Elevpolitik. Indledning. Formål Attraktivt uddannelsessted Tilbud om spændende uddannelse og karriere

Transkript

1 Elevpolitik Indledning Formål Attraktivt uddannelsessted Tilbud om spændende uddannelse og karriere Uddannelsens indhold og mål Overordnede mål for uddannelsen Introduktion Evalueringssamtaler Skoleophold/Studietur Elevgruppen Rettigheder som elev (ferie, løn m.v.) Relevante hjemmesider (ug.dk, vejenkom.dk, ibc.dk, hk.dk osv) Elevprofil Uddannelsesmæssige kvalifikationer Personlige og faglige kvalifikationer Interesse og motivation Uddannelsesansvarlig/elevansvarlig Opgaver uddannelsesansvarlig Opgaver elevansvarlig Rekruttering og ansættelse Rekruttering Ansættelse af elever efter endt uddannelse Fremtidsmuligheder (uddannelse) 1

2 Indledning At få fornyet medarbejderstaben i de forskellige afdelinger bør betragtes som et fælles ansvar for alle ledere, medarbejdere og politikere. Både det nuværende og det fremtidige behov for arbejdskraft er et nødvendigt fokusområde, og indsatsen for at tiltrække nye elever skal derfor til hver en tid være et succeskriterium for alle og et vigtigt element i arbejdet med at udvikle kontorets miljø og skabe fremtidens arbejdskraft samtidig med, at der med eleverne tilføres friske idéer og tanker. Formål Det overordnede formål med arbejdet med elever er, at gøre Vejen Kommune til et attraktivt uddannelsessted, der sikrer, at Vejen Kommune kan tiltrække og fastholde kvalificerede kontorelever. Det gøres ved, at give kontoreleverne en attraktiv, bred og faglig god uddannelse, der kan danne basis for en fremtid på arbejdsmarkedet. give kontoreleverne mulighed for et uddannelsesforløb, der tager udgangspunkt i den enkelte, hvor de selv er med til at vælge indholdet. sikre, at alle involverede har den nødvendige viden og indsigt i kommunens ønsker og krav til kontorelevernes ansættelses- og uddannelsesforhold. Uddannelsens indhold og mål Uddannelsen hører under Bekendtgørelse om en kontoruddannelse med specialer. Uddannelsesperioden, som normalt påbegyndes 1. september, sammensættes således: 1 elev i Borgerservice. 2 elever i turnusstilling i den øvrige administration. Formålet med den praktiske del af uddannelsen er, at eleven opnår kendskab til kommunens visioner for udvikling, målsætning, ledelsesforhold, organisationsopbygning og politikker, såsom miljø/arbejdsmiljø, uddannelse, kvalitet og service. eleven selvstændigt udfører arbejdsopgaver og behersker metoder inden for de administrative hovedområder i en offentlig virksomhed. eleven udviser initiativ, selvstændighed, samarbejdsevne, kreativitet og evne til at rådgive og kommunikere med borgere og brugere. 2

3 eleven har konkret kendskab til, hvordan praktikstedet søger at omsætte beslutninger til praksis i en politisk styret offentlig institution/afdeling. eleven har viden om, hvordan praktikstedets opgaver løses tværorganisatorisk. Introduktion Den første dag skal kontoreleven have en generel orientering om kommunens organisation og opgaver. Det er den elevansvarlige i den afdeling, hvor kontoreleven starter sin uddannelse, der sørger for introduktionen. Der vil blive orienteret om kontorelevens rettigheder og pligter samt arbejdstid, flexordning og pauser. lønforhold, prøvetid, ferie og sygdom. skoleophold og kurser. tavshedspligt. præsentation af afdeling og medarbejdere. afdelingens opgaver i organisationen, herunder den daglige arbejdsgang. afdelingens organisationsplan. information om de IT-værktøjer afdelingen anvender. gennemgang af uddannelsesplanen for den pågældende afdeling. Evalueringssamtaler Formålet med evalueringssamtalerne er at sikre en faglig oplæring. styrke og udvikle kontorelevens personlige udvikling. eleven trives. Det er kontorelevens pligt at indkalde til evalueringssamtale. Der skal afholdes mindst tre evalueringssamtaler indenfor kontorelevens toårige praktikforløb. Det er dog vigtigt, at kontoreleven gør opmærksom på eventuelle problemer i løbet af ansættelsen, så problemerne kan tages i opløbet. Som udgangspunkt deltager den elevansvarlige og kontoreleven i samtalen. Den uddannelsesansvarlige kan indkaldes, hvis det ønskes. Hvis der indkaldes flere deltagere, skal det ske efter gensidig aftale mellem den elevansvarlige og eleven. Samtalerne afholdes som beskrevet nedenfor: 1. samtale Skal afvikles i perioden fra den 15. oktober til den 31. oktober i det første år af uddannelsen. 3

