Opgaver, som vi har løst på Færøerne fra september 2007 til juni 2013

Transkript

1 Opgaver, som vi har løst på Færøerne fra september 2007 til juni 2013 Til gennemførelse af opgaverne har Leiðsluhúsið udviklet et bredt udvalg af værktøjer. Kernen i værktøjerne er, at de skal skabe motivation og resultater gennem en spændende og effektiv implementering, samt dialog og samarbejde mellem ledere og medarbejdere. Leiðsluhúsið har opbygget et netværk af kompetencer, der hvor de ikke selv besidder kompetencer. Dette betyder, at det færøske samfund, kun behøver at henvende sig ét sted for at få dækket sit behov for sparring eller rådgivning. Leiðsluhúsið trækker på disse kompetencer i forhold til kundens behov. Eksempler på kompetencer, hvor der trækkes på netværket: Strategisk indkøb Logistik optimering Innovation Økonomiske analyser Strategisk kommunikation Juridisk rådgivning Opgaver inden for private virksomheder Analyser Formål Resultater Analyse af produktion af trævinduer Analyse af produktion af plastvinduer og plastdøre Overordnet Lean analyse i bank Analyse af stationsområde i flyselskab Analyse af indkøb Lean analyse af teleselskab Analysere nuværende produktion for at finde potentiale, grundet stigende konkurrence på pris og leveringstid Analysere nuværende produktion for at se muligheder ved at gennemføre et Lean projekt Banken ønsker at få et billede af muligheder for at trimme organisationen for at blive klædt på til bedre indtjening og vækst Flyselskabet ønsker at få et billede af muligheder for at trimme stationsområdet, for derigennem at blive klædt på til øget indtjening og højere fleksibilitet Fastlægge hvilket potentiale der ligger i at udvikle organisationen baseret på Lean principperne og forbedrede indkøbskompetencer Undersøge muligheder for at trimme organisationen baseret på Lean principperne, grundet tab i konkurrencekraft og stor udskiftning af personale Fastlagt konkret potentiale med markante forbedringer ved gennemførelse af Lean projekt, indenfor produktivitetsstigning, leverings pålidelighed og leveringstid Fastlagt konkrete muligheder for at skabe markante resultater ved gennemførelse af Lean projekt Udarbejdet konkret 4 års handlingsplan med markant bedre indtjening, vækst gennem mere klart kundefokus, samt en teamorganisering med større produkt ansvar Anbefaling af ny kunde- og teamorganisering med lederteam og operationelle teams med klar ansvarsfordeling. Anbefaling om udarbejdelse af en enkel planlægning, mål og målstyring, effektiv kommunikation, samt optimal fysisk håndtering og lagerforhold. Der kan skabes markant bedre fleksibilitet, og der er et stort potentiale for besparelser og øget indtjening. Ved at udarbejde en strategi, etablere en effektiv organisering og styring, samt tilføre strategiske indkøbskompetencer ligger der et betydeligt uudnyttet potentiale i indkøb. En forretningsdrevet og produktansvarlig teamorganisering vil skabe grobund for vækst og indtjening. Udvikling af organisationen, mål og målstyring samt optimering af processer vil samtidig føre til en kundefokuseret og medarbejderdrevet virksomhed

