Risikokoordinatoren Kultur- og Økonomiforvaltningen SIKRINGS- OG HANDLINGSPLAN

Transkript

1 Risikokoordinatoren Kultur- og Økonomiforvaltningen SIKRINGS- OG HANDLINGSPLAN

2 Indholdsfortegnelse FORORD... 3 FORMÅL... 3 RISIKOSTYRINGS- OG SIKRINGSPROJEKTER I :... 3 Indsatsområde 1 opdeling af bygninger i sikringsniveauer:... 3 Indsatsområde 2 udformning af nye politikker på risikostyringsområdet:... 4 Indsatsområde 3 opgradering af alle skoler til sikringsniveau A:... 4 Indsatsområde 4 idriftsættelse af teknisk netværk:... 4 Indsatsområde 5 registrering samt alarmsikring af pumpebrønde:... 4 ANSVAR I FORHOLD TIL SIKRINGSANLÆG:... 4 GRUNDLÆGGENDE SIKRINGSRUTINER- OG ADFÆRD HOLDNINGSBEARBEJDNING... 5 OPBEVARING AF AKTIVER... 5 KONTANTE PENGEBELØB... 5 NØGLER OG LÅSE... 5 AFLÅSNING... 6 MÆRKNING... 6 AFFALDSCONTAINERE OG BRANDBART OPLAG... 6 FYRAFTENSEFTERSYN... 6 PRÆVENTIV BELYSNING... 6 BEPLANTNING... 6 HÅNDSLUKNINGSUDSTYR... 7 VARMT ARBEJDE OG HÅNDVÆRKERPROCEDURE... 7 BESKRIVELSE AF SIKRINGSANLÆG OG DRIFT... 7 BRANDALARM (ABA):... 7 TYVERIALARM (AIA)... 7 ADGANGSKONTROLANLÆG (ADK)... 7 TV-OVERVÅGNING (TVO)... 8 TRANSIENTBESKYTTELSE... 8 LÆKAGESIKRING (VANDALARM)... 8 ALARMOVERVÅGNING AF PUMPEBRØNDE... 8 IT-SIKRINGSDEPOT... 8 SIKRINGSSKABE TIL BÆRBARE COMPUTERE / IPADS... 8 PRÆVENTIV INDSATS MOD VANDSKADE

3 Forord Køge Kommunes sikrings- og handlingsplan er en del af den samlede strategi for sikring og risikostyring, og indeholder retningslinjer for den generelle sikringsprofil af kommunens bygninger samt information om sikkerhedsmæssige og skadesforebyggende opgaver og rutiner, der skal implementeres og varetages hos den enkelte skole, institution eller afdeling. Sikrings- og Handlingsplanen indeholder en beskrivelse af de kommende sikringsprojekter og indsatsområder, der i perioden gennemføres med henblik på optimering af kommunens sikringsprofil samt skadesforebyggende indsatser. Formål En struktur af sikringsforholdene i kommunens bygningsmasse er tiltænkt for på denne måde, at kunne tilrettelægge og klassificere et minimum af det sikringsniveau, der i dag anses som værende nødvendig for at kunne imødegå eller minimere antal og/eller omfang af skader samt ulykker og på denne måde optimere trygheden for vores medarbejdere og borgere samt sikre en normal og uforstyrret drift. En struktureret og fastlagt sikringsstrategi for kommunens bygningsmasse vil foruden skadesforebyggende værdi også kunne have en positiv effekt i forhold til kommende udbud af kommunens bygnings- og løsøreforsikringer. Risikostyrings- og sikringsprojekter i : Indsatsområde 1 opdeling af bygninger i sikringsniveauer: En struktur af sikringsforholdene i kommunens bygningsmasse er tiltænkt for på denne måde, at kunne tilrettelægge og klassificere et minimum af det sikringsniveau, der i dag anses som værende nødvendig for at minimere antal samt omfang af skader. En fastlagt sikringsstrategi vil foruden skadesforebyggende værdi også have økonomisk positiv betydning i forhold til kommende udbud af kommunen bygnings- og løsøreforsikringer. Det vil være nødvendigt at foretage en gennemgang af bygningerne med henblik på placering af bygningerne i kategori A-D, og herefter udarbejde en handlingsplan med planlæggelse af den nødvendige opgradering af sikringsforholdene. 3

