Tilbuds- og kvalitetsleder til Natur og Vej Service

Transkript

1 Stillings- og personprofil Tilbuds- og kvalitetsleder til Natur og Vej Service Center for Byens Anvendelse, Teknik og Miljø Aarhus Kommune August 2017

2 Opdragsgiver Aarhus Kommune Adresse Aarhus Kommune Teknik og Miljø Rådhuset 8000 Aarhus C Telefon: Stilling Tilbuds- og kvalitetsleder til Natur og Vej Service Refererer til Afdelingschef for Natur og Vej Service Ansættelsesforhold Ansættelse sker i henhold til gældende overenskomst mellem Kommunernes Landsforening og den forhandlingsberettigede organisation. Tiltrædelse Tiltrædelse 1. november Yderligere oplysninger Kan fås ved henvendelse til: Afdelingschef for NVS, Rasmus Wieland, telefonnr eller Partner Chris Petersen, MUUSMANN, telefonnr Der henvises til Aarhus Kommunes hjemmeside, hvor relevant materiale som politikker, strategier, virksomhedsplaner og ledelsesgrundlag kan ses. Ansøgningsfrist Søg stillingen på senest onsdag den 6. september Ansættelsesprocessens forløb 1. samtaler: 20. september 2017 Test: 22. september samtaler: 27. september

3 Baggrund Aarhus er en kommune med meget stor vækst og indtager en central rolle som Danmarks største vækstcenter uden for København. Med blandt andet Aarhus 2017 Europæisk Kulturhovedstad som omdrejningspunkt har Aarhus Kommune de seneste år gennemført omfattende bygge-, anlægs-, og byfornyelsesprojekter i Aarhus midtby, som Teknik og Miljø har været en betydende aktør i. Etablering af Aarhus Ø, Danmarks første letbane, DOKK1, nyt vejforløb ved havneområdet og byrumsfornyelser er eksempler på Teknik og Miljøs deltagelse i væsentlige udviklingsaktiviteter. Center for Byens Anvendelse (CBA) er et af fire centre i Magistratsafdelingen Teknik og Miljø. Centrets hovedopgaver er anlæg, drifts- og myndighedsopgaver samt kommunale entreprenøropgaver, ligesom centret understøtter arrangementer og aktiviteter i byens rum. Natur og Vej Service (NVS) er en afdeling i CBA, der udover NVS består af to afdelinger: Anlæg samt Drift og Myndighed. Centret rummer desuden et fællessekretariat, som understøtter de tre afdelinger med opgaver indenfor økonomi, it og personaleadministration, samt en kommunikationsafdeling, der varetager såvel interne som eksterne formidlingsopgaver. NVS er Danmarks næststørste kommunale entreprenørvirksomhed med ca. 240 medarbejdere og en samlet omsætning på ca. 185 mio. kr. Afdelingen er organiseret i en BUM-model (Bestiller- Udfører-Modtager) i CBA og er en kommunal entreprenørenhed forankret i centret. NVS har i en periode været eksponeret i medierne, og der er sideløbende hermed pågået en række undersøgelser af forskellig karakter. NVS har på den baggrund i foråret 2017 udarbejdet et fremadrettet beslutnings- og arbejdsgrundlag for NVS. Ønsket udspringer af at se NVS i et fremadrettet perspektiv, hvor fokus skal være på at levere ydelser til byens borgere i høj kvalitet, hvilende på et grundlag af optimisme, trivsel og veltilrettelagte arbejdsprocesser blandt ledere og medarbejdere i NVS. Som et led heri er der igangsat en ledelsesmæssig omstrukturering, der skal forme Det Nye NVS. Visionen er klar: NVS vil fortsætte den gode udvikling som en god arbejdsplads præget af høj faglighed og trivsel samt være en effektiv og konkurrencedygtig kommunal samarbejdspartner, der er i stand til at tilpasse sig i en omskiftelig verden. NVS søger på den baggrund en tilbuds- og kvalitetsleder, der kan bidrage til at udmønte visionen i praksis og sikre kvalitet og konkurrencedygtighed i NVS. Der er tale om en nyoprettet stilling, hvor lederen er ansvarlig for at sikre en professionel håndtering af NVS udbudsforretninger og understøtte udvikling og konsolidering af NVS kvalitetssystemer indenfor rammerne af de eksisterende kvalitetssystemer i CBA. Tilbuds- og kvalitetslederen skal på ovennævnte baggrund i samarbejde med 5 medarbejdere, der varetager opgaver i relation til kalkulation, bygninger og maskiner, sikre en fortsat stærk faglig kvalitet i alle NVS arbejdsprocesser og sikre, at NVS som kommunal entreprenørvirksomhed opbygger og videreudvikler en velfunderet og konkurrencedygtig kapacitet indenfor kvalitetsledelse, driftsoptimering og tilbudsgivning. 3

