REGNSKABSINSTRUKS. PROFESSIONSHØJSKOLEN VIA University College

Transkript

1 REGNSKABSINSTRUKS PROFESSIONSHØJSKOLEN VIA University College

2 Indholdsfortegnelse Forord 2 Formål 4 Organisation 4 1. Regnskabsmæssig organisering og principper Organisatorisk opdeling og tilhørsforhold Generelt om opgaver VIAs it-anvendelse 7 2. VIAs regnskabsopgaver Forvaltning af udgifter Forvaltning af indtægter Regnskabsmæssig registrering Betalingsforretninger og likvide beholdninger Kontrol med værdipost Aflæggelse af årsrapport Opbevaring af regnskabsmateriale Forvaltning af varebeholdninger Værdipapirforvaltning Udlånsforvaltning Forvaltning af andre væsentlige aktiver Legatforvaltning Forvaltning af andres aktiver eller forpligtelser Anlægsaktiver Passiver Andre regnskabsopgaver It-behandling i forbindelse med regnskabsføring Anvendelse af it-systemer Organisering af it-behandling Forretningsgange og sikkerhedsmæssige forhold for it-anvendelse Samspil med statens centrale systemer Dokumentationsmateriale It-driftscenterløsninger 37 Bilag (links er i selve regnskabsinstruksen): 1: Oversigt over forretningsgange og vejledninger 2: VIAs organisation 3: Vedtægt for VIA 4: VIAs uddannelser 5: Koncernøkonomiafdelingens struktur 6: Forretningsgang for bemyndigelse og attestationer (II.10.B.8) 0 2 Koncernøkonomi januar

3 Forord Denne regnskabsinstruks er udarbejdet i overensstemmelse med Finansministeriets bekendtgørelse nr. 70 af 27. januar 2011 om statens regnskabsvæsen med videre samt Økonomistyrelsens vejledning om udarbejdelse af regnskabsinstrukser af 15. januar Instruksen indeholder en beskrivelse af Professionshøjskolen VIA University College (efterfølgende benævnt VIA) formål, regnskabsmæssige organisation og tilrettelæggelsen af regnskabsopgaver, herunder oplysning om ansvars- og kompetencefordelingen og de regelsæt, der skal følges af VIAs medarbejdere ved udførelsen af opgaverne. Som supplement til regnskabsinstruksen udarbejder VIA en række forretningsgange og vejledninger, jævnfør bilag 1 ( Instruksen, forretningsgangene og vejledningerne er tilgængelig på VIAs intranet, og de ledere og medarbejdere, der deltager i det daglige arbejde med VIAs økonomiopgaver, er informeret om deres indhold. Instruksen er indsendt til Undervisningsministeriet samt Rigsrevisionen efter gældende regler. Instruksen er gyldig fra den 12. januar Den 12. januar 2010 Johannes Flensted-Jensen Bestyrelsesformand Harald Mikkelsen Rektor 0 2 Koncernøkonomi januar

4 Den uafhængige revisors erklæring om gennemgang af regnskabsinstruks Til Bestyrelsen for VIA University College, Undervisningsministeriet og Rigsrevisionen Vi har udført review af regnskabsinstruksen af 12. januar 2010 for VIA University College samt de til denne regnskabsinstruks hørende bilag. Professionshøjskolens ledelse har ansvaret for, at regnskabsinstruksen med bilag er udarbejdet i henhold til Finansministeriets bekendtgørelse nr af 19. december 2006 om statens regnskabsvæsen mv. samt Økonomistyrelsens vejledning af 15. januar 2008 om udarbejdelse af regnskabsinstrukser. Det er endvidere ledelsens ansvar, at de i regnskabsinstruksen beskrevne forretningsgange er betryggende. Vores ansvar er på grundlag af vores review at udtrykke en konklusion om, hvorvidt regnskabsinstruksen og bilagene er i overensstemmelse med ovennævnte bekendtgørelse og vejledning. Vores erklæring er udelukkende udarbejdet til brug for professionshøjskolens ledelse, Undervisningsministeriet og Rigsrevisionen. Det udførte review Vi har udført vores review i overensstemmelse med den danske revisionsstandard om andre erklæringsopgaver med sikkerhed. Denne standard kræver, at vi tilrettelægger og udfører vores review med henblik på at opnå begrænset sikkerhed for, at regnskabsinstruksen og bilagene ikke indeholder væsentlige afvigelser i forhold til bekendtgørelse nr af 19. december 2006 om Statens regnskabsvæsen mv. samt Økonomistyrelsens vejledning af 15. januar 2008 om udarbejdelse af regnskabsinstrukser. Et review er begrænset til først og fremmest at omfatte forespørgsler til professionshøjskolens ledelse og medarbejdere samt sammenholdelse af instruksen og bilagene med bekendtgørelsens og vejledningens krav. Vores review omfatter ikke en undersøgelse af, hvorvidt regnskabsinstruksen og bilagene er implementeret og efterlevet. Vi har ikke udført revision og udtrykker derfor ingen revisionskonklusion om regnskabsinstruksen. Konklusion Ved vores review er vi ikke blevet bekendt med forhold, der giver os anledning til at konkludere, at regnskabsinstruksen og bilagene ikke i al væsentlighed er udarbejdet i overensstemmelse med Finansministeriets bekendtgørelse nr af 19. december 2006 om statens regnskabsvæsen mv. samt Økonomistyrelsens vejledning af 15. januar 2008 om udarbejdelse af regnskabsinstrukser. Århus, den 12. januar 2010 Deloitte Statsautoriseret Revisionsaktieselskab Jakob B. Ditlevsen statsautoriseret revisor 0 2 Koncernøkonomi januar

5 Formål Professionshøjskolen VIA er en selvejende institution, der er godkendt af Undervisningsministeriet 10. august 2007 i henhold til: Lov nr. 562 af 6. juni 2007 om professionshøjskoler for videregående uddannelser VIA modtager tilskud i henhold til: Bekendtgørelse nr af 23. oktober 2008 om tilskud med videre til professionshøjskoler m.v. Bekendtgørelse nr af 27. december 2009 om åben uddannelse og tilskud til arbejdsmarkedsuddannelser med videre Lovbekendtgørelse nr. 606 af 14. juni 2007 om betaling for visse uddannelsesaktiviteter i forbindelse lov om en aktiv beskæftigelsesindsats m.m. VIAs ledelse og virke er fastsat i den af Undervisningsministeriet godkendte vedtægt, jævnfør bilag 3 ( VIA har til formål at udbyde og udvikle videregående uddannelser og efter- og videreuddannelse, der på et internationalt fagligt niveau imødekommer behovet for kvalificeret arbejdskraft i såvel den private som offentlige sektor. VIA udfører desuden udviklingsarbejde og varetager videncenterfunktioner samt indgår i samarbejde med relevante forskningsmiljøer og med de erhverv og professioner, som VIAs uddannelser retter sig mod. VIA varetager endvidere opgaven som center for undervisningsmidler. Organisation VIAs hovedkontor er beliggende Skejbyvej 1, 8240 Risskov. VIA udbyder uddannelser på flere adresser i Region Midtjylland, jævnfør bilag 4 ( Bilag 2 ( viser en oversigt over VIAs samlede organisationsstruktur. 0 2 Koncernøkonomi januar

6 1. Regnskabsmæssig organisering og principper 1.1 Organisatorisk opdeling og tilhørsforhold VIAs øverste myndighed er bestyrelsen, der vælges i overensstemmelse med VIAs vedtægt, jævnfør bilag 3 ( Bestyrelsen fastlægger de nærmere retningslinjer for den samlede regnskabsvirksomhed samt godkender budget og årsregnskab. Bestyrelsen er over for undervisningsministeren ansvarlig for VIAs forvaltning af regnskabsopgaver, herunder statslige tilskud. VIAs pædagogiske, administrative og økonomiske ansvar varetages af rektor. Rektor er blandt andet ansvarlig for regnskabsopgavernes organisering og gennemførelse i VIA. Herudover er rektor ansvarlig for: At VIAs virksomhed udføres i overensstemmelse med bestyrelsens beslutninger og retningslinjer At uddannelserne og andre opgaver gennemføres i overensstemmelse med gældende regler At udvide samarbejdet med andre undervisningsinstitutioner, herunder professionshøjskoler, universiteter med videre At fortsætte professionaliseringen af VIAs ledelse, samt kompetenceudvikle personalet som helhed Rektor udøver sine funktioner under hensyntagen til lovgivning og øvrige retningslinjer. I rektors fravær varetages rektors funktioner af prorektor. Under rektors ansvar varetager økonomiafdelingen VIAs personaleadministrative opgaver samt de økonomiske opgaver. Fordelingen af økonomiopgaver er beskrevet i bilag 5 ( der beskriver økonomiafdelingens struktur: Koncernøkonomichefen tilrettelægger og leder arbejdet i økonomiafdelingen og har det samlede overordnede ansvar for regnskabsaflæggelse og økonomistyring samt VIAs personaleadministrative opgaver Økonomilederne tilrettelægger og leder det daglige arbejde med regnskabsaflæggelse og økonomistyring for de organisatoriske enheder. Økonomilederen for bogholderifunktionen tilrettelægger og leder arbejdet i bogholderiet og har endvidere ansvaret for tilskudsadministrationen. Lønøkonomilederen tilrettelægger og leder arbejdet i lønbogholderiet Lønindrapportørerne har ansvaret for lønregistreringer med videre Lønkontrollanterne har ansvaret for godkendelse af løn med videre VIAs årsrapport revideres af en af bestyrelsen valgt statsautoriseret eller registreret revisor. VIAs årsrapport revideres ligeledes af Rigsrevisionen. 0 2 Koncernøkonomi januar

7 VIA er indeholdelsespligtig i henhold til kildeskatteloven under CVR nr til indbetaling af kildeskat for VIAs ansatte samt refusion vedr. beskæftigelsesordninger. VIA er endvidere registreringspligtig i henhold til merværdiafgiftsloven (momsloven) under CVR nr VIA har herudover følgende registreringsnumre: Institutionsnummer til registrering i Danmarks Statistik: SLS-gruppenummer til registrering af løndata i SLS-systemet: 826 Bankkonto i Danske Bank for modtagelse af tilskud: Koncernøkonomichefen er ansvarlig for udarbejdelse og løbende ajourføring af denne regnskabsinstruks. 1.2 Generelt om opgaver Som selvejende institution udføres tilskudsfinansierede aktiviteter og indtægtsdækket virksomhed. De tilskudsfinansierede aktiviteter består af ordinær uddannelse indenfor MVU, KVU, EUD, AMU og det gymnasiale område. Åben uddannelse består af udbud af efteruddannelseskurser inden for VIAs uddannelsesområde. VIA varetager endvidere regionens CFU-aktivitet. Den indtægtsdækkede virksomhed omfatter følgende: Kurser Konferencer Konsulentvirksomhed Diverse salg og udlejning VIA varetager administrationen af en række legater fra de oprindelige uddannelsesinstitutioner. I forbindelse med administrationen af disse legater varetager VIA bogholderimæssige opgaver samt administration af legaternes likvide beholdninger. VIA varetager desuden administrative opgaver for et særligt udskilt IT-servicefællesskab samt et antal selvejende kantiner, der er tilknyttet VIAs forskellige enheder. 1.3 Regnskabsmæssige principper VIAs regnskabsmæssige formål, principper og forpligtelser afspejles dels af, at VIA som en selvstændig juridisk enhed har egne behov for regnskabsoplysninger, og dels af generelle regnskabsmæssige forpligtelser i forhold til Undervisningsministeriet. VIA er som udgangspunkt underlagt de statslige regnskabsregler, hvilket blandt andet omfatter: Lov nr. 131 om statens regnskabsvæsen med videre af 28. marts 1984 Bekendtgørelse nr. 70 af 27. januar 2011 om statens regnskabsvæsen med videre Bekendtgørelse nr af 21. december 2010 om anvendelse af statens regnskabsvæsen m.v. for uddannelsesinstitutioner på Undervisningsministeriets ressortområde 0 2 Koncernøkonomi januar