4 Indsatsområde 2 udformning af nye politikker på risikostyringsområdet: Ved kommunens overgang til selvforsikring i 2007, blev der i denne anledning udformet og godkendt risikostyrings-, forsikrings- og sikringspolitikker. Der er sket flere forandringer i kommunens organisation og forsikringsprogram siden dengang, og politikkerne kunne godt trænge til et eftersyn og en opdatering. Risikokoordinatoren udarbejder nye politikker på området med henblik på fremlæggelse og godkendelse hos politikere samt Direktion. Indsatsområde 3 opgradering af alle skoler til sikringsniveau A: Skolerne er forsat den bygningsmasse samt driftsenhed med de største risikoer for skader. Vi er igennem årene som selvforsikret kommunen kommet langt med hensyn til sikring af skolerne, men ændrede forhold som fx centraliseret bygningsdrift under ETK- Ejendomme, opbevaring af stadig større mængder it-udstyr gør, at sikringen skal opgraderes og nye forebyggende rutiner indføres. Denne øvelse model vil kræve nytænkning og investering af sikringen på skolerne i forhold til opgradering af tekniske alarmer, mekanisk sikring samt opmærksomhed på forebyggende adfærd. Kommunikation i denne anledning skal indledes imellem Skoleafdelingen, ETK-Ejendomme og risikokoordinatoren. Risikokoordinatoren opstarter denne proces i Indsatsområde 4 idriftsættelse af teknisk netværk: Der er indledt dialog og udarbejdet en køreplan i samarbejde med kommunens itafdeling om oprettelse af et teknisk netværk (VRF Virtual Routing and Forwarding) til overførsel af bl.a. alarmsignaler fra tyveri- og brandalarmer via nettet. Hermed kan der sikres fremtidige besparelser for oprettelse og abonnement af TDCtelefonlinjer, der ellers har fungeret til alarmoverførsel fra hvert enkelt sikringsanlæg. Indsatsområde 5 registrering samt alarmsikring af pumpebrønde: I samarbejde med ETK-Ejendomme iværksættes en registrering af de pumpebrønde (grundvand+spildevand), der findes omkring kommunens bygninger, samt en status på pumpernes tilstand og funktion. Det vurderes herunder, hvilke pumper der bør forsynes med sikring/alarm, således at der afgives alarm ved et eventuel nedbrud af el-pumpen dette med henblik på forebyggelse af oversvømmelse af bygninger særligt med kældre. Ansvar i forhold til sikringsanlæg: - Kommunens risikokoordinator har til opgave, at foretage løbende vurderinger om der forefindes nødvendige og korrekt afstemte sikringsanlæg i de kommunale bygninger eller, at der udarbejdes handlingsplan for installation af sådanne sikringsanlæg. - I forbindelse med opførelse af nyt kommunalt byggeri eller større moderniseringsog renoveringsopgaver skal der koordineres indregning af sikringsanlæg i byggeriet i forening med risikokoordinatoren. I disse typer af projekter indgår økonomi til sikringsanlæg i budgettet for byggeriet. - Efter installation af sikringsanlæg i en kommunal eksisterende bygning overleverer risikokoordinatoren ejerforhold og driftsansvar af disse anlæg til kommunens afdeling for bygningsdrift. - Sikringsanlæg skal til enhver tid være fuldt funktionelle og vedligeholdte. 4

