Introduktion til nye medarbejdere. meget mere fagforening. Faglig Fælles Akasse

Transkript

1 meget mere fagforening Introduktion til nye medarbejdere 8 Faglig Fælles Akasse Indledning Ledelsen Kontaktperson Personaleafdelingen Tillidsrepræsentant Sikkerhedsrepræsentant Uddannelse

2

3 HÅNDBOG: NYE MEDARBEJDERE i 3F/3FA 0. Indledning 1. Ledelsen 0.1 Indholdsfortegnelse 0.2 Forord 0.3 Indledning 1.1 Ledelsen Ansøgning til DL Stillingsopslag Lønindplacering Ansættelsesudvalg Ansættelsessamtaler måneders-samtale (inden 2,5 måned) 2. Kontaktperson 2.1 Kontaktperson 2.2 Korrekt udstyret arbejdsplads Korrekt udstyret kontorarbejdsplads Korrekt udstyret rengøringsarbejdsplads 2.3 Præsentation og introduktion i afdelingen og i huset Væsentlige ting en ny medarbejder skal vide kontor Væsentlige ting en ny medarbejder skal vide - drift 2.5 Gruppens/Afdelingens/Centrets egne sider 3. Personaleafdelingen 3.1 Personaleafdelingen 3.2 Stillingsopslag 3.3 Lønindplacering 3.4 Ansættelsesudvalg 3.5 Ansættelsessamtaler måneders-samtalen 3.7 Velkomstmappe 4. Tillidsrepræsentant 4.1 Tillidsrepræsentanten 5. Sikkerhedsrepræsentant 5.1 Sikkerhedsrepræsentanten 6. Uddannelse 6.1 Uddannelse for nyansatte It-intro Ny i 3F Skriv professionelt Professionelt sprog Projektstyring Projektledelse Indledning Ledelsen Kontaktperson Personaleafdelingen Tillidsrepræsentant Sikkerhedsrepræsentant Uddannelse

4

5 HÅNDBOG: NYE MEDARBEJDERE i 3F/3FA FORORD Tag godt imod den nye kollega Livet igennem udsættes vi for skift og forandringer. Nogle mere ønskede end andre, nogle mere tilfældige end andre. De fleste mennesker oplever flere gange i deres liv at skifte arbejdsplads. Det er på én gang forventningsfuldt og spændende, men også forbundet med usikkerhed og sommerfugle i maven. En god arbejdsplads er blandt andet kendetegnet ved at tage godt imod nye kolleger. Det er et almindeligt medmenneskeligt krav at lukke den nye ind i det fællesskab, som andre har bygget op. Vi bruger mange timer på jobbet hver dag, og det er helt afgørende, at vi føler os trygge og godt tilpas. Jeg er ikke i tvivl om, at 3F s medarbejdere har den rette indstilling og vil tage godt imod nye kolleger. Håndbogen skal tjene som hjælp og inspiration for medarbejdere og ledere, der involveres, når en ny kollega skal tages godt imod. Poul Erik Skov Christensen Forbundsformand 0.2 Indledning Ledelsen Kontaktperson Personaleafdelingen Tillidsrepræsentant Sikkerhedsrepræsentant Uddannelse

6

7 HÅNDBOG: NYE MEDARBEJDERE i 3F/3FA INDLEDNING Håndbog til modtagelse af nye medarbejdere Hvis en ny medarbejder i 3F/3FA kan se tilbage på en god start i det nye job, så har afdelingen alle muligheder for at få en glad kollega, som hurtigt indgår i fællesskabet på lige fod med alle andre. Når vi har valgt at udforme udførlige retningslinier for, hvordan vi ansætter og tager imod den nye kollega, så er det for at hjælpe alle de mennesker, der bliver involveret. Det gælder både ledere, kolleger, tillids- og sikkerhedsrepræsentant og personaleafdeling. I forbindelse med en nyansættelse og den nyansattes første tid på jobbet er der faktisk rigtig mange ting at tænke over og gøre. Der er procedurer, fysisk indretning, tekniske behov, information, præsentation osv. Derfor har vi besluttet, at alle nyansatte får en kontaktperson, som ofte vil være en medarbejder i samme afdeling. Kontaktpersonen får naturligvis mulighed for at bruge den tid, der er nødvendig for at give den nye medarbejder en god start. I håndbogen er en udførlig vejledning for hver af de mange opgaver lige fra stillingsopslag til lederens samtale efter et par måneder med den nye medarbejder. Mappen er inddelt i afsnit for ledelsen, for kontaktpersonen, for personaleafdelingen, for tillidsrepræsentanten og for sikkerhedsrepræsentanten. Endelig er der et selvstændigt afsnit om uddannelse. Kontaktpersonen får desuden en folder, der kort beskriver opgaverne. Og den nyansatte får en folder, der byder velkommen, og som indeholder en række nyttige generelle informationer. 0.3 Indledning Ledelsen Kontaktperson Personaleafdelingen Tillidsrepræsentant Sikkerhedsrepræsentant Uddannelse

8

9 1. Ledelsen 1.1 Ledelsen Ansøgning til DL Stillingsopslag Lønindplacering Ansættelsesudvalg Ansættelsessamtaler måneders-samtale (inden 2,5 måned)