2 Lean analyse af rederi Der ønskes en analyse som skal klarlægge hvor virksomheden befinder sig set med Lean briller. Derudover skal analysen klarlægge styrker, svagheder og muligheder i virksomhedens hovedområder. Der er udpeget hovedindsatsområder og deres potentialer, samt opstillet udkast til handlingsplan for udrulning af Lean i den takt som virksomheden magter. Der ligger store muligheder for integreret udvikling, som kan skabe en sund forretning kendetegnet ved høj service på alle produkter Strategi Formål Resulater Strategi for el-virksomhed Strategiseminar for ledergruppe i rederi Strategisk indkøbsfunktion Vision og mål for de kommende tre år, som kan forbedre lønsomheden med XX % Etablere de nødvendige overordnede forudsætninger og rammer for den strategiske udvikling af virksomheden Etablere en strategisk indkøbsfunktion, samt gennemføre en analyse som skal skabe grundlag for en fremtidig udvikling af indkøb Konkrete mål og handlingsplaner for kvalitet, kommunikation, styring og medarbejderforhold, som har givet lønsomhed på YY % Analyse og udarbejdelse af overordnet strategi for udvalgte områder i virksomheden, samt konkrete mål og handlingsplaner for områderne Skabt rammer for indkøbsfunktion, gennem ansættelse af strategisk indkøber, analyseret det samlede indkøb og udvalgt indkøbskategorier og sat mål for pilotområder Organisation Formål Resulater Lean i produktion af trævinduer Lean i produktion af plastvinduer og døre, samt montage af vinduer og døre Lean af en udviklingsafdeling i en bank Lean af Realkredit i en bank Halvere leveringstiden, udarbejde planlægnings- og styringsværktøjer, som skal sikre at leveringstiderne overholdes og udarbejde et produktionskoncept som kan øge kapaciteten med 50 % Udarbejde nyt produktionskoncept med en kapacitetsforøgelse på min. 25 %, leveringstiden skal være den samme som for produktionen af trævinduer + 2 uger inkl. Montage. Leverings pålideligheden skal hæves til 95 % og der ønskes en kraftig reduktion af varelager som er under produktion Skabe rammer for en projektstruktur og projektkultur i udviklingsarbejdet, som tager udgangspunkt i Lean filosofien En sikker og effektiv sags behandling med klar opgave- og ansvarsfordeling. Synlige og operationelle måleværktøjer som giver mulighed for vækst Reduceret leveringstiden fra 14 til 5 uger, etableret styringsværktøjer, som har hævet leverings pålidelighed fra 18 % til 95 %, og etableret nyt produktionskoncept og nyt layout som øger kapaciteten med 50 %. Varelager som er under produktion reduceret med over 80 %. Etableret nyt produktionskoncept og layout med øget kapacitet på 40 %, leveringstid er 5 uger + 2 uger inkl. montage, leverings pålideligheden er over 95 % og varelager for produkter under produktion er reduceret med 75 % Udarbejdet overordnede styringsprocesser og -værktøjer til projektkomité og projektadministration. Udarbejdet projektstruktur og styring af de enkelte projekter gennem projekthåndbog og værktøjskasse Ny standardiseret behandlingsproces med reduktion af behandlingstid fra 6 til 3 uger. Reduktion af ressource forbrug med 30 %, enkle styringsværktøjer og opnåelse af mål for vækst. Klart aftalegrundlag med eksterne leverandører

3 Lean af Kassekredit i en bank Lean i indkøb Skabe grundlag for minimering af tab ved at udarbejde en effektiv organisering og standardisering af behandlingen. Skabe optimale arbejdsgange som grundlag for en værdi skabende rådgivning til den enkelte kunde Der ønskes skabt et lønsomt og ansvarligt indkøb gennem en fleksibel organisering, samt optimal håndtering af ordrer og varer Udarbejdet ny sagsbehandling som danner grundlag for ensartet vurdering, bevilling og opfølgning med klar kravspecifikation overfor kundegrupperne. Skabt en effektiv organisering med nødvendige ansvarsskift i forbindelse med rådgivning og hjemmel, der sikrer overholdelse af kreditpolitikken, således at tabene kan minimeres Den nye organisering har skabt klare referencer og dermed grundlag for markant stigning af serviceniveauet. Ordrehåndtering eliminerer ansvarsskift og flaskehalse, og synliggør hvor der skal sættes ind i forhold til kundens behov. Den fysiske varehåndtering og de fysiske rammer er optimeret. Derudover er der er etableret en enkel og resultatorienteret målstyring Ledersparring Formål Resulatater Etablere overblik i salgsvirksomhed Styring af indkøb og lager Driftsregnskab Inspiration til projekthåndbog hos rådgivende el. ingeniører Udarbejde målrettede indtjeningsog administrationsværktøjer Udarbejde spilleregler for hvordan indkøb og lagerstyring skal foregå Udarbejde et ugentligt driftsregnskab Introduktion til Lean, samt skabe grundlag for en udarbejdelse af en effektiv projekthåndbog, som tager udgangspunkt i Lean filosofien Etableret klar ansvarsfordeling med mål for indtjeningen. Indført administrationsværktøjer som giver fuldt overblik Udarbejdet planlægnings- og styringsværktøjer for, hvordan indkøb og disponering skal foregå. Opstillet klare mål for, hvordan lagrene skal optimeres for udpegede kategorier Udarbejdet et enkelt ugentligt driftsregnskab, der viser det ugentlige dækningsbidrag og nøgletal for alle forretningsområder Introduceret ledelse og medarbejdere til Lean filosofien, samt skabt grundlag for start på en struktureret projekthåndbog Opgaver inden for den kommunale sektor Analyser Formål Resultater Analyse af administration Gennemføre en analyse af administrationen med henblik på en efterfølgende optimering af organisationen og dens aktiviteter, herunder også samarbejdet mellem politikere og administration. Analysen gav politikere og ledelse et klart billede af hvor organisationen befinder sig i dag og hvilket potentiale der ligger fremadrettet. Der vil kunne opnås markante resultater ved at etablere en kundeorienteret organisationsstruktur samt etablere et ledelsesteam med de nødvendige styringsredskaber.