4 Den nye tilbuds- og kvalitetsleder må i opstartsfasen påregne at sætte ledelseskraft ind på at sikre fuld motivation og et godt image for NVS, herunder agere rollemodel og gå forrest i den transformationsproces, som Det Nye NVS har igangsat. Værdi- og ledelsesgrundlag Ledelsesværdierne i Teknik og Miljø udgør rammen for alle Teknik og Miljøs aktiviteter, så ledelse kan mærkes i virkeligheden : VI LEDER MED HJERTE OG HJERNE Vi er drevet af passion for vores opgaver Vi sætter en klar retning, opstiller rammer, giver råderum og sikrer resultater Vi har tillid til medarbejderne og er nærværende med en klar og tydelig kommunikation. VI ER BEDRE SAMMEN Vi sikrer, at medarbejderne bruger og sætter hinandens faglighed i spil i samarbejdet om de bedste løsninger Vi engagerer os i byen og er en professionel samarbejdspartner. VI GÅR NYE VEJE Vi har fingeren på pulsen, er lydhøre og risikovillige Vi stimulerer, at medarbejderne udvikler og afprøver nye idéer, og vi lærer af det vi gør. Ledelsesgrundlaget for CBA er: CBA vil være et serviceorienteret forretningscenter. Ledelseslaget understøtter et center, som er i balance mellem aftalt kvalitet (faglighed og kundetillfredshed), trivsel (kompetenceudvikling, arbejdsglæde og stolthed) og forretning (sund økonomi, effektivitet og mere for pengene ). Det er en ledelsesopgave at arbejde målrettet med relationsopbygning som et middel til handlinger og opnåelse af den ønskede effekt. Vi ved, at relationer, der krydser vores vante organisatoriske grænser, bliver afgørende for, at vi kan udvikle bæredygtige løsninger. Vi vil gerne sætte overliggeren højt. Det gør vi med de 5 R er: Resultater nås gennem en klar destination og Retning, de opstillede Rammer skal give et veldefineret Råderum med højt til loftet, og de gode Relationer er altafgørende for, at vi lykkes med både målopfyldelse og trivsel. Den administrative organisation Teknik og Miljø Magistratsafdelingen for Teknik og Miljø (MTM) beskæftiger ca medarbejdere. Den administrative organisation i Teknik og Miljø ser således ud: 4

5 Teknik og Miljø består af fire centre, der hver ledes af en centerchef, en afdeling for bolig- og projektudvikling samt et ledelsessekretariat. CBA er et af fire centre i Teknik og Miljø. Centrets hovedopgaver er anlæg, drifts- og myndighedsopgaver samt kommunale entreprenøropgaver, ligesom centret understøtter arrangementer og aktiviteter i byens rum. Centerchefen står i spidsen for 400 fagligt stærke medarbejdere, der opererer i en struktur med faglige teams i tre fagafdelinger: Anlæg, Drift og Myndighed, Natur og Vejservice, der ledes af hver sin afdelingschef. Hertil kommer et fællessekretariat og en kommunikationsafdeling. Anlæg udfører anlægsopgaver i byens rum på veje, stier, fortove og pladser. Afdelingen er også ansvarlig for udvikling, drift og vedligeholdelse af vejbelysning samt byggemodningsopgaver. I Anlæg er der ca. 30 medarbejdere fordelt på tre teams, der ledes af teamledere. Afdelingen havde i 2015 et samlet budget på ca. 400 mio. kr. Drift og Myndighed varetager driften af veje og grønne områder i Aarhus Kommune og forestår en række myndighedsopgaver. Afdelingen har ca. 75 medarbejdere fordelt på fem teams, der ledes af teamledere. Afdelingen havde i 2015 et samlet budget på ca. 250 mio. kr. Natur og Vej Service NVS er udførerafdelingen i CBA og har ca. 240 medarbejdere med et samlet årsbudget på ca. 185 mio. kr. Afdelingens produkter spænder over alle typer arbejde på grønne områder og veje, herunder også vintertjeneste. NVS fungerer som en entreprenørenhed og løser en stor del af opgaverne på basis af en BUM-model (Bestiller-Udfører-Modtager) efter forudgående konkurrenceudsættelse. Afdelingen er derfor med jævne mellemrum i konkurrence med private entreprenører om opgavevaretagelsen og ca. 80 % af afdelingens opgaver er konkurrenceudsatte. 5