8 Bekendtgørelse nr af 23. oktober 2008 om tilskud m.v. til professionshøjskoler med videre (PH-tilskudsbekendtgørelsen) Bekendtgørelse nr af 12. december 2008 om revision og tilskudskontrol m.m. ved professionshøjskoler for videregående uddannelse med videre Økonomistyrelsens vejledning om udarbejdelse af regnskabsinstrukser af 15. januar 2008 Finansministeriets budgetvejledning Brugervejledning for lønmyndigheder om StatensLønSystem (SLS) Relevante dele af Økonomisk Administrativ Vejledning (ØAV) fra Moderniseringsstyrelsen Undervisningsministeriets øvrige regler og vejledninger om regnskabsvæsenets tilrettelæggelse, tilskudsadministration, it-anvendelse med videre for de omfattede institutioner. 1.4 VIAs it-anvendelse VIA anvender Navision Stat som lokalt økonomisystem, IndFak som elektronisk indkøbs- og fakturaflowsystem samt SIS, Easy A, GAS og STADS som studieadministrative systemer. Endvidere anvendes SLS som lønsystem til registrering og beregning af løn til VIAs ansatte og Danske Bank Business Online til afvikling af betalinger til VIAs kreditorer, herunder også lønkreditorer. Endelig anvendes Microsoft Office, herunder regneark. VIAs lokale økonomisystem er ikke tilsluttet statens centrale systemer. Økonomisystemet Navision Stat er integreret med SLS, hvilket rent praktisk betyder, at VIA modtager en fil med løndata, der kan importeres i Navision Stat. Aftalen er lavet på baggrund af SLS implementeringsaftale. VIAs økonomisystem Navision Stat er ligeledes integreret med det studieadministrative system SIS. Integrationen imellem Navision Stat og SIS er direkte, således sker der automatisk udveksling af data mellem de to systemer. VIAs it-anvendelse vil være nærmere beskrevet i afsnit 3 og mere detaljeret beskrevet i diverse systembeskrivelser, brugervejledninger, forretningsgange med videre. 2. VIAs regnskabsopgaver VIAs overordnede regnskabsopgaver omfatter: Registrering af VIAs udgifter og indtægter Kontrol og afstemning af registreringer Regnskabsmæssig forvaltning af aktiver og passiver Udarbejdelse af kvartals- og årsrapporter, herunder budgetopfølgning Momsopgørelse og indberetning overfor UVM og SKAT. I det følgende foretages en mere detaljeret gennemgang af de forskellige typer af regnskabsopgaver, der varetages af VIA. 0 2 Koncernøkonomi januar

9 2.1 Forvaltning af udgifter Forvaltningen af udgifter omfatter dels disponering, dels attestation og godkendelse af udgiftsbilag. For så vidt angår forvaltningen af udgifter til vare og tjenesteydelser, vil der frem til den fulde implementering af IndFak blive modtaget såvel elektronisk som manuelt fremsendte fakturaer i VIA. VIAs forvaltning af udgifter er tilrettelagt herefter. Der henvises til forretningsgangene for indkøbsstyring og fakturaflow (Index II.10.) samt kreditorer (Index II.20.) under bilag 1 ( VIAs generelle disponeringsgrænser (IndFak) samt generel bemyndigelse til disponering for budgetansvarlige er bilagt forretningsgangen for indkøbsstyring og fakturaflow (Index II.10.). Den regnskabsmæssige registrering og proceduren ved betalingen af udgifterne omtales efterfølgende i afsnit 2.3 og Disponering Disponering med bindende virkning for VIA kan alene foretages af rektor eller af de medarbejdere, som rektor har bemyndiget hertil. I bilag 6 (Forretningsgang Indkøbsstyring og fakturaflow, II.10) ( orside%2forganisationen%2foekonomi%2fomos%2fadministrative%20forretningsgange%2fii%2e10%2eindk%c3%b8bsstyring%20o g%20fakturaflow&folderctid=&view=%7b6b7af2c2%2de606%2d43b9%2d8f78%2d05ae9b36537d%7d) indgår intern instruks (forretningsgang) for bemyndigelse og attestation samt skabelon for registrering af, hvilke medarbejdere der kan disponere med bindende virkning for VIA. Original fortegnelse over attestationsberettigede beror hos økonomilederen for bogholderifunktionen. Af disponeringsområder skal fremhæves: Bestyrelsen for Professionshøjskolen VIA ansætter og afskediger rektor. Ansættelse og afskedigelse af VIAs ledelse samt fastansættelse og afskedigelse af øvrige medarbejdere foretages af rektor eller af den medarbejder, som rektor har bemyndiget hertil. Aflønning sker i henhold til overenskomst mellem Finansministeriet og de respektive overenskomstområder. Koncernøkonomichefen er ansvarlig for at kontrollere, at de omfattede bilags oplysninger er korrekte ifølge personaleakter eller anden grunddokumentation. Rektor eller de medarbejdere, som rektor har bemyndiget hertil, kan træffe beslutning om ydelse af varige vederlag og særlige ydelser efter gældende regler. Koncernøkonomichefen kontrollerer og afstemmer bilagene med foreliggende beslutninger om afholdelse af sådanne udgifter. Rektor eller de medarbejdere, som rektor har bemyndiget hertil, kan disponere i forbindelse med iværksættelse af overarbejde/merarbejde og tjenesterejser. Lønbogholderne kontrollerer og afstemmer bilagene på grundlag af attesterede underbilag, såsom timeregistreringer, ferielister, sygedagslister aftale om pålagt merarbejde eller andre kontrolnoteringer. 0 2 Koncernøkonomi januar

10 Indgåelse af aftaler om køb af varer, materiel, tjenesteydelser og værdipapirer, der medfører eller kan medføre udgifter for VIA, foretages af rektor eller af de medarbejdere, som rektor har bemyndiget hertil. Aftalerne indgås i overensstemmelse med VIAs vedtægt og eventuelle bestemmelser i de respektive institutionslove. De disponeringsberettigede medarbejdere har ansvaret for at kontrollere bilagenes materielle og økonomiske indhold. Køb og salg af bygninger og arealer skal godkendes af bestyrelsen. Større bygningsanskaffelser på mere end 25 mio.kr. samt salg af alle bygninger for i stedet for at leje sig ind i andre bygninger forudsætter en godkendelse fra Undervisningsministeriet. Rektor eller de medarbejdere, som rektor har bemyndiget hertil, kan træffe beslutning om indgåelse af kontrakter, herunder rammekontrakter med leverandører om indkøb. Længerevarende lejemål på mere end ti år forudsætter en godkendelse af Undervisningsministeriet. Bestyrelsen kan, efter indstilling fra rektor, træffe beslutning om indgåelse af lejemål på op til ti år. Rektor eller en bemyndiget medarbejder kan træffe beslutning om indgåelse af mindre og/eller kortvarige lejemål uden inddragelse af bestyrelsen. Eventuelle beslutninger om lejemål indgås i overensstemmelse med VIAs vedtægt og eventuelle bestemmelser i de respektive institutionslove. Aftaler om større reparations- og vedligeholdelsesarbejder samt bygge- og anlægsarbejder skal godkendes af rektor eller af professionshøjskoledirektøren. Mindre arbejder af ovennævnte karakter kan iværksættes af en dertil bemyndiget medarbejder. Der sikres overensstemmelse til vedtaget vedligeholdelsesplan for VIAs ejendomme. Rektor eller de medarbejdere, som rektor har bemyndiget hertil, kan afholde udgifter til repræsentation og møder. Bilagene skal være påført oplysning om anledning og deltagere. Tilsagn om tjenesterejser kan gives af rektor eller af de medarbejdere, som rektor har bemyndiget hertil. Den pågældende løn- og personalemedarbejder afstemmer bilag med oplysninger om udbetalte rejseforskud, afrejse- og ankomsttider, afholdte udgifter ifølge dokumentation samt oplysninger til brug ved fastsættelse af dagpengesats og eventuelle andre oplysninger, der har betydning for afregningen. Endvidere påses, at bilagene er underskrevet af de pågældende medarbejdere, samt at afregning finder sted inden for de fastsatte frister. Alle bilag forsynes med en attesteret godkendelsespåtegning som bekræftelse på, at de kan videregives til regnskabsmæssig registrering og betaling Indkøb VIAs indkøb foretages i henhold til VIAs indkøbspolitik. Indkøbspolitikken fastlægger rammer og regler for VIAs samlede indkøbsvirksomhed og omfatter alle VIAs afdelinger. Indkøbspolitikken gennemgås én gang årligt og revideres efter behov. VIAs indkøbsafdeling er underlagt koncernøkonomiafdelingen med reference til koncernøkonomichefen. Indkøbsafdelingen indgår fælles indkøbsaftaler, der er bindende for alle VIAs organisatoriske enheder. Der anvendes et indkøbsstyringssystem til blandt andet ordreafgivelse og behandling af kreditorfakturaer. Indkøbsafdelingen udarbejder vejledninger og forretningsgange for anvendelse af indkøbsstyringssystemet. Samarbejdet mellem indkøbsafdelingen og øvrige enheder om indkøbsopgaver er fastlagt ved klare arbejds- og ansvarsfordelinger. Indkøbsafdelingen understøtter samarbejdet ved for eksempel nedsættelse af indkøbsteams, samt gennem information om leverandøraftaler og om realiseret fremgang på indkøbsområdet. 0 2 Koncernøkonomi januar

11 Indkøbsafdelingen opdaterer løbende VIAs intranet med informationer om blandt andet leverandørregister og indgåede aftaler. VIA har indgået godt 60 indkøbsaftaler, heraf 11 statsaftaler. VIA er endnu ikke pålagt krav om indrapportering af indkøb til Finansministeriet Godkendelse af udgiftsbilag De disponeringsberettigede eller disses stedfortrædere efterregner, kontrollerer og godkender, at bilaget indeholder alle de oplysninger, der er nødvendige for en korrekt registrering, omfattende såvel materielle som økonomiske forhold. Kassebilag efterregnes af kassereren. SLS-bilag efterregnes af lønindrapportørerne. Udgifter vedrørende ydelser til medarbejdere skal altid godkendes af rektor eller af de medarbejdere, som rektor har bemyndiget hertil. Rektor kan ikke godkende egne bilag. Prorektor eller en anden niveau 1-leder godkender rektors bilag. Godkendelse af eksterne bilag Udgifter vedrørende køb af varer, materiel, tjenesteydelser med videre dokumenteres i form af fakturaer med videre (bilag) fra leverandørerne. Ved godkendelsen af bilagenes materielle og økonomiske indhold føres kontrol med: At de i bilagene nævnte leverancer/tjenesteydelser vedrører VIAs aktivitet. At de i bilagene nævnte leverancer/tjenesteydelser er leveret. At leverancer/tjenesteydelser svarer til de afgivne bestillinger for så vidt angår mængde, kvalitet, pris og leveringsfrister. At det fremgår af bilaget, såfremt der undtagelsesvist er anvendt en kopi som bilag. At bilaget er efterregnet og konteret. De kontrollerede bilag forsynes herefter med en dateret godkendelsespåtegning af hertil bemyndigede personer som bekræftelse på, at de kan videregives til registrering og betaling. Ved registrering/godkendelse tages stilling til, om konteringen er foretaget i overensstemmelse med den af Undervisningsministeriet fastlagte kontoplan med tilhørende vejledninger herunder VIAs interne konteringsinstrukser. Ved registreringen tages stilling til, hvornår betaling senest skal finde sted. Kan der opnås kontantrabat, skal denne så vidt muligt udnyttes. Eventuelle kontantrabatter, der ikke er aftalt ved kontraktindgåelse, benyttes i det omfang, dette findes fordelagtigt. I forbindelse med registrering af fysiske bilag i økonomisystemet kontrollerer kreditorbogholderen endvidere, at godkendelsespåtegning er foretaget af en dertil bemyndiget medarbejder. Godkendelse af interne bilag En række udgifter dokumenteres ved internt udarbejdede bilag. Bilagene underskrives og dateres af de medarbejdere, der har udfærdiget bilagene. 0 2 Koncernøkonomi januar

