejlemærke er, at 10-15% af opgaveomfanget i et digitaliseringsinitiativ vedrører teknologi, mens 85-90% vedrører forandringer i organisationen, herunder redefinering af serviceniveau, omlægning af arbejdsprocesser, kompetenceudvikling, kommunikation med borgere og virksomheder m.v. 5/6

6 IKT og Digitalisering bistår fagområderne med synliggørelse og implementering af såvel servicemæssige som tekniske og økonomiske krav til den kommunale digitaliseringsindsats. Den daglige brug af hardware og informations- og kommunikationssystemer i en arkitektonisk sammenhængende og sikker infrastruktur kræver organisatorisk modenhed, løbende tilpasning og en strategisk tilgang, der ofte orienterer sig mod fremtidige teknologiske scenarier. IKT og Digitalisering bistår fagområderne med kvalitetssikring af disse sammenhænge ved projekter, som omfatter indkøb og implementering af nyt hardware eller nye softwareprodukter. På tværs af den kommunale sektor arbejdes med fælles it-arkitektur. Formålet med arbejdet er primært, at forene mål om billig og effektiv it indkøbt på et flerleverandørmarked med målet om gode brugeroplevelser samt sammenhængende og driftsstabilt it. Kommunerne sætter i den forbindelse krav til leverandørerne om at bygge it efter fælles retningslinjer, så funktionalitet kan genbruges og der etableres sammenhængende og forandringsrobust it. Delprojekterne under Den fælleskommunale rammearkitetur vil i udviklingsplanperioden få betydning for mange af kommunens it-løsninger, bl.a. fordi fagsystemer og andre it-løsninger på sigt bygges op omkring den nye arkitekturs principper. En række af IKT og Digitaliserings konkrete initiativer er beskrevet under de ovenstående afsnit, hvorfor der her blot suppleres med: Løbende dialog og vidensdeling med Udbud og kontrakt om nye mulige fællesoffentlige eller -kommunale forpligtende aftaler indenfor Informations- og kommunikationsteknologi, udbud i regi af KOMBIT m.v. Bistå fagområderne med opsamling af nødvendige statistikdata til brug for udarbejdelse af egentlige business cases, hvor både før- og efterscenarier indgår i arbejdet med implementering af digitale løsninger. De fælleskommunale KOMHEN-målinger er et eksempel herpå. Motivere fagområderne til deltagelse i fælleskommunale digitaliseringsprojekter under KL og KOMBIT, med henblik på at skabe indflydelse på fremtidens løsninger. Samarbejde med Personaleafdelingen om løbende kvalitetsudvikling af kursustilbud indenfor informationsteknologi, digitaliseringsprojektledelse m.v. Samarbejde med Udviklingsafdelingen om kompetenceudvikling af ledere og projektledere indenfor projektarbejde, herunder særligt vedr. digitalisering. Deltagelse i tværoffentlige og -kommunale fora om IKT og digitalisering og bringe denne viden i spil i organisationen. Samarbejde med Skoleområdet om mulige scenarier for ny organisatorisk struktur for IKT på området. Inddrage fælleskommunale arkitekturprincipper i kravspecifikation af alle egenudbud af it-løsninger. Fortsat deltagelse i FFF-projektarbejdet. Implementering af nyt ESDH-system, herunder evt. gennemførelse af udbud. Fortsat teknologisk udsyn med henblik på proaktivt at kunne beskrive og beslutte fremtidige teknologiske scenarier. 6/6