4 Strategi Formål Resultater Strategi Afstemme forventninger mellem politikere og administration. Arbejde med overordnet kurs og mål for en 4 års valgperiode, men med et sigte på 10 år. Organisation Formål Resultater Ny organisationsstruktur Sammenlægning Udvikling af skolesamarbejde Udvikle en optimal organisationsstruktur som styrker evnen til at fokusere på kommunens prioriterede opgaver. En organisation som yder en høj service til det politiske system, borgere og institutioner, samt styrker samarbejdet på tværs af de enkelte fagområder. Give en uvildig rådgivning inden for organisering, koordination, kommunikation mm. i forbindelse med en sammenlægning. Sikre at alle problemer er afklaret inden processen med ansættelser sættes igang. Sikre at ansættelser bliver gennemført i henhold til den offentlige ansættelsespolitik. Konstatere hvilke justeringer der er nødvendige for at undervisningen på to skoler kan gennemføres mest fornuftigt i forhold til følgende beslutning: 1. til 3. klasse samles på en skole, og 4. til 7. klasse samles på en anden skole. I dag gennemføres undervisning fra 1. til 7. klasse på begge skoler. Ledersparring Formål Resultater Inspiration til teamorganisering Personaleordning og medarbejderhåndbog Udarbejde udkast til en proces den kan skabe en teambaseret ledelsesstruktur, således at der kan skabes grundlag for bedst mulig service, samt arbejdsforhold Bibringe Administrationen en klar personaleordning i henhold til lovgivningen, samt en personalehåndbog Fastlagt forventninger mellem politikere og administration. Afklaring af opgaverne for henholdsvis politikerne og administrationen. Fastlagt kurs og mål, samt opbygget en enkel og effektiv porteføljestyring for målene. En ny organisationsstruktur under ledelse af et nyt ledelsesteam, samt nødvendige teams i forhold til det fremtidige behov og nødvendige kompetencer. Afstemning af forventninger mellem politikere og administration. Udvidet teamwork, der bygger på fastlæggelse af klare mål på alle fremtidige opgaver. En ny kommune med én administration, som er organiseret med ét ledelsesteam, samt klar adskillelse mellem drift og projekter. Sammenlægningen har bidraget til øget samarbejde i institutioner mm. i kommunen. Sammenlægning af skolerne til en skole med én ledelse, én planlægning og fælles kompetenceudvikling. Forskole med nyt og udviklende samarbejde mellem pædagoger og lærere. Udvidelse og fornyelse af de fysiske rammer, ude områder samt udstyr på begge skoler. Sikker busforbindelse mellem skolerne og hjem for alle elever. Udarbejdet materiale til en inspirationsdag Udarbejdelse af personaleordning, samt justering af medarbejderhåndbog

5 Opgaver inden for den offentlige sektor Analyser Formål Resultater Lean analyse af apotek Analyse af ældreområde Analyse af departement Udarbejde en Lean analyse med fokus på muligheder for at forbedre arbejdsgange, som kan bidrage til at forbedre samarbejdet og medarbejdertilfredsheden. Gennemføre en Lean analyse med fokus på muligheder for at forbedre arbejdsgange, som kan medvirke til bedre samarbejde og integration af plejen og hjemmehjælpen. Der skal samtidig skabes mulighed for, at der kan opnås mere tid sammen med brugerne indenfor samme bevilling. Give et aktuelt situationsbillede af nuværende organisation og dens evne til at samarbejde på tværs Organisation Formål Resultater Etablere team samarbejde mellem lærere på tværs af fagområder Lean af lønproces dækkende 1400 medarbejdere, som er delt i flere områder, arbejder efter forskellige processer i flere systemer Fælles rammer for det socialpædagogiske område Lean af den direkte kundebehandling i apotek Strukturere undervisningen som tværfaglige projekter med mere og tættere samarbejde mellem fagområderne Udvikling og optimering af den samlede lønproces, således at det sikres, at der udbetales rigtig løn til aftalt tid Skabe ens rammer og regler for den samlede arbejdsproces Etablere kundefokuserede og serviceorienterede processer, samt en smidig behandling, således at der leveres korrekt medicin til billigste pris Udpeget konkret pilotprojekt område, der kan skabe en hurtig og smidig behandling af recepter, samt distribution af korrekt medicin til billigste pris. Ved gennemførelsen blev opnået et kundefokuseret og serviceorienteret apotek, som også blev til gavn for medarbejderne. Ved at integrere og organisere den samlede ældrepleje i området, samt skabe brugerfokuserede og serviceorienterede arbejdsgange, er det muligt at opnå mere tid sammen med brugerne med samme bevilling. Klart billede af hvordan der leves op til vision, krav og politiske forventninger. Giver også et klart billede af diverse interne forhold såsom mødekultur, informationsniveau, arbejdsbelastning, gennemførelse af projekter, sagsbehandlingstider mm. Med udgangspunkt i udfordringerne, er der opstillet klare indsatsområder for organisationen Eleverne trives og gennem tværfaglige kompetencer, kreativ inspiration og nytænkning, er der skabt et godt grundlag til en videregående uddannelse. Etablering af én ny lønproces indeholdende standardiseret lønkalender med klar ansvarsfordeling, inklusiv arbejdstidsplanlægning, testkørsel og vejledning Klare rammer for den samlede arbejdsproces fra ansøgning, behovsvurdering, visitation og samarbejdsaftale. Standardiseret alle dokumenter der anvendes Ved at se den samlede behandling i forhold til kundens behov, er der etableret nye arbejdsgange og nyt layout med optimeret vare håndtering og receptbehandling. Kunderne oplever et markant bedre serviceniveau med stærkt reducerede ventetider. Resultaterne er skabt ved at medarbejderne har udarbejdet og implementeret løsningerne