10

11 HÅNDBOG: NYE MEDARBEJDERE i 3F/3FA ledelsen Formål Ansvar og opgaver i forbindelse med ansættelse af ny medarbejder. Ansvarlig Daglig leder/personaleansvarlig. Fremgangsmåde/beskrivelse Ved ansættelse af en ny medarbejder er daglig leder/ledelsen ansvarlig for: at der sendes en ansøgning til DL. (Genbesættelse af ledig stilling eller udvidelse af medarbejderstaben skal altid ansøges og godkendes i DL). at sende godkendt ansøgning til Personaleafdelingen. at der til Personaleafdelingen sendes stikord (jobindhold, personlige kvalifikationer og andet relevant for stillingen) til stillingsopslaget. at lønindplacering afklares enten i henhold til overenskomsten eller i lønudvalget. at der nedsættes et ansættelsesudvalg. at ansættelsessamtaler aftales med Personaleafdelingen. at medarbejderne informeres om, hvornår den nye kollega starter. at der udpeges en kontaktperson, i god tid inden den nye medarbejder starter. at der er ressourcer til indkøb, hvis der er behov for nyindkøb til arbejdspladsen. Efter start Inden 2,5 måned efter start skal der gennemføres en 3 måneders-samtale. Henvisninger Procedure for ansøgning til DL er beskrevet i dokument Nødvendige oplysninger til stillingsopslag er beskrevet i dokument Procedure for lønindplacering er beskrevet i dokument Ansættelsesudvalg er beskrevet i dokument Procedure i forbindelse med ansættelsessamtalerne er beskrevet i dokument måneders samtalens indhold er beskrevet i dokument Kontaktpersonens ansvar og opgaver er beskrevet under afsnit 2. Kontaktperson. Dokumentation og arkivering Dokumentation for DL s godkendelse opbevares i Personaleafdelingen. Dokumentation for lønindplacering opbevares i Personaleafdelingen. Stillingsannonce opbevares i Personaleafdelingen. Ansøgninger opbevares i Personaleafdelingen i den nødvendige periode. 1.1 Indledning Ledelsen Kontaktperson Personaleafdelingen Tillidsrepræsentant Sikkerhedsrepræsentant Uddannelse

12

13 HÅNDBOG: NYE MEDARBEJDERE i 3F/3FA Ansøgning til dl Formål Ansættelse af ny medarbejder. Ansvarlig Leder eller personaleansvarlig i afdelingen. Fremgangsmåde/beskrivelse Ansøgning sendes til DL med begrundelse for genbesættelse af ledig stilling eller udvidelse af medarbejderstaben. Godkender DL ansøgningen, er ledelsen i afdelingen ansvarlig for, at godkendelsen sendes til Personaleafdelingen. Information sendes til Personaleafdelingen. Henvisninger Ansøgning til DL. Frister for indlevering af ansøgninger til DL. Dokumentation og arkivering Dokumentation for DL s godkendelse opbevares i Personaleafdelingen Indledning Ledelsen Kontaktperson Personaleafdelingen Tillidsrepræsentant Sikkerhedsrepræsentant Uddannelse

14

15 HÅNDBOG: NYE MEDARBEJDERE i 3F/3FA stillingsopslag Formål At få udarbejdet et målrettet stillingsopslag. Ansvarlig Daglig leder og Personaleafdelingen. Fremgangsmåde/beskrivelse Daglig leder sørger for, at Personaleafdelingen får stikord til stillingsopslag. Herunder jobindhold, ønskede kvalifikationer, kort om afdelingen og andet relevant for stillingen. Herefter udarbejder Personaleafdelingen stillingsopslag, der godkendes af daglig leder, inden det opslås. Normalt opslås stillingsopslag i 8 dage på 3fi og i fagbevægelsen internt. Hvis ikke der er kvalificerede ansøgere, opslås stillingen eksternt. Information sendes til Personaleafdelingen. Dokumentation og arkivering Personaleafdelingen Indledning Ledelsen Kontaktperson Personaleafdelingen Tillidsrepræsentant Sikkerhedsrepræsentant Uddannelse

16

17 HÅNDBOG: NYE MEDARBEJDERE i 3F/3FA Lønindplacering Formål Korrekt lønindplacering i henhold til gældende regler for overenskomstansatte og ansatte efter orange mappe. Ansvarlig Daglig leder i samarbejde med Personaleafdelingen ved overenskomstansatte. Daglig leder i samarbejde med lønudvalget ved ansatte efter orange mappe. Fremgangsmåde/beskrivelse Overenskomstansatte - følger gældende overenskomst Valgte og ansatte konsulenter den daglige leder sender motiveret ansøgning til formanden for lønudvalget og giver efterfølgende personaleafdelingen besked. Er der tvivl om, hvem der er formand for lønudvalget, kan daglig leder kontakte hovedkassererkontoret eller Personaleafdelingen. Henvisninger Overenskomsten. Procedure for lønindplacering. Information sendes til Personaleafdelingen. Dokumentation og arkivering Personaleafdelingen Indledning Ledelsen Kontaktperson Personaleafdelingen Tillidsrepræsentant Sikkerhedsrepræsentant Uddannelse

18

19 HÅNDBOG: NYE MEDARBEJDERE i 3F/3FA Ansættelsesudvalg Formål Ansættelse af ny medarbejder. Ansvarlig Daglig leder. Fremgangsmåde/beskrivelse Daglig leder har ansvar for at udpege ansættelsesudvalg. Ansættelsesudvalget modtager ansøgninger med cv fra Personaleafdelingen. Ansættelsesudvalget udpeger relevante ansøgere, der skal indkaldes til samtale. Ansættelsesudvalget består mindst af: Ved overenskomstansatte: daglig leder, kollega, tillidsrepræsentant. Ved kontraktansatte: daglig leder, kollega. Henvisninger Procedure i forbindelse med ansættelsessamtalerne er beskrevet i dokument Information sendes til Personaleafdelingen sender ansøgningerne med cv til ansættelsesudvalget. Dokumentation og arkivering Personaleafdelingen Indledning Ledelsen Kontaktperson Personaleafdelingen Tillidsrepræsentant Sikkerhedsrepræsentant Uddannelse

20

21 HÅNDBOG: NYE MEDARBEJDERE i 3F/3FA ansættelsessamtaler Formål Ansættelse af ny medarbejder. Ansvarlig Daglig leder i samarbejde med Personaleafdelingen. Fremgangsmåde/beskrivelse Daglig leder er sammen med ansættelsesudvalget ansvarlig for udvælgelse af ansøgere. Personaleafdelingen og daglig leder aftaler datoer for ansættelsessamtaler. Personaleafdelingen har ansvar for at indkalde ansøger, lokalebooking og adgangskort. Personaleafdelingen indkalder ansøger, ansættelsesudvalg, kollega, tillidsrepræsentant og repræsentant fra Personaleafdelingen. Afdelingslederen sørger for forplejning. Daglig leder informerer afdelingen om, hvem der er blevet ansat, og hvornår vedkommende starter. Daglig leder har ansvar for at ringe til alle, der har været til samtale med besked om jobtilbud eller afslag. Henvisninger Ansættelsesudvalg Information sendes til Daglig leder sender besked til Personaleafdelingen om, hvem der skal indkaldes. Ansættelsesudvalget modtager mødeindkaldelse fra Personaleafdelingen. Dokumentation og arkivering Personaleafdelingen Indledning Ledelsen Kontaktperson Personaleafdelingen Tillidsrepræsentant Sikkerhedsrepræsentant Uddannelse