5 - Brugere af bygninger skal sørge for, at tyverialarm er tilkoblet på tidspunkter, hvor der ikke forefindes personale på stedet, at døre og vinduer er lukkede og aflåste, samt at tyvetækkeligt udstyr som fx bærbare computere, ipads og mobiltelefoner er placeret sikkerhedsmæssigt korrekt. - Det skal tilsikres, at der med lavest mulig responstid reageres på enhver alarm fra de sikringstekniske anlæg, og at disse anlæg snarest muligt kan gentilkobles korrekt. - Der skal som minimum foretages årlig opdatering af forholdsordre, der til hvert alarmoverførende sikringsanlæg er udformet til brug for alarmfirmaets alarm- og kontrolcentral med beskrivelse af reaktion samt underretning af kontaktpersoner i tilfælde af aktiveret alarm. - Certificeret sikringsfirma skal foretage årlig teknisk service- og funktionseftersyn af alle alarm- og sikringsanlæg. Grundlæggende sikringsrutiner- og adfærd. Indhold af nedennævnte afsnit skal være opfyldt på alle arbejdspladser. Holdningsbearbejdning - Mange skader kan i et vist omfang undgås eller begrænses ved at øge sikringsbevidstheden hos de personer, der anvender kommunens bygninger og omgås kommunens aktiver. - På denne baggrund bør der gennemføres og vedligeholdes en holdningsbearbejdning om skadesforebyggelse overfor nøglepersoner (medarbejdere og fritidsbrugere), med henblik på at opnå forståelse og ansvarsbevidsthed i forhold til kommunens bygninger og aktiver. - Holdningsbearbejdning kan fx ske ved afholdelse af informationsmøder for ledere af kommunens skoler og institutioner samt nøglepersoner fra kommunens afdeling for bygningsdrift, hvor der informeres om vigtighed og baggrund for skadesforebyggelse samt om den mere praktiske udførelse af forebyggelse. Opbevaring af aktiver - Særligt attraktive genstande bør placeres i særskilt sikret depot/rum eller i sikringsgodkendt sikringsskab, når bygningen forlades. - Fladskærme, projektorer mv., som ikke af praktiske hensyn kan placeres i aflåst skab, bør fastgøres med egnede fastgørelsesmetoder (sikringswire eller kabinetter). Kontante pengebeløb - Der bør som udgangspunkt ikke efterlades kontante beløb i kommunens bygninger. Hvor dette ikke kan udgås, skal pengene opbevares i en fastgjort sikringsgodkendt værdiopbevaringsenhed afstemt efter det opbevarede beløbsstørrelse. - Mindre beløb op til max kr. kan dog opbevares i aflåst almindelig skab el.lign., hvis rummet er alarmovervåget udenfor almindelig driftstid. Nøgler og låse - Alle udvendige døre skal være forsynet med godkendt låsesystem. - Der skal føres oversigt over udleverede nøgler til hver enkelt bygning. Det skal heraf fremgå, hvilken medarbejder, der har fået udleveret hvilken nøgle og hvornår. - Der skal indhentes og opbevares kvitteringer for udleverede nøgler til hver bygning. - Nøgler skal inddrages og kvittering annulleres, når en medarbejders eller brugers relation til bygningen ophører. 5

6 - Bortkomst af nøgle kan medføre, at der skal ske omstilling af låsesystemet. Denne handling vurderes i hvert enkelt tilfælde i samråd med kommunens risikokoordinator. - Ikke ibrugtagne nøgler bør opbevares i sikringsgodkendte nøgle-, sikrings- eller pengeskabe placeret i alarmovervåget område. - Nøgler til bygninger og biler skal opbevares i sikringsgodkendt nøgle- eller sikringsskab placeret i lokale, der er overvåget af tyverialarm. Aflåsning - Der bør foreligge opdaterede retningslinjer der sikrer, at alle døre aflåses, vinduer lukkes og evt. alarmanlæg tilkobles når bygningen forlades. Mærkning - Af præventive samt efterforskningsmæssige hensyn bør attraktive og tyvetækkelige genstande mærkes tydeligt med kommunens logo samt idnummer. DNA-mærkning anbefales. - Samme genstandes serienummer, EMEI-nummer eller andet unikt nummer bør registreres, således at mærknings-id samt tilhørsforhold kan fremskaffes i tilfælde af efterlysning overfor politiet. Affaldscontainere og brandbart oplag - Sikringen omhandler placering af affaldscontainere i afstand fra bygninger i henhold til DBI s vejl. nr Vejledningen angiver, at containere skal placeres og fastgøres i en afstand af min. 5 meter fra bygninger på grund af risiko for brandspredning i tilfælde af containerbrand. - Denne regel er specifikt rettet imod større containere samt mindre containere på hjul. - Endvidere henvises til, at brandbart oplag placeres i brandsikker afstand fra bygninger. - Anbefalingen rettes også mod de mindre stående og væghængte affaldspande- og stativer. Ved nyindkøb bør der investeres i selvslukkende skraldespande. Fyraftenseftersyn - Der skal findes opdaterede retningslinjer der sikrer, at alle varmeproducerende elektriske apparater, stearinlys mv. slukkes, når bygningen forlades. Præventiv belysning - Hvid udendørs belysning opsættes efter behov tændt permanent i aften- og nattetimer eller ved aktivering via bevægelsessensor. - Infrarød usynlig udendørs belysning kan opsættes i områder, der overvåges af TVO-kamera. - Der bør løbende foretages vurdering om behovet for udendørs præventiv belysning. Beplantning - Åbninger i bygninger - vinduer og døre - der er skjulte på grund af beplantning er et særligt opmærksomhedspunkt, idet disse steder kan give skjul til en gerningsmand med hensigt til indbrud. Denne beplantning bør fjernes eller tilskæres, så der udefra er fuldt overblik imod disse af bygningers åbninger. 6

