ECdox - Manual. Indledning 2. Etablering af portalen 3. Brugergrænsefladen 4 Backoffice Portal 5 Mobil Portalen 6. Login 7. Opret firmaenheder 9

Transkript

1 ECdox - Manual Indledning 2 Etablering af portalen 3 Brugergrænsefladen 4 Backoffice Portal 5 Mobil Portalen 6 Login 7 Opret firmaenheder 9 Opret aktører 9 Opret leverandører 11 Konfiguration af kontoplan 12 Konfiguration af momsliste 13 Konfiguration af formål 14 Konfiguration af dimensioner 15 Indlæs filer 15 Journaler 15 Godkendelser 16 Indbakke 17 Ret kontering 17 ECdox på mobile enheder 18 Referencer 21

2 Indledning Dette dokument beskriver ECdox som er en fleksibel Cloud baseret SAAS løsning udviklet som software der understøtter virksomheders arbejdsgange for derved at opnå nem adgang til intern viden om kontrakter, leverandører samt finansposter. Investering af ressourcer er stærkt reduceret og implementering går eksponentielt hurtigere med agile engagementet til etablering af integrationer til lokal Økonomi, HR og IT afdelinger eller ansvarlige for den tekniske etablering. ECdox platformen kan betragtes som en tæt integreret, løst koblet software bygget som produkt til at foranledige effektive arbejdsgange samt for at kunne servicerer alle tilgængelig enheder e.g. smartphones, tablets og pc klienter som motor til at binde data i dine software applikationer sammen. I det at workflow platformen er et produkt der servicerer data i skyen er det også altid opdateret til seneste version med de nyeste funktioner. Udvikling af integrationer og anden innovation kommer alle til gode fordi funktioner deles i kodebase på tværs af arkitekturen. Effektive automatiserede digitale dokument baserede arbejdsgange dokumenterer og bidrager til at løse udfordringer der normalt er en hovedpine for kerneforretningen. Historisk dokumentation giver ledere og ledernes medarbejdere mulighed for at vurdere fremdrift i forretningsområder, for at identificere kerneforretning samt for at forbedre indsigt i forhold til produktivitet og kvalitet. Transparent forretningsresultater kan være vanskeligt at opnå men med præcise foranstaltninger i ECdox for fremskridt løfter den konstante udfordring. Virksomhedens medarbejdere giver forretningens business intelligence-data i supply chain management og indsigt i resultaterne er de oplysninger, konsistente, og lette at samle. Gennem hele livscyklus for arbejdsgange med dokumentation kan godkendere uafhængigt af hinanden sikre fremdrift med korrekte oplysninger samt revisionsspor for alle udvalg af data samt med fremskridt for forskellige dokumenttyper. Brugerfladen i ECdox er designet til at ligne dokumenter men kan kun vælges med venstre museknap. Indhold præsenteres i form af hjemmesider og kan være aktiv tekst, billeder, pdf eller omdirigere til nye sider. Tabeller kan aktiveres med musen i titel baren for både at sortere og fremsøge dokumenter til udvælgelse eller ved hjælp af filter oplysninger i søgefeltet.

3 Etablering af portalen Det er nemt at komme i gang med digitale arbejdsgange ved hjælpe af oprettelses blanketten på vores hjemmeside. Vælg at oprette din virksomhed som kunde ved at accepterer vores software licens betingelser samt at angive en administrator bruger. Det er vigtigt at angives korrekt da denne benyttes til at logge på systemet samt i tilfældet du har glemt din adgangskode. Det er ikke muligt at oprette et firma som allerede eksisterer således hvis der ved en tidligere lejlighed er angivet dit firmanavn vil du ikke kunne oprette en installation med samme navn. Besøg vores hjemmeside for at komme igang. Det tager kun få minutter.