22

23 HÅNDBOG: NYE MEDARBEJDERE i 3F/3FA 3 måneders-samtale Formål En gensidig opfølgning på ansættelsen. Ansvarlig Daglig leder. Fremgangsmåde/beskrivelse Den daglige leder får efter 2 måneders ansættelse besked fra Personaleafdelingen om, at der skal holdes 3 måneders-samtale med medarbejderen inden 10 dage. Den daglige leder skal inden samtalen tage stilling til, om medarbejderen skal fortsætte ansættelsen eller opsiges. Den daglige Leder giver Personaleafdelingen besked om, hvorvidt medarbejderen skal fastansættes, eller om Personaleafdelingen skal skrive en opsigelse til udlevering under samtalen. Den daglige leder skal huske: formålet med samtalen (fortsat ansættelse/opsigelse). Ved fortsat ansættelse: hvordan går det arbejdsmæssigt/socialt hvad er forventningen gensidigt lever vi op til stillingsopslaget uddannelse er der behov for uddannelse/oplæring opgaver for lidt, for meget. Ved opsigelse: indkalde tillidsrepræsentant/bisidder udlevere opsigelse give begrundelse. Den daglige leder holder samtalen med medarbejderen inden udløbet af 2 måneder og 10 dages ansættelse. Denne frist skal overholdes af hensyn til Lønningskontorets deadline for udbetaling af løn, og af hensyn til at det rettidigt kan nås at opsige medarbejderen inden for funktionærlovens regler. Henvisninger 3fi procedure for 3 måneders-samtale Information sendes til Personaleafdelingen oplysning om fortsat ansættelse/opsigelse. Dokumentation og arkivering Personaleafdelingen. Indledning Ledelsen Kontaktperson Personaleafdelingen Tillidsrepræsentant Sikkerhedsrepræsentant Uddannelse

24

25 2. Kontaktperson 2.1 Kontaktperson 2.2 Korrekt udstyret arbejdsplads Korrekt udstyret kontorarbejdsplads Korrekt udstyret rengøringsarbejdsplads 2.3 Præsentation og introduktion i afdelingen og i huset Væsentlige ting en ny medarbejder skal vide kontor Væsentlige ting en ny medarbejder skal vide - drift 2.5 Gruppens/Afdelingens/Centrets egne sider

26

27 HÅNDBOG: NYE MEDARBEJDERE i 3F/3FA kontaktperson Formål At få afklaret ansvar og opgaver, når en ny kollega starter. Ansvarlig Den udpegede kontaktperson. Ledelsen i afdelingen er ansvarlig for nyindkøb. Fremgangsmåde/beskrivelse Før den nye kollega starter: Kontaktpersonen er ansvarlig for, at en korrekt udstyret arbejdsplads står klar. Kontaktpersonen undersøger, om der er behov for nyindkøb eller særlige behov til arbejdspladsen og informerer ledelsen om evt. behov. Når ledelsen har godkendt eventuelle indkøb, er kontaktpersonen ansvarlig for, at indkøb finder sted. I forbindelse med start og de første dage efter start er kontaktpersonen ansvarlig for: modtagelsen af den nye medarbejder at hente velkomstmappe i Personaleafdelingen at den nye medarbejder introduceres til og/eller oplæres i de arbejdsområder, pågældende skal arbejde med at den nye medarbejder introduceres til og/eller oplæres i de it-værktøjer o.a., som pågældende skal arbejde med at den nye medarbejder bliver præsenteret og introduceret i afdelingen og huset at den nye medarbejder bliver informeret om væsentlige ting, man som nyansat skal vide. Efter start er kontaktpersonen ansvarlig for: at følge den nye medarbejder i den første periode at stå til rådighed med vejledning, hvis den nye medarbejder er i tvivl om noget at følge op på, om den nye medarbejder har fået en snak med tillidsrepræsentanten og sikkerhedsrepræsentanten (se afsnit 3 og 4). Henvisninger Korrekt udstyret arbejdsplads er beskrevet i dokument Præsentation og introduktion i afdelingen og i huset er beskrevet i dokument 2.3. De væsentlige ting, en ny medarbejder skal vide, er beskrevet i dokument Dokumentation og arkivering Oversigt over korrekt udstyret arbejdsplads og væsentlige informationer findes i afdelingen og i personaleafdelingen. 2.1 Indledning Ledelsen Kontaktperson Personaleafdelingen Tillidsrepræsentant Sikkerhedsrepræsentant Uddannelse

28

29 HÅNDBOG: NYE MEDARBEJDERE i 3F/3FA korrekt udstyret arbejdsplads Formål At der står en arbejdsplads klar til brug, når en ny medarbejder starter. Ansvarlig Kontaktpersonen. Fremgangsmåde/beskrivelse Kræver arbejdet, at den nye medarbejder har sit eget udstyr, er kontaktpersonen ansvarlig for, at der er en arbejdsplads klar til brug. Dette er beskrevet i dokumenterne for kontorområdet og for rengøringsområdet. Indgår den nye medarbejder i et team, hvor der gøres brug af fællesudstyr, er kontaktpersonen ansvarlig for oplæring eller at sørge for, at en kollega står for oplæringen. Kontaktpersonen er ansvarlig for, at den nye medarbejder bliver korrekt oplært og får alle relevante oplysninger om arbejdsfunktionen. Henvisninger Korekt udstyret kontorarbejdsplads er beskrevet i dokument Korekt udstyret rengøringsarbejdsplads er beskrevet i dokument Dokumentation og arkivering Skriftlig instruktion og manualer opbevares i de respektive afdelinger. 2.2 Indledning Ledelsen Kontaktperson Personaleafdelingen Tillidsrepræsentant Sikkerhedsrepræsentant Uddannelse