12 Alle bilag forsynes med dateret godkendelsespåtegning som bekræftelse på, at de kan videregives til registrering og betaling. Udgiftsbilag vedrørende ydelser til medarbejdere skal altid godkendes af en hertil bemyndiget leder. Godkendelse af øvrige bilag foretages af de dispositionsberettigede medarbejdere eller deres stedfortræder. Rektors egne bilag forudsættes ligeledes godkendt af en dertil bemyndiget leder. Øvrige forhold Registrering foretages i øvrigt under hensyntagen til følgende regler: Udgifter og indtægter hidrørende fra levering af varer og tjenesteydelser til eller fra VIA registreres, når levering har fundet sted. I tilfælde, hvor udgifter og indtægter ikke hidrører fra levering af varer og tjenesteydelser, sker registrering, så snart beløbet kan opgøres og senest på betalingstidspunktet. Ved regnskabsaflæggelse foretages periodisering/registrering af væsentlige udgifter og indtægter vedrørende anden periode (over kr.), såfremt levering af en vare eller tjenesteydelse til eller fra institutionen har fundet sted, eller anden fordring eller tilgodehavende er opstået inden periodens udløb. Såfremt størrelsen af et betydeligt krav mod VIA ikke kan opgøres endeligt inden afsluttende regnskabsaflæggelse, foretages registreringen på en udgiftskonto i regnskabet for det pågældende kalenderår på grundlag af et skøn, hvorefter korrektion af beløbet foretages i det kalenderår, hvor kravet kan opgøres endeligt. Sådanne eventuelle krav forelægges Koncernøkonomichefen. Ud- og indbetalinger, der ikke straks kan henføres til en udgifts- eller indtægtskonto, registreres på en beholdningskonto, indtil endelig registrering kan finde sted. Afklaring af disse poster skal ske løbende ved aflæggelse af kvartalsrapport (for 4. kvartal ved årsrapport). 2.2 Forvaltning af indtægter Forvaltning af indtægter omfatter disponering, fakturering og godkendelse af indtægtsbilag samt debitorforvaltning Disponering Indtægtsdisponeringen sker i overensstemmelse med de materielle og beløbsmæssige forudsætninger, hvorunder tilskud er givet. Disponeringen omfatter indgåelse af aftaler med videre, der medfører eller kan medføre indtægter for VIA Fakturering og godkendelse af indtægtsbilag Enhver indtægt dokumenteres ved et indtægtsbilag, enten i form af en faktura udarbejdet af VIA eller i form af en indtægtsanvisning til VIA. Ansvaret for udskrivning af fakturaer er hos de enkelte budgetansvarlige. Debitorbogholder udarbejder faktura ud fra kladde udarbejdet af de respektive organisatoriske enheder. 0 2 Koncernøkonomi januar

13 Før bilagene kan videregives til regnskabsmæssig registrering, kontrolleres det økonomiske og materielle indhold af bilagene. Det kontrolleres, at grundlaget for indtægten er korrekt, og at de fastlagte arbejdsgange og procedurer er fulgt, samt at bilaget er korrekt. Selve kontrolfunktionen omfatter endvidere en kontrol med, at alle tilgodehavender faktureres. Kontrollen foretages i de respektive organisatoriske enheder. Der henvises i øvrigt til forretningsgangene for de enkelte indtægtsområder. De kontrollerede bilag forsynes med en attesteret godkendelsespåtegning som bekræftelse på, at de kan videregives til regnskabsmæssig registrering og opkrævning. Kontrol og efterregning med bilagene varetages af en anden medarbejder end dén, som forestår faktureringen. VIAs vigtigste indtægter I det følgende redegøres for VIAs vigtigste indtægter samt for hvilke medarbejdere, der er ansvarlige for institutionens indtægtsforvaltning, herunder hvilke medarbejdere der er bemyndiget til at disponere på VIAs vegne. Disponering, det vil sige indgåelse af aftaler, der medfører eller kan medføre indtægter for VIA, foretages af rektor eller af de medarbejdere, som rektor har bemyndiget hertil. De vigtigste indtægter for VIA er: Tilskud fra staten i henhold til tilskudsbekendtgørelsen og i overensstemmelse med STÅ/årselev indberetningerne. Deltagerbetaling åben uddannelse. Indtægtsdækket virksomhed m.v. Renteindtægter. Tilskudsfinansierede aktiviteter. Til indtægtsområderne anføres følgende supplerende bemærkninger: Ad: Tilskud Godkendelse og kontrol af modtagne tilskud, herunder kontrol med tilskudsopgørelsernes/indtægtsbilagenes materielle og økonomiske indhold samt efterregning og kontering heraf, varetages af en hertil bemyndiget medarbejder. Der henvises til VIAs forretningsgange for statstilskud for yderligere beskrivelse af ansvars- og kompetencefordeling. Med hensyn til delegering af fuldmagt til underskrift af STÅ-indberetninger henvises til; ( ng%20af%20fuldmagt%20vedr%20stå%20og%20moms.pdf). Ad: Deltagerbetaling - åben uddannelse Fakturering og bogføring af deltagerbetaling sker via de studieadministrative systemer i Navision Stat. Opgaven varetages af en bemyndiget medarbejder. Fakturering af deltagerbetaling skal som hovedregel ske mindst en måned før afholdelse af undervisningen. 0 2 Koncernøkonomi januar

14 Der henvises til VIAs forretningsgang for åben uddannelse (Index I.5.) for yderligere beskrivelse af ansvars- og kompetencefordeling. Ad: Indtægtsdækket virksomhed med videre Opkrævning af betaling for indtægtsdækket virksomhed varetages af en bemyndiget medarbejder. Salg af kopier sker dels ved salg af kopikort, dels elektronisk via studiekort. I tilfælde af kopikort foretages der afstemning af indkøbte kort og kort videregivet til kassen til videresalg. Kontrol med og opkrævning af betaling for kopikort varetages af en bemyndiget medarbejder i studieadministrationen. Salg af kopier via studiekort indtægtsføres ved betaling. Ved udlejning af lokaler udfærdiges underskrevet lejeaftale med angivelse af: Udlejer, lejer, periode og pris. Der pålægges moms, hvis bygningen af VIA er anmeldt som frivillig momsregistreret. Fakturering og betalingsopfølgning varetages af en debitorbogholder. Der henvises til VIAs forretningsgang for indtægtsdækket virksomhed (Index I.10.) for yderligere beskrivelse af ansvars- og kompetencefordeling. Ad: Renteindtægter Godkendelse og kontering af institutionens renteindtægter varetages af en kasserer. Ad: Tilskudsfinansierede aktiviteter Tilskudsfinansierede aktiviteter kan gennemføres mod dækning alene af direkte omkostninger, samt med formålsbestemt medfinansiering. Eventuelt modtagne tilskud vedrørende internationalisering (ERASMUS) varetages af den ansvarlige for internationalisering. Der henvises til VIAs forretningsgang for projekter med tilskud (Index I.15) for yderligere beskrivelse af ansvars- og kompetencefordeling. Retningslinjer for fastsættelse af takster og priser VIAs takster og priser for indtægtsdækket virksomhed med videre er som udgangspunkt fastsat i overensstemmelse med reglerne i Finansministeriets budgetvejledning. Der henvises til VIAs forretningsgang for indtægtsdækket virksomhed (Index I.10.) for så vidt angår ansvars- og kompetencefordelingen vedrørende prisfastsættelse og forkalkulation. Deltagerbetalingen ved åben uddannelse fastsættes i overensstemmelse med reglerne i lovbekendtgørelse nr. 952 af 02. oktober 2009 om åben uddannelse. Der henvises til VIAs forretningsgang for åben uddannelse (Index I.5.) for så vidt angår ansvarsog kompetencefordelingen vedrørende fastsættelse af deltagerbetalingen. Fastsættelse af takster og priser, der ikke er fastsat ud fra love og bestemmelser, foretages på et niveau, der skal dække de faktiske udgifter samt dækningsbidrag. 0 2 Koncernøkonomi januar

15 Debitorforvaltning Ved varetagelse af VIAs debitorforvaltning iagttages, at forhold, der påregnes at medføre debitorindbetalinger, dokumenteres så tidligt som muligt og rapporteres hurtigst muligt til økonomifunktionen. Kreditgivningspolitik VIA yder normalt ikke kredit på solgte materialer eller ydelser. I tilfælde af salg på kredit udvises særlig omhyggelighed, og salg foretages alene til købere, som er VIA bekendt, eller efter en forudgående vurdering af købers kreditværdighed. Som eksempler på salg på kredit kan nævnes salg af kurser (for eksempel til jobcentre) og af indtægtsdækket virksomhed, for eksempel til regioner og kommuner. Dokumentation af salg på kredit udfærdiges i form af kontrakter, salgsfakturaer, erstatningsdokumenter, kopier af breve med videre. Betalingsfrist udgør normalt 14 dage eller i henhold til gældende aftaler. Beløbet opkræves gennem udsendelse af faktura bilagt indbetalingskort. Betalingsterminer fastsættes af VIA på fakturaer, kontrakter, aftaler med videre. Kredit kan ikke ydes på de områder, hvor tildeling af tilskud helt eller delvist forudsætter deltagerbetaling med videre. Retningslinjer for restante fordringer Såfremt VIA bliver opmærksom på, at debitor har standset sine betalinger (trådt i betalingsstandsning), anmeldes fordringen over for skifteretten. Såfremt debitor ikke indbetaler det skyldige beløb rettidigt, iværksættes rykkerprocedure i henhold til forretningsgang for debitorer (Index I.20.). Koncernøkonomichefen har ansvaret for fastlæggelse af rykkerprocedure. Ansvaret for iværksættelse og opfølgning af rykkerprocedurer og eventuel renteberegning ved forsinket betaling påhviler debitorbogholderen. Indbetales det skyldige beløb ikke i forbindelse med rykkerproceduren, anses fordringen for at være i restance. Fordringen overdrages til SKAT og afskrives. Ansvaret for behandling af restante fordringer samt nedskrivning af fordringer påhviler koncernøkonomichefen. Mindre tilgodehavender kan af- og nedskrives af en dertil bemyndiget medarbejder. 2.3 Regnskabsmæssig registrering VIAs regnskabsmæssige registrering foretages med udgangspunkt i de gældende forskrifter herom samt bogføringsloven. Registreringen omfatter samtlige økonomiske hændelser af betydning for og som en konsekvens af VIAs aktivitet. 0 2 Koncernøkonomi januar

16 Regnskabsmæssig registrering Den regnskabsmæssige registrering i VIA følger de fastlagte retningslinjer i VIAs administrative forretningsgange og interne konteringsvejledninger. Der henvises til fortegnelsen i bilag 1 ( Registreringen foretages ved iagttagelse af følgende: at regnskabsorganisationen er opbygget således, at den sikrer, at alle økonomiske hændelser registreres hurtigst muligt, at registreringen sker på korrekt grundlag (for eksempel godkendelse, kontering og periodisering), at der udvises omhyggelighed (for eksempel at indtægter, tab, aktiver, passiver og tilsagn registreres i overensstemmelse med gældende retningslinjer, herunder at alle gældsposter medtages). Registrering Som grundlag for registreringen skal bilag være godkendt af hertil bemyndigede medarbejdere og indeholde de for registreringen nødvendige oplysninger, herunder: at enhver registrering dokumenteres ved bilag, og at disse bilag indeholder de oplysninger, der er nødvendige for at identificere registreringernes rigtighed (kontrolspor), at der forefindes et intakt transaktionsspor, således at alle registreringer (bilag) kan følges til regnskaber m.m. og omvendt, at sådanne regnskaber m.m. kan opløses i de registreringer (bilag), hvoraf disse er sammensat, at alle økonomiske hændelser, der er af betydning for eller en konsekvens af VIAs aktiviteter, registreres, at registreringen som udgangspunkt foretages, når leveringen har fundet sted, at registreringen af udgifter og indtægter med videre foretages under hensyntagen til de regler, der er omtalt i bogføringsloven, at registreringen foretages i overensstemmelse med den af Undervisningsministeriet fastlagte kontoplan med tilhørende gældende forskrifter, at alle transaktioner registreres nøjagtigt og så vidt muligt i den rækkefølge, som transaktionerne er foretaget i. Kontrol af bilag Forud for registreringen føres kontrol med, at bilagene indeholder de oplysninger, der er nødvendige for registreringen. Disse oplysninger omfatter som minimum: Bilagsidentifikation (nummerkontrol med samtlige bilag). Ved køb og salg - købers henholdsvis sælgers navn, adresse og CVR-nr. Ved køb og salg - leverancens eller ydelsens art, omfang og beløb, ved andre bilag - begrundelse for/formål med betalingen/overførslen/registreringen. Dato (periodeangivelse) transaktionen vedrører (henføringsdato/måned). Dato for udstedelse af bilaget (bilagsdato). Beløb. Moms, herunder angivelse af CVR-nr. Kontering. Intern godkendelse af hertil bemyndigede personer. 0 2 Koncernøkonomi januar