4 Det primære formål er at afdække, hvorvidt det forventes, at kontoreleven kan gennemføre uddannelsen tilfredsstillende for såvel kontoreleven som for Vejen Kommune. Samtalen holdes i god tid inden prøvetidens udløb, idet der tidsmæssigt skal være plads til en afskedigelsesprocedure. Såfremt den elevansvarlige vurderer, at kontorelevens uddannelsesforløb skal afbrydes, kontaktes den uddannelsesansvarlige hurtigst muligt. 2. samtale Skal afvikles, når kontoreleven har været ansat i 9-10 måneder. Formålet er at følge op på, hvordan det går med kontoreleven, og om der eventuelt skal ske justeringer i forhold til uddannelsesplanen. 3. samtale Skal afvikles tre til fire måneder inden elevtiden afsluttes. Formålet er at følge op på, hvordan det går med kontoreleven. Ved denne samtale bør de fremtidige muligheder for kontoreleven, herunder jobmuligheder, drøftes. I samtaleskemaet er der inspiration til spørgsmål, der kan stilles under de enkelte temaer. Spørgsmålene i samtaleskemaet er kun til inspiration. Samtalen skal dog som minimum komme omkring temaerne. Samtaleskemaet kan bruges til forberedelse af samtalen og til referat fra samtalen. Efter samtalen udarbejder den elevansvarlige et referat af samtalen. Referatet underskrives af den elevansvarlige og af kontoreleven. Der udleveres en kopi til kontoreleven. Der sendes en kopi af referatet til den uddannelsesansvarlige til orientering. Den udannelsesansvarlige sørger efterfølgende for journalisering i kontorelevens personalesag. Skoleophold/Studietur De 15 ugers skoleophold i uddannelsen består af 9 ugers obligatoriske specialefag, 5 ugers bundne valg-/specialefag samt 1 uge til fagprøven og gennemføres på IBC Kolding med deltagelse af kontorelever fra andre offentlige myndigheder. Der undervises i følgende emner: Politik og økonomi. Organisation og samarbejde. Lovgivning. Kommunikation. 4

5 Vejen Kommune dækker transportudgifter til IBC Kolding med et beløb svarende til billigste offentlige transportmiddel pr. elev. Godtgørelsen omfatter udgifter til befordring af den nærmeste vej fra bopæl til skolen og tilbage. I skoleperioden er der indlagt et valgfag (1 uge) som en studietur med klassen til Bruxelles. Turen betales af Vejen Kommune efter opkrævning fra IBC Kolding. Kontoreleverne får lommepenge på turen efter statens regler om lommepenge. Såfremt IBC Kolding ikke kan tilbyde uddannelsen (for få elever), bliver undervisningen flyttet til den handelsskole, der kan tilbyde uddannelsen. Elevgruppen Elevgruppen mødes én gang i måneden sammen med den uddannelsesansvarlige. Det er den uddannelsesansvarlige, der sørger for mødeindkaldelse. Eleverne udarbejder på skift referat fra møderne. På møderne taler kontoreleverne og den uddannelsesansvarlige blandt andet om, hvordan det går i afdelingerne, hvordan det er gået på skoleophold og hvordan kontoreleverne bør forberede sig til kommende skoleophold. Det er vigtigt, at kontoreleverne kender hinanden og har mulighed for et socialt netværk, derfor vægtes møderne højt. Rettigheder som elev På HK s hjemmeside ligger en pjece vedrørende elevers rettigheder. Pjecen indeholder oplysninger vedrørende elevtid, prøvetid, løn, ferie m.v. Med hensyn til ferie har kontoreleverne pligt til at oplyse, hvorvidt de har optjent feriegodtgørelse fra tidligere arbejdsgivere af hensyn til kommunens modregningsadgang. Relevante hjemmesider Læs mere på m.v. Elevprofil Rekrutteringen af kontoreleverne sker blandt andet med udgangspunkt i nedenstående uddannelsesmæssige, personlige og faglige kvalifikationer. 5