30

31 HÅNDBOG: NYE MEDARBEJDERE i 3F/3FA Korrekt udstyret kontorarbejdsplads Formål At der står en korrekt udstyret arbejdsplads klar til brug når en ny medarbejder starter. Ansvarlig Kontaktpersonen. Fremgangsmåde/beskrivelse En korrekt udstyret kontorarbejdsplads består af: Et hæve-sænke-skrivebord En kontorstol Et lille rullebord Tilsluttet it-udstyr En tilsluttet telefon Bordbelysning Skriveunderlag Kuglepen og blok (andet kan evt. hentes i ekspeditionen sammen med den nyansatte) Papirkurv Navneskilt ved døren Adgang til aflåseligt skab. Derudover kan der være brug for: Regnemaskine Papirbakker Konceptholder. For valgte og konsulenter: Mobiltelefon Hjemme-it - udstyr, adgang, opkobling og evt. ekstern adgang evt. brobizz. Information sendes til Hvis der skal udleveres mobiltelefon og hjemme-it, sendes information herom til Personaleafdelingen. Henvisninger Bestilling af skrivebord, stol, lampe osv.: 3f Inspektører@3f.dk Bestilling telefon, lokalnummer og gruppekald via it-afdelingen: It-brugeradministration@3f.dk Bestilling af it-udstyr, brugeradgang, mobiltelefon og hjemme-it: Rekvisitioner Dokumentation og arkivering Rekvisition opbevares i Personaleafdelingen og It-afdelingen. Indledning Ledelsen Kontaktperson Personaleafdelingen Tillidsrepræsentant Sikkerhedsrepræsentant Uddannelse

32

33 HÅNDBOG: NYE MEDARBEJDERE i 3F/3FA Korrekt udstyret rengøringsarbejdsplads Formål At arbejdspladsen står klar til brug, når en ny medarbejder starter. Ansvarlig Teamleder i rengøringen. Fremgangsmåde/beskrivelse En ergonomisk godkendt rengøringsvogn, der kan indstilles til medarbejderen, stilles til rådighed. På vognen skal der være: 1 spand til inventarrengøring (blå) 1 spand til sanitetsrengøring (rød) 2 spande til gulvrengøring (til moppe) 2 fremfører med teleskopskaft 1 fremførere med teleskopskaft til inventarrengøring 1 elementmoppe 1 afstøvningskost 1 fejeblad med støvekost 1 målebæger 1 bruseflaske (blå til inventar) 1 bruseflaske (rød til sanitet) fugtmopper efter behov vådmopper efter behov blå mikrofiberklude efter behov (til inventar) røde mikrofiberklude efter behov (til sanitet) 2 metalkroge plastposer håndskuresvamp vinylhandsker handsker til mikrofiberklude 1 sanitetsrengøringsprodukt 1 universalrengøringsprodukt. Dokumentation og arkivering Arbejdspladsbrugsanvisninger opbevares hos teamleder for rengøring Indledning Ledelsen Kontaktperson Personaleafdelingen Tillidsrepræsentant Sikkerhedsrepræsentant Uddannelse

34

35 HÅNDBOG: NYE MEDARBEJDERE i 3F/3FA præsentation og introduktion i afdelingen og i huset Formål At nye medarbejdere får en ensartet introduktion. Ansvarlig Kontaktpersonen. Fremgangsmåde/beskrivelse Inden den nye medarbejder tiltræder, skal der mindst være checket op på at: der er lavet aftaler med de personer/arbejdsområder, som den nye medarbejder kommer i berøring med arbejdsmæssig. aftale de tidspunkter, hvor den nye medarbejder skal til introduktionssamtale til arbejdet (1-2 timer). der er lavet aftaler om tidspunkt for møde med tillids- og sikkerhedsrepræsentant. der ligger en skriftlig tidsplan for alle indgåede aftaler, så den nye medarbejder føler sig velkommen. der ligger aftaler om introduktion og uddannelse til it-systemerne, samt tilhørende adgangskoder. der bestilles morgenmad. der hentes blomster i receptionen. der gives besked til afdelingen om morgenmad og introduktion af ny medarbejder. Når medarbejderen er tiltrådt, skal kontaktpersonen være mentor 1-2 måneder og sørge for: at hente den nye medarbejder i receptionen og byde velkommen, samt tage hånd om første møde med afdelingen og kollegaerne. at sikre at den nye medarbejder efter morgenmaden, har adgang til it-systemerne. at introducere medarbejderne, der administrerer flex-systemet. at introducere den nye medarbejder for de personer, der er aftalt introduktion med. at den nye medarbejder bliver taget med i ekspeditionen og får udleveret diverse redskaber til brug for udførelsen af arbejdet. at den nye medarbejder kommer med til frokost hver dag og fortælle om kantinens åbningstider. at den nye medarbejder bliver taget med til receptioner. Henvisninger Checkliste er beskrevet i dokument Information sendes til Den udfyldte checkliste sendes til daglig leder. 2.3 Indledning Ledelsen Kontaktperson Personaleafdelingen Tillidsrepræsentant Sikkerhedsrepræsentant Uddannelse

36

37 HÅNDBOG: NYE MEDARBEJDERE i 3F/3FA væsentlige ting en ny medarbejder skal vide - kontor Formål At sikre, at den nye medarbejder hurtigt får relevant information om arbejdet og personalemæssige forhold. Ansvarlig Den udpegede kontaktperson. Fremgangsmåde/beskrivelse Den nye medarbejder skal informeres om: arbejdsrelaterede forhold personaleforhold 3F/3FA tilbud og ordninger i huset tilmeldes obligatoriske kurser. Ud over mundtlig information anbefales det, at kontaktpersonen så vidt det er muligt supplerer med skriftlig information. Arbejdsrelaterede forhold: en oversigt over ansatte i afdelingen beslutningsveje i afdelingen skrivepolitikken manual til telefon, se under henvisninger telefonliste for afdelingen relevante telefonnumre PC-support, ekspeditionen, kantinen o.s.v. procedure for brug af IP telefon, herunder telefonbog i telefonen og på 3fi, viderestilling, telefonkæder o.s.v. postgange i huset transportgodtgørelse affaldshåndtering (papir, flasker, andet affald) retningslinjer for bestillinger i kantinen ved møder. Personaleforhold: Det anbefales, at relevante aftaler og politikker enten er printet ud eller kontaktpersonen viser den nye medarbejder, hvor aftalerne findes på 3fi. Der ud over skal kontaktpersonen informere den nye medarbejder om: flex komme og gå stempling retningslinjer ved sygdom retningslinjer for afvikling af ferie elektronisk fraværsregistrering (sygdom, ferie o.l.) pauser kantineordning rygeregler evt. parkering og betaling for parkering nødhjælpsprocedurer retningslinjer for uddannelse oprydning og hæve skrivebord ved fyraften Indledning Ledelsen Kontaktperson Personaleafdelingen Tillidsrepræsentant Sikkerhedsrepræsentant Uddannelse

