Bestyrelsesmødet den 12. november 2015 kl på afdelingskontoret i Holte, Røjelskær 15.

Transkript

1 GL. HOLTE BOLIGSELSKAB REFERAT Bestyrelsesmødet den 12. november 2015 kl på afdelingskontoret i Holte, Røjelskær 15. Deltagere: Bestyrelsen: Ann Sofie Orth, Bent Nielsen, Lisbet Riis, Claus Hjorting, Elke Mortensen, Henning Christensen, Per Ysbæk Nielsen,, Irene Arvig,, Esma Birdi Afbud: Knud Erik Thurøe Hansen, Eva Anni Salomon. Som observatør: afdelingsbestyrelsesformændene for afd. 3 Jan Bielefeldt og afd. 7 Karin Batchelor. Fra Boligkontoret: Forretningsfører Teit Svanholm og Per Lykke Udsendt den 23. november 2015 Indhold cases/mdr28/mdr Godkendelse af referatet fra sidste møde Revisionsprotokol Meddelelser Malmbergsvej Selskabssager Afdelingssager Eventuelt Næste møde...9 side 1/10

2 1 Godkendelse af referatet fra sidste møde Referatet fra det sidste møde er tidligere udsendt, og der er ikke indløbet kommentarer. Organisationsbestyrelsen godkender og underskriver referatet fra sidste møde. Referatet er tidligere udsendt. Organisationsbestyrelsen godkendte og underskrev referatet fra sidste møde. 2 Revisionsprotokol Revisionsprotokollen bliver gennemgået på mødet. Revisionsprotokollen tages til efterretning. Revisionsprotokollen medbragt til mødet. Revisionsprotokollatet til årsregnskab for 2014/15 blev behandlet, godkendt og underskrevet under punkt 5 a. 3 Meddelelser Debitoroversigten blev gennemgået af Teit Svanholm. Der var 3 nye debitorer. Esma Birdi forespurgte til hvilke tiltag BDK havde for at forhindre restancer/udsættelser. Teit Svanholm redegjorde for forsøgsprojektet Stop Udsættelser, som fra 2016 bliver permanent. Meddelelserne tages til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog meddelelserne til efterretning. 4 Malmbergsvej 1-3 Rema 1000 er åbnet og nu pågår arbejdet med at få færdiggjort beboerlokalet. Struktur for Malmbergsvej 1-3 Afd. 8 i Gl. Holte boligselskab: Den nye afd. 8 er ejer af ejendommen. Beboerlokalet er i afd. 8, mens erhvervslejemål fremlejes. Budgettet for afdelingen fremlægges til bestyrelsens godkendelse. Ejendomsselskabet ApS: Ejendomsselskabet fremlejer erhvervslejemålene til smørrebrød, pizzeria og kroen og viderefremlejer lokalerne til dagligvarebutikken. Der er indgået fornyede kontrakter med de tre erhvervslejemål. Budgettet for Ejendomsselskabet fremlægges til bestyrelsens godkendelse. Driftsselskabet ApS: Driftsselskabet udlejer dagligvarelokalerne til Rema. Der er indgået en aftale om en leje de første 15 år, hvor ombygningsomkostningerne er indregnet. Herefter udlejes til markedsleje. Budgettet for Driftsselskabet fremlægges til bestyrelsens godkendelse. Det bemærkes, at der i selskabsbudgetterne er indregnet vederlag til bestyrelsen, som også har et eksternt medlem, på i alt kr (for begge selskaber), som fordeles med kr til menige medlemmer og kr til formanden. Afd. 1 uden Malmbergsvej 1-3 side 2/10