4 Brugergrænsefladen Med grafisk brugerflade eller grafisk brugergrænseflade menes en grænseflade der formidler og præsenterer brugerens interageren med en computer. Grænsefladen fsva. ECdox præsenteres på en skærm i en browser og består af en kombination af tekst og grafik som kan manipuleres med fx tastatur og mus. På engelsk benyttes betegnelsen GUI (Graphical User Interface). Når et program har en grafisk brugerflade, præsenteres mulige kommandoer og funktioner i mange tilfælde ved hjælp af små billeder (der normalt kaldes ikoner). Med brug af en mus vil man kunne flytte markøren rundt på skærmbilledet. Når muse-markøren peger på et ikon kan man klikke med musens knap, og en given funktion vil blive udført. Et eksempel kunne være en ikon med et billede af en printer. Det er ligetil at opfatte et sådant ikon vil forårsage at noget udskrives. I den grafiske brugerflade findes 'paneler', som er tydeligt markerede og afgrænsede felter i skærmbilledet - eksempelvis værktøjslinjen. Her bruges både ikoner og og små tekstfragmenter som kan aktiveres ved museklik eller gennem tastaturgenveje. For den grafiske brugerflade bruges ofte betegnelsen 'skrivebord' engelsk: desktop som et metafor for det 'sted' hvor forskellige objekter befinder sig, såsom workflow og dokumenter. Elementer fra ECdox skrivebordsmiljø: Driver-software til at formidle den højopløselige grafik. En samling af ikoner. Deres filformat er meget varieret og spænder fra de helt simple bitmaps til de mere moderne SVG-formater. Grafiske værktøjssæt der gør det enkelt for vores programmøren at skabe brugervenlige paneler og vinduer. Billedbehandling-program. Tekstbehandling-program. Billede og dokument visnings-programmer. Programmer til afspilning af lyde, musik og film. Programmer til visualisering af komprimerede filer i zip format ECdox tabeller har alle en aktiv titlebar som giver mulighed for at sorterer efter valgte kolonne. ECdox roadmap er synligt for alle ved at holde venstre SHIFT+CTRL nede mens der trykkes med musen på 'Log ud'. Det er muligt at angive nye ønsker til udvikling, tilknytte kommentare samt ændre prioritering og status på alle oprettede poster i produktets roadmap.

5 Backoffice Portal ECdox består af to portaler, en webportal som benyttes via en browser og en mobil applikation. Webportalen kalder vi backoffice og dækker de funktioner den økonomiansvarlige administrative medarbejder typisk har brug for. Web portalen giver overblik af virksomhedens arbejdsgange med status og konfiguration af stamdata for medarbejdere, leverandører, kontoplaner og andre stamdata som er nødvendige for at kunne danne betalingsfiler eller anden integration til basis- og støttesystemer. Portalen starter i det sprog som er valgt for den enkelte aktør. Sproget kan opdateres fra Dansk, Svensk, Norsk eller Engelsk ved at vælge den lille mand i menuen til venstre. Sprogstammen XX benyttes af vores udviklere til at sikre sprogunderstøttelse af alle tekstfragmenter. I skærmbilledet her er indbakken med aktive arbejdsgange fuld. Efter en periode med effektiv brug vil listen med ikke eksporterede eller arkiverede workflow måske fylde mange sider. Det kan være portalen er tilkøbt af en revisor for at kommunikerer med kunder, måske et moderselskab således portalen dækker flere virksomheder. Det er derfor muligt at filtrer listen i toppen af skærmen således det kun er arbejdsgange for et valgt firma, med en valgt status eller indeholdende et som præsenteres i oversigten. På samme vis har indbakken yderligere en fritekst søgemulighed. Ved at angive søgetekst i indbakke feltet filtreres arbejdsgange som ikke passer med søgeteksten fra hvilket endvidere sikre det overblik som er fordelagtigt når det vigtige er arbejdsgange flyder effektivt. Bilag kan indlæses manuelt ved at benytte musen til at vælge knappen 'Indlæs bilag' i toppen af brugergrænsefladen, alternativt ved at fremsende med vedhæftede bilag til firmaets mailscanner adresse.