38

39 HÅNDBOG: NYE MEDARBEJDERE i 3F/3FA Præsentation af 3F For at den nye medarbejder kan få kendskab til 3F s historie, politik og værdigrundlag, bør kontaktpersonen sørge for, at medarbejderen får udleveret en række skriftlige materialer bl.a.: præsentation af 3F det faglige og politiske grundlag den seneste årsberetning de seneste numre af Fagbladet. Tilbud og ordninger: sikkerhedsordninger kantineordning sundhedsordning de fire klubber og andre sociale initiativer parkeringsordning interne kurser herunder kurset i Aurora og introkurset: Kend din arbejdsplads. Obligatoriske kurser: It-intro Kend din arbejdsplads Skriv professionelt/professionelt sprog evt. Aurora Henvisninger Korrekt udstyret arbejdsplads er beskrevet i dokument Præsentation og introduktion i afdelingen og i huset er beskrevet i dokument Gruppens/afdelingens/centrets egne sider er beskrevet i dokumenterne fra Manual til telefon. Vejledning i elektronisk fraværsregistrering. Dokumentation og arkivering Skriftligt materiale opbevares i afdelingen Indledning Ledelsen Kontaktperson Personaleafdelingen Tillidsrepræsentant Sikkerhedsrepræsentant Uddannelse

40

41 HÅNDBOG: NYE MEDARBEJDERE i 3F/3FA væsentlige ting en ny medarbejder skal vide - drift Formål At sikre at den nye medarbejder hurtigt får relevant information om arbejdet og personale-mæssige forhold. Ansvarlig Teamlederen er kontaktperson. Fremgangsmåde/beskrivelse Den nye medarbejder skal informeres om: arbejdsrelaterede forhold personaleforhold tilbud og ordninger i huset. Arbejdsrelaterede forhold: teamlederen introducerer medarbejderen i arbejdsområdet og praktisk forhold. For rengøring: omklædningsmuligheder pauser arbejdsplaner brugsanvisninger arbejdspladsbrugsanvisninger affaldshåndtering skift af håndklæder og viskestykker. De 3 første dage følges den ny medarbejder med en kollega for at lære huset at kende. De næste 2 dage følges den nye medarbejder med en anden kollega for at afprøve, om den nye medarbejder kan huske, hvor tingene findes. Personaleforhold: Teamlederen sikrer, at den nye medarbejder har mødt: tillidsrepræsentanten, der informerer den nye medarbejder om overenskomstforhold, politikker og personalegoder. sikkerhedsrepræsentanten, der tjekker at arbejdspladsen er korrekt, og informerer, om nødprocedurer og arbejdsmiljø i huset. Henvisninger Kontaktperson er beskrevet i dokument 2.1. Korrekt udstyret arbejdsplads, rengøring er beskrevet i dokument Præsentation og introduktion i afdelingen og i huset er beskrevet i dokument 2.3. Gruppens/afdelingens/centrets egne sider er beskrevet i dokumenterne 2.5. Tillidsrepræsentanten dokument 4.1. Sikkerhedsrepræsentanten dokument Indledning Ledelsen Kontaktperson Personaleafdelingen Tillidsrepræsentant Sikkerhedsrepræsentant Uddannelse

42

43 3. Personaleafdelingen 3.1 Personaleafdelingen 3.2 Stillingsopslag 3.3 Lønindplacering 3.4 Ansættelsesudvalg 3.5 Ansættelsessamtaler måneders-samtalen 3.7 Velkomstmappe

44

45 HÅNDBOG: NYE MEDARBEJDERE i 3F/3FA Personaleafdelingen Formål Ansvar og opgaver i forbindelse med ansættelse af ny medarbejder. Ansvarlig Personaleafdelingen. Fremgangsmåde/beskrivelse Ved ansættelse af en ny medarbejder er Personaleafdelingen ansvarlig for: at der fra daglig leder modtages besked om godkendt ansøgning fra DL. (Genbesættelse af ledig stilling eller udvidelse af medarbejderstaben skal altid ansøges og godkendes af DL). at der fra daglig leder modtages stikord (jobindhold, personlige kvalifikationer og andet relevant for stillingen) til stillingsopslaget. at modtage besked om lønindplacering, der enten er afklaret i henhold til overenskomsten eller i lønudvalget. at modtage besked om, hvem der er med i ansættelsesudvalget. at bekræfte modtagelsen af ansøgningen. at indkalde til ansættelsessamtaler. at skrive afslag til de ansøgere, der ikke er indkaldt til samtale, når der er truffet beslutning om, hvem der skal ansættes. at modtage besked om, hvem der er udpeget som kontaktperson, i god tid inden den nye medarbejder starter. at tilsende daglig leder rekvisitioner med hensyn til bestilling af it-udstyr og adgange. at give It-afdelingen besked om nyansat medarbejder. at udfærdige ansættelseskontrakt. at give besked ved kopi af ansættelseskontrakt til daglig leder, Lønkontor og tillidsrepræsentant. at bestille adgangskort. at lave velkomstmappe. Efter start Give besked til daglig leder om, at der skal gennemføres 3-månederssamtale inden 2 måneder og 10 dage. Henvisninger Procedure for stillingsopslag 3.2. Procedure for lønindplacering er beskrevet i dokument 3.3. Ansættelsesudvalg er beskrevet i dokument 3.4. Procedure i forbindelse med ansættelsessamtalerne er beskrevet i dokument måneders samtalens indhold er beskrevet i dokument 3.6. Bestilling af it-udstyr, brugeradgange m.v. 3.1 Dokumentation og arkivering Dokumentation for DL s godkendelse opbevares i Personaleafdelingen. Dokumentation for lønindplacering opbevares i Personaleafdelingen. Stillingsannonce opbevares i Personaleafdelingen. Ansøgninger opbevares i Personaleafdelingen i den nødvendige periode. Indledning Ledelsen Kontaktperson Personaleafdelingen Tillidsrepræsentant Sikkerhedsrepræsentant Uddannelse