3 Det er aftalt, at da afd. 1 har afhændet erhvervsdelen til afd. 8 skal afd. 1 modtage et årligt tilskud til driften for den manglende indtægt fra erhvervslejemålene dog fratrukket de besparelser som boligafdelingen har haft til driften af både erhvervslejemålene og selskabslokalet herunder administration. Disse kan opgøres således: Indtægter Udgifter Total Leje gl. købmand (gl. kontrakt) kr. Leje Pizzeria (gl. kontrakt) kr. Leje smørrebrød (gl. kontrakt) kr. Leje kro (gl. kontrakt) kr kr. Fradrag: Vedligeholdelse/drift kr. Sparet administrationshonorar(4.000 kr.) kr. Sparet selskabslokale kr. Sparet energi kr. Sparet arb.kap.(159 kr.)/disp.fond.(565 kr.) kr kr. Total kr. Beløbene er indarbejdet i budgettet for 2015/16 for afd. 1, således at budgettet for afd. 1 er renset for de ovennævnte udgifter. Formand Claus Hjorting supplerede med at orientere om at der er afleveringsforretning d. 26. november Beboerlokalet er blevet lidt dyrere end budgetteret, hvorfor det må forventes at der kommer en ansøgning om bevilling fra dispositionsfonden. Det blev fastslået at det er afd.1 som i samarbejde med administrationen fastsætter betingelserne for udlejning af beboerlokalet. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning og godkender budgetterne for afd. 8, driftsselskabet og ejendomsselskabet samt tilskud til afd. 1 på kr årligt indtil videre. Budget afd. 8 Budget Ejendomsselskabet Budget Driftsselskabet Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning og godkendte budgetterne for afd. 8, driftsselskabet og ejendomsselskabet samt tilskud til afd. 1 på kr Tilskuddet størrelse vurderes igen om et år. 5 Selskabssager a. Regnskab Regnskab og revisionsprotokollatet er til behandling og godkendelse på dette møde. Selskabets resultat er et overskud på kr pga. færre udgifter til forretningsførelse. Selskabets saldi pr. 30. juni 2015: Konto 803 Dispositionsfonden kr heraf disponibel kr Konto 805 Arbejdskapital kr heraf disponibel kr Oversigtsskemaet viser rating, resultat og henlæggelser for afdelingerne: 2014/ /14 Rating Afd. Over-/ Henlagt Resultat- Netto Netto pr. Netto pr. henlagt Underskud konto lejemålsenhe lejemålsenhed d C side 3/10