17 Kontrol af registrering Som led i den regnskabsmæssige registrering foretages endvidere løbende afstemning og kontrol med den foretagne registrering, herunder: Løbende afstemninger, kontroller og fejlrettelser af den regnskabsmæssige registrering samt afstemning med kontoudtog fra pengeinstitutter samt kontrol med udligning af interimskonti og mellemregningskonti. Kontrol med korrekt og rettidig afvikling af registrerede gældsforpligtelser, herunder afstemning med kontoudtog fra leverandører og tilgodehavender. Kontrol med, at der foreligger udgiftsbilag, som er godkendt af hertil bemyndigede medarbejdere, at checks, girokort med videre er udfyldt i overensstemmelse med udgiftsbilagene, samt at de anvendes i nummerorden. Som eksterne bilag anses bilag udstedt af andre end VIA. Øvrige bilag anses som interne. Såfremt der for en aktivitet foreligger eksternt bilag, skal dette anvendes frem for et eventuelt internt bilag. Bilag, som vedrører ensartede økonomiske hændelser, kan registreres som en sumpostering, hvis det uden besvær kan klarlægges, hvilke hændelser der indgår i en sådan post. Renteudgifter til pengeinstitut og kreditorer med videre kontrolleres til kontoudtog eller lignende samt vurderes inden registrering. Udgifter og indtægter hidrørende fra levering af varer og tjenesteydelser til eller fra VIA registreres, når levering har fundet sted. I tilfælde, hvor udgifter og indtægter ikke hidrører fra levering af varer og tjenesteydelser, foretages registreringen, så snart beløbet kan opgøres og senest på betalingstidspunktet. Projektindtægter, hvis retmæssige oppebærelse forudsætter gennemførelse af en nærmere specificeret aktivitet, indtægtsføres i takt med udgiftsafholdelsen til denne aktivitet. Ud- og indbetalinger, der ikke straks kan henføres til en udgifts- og indtægtskonto, registreres på en beholdningskonto, indtil endelig registrering kan finde sted. Der foretages regelmæssigt afstemning med kontoudtog fra pengeinstitutter samt kontrol med udligning af interimskonti og mellemregningskonti. Der føres kontrol med korrekt og rettidig afvikling af registrerede gældsforpligtelser og tilgodehavender Ansvars- og kompetencefordelingen I det følgende redegøres for, hvilke medarbejdere der kan foretage regnskabsmæssige registreringer hos VIA. 0 2 Koncernøkonomi januar

18 Koncernøkonomiafdelingen er fysisk delt på flere lokaliteter. Herunder er de enkelte områder: kasse/kreditor, debitorer, lønøkonomi med videre placeret på separate kontorer. For hvert område: kasse-, kreditor-, debitor- og lønøkonomi er der som hovedregel altid en stedfortræder. Koncernøkonomichefen har ansvaret for, at registreringer foretages i henhold til gældende regnskabsbestemmelser, vejledninger, forretningsgange med videre VIAs hovedkasserer har ansvaret for kassen. Ansvaret for debitor- og kreditorbogholderiet ligger hos økonomilederen for bogholderiet. Bogholderiet VIAs regnskabsmæssige registrering varetages af økonomimedarbejdere i koncernøkonomiafdelingen med reference til økonomilederen for bogholderifunktionen. I dennes fravær ledes funktionen af koncernøkonomichefen. Økonomimedarbejderne er ansvarlige for korrekt regnskabsmæssig registrering og hertil knyttede afstemninger og kontroller. Endvidere varetager økonomimedarbejderne - som led i den interne betalingskontrol og i samarbejde med kassererne - opgaver i forbindelse med betalinger via betalingssystemet, udstedelse af checks, girokort med videre. Medarbejdere i bogholderifunktionen må ikke varetage opgaver i kassen, uden at der sikres funktions- og kontroladskillelse. Kassen Der forefindes et nødvendigt antal decentrale kontantkasser i VIA, hvor kassererne er ansvarlige for de likvide beholdninger. Optællingen, afstemning samt evt. indsendelse af kassebilag for bogføring sker i henhold til aftale truffet med hver enkelt kasserer. Arbejdet foretages dagligt, ugentligt eller ultimo måneden afhængig af kassens størrelse samt antal bevægelser i kassen. Det er koncernøkonomichefen, som fastlægger intervallet. For oversigt over decentrale kontantkasser henvises til forretningsgangen for kasse og bank (Index II.25.). Kassereren er ansvarlig for, at de likvide beholdninger begrænses til beløb, der er absolut nødvendige under hensyn til den daglige og uforstyrrede drift. Behov for likviditet tilrettelægges i samråd med koncernøkonomichefen. Kassererne kontrollerer, at bilag er godkendt af en bemyndiget medarbejder inden udbetaling. Enhver kasseoverdragelse medfører kasseoptælling. Tiltrædende kasserer kvitterer for beholdningerne. Den regnskabsmæssige registrering, frigivelse og bogføring af kasserne foretages af en anden person end kassereren - primært en økonomimedarbejder i koncernøkonomiafdelingen. Frigiveren kontrollerer de foretagne registreringer til grundbilag og de hertil knyttede afstemninger. I tilfælde, hvor kassereren for den lokale kasse er en medarbejder i koncernøkonomiafde- 0 2 Koncernøkonomi januar

19 lingen, foretages en stikprøvevis kontrol på 10 % af konteringen. For øvrige kasserere foretages en fuldstændig gennemgang af kasserapporten inden bogføring. Eventuelle rettelser (kontering) foretages af en frigiver, der herefter udskriver ny kassekladdeudskrift. Rettelser aftales/meddeles kassereren. Den godkendte kassekladdeudskrift forsynes af frigiveren med godkendelsespåtegning og bogføres. Lønbogholderi VIAs regnskabsmæssige registreringer på lønområdet varetages af medarbejdere i lønadministrationen samt lønøkonomiafdelingen i forening. Lønindrapportørerne kontrollerer, at indrapportering finder sted i overensstemmelse med attesterede timeregistreringer, fagfordelinger eller honoraropgørelser og i overensstemmelse med gældende overenskomster med videre Registreringen i SLS og de hertil knyttede afstemninger, fejlrettelser, kontroller med videre af den udbetalte løn og regnskabsmæssige registreringer foretages af medarbejdere i de nævnte afdelinger i henhold til VIAs forretningsgange for lønsagsbehandling (Index II.1.) og lønøkonomiafdelingen (Index II.2.). Lønindrapportøren forsyner bilagene med påtegning om, at registrering har fundet sted. Inddatalisten signeres af lønindrapportøren og afleveres til lønkontrollant sammen med grundbilagene. Lønkontrol/frigivelse Lønkontrollanten forestår kontrol af uddatalisten til grundbilagene og påser korrekt kontering. Kontrollanten foretager kontrolpåtegning i forbindelse med godkendelsen (frigivelsen) It-behandlingen i forbindelse med den regnskabsmæssige registrering Der gælder følgende generelle retningslinjer for VIAs it-anvendelse i forbindelse med regnskabsføringen (se kapitel 3 for en yderligere uddybning): At it-behandlingen varetages som et selvstændigt funktionsområde i VIA. At medarbejdere, der er beskæftiget med systemudvikling, programmering, overførsel af programmer til drift, driftsafvikling, backup/recovery og kontrol hermed, ikke varetager funktioner i forbindelse med den regnskabsmæssige registrering og betalingsforretninger. At it-anvendelsen er dokumenteret med relevant dokumentationsmateriale med beskrivelser af systemernes funktioner og opbygning samt oplysninger om, hvorledes systemerne bruges, kontrolleres og betjenes. At it-anvendelsen gør det muligt at kontrollere transaktionssporet og gør det muligt at forsyne bilag med en entydig identifikation med henblik på dokumentation af kontrolsporet. At it-anvendelsen baseres på systemer med logisk adgangskontrol (log on) via personkoder (usere) og kendeord (passwords) til sikring af, at medarbejdere kun gives adgang til de funktioner, som de er autoriseret til for at kunne udføre deres opgaver, således at der kan ske en adskillelse mellem medarbejdere, der er autoriseret til forskellige funktioner. Ved it-driftsforstyrrelser, der ikke muliggør normal afstemning, foretages følgende: Manuel afstemning mellem kasse og bogholderi med baggrund i dagens kassebilag. 0 2 Koncernøkonomi januar

20 Bogholderen kvitterer over for kassereren for afstemningens rigtighed. Bilag registreres snarest efter driftsforstyrrelsens ophør. Afstemningerne i det lokale økonomisystem sammenholdes med de manuelle afstemninger. Adgang til økonomisystem Adgangen til Navision Stat styres via usere, passwords og brugergrupper med tilknyttede brugerrettigheder. Oversigt over medarbejdere fordelt på brugerrettigheder ajourføres løbende af økonomiafdelingens Navision Stat-support. Koncernøkonomichefen har ansvaret for tildeling af rettigheder. Der henvises til afsnit vedrørende VIAs procedure for brugeradministration i Navision Stat. Adgang til SLS Adgangen til SLS etableres ved angivelse af usere og passwords i overensstemmelse med de statslige forskrifter. Oversigt over usere med SLS-adgange ajourføres løbende af lønadministrationen. Koncernøkonomichefen er ansvarlig for tildeling af usere. Der henvises til afsnit vedrørende VIAs procedure for brugeradministration i SLS. Lønrapportører og kontrollanter har hver deres user med tilhørende password. Den enkelte bruger har ansvaret for, at andre ikke bliver bekendt med brugerens password. Adgang til SIS Adgangen til SIS styres via usere, passwords og brugergrupper med tilknyttede brugerrettigheder. Oversigt over medarbejdere fordelt på brugerrettigheder ajourføres løbende af VIAs SIS-support. Den enkelte personaleansvarlige har ansvaret for tildeling af rettigheder. Der henvises til afsnit vedrørende VIAs procedure for brugeradministration i SIS. Adgang til EASY-A Adgangen til EASY-A styres via usere, passwords og brugergrupper med tilknyttede brugerrettigheder. Oversigt over medarbejdere fordelt på brugerrettigheder ajourføres løbende i itafdelingens regi. Den enkelte personaleansvarlige har ansvaret for tildeling af rettigheder. Der henvises til afsnit vedrørende VIAs procedure for brugeradministration i EASY-A. 2.4 Betalingsforretninger og likvide beholdninger VIAs betalingsfunktion varetages som et selvstændigt funktionsområde i forhold til VIAs regnskabsmæssige registreringsfunktion. Medarbejdere, der varetager betalingsfunktioner, må således ikke samtidig foretage regnskabsmæssig registrering. VIAs betalingsforretninger afvikles som hovedregel ved anvendelse af elektroniske overførsler mellem pengeinstitutterne, således at kontante betalinger via VIAs kasse begrænses til situationer, hvor det ikke er muligt eller hensigtsmæssigt at foretage betalingen som en elektronisk overførsel Tilrettelæggelse af betalingsforretninger VIAs betalingsforretninger foregår, dels via Navision Stat til Danske Bank Business Online og dels via VIAs kontante beholdninger. Danske Bank Business Online anvendes i forlængelse af betalingsfunktion i Navision Stat. Der er således tale om et integreret system mellem Navision Stat og 0 2 Koncernøkonomi januar