6 Uddannelsesmæssige kvalifikationer Der henvises til OMKOF s hjemmeside (Områdeudvalget for Kontoruddannelser til den Offentlige Forvaltning): Personlige og faglige kvalifikationer Har IT-kendskab på brugerniveau. Er nysgerrig, udadvendt, energisk og har masser af gå-på-mod. Er selvstændig og initiativrig. Er åben for personlig og faglig udvikling. Er serviceminded og ansvarsbevidst. Er samarbejdsvillig. Er robust, skal kunne trives med forandringer og have lysten til at lære nyt. Interesse og motivation Have gjort sig overvejelser om en karriere, der rækker længere end to år. Kunne udvise interesse og engagement for kontorfaget. Brænder for at arbejde på en spændende arbejdsplads med mange udfordringer og fremtidsmuligheder. Være åben overfor de mange mulige kommunale job efter afsluttet elevuddannelse. Være motiveret for at møde på arbejde hver dag (mødestabilitet). Uddannelsesansvarlig/elevansvarlig Under uddannelsen vil kontoreleverne møde flere personer, der på forskellige måder er ansvarlig for, at kontoreleverne får et tilfredsstillende og kvalificeret uddannelsesforløb. Uddannelsesansvarlig Der er udpeget én uddannelsesansvarlig for kontorelever. Den uddannelsesansvarlige er placeret i Intern Service Sekretariat. Den uddannelsesansvarlige har det overordnede ansvar for samt den koordinerende funktion omkring kontoreleverne. Opgaverne består blandt andet af: Kontakt/møder med handelsskolen omkring skoleophold. Deltagelse i netværksmøder med andre offentlige virksomheder. Fordeling af kontoreleverne i afdelingerne. Løsning af problemstillinger i afdelingerne. 6

7 Deltagelse i elevgruppens møder. Rekruttering af kontorelever. Ansvarlig for Elevplan.dk. Samling af uddannelsesplan. Tovholder for de elevansvarlige. Indkalde og afholde møder med de elevansvarlige. Udfærdige samlet anbefaling m.m. ved gennemført uddannelse. Elevansvarlig Der er udpeget én elevansvarlig i følgende afdelinger: Intern Service Sekretariat. Intern Service HR. Økonomi Regnskab/Indkøb. Økonomi Budget. Social & Ældre. Dagtilbud & Skole. Jobcenter. Teknik & Miljø. Borgerservice. De elevansvarlige har den koordinerende funktion omkring kontoreleverne i afdelingen. Opgaverne består blandt andet af: Kontakte kontoreleven og aftale mødetidspunkt for første arbejdsdag. Sørge for, at der er arbejdsplads og PC m.v. til rådighed, når kontoreleven starter. Planlægning og udarbejdelse af uddannelsesforløbet i afdelingen. Ansvaret for rokeringer og fordelingen af kontoreleven i afdelingen. Afholdelse af evalueringssamtaler med efterfølgende udarbejdelse af referat, som sendes til den uddannelsesansvarlige. Udarbejdelse af udtalelse for tiden i afdelingen til den uddannelsesansvarlige. Indkalde til afskedsarrangement i den afdeling eleven afslutter sin uddannelse. Den daglige kontakt til kontoreleven. Ansvaret for, at kontoreleven kommer igennem det faglige indhold i uddannelsesplanen. Godkender og underskriver kontorelevens fagprøvekontrakt. Rekruttering og ansættelse Rekruttering Vejen Kommune ansætter årligt tre kontorelever med tiltrædelse den 1. september. 7