6 Mobil Portalen Mobil applikationen er tilegnet indberettere samt godkendere hos et firma. Mobil versionen dækker de funktioner virksomhedsansvarlige eller administrative medarbejdere, typisk har brug for og giver samtidigt overblik over egne udestående arbejdsgange med status, finansposter, leverandør samt betalingsdata for endeligt at kunne kvalificerer selskabets økonomiske poster. Nye bilag til behandling kan indlæses manuelt ved at benytte + knappen i toppen af brugergrænsefladen. Alternativt er det muligt at oprette nye workflow ved at fremsende med vedhæftede bilag til firmaets mailscanner adresse. Det er også muligt at ændre standard sprog og andre stamdata for den aktuelle brugere ved at vælge burger menu knappen. En arbejdsgang kan vælges ved at markerer denne med venstre museknap. Således åbnes bilag og præsenteres i detaljer i kroppen på brugergrænsefladen.

7 Første gang mobil applikationen installeres har applikationen brug for at indhente stamdata fra installationen. Denne process kan godt tage lidt tid men sjældent længere end 60 sekunder. Er ECdox ude af drift er det muligt applikationen er i gang med at blive opdateret eller et annonceret servicevindue er under gennemførelse. Denne type status kunne ses af brugerne med en besked om hvad der foregår, alternativt ses driftstatus på vores hjemmeside. Login Når du skal logge på systemet starter du med at åbne en fane i din browser. I adressebaren, i toppen af denne fane, indtastes din virksomhed eller det navn du har modtaget eller er blevet oplyst i en velkomstmail, efterfulgt af.ecdox.com, f.eks. demo.ecdox.com Som her: Din browser vil nu præsenterer en hjemmeside login skærm med følgende udseende:

8 Her taster du dit brugernavn, som ofte er din mailadresse, du er blevet oprettet med i ECdox. Dette ses i velkomstmailen som du kan have modtaget fra os. Denne kan se således ud: Hvis du ikke allerede har fået tildelt en adgangskode kan du trykke du på linket og gennemføre processen hertil glemt brugernavn og/eller adgangskode er samme process og du modtager en med en midlertidig nøgle du kan anvende til at genoprette adgangen, når du skal danne din egen hemmelige adgangskode.

9 Opret firmaenheder ECdox understøtter et vilkårligt antal dimensioner. I udgangspunktet er opsætningen for Kontoplan, Formål samt Moms påkrævet da disse er de oftest anvendte dimensioner og derfor en del af standard. Leverandører, Bankkonti, Nøgler, Lokationer, Typer, Arter, Projekter, Kostcentre samt Afdelinger er også aktive dimensioner men kan udelades dvs. hvis et firma i udgangspunktet ikke normalt tilknytter felterne til finansposter. Tilpasninger for firmaenheder afstemmes med det angivne økonomisystem i brugergrænsefladen så det grafiske valg er i overens med de forskellige digitale arbejdsgange dokumenteret i ECdox. I toppen af skærmen vælges Opret enhed med musen hvor efter firmaets detaljer kan angives i stambladet. Når et nyt selskab oprettes tildeles en unik kundevendt portal samt en scanner mailadresse til at aflæse bilag til kontering. Opret aktører I faneblad Aktører er det muligt at oprette nye medarbejdere og andre interessenter med behov for adgang til selskaber arbejdsgange. Forinden aktører til systemet defineres er det nødvendigt at oprette de enheder og selskaber som ejer data. Det er ikke muligt at se data og arbejdsgange for selskaber man ikke har adgang til. Adgange kan løbende administreres for aktører ved at tilknytte eller fjerne firma som giver mulighed for at godkende, forædle og drive arbejdsgange frem mod løn-, hr og økonomisystemet.

10 Når et firma er oprettet er det muligt at tilknytte nye brugere. Dette gøres ved at angive en aktuel mailadresse og sende en velkomstmail i det valgte sprog. ECdox er i dag tilgængelig på dansk, engelsk, norsk samt svensk. Roller fungerer således at alle bruger kun har adgang hertil Backoffice samt Mobil applikationen. En bruger oprettet med almindelig rolle kan dog kun benytte portalen og ECdox på mobiltelefon til at ændre formål, tilknytte kommentare, godkende eller afvise bilag. I det tilfælde at ECdox administrerer et størrer antal aktører er det muligt at indsnævre udvalget ved at skrive i søgefeltet. Søgefeltet filtrerer både på firmanavn, dokumenttyper, brugernavn, løbenumre, reference numre eller indholdet af tekst for oprettede posteringsdetaljer. Det er i udgangspunktet ikke muligt at slette hverken brugere eller firmaer. For at dette kan lade sig gøre skal den pågældende aktør være superbruger. Det er altid muligt at fjerne adgangen ved at ændre status for en Aktør fra aktiv til ikke aktiv.