46

47 HÅNDBOG: NYE MEDARBEJDERE i 3F/3FA Stillingsopslag Formål At få udarbejdet et målrettet stillingsopslag. Ansvarlig Personaleafdelingen. Fremgangsmåde/beskrivelse Personaleafdelingen sørger for at udarbejde stillingsopslag efter stikord fra daglig leder. Efter udarbejdelse godkender daglig leder stillingsopslag inden det opslås. Normalt opslås stillingsopslag i 8 dage på 3fi og i fagbevægelsen internt. Hvis ikke der er kvalificerede ansøgere, opslås stillingen eksternt. Personaleafdelingen bekræfter modtagelsen af ansøgningerne over for ansøgerne. Information sendes til Daglig leder modtager forslag til stillingsopslag til godkendelse. Dokumentation og arkivering Personaleafdelingen. 3.2 Indledning Ledelsen Kontaktperson Personaleafdelingen Tillidsrepræsentant Sikkerhedsrepræsentant Uddannelse

48

49 HÅNDBOG: NYE MEDARBEJDERE i 3F/3FA lønindplacering Formål Korrekt lønindplacering i henhold til gældende regler for overenskomstansatte og ansatte efter orange mappe. Ansvarlig Personaleafdelingen i samarbejde med daglig leder ved overenskomstansatte. Fremgangsmåde/beskrivelse Overenskomstansatte - følger gældende overenskomst. Valgte og ansatte konsulenter - Personaleafdelingen modtager besked, når daglig leder har fået godkendt motiveret ansøgning i lønudvalget. Henvisninger Overenskomsten. Procedure for lønindplacering. Information sendes til Personaleafdelingen. Dokumentation og arkivering Personaleafdelingen. 3.3 Indledning Ledelsen Kontaktperson Personaleafdelingen Tillidsrepræsentant Sikkerhedsrepræsentant Uddannelse

50

51 HÅNDBOG: NYE MEDARBEJDERE i 3F/3FA ansættelsesudvalg Formål Ansættelse af ny medarbejder. Ansvarlig Personaleafdelingen. Fremgangsmåde/beskrivelse Personaleafdelingen får fra daglig leder besked på, hvem der er i ansættelsesudvalget. Personaleafdelingen sender ansøgninger med c.v. til ansættelsesudvalget. Personaleafdelingen indkalder de ansøgere, ansættelsesudvalget udpeger til samtale. Ansættelsesudvalget består af: Ved overenskomstansatte: daglig leder, kollega, tillidsrepræsentant. Ved kontraktansatte Daglig leder, kollega. Henvisninger Procedure i forbindelse med ansættelsessamtalerne er beskrevet i dokument 3.5. Information sendes til Personaleafdelingen sender ansøgningerne med c.v. til ansættelsesudvalget. Dokumentation og arkivering Personaleafdelingen. 3.4 Indledning Ledelsen Kontaktperson Personaleafdelingen Tillidsrepræsentant Sikkerhedsrepræsentant Uddannelse

52

53 HÅNDBOG: NYE MEDARBEJDERE i 3F/3FA ansættelsessamtaler Formål Ansættelse af ny medarbejder. Ansvarlig Personaleafdelingen i samarbejde med daglig leder. Fremgangsmåde/beskrivelse Personaleafdelingen modtager besked fra daglig leder om, hvem ansættelsesudvalget har udvalgt til samtale. Personaleafdelingen og daglig leder aftaler datoer for ansættelsessamtaler. Personaleafdelingen har ansvar for at indkalde ansøger, lokalebooking og adgangskort. Personaleafdelingen indkalder ansøger, ansættelsesudvalg og repræsentant fra Personaleafdelingen. Efter aftale med daglig leder har Personaleafdelingen ansvaret for, at ansøgere, der ikke har været til samtale, modtager skriftligt afslag. Information sendes til Daglig leder sender besked til Personaleafdelingen om, hvem der skal indkaldes til samtale. Personaleafdelingen sender mødeindkaldelse til ansættelsesudvalget. Personaleafdelingen modtager information fra daglig leder om, hvem der er blevet ansat, og hvornår vedkommende starter. Dokumentation og arkivering Personaleafdelingen. 3.5 Indledning Ledelsen Kontaktperson Personaleafdelingen Tillidsrepræsentant Sikkerhedsrepræsentant Uddannelse

54

55 HÅNDBOG: NYE MEDARBEJDERE i 3F/3FA 3-månederssamtalen Formål En gensidig opfølgning på ansættelsen. Ansvarlig Personaleafdelingen og daglig leder. Fremgangsmåde/beskrivelse Efter 2 måneders ansættelse giver Personaleafdelingen den daglige leder besked om, at der skal holdes 3 måneders samtale med medarbejderen inden 10 dage. Personaleafdelingen modtager besked fra den daglige leder om, hvorvidt medarbejderen skal fortsætte ansættelsen eller opsiges. Personaleafdelingen husker den daglige leder på: formålet med samtalen (fortsat ansættelse/opsigelse). Personaleafdelingens ansvar ved opsigelse er: indkalde tillidsrepræsentant/bisidder skrive opsigelse være til stede under samtalen. Personaleafdelingen sørger for, at den daglige leder holder samtalen med medarbejderen inden udløbet af 2 måneder og 10 dages ansættelse. Denne frist skal overholdes af hensyn til Lønningskontorets deadline for udbetaling af løn og af hensyn til, at det rettidigt kan nås at opsige medarbejderen inden for Funktionærlovens regler. Henvisninger 3fi - procedure for 3-månederssamtale. Information sendes til Daglig leder og Lønningskontoret om fortsat ansættelse/opsigelse. Dokumentation og arkivering Personaleafdelingen. 3.6 Indledning Ledelsen Kontaktperson Personaleafdelingen Tillidsrepræsentant Sikkerhedsrepræsentant Uddannelse