4 D C C A B I alt Med flere af afdelingerne har der været en dialog omkring spørgsmål og kommentarer til de respektives afdelingsregnskab. Alle afdelinger har godkendt regnskabet inden behandlingen her i bestyrelsen. Egenkontrollen I forbindelse med udarbejdelsen af årsregnskabet er der fra Boligkontorets side som noget nyt udarbejdet en Egenkontrol indeholdende oplysninger om boligorganisationen samt boligafdelingen, hvad angår økonomistyring, effektivitet, kvalitet og god selskabsskik. Egenkontrollen er udviklet i forlængelse af, at den almene boligsektor i 2010 blev omfattet af en styringsreform i form af en model for mål- og aftalestyring. Som led i styringsreformen indgik, at der skulle arbejdes videre med egenkontrol i de almene boligorganisationer, og således udkom der i efteråret 2014 en rapport fra Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikter, som kan hentes her: Hensigten med Egenkontrol er at skabe et forståeligt og brugbart dokument, som på én og samme tid giver organisationsbestyrelsen mulighed for, at kontrollere, evaluere og forbedre boligorganisationen og dens boligafdelinger. Med andre ord; kigge tilbage på de seneste års udvikling i boligorganisationen samt boligafdelingerne, for derved at blive klædt bedst muligt på til at tage beslutninger, som rækker ud i fremtiden. I Egenkontrollen arbejdes der med et trafiklys, idet trafiklyset på en enkel og letforståelig måde kan være medvirkende til, at graduere opmærksomhedspunkterne. Derved kan organisationsbestyrelsen sammen med Boligkontorets medarbejdere gennemgå Egenkontrollen, og tage de nødvendige beslutninger, som kan medvirke til en positiv udvikling eller fastholdelse af en i forvejen positiv vurdering. Årsresultat Rød: Der er et samlet underskud i de seneste 5 regnskabsår på kr. Tilsammenligning henlægger afdelingerne til arbejdskapitalen, som derfor har været stigende gennem de seneste 4 år. Budgetlægningen vil fortsat tilstræbe et resultat på +/- 0 selvom, dette kan medføre et falsk rødt signal, som her. Alternativet er en unødig kapital opbygning i selskabet. Arbejdskapital Rød: Der henlægges hertil og arbejdskapitalen vil overtid nå målsætningen. Der er ikke behov for yderligere tiltag. Egen trækningsret Gul: Opsparingen overstiger 5 års henlæggelser, hvilket her anses for en dårlig ting. Det giver ikke anledning til ændringer. Lejeledighed Gul: Den opgjorte lejeledighed skyldes ikke boliger, men erhvervslejemålene. Da denne er bragt til ophør ved åbningen af Rema 1000, giver det ikke anledning til yderligere (navnlig ikke - af den grund markedsføring af boligerne). Tab ved fraflytning - Gul: Tallet er markant reduceret i 2014/15 og modsat det anførte, så har ingen afdeling tab på mere end 800 kr. pr. bolig. Bemærkningen om at niveauet på 373 kr. pr bolig skulle være alarmerende deles ikke. Indskuddet er allerede sat op til det maksimale, så der er ikke behov for yderligere tiltag. Henlæggelser til vedligeholdelse - Rød: Niveauet for henlæggelser er for lavt i alle afdelinger og det er påtalt gennem en årerække. Hver afdeling må lægge en plan for løbende at øge henlæggelserne år for år. I modsat fald kan organisationsbestyrelsen blive tvunget til at gribe ind i budgetlægningen. Første resultat skal ses i budget 2016/17 og følges op årligt. side 4/10

5 Antenneregnskaber Rød: Opgørelsen er misvisende. Ingen afdelinger har underskud i seneste regnskabsår og de akkumulerede underskud svarer til 200 kr. pr. bolig i afd. 2 og kr. i afd. 3. Det giver ikke anledning til yderligere. Sammenlign evt. med underskud på resultatkontoen, hvor kriteriet er underskud på kr. pr. lejemål. Organisationsbestyrelsen gennemgår Egenkontrollen og tager de ovennævnte bemærkninger til efterretning. Bestyrelsen godkender regnskabet for Regnskabsblok for Egenkontrollen Organisationsbestyrelsen gennemgik Egenkontrollen og tog de ovennævnte bemærkninger til efterretning, med bemærkning om at visse elementer i egenkontrollen ikke fandtes dækkende. Bestyrelsen godkendte regnskabet for b. Budget På mødet i november blev bestyrelsen præsenteret for et budget udkast med et fald på -0,8 % svarende til kr pr. lejemålsenhed. - Bestyrelsens honorar er posteret med telefonpenge på konto med kr. samt kontorhold på konto med kr. Det skattefrie beløb er kr. pr. person. - Der afsættes kr til bestyrelseskurser og workshops på konto Der afsættes kr til grafisk identitet på konto Henlæggelserne til dispositionsfonden opfylder ikke minimumskravet (kr ), så der skal henlægges hertil fra afdelingerne. Derfor henlægges kr. 565 pr. lejemålenhed til selskabets dispositionsfond. - Henlæggelserne til arbejdskapitalen er heller ikke nået til grænsebeløbet (kr ). Derfor henlægges kr. 159 pr. lejemålsenhed fra afdelingerne til selskabets arbejdskapital. Bestyrelsen godkender selskabets budget. Bestyrelsen godkendte selskabets budget. c. Repræsentantskab Der er repræsentantskabsmøde torsdag 3. december 2015 kl i det nye beboerlokale på Malmbergsvej i Gl. Holte. Hver afdelingsformand inviterer egne repræsentanter og tilmelder til Gitte Weien. Husk at oplyse, at der er spisning efter mødet. Revideret dagsorden med bilag skal sendes ud senest en uge før mødet, og det sendes til afdelingsbestyrelsesformændene. Valg til organisationsbestyrelsen: Valg af medlemmer til organisationsbestyrelsen. På valg er: Eva Salomon, Knud Erik Thurøe, Per Ysbæk og Henning Christensen. Herudover skal der vælges nye medlemmer for den restende valgperiode for Elke Mortensen og Irene Arvig på valg, da de begge er trådt ud af afdelingsbestyrelsen og som ligeledes udtræder af organisationsbestyrelsen. side 5/10