11 Opret leverandører

12 Konfiguration af kontoplan Tabellen viser i udgangspunktet konti i oversigt med detaljer. Kontoplanen tilpasses når du benytter menubaren i toppen for at oprette konti manuelt eller ved at slette dem. Kontoplanen kan også indlæses afstemt med konfiguration af nøgler og økonomisystem for enhed.

13 Konfiguration af momsliste For at muligheden for at registrerer og tilknytte moms, til bilag for digitale arbejdsgange, giver sund mening skal koder afstemmes, med koderne for moms, fra dit økonomisystem. En allerede oprettet momskode kan redigeres ved at vælge momskode-linjen i tabellen med venstre museknap. Det er tilsvarende muligt at oprette nye momskoder ved at vælge at trykke på knappen Opret ny momskode i venstre hjørne af listen med momskoder.

14 Konfiguration af formål For at muligheden for at registrerer og tilknytte formål, til bilag for digitale arbejdsgange, giver sund mening skal koder afstemmes, med koderne for formål, fra dit økonomisystem. Et allerede oprettet formål kan redigeres ved at vælge linjen med formålet i tabellen. Det er muligt at se revisionsspor ved at benytte venstre museknap for en given række i tabellen. Musen benyttes også til at konfigurerer ved det blå plus ikon i venstre side af tabellen for at give adgang til yderligere enheder. Det er tilsvarende muligt at oprette nye formålskoder ved at vælge at trykke på knappen Opret formål i toppen af skærmen med formål.

15 Konfiguration af dimensioner Indlæs filer Journaler Bankfiler og løbenumre låses ved dannelsen af journaler og pakker til integration bliver skabt med et antal output filer hvori benytter det løbenummer som er arkiveret til at låses i ECdox for såvel alle aktiverede integrationer af egne systemer som for tredjepartssystemer. Bankfiler skrives eventuelt duplikeres finansposter og der skabes posteringer med eksempelvis modsat fortegn eller andre automatiske angivelser skal der indberettes i modkonto forhold.

16 Godkendelser Hvis et workflow er afsluttet og kan godkendes, eksempelvis et bilag som er klar til betaling, er der synlige knapper for godkend, godkend med kommentar og som markerer afvist i systemet. Godkend med kommentar og afvis giver en yderligere mulighed for at tilknytte kommentare til revisionssporet og derfor kan du blive mødt af følgende detaljer. Hvis der er noget galt med dokumentet og du gerne vil afvise det, f.eks. fordi beløbet er tastet forkert, vi afventer en kreditnota eller lignende indtastes dette og i et rigt tekstfelt til beskeden. Bilaget der bliver markeret med kommentar kan altid ses uanset om den status der tidligere har været angivet og det er således muligt at se, hvilken besked der er opført bilaget.