21 Danske Bank Business Online. Integrationen vender begge veje, således oprettes betalinger i Navision Stat og eksporteres til Danske Bank Business Online. Omvendt importeres indbetalingsfiler fra Danske Bank Business Online til Navision Stat. VIA modtager tilskud fra Ministeriet for Børn og Undervisning. VIAs betalinger af kreditorer afvikles som hovedregel via Navision Stat, hvor betalingsafviklingen finder sted. Det sikres, at der rettidigt og til enhver tid er tilstrækkelig dækning på VIAs konto til dækning af kreditorudbetalinger. Tilskuddene overføres fra Undervisningsministeriet til VIAs konto , hvor de overførte beløb indgår til finansiering af VIAs betalingsforretninger. Afvikling af betalinger via betalingssystemet Der foreligger en underskrevet kontrakt mellem VIA og Danske Bank med en angivelse af, hvilke medarbejdere i VIA, der har adgang til at anvende betalingssystemet. For nærmere beskrivelse henvises til afsnit Betalingssystemet forudsætter involvering af mindst to medarbejdere, således at det sikres, at funktionerne vedrørende registrering og betaling holdes adskilt. Den medarbejder, som varetager registreringsfunktionen, kan ikke samtidig varetage betalingsfunktionen bortset fra afsendelse af betalinger til banken. Ved kontrol af betalingsforretninger skal fokus være såvel på korrekt beløb som korrekt modtager, herunder modtagers bankkonto. Udbetalinger foretages fra kontoen for kreditorbetalinger: Bankkonti afstemmes løbende (mindst ultimo hver måned) af de ansvarlige medarbejdere. VIAs betalingsforretninger varetages af økonomimedarbejdere i koncernøkonomiafdelingen. Disse medarbejdere har adgang til betalingssystemet. Alle betalinger kan kun foretages af to i forening. Afvikling af betalinger via VIAs kasse Afvikling af betalinger via VIAs kasse foretages alene i de situationer, hvor det ikke er muligt eller hensigtsmæssigt at foretage betalingen som en elektronisk overførsel. Ved ud- og indbetalinger via VIAs kasse følges nedenstående retningslinjer: Der foretages en løbende registrering (for eksempel i kasserapporter) af ind- og udbetalte beløb, herunder eventuelle beløb i udenlandsk valuta. Registreringen foretages under den dato, hvor betalingen har fundet sted. Denne registrering afstemmes med kassebeholdning, oplysninger fra pengeinstitutter samt med de regnskabsmæssige registreringer i henhold til fastlagt interval herfor jævnfør forretningsgang for kasse og bank (Index II.25.). Eventuelle kassedifferencer registreres straks. Væsentlige kassedifferencer indberettes til rektor eller koncernøkonomichefen, der tager stilling til, om øvrige parter skal orienteres. Kassebeholdningen sammenblandes ikke med beløb, som er VIA uvedkommende. Forskudsbilag indgår ikke i kassebeholdningen, men registreres i VIAs regnskab. Personalechecks må ikke indløses af VIA. Modtagne checks med videre indløses eller indsættes på VIAs pengeinstitutkonto straks eller senest den følgende dag. 0 2 Koncernøkonomi januar

22 Ved udbetalinger føres kontrol med, at der foreligger bilag, som er godkendt af hertil bemyndigede medarbejdere. Checks med videre anvendes i nummerorden, og de udstedte checks krydses. Ved udbetalinger direkte fra VIAs kasse afkræves kvittering. Bilagene eller en udarbejdet oversigt over bilagene dateres og forsynes med en påtegning om/markering for, at den ovenfor nævnte kontrol er gennemført. Der foretages endvidere henvisning til anvendte checks eller andre udbetalingsordrer. Der udstedes kvitteringer ved indbetalinger direkte til VIAs kasse. Kvitteringerne afgives på en måde, der sikrer en kontrol med indbetalingerne. På kvitteringerne angives, på hvilken måde betalingen har fundet sted, med mindre betalingen er foretaget ved anvendelse af pengesedler eller mønter. Følgende betalingsmidler kan ved indbetalinger direkte til VIA accepteres som betaling: Danske pengesedler og mønter, checks trukket på danske pengeinstitutter, postanvisninger og giroudbetalingskort. Checks accepteres kun på det beløb, der skal indbetales. De modtagne checks må ikke være dateret tidligere end 20 dage før indbetalingsdagen og må ikke være fremdateret. De modtagne checks krydses af udstederen eller af VIA ved modtagelsen. Det påhviler koncernøkonomichefen at iværksætte mindst ét årligt uanmeldt kasseeftersyn med henblik på at sikre, at kassens midler er til stede, og at kasseforretningerne udføres forsvarligt. Dette gælder alle kasser, som VIA forvalter. Kasseeftersynene dokumenteres ved attestation fra den enkelte kasserer og pågældende medarbejder fra koncernøkonomiafdelingen, som forestår eftersynet. Dokumentationen opbevares i den centrale økonomiafdeling. I relation til afvikling af betalinger via en decentral kasse gælder følgende forhold: VIAs udbetalingsmaksima af likvide midler er fastsat til kr., hvilket svarer til den højst tilladte beholdning i kontanter. VIAs kontante kassebeholdning anbringes efter kontortid i pengeskab. I pengeskab opbevares tillige evt. beholdning af uforbrugte checks med videre For oversigt over decentrale kasser henvises til forretningsgang for kasse og bank (Index II.25.), hvor dette fremgår af bilag. Afvikling af betalinger via anvendelse af betalingskort Betalingskort kan anvendes i forbindelse med tjenesterejser. Anvendelse af betalingskort til andet end tjenesterejser sker under iagttagelse af de af Finansministeriet fastsatte retningslinjer. Reglerne for anvendelse af betalingskort i forbindelse med tjenesterejser er nærmere beskrevet i Finansministeriets cirkulære nr. 24 af 20. april 2010 om anvendelse af betalingskort. Det fremgår heraf, at betalingskort skal være påført både medarbejderens og institutionens navn. Betalingskort kan anvendes til tjenesterejser og køb via internettet. Køb med betalingskort skal ske i overensstemmelse med de forudsætninger, der gælder for indkøbsfunktionen, herunder at bilag påtegnes af en dispositionsberettiget, inden betalingen foretages. Anvendelsen af betalingskort ved VIA sker i henhold til intern kreditkortpolitik. I henhold hertil kan mastercard udstedes til fastansatte medarbejdere i VIA, der regelmæssigt har et behov herfor og som alternativt til betalingskort i givet fald jævnligt skal have udbetalt kontante forskud fra insti- 0 2 Koncernøkonomi januar

23 tutionens kasse eller ville skulle lægge ikke ubetydelige beløb ud selv. Der udfyldes bemyndigelseserklæring med underskrift af nærmeste og dennes overordnede leder. 2.5 Kontrol med værdipost Som led i poståbningen skal der gennemføres en særskilt kontrol med og registrering af værdipost, det vil sige checks, giroanvisninger, værdipapirer, gældsbeviser, anbefalede breve med videre. Værdiposten forsynes med modtagelsesstempel og registreres i Værdibog med oplysning om ankomstdato, værdiens art og afsender Ansvars- og kompetencefordelingen Ansvaret for de specielle kontrolforanstaltninger til sikring af værdipost påhviler følgende medarbejdere: Poståbning, udtagning og registrering samt intern fordeling af værdipost varetages i forening af to administrative medarbejdere, der fungerer under rektor. Indkomne checks, postgiroanvisninger med videre indgår straks i VIAs kasse mod kvittering fra kassereren. Kassereren registrerer de modtagne værdier i VIAs regnskab. Koncernøkonomichefen har ansvaret for, at alle modtagne værdier bliver korrekt registreret i VIAs regnskab. Værdibog med oplysning om ankomstdato, værdiens art og afsender opbevares i boks med henblik på kassererens kontrol af den regnskabsmæssige registrering af de modtagne værdier. 2.6 Aflæggelse lse af årsrapport VIAs årsrapport udarbejdes under hensyntagen til, at alle tilgodehavender og skyldige beløb med videre er registreret i regnskabet, således at dette giver et retvisende billede af indtægter og udgifter i det pågældende kalenderår samt aktiver og passiver ved kalenderårets udløb. Som led i den løbende kontrol og endelige godkendelse af årsrapport foretages blandt andet følgende: Kontrol af, at de registrerede tilskud er i overensstemmelse med modtagne tilskud, samt at disse tilskud er i overensstemmelse med den indberettede aktivitet og gældende takster. Det vurderes, om forbruget forekommer rimeligt under hensyntagen til aktiviteterne i den pågældende periode. Kontrol med, at de fastlagte periodiseringsregler og tilsvarende efterfølgende periodeafslutning/spærring af afsluttede regnskabsperioder er overholdt. 0 2 Koncernøkonomi januar

24 Udarbejdelse og godkendelse af årsrapporten VIAs officielle regnskabsaflæggelse omfatter årsrapporten. Herudover udarbejder VIA interne kvartalsregnskaber. Følgende generelle retningslinjer følges: Årsrapporten aflægges med udgangspunkt i bekendtgørelse herom samt bogføringsloven. Årsrapporten skal underskrives af den samlede bestyrelse og rektor og påtegnes af VIAs revisor. Den af bestyrelsen godkendte og reviderede årsrapport sendes sammen med VIAs revisionsprotokollat og eventuelle bemærkninger hertil fra bestyrelsen til Undervisningsministeriet og Rigsrevisionen. I forbindelse med godkendelse af årsrapporten føres tilsyn med, om forbruget af aktiver og passiver er opgjort korrekt og regnskabsmæssigt afstemt, herunder om forbruget forekommer korrekt under hensyntagen til aktiviteterne i den forløbne periode, og om aktiver og passiver har en rimelig størrelse og forekommer rimeligt under hensyntagen til aktiviteterne i den forløbne periode. Det påses endvidere, at alle tilgodehavender og skyldige beløb med videre er registreret i regnskabet, således at dette giver et retvisende billede af indtægter og udgifter i det pågældende kalenderår samt af aktiver og passiver ved kalenderårets udløb. VIA udarbejder en samlet årsrapport efter gældende forskrifter. Kontrol og afstemninger VIA gennemfører løbende følgende kontroller og afstemninger i forbindelse med regnskabsaflæggelse: Overordnet regnskabskontrol for VIA. Afstemning af afdelingsbalancer. Styring af debitorer og kreditorer. Momsafregning. Kritisk gennemgang af beholdningskonti. Vurdering af de likvide beholdningers størrelse samt afstemning heraf. Iværksættelse af rykkerprocedurer. Afstemning og afregning i forhold til underkasser. Styring af anlægsaktiver, herunder gennemgang af anlægskartotek. Korrekt periodisering. Koncernøkonomichefen er ansvarlig for kontrol og afstemning af årsrapporten, interne regnskaber samt løbende regnskabsrapportering. Interne regnskaber Rektor og koncernøkonomichefen har ansvaret for eventuel udarbejdelse, kontrol og godkendelse af VIAs interne regnskaber samt prognoser. Der udarbejdes kvartalsvise regnskaber, der gennemgås på bestyrelsesmøder. 0 2 Koncernøkonomi januar