6 Den administrative organisation for NVS ser således ud: NVS ledes af afdelingschef Rasmus Wieland, der refererer til centerchefen for Byens Anvendelse. Tilbuds- og kvalitetslederen indgår i NVS lederteam sammen med afdelingschefen for NVS, entrepriselederen samt teamlederen for staben. NVS udgøres af fagenhederne Tilbud og Kvalitet, Ressource samt en stabsenhed. Tilbud og Kvalitet ledes af tilbuds- og kvalitetslederen nærværende stilling. Der er tale om en nyoprettet stilling. Tilbud og Kvalitet har ansvar for at sikre en professionel håndtering af NVS udbudsforretninger og understøtte udvikling og konsolidering af NVS kvalitetssystemer indenfor rammerne af de eksisterende kvalitetssystemer i CBA. Der er 5 medarbejdere, der varetager opgaver i relation til kalkulation, bygninger og maskiner. Ressource ledes af entrepriselederen. Enheden udgøres af 14 formænd, som har ansvar for hvert deres formandsområde og har direkte personaleledelse af et team af medarbejdere. Hvert team udgøres af medarbejdere, afhængig af opgavernes karakter og sæson. Formandsområderne er geografisk fordelt på fire forskellige lokationer (stilpladser) i og omkring Aarhus. Der er i alt afhængig af sæson - mellem 180 og 230 medarbejdere i Ressource. Staben udgøres af 8 medarbejdere, der varetager opgaver indenfor økonomi, it og personale samt miljø, energi og arbejdsmiljø. Staben ledes af en teamleder, der også deltager i NVS lederteamet med henblik på at sikre understøttelse og koordination af de tværgående, administrative tiltag i afdelingen. Tilbuds- og kvalitetslederens funktioner og opgaver Tilbuds- og kvalitetslederen har det samlede og overordnede ansvar for at sikre, at afdelingens ressourcer i relation til tilbudsprocesser og afdelingens interne kvalitetsarbejde anvendes bedst 6

7 muligt og løbende tilpasses, så det understøtter og fremmer NVS vision inden for rammerne af Aarhus Kommunes politikker og Teknik og Miljøs strategiske indsatsområder, værdier og ledelsesgrundlag. Den nye leder skal med andre ord stå i spidsen for at sætte rammerne for den kvalitet, som NVS skal præstere i tilbudsgivningen og være overordnet ansvarlig herfor. Der er tale om en særdeles vigtig opgave, da ca. 80 % af opgaverne i NVS er konkurrenceudsatte. Opgaven løftes i sparring med lederteamet og i et tæt samarbejde med enhedens medarbejdere samt leder og formænd i Ressource. Som et led i denne opgave skal den nye leder indhente NVS erfaringer i relation til vundne såvel som tabte udbudsforløb og invitere til samarbejde og sparring med CBAs bestillerfunktioner og formandsgruppen for at skabe fælles læring og udvikling på området. Tilbuds- og kvalitetslederen skal på kort sigt formulere, gennemføre og følge op på en tids- og handleplan for optimering og effektivisering af NVS tilbudsprocesser og derigennem sikre en ensartet kvalitet af tilbudsgivningen. Den nye leder har desuden ansvar for at understøtte og videreudvikle et fælles kvalitetssikringssystem i NVS inden for rammerne af CBAs kvalitetssikringssystemer. Tilbuds- og kvalitetslederen kommer dermed også til at indtage en vigtig rolle i forankringen af kvalitetssystemer, i adfærd, holdninger og kultur, på tværs af værdikæden. Den nye leder får en central nøgleposition i NVS, da kvalitet indgår som et væsentligt konkurrenceparameter i Det Nye NVS. I relation til tilbud og kvalitet skal tilbuds- og kvalitetslederen igangsætte og lede tværgående projekter på tværs af hele NVS. Tilbuds- og kvalitetslederen får til opgave i samarbejde med NVS ledergruppe at formulere og gennemføre et strategisk indsatsområde omkring driftsoptimering, fx. ved at udbrede de positive erfaringer, som forskellige teams i NVS har haft med at anvende værdibaseret lean/ værdistrømsanalyser, hente inspiration fra andre kommuner eller arbejde med potentialer for øget anvendelse af ny teknologi i opgaveløsningen. I relation til driftsoptimering er det en vigtig opgave, at den nye leder får følgeskab og opnår ejerskab for hele afdelingen ikke blot i en opstartsfase, men også i gennemførelses- og driftsfasen, således at driftsoptimering bliver en forankret del af medarbejdernes adfærd og praksis. Endelig er det en vigtig opgave at sikre en veltilrettelagt kommunikation omkring tilbud, kvalitet og driftsoptimering mundtligt såvel som skriftlig - i relation til vigtige samarbejdspartnere, herunder CBAs bestillerfunktioner. Den nye leder skal herigennem sikre et velfungerende og åbent samarbejde udadtil og samtidig indadtil kunne skabe en tillid til formændene, så tilbuds- og kvalitetslederen sammen med dem sikrer gennemarbejdede og konkurrencedygtige tilbud uden at gå på kompromis med gældende krav, kvalitet og regler. 7