6 Valg af suppleanter. På valg er: Inger Birthe Skat Kaplan, Keld H. Flittner, Erik Busse og Lars Hoppe Nielsen. Bestyrelsen tager stilling til, om der er forslag til repræsentantskabsmødet. Bestyrelsen havde ikke forslag til repræsentantskabsmødet. d. Fælles arrangement for afdelingsbestyrelser På mødet den 27. november 2014 besluttede bestyrelsen at invitere til fire fællesarrangementer i 2015 for afdelingsbestyrelserne. Der er nu afholdt to af de fire nedenstående arrangementer, hvilket formanden orienterer om på mødet. 26. Februar 2015: Præsentation for hinanden 19. Maj 2015: Velkomst til nye beboer 27. August 2015: Kendskabet til beboerdemokratiet 26. November 2015: Status på samarbejde og forsættelse til fase 2 Møderækken afsluttes august 2015, men påtænkes videreført i 2016 bl.a. i lyset af planerne om fælles drift. En plan herfor vil blive forelagt på første bestyrelsesmøde i Bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning, med bemærkning om at mødet d. 26. november 2015 vil handle om boligaftalen og flygtningeproblematikken. e. Grafisk identitet/fælles velkomst til nye beboere Et resultat af de fælles møder nævnt under d. har været, at der er kommet et ønske, om klarere at profilere, at vores beboere bor i et alment boligselskab, og at dette har en selvstændig identitet som adskiller sig fra Boligkontoret Danmark. Deltagerne har bl.a. peget på, at det vil kunne medvirke til at styrke rekrutteringen til beboerdemokratiet og styrke forståelsen af boligformen. Herudover er der identificeret et behov for en mere ensartet introduktion til Gl. Holte Boligselskab. Der er derfor indlagt omkostninger hertil i budgettet for 2016/17. I praksis vil arbejdet bl.a. blive udført i workshops med interesserede beboere. Bestyrelsen godkender initiativet. Bestyrelsen godkendte initiativet. Esma Birdi meldte sig til arbejdet. f. Boligaftale med kommunen Udkast til boligaftale med Rudersdal kommune, som er drøftet på tidligere bestyrelsesmøder er nu modtaget. Aftalen er forhandlet af en arbejdsgruppe, hvor boligselskaberne har være repræsenteret (fra selskaber administreret af Boligkontoret af formanden, Lisbet Riis og Bent Nielsen). Boligaftalens indhold er primært, at kommunen får adgang til at henvise borgere til hver 3. bolig i stedet for hver 4. Til gengæld giver kommunen medindflydelse på, hvordan henvisningen løses ved: Indsigt i anvisningskriterier Høring ved anvisninger Mulighed for fleksibel udlejning Skærpet opmærksomhed på beboersammensætningen og side 6/10