25 2.7 Opbevaring af regnskabsmateriale Det samlede materiale, der dokumenterer bogføringens udførelse og verificerer dens rigtighed og nøjagtighed, betragtes som regnskabsmateriale. Følgende materiale anses i den forbindelse som regnskabsmateriale: Registreringer, herunder transaktionssporet. Bilag og anden dokumentation samt oplysninger i øvrigt, som er nødvendige for kontrolsporet. Regnskaber, regnskabsmæssige opgørelser eller opstillinger. Afstemningsmateriale. Instrukser, herunder beskrivelser af bogføringen, aftaler om elektronisk dataudveksling. Beskrivelser af systemer til at opbevare og fremfinde opbevaret regnskabsmateriale. For så vidt angår beskrivelser af bogføringen, indgår heri beskrivelser af de i VIA anvendte systemer, programmer og systemdokumentation med videre Følgende generelle retningslinjer følges i forbindelse med opbevaring af VIAs regnskabsmateriale: At regnskabsmateriale opbevares i 5 år fra udgangen af vedkommende regnskabsår. Der forekommer dog særlige krav til opbevaring af regnskabsmateriale vedrørende blandt andet EU-projekter, hvilket skal iagttages. At regnskabsmaterialet opbevares på betryggende vis og på en måde, som muliggør en selvstændig fremfinding og udskrivning i klarskrift af det pågældende materiale, herunder transaktions- og kontrolsporet. Dette gælder også registreringer, der alene er overført elektronisk. For regnskabsmateriale, som opbevares på elektroniske medier eller lignende, sikres, At alle oplysninger, der fremgår af det originale regnskabsmateriale, overføres til mediet, inden det originale materiale makuleres. At mediet kontrolleres for læsbarhed, fejl eller mangler, inden det originale materiale makuleres. At mediet opbevares på betryggende måde, således at læsbarhed sikres indtil udløbet af opbevaringspligten. At mediet arkiveres, således at et udvalgt bilag hurtigt kan fremfindes. At der i fornødent omfang udarbejdes sikkerhedskopier, og at disse er anbragt således, at de ikke opbevares sammen med det originale materiale Ansvars- og kompetencefordelingen Koncernøkonomichefen har ansvaret for, at opbevaring af regnskabsmateriale finder sted på betryggende vis og i overensstemmelse med det generelle regelsæt. It-chefen har ansvaret for, at regnskabsmateriale, der opbevares på elektroniske medier eller lignende, er sikret på betryggende vis. Med hensyn til backup/sikkerhedskopiering henvises til afsnittet Kontrolprocedurer i forbindelse med backup/sikkerhedskopiering i 3.3. Alle i bogholderiet vil kunne inddrages i det praktiske arbejde, herunder opbevaring og kassation af regnskabsmaterialet. 0 2 Koncernøkonomi januar

26 2.8 Forvaltning af varebeholdninger Der føres kvantitative fortegnelser over VIAs beholdninger af undervisningsmaterialer og kontorartikler med videre, der er anskaffet med henblik på videresalg eller VIAs eget løbende forbrug. Alene beholdninger af helt uvæsentlig betydning føres der ikke fortegnelse over. Varebeholdninger optages under aktiver i VIAs årsrapport i henhold til de værdiansættelsesprincipper, der fremgår af regelgrundlaget for professionshøjskoler. Varebeholdningerne overstiger ikke, hvad der anses for nødvendigt under hensyntagen til VIAs uforstyrrede virksomhed samt til en forsvarlig indkøbs- og lagerøkonomi. Skønnes værdien af en varebeholdning for en organisatorisk enhed at overstige 100 t.kr., skal nedenstående retningslinjer overholdes, gældende for alle værdier. Kvantitative fortegnelser over varebeholdningerne: Fortegnelser indeholder oplysninger om varernes pris, art, fabrikat/mærke, placering, tilog afgang (herunder kassation), beholdningernes størrelse samt andre oplysninger, der er relevante for kontrollen med beholdningernes tilstedeværelse og for forvaltningen af beholdningerne i øvrigt. Registreringen af tilgang og afgang fra lager sker løbende. Den løbende registrering af afgang kan dog i hensigtsmæssigt omfang erstattes af en periodisk opgørelse af vareforbruget ved optælling af beholdningerne. Registreringen baseres så vidt muligt på godkendte grundbilag såsom købsfakturaer og udleverings-/salgsbilag eller genparter af sidstnævnte. Optælling og afstemning med videre af varebeholdninger: Ved årets udgang og i øvrigt efter behov foretages optælling af de faktiske lagerbeholdninger og afstemning af disse optællinger med de kvantitative fortegnelser. I forbindelse hermed foretages kassation/nedskrivning af beholdningerne, for så vidt angår ukurante varer, det vil sige varer, der lider af fysiske mangler. Endvidere foretages nedskrivning (opskrivning) af beholdningerne som følge af differencer mellem de registrerede varemængder og de faktiske beholdninger. Væsentlige op- og nedskrivninger af værdien skal godkendes af rektor og skal fremgå af VIAs regnskab Ansvars- og kompetencefordelingen Den løbende forvaltning samt udarbejdelse af kvantitative fortegnelser over VIAs varebeholdninger varetages af en række medarbejdere på tværs af organisationen. I det følgende redegøres for ansvarsfordelingen i forhold til følgende opgaveområder: Ansvaret for den fysiske, løbende forvaltning af beholdningerne påhviler de disponeringsberettigede. VIA fører periodisk og mindst ved årets udgang en fortegnelse over de faktiske beholdninger. Fortegnelsen udarbejdes af de disponeringsberettigede. VIA foretager en periodisk kontrol med beholdningernes tilstedeværelse og størrelse, herunder optælling af beholdningerne samt kassation, nedskrivning med videre af varer. 0 2 Koncernøkonomi januar

27 Kontrollen varetages af to medarbejdere under koncernøkonomichefen, hvoraf den ene ikke er beskæftiget med lagerforvaltningen eller har ansvar for beholdningernes anvendelse. VIA følger en godkendelsesprocedure af bilag vedrørende kassation, nedskrivning og eventuel opskrivning af varer samt bilag vedrørende differencer mellem de registrerede varemængder og de faktiske beholdninger. Opgaven varetages af koncernøkonomichefen eller af en medarbejder, som denne har bemyndiget hertil. Medarbejdere, som er beskæftiget i lagerforvaltningen, er ikke bemyndiget til at kontrollere bilag vedrørende kassation eller op- og nedskrivning af varelageret. Konstaterede differencer mellem de registrerede varemængder og de faktiske beholdninger skal godkendes af koncernøkonomichefen eller af en hertil bemyndiget medarbejder. 2.9 Værdipapirforvaltning VIA fører fortegnelser over sine eventuelle beholdninger af værdipapirer. Fortegnelserne indeholder oplysninger om værdipapirernes art, anskaffelsestidspunkter, værdipapirernes nominelle værdi, anskaffelsesværdi og eventuelle senere ændringer af værdiansættelsen. Af fortegnelserne fremgår, om værdipapirerne er udstedt gennem Værdipapircentralen eller anbragt i depot i et pengeinstitut eller på anden måde. Fortegnelserne ajourføres løbende og afstemmes med kontoudtog fra Værdipapircentralen eller depotoversigt fra pengeinstitut med videre. Af værdipapirer må følgende anskaffes: Obligationer (også fra EØS-lande, hvis sikkerhed er forsvarlig). Bankaktier i forretningspengeinstitut. Andelsbeviser (med begrænset hæftelse) i forsyningsvirksomheder. Jævnfør 16 i lovbekendtgørelse nr. 849 af 08. september 2009 om professionshøjskoler for videregående uddannelser. VIA ejer pr. 31. december 2012 ikke værdipapirer. Ansvars- og kompetencefordelingen VIAs føring af fortegnelser over værdipapirbeholdningen varetages af koncernøkonomichefen. VIAs afstemning af beholdningen med kontoudtog fra Værdipapircentralen, pengeinstitutter m.fl. og med registreringen på beholdningskontiene i regnskabet varetages af en kasserer. Denne opgave varetages ikke af medarbejdere, der har ansvaret for køb/salg af værdipapirer. 0 2 Koncernøkonomi januar

28 2.10 Udlånsforvaltning VIA yder ikke lån Forvaltning af andre væsentlige aktiver I det følgende afgives oplysninger om VIAs beholdning af andre væsentlige aktiver Ansvars- og kompetencefordelingen Koncernøkonomichefen er ansvarlig for, at der udarbejdes og ajourføres fortegnelser over materiel med videre. Der ajourføres anlægskartotek over grunde og bygninger, undervisningsudstyr, andet udstyr og inventar. Registreringen foretages i anlægsmodulet i Navision Stat. Opgaven varetages af VIAs lokale økonomifunktion i Holstebro. Der henvises til VIAs forretningsgang for anskaffelse og afskrivning af anlæg (Index II.30.). Koncernøkonomichefen og øvrige relevante medarbejdere er for deres respektive ansvarsområder ansvarlige for, at der foretages periodisk kontrol med beholdningerne, herunder kontrol med værdiernes tilstedeværelse samt udnyttelse. Kontrollen varetages ikke af medarbejdere, der har det direkte ansvar for anvendelse af aktiverne. Beslutning om eventuel kassation tages af ovennævnte ansvarlige medarbejdere i henhold til gældende regler. Såfremt det drejer sig om væsentlige beløb, kan kassation af aktiver alene foretages af rektor eller af en medarbejder, som rektor har bemyndiget hertil Beholdning af andre væsentlige aktiver VIA fører fortegnelse over beholdninger af andre væsentlige aktiver, herunder fortegnelser over aktiver, der er stillet til rådighed af andre institutioner. Fortegnelsen omfatter: Undervisningsudstyr og inventar, som er aktiveret og afskrives. Undervisningsudstyr og inventar, som er anskaffet over VIAs driftsbudget. Undervisningsudstyr og inventar, der er stillet til rådighed af andre institutioner. Aktiver, der er anskaffet over VIAs anlægsbudget. Fortegnelser over aktiver til anskaffelsesværdi på under kr. udarbejdes som udgangspunkt ikke, idet der dog i hensigtsmæssigt omfang foretages en mærkning af disse aktiver. Udstyr og inventar optages under aktiver i regnskabet i henhold til de værdiansættelsesprincipper, som er beskrevet i Undervisningsministeriets regnskabsbekendtgørelse. Følgende retningslinjer følges i den forbindelse: Fortegnelserne over aktiverne føres på grundlag af regnskabsbilagene efter den regnskabsmæssige registrering af disse. 0 2 Koncernøkonomi januar

29 Fortegnelserne over aktiverne indeholder oplysninger om aktivernes art, placering, evt. mærkning og anskaffelsesår. For så vidt angår anlægsaktiverne, anføres tillige oplysninger om anskaffelsesværdi og eventuelle ændringer af værdiansættelsen. Oplysninger om afskrivning og kassation registreres i VIAs fortegnelser over aktiver og optages endvidere i VIAs årsrapport i overensstemmelse med den af Undervisningsministeriet fastlagte kontoplan med tilhørende vejledninger. For nærmere beskrivelse vedrørende anlægsaktiver henvises til afsnit Legatforvaltning VIAs legatforvaltning omfatter midler, der bestyres i henhold til fundats. Formuer tilhørende legater forvaltes uafhængigt af VIAs aktiver og passiver og uden væsentlige omkostninger for VIA. Fortegnelse over de legater, der forvaltes af VIA, beror hos koncernøkonomichefen Forvaltning af andres aktiver eller forpligtelser er VIA forvalter ikke andres forpligtelser. VIAs forvaltning af andres aktiver udgør primært leje- og leasingaktiver. Det er VIAs politik at begrænse leasing mest muligt. Forvaltningen af andres aktiver omfatter således primært tilbageværende kopimaskiner i henhold til tidligere indgåede aftaler. Hertil kommer enkelte andre aktiver Ansvars- og kompetencefordelingen Koncernøkonomichefen er ansvarlig for ajourføring af fortegnelse over andres aktiver. Den lokale ansvarlige skal løbende og mindst én gang årligt kontrollere fysisk tilstedeværelse. Kontrollen skal foretages af 2 medarbejdere i forening Anlægsaktiver VIA registrerer anlægsaktiver i overensstemmelse med de retningslinjer, der er fastsat af Undervisningsministeriet. Se VIAs forretningsgang for anskaffelse og afskrivning af anlæg (Index II.30.); ( orside%2forganisationen%2foekonomi%2fomos%2fadministrative%20forretningsgange%2fii%2e30%2e%20anskaffelse%20og%20 afskrivning%20af%20anl%c3%a6g&folderctid=&view=%7b6b7af2c2%2de606%2d43b9%2d8f78%2d05ae9b36537d%7d) Ansvars- og kompetencefordelingen Ansvaret for registreringer vedrørende anlægsaktiver er fordelt som følger: 0 2 Koncernøkonomi januar