56

57 4. Tillidsrepræsentant 4.1 Tillidsrepræsentanten

58

59 HÅNDBOG: NYE MEDARBEJDERE i 3F/3FA tillidsrepræsentanten/ talsrepræsentanten Formål At vise nyansatte hvem tillidsrepræsentanten/talsrepræsentanten er og give den nyansatte information. Ansvarlig Tillidsrepræsentanten/talsrepræsentanten. Fremgangsmåde/beskrivelse Tillidsrepræsentanten Nyansatte bliver kort efter start kontaktet af tillidsrepræsentanten, der informerer om: overenskomsten politikker personaleforeninger m.v. herunder sportsklub, Solidaritet over grænser m.fl. Derudover fortæller tillidsrepræsentanten om: hvem der er i klubben hvad der sker i klubben hvor tillidsrepræsentanterne sidder/er i huset hvor mange klubber der er. Tillidsrepræsentanten udleverer en overenskomst og papirer på de forskellige politikker og goder samt orienterer om, hvor de findes på 3fi. Talsrepræsentanten Nyansatte bliver kort efter start kontaktet af talsrepræsentanten, der informerer om: løn- og ansættelsesforhold for konsulenter i 3F og 3FA politikker personaleforeninger m.v. herunder sportsklub, Solidaritet over grænser m.fl. Derudover fortæller talsrepræsentanten om: hvem der er i klubben hvad der sker i klubben hvor talsrepræsentanten sidder/er i huset. Talsrepræsentanten udleverer papirer på de forskellige politikker samt orienterer om, hvor de findes på 3fi. Information sendes til Personaleafdelingen. 4.1 Dokumentation og arkivering Tillidsrepræsentanten/Talsrepræsentanten. Indledning Ledelsen Kontaktperson Personaleafdelingen Tillidsrepræsentant Sikkerhedsrepræsentant Uddannelse

60

61 5. Sikkerhedsrepræsentant 5.1 Sikkerhedsrepræsentanten

62

63 HÅNDBOG: NYE MEDARBEJDERE i 3F/3FA sikkerhedsrepræsentanten Formål At fremme arbejdsmiljøet i huset. Ansvarlig Sikkerhedsrepræsentanten. Fremgangsmåde/beskrivelse Nyansatte bliver kort efter start kontaktet af sikkerhedsrepræsentanten. Sikkerhedsrepræsentanten tjekker arbejdspladsens indretning og giver en introduktion i arbejdsmiljøhåndbogen samt de procedurer og retningslinjer, man som medarbejder skal kende. Pjecen, Et godt arbejdsmiljø er vores fælles ansvar, uddeles. Henvisninger Pjecen - Et godt arbejdsmiljø er vores fælles ansvar. Arbejdsmiljøhåndbogen. Information sendes til Personaleafdelingen. Dokumentation og arkivering I den respektive afdeling og personaleafdelingen. 5.1 Indledning Ledelsen Kontaktperson Personaleafdelingen Tillidsrepræsentant Sikkerhedsrepræsentant Uddannelse

64

65 6. Uddannelse 6.1 Uddannelse for nyansatte It-intro Kend din arbejdsplads Skriv professionelt Professionelt sprog

66

67 HÅNDBOG: NYE MEDARBEJDERE i 3F/3FA uddannelse for nyansatte Formål At nyansatte får den basisviden 3F forventer de har. Ansvarlig Daglig leder/personaleafdelingen. Fremgangsmåde/beskrivelse Nyansatte skal: introduceres til de it-værktøjer, 3F/3FA forventer nyansatte kan håndtere gennem kur-set It-intro. opnå kendskab til sin nye arbejdsplads gennem kurset Kend din arbejdsplads. kunne formulere sig professionelt ud fra 3F s skrivepolitik gennem kurset Skriv pro-fessionelt for sekretærer/administrative medarbejdere eller Professionelt sprog for konsulenter og evt. valgte. Henvisninger Kurset It-intro er beskrevet i dokumentet Kurset Ny i 3F er beskrevet i dokumentet Kurset Skriv professionelt er beskrevet i dokumentet Kurset Professionelt sprog er beskrevet i dokumentet Kurset Projektstyring er beskrevet i dokumentet Kurset Projektledelse er beskrevet i dokumentet Dokumentation og arkivering Beskrivelse af kurserne opbevares i Personaleafdelingen. 6.1 Indledning Ledelsen Kontaktperson Personaleafdelingen Tillidsrepræsentant Sikkerhedsrepræsentant Uddannelse

68

69 HÅNDBOG: NYE MEDARBEJDERE i 3F/3FA It-intro Formål Introduktion til de værktøjer, 3F/3FA forventer nyansatte kan håndtere. Ansvarlig Daglig leder/personaleafdelingen. Fremgangsmåde/beskrivelse Personaleafdelingen tilmelder den nyansatte kurset It-intro kort efter ansættelsen. Kurset har en varighed på 1 dag. Kurset indeholder: Grundlæggende Windows sikkerhed ændring af kodeord opstart af programmer (flere sessioner åbne) Post- og Kalender (Microsoft Outlook) send / modtag mails opret Mapper flyt til mapper kalender opret aftaler mødeindkaldelser gruppekalender kontaktpersoner Menuoversigt i 3F s Intranet indhold navigering Telefoni opslag i telefonbog 3F- data/3f-webdata navigering opslag Henvisninger Kurser: 3fi/forbundshuset/kurser Dokumentation og arkivering Beskrivelse af kurserne opbevares i Personaleafdelingen Indledning Ledelsen Kontaktperson Personaleafdelingen Tillidsrepræsentant Sikkerhedsrepræsentant Uddannelse