17 Indbakke I Backoffice er det muligt at konfigurerer ECdox til korrekt firma brug, tilføje finansposteringer samt at afstemme og godkende bilag til eksport. Backoffice er en portal tiltænkt firma ansvarlige som eksempelvis økonomi direktøren eller en teamleder i en regnskabsvirksomhed. Portalen er skabt som et fleksibelt værktøj til ledere der må se og godkende dokumentation men ikke har behov for det forkromede overblik. I portalen kan bilag indberettes og det er muligt at arbejde med at forædle bilag som ligger til godkendelse ved at redigerer dimensioner eller attesterer godkendt. Ligeså er finansposteringer og revisionssporet synligt men det er ikke muligt at ændre på disse informationer. Mobiltelefon applikationen kan de samme ting som portalen, dog er hverken muligt at rette finansposteringer eller se revisionssporet. Foruden søgning på fritekst og firmaenhed er status også en enhed der er mulige at filtrerer på farven som angiver status for processen men også det indsendts tekniske status. Hvis et vedhæftet bilag ikke er understøttet af systemet vises en standard side for eller en beskrivelse at forsendelsens forhold. kan det fiorange er nye workflow, azurblå er godkendte. Workflow som er mørkeblå er godkendt til eksport men røde workflow er afviste. Den lille mand viser de dokumenter hvor bruger har udestående aktiviteter. Når et dokument er åbent er det ofte muligt at have brug for lidt klippe klistre evt. Også for at fjerne fortrolige oplysninger. Her benyttes venstre SHIFT+musen for at makerere et firkantet område i billedet som efterfølgende enten vælges at blive et selvstændigt billede eller fjernet. Når du er logget ind, vil du kunne se status på bilagene ud fra farverne i oversigten. Farven grøn indikere at det er der, der skal forholde dig til bilaget Farven rød betyder at du allerede har behandlet bilaget, ved at afvise det Farven blå betyder, at du har håndteret dette bilag ved at godkende det Farven grå betyder, at du er færdig med at behandle det, men at det afventer en godkendelse fra en anden person. Ret kontering Hvis f.eks. formål kontoen er forkert, rettes det ved at vælge at knappen til formål for bilaget.

18 ECdox på mobile enheder Første gang mobil applikationen installeres har ECdox brug for at indhente stamdata som hører til installationen. Denne process kan godt tage lidt tid men sjældent længere end 60 sekunder. Er servicen ude af drift er det muligt applikationen er i gang med at blive opdateret eller et annonceret servicevindue inden for arbejdstid er under gennemførelse. Ofte vil du kunne se en besked om hvad der foregår alternativt ses driftstatus på vores hjemmeside. Applikationen er delt op i en top menu som altid er synlig og så en krop som viser indbakken eller andre oversigter og detaljer som er nødvendige for den givne sammenhæng. Når applikationen er startet kan der logges af systemet igen ved enten at lukke fanen på din enhed eller trykke på burger menuen hvor stamdata og knappen til at logge af systemet findes.

19 Bilag indlæses manuelt ved at vælge at trykke på knappen '+' i toppen af brugergrænsefladen, alternativt ved at fremsende med vedhæftede bilag til firmaets mailscanner adresse. For nye bilag kan der vælges type og angives tekst. For at kunne vælge at hente filer fra din telefon må du give ECdox adgang til det samme. Operativsystem på telefonen spørger om adgang såfremt dette ikke allerede er angivet korrekt. Det er også muligt at tage billeder mens du opretter. Dette er yderligere en ny type adgang som operativsystemet på telefonen spørger om at få på plads såfremt ECdox ikke allerede har denne adgang. En arbejdsgang kan vælges ved at markerer denne, således åbnes bilag og det er muligt at trykke på godkend, vis eller afvis. Indbakken viser hvem som har indsendt og hvornår samt type og status. Hele feltet som viser en digital arbejdsgang er aktivt og kan vælges snildt ligesom det er muligt at scroll op og ned.

20 Ændring af status præsenteres i oversigten på forsiden af indbakken. Lyseblå dokumenter er godkendt, blå dokumenter er klar til eksport, røde dokumenterer afvist og endeligt de grå er dem hvorpå der udestår aktivitet. Når et dokument vælges præsenteres detaljer for valgte bilag i kroppen på brugergrænsefladen. Trykkes der på godkend eller afvis er der mulighed for at tilknytte en kommentar hvorefter status for bilaget ændres. Et bilag kan også godkendes uden at tilføje et forbehold for godkendelsen. I udgangspunktet viser brugergrænseflade alene bilag som er tilknyttet den bruger som er logget på systemet. Der er derfor en menu til at justere filter for præsenterede dokumenter i toppen af skærmen. ECdox understøtter mange forskellige typer dokumenter. Hver enkelte dokumenttyper bære forskellige data med valideringsregler, revisionsspor og kan opdateres.

21 Referencer Generel beskrivelse af arbejdsgang Opdel dokumenter (automatisk - manuelt) Oprettelse af standard tekster mv. Controlling via Backoffice Modkonto Leverandør Integration til økonomisystemer Integration banker e-boks Brevfabrik