7 Håndslukningsudstyr - Det bør sikres, at det faste personale er instrueret i anvendelsen af de i virksomheden opsatte håndslukkere, slangevinder, brandtæpper mv. dette med henblik på at øge muligheden for at reducere omfanget af en brand ved akut indsats. - Alt håndslukningsudstyr skal efterses én gang årligt af godkendt brandmaterielfirma. - Personale bør som minimum instrueres hvert 2. år i brugen af håndslukningsudstyr og altid ved nyansættelser. Varmt arbejde og håndværkerprocedure - Der bør forefindes en håndværkerprocedure med angivelse af flugtveje samt andre driftsmæssige bestemmelser, der skal overholdes af entreprenører med arbejde for kommunen. - Håndværkerproceduren skal underskrives af entreprenøren forinden arbejdets opstart. - Proceduren skal indeholde retningslinjer eller henvisninger for udførelse af såkaldt varmt arbejde i kommunens bygninger. Varmt arbejde omfatter fx arbejde med tagpap, brug af vinkelsliber, gasbrænder for ukrudtsbekæmpelse mv. - Samtidig skal proceduren indeholde retningslinjer for håndtering og opbevaring af værktøj samt info om henlæggelse af affald i brandsikker afstand fra bygninger. Beskrivelse af sikringsanlæg og drift Brandalarm (ABA): - Et automatisk brandalarmanlæg er et anlæg, der registrerer en brand i startfasen, og herefter afgiver alarm til redningsberedskabet. Indsats på et så tidligt tidspunkt af branden som muligt. - Der findes lovmæssige krav til installerede ABA-anlæg som fx daglig kontrol, test, årlig inspektion af bemyndiget firma samt service og vedligehold alt dette for at sikre et funktionsdygtigt anlæg. Disse krav skal overholdes. - Konstaterede fejl og mangler skal straks udbedres af certificeret sikringsteknisk firma. Tyverialarm (AIA) - De medarbejdere eller brugere af bygninger, der er tildelt mulighed for at betjene alarmanlægget, skal have sin egen personlige kode. Denne kode er personlig, og må ikke oplyses overfor andre. - I tilfælde af, at medarbejderens eller brugerens tilknytning til bygningen ophører, skal vedkommendes alarmkode straks slettes i anlægget. Samme kode må ikke benyttes igen. - Der skal ske alarmoverførsel til godkendt kontrolcentral via teknisk netværk (IP), alarmlinje eller sim-kort. - Der skal aftales kodeord med alarmfirmaets kontrolcentral til brug for afmelding af eventuelle fejlalarmer. Dette kodeord må kun være kendt og anvendes af den ansvarlige hos institution/afdeling eller kommunens afdeling for bygningsdrift. - Omkostning til vagtudkald administreres af kommunens afdeling for bygningsdrift. Adgangskontrolanlæg (ADK) - Adgangskort til ADK udstedes til medarbejdere i bygninger med ADK-anlæg, samt til brugere med behov for adgang til bygninger der henstår aflåste. - Ved udvendige døre og udenfor driftstid - skal adgangskort altid benyttes i kombination med personlig kode. - Bortkomst eller beskadigelse af adgangskort skal straks indberettes til den ansvarlige administrator kortet skal herved annulleres i ADK-systemet. - Adgangskort skal inddrages og/eller annulleres i ADK-systemet, når en medarbejders eller brugers relation til bygningen ophører. 7