7 Løbende opfølgning på samarbejdet administrativt og politisk. Herudover etableres en entydig indgang til kommunen, den boligsociale indsats udbygges med 2 medarbejdere (1 mio. om året i 3 år) og der etableres 50 boliger i aftaleperioden. For Gl. Holte Boligselskab vil det fortsat være en prioritet at begrænse anvisningen til afd. 1, hvilket er muligt under aftalen, men vanskeligere uden aftale. Aftalen samt de to bilag er vedlagt dagsorden, således at den kan drøftes og kommenteres på mødet. Aftalen ligger i øvrigt på linje med Boligkontores anbefalinger, som netop er udsendt: - Positiv indgangsvinkel - Aftal rammer for samarbejde (anvend afd.bestyrelsens kendskab, register, kontaktpersoner, jobs, principper for fordeling) - Kreative muligheder og flere nye almene boliger - udlejningsmodeller Vejledning om kommunens forpligtelser med flygtninge - Permanent bolig - Integrationsplaner - Tolke bistand til formidling - Støtte til sociale aktiviteter - Frikøb af ejendomsfunktionærer - Kommunal integrations kontaktperson Borgmestermøde Kommunen inviterer samtidig til et møde den 23. november 2015 med deltagelse af borgmesteren og alle boligselskaberne i Rudersdal kommune. Bestyrelsen drøfter boligaftalen og tager stilling hertil. Boligaftale Samarbejdsaftalen Vejledning i forbindelse med placering af flygtninge Vejledning om kommunens forpligtelser med flygtninge Bestyrelsen drøftede boligaftalen og besluttede at underskrive denne. 6 Afdelingssager a. Formandsmøde Der er afholdt formandsmøde den 5. november Referat eftersendes. Orienteringen tages til efterretning. Referat Orientering taget til efterretning. b. Fremtidssikring af afd. 2 I forlængelse af beboermødet på Mariehøjcenteret vil fremlægges på mødet et oplæg fra bdk byg. side 7/10

8 Det indstilles, at bestyrelsen træffer beslutning om tilskud til rådgiver på kr , såfremt dette ikke dækkes af byggesagen eller vil medføre en meromkostning for afdelingen i en byggesag (altså ikke dækkes af tilskud m.v. fra landsbyggefonden). Bestyrelsen tiltrådte indstillingen. c. Ansøgning til dispositionsfond fra afd. 2 Afdeling 2 har anmodet om, at en række omkostninger til bl.a. termografering, som er afholdt i tidligere regnskabsår, nu refunderes af dispositionsfonden henset til projektet om fremtidssikring af afdelingen. Det ville være et brud med hidtidig praksis at refundere udgifter, der er aftalt og afholdt i tidligere regnskabsår. Det indstilles derfor at ansøgningen ikke imødekommes. Bestyrelsen besluttede at afvise ansøgningen. Teit Svanholm bemærkede at afd. 2 ikke er afskåret fra at få dækket de anførte omkostninger i en evt. renoveringssag, hvis de udførte undersøgelser vurderes som relevante af Landsbyggefonden for en sådan renoveringssag. Dette vil blive drøftet med Landsbyggefonden og Byggeafdelingen, hvis en renoveringssag faktisk iværksættes. d. Samarbejdsaftale om drift af varmecentral mellem Gl. Holte Boligselskab og Søllerød Sociale Boligselskab vedr. afdelingen. På nuværende tidspunkt modtager Afdeling 1, 2 og 4 samt Søllerød Sociale Boligselskabs afdeling Lendemosehøj varme fra Gl. Holte Boligselskab fra varmecentralen Malmbergsvej 23. Det er aktuelt E-on, der er leverandør og som drifter varmeforsyningen. Aftalen med E-on er udløbet og der er derfor nu mulighed for at overtage anlægget til den nedskrevne værdi ( kr. ) og den fremtidige drift. Ved at hjemtage driften og modtage gas fra en anden leverandør vil der pt. kunne opnås en besparelse på ca. 1, 2 mio. kr. årligt. Energikonsulenterne fra AI-gruppens vurdering og beregning af driftsomkostningerne er således: 1.) Efter aftale er der foretaget besigtigelse af hovedvarmecentralen på Malmbergsvej 23, 2850 Nærum mandag den På baggrund af besigtigelsen og samtale med ejendomsmester Per Vøttrup skønnes de årlige udgifter til service og vedligeholdelse af varmecentralen til ,- ekskl. moms og ekskl. LKVanlægget. I udgiften er indeholdt et skøn af den årlige udgift til service på gaskedler-/brænder samt leje af automatik til trykholdestationer. Den skønnede udgift pr. år er udtryk for en gennemsnitsbetragtning, idet nedbrud af enkeltdele (f.eks. en pumpe) kan påvirke udgifterne til vedligeholdelse. Som tidligere anført anbefales det, at eksisterende kedler udskiftes ligesom flere af de eksisterende hovedkomponenter (trykhold, filtre osv.) er af ældre dato. I skønnet er naturligvis ikke indeholdt udgifter hertil. Jeg foreslår, at der hensættes til vedligeholdelse af sådanne sliddele i vedligeholdelsesplanen. Besparelsen fremkommer således: Årlig varmeudgift ved levering af varme fra LKV anlæg / E-.on Jan Nilsson AI Energi side 8/10