70

71 HÅNDBOG: NYE MEDARBEJDERE i 3F/3FA ny i 3F Formål Sammen med e-learningskurset Præsentation af 3F/3FA opnår den nye medarbejder kendskab til sin nye arbejdsplads. Forudsætninger Det forventes, at den nye medarbejder har gennemgået Præsentation af 3F/3FA. Ny i 3F er et supplement til e-learningskurset. Ansvarlig Daglig leder/personaleafdelingen. Fremgangsmåde/beskrivelse Personaleafdelingen tilmelder den nyansatte kurset Ny i 3F kort efter ansættelsen. Kurset har en varighed på 2 dage. Kurset kommer i løbet af de to dage rundt om emner og begreber som: forbundets opbygning den danske model med tre-partssystem ideologier det faglige og politiske grundlag kultur forventninger til jobbet Kurset afsluttes med et besøg på arbejdermuseet. Udover ovenstående vil der også være en opfølgning på eventuelle uklarheder i forbindelse med e-learningskurset. Henvisninger Kurser Dokumentation og arkivering Beskrivelse af kurset opbevares i Personaleafdelingen Indledning Ledelsen Kontaktperson Personaleafdelingen Tillidsrepræsentant Sikkerhedsrepræsentant Uddannelse

72

73 HÅNDBOG: NYE MEDARBEJDERE i 3F/3FA skriv professionelt Formål Den nye sekretær/administrative medarbejder skal kunne formulere sig professionelt ud fra 3F s skrivepolitik. Ansvarlig Daglig leder/personaleafdelingen. Fremgangsmåde/beskrivelse Personaleafdelingen tilmelder den nyansatte til kurset Skriv professionelt (3F s skrivepolitik) kort efter ansættelsen. Kurset har en varighed på 2 dage. Indhold Med udgangspunkt i 3F s skrivepolitik træner vi den effektive og professionelle kommunikation i organisationen, og deltagerne får praktiske redskaber til at arbejde videre med det præcise, forståelige og moderne sprog uden at give køb på den faglige seriøsitet. Nogle af de overskrifter, som kurset kommer omkring: værdier på papiret 3F s skrivepolitik ord, der forstyrrer kancellistil eller talesprog? tekstdispositioner målrettet kommunikation sprogets signaleffekt. Form Kurset er øvelses- og deltagerorienteret og tager afsæt i konkrete eksempler fra deltagernes dagligdag, bl.a. ved hjælp af øvelser og eksempler fra 3F/3FA og deltagernes fagområde. Henvisninger Kurser: 3fi/forbundshuset/kurser Dokumentation og arkivering Beskrivelse af kurset opbevares i Personaleafdelingen Indledning Ledelsen Kontaktperson Personaleafdelingen Tillidsrepræsentant Sikkerhedsrepræsentant Uddannelse

74

75 HÅNDBOG: NYE MEDARBEJDERE i 3F/3fa professionelt sprog Formål Den nye konsulent skal kunne formulere sig professionelt ud fra 3F s skrivepolitik. Valgte kan vælge at tage dette kursus. Ansvarlig Daglig leder/personaleafdelingen. Fremgangsmåde/beskrivelse Personaleafdelingen tilmelder den nyansatte til kurset Professionelt sprog (3F s skrivepolitik) kort efter ansættelsen. Kurset har en varighed på 1 dage. Indhold Vi skærper den sproglige bevidsthed og ser på teknikker til at skrive aktivt, præcist og målrettet. Derefter vil deltagerne kunne videreudvikle deres formidling og kunne finde en passende og hensigtsmæssig formidlingsform. Nogle af de overskrifter, som kurset kommer omkring: værdier på papiret 3F s skrivepolitik skriv fokuseret og struktureret skriv aktivt og præcist skriv målrettet. Henvisninger Kurser: 3fi/forbundshuset/kurser Dokumentation og arkivering Beskrivelse af kurset opbevares i Personaleafdelingen Indledning Ledelsen Kontaktperson Personaleafdelingen Tillidsrepræsentant Sikkerhedsrepræsentant Uddannelse

76

77 HÅNDBOG: NYE MEDARBEJDERE i 3F/3fa projektstyring Formål Den nye medarbejder bliver introduceret til en række praktiske værktøjer til at styre og koordinere arbejdet i et projekt i gennemførelsesfasen. På kurset arbejder medarbejderen med projektplaner herunder tids- og ressourceplaner, samt at få forståelse for projektstyring og samtidig øge udbyttet af medarbejderens deltagelse i projekter. Der læres også om de primære styringsområder med udgangspunkt i en case. Ansvarlig Daglig leder/personaleafdelingen Fremgangsmåde/beskrivelse Personaleafdelingen tilmelder den nyansatte kurset Projektstyring. Kurset har en varighed på 2 dage. Kurset indeholder: forståelse for projektarbejdsformen forbedring og effektivisering af fremdriften i projekterne overvågning af projekternes økonomi og tidsforbrug aflægge statusrapporter organisere og planlægge arbejdet Henvisninger Kurser Dokumentation og arkivering Beskrivelse af kurserne opbevares i Personaleafdelingen Indledning Ledelsen Kontaktperson Personaleafdelingen Tillidsrepræsentant Sikkerhedsrepræsentant Uddannelse

78

79 HÅNDBOG: NYE MEDARBEJDERE i 3F/3fa projektledelse Formål Den nyansatte vil blive introduceret til at planlægge arbejdet i et projekt samt få værktøjer og metoder til styring og sikring af fremtiden under hele projektforløbet. Bliver ligeledes i stand til at administrere flere former for projekter et projekt er en engangsopgave, der er afgrænset i tid, indhold samt ressourcer og som har sin egen projektorganisation. Kurset har til formål at skabe forståelse for projektformen som arbejdsredskab. Ansvarlig Daglig leder/personaleafdelingen Fremgangsmåde/beskrivelse Personaleafdelingen tilmelder den nyansatte kurset Projektledelse. Kurset har en varighed på 2 dage. Kurset indeholder: forståelse for projektarbejdsformen anvendelse af projektværktøjskassen udarbejdelse af målformulering udarbejdelse af interessent- og risikoanalyser organisering og planlægning af arbejdet Henvisninger Kurser Dokumentation og arkivering Beskrivelse af kurserne opbevares i Personaleafdelingen Indledning Ledelsen Kontaktperson Personaleafdelingen Tillidsrepræsentant Sikkerhedsrepræsentant Uddannelse

80 Faglig Fælles Akasse