8 Stillingsopslag Den uddannelsesansvarlige er ansvarlig for at udarbejde et stillingsopslag. Annoncering Annoncering efter kontorelever sker som udgangspunkt på Vejen Kommunes hjemmeside, Ofir, Jobnet, opslag på de omkringliggende handelsskoler. Herudover kan det inden den årlige annoncering vurderes, om der skal ske andre annonceringstiltag. Ansøgningsfrist Ansøgningsfrist planlægges til januar/februar måned. Ansøgningsfristen vurderes årligt forud for annoncering. Udvælgelse til ansættelsessamtale Når ansøgningsfristen er udløbet, vil samtlige ansøgninger blive gennemgået af de elevansvarlige og den uddannelsesansvarlige. Ansøgere vælges ud fra prioriteret rækkefølge. Udvælgelsen til ansættelsessamtaler sker på baggrund af kravene til elevprofilen. Ansættelsesudvalg Der nedsættes tre ansættelsesudvalg. En for elevstillingen i Borgerservice og en for hver elevstilling i Administrationen. Ansættelsesudvalget sammensættes således: I Borgerservice: Den elevansvarlige + en medarbejder fra Borgerservice. I Administrationen: Den uddannelsesansvarlige. Elevansvarlige fra udvalgte afdelinger. Begge steder starter de udvalgte med ca. et kvarters møde/samtale med nuværende elever. Ansættelsessamtaler og ansættelse Den uddannelsesansvarlige sørger for, at de udvalgte bliver indkaldt til ansættelsessamtaler. Der afsættes ca. 30 minutter til hver samtale. Den uddannelsesansvarlige er ansvarlig for at føre samtalen. Efter samtalen giver den uddannelsesansvarlige besked om resultatet af samtalen. Den uddannelsesansvarlige udfærdiger efter samtalen uddannelsesaftale og ansættelsesbrev, der sendes til de nye kontorelever hurtigst muligt. 8

9 Ansættelse af elever efter endt uddannelse Vejen Kommune kan ikke garantere kontoreleverne ansættelse efter endt elevtid. Eleverne kan optages i Vejen Kommunes Jobbank tre måneder før uddannelsens afslutning. Ledige stillinger i kommunen Kontoreleverne opfordres generelt til at søge ledige stillinger i kommunen. Ved ledige basisstillinger indbydes kontoreleverne som minimum til en ansættelsessamtale. Kontoreleverne må søge job i kommunen seks måneder før det tidspunkt, hvor de er udlært. Kontoreleverne har selv pligt til at få kendskab til og søge de ledige stillinger i kommunen. Hvis en afdeling ønsker at tilbyde en kontorelev ansættelse inden elevtidens afslutning, kan der aftales en ændring af uddannelsesplanen. En sådan ændring aftales mellem de elevansvarlige for de involverede afdelinger, den uddannelsesansvarlige og fællestillidsrepræsentanten for HK. Ændringen af uddannelsesplanen kan aftales, så kontoreleven kan flytte afdeling under følgende forudsætninger: Kontoreleven tilbydes fastansættelse efter endt elevtid. Kontoreleven tilbydes videreuddannelse (Kommunom) efter endt elevtid. Der er enighed mellem de elevansvarlige, den uddannelsesansvarlige og fællestillidsrepræsentanten om skiftet. Den nye afdeling kan give de kvalifikationer, der endnu ikke er opnået i henhold til uddannelsesplanen. Kontoreleven må ikke have selvstændigt ansvar for et arbejdsområde før tidligst tre måneder inden endt elevtid. Ledige stillinger udenfor kommunen Kontoreleverne kan søge ledige stillinger udenfor kommunen inden det tidspunkt, hvor de er udlært. Der kan aftales udstationering til en anden kommune i de sidste tre måneder af elevtiden, eller når fagprøven er bestået. En eventuel udstationering vurderes og aftales individuelt for den enkelte kontorelev. En eventuel udstationering aftales mellem den involverede elevansvarlige, den uddannelsesansvarlige og fællestillidsrepræsentanten for HK. Fremtidsmuligheder Vejen Kommune håber gennem en god uddannelse at give kontoreleverne lyst til at tage udfordringen op og søge job i kommunen efter endt uddannelse. Der er gode muligheder for efter- og videreuddannelse. Udarbejdet august 2015 Eva Jensen 9