9 Gl. Holte Boligselskab og SSB har et samlet årligt varmeforbrug på MWh som svarer til en varmeudgift på kr inkl. moms Alternativ 1 - (nuværende kedler): Årlig varmeudgift ved levering af varme fra egne kedler med virkningsgrad på 85 %: Varmeudgift gas: kr inkl. moms. Besparelse 1,2 mio. kr. Alternativ 2 - Ved investering i 1 ny kedel Årlig varmeudgift ved levering af varme fra egne kedler med virkningsgrad på 94 %: Varmeudgift gas: kr inkl. moms. Besparelse 1,4 mio. kr. efter service og låneydelser. Beregningen er foretaget for ca. 6 måneder siden. Gasprisen er siden faldet og besparelsen er p.t. større. Under alle omstændigheder er besparelsen ca. 20 gange større end den ventede driftsomkostning. Omkostningerne fordeles således mellem afdelingerne (de egentlige varmeudgifter afholdes after forbrug): boliger, drift af varmecentral. Kun for den del som vedrører varmeforsyning samt rådgiver ,96 % ,43 % ,28 % ,33 % Struktur Anlægget skal drives som et eget anlæg, hvilket fortolkes meget strengt. Det er derfor ikke muligt at placere anlægget i et selskab eller selvstændig forening. I stedet anbefales det, at anlægget ejes af Gl. Holte Boligselskab og Søllerød Sociale Boligselskab i sameje med de ovenfor anførte fordeling og at drift og andre forhold reguleres af aftale mellem selskaberne. Henset til de meget betydelige besparelser indstilles, at bestyrelsen godkender og underskriver samarbejdsaftale om fælles overtagelse og drift af LKV-anlæg mellem Gl. Holte Boligselskab og Lendemosehøj. Aftale bestyrelsen godkendte og underskrev samarbejdsaftale om fælles overtagelse og drift af LKV-anlæg mellem Gl. Holte Boligselskab og Lendemosehøj. 7 Eventuelt Antenneforening: Afdeling2 og afdeling 7 skal inviteres til at deltage i antenneforeningen. 8 Næste møde Mødeplan for Organisationsbestyrelsesmøder : Møde Dato side 9/10

10 Organisationsbestyrelsesmøde afholdes på afdelingskontoret, Røjelskær 15, Holte 12. november 2015 kl Regnskab 2015 Selskabsbudget 2016 Februar Styringsdialog Maj September Mødeplan for Repræsentantskabsmøde 2015: Møde Dato Repræsentantskabsmøde Torsdag den 3. december 2015, kl Bestyrelsens underskrift: Claus Hjorting Jan Bielefeldt Per Ysbæk Nielsen (Formand) K. E. Thurøe Hansen Henning Christensen Lisbet Riis (valgt af rep.) Esma Birdi Ann Sofie Orth Bent Nielsen (valgt af rep.) (kommunalt udpeget) (kommunalt udpeget) Karin Batchelor Eva Anni Salomon side 10/10