30 Udstyr og inventar: Godkendelse af anskaffelser foretages af den afdelingsansvarlige i henhold til investeringsbudget. Godkendelse af salg/kassation foretages af den afdelingsansvarlige. Vurdering og fastlæggelse af levetider og heraf følgende indplacering i levetidsgrupper samt kontering foretages efter retningslinjer fra koncernøkonomichefen. Ansvaret for periodisk stikprøvekontrol med den fysiske tilstedeværelse af aktiver varetages af koncernøkonomichefen. Bygninger: Godkendelse af bygningsanskaffelser og salg foretages af bestyrelsen, jævnfør vedtægten i bilag 3 ( Større bygningsanskaffelser på mere end 25 mio.kr. samt salg af alle bygninger for i stedet for at leje sig ind i andre bygninger forudsætter en godkendelse fra Undervisningsministeriet. Vurdering og fastlæggelse af levetider og heraf følgende indplacering i levetidsgrupper samt kontering foretages af koncernøkonomichefen. Der henvises i øvrigt til afsnit Passiver Ved passiver forstås summen af egenkapital og forpligtelser. Egenkapitalen udgør forskellen mellem aktiver og forpligtelser, Forpligtelser er kort- eller langfristede gældsforpligtelser samt eventuelle hensatte forpligtelser (hensættelser). Hensatte forpligtelser omfatter forpligtelser, der er retsligt eller faktisk sandsynlige, men uvisse med hensyn til det præcise beløb samt betalingstidspunkt. Forpligtelser vedrører enkelte særlige hensættelsesområder. Kort- og langfristede gældsforpligtelser er forpligtelser med kendt beløb og betalingstidspunkt. Kortfristet gæld forfalder inden for 1 år. Forpligtelserne vedrører feriepengeforpligtelse, sædvanlig leverandørgæld samt reserverede bevillinger og tilskud. Prioritetsgæld og statsgæld mv. føres som langfristet gældsforpligtelse, dog således at den andel af gælden, der forfalder til betaling indenfor det kommende år, føres som kortfristet gæld. Egenkapitalen fremgår under passiver i form af en residual post som forskellen mellem aktiver og forpligtelser. Forvaltningen af VIAs passiver varetages i henhold til anvendt regnskabspraksis for VIA. Gældende regnskabspraksis vedtages af VIAs direktion. For så vidt angår generelle retningslinjer for forvaltning af VIAs passiver henvises til anvendt regnskabspraksis for VIA. De konkrete opgaver og ansvarsfordelingen med forvaltning af passiverne specificeres yderligere gennem årlige versioner af VIAs vejledninger til udarbejdelse af henholdsvis budget og årsafslutning. 0 2 Koncernøkonomi januar

31 Vedrørende eventualforpligtelser, leje og leasing, henvises til afsnit Forpligtelser vedrørende husleje oplyses, men er ikke en selvstændig statuspost i regnskabet Andre regnskabsopgaver Opgaver for andre institutioner VIA varetager ikke regnskabsopgaver for andre institutioner. Der udføres - efter nærmere aftale - regnskabsopgaver for visse foreninger, der er tilknyttet VIA. Kantinevirksomhed VIA driver ikke kantinevirksomhed. 3. It-behandling i forbindelse med regnskabsføring 3.1 Anvendelse af it-systemer Undervisningsministeriet har fastlagt at professionshøjskolerne skal anvende Navision Stat som økonomisystem. Det er herudover fastlagt, at VIA skal anvende Statens lønsystem (SLS) til beregning og anvisning af løn til VIAs ansatte Økonomisystem VIA benytter ikke eget it-anlæg til udførelse af regnskabsopgaver i Navision Stat, som er baseret på standardsystemet Navision Stat, der er tilpasset de statslige regnskabsregler og sikkerhedsforskrifter. Løsningen hostes hos KMD. Navision Stat er udviklet og stillet til rådighed af Moderniseringsstyrelsen, der har ansvaret for udarbejdelse og vedligeholdelse af systemdokumentationen, brugersupport med videre Systemdokumentationen for Navision Stat består på brugerniveau af et sæt brugerhåndbøger for Navision Stat. Disse brugerhåndbøger er suppleret med en af Moderniseringsstyrelsen udarbejdet brugervejledning for Navision Stat. Moderniseringsstyrelsen har ansvaret for den løbende opdatering og - i samarbejde med Undervisningsministeriet - videreudviklingen af Navision Stat, herunder information til brugerinstitutionerne om eventuelle ændrede krav til hardware med videre i forbindelse hermed. VIAs økonomisystem gør det dels muligt at kontrollere, om transaktionssporet er til stede, og gør det dels muligt at forsyne bilag med en entydig identifikation med henblik på dokumentation af kontrolsporet. Herudover sikrer Navision Stat, at der med logisk adgangskontrol (log on) via personkoder (usere) og kendeord (passwords) sikres, at medarbejdere kun gives adgang til de funktioner, som de er autoriseret til for at kunne udføre deres opgaver, således at der kan ske en adskillelse af medarbejdere, der er autoriseret til forskellige funktioner. Økonomiafdelingens NavisionStat-support tildeler medarbejdere profiler og roller i Navision Stat ud fra blanket udfyldt og underskrevet af økonomichef eller chef for afdelingen. Der kan til enhver tid udskrives brugerlister fra Navision Stat, som viser hvilke roller og profiler den enkelte 0 2 Koncernøkonomi januar

32 medarbejder er tildelt. Se forretningsgang om tildeling af rettigheder og administration af brugerkoder; ( orside%2forganisationen%2foekonomi%2fomos%2fadministrative%20forretningsgange%2fnavision%20stat&folderctid=&view=% 7b6B7AF2C2%2dE606%2d43B9%2d8F78%2d05AE9B36537D%7d). Driften af Navision Stat foregår fra servere hos KMD, der ligeledes lagrer alle data. Backup procedurer med videre varetages derfor af KMD. Se 3411B erklæring fra BDO vedrørende KMD og Navision Stat; ( 02,%2016%20januar% pdf). Brugervejledning for Navision Stat fremgår af de enkelte arbejdsbeskrivelser for anvendelsen af Navision Stat Lønsystem Statens Løn System (SLS) er et centralt lønsystem, som VIA skal anvende. Systemet anvendes til at beregne løn til medarbejderne til registrering i økonomisystemet. Systemet er internetbaseret og specifikke lønoplysninger skal indtastes i forbindelse med beregningen af lønnen. VIA modtager herefter lønfiler til indlæsning i økonomisystemet. Der er adgang til udtræk af SLS-data via Økonomistyrelsens Lokale DataVarehus (ØS-LDV). Koncernøkonomichefen er ansvarlig for brugeradministrationen i SLS. Administrationen sker i henhold til de forskrifter og procedurer for brugeradministration, der fremgår af Moderniseringsstyrelsen hjemmeside. Alle ønsker om oprettelse, ændringer eller lukning af personkoder sker via web-applikation, som kun godkendte SLS-kontaktansvarlige har adgang til. Moderniseringsstyrelsen lagrer data centralt, hvorfor der ikke foretages backup-procedurer hos VIA Betalingssystem VIA anvender Danske Bank Business Online som betalingssystem til overførsel af penge til kreditorer, ansatte med videre. Systemet er et obligatorisk system, som VIA skal anvende ved betalingsforretninger. Systemet supporteres af Danske Bank Business Online, der ligeledes har ansvar for backup-procedurerne, hvorfor VIA ikke er involveret i systemet ud over kommunikation om eventuelle problemstillinger med betalingerne. Via personkoder (usere) og kendeord (passwords) sikres, at medarbejdere kun gives adgang til de funktioner, som de er autoriseret til for at kunne udføre deres opgaver, således at der kan ske en adskillelse af medarbejdere, der er autoriseret til forskellige funktioner. NavisionStat-support opretter og tildeler medarbejdere rettigheder i Danske Bank ud fra blanket udfyldt og underskrevet af økonomichefen i bogholderiet. VIA benytter API-løsning til overførsel af kreditorbetalinger til Danske Bank. Der installeres en fælles nøgle på brugerens pc, som anvendes ved overførsel af fil til Danske Bank. 0 2 Koncernøkonomi januar

33 SIS, Studie Informations System SIS er udviklet af WM-data for UNI-C og Undervisningsministeriet. SIS er ét integreret system, hvor alle studierelevante informationer er samlet et sted, for de uddannelser, der administreres via SIS. SIS-systemet anvendes af brugere på alle administrative niveauer. Med SIS kan VIA blandt andet administrere: Studerende og kursister (inklusiv optagelse, tilmeldinger og CPR-abonnement). Praktik, inklusiv fælles institutionsregister. Uddannelsesforløb, hold og holdplaceringer. Lærere, inklusiv arbejdstidsregler og tidsregnskab. Indtægtsdækket virksomhed og projekter. Lokaler og udstyr. Studieordninger, planlægning og skemaer. Karakterer, meritter og eksamensbeviser. Betalinger (økonomiintegration mellem SIS og Navision Stat). Teknik, inklusiv brugerautorisation og dataudveksling. Via personkoder (usere) og kendeord (passwords) sikres, at medarbejdere kun gives adgang til de funktioner, som de er autoriseret til for at kunne udføre deres opgaver, således at der kan ske en adskillelse af medarbejdere, der er autoriseret til forskellige funktioner. Administrationen af SIS-brugerrettigheder varetages af VIAs SIS-support. Der udfyldes særlig blanket til registrering af SIS-brugerrettigheder. Blanketten underskrives af nærmeste leder. Se forretningsgang vedrørende registrering af SIS-brugerrettigheder i VIA; ( gsgang.pdf). Driften af SIS foregår fra servere hos UNI-C, der ligeledes lagrer alle data. Backup procedurer med videre varetages derfor af UNI-C EASY-A EASY-A er udviklet af WM-data for UNI-C og Undervisningsministeriet. EASY-A er ét integreret system, hvor alle studierelevante informationer er samlet et sted, for de uddannelser, der administreres via EASY-A. EASY-A-systemet anvendes af brugere på alle administrative niveauer. Med EASY-A kan VIA blandt andet administrere: Studerende og kursister (inklusiv optagelse, tilmeldinger og CPR-abonnement). Praktik, inklusiv fælles institutionsregister. Uddannelsesforløb, hold og holdplaceringer. Lærere, inklusiv arbejdstidsregler og tidsregnskab. Indtægtsdækket virksomhed og projekter. Lokaler og udstyr. Studieordninger, planlægning og skemaer. Karakterer, meritter og eksamensbeviser. Betalinger (økonomiintegration mellem EASY-A og Navision Stat). Teknik, inklusiv brugerautorisation og dataudveksling. 0 2 Koncernøkonomi januar

34 Via personkoder (usere) og kendeord (passwords) sikres, at medarbejdere kun gives adgang til de funktioner, som de er autoriseret til for at kunne udføre deres opgaver, således at der kan ske en adskillelse af medarbejdere, der er autoriseret til forskellige funktioner. Administrationen af EASY-A-brugerrettigheder varetages af it-afdelingen gennem de respektive lokale it-funktioner. Angivelse af rettighedsbehov på den enkelte medarbejder fremsendes af nærmeste leder i henhold til it-funktionens anvisninger. Se dette link med hensyn til oprettelse i EASY-A; ( %20ved%20registrering%20af%20brugerrettigheder%20i%20EASY%20STADS%20og%20LUDUS.PDF). Driften af EASY-A foregår fra lokale servere hos VIA. Lagring af data og backup procedurer med videre varetages af it-afdelingen. 3.2 Organisering af it-behandling Ansvars- og kompetencefordeling VIAs opgaver i relation til det lokale økonomisystem Navision Stat kan opdeles i følgende hovedgrupper: Opgaver, der vedrører regnskabsføringen og betalingsforretningerne, herunder også opgaver, der vedrører dataudvekslingen med SLS. Disse opgaver varetages af VIAs koncernøkonomiafdeling. Opgaverne er nærmere beskrevet i afsnit 2.3. Koncernøkonomiafdelingens organisatoriske placering fremgår af VIAs organisationsplan, jævnfør bilag 2 ( Opgaver, der vedrører VIAs it-behandling (system- og sikkerhedsopgaver). Disse opgaver varetages af VIAs it-ansvarlige. It-teknikeren må ikke varetage opgaver i VIAs økonomi/regnskabsafdeling (bogholderi- og kasseopgaver) eller have ansvaret for beholdninger af varer med videre Ansvarsfordeling omkring oprettelse/ændring/nedlæggelse af brugere i Navision Stat fremgår af VIAs procedure for brugeradministration i Navision Stat. Beskrivelse af procedure i forbindelse med brugeradministration beror hos it-afdelingen. Se forretningsgang for Navision Stat her; ( orside%2forganisationen%2foekonomi%2fomos%2fadministrative%20forretningsgange%2fnavision%20stat&folderctid=&view=% 7b6B7AF2C2%2dE606%2d43B9%2d8F78%2d05AE9B36537D%7d). Der er funktionsadskillelse mellem systemudvikling, programmering, programoverførsel og den daglige drift af systemerne. It-afdelingen har ikke adgang til Navision Stat, SLS eller Danske Bank Business Online. Ansvarlig for it-afdelingen er it-chefen. 0 2 Koncernøkonomi januar

35 Organisering VIAs organisation fremgår af bilag 2 ( Koncernøkonomichefen er overordnet ansvarlig for regnskabsfunktionen og dermed ansvarlig for, at økonomi-, løn- og betalingssystemet fungerer efter hensigten. Den enkelte bruger i økonomiafdelingen er ansvarlig for tilbagemelding til afdelingens NavisionStat-support funktion, hvis der opstår driftsmæssige problemstillinger. It-afdelingen er en afdeling i VIA, der - som kontraktsansvarlig - sikrer driftsafviklingen i økonomisystemet igennem kontakten til systemleverandøren/hostingpartneren. Moderniseringsstyrelsen har som leverandører af det lokale økonomisystem ansvar for den løbende udvikling af Navision Stat. For så vidt angår SIS, er den enkelte bruger i VIA ansvarlig for evt. fejlmelding til SIS-supporten i it-afdelingen, der sikrer driftsafviklingen i SIS igennem kontakten til UNI-C. For så vidt angår EASY-A, er den enkelte bruger i VIA ansvarlig for evt. fejlmelding til EASY-Asupporten i it-afdelingen, der sikrer driftsafviklingen i EASY-A igennem kontakten til UNI-C. It-afdelingen er ansvarlig for oprettelse og vedligeholdelse af brugere og adgange i SIS og EASY-A efter anmodning fra de enkelte medarbejderes ledere. It-afdelingen udfører ikke programmeringsopgaver i SIS og EASY-A, men ændringer af opsætninger og udskrifter. 3.3 Forretningsgange og sikkerhedsmæssige forhold for it-anvendelse Forretningsgange for it-anvendelse Der er ikke udarbejdet intern forretningsgang (efter VIA-skabelon) for it-anvendelse i forbindelse med regnskabsføringen. De pågældende it-systemer hostes eksternt og internt følges de gældende procedurer for brugeradministration. Sikkerhedsmæssige forhold for it-anvendelse (eksternt) Ansvaret for fysisk sikring, backup med videre varetages af de eksterne partnere, som VIA har indgået aftale med om drift af Navision Stat og SIS. Der henvises til disse virksomheders itrevision. Der indhentes årligt i tredje kvartal uafhængig revisorerklæring fra de relevante outsourcing partnere. Ved generelle erklæringer sikres, at driftsmiljøet for de outsourcede systemer er omfattet af de respektive generelle erklæringer. Der foreligger beredskabsaftale vedrørende drift af Navision Stat hos KMD. Der foreligger serviceaftale vedrørende SIS med UNI-C. Sikkerhedsmæssige forhold for it-anvendelse (internt) De dele af it-infrastrukturen, som it-afdelingen har ansvaret for, er underlagt en fastlagt procedure for kontrol af backup, logning, opdateringer med videre. It-afdelingen dokumenterer dagligt de 0 2 Koncernøkonomi januar

36 gennemgåede kontroller og dette revideres en gang årligt. Se forretningsgang vedrørende Egenkontrol af it i VIA; ( 20VIA.DOCX). De centrale elementer i it-afdelingens sikkerhed fremgår herunder. Fysisk sikring VIAs servere står placeret i sikrede serverrum i henholdsvis Århus, Herning, Holstebro og Horsens. Alene autoriserede medarbejdere i it-afdelingen har adgang til serverrummene. Pc er er sikret mod tyveri på normal vis, ved at skolen har installeret et alarmanlæg. Med visse undtagelser er der endnu ikke sket mærkning af udstyr, hvilket dog er planlagt. Logisk sikkerhed Adgangsforhold til Navision Stat Navision Stat foretager automatisk logning af personer, der har prøvet at logge på systemet. Den automatiske logning kategoriserer pålogningerne i forskellige fareklasser. En bruger spærres efter tre forgæves forsøg på pålogning. Rettigheder til SIS og EASY-A Adgang til systemerne kræver brugernavn og password. Både systemadministratoren og den enkelte bruger kan ændre det gældende password. Rettigheder til hvert modul, vindue eller batchjob i systemerne tildeles hver enkelt systembruger. Hver bruger har præcis en primær grunduddannelse tilknyttet, men kan tillige også have flere ikke-primære grunduddannelser tilknyttet. Inden for hver grunduddannelse kan der desuden tildeles aktivitetsrettigheder pr. bruger, så brugere kun har adgang til at opdatere data på de aktiviteter, der er tilknyttet bestemte grunduddannelser. Det er de enkelte afdelingsledere, der er ansvarlige for tildeling af rettigheder til den enkelte medarbejder. Dette ved at udfylde et skema med afkrydsning af de moduler, som den enkelte medarbejder skal have rettigheder til. It-afdelingen er ansvarlig for effektuering af disse tildelinger, ligesom det er it-afdelingen, der opbevarer skemaer og vurderer de givne tildelinger. Procedurer for udskiftning af password: System Navision Stat SIS EASY-A SLS Danske Bank Business Online Udskiftes Kvartalsvis Ikke (brugerbestemt) Ikke (brugerbestemt) Månedsvis Singel sign on Kontrolprocedurer i forbindelse med backup/sikkerhedskopiering 0 2 Koncernøkonomi januar

37 Backup af Navision Stat, SLS og SIS varetages af de respektive hostingpartnere. It-afdelingen har ansvar for backup af EASY-A. I VIA køres alle servere redundant, således at der i de to serverrum i Holstebro og Århus er et identisk setup med identiske data. Går det ene serverrum ned, kan det andet derfor tage over. Der tages fuld sikkerhedskopi hver nat efter en hverdag markeret som arbejdsdag. Ved fuld sikkerhedskopi forstås, at kopien omfatter alle filer og data, herunder logisk indhold af databaser samt ordinære filer (programmer og data) samt systemfiler hørende til operativsystemet. Sikkerhedskopieringen omfatter endvidere væsentlige data for organisationens operationelle arbejde. I tilfælde af systemnedbrud retablerer it-afdelingen systemet ved hjælp af backup en. Da der er tale om et standardsystem, vil de eksterne konsulenter altid kunne erstatte it-afdelingen ved sygdom eller lignende. Afhængigheden af personerne i it-afdelingen er derfor begrænset. Er der tale om, at hardware er brudt ned eller har lidt fysisk overlast, skal dette repareres eller nyt fremskaffes, hvorefter backup en kan indlæses og systemet kan opstartes igen. Opdateringer Opdateringer af Navision Stat varetages løbende af KMD. I tilfælde af større tilretninger i økonomisystemet foretages dette i samarbejde med økonomiafdelingens NavisionStat-support. Alle registreringer logges automatisk i systemet, således at det altid er muligt, ud fra bruger og password, at se, hvem der har lavet en given registrering. Dette sikrer, at identifikation af implicerede personer er mulig, under forudsætning af at alle holder sit password hemmeligt og kun bruger sit eget. Der sker opfølgning på nærmere specificerede logninger i henhold til aftale med revisor. 3.4 Samspil med statens centrale systemer Teknisk og datamæssig igt samspil med statens centrale systemer Statens Løn System (SLS), som anvendes til beregning af løn, er et internetbaseret program. Indberetning af oplysninger sker over sektornettet. Kun bestemte pc er har adgang til overførsel af data til SLS. Der sker ingen direkte elektronisk overførsel af data fra SLS til VIA. Uddata modtages på fil og hardcopy. Via SIS og EASY-A kan man foretage elektroniske indberetninger. Kommunikationen foregår primært via Undervisningsministeriets sektornet. De eksterne parter, som VIA pt. indberetter til, er: Undervisningsministeriet. Arbejdsmarkedsstyrelsen. Danmarks Statistik. UddannelsesGuiden ( Den koordinerede Tilmelding. Elevplan. 0 2 Koncernøkonomi januar

38 Ansvars- og kompetencefordeling Som udgangspunkt er det lønmedarbejderen, der indberetter lønoplysningerne til SLS. De samme personer har rettighed til at indtaste oplysninger samt mulighed for at forespørge efter uddata i form af lister og lignende mod betaling. Ændring af stamdata i lønsystemet, som skal påtegnes af den enkelte medarbejders overordnede og godkendes i Løn- og personaleafdelingen, foretages af lønmedarbejderen. Den ansvarlige lønmedarbejder skal sikre, at registreringen af inddata sker korrekt. Endvidere er lønmedarbejderen ansvarlig for afstemninger og eventuelle fejlretninger. Medarbejdere i studieadministrationen er ansvarlig for løbende opdateringer af data i SIS. 3.5 Dokumentationsmateriale Systembeskrivelser, brugervejledninger, sikkerhedsinstrukser med videre De it-systemer, som VIA anvender i forbindelse med regnskabsføringen, er nærmere beskrevet og dokumenteret i diverse systembeskrivelser, sikkerhedsinstrukser, brugervejledninger, forretningsgange med videre, samt i brugervejledning med videre vedrørende SLS, Navision Stat og SIS. For så vidt angår de sikkerhedsmæssige forhold vedrørende anvendelsen af Navision Stat henvises til særskilt udarbejdet forretningsgang, der beskriver de generelle kontroller i forbindelse med anvendelsen af Navision Stat. Se forretningsgangen her; ( orside%2forganisationen%2foekonomi%2fomos%2fadministrative%20forretningsgange%2fnavision%20stat&folderctid=&view=% 7b6B7AF2C2%2dE606%2d43B9%2d8F78%2d05AE9B36537D%7d). Ansvars- og kompetencefordeling It-afdelingen er ansvarlig for udarbejdelsen og vedligeholdelsen af systembeskrivelser, brugervejledninger, forretningsgange, sikkerhedsinstrukser med videre, der nærmere beskriver og dokumenterer de it-systemer, som VIA anvender i forbindelse med regnskabsføringen. Dog er it-afdelingen ikke ansvarlig for systembeskrivelser af systemer, der udvikles og tilrettes centralt fra Uni-C og Moderniseringsstyrelsen. Det er dog it-afdelingens ansvar, at VIA til enhver tid har den/de seneste udgaver af systembeskrivelserne og brugermanualer. For så vidt angår medarbejderes adgang til systemerne herunder deres brugerrettigheder, udskrives der på anfordring brugerliste fra de enkelte systemer. Brugerlisterne genereres af de respektive supportfunktioner. 3.6 It-driftscenterløsninger VIA anvender ikke andre end de ovenfor nævnte hostingpartnere og driftscentre/serverrum til afvikling af it-opgaver i forbindelse med regnskabsføringen. VIA er værtsinstitution for et administrativt it-fællesskab. Fællesskabet består pt. af 24 ungdomsuddannelser (tidligere amtsinstitutioner) samt VIA. Fællesskabets navn er IT-Supportcentret. IT-Supportcentret har sin egen økonomi, der er adskilt fra VIA. IT-Supportcentret er underlagt VIAs regnskabsmæssige processer og principper. 0 2 Koncernøkonomi januar

39 VIAs revisor reviderer hvert år IT-Supportcentrets regnskab. En del af revisionen består i at sikre, at IT-supportcentrets aktiviteter, der deles af VIA og IT-supportcentret, fordeles efter aftalte retningslinjer. Disse aftaler er dokumenteret i IT-Supportcentrets samarbejdsaftale og i de budgetter, der hvert år godkendes af IT-Supportcentrets styregruppe. 0 2 Koncernøkonomi januar