8 Ledelsesmæssige kvalifikationer og personlige egenskaber Tilbuds- og kvalitetslederen skal kunne skabe anerkendelse og legitimitet i organisationen ved at fungere som en tydelig, balanceret og tillidsbaseret leder, der er synlig i organisationen og udviser en tydelig ledelsespraksis. Nærværende personaleledelse, tryghedsskabelse og uddelegering af ansvar og kompetence til medarbejdere og formænd gennem guidelines, feedback og sparring er vigtige kvalifikationer, ligesom en smittende passion for kvalitet, kvalitetssikring og tilbud vil være en vigtig forudsætning for at få succes med jobbet. I forlængelse heraf er det vigtigt, at den nye leder har talent for at samarbejde, motivere og skabe holdånd og fællesskab det er vigtigt, at tilbuds- og kvalitetslederen besidder gode relationelle kompetencer. NVS er i en transformationsfase derfor er det afgørende, at den nye tilbuds- og kvalitetsleder både har den faglige og personlige tyngde til forandringsledelse og til at føre organisationen hen mod Det Nye NVS. Det betyder, at den nye tilbuds- og kvalitetsleder skal være både skarp, ambitiøs og kvalitetsbevidst med erfaring inden for den kommunale eller private entreprenørbranche, men også besidde gode kommunikationsevner og have en naturlig gennemslagskraft, som tilsammen sætter den nye leder i stand til at formidle sine tanker og ideer ud i organisationen. Tilbuds- og kvalitetslederen skal på den baggrund kunne tilrettelægge og gennemføre gode processer internt og med eksterne interessenter og have lyst til og erfaring med forandringsledelse. Den nye leder skal især i en opstartsfase - kunne udfylde rollen som rådgiver og konsulent for ressourcelederen og formandsgruppen med hensyn til at iværksætte tiltag indenfor kvalitet og driftsoptimering. Tilbuds- og kvalitetslederen skal dernæst udvise handlekraft og vedholdenhed og forstå vigtigheden af at være ude i organisationen, hos ledere og medarbejdere. Det er samtidigt vigtigt, at den nye leder har gode analytiske kompetencer, kan arbejde systematisk, vedholdende og struktureret og formår at udvikle bæredygtige koncepter og strategier indenfor de tre hovedopgaver. Endelig er det vigtigt, at tilbuds- og kvalitetslederen udviser et godt overblik og samtidig er omhyggelig og evner at gå op i detaljen for at sikre professionelle tilbud af høj kvalitet. Tilbuds- og kvalitetslederen skal have en relevant akademisk uddannelse (kan være flere) og have ledelseserfaring og erfaringer med et eller flere af hovedopgaverne: kvalitetsledelse, driftsoptimering og tilbudsprocesser. Erfaringer fra en politisk styret organisation er et plus, men ikke et krav. Tilbuds- og kvalitetslederen må gerne have interesse for at understøtte og udvikle inden for den digitale dagsorden i relation til den aktuelle opgaveportefølje. 8

9 Andet Kandidater skal være indstillet på at blive testet hos MUUSMANN. 9