6 Lean i ældreområde Ny organisationsstruktur i departement Der ønskes leveret en god og professionel ældrepleje i området, hvor der er mere tid til rehabilitering. Dette skal skabes gennem brugerfokuserede og serviceorienterede arbejdsgange, samt en smidig og fleksibel organisering, Udvikling af en optimal organisationsstruktur, der styrker evnen til at fokusere på departementets opgaver, og som yder en høj service til det politiske system og institutioner. Samarbejdet på tværs af de enkelte fagområder skal styrkes. Der er etableret én enkel og økonomisk teamstruktur for området med en kraftig reduktion i ledelsesniveauet. Der er klare referencerammer, hvor alle ved hvem de referer til. Der er etableret en teamkoordinator funktion, som vil medvirke til at udvikle medarbejderne, samt en fælles planlægning som skaber grobund for ressourceudnyttelsen. Der er sat mål for alle teams og indført en kultur med mål opfølgning. Der er skabt grundlag for markant mere tid til rehabilitering og tid sammen med brugerne Udkast til ny team- og projekt organisationsstruktur med klar adskillelse mellem drift og projekter, hvor der fokuseres på mål- og rammestyring. Gennem strategisk ledelse i ledelsesteamet og ledelse af teams med klar opgave- og ansvarsfordeling, er der skabt grundlag for effektive beslutninger, bedre resultater samt løbende udvikling Ledersparring Formål Resultater Samarbejdsproblemer i skole Inspiration til teamorganisering i departement og skoleledelse Skemalægning i apotek Analysere samarbejdsproblemerne mellem de enkelte lærere og over til ledelsen samt bidrage med uvildige forslag til løsninger Udarbejde udkast til en dynamisk og effektiv organisation Udvikling af skemalægningen til et enkelt, effektivt og synligt værktøj, som bygger på en grov- og finplanlægning, der tager udgangspunkt i kundernes behov. Derudover skal skemalægningen skabe trygge rammer for medarbejderne Konstruktivt samarbejde mellem alle parter, samt enighed om løsningsforslag, samt spilleregler for intern kommunikation som efterfølgende er eksekveret Udarbejdet overordnet struktur som tager udgangspunkt i kundens behov. Organisationen flytter sig fra en klassisk hierarkisk og statisk organisation til en dynamisk og flad teamorganiseret organisation. Der fokuseres på klar kommunikation gennem en effektiv mødestruktur, samt stor grad af uddelegering til medarbejderne Udviklet og implementeret et nyt planlægningsværktøj i ét skemalægningsområde med faste vagter og klare overordnede rammer for medarbejderne

7 Opgaver som gennemføres regelmæssigt i alle segmenter Opgaver Formål Resultater Opfølgning på enkelte opgaver Kontinuerlig opfølgning Rekruttering af ledere Gennemførelse af 3 audits indenfor ét år, skal sikre fuld implementering og at nødvendige justeringer gennemføres Gennemføre kvartalsvise eller årlige audits, hvor der følges op på udvikling og løbende forbedringer Udarbejde rekrutteringsgrundlag og gennemføre ansættelsesproces i forhold til behov Alle frugter høstes gennem en konkret handlingsplan for manglende aktiviteter, og der skabes en kontinuerlig forbedringskultur Konkret handlingsplan for forbedrings tiltag, samt potentialer for strategisk udvikling Klart og enkelt annonceringsgrundlag i forhold til opgave og kompetencekrav. Gennemførelse af screeningsproces, samtaler, opfølgning på referencer og tests, samt udarbejdelse af aftalegrundlag. Leiðsluhúsið har været på sidelinjen i forbindelse med ansættelse af over 30 direktører, chefer og ledere i det offentlige, kommuner og private virksomheder