8 Tv-overvågning (TVO) - TVO opsættes med henblik på skadesforebyggelse - til dækning af relevante udvendige og måske indvendige områder. - Det skal med tydelige skiltning være angivet, at der er opsat tv-overvågning på stedet - skiltningen skal som minimum opfylde de lovmæssige krav. - Årligt eftersyn, justering og rengøring skal udføres på disse anlæg med henblik på opretholdelse af max. billedkvalitet. - Der skal mindst én gang ugentligt foretages visuel kontrol af kameraernes funktion samt billedkvalitet på TVO-anlægget. Konstateres der herved fejl på anlæg eller kamerabillede, skal reparation/vedligeholdelse straks iværksættes. - Love der gælder for tv-overvågning med relation til offentlige myndigheder - skal overholdes (Tv-overvågningsloven, Persondataloven, Straffelovens 232, 263, stk. 1, nr. 3 og 264a, Forvaltningsloven mv.) Transientbeskyttelse - Installation, der hindrer eller minimerer skader på el-udstyr ved overspænding fx ved lynnedslag. - Denne sikring installeres typisk på AIA/ADK/ABA anlæg. Lækagesikring (vandalarm) - Anlægget tilkobles bygningens brugs- eller varmesystem, og foretager konstant måling af vandets flow i rørsystemet. Registreres overforbrug af vand afgives alarm via SMS/tyverialarm/netværk, og automatisk ventil kan lukke for vandtilførslen til bygningen, og herved straks begrænse vandskadens omfang. - Ansvarlig for bygningsdrift skal løbende tilse korrekt funktion og tæthed for toiletter, vandhaner samt andre vandtilkoblinger, der ved utæthed kan forårsage fejlalarmer på systemet. Alarmovervågning af pumpebrønde - Højtvandsalarmer i grundvands- og kloakbrønde ved kommunens bygninger forbindes således, at der via lokal tyverialarm eller GPRS-modul afsendes alarmsignal til den ansvarlige for bygningsdrift ved kritisk vandstigning i brønden. It-sikringsdepot - Alle skoler skal have et sikret depot til opbevaring af tyvetækkeligt udstyr som fx bærbare computere, ipads, kameraer mv. - Kommunens risikokoordinator sørger for den sikringsmæssige indretning af dette depot, der placeres efter aftale med skolens ledelse. - Der må kun opbevares effekter med tyvetækkelig værdi i dette rum det er således ikke beregnet til almindelig opbevaring. - Depotet skal altid henstå lukket og aflåst. I tidsrum udenfor bygningens almindelige driftstid skal tyverialarmen i depotet være tilkoblet og eventuelle sikringsgitre være nedrullet. Sikringsskabe til bærbare computere / ipads - På visse skoler er opsat og installeret sikringsskabe med tyverialarm og adgangskontrol specifikt til opbevaring af klassesæt af bærbare computere/ipads til brug for indskolingsklasser. - Disse sikringsskabe afløser trinvist de rulleskabe, der tidligere er anvendt på skolerne. - Skabene må kun betjenes af medarbejdere ved indlæsning af adgangskort samt indtastning af personlig kode. - Skabene skal lukkes og aflåses umiddelbart efter enhver betjening. - Benytter en skole rulleskabe indeholdende it-udstyr, skal disse udenfor almindelig driftstid henstå i aflåst rum under alarmovervågning. Rummet må ikke have vindue eller dør til det fri. 8

9 Præventiv indsats mod vandskade - Montering af højtvandslukke til sikring mod vandopstigning, hvor det vurderes som nødvendigt. - Jævnlig kontrol af det lokale vandforbrug på måler reaktion ved overforbrug. - Montere afspærringsventil på alle vandforbrugende genstande som fx vaske- og opvaskemaskiner. - Sørge for, at opbevarede genstande og inventar i kældre hæves min. 50 cm